Temat interpretacji

przechowywanie faktur elektronicznych oraz prawo do odliczenia podatku naliczonego

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2007 r. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki przedstawione we wniosku z dnia 12.10.2011 r. (data wpływu 18.10.2011r.), o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania faktur elektronicznych oraz prawa do odliczenia podatku naliczonego jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 18.10.2011 r. wpłynął ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania faktur elektronicznych oraz prawa do odliczenia podatku naliczonego.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny:

Spółka jest zarejestrowanym podatnikiem podatku od towarów i usług, prowadzącym działalność w zakresie sprzedaży i dostaw energii elektrycznej, sprzedaży oleju napędowego oraz świadczenia usług elektroenergetycznych.

Na podstawie art. 15 w związku z art. 106 ust. 1 Ustawy o VAT kontrahent Spółki wystawia faktury VAT w odniesieniu do nabywanych przez Spółkę towarów lub usług, dokumentujące dokonanie czynności podlegających opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług.

W związku z wejściem w życie od dnia 1 stycznia 2011 r. nowego Rozporządzenia MF z dnia 17 grudnia 2010 r., kontrahent Spółki rozważa wdrożenie systemu rozliczeń przy użyciu faktur elektronicznych.

W ramach systemu fakturowania elektronicznego, e-faktury sporządzane byłyby przez kontrahenta (jako wystawcę) w ten sposób, że:

1. faktura byłaby generowana w elektronicznym systemie wystawcy oraz
2. transferowana do postaci pliku typu PDF, a następnie
3. wysyłana do odbiorcy (tu: do Spółki jako nabywcy towarów lub usług) w formie pliku typu PDF, stanowiącym załącznik do wiadomości elektronicznej, pod warunkiem uzyskania przez wystawcę faktury uprzedniej akceptacji ze strony odbiorcy dla takiego sposobu przesyłania e-faktur.

Faktury elektroniczne wystawiane w opisany wyżej sposób odpowiadałyby tym samym wymogom, które na podstawie rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. 2011 r. Nr 68 poz. 360; dalej: Rozporządzenie MF z dnia 28 marca 2011 r.) dotyczą faktur wystawianych w formie papierowej. W szczególności, faktury elektroniczne wystawiane, przesyłane i otrzymywane przez Spółkę w formie plików elektronicznych zawierałyby dane tożsame z tymi, które ujmowane są w fakturach papierowych zgodnie z § 5 ust. 1-4 w związku z § 7 ust. 1 Rozporządzenia MF z dnia 28 marca 2011 r.

Otrzymywane przez Spółkę e-faktury byłyby przez nią przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe (tu: okresy miesięczne), w dowolny sposób. Jedną z form przechowywania faktur otrzymywanych w postaci elektronicznej, stosowaną przez Spółkę, stanowiłyby papierowe wydruki faktur z plików w formacie elektronicznym.

Spółka nie przechowywałaby natomiast papierowych wydruków wiadomości elektronicznych ani wiadomości elektronicznych zachowanych w postaci elektronicznej, wysyłanych do Spółki przez wystawcę faktury, w załączniku do których Spółce przesyłane byłyby faktury elektroniczne w formie plików elektronicznych.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Czy w świetle przepisów § 6 rozporządzenia MF z dnia 17 grudnia 2010 r. w związku z art. 86 ust. 1 oraz art. 106 ust. 1 Ustawy o VAT faktury przesyłane, na podstawie uprzedniej akceptacji Spółki jako odbiorcy, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym mogą być przechowywane przez Spółkę w podziale na okresy rozliczeniowe, w dowolny sposób, w tym jako papierowe wydruki faktur z plików elektronicznych oraz czy taki papierowy wydruk faktury otrzymanej w formie pliku elektronicznego stanowi dla Spółki jako podatnika podatku od towarów i usług podstawę do pomniejszenia kwot VAT należnego o kwoty VAT naliczonego na zasadach analogicznych do tych, które odnoszą się do faktur wystawianych w formie papierowej w zakresie, w jakim nabywane towary (usługi) wykorzystywane są przez Spółkę do czynności opodatkowanych, zgodnie z art. 86 ust. 1 Ustawy o podatku od towarów i usług...

Zdaniem Wnioskodawcy, z uregulowań Rozporządzenia MF z dnia 17 grudnia 2010 r. jednoznacznie wynika, że od dnia 1 stycznia 2011 r. faktury przesyłane w formie elektronicznej oraz przechowywane przez Spółkę jako odbiorcę w formie papierowych wydruków, z zachowaniem wymagań, o których mowa w § 6 rozporządzenia, stanowią podstawę do pomniejszenia kwot VAT należnego o kwoty VAT naliczonego na tych samych zasadach, które odnoszą się do faktur wystawianych w formie papierowej, w zakresie, w jakim nabywane towary (usługi) wykorzystywane są do czynności opodatkowanych, zgodnie z regulacją art. 86 ust. 1 Ustawy o podatku od towarów i usług.

Od dnia 1 stycznia 2011 r. regulacje dotyczące e-faktur ujęte zostały w rozporządzeniu MF z dnia 17 grudnia 2010 r., wydanym na podstawie art. 106 ust. 10 i ust. 11 Ustawy o VAT. Rozporządzenie to określiło nowe zasady przesyłania faktur w formie elektronicznej oraz przechowywania i trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej faktur przesyłanych drogą elektroniczną.

Na podstawie rozporządzenia MF z dnia 17 grudnia 2010 r., faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uzyskania przez wystawcę faktury uprzedniej akceptacji ze strony odbiorcy dla takiego sposobu przesyłania faktur. Dalej, Rozporządzenie stanowi, że e-faktury mogą być przechowywane przez odbiorcę w podziale na okresy rozliczeniowe, w dowolny sposób pod warunkiem, że będzie on zgodny z wymogami określonymi w § 6 Rozporządzenia.

Skoro prawodawca, dla określenia sposobu przechowywania faktur elektronicznych przez odbiorców użył w § 6 Rozporządzenia MF z dnia 17 grudnia 2010 r. przymiotnika dowolny, oznacza to, że zasadniczo pozostawił wybór formy przechowywania e-faktur w gestii odbiorców, którzy w praktyce będą tego rodzaju faktury przechowywać. Swoboda w tym zakresie nie ma charakteru bezwzględnego; ograniczona została przez określenie warunków, jakim wybrany sposób przechowywania e-faktur przez odbiorcę (Spółkę) powinien odpowiadać, by można go było uznać za zgodny z Rozporządzeniem.

Według § 6 Rozporządzenia MF z dnia 17 grudnia 2010 r., sposób przechowania e-faktur stosowany przez odbiorcę zapewniać ma: a) autentyczność pochodzenia faktury, integralność jej treści oraz czytelność zawartych w niej danych od dnia wystawienia do dnia upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, b) łatwe ich odszukanie, oraz c) bezzwłoczny dostęp do faktur na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej. Wszystkie wskazane warunki powinny zostać spełnione łącznie.

W § 2 Rozporządzenia sprecyzowano, że autentyczność pochodzenia faktury należy rozumieć jako pewność, co do tożsamości wystawcy faktury; natomiast integralność treści zapewniać ma niezmienność (niemożliwość modyfikacji) danych objętych jej treścią.

Mając to na uwadze, należy uznać, że faktura elektroniczna otrzymana przez Spółkę w formie pliku nieedytowalnego (np. PDF) załączonego do wiadomości elektronicznej, a następnie wydrukowana oraz przechowywana przez Spółkę w postaci wydruku z pliku elektronicznego, spełnia wszystkie warunki określone w § 6 Rozporządzenia MF z dnia 17 grudnia 2010 r.

Po pierwsze, faktura przechowywana w postaci wydruku z pliku elektronicznego, otrzymanego w postaci nieedytowalnego załącznika do wiadomości elektronicznej, zapewnia autentyczność pochodzenia faktury, zdefiniowaną przez Rozporządzenie MF z dnia 17 grudnia 2010 r. jako pewność co do tożsamości wystawcy. W treści faktury obligatoryjnie zawarte muszą być (i w praktyce są) bowiem dane dotyczące jej wystawcy (sprzedawcy towarów lub usług) zgodnie z wymogami wynikającymi z § 5 ust. 1 Rozporządzenia MF z 2011 r. W rezultacie, wydruk faktury z pliku elektronicznego nieedytowalnego, będący papierowym odzwierciedleniem tego samego pliku istniejącego w formie elektronicznej, nie pozostawi żadnych wątpliwości co do tego, kto jest faktycznym wystawcą faktury. Za uzasadniony należy zatem uznać wniosek, że pewność co do tożsamości wystawcy faktury zapewni w równym stopniu faktura w postaci elektronicznej (tu: przykładowo: plik typu PDF), jak i faktura w postaci wydruku z tego pliku (papierowa postać faktury otrzymanej w formie elektronicznej). Okoliczność, że plik elektroniczny (faktura) będzie przechowywany w formie wydruku papierowego, zamiast pliku elektronicznego pozostanie tym samym bez wpływu na fakt zachowania autentyczności pochodzenia faktury. Tożsamość wystawcy wynika przecież z danych wystawcy zawartych w treści dokumentu, niezależnie od tego, w jakiej postaci dokument ten jest wystawiany, przesyłany i przechowywany. Dodatkowo warto podkreślić, że dokument, który nie zawierałby danych jednoznacznie określających podmiot będący wystawcą faktury, nie spełniałby przesłanek umożliwiających uznanie go za fakturę (niezależnie od postaci, w jakiej zostałaby ona utrwalona) w rozumieniu przepisów Rozporządzenia MF z dnia 28 marca 2011 r., a tym samym nie byłaby fakturą w świetle tego Rozporządzenia.

Po drugie, faktura przechowywana w formie wydruku z nieedytowalnego pliku elektronicznego (przykładowo typu PDF) zapewnia brak możliwości ingerencji w jego treść przez przeciętnego użytkownika. Tym samym, faktura w formie papierowego wydruku gwarantuje integralność treści, rozumianą jako niemożliwość modyfikacji (usunięcia lub zmiany) zawartych w fakturze danych. Co więcej, w ocenie Spółki wydruk z nieedytowalnego pliku elektronicznego (typu PDF) zapewnia integralność treści faktury nawet w stopniu wyższym, aniżeli jej odpowiednik zachowany wyłącznie w postaci elektronicznej, a na pewno w stopniu nie mniejszym niż ten, który zapewnia faktura papierowa. Gdyby bowiem czysto hipotetycznie założyć, że dane objęte fakturą istniejącą w formie nieedytowalnego pliku przesłanego jako załącznik do wiadomości elektronicznej mogą jednak (niezależnie od faktycznych możliwości technicznych w tym zakresie) zostać w jakikolwiek sposób zmienione, skuteczne dokonanie takiej zmiany wydaje się być daleko bardziej realne w odniesieniu do samego pliku, niż względem jego papierowej postaci (wydruku). Dodatkowo, warto wskazać, że wszelkie ewentualne próby zmiany danych objętych treścią faktury mogą być, co do zasady, podejmowane w odniesieniu do faktur funkcjonujących w obrocie zarówno w postaci papierowej, jak również elektronicznej, które następnie zostaną wydrukowane. W razie zaistnienia takiego zdarzenia powinny one być rozpatrywane w kontekście normy zawartej w art. 270 § 1 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. - Kodeks karny (podrabianie lub przerabianie dokumentów).

Nie ulega wątpliwości, że okoliczność przechowywania faktur w formie papierowych wydruków z plików elektronicznych zapewnia również czytelność zawartych w fakturach danych oraz nie stoi na przeszkodzie łatwemu ich odszukaniu oraz zapewnieniu bezzwłocznego dostępu do faktur na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej.

Wynika stąd, że na gruncie przepisów Rozporządzenia MF z dnia 17 grudnia 2010 r. podatnik (tu: Spółka), w ramach przyznanej przez przepisy swobody co do wyboru metody (sposobu) przechowywania faktur elektronicznych, może przechowywać e-faktury w sposób dowolny, w tym także w formie papierowych wydruków faktur z plików elektronicznych pod warunkiem, że wybrany sposób przechowania:

1. będzie realizowany w podziale na okresy rozliczeniowe (w Spółce przyjęty okres rozliczeniowy dla celów VAT wynosi miesiąc, zatem faktury otrzymywane w postaci elektronicznej przechowywane byłyby przez Spółkę w podziale na okresy miesięczne) oraz
2. będzie spełniać łącznie wszystkie przesłanki z § 6 Rozporządzenia MF z dnia 17 grudnia 2010 r.

Konsekwentnie, skoro z obowiązujących przepisów wynika, że papierowy wydruk faktury elektronicznej powinien być traktowany jako dokument o ważności i skuteczności tożsamej z fakturą w formie papierowej, należy uznać, że Spółka, jako podatnik podatku od towarów i usług może pomniejszać kwoty VAT należnego o kwoty VAT naliczonego na podstawie papierowych wydruków faktur elektronicznych, otrzymywanych w postaci plików elektronicznych załączanych do wiadomości elektronicznej na tych samych zasadach, które odnoszą się do faktur wystawianych w formie papierowej w zakresie, w jakim nabywane towary (usługi) wykorzystywane są przez Spółkę do czynności opodatkowanych, zgodnie z art. 86 ust. 1 Ustawy o podatku od towarów i usług.

Rozporządzenie MF z dnia 17 grudnia 2010 r. wydane zostało w celu dostosowania krajowych regulacji o fakturach elektronicznych do zmian wprowadzonych Dyrektywą Rady 2010/45/UE z dnia 13 lipca 2010 r. w Dyrektywie 2006/112/WE w zakresie przepisów dotyczących fakturowania. Zastąpiło ono dotychczasowe Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (dalej: stare Rozporządzenie w sprawie e-faktur).

Zdaniem Spółki, wykładni przepisów Rozporządzenia MF z dnia 17 grudnia 2010 r. nie można dokonywać z pominięciem z jednej strony ratio legis dokonanej nowelizacji, z drugiej zaś kontekstu historycznego w zakresie kształtowania przepisów o e-fakturach pod rządami Rozporządzenia MF z dnia 14 lipca 2005 r., uchylonego z mocą od 1 stycznia 2011 r.

Zgodnie z uzasadnieniem do projektu Rozporządzenia z dnia 17 grudnia 2010 r., zasadniczym celem wprowadzonej zmiany jest liberalizacja istniejących dotychczas (tj. do 31 grudnia 2010 r.) standardów przesyłania i przechowywania faktur elektronicznych tak, by faktury papierowe i faktury elektroniczne traktowane były w ten sam sposób (równoważnie) na gruncie krajowych przepisów podatkowych, w szczególności przepisów o VAT.

Zatem, wynika stąd, że generalnym założeniem przyjętym za podstawę zmian w odniesieniu do przepisów o fakturowaniu elektronicznym było złagodzenie istniejących dotąd ograniczeń formalnych i technicznych, które w praktyce skutecznie blokowały proces upowszechniania stosowania e-faktur w obrocie gospodarczym w Polsce.

Przepisy starego Rozporządzenia w sprawie e-faktur stwierdzały wprost, że faktury wystawiane w formie elektronicznej należy przesyłać oraz przechowywać w tej samej formie, tj. wyłącznie w postaci elektronicznej oraz w niezmienionym formacie (tj. w takim, w jakim zostały wystawione i przesłane do odbiorcy przez wystawcę). Co więcej, na gruncie stanu prawnego obowiązującego do dnia 31 grudnia 2010 r., faktury mogły być wystawiane, przesyłane i przechowywane w formie elektronicznej tylko pod warunkiem, że autentyczność ich pochodzenia oraz integralność treści (których to pojęć zresztą wówczas jeszcze nie zdefiniowano) zostanie zagwarantowana z użyciem jednej z dwu dopuszczonych przez przepisy metod, tj.: (a) bezpiecznym podpisem elektronicznym lub (b) poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI). Także sposób określenia obowiązku podatnika w zakresie przechowywania e-faktur w sposób umożliwiający organom podatkowym dostęp do tych faktur wskazywał m.in. na konieczność zapewnienia organom ciągłego i pełnego dostępu drogą elektroniczną do faktur elektronicznych.

Z powyższego wynika, że w świetle starego Rozporządzenia w sprawie e-faktur zasady posługiwania się fakturami elektronicznymi skonstruowane były daleko bardziej restrykcyjnie, w porównaniu z Rozporządzeniem MF z dnia 17 grudnia 2010 r. Stare rozporządzenie szczególny nacisk kładło zwłaszcza na konieczność konsekwentnego posługiwania się przez podatników VAT fakturą elektroniczną w niezmienionym formacie elektronicznym na wszystkich etapach obrotu (zarówno przez wystawcę, jak i odbiorcę), oraz przez cały okres, w którym podatnicy podatku od towarów i usług obowiązani byli przechowywać dokumentację dotyczącą rozliczeń podatkowych w związku z prowadzoną działalnością (do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego).

Analiza porównawcza uregulowań starego Rozporządzenia w sprawie e-faktur oraz Rozporządzenia MF z dnia 17 grudnia 2010 r. jednoznacznie prowadzi do wniosku, że w obecnym stanie prawnym, tj. od dnia 1 stycznia 2011 r. ustawodawca zrezygnował z szeregu opisanych powyżej obostrzeń na rzecz zrównania statusu prawnopodatkowego faktur stosowanych w obrocie, niezależnie od ich formy (elektronicznej lub papierowej) w celu uproszczenia obrotu.

O prawidłowości takiego stanowiska świadczy, w szczególności:

• zdefiniowanie w przepisach pojęcia autentyczności pochodzenia oraz integralności treści faktury,
• dopuszczenie innych form zapewnienia autentyczności i integralności e-faktur niż tylko poprzez zastosowanie bezpiecznego podpisu elektronicznego lub wymiany danych EDI (te dwie opcje wskazane są obecnie jako przykładowe możliwości, nie zaś jedyne akceptowalne opcje, jak to miało miejsce do końca grudnia 2010 r.),
• możliwość przesyłania faktur w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym,
• możliwość przechowywania faktur przesłanych elektronicznie w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób (a zatem także w sposób inny niż elektronicznie), pod warunkiem dochowania przesłanek z § 6 Rozporządzenia, oraz
• liberalizacja warunków dotyczących udostępniania e-faktur organom podatkowym i organom kontroli skarbowej (odstąpienie od wymogu pełnego i ciągłego dostępu drogą elektroniczną do faktur).

Dodatkowo, niezależnie od wejścia w życie Rozporządzenia MF z dnia 17 grudnia 2010 r. warto podkreślić, że już na gruncie poprzednio obowiązującego stanu prawnego (tj. przed 1 stycznia 2011 r.) Naczelny Sąd Administracyjny (w wyroku I FSK 1444/09 z dnia 20 maja 2010 r.) potwierdził możliwość dostarczania odbiorcom faktur w formie innej niż papierowa (przykładowo, jako plik stanowiący załącznik do wiadomości elektronicznej) oraz przysługujące podatnikom prawo do pomniejszania podatku VAT należnego o kwoty VAT naliczonego na podstawie papierowych wydruków tego rodzaju faktur.

Analiza przepisów Rozporządzenia MF z dnia 17 grudnia 2010 r. prowadzi do wniosku, że od dnia 1 stycznia 2011 r. faktury otrzymywane w formie elektronicznej oraz przechowywane w formie papierowych wydruków z plików elektronicznych z zachowaniem wymagań określonych tym Rozporządzeniem, stanowią równoprawną z fakturami papierowymi oraz fakturami elektronicznymi przechowywanymi w formie elektronicznej podstawę do pomniejszania przez podatników podatku od towarów i usług VAT należnego o kwoty podatku VAT naliczonego w zakresie, w jakim nabywane towary (usługi) wykorzystywane są do czynności opodatkowanych, zgodnie z art. 86 ust. 1 Ustawy o podatku od towarów i usług.

Mając to na uwadze, Spółka wnosi o potwierdzenie prawidłowości stanowiska przedstawionego we wniosku.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego uznaje się za prawidłowe.

Stosownie do art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2011r. Nr 177, poz. 1054) zwanej dalej ustawą, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Zgodnie z art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług, z uwzględnieniem rabatów określonych w art. 29 ust. 4.

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego powstaje - w myśl art. 86 ust. 10 pkt 1 ustawy - w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę albo dokument celny, z zastrzeżeniem pkt 2-5 oraz ust. 11, 12, 16 i 18.

Jeżeli podatnik nie dokona obniżenia kwoty podatku należnego w terminach określonych w ust. 10, może obniżyć kwotę podatku należnego w deklaracji podatkowej za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych.

W świetle powyższego należy stwierdzić, że podatek naliczony w przypadku towarów i usług nabytych w obrocie krajowym (poza produktami rolnymi i usługami rolniczymi nabywanymi od rolnika ryczałtowego) wynika z faktur otrzymywanych przez podatnika.

Zatem, podatnik VAT dysponując towarem i fakturą nabywa prawo do rozporządzania i dysponowania towarem jak właściciel.

W myśl art. 106 ust. 1 ustawy, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

W dniu 17 grudnia 2010 r. Minister Finansów wydał rozporządzenie w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 249, poz. 1661), zwane dalej rozporządzeniem w sprawie przesyłania faktur.

Zgodnie z § 3 ust. 1 rozporządzenia w sprawie przesyłania faktur, faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury, zwanej dalej "akceptacją".

Akceptacja albo jej cofnięcie może być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej (§ 3 ust. 2 rozporządzenia).

W myśl § 4 rozporządzenia w sprawie przesyłania faktur faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury.

Pojęcie autentyczności pochodzenia faktury w myśl § 2 ust. 1 pkt 1 i pkt 2 rozporządzenia w sprawie przesyłania faktur - oznacza pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Natomiast przez integralność treści faktury rozumie się to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Na podstawie § 2 ust. 2 rozporządzenia w sprawie przesyłania faktur, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1. bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
2. elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Wymienione metody zapewnienia przedmiotowych cech faktur są tylko przykładowym wyliczeniem, co oznacza, że podatnik będzie mógł zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Sposób przechowywania faktur elektronicznych został określony w § 6 rozporządzenia w sprawie przesyłania faktur.

Zgodnie z § 6 rozporządzenia w sprawie przesyłania faktur, faktury przesyłane drogą elektroniczną są przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

1. autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
2. łatwe ich odszukanie;
3. organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur.

Zasady wystawiania i przechowywania faktur VAT reguluje obecnie rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360), zwane dalej rozporządzeniem w sprawie wystawiania faktur.

Na podstawie § 19 ust. 1 rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur, faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Przepisu tego nie stosuje się do faktur i faktur korygujących przesyłanych w formie elektronicznej. W przypadku tych faktur sprzedawca przesyła je, w tym udostępnia, nabywcy, zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji (§ 19 ust. 2 rozporządzenie w sprawie wystawiania faktur).

W myśl § 21 ust.1 w/w rozp. podatnicy są obowiązani przechowywać faktury oraz faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Podatnicy przechowują faktury, faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

1. autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
2. łatwe ich odszukanie;
3. organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej umożliwiający tym organom również przetwarzanie danych w nich zawartych (§ 21 ust.2 rozp.)

Zgodnie z § 21 ust.3 rozp. natomiast autentyczność pochodzenia, o której mowa w ust. 2 pkt 1, oznacza pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Integralność treści, o której mowa w ust. 2 pkt 1, oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (§ 21 ust.4 rozp.).

Powyższe uregulowania pozwalają na przechowywanie faktur otrzymanych drogą elektroniczną w dowolny sposób z podziałem na okresy rozliczeniowe, z zachowaniem przez podatnika warunków określonych przepisami rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur i rozporządzenia w sprawie przesyłania faktur. Jest to bezwzględny wymóg zachowania przez podatnika autentyczności pochodzenia, integralności treści faktury oraz czytelności faktur a także łatwe odszukanie i bezzwłoczny dostęp do przechowywanych faktur. Przy czym należy zauważyć, iż przepis § 6 rozporządzenia w sprawie przesyłania faktur wymaga od podatnika, aby ww. okoliczności były zachowane przez cały okres istnienia faktury, tj. od momentu jej wystawienia do upływu okresu przedawnienia. Zatem, wystawienie, przesyłanie wystawionej faktury oraz jej przechowywanie winno spełniać wymienione wymogi. Spełnienie tych warunków jest okolicznością do zastosowania art. 86 ust. 1 ustawy, tj. uprawnia nabywcę towaru bądź usługi służących działalności opodatkowanej do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającego z posiadanej faktury.

Z przedmiotowego wniosku wynika, iż w ramach systemu fakturowania elektronicznego, e-faktury sporządzane byłyby przez kontrahenta (jako wystawcę) w taki sposób, że faktura byłaby generowana w elektronicznym systemie wystawcy, transferowana do postaci pliku typu PDF, a następnie wysyłana do odbiorcy (Wnioskodawcy jako nabywcy towarów lub usług) w formie pliku typu PDF, stanowiącym załącznik do wiadomości elektronicznej, pod warunkiem uzyskania przez wystawcę faktury uprzedniej akceptacji ze strony odbiorcy dla takiego sposobu przesyłania e-faktur. Faktury elektroniczne wystawiane w opisany wyżej sposób odpowiadałyby tym samym wymogom, które na podstawie rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. 2011 r. Nr 68 poz. 360; dalej: Rozporządzenie MF z dnia 28 marca 2011 r.) dotyczą faktur wystawianych w formie papierowej. Otrzymywane przez Wnioskodawcę e-faktury byłyby przez Niego przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe (tu: okresy miesięczne), w dowolny sposób. Jedną z form przechowywania faktur otrzymywanych w postaci elektronicznej, stosowaną przez Wnioskodawcę, stanowiłyby papierowe wydruki faktur z plików w formacie elektronicznym. Wnioskodawca nie przechowywałaby natomiast papierowych wydruków wiadomości elektronicznych ani wiadomości elektronicznych zachowanych w postaci elektronicznej, wysyłanych do Niego przez wystawcę faktury, w załączniku do których Wnioskodawcy przesyłane byłyby faktury elektroniczne w formie plików elektronicznych.

Ponadto, Wnioskodawca podkreśla, że otrzymana faktura elektroniczna w formie pliku nieedytowalnego (np. typu PDF) załączonego do wiadomości elektronicznej, a następnie wydrukowana oraz przechowywana przez Wnioskodawcę w postaci wydruku z pliku elektronicznego, spełniałaby wszystkie warunki określone w § 6 rozporządzenia w sprawie przesyłania faktur, w tym: zapewnienia autentyczności pochodzenia faktury i integralności treści faktury, zdefiniowanej w rozporządzeniu w sprawie wystawiania faktur i rozporządzenia w sprawie przesyłania faktur; zapewnienia braku możliwości ingerencji w treść dokumentu przez przeciętnego użytkownika pojmowaną jako niemożność edycji lub modyfikacji (usunięcia lub zmiany) zawartych w takiej fakturze danych; zapewnienia czytelności zawartych w takich fakturach danych; oraz łatwemu ich odszukaniu i zapewnieniu bezzwłocznego dostępu do tych faktur na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej.

Mając na uwadze przedstawione przez Wnioskodawcę okoliczności sprawy w szczególności zapewnienia spełnienia przez Wnioskodawcę warunków określonych w § 6 rozporządzenia w sprawie przesyłania faktur oraz przepisów rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur oraz obowiązujące regulacje prawne należy stwierdzić, iż Wnioskodawca może przechowywać faktury otrzymane w zaakceptowanej formie elektronicznej w dowolnym formacie, np. w postaci pliku PDF, skoro zapewnia ich autentyczność pochodzenia, integralność i czytelność oraz łatwe ich odszukanie i bezzwłoczny do nich dostęp. Faktury takie mogą być przez Wnioskodawcę przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, np. miesięczne, w dowolny sposób, np. jako papierowe wydruki faktur z plików elektronicznych typu PDF do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Z uwagi na powyższe, takie papierowe wydruki faktur otrzymanych w formie pliku elektronicznego stanowią dla Wnioskodawcy, jako podatnika podatku od towarów i usług, zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy, podstawę do pomniejszenia kwot podatku należnego o kwoty podatku naliczonego na zasadach analogicznych do tych, które odnoszą się do faktur wystawianych w formie papierowej w zakresie, w jakim nabywane towary i usługi, będące przedmiotem faktur wykorzystywane są do czynności opodatkowanych.

Tym samym, stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia przedstawionego w stanie faktycznym.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1-go Maja 10, 09-402 Płock.

Wniosek ORD-IN

Treść w pliku PDF 522 kB

Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie