Interpretacja indywidualna z dnia 15.11.2011, sygn. ILPP4/443-541/11-5/BA, Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu

Temat interpretacji

Podatek od towarów i usług w zakresie przechowywania otrzymanych faktur elektronicznych.

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 2 i § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko Spółki, przedstawione we wniosku z dnia brak daty sporządzenia (data wpływu 4 sierpnia 2011 r.) uzupełnionym pismem z dnia 18 października 2011 r. (data wpływu 24 października 2011 r.) o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania otrzymanych faktur elektronicznych jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 4 sierpnia 2011 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania otrzymanych faktur elektronicznych. Wniosek uzupełniono pismem z dnia 18 października 2011 r. (data wpływu października 2011 r.) o pełnomocnictwo oraz własne stanowisko w sprawie.

W przedmiotowym wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe.

Spółka, hurtownia elektrotechniczna, otrzymuje zapytania od kontrahentów (dostawców) w zakresie wyrażenia zgody na przesyłanie jej faktur elektronicznych. W ramach tego systemu, kontrahent (wystawca faktury) generowałby faktury w swoim systemie komputerowym a następnie przesyłałby je do odbiorcy (Spółki, jako nabywcy towarów i usług) za pośrednictwem poczty elektronicznej (e-mail) w formie załączonego do tej wiadomości pliku PDF. Faktura elektroniczna przesłana do Spółki byłaby odbierana przy wykorzystaniu stosowanego przez nią programu do obsługi poczty elektronicznej. Kontrahent (dostawca) przesłałby do Spółki pismo potwierdzające, iż zastosowane zabezpieczenia oraz narzędzia informatyczne służące do przesyłania faktur zapewniają autentyczność pochodzenia i integralność treści przesyłanych w formie elektronicznej faktur. Spółka, jako odbiorca faktury, zobowiązana byłaby każdemu kontrahentowi (dostawcy) chcącemu wprowadzić system wysyłania faktur drogą elektroniczną do wyrażenia pisemnej zgody/akceptacji na przesyłanie faktur w formie elektronicznej.

Spółce może zostać również zaproponowana możliwość pobierania faktur ze specjalnej strony internetowej kontrahenta (dostawcy), na podstawie otrzymanego indywidualnego loginu i hasła do wydzielonej na serwerze kontrahenta (dostawcy) stronie internetowej. W tym przypadku kontrahent (dostawca) złożyłby oświadczenie Spółce, w którym zobowiązałby się do dostosowania swojego systemu informatycznego do wysyłania, odbioru i pobierania dokumentów oraz zabezpieczenia pliku z wystawioną fakturą przed edycją i próbami ingerencji. Spółce mogą zostać zaproponowane przez kontrahenta (dostawcę) trzy możliwości w zakresie przechowywania przesłanych w formie elektronicznej faktur:

1. Kontrahent (dostawca) udostępnia na swoim komputerze archiwum elektroniczne, w którym wszystkie wygenerowane i przesłane do Spółki dokumenty będą zachowane przez ustawowy okres (to jest do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego). Spółka w razie potrzeb ma zapewniony dostęp do faktur;
2. Spółka otrzymane od kontrahenta (dostawcę) w formie elektronicznej faktury będzie zapisywała na swoim serwerze komputerowym z zachowaniem podziału na okresy miesięczne (przyjęty przez Spółkę okres rozliczeniowy dla celów podatku od towarów i usług VAT), segregując faktury wg daty wystawienia;
3. Spółka otrzymane od kontrahenta (dostawcę) w formie elektronicznej faktury będzie drukowała i przechowywała w formie wydruku papierowego.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Czy otrzymane w formie elektronicznej faktury mogą być przechowywane przez Spółkę:

1. na serwerze kontrahenta (wystawcy faktury) w specjalnie utworzonym archiwum elektronicznym,
2. na serwerze własnym Spółki z podziałem na okresy miesięczne (przyjęty przez Spółkę okres rozliczeniowy dla celów podatku od towarów i usług VAT), segregując faktury według daty wystawienia,
3. jako papierowe wydruki faktur z plików elektronicznych...

Zdaniem Wnioskodawcy:

1. otrzymane w formie elektronicznej faktury nie mogą być przechowywane na serwerze kontrahenta (wystawcy faktury) w specjalnie utworzonym archiwum elektronicznym;
2. otrzymane w formie elektronicznej faktury mogą być przechowywane na serwerze własnym Spółki z zachowaniem podziału na okresy miesięczne (przyjęty przez Spółkę okres rozliczeniowy dla celów podatku od towarów i usług VAT), oraz segregując faktury według daty wystawienia;
3. otrzymane w formie elektronicznej faktury mogą być przechowywane w postaci wydruku papierowego z plików elektronicznych.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054), zwanej dalej ustawą, podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

Na mocy art. 15 ust. 2 ustawy, działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody, również wówczas, gdy czynność została wykonana jednorazowo w okolicznościach wskazujących na zamiar wykonywania czynności w sposób częstotliwy. Działalność gospodarcza obejmuje również czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

W myśl art. 106 ust. 1 ustawy, podatnicy, o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 1a, 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

Z opisu sprawy wynika, że Spółka otrzymuje zapytania od kontrahentów (dostawców) w zakresie wyrażenia zgody na przesyłanie jej faktur elektronicznych. W ramach tego systemu, kontrahent (wystawca faktury) generowałby faktury w swoim systemie komputerowym a następnie przesyłałby je do odbiorcy (Spółki, jako nabywcy towarów i usług) za pośrednictwem poczty elektronicznej (e-mail) w formie załączonego do tej wiadomości pliku PDF. Faktura elektroniczna przesłana do Spółki byłaby odbierana przy wykorzystaniu stosowanego przez nią programu do obsługi poczty elektronicznej. Kontrahent (dostawca) przesłałby do Spółki pismo potwierdzające, iż zastosowane zabezpieczenia oraz narzędzia informatyczne służące do przesyłania faktur zapewniają autentyczność pochodzenia i integralność treści przesyłanych w formie elektronicznej faktur. Spółka, jako odbiorca faktury, zobowiązana byłaby każdemu kontrahentowi (dostawcy) chcącemu wprowadzić system wysyłania faktur drogą elektroniczną do wyrażenia pisemnej zgody/akceptacji na przesyłanie faktur w formie elektronicznej.

Spółce może zostać również zaproponowana możliwość pobierania faktur ze specjalnej strony internetowej kontrahenta (dostawcy), na podstawie otrzymanego indywidualnego loginu i hasła do wydzielonej na serwerze kontrahenta (dostawcy) stronie internetowej. W tym przypadku kontrahent (dostawca) złożyłby oświadczenie Spółce, w którym zobowiązałby się do dostosowania swojego systemu informatycznego do wysyłania, odbioru i pobierania dokumentów oraz zabezpieczenia pliku z wystawioną fakturą przed edycją i próbami ingerencji.

Na podstawie art. 106 ust. 10 ustawy, minister właściwy do spraw finansów publicznych w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw informatyzacji może określić, w drodze rozporządzenia, sposób i warunki wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, uwzględniając:

1. konieczność odpowiedniego dokumentowania sprzedaży i identyfikacji czynności dokonanych przez grupy podatników;
2. potrzebę zapewnienia kontroli prawidłowości rozliczania podatku;
3. konieczność zapewnienia jednoznacznej identyfikacji wystawcy faktury oraz konieczność zapewnienia bezpieczeństwa, wiarygodności, niezaprzeczalności i nienaruszalności wystawianym i przesyłanym fakturom;
4. stosowane techniki w zakresie wystawiania i przesyłania dokumentów w formie elektronicznej i kodowania danych w tych dokumentach.

Minister właściwy do spraw finansów publicznych, w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw informatyzacji, może określić, w drodze rozporządzenia, zasady przechowywania oraz tryb udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej faktur przesyłanych drogą elektroniczną, uwzględniając przepisy prawa Unii Europejskiej, potrzebę zapewnienia kontroli prawidłowości rozliczania podatku oraz stosowane techniki w zakresie przesyłania danych w formie elektronicznej i kodowania tych danych art. 106 ust. 11 ustawy.

Na podstawie delegacji zawartych w powołanych przepisach, Minister Finansów wydał rozporządzenie z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. Nr 249, poz. 1661), zwane dalej rozporządzeniem.

W myśl § 3 ust. 1-3 rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury. Akceptacja albo jej cofnięcie może być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej. W przypadku cofnięcia akceptacji przez odbiorcę faktury wystawca faktury traci prawo do przesyłania temu odbiorcy faktur w formie elektronicznej od dnia następującego po dniu, w którym otrzymał powiadomienie od odbiorcy o cofnięciu akceptacji, chyba że strony uzgodnią inny termin utraty przez wystawcę prawa do przesyłania faktur w formie elektronicznej, nie dłuższy jednak niż 30 dni.

Podkreślić należy, iż stosowanie przesyłu elektronicznego faktur wymaga uprzedniej akceptacji przez odbiorcę dla takiego sposobu przekazywania tego dokumentu.

Zgodnie z treścią § 4 rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury.

Przepis § 2 ust. 1 rozporządzenia stanowi, iż ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o:

1. autentyczności pochodzenia faktury rozumie się przez to pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury;
2. integralności treści faktury rozumie się przez to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Ponadto, na mocy § 2 ust. 2 rozporządzenia, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

• bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450 ze zm.), weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
• elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Wskazane przepisy rozporządzenia określają zatem sposób i warunki przesyłania faktur w formie elektronicznej. Obecnie podatnik nie ma obowiązku stosowania tylko określonych wcześniej technologii przesyłu faktur w postaci elektronicznej (bezpieczny podpis elektroniczny i system elektronicznej wymiany danych (EDI)). Przepisy rozporządzenia wprowadzają dowolność formatu elektronicznego, w jakim może być przesyłana faktura elektroniczna. Wskazać także należy, że faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury. Autentyczność pochodzenia, to pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury, natomiast integralność treści oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Jednocześnie wskazano, że przedmiotowe cechy faktur będą w odniesieniu do faktur przesyłanych w formie elektronicznej zachowane w przypadku wykorzystania bezpiecznego podpisu elektronicznego, weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu lub elektronicznej wymiany danych (EDI). Wskazane metody zapewnienia przedmiotowych cech faktur są tylko przykładowym wyliczeniem co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Faktury przesłane drogą elektroniczną, na mocy § 6 rozporządzenia, są przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

1. autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
2. łatwe ich odszukanie;
3. organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur.

A zatem strony transakcji muszą uzgodnić sposób przesyłania faktur w formie elektronicznej ze względu na konieczność spełnienia wymogów technicznych (np. odpowiednie oprogramowanie czy sposób prowadzenia księgowości elektronicznej) oraz organizacyjnych, zarówno po stronie dostawcy, jak i odbiorcy, tak aby zapewnić także prawidłowy sposób przechowywania faktur.

Z przedstawionego opisu sprawy wynika, że Spółce mogą zostać zaproponowane przez kontrahenta (dostawcę) trzy możliwości w zakresie przechowywania przesłanych w formie elektronicznej faktur:

1. Kontrahent (dostawca) udostępnia na swoim komputerze archiwum elektroniczne, w którym wszystkie wygenerowane i przesłane do Spółki dokumenty będą zachowane przez ustawowy okres (to jest do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego). Spółka w razie potrzeb ma zapewniony dostęp do faktur;
2. Spółka otrzymane od kontrahenta (dostawcę) w formie elektronicznej faktury będzie zapisywała na swoim serwerze komputerowym z zachowaniem podziału na okresy miesięczne (przyjęty przez Spółkę okres rozliczeniowy dla celów podatku od towarów i usług), segregując faktury wg daty wystawienia;
3. Spółka otrzymane od kontrahenta (dostawcę) w formie elektronicznej faktury będzie drukowała i przechowywała w formie wydruku papierowego.

Biorąc pod uwagę opisane przez Spółkę trzy możliwości przechowywania faktur przesłanych w formie elektronicznej oraz brzmienie powołanych przepisów prawa podatkowego, tut. Organ stwierdza.

Ad. 1

Jak w opisie sprawy wskazała Spółka, jako odbiorca faktury, zobowiązana byłaby każdemu kontrahentowi (dostawcy) chcącemu wprowadzić system wysyłania faktur drogą elektroniczną do wyrażenia pisemnej zgody/akceptacji na przesyłanie faktur w formie elektronicznej. Spółka nie wskazała, iż wyrażałaby zgodę na przechowywanie przez danego kontrahenta wystawionych i przesłanych dla niej w formie elektronicznej faktur.

Wobec powyższego, w przedmiotowej sprawie otrzymane w formie elektronicznej faktury nie mogą być przechowywane przez Spółkę na serwerze kontrahenta (wystawcy faktury) w specjalnie utworzonym archiwum elektronicznym.

Ad. 2

Faktury otrzymane od kontrahenta (dostawcę) w formie elektronicznej, Spółka będzie także zapisywała na swoim serwerze komputerowym z zachowaniem podziału na okresy miesięczne (przyjęty przez Spółkę okres rozliczeniowy dla celów podatku od towarów i usług), segregując faktury wg daty wystawienia.

Reasumując, otrzymane w formie elektronicznej faktury mogą być przechowywane przez Spółkę na serwerze własnym z podziałem na okresy miesięczne (przyjęty przez Spółkę okres rozliczeniowy dla celów podatku od towarów i usług), pod warunkiem spełnienia wymogów o których mowa w § 6 rozporządzenia.

Ad. 3

Spółka otrzymane od kontrahenta (dostawcę) w formie elektronicznej faktury będzie również drukowała i przechowywała w formie wydruku papierowego Odnosząc się przedstawionego sposobu przechowywania faktur stwierdzić należy, iż obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w dowolnej postaci.

Zatem, Spółka będzie mogła drukować i przechowywać faktury w formie papierowej do faktur otrzymanych w formie elektronicznej, pod warunkiem spełnienia wymogów o których mowa w § 6 rozporządzenia.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Wskazać należy, że tut. Organ nie jest organem uprawnionym do dokonywania oceny wypełnienia warunków zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści przesyłanych faktur. Faktyczna ocena wypełnienia przez Zainteresowanego wymogów określonych obowiązującymi przepisami może być zweryfikowana tylko w toku prowadzonego postępowania kontrolnego lub podatkowego na podstawie odpowiednich przepisów proceduralnych.

W niniejszej interpretacji rozpatrzono wniosek w części dotyczącej przechowywania otrzymanych faktur elektronicznych. Natomiast w pozostałych zakresach wydane zostały w dniu 15 listopada 2011 r. odrębne interpretacje indywidualne nr ILPP4/443-541/11-4/BA, nr ILPP4/443-541/11-6/BA, nr ILPP4/443-541/11-7/BA.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu, ul. Ratajczaka 10/12, 61-815 Poznań po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.

Referencje

ILPP4/443-541/11-4/BA, interpretacja indywidualna
ILPP4/443-541/11-6/BA, interpretacja indywidualna
ILPP4/443-541/11-7/BA, interpretacja indywidualna

Wniosek ORD-IN

Treść w pliku PDF

Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu