Prawo do wystawienia klientowi faktury uproszczonej i przesłania jej drogą elektroniczną na wskazany w umowie jego adres mailowy oraz uznania, że jest to wydanie faktury w myśl art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy.

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

12 kwietnia 2022 r. wpłynął Państwa wniosek z 4 kwietnia 2022 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy Państwa prawa do wystawienia klientowi faktury uproszczonej i przesłania jej drogą elektroniczną na wskazany w umowie jego adres mailowy oraz uznania, że jest to wydanie faktury w myśl art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy. Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

Spółka, Wnioskodawca, należy do międzynarodowej Grupy kapitałowej (dalej: Grupa). Obecnie Grupa należy do światowych liderów sprzedaży detalicznej na terytorium Europy. Wnioskodawca prowadzi działalność gospodarczą poprzez sklepy budowlane zlokalizowane w ponad pięćdziesięciu miastach w Polsce. Wnioskodawca prowadzi działalność gospodarczą pod marką powszechnie znaną wśród konsumentów. Zakres oferowanej gamy towarów (portfolia produktów) obejmuje między innymi artykuły budowlane, użytku domowego, wykończenia wnętrz, dekoracji, oświetlenia, artykuły ogrodnicze czy też przeznaczone do majsterkowania. Świadczy on również usługi związane ze sprzedażą oferowanych towarów.

Nabywcami towarów i usług w sklepach Spółki są między innymi osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej, w związku z czym Spółka jest zobowiązana do ewidencjonowania sprzedaży na rzecz tych nabywców na kasach rejestrujących. Z uwagi na znaczny zakres prowadzonej przez Spółkę działalności, codziennie w sklepach Spółki wystawiana jest bardzo duża ilość dokumentów dokumentujących sprzedaż - paragonów fiskalnych oraz faktur.

Wnioskodawca jest czynnym i zarejestrowanym podatnikiem podatku od towarów i usług (dalej: Podatnik VAT) posiadającym na terytorium kraju siedzibę swojej działalności gospodarczej. Dla celów rozliczania podatku VAT na terytorium kraju Wnioskodawca składa miesięczne deklaracje dla podatku od towarów i usług. Wnioskodawca jest również zarejestrowany dla potrzeb transakcji wewnątrzwspólnotowych, tj. posiada aktywny numer VAT-UE, składa on również miesięczne deklaracje VAT - JPK_V7M oraz informacje podsumowujące VAT-UE.

Program sprzedaży z odroczonym terminem płatności

W ramach prowadzonej działalności gospodarczej, Spółka w celu zwiększenia atrakcyjności swojej oferty, umożliwia swoim klientom nabywanie towarów z zastosowaniem odroczonego terminu płatności (dalej: Sprzedaż Odroczona). Oferta jest kierowana w szczególności do podmiotów gospodarczych, jednostek budżetowych, samorządowych. Płatności klientów Wnioskodawcy w ramach Sprzedaży Odroczonej są bezgotówkowe, na podstawie przelewu bankowego. Transakcje te odbywają się na podstawie zawieranych z klientami, będącymi czynnymi podatnikami podatku VAT, umów ramowych o współpracy w ramach sprzedaży z odroczonym terminem płatności (dalej: Umowa). Zakup w tym trybie jest możliwy w ramach określonego w Umowie odnawialnego limitu w złotych (dalej: Limit), który określa maksymalną dopuszczalną kwotę zadłużenia danego klienta. Narzędziem do rejestracji płatności za zakupione towary i usługi w sklepie jest karta identyfikująca klienta zabezpieczona PIN (dalej: Karta), do której przypisany jest Limit z umowy. Klient może otrzymać do Umowy więcej kart niż jedną, wtedy Limit dzielony jest pomiędzy karty wg dyspozycji klienta. Każda karta posiada swój indywidualny limit w ramach Limitu określonego w umowie.

Wnioskodawca wskazuje, że klienci upoważniają konkretne osoby fizyczne do używania Karty w ramach określonego dla danego klienta limitu (dalej: Użytkownik). Kwestia zarządzania i używania Karty pozostaje w dyspozycji klienta Spółki. Spółka nie kontroluje tego kto jej używa, nie zna tożsamości, danych osobowych Użytkownika. Ponadto, klient ponosi całkowitą odpowiedzialność za zakupy dokonane za pomocą Karty, która jest mu przypisana.

Karta jest wydawana w postaci fizycznej, niemniej nie stanowi ona karty płatniczej w rozumieniu ustawy z dnia 19 sierpnia 2011 roku o usługach płatniczych (Dz. U. z 2020 poz. 1639). W konsekwencji, Wnioskodawca wskazuje, że do transakcji nie znajdują zastosowania postanowienia ustawy o usługach płatniczych. Poza numerem identyfikującym Kartę, na Karcie zamieszczone są informacje słowne i graficzne nie służące do identyfikacji Użytkownika ani klienta. Karty są przekazywane Klientowi przez Spółkę przy podpisaniu Umowy lub przesłane w terminie siedmiu dni od dnia zawarcia Umowy. Datą aktywacji Karty jest: (i) w przypadku wydania Karty Użytkownikowi przy zawarciu Umowy - data podpisania protokołu odbioru Karty przez przedstawiciela klienta, (ii) w przypadku przesłania Karty pocztą kurierską - data otrzymania przez Spółkę dowodu odbioru Karty przez osobę odbierającą korespondencję w siedzibie klienta lub wcześniejsza data otrzymania przez Spółkę wiadomości wysłanej pocztą elektroniczną z jednego z adresów e-mail podanych jako właściwy do kontaktów ze strony klienta.

Na zasadach określonych w Umowie klient uprawniony jest także do dokonywania płatności za usługi oferowane aktualnie w sklepach nabywcom towarów, takie jak usługi transportowe, montażu oraz świadczenia podobne. Umowa ma zastosowanie do zakupu towarów przy użyciu Kart, które zostaną wydane klientom przez Spółkę w okresie obowiązywania Umowy.

Przesyłanie faktur drogą elektroniczną

Zgodnie z rozważanym modelem sprzedaży z odroczonym terminem płatności, wszystkie dane związane z transakcjami dokonanymi przy użyciu Karty będą przesyłane do narzędzia automatycznie wystawiającego faktury (dalej: HUB-B2B). Klient po dokonaniu zakupu przy użyciu Karty otrzyma potwierdzenie dokonanej transakcji (tj. dokument niefiskalny niebędący Paragonem). W ramach rozważanych wariantów stosowania HUB-B2B, Spółka dopuszcza również możliwość, że w następnej kolejności za pośrednictwem kasy rejestrującej zostanie wystawiona faktura uproszczona (Paragon 450), która przy wykorzystaniu HUB-B2B zostanie przesłana na adres poczty elektronicznej wskazany przez danego klienta w Umowie.

Wnioskodawca wskazuje, że system HUB-B2B jest narzędziem informatycznym wspomagającym i automatyzującym procesy związane z zarządzaniem kontrahentami, dokumentowaniem, księgowaniem i rozliczaniem transakcji. Wykorzystując zapisane w nim parametry umów, dane transakcji, Klienta oraz Wnioskodawcy, wykonuje, wspomaga, analizuje i raportuje procesy związane ze sprzedażą.

Sprzedaż zarejestrowana na kasie rejestrującej przy użyciu Karty Partner jest rejestrowana jak każda inna transakcja w systemie kasowym, niemniej zawiera adnotację o numerze Karty, która została w danej transakcji użyta. Sprzedaż zawierająca numery Karty Partner jest pobierana bezpośrednio z kasowych baz sklepowych przez narzędzie typu ETL, którego celem jest wspomaganie procesu pozyskania danych dla baz danych.

W przedstawionym rozwiązaniu, w przypadku dokonania sprzedaży i wystawienia przez Spółkę faktury uproszczonej, dane w niej zawarte zostaną przetworzone i przesłane do centralnej aplikacji HUB-B2B. Rozwiązanie HUB-B2B pozwoli na wystawienie na rzecz klienta faktury uproszczonej w formacie PDF. Każdorazowo po otrzymaniu danych o Paragonie 450 o wartości brutto do 450 PLN włącznie, HUB-B2B wystawi i wyśle fakturę uproszczoną w formacie PDF wraz ze specyfikacją elektroniczną w formacie CSV. Kopia faktury uproszczonej zostanie zachowana w jej systemach kasowych (w pamięci fiskalnej kasy rejestrującej Wnioskodawcy), tj. Faktura Uproszczona wystawiona za pośrednictwem kasy rejestrującej nie zostanie wydana klientowi, który dokonał zakupów w sklepie za pośrednictwem Karty Partner, lecz zostanie do niego przesłana wyłącznie wersja elektroniczna faktury uproszczonej na wskazany adres elektroniczny (adres e-mail). Egzemplarz Faktury Uproszczonej pozostający w sklepie Wnioskodawcy będzie zachowany (zgodnie z warunkami archiwizacji dokumentów) w systemie ewidencji sprzedaży danego sklepu w którym wykonana została transakcja za pośrednictwem Karty Partner.

Wnioskodawca wskazuje, że zostanie zachowana tożsamość co do treści, kwot oraz oznaczeń pomiędzy Fakturą Uproszczoną zarejestrowaną za pośrednictwem kasy rejestrującej (egzemplarzem faktury nie wydanej klientowi, pozostającej w pamięci kasy rejestrującej), a fakturą przesłaną drogą elektroniczną na dedykowany do tego adres elektroniczny klienta. Tym samym, zastosowanie opisanego przez Wnioskodawcę rozwiązania umożliwi, aby uprzednio do zarejestrowanej na kasie rejestrującej sprzedaży, dokumentowanej Fakturą Uproszczoną, jej egzemplarz w formacie elektronicznym przeznaczony dla nabywcy został wystawiony i przesłany przez Spółkę za pośrednictwem HUB-B2B

Dzięki zastosowanemu przez Spółkę rozwiązaniu faktura wysłana drogą elektroniczną będzie dokładnym odzwierciedleniem treści Paragonu 450, niemniej będzie ona generowana wprost z systemu HUB-B2B i przekazywana klientowi w formie elektronicznej przez co format tej faktury będzie różnił się od formatu Paragonu 450 - przy czym zostanie zachowana tożsamość treści pomiędzy Paragonem 450 a wygenerowaną i przesłaną fakturą za pośrednictwem HUB-B2B.

Wnioskodawca wskazuje, że Faktura Uproszczona wystawiona za pośrednictwem HUB-B2B i przesłana drogą elektroniczną spełnia wszystkie wymogi wskazane w art. 106m ust. 1 ustawy o VAT, tj.:

1.zapewniona jest autentyczność tej faktury;

2.zapewniona jest integralność faktury - po jej wystawieniu nie ma możliwości zmiany danych w niej zawartych;

3.zapewniona jest czytelność faktury.

W przypadku wysłania faktur uproszczonych drogą elektroniczną, Wnioskodawca prześle danemu klientowi fakturę w formacie PDF. W sytuacji, gdy dochodzi do wysłana kilku faktur na rzecz danego klienta w ramach jednej korespondencji, poza fakturami w formacie PDF, Spóła może również wysłać specyfikację tych faktur w formacie CSV.

Pytania

1.Czy w przypadku, gdy wystawione przez Wnioskodawcę Paragony będą stanowić tzw. fakturę uproszczoną, o której mowa w art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy, to Wnioskodawca ma prawo do wystawiania faktury uproszczonej bez fizycznego jej wydania klientowi, lecz przesłania jej drogą elektroniczną na wskazany w Umowie, dedykowany do tego adres mailowy danego klienta ?

2.Czy w przypadku zastosowania takiego rozwiązania związanego z przesłaniem faktury uproszczonej na podany adres elektroniczny można uznać, że jest to wydanie faktury w myśl art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy?

Państwa stanowisko w sprawie.

W świetle przedstawionego stanu faktycznego w przypadku, gdy wystawione przez Wnioskodawcę paragony zostaną uznane za tzw. faktury uproszczone w rozumieniu ustawy, o których mowa w art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy, ma on prawo do wystawiania faktury uproszczonej bez fizycznego jej wydania danemu klientowi i przesłania jej drogą elektroniczną na dedykowany dla tych potrzeb adres mailowy danego klienta. Jednocześnie w ocenie Wnioskodawcy przedstawiony sposób wystawienia faktury i przesłania jej nabywcy spełnia przesłanki, o których mowa w art. 111 ust.3a pkt 1 ustawy w zakresie uznania, że przesłanie faktury w formacie PDF jest wydaniem faktury w myśl powyższego przepisu ustawy o VAT.

Zgodnie z art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy o VAT podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani wystawić i wydać nabywcy paragon fiskalny lub fakturę z każdej sprzedaży:

1.w postaci papierowej lub,

2.za zgodą nabywcy, w postaci elektronicznej, przesyłając ten dokument w sposób z nim uzgodniony.

Zgodnie z art. art. 2 pkt 31 ustawy o VAT, przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Z kolei pojęcie faktury elektronicznej zostało zdefiniowane w art. 2 pkt 32 ustawy VAT. Zgodnie z tym przepisem, poprzez fakturę elektroniczną rozumie się fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.

Należy wskazać, że przepisy ustawy o VAT dopuszczają możliwość wystawiania faktury elektronicznej na rzecz nabywcy danego towaru/usługi.

Niemniej, zgodnie z art. 106n ust. 1 ustawy o VAT, stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury. Pomimo, że ustawodawca nie wskazuje sposobu w jaki ma zostać udzielona zgoda odbiorcy na przesyłanie faktur elektronicznych, organy podatkowe przyjmują, iż może ona zostać wyrażona w sposób dowolny. Przykładowo, pogląd taki przedstawił Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej z 16 lipca 2019 r., znak 0112-KDIL1-3.4012.279.2019.1.AP, w której stwierdzono, że: (...) stosowanie przesyłu elektronicznego faktur wymaga uprzedniej akceptacji przez odbiorcę dla takiego sposobu przekazywania tych dokumentów. Jednocześnie należy wskazać, że nie istnieją żadne szczególne wymogi dotyczące samej formy i treści akceptacji wysyłania, w tym udostępniania faktur w formie elektronicznej przez odbiorcę faktur. Szczegółowe kwestie w zakresie sposobu wyrażenia lub cofnięcia zgody przez odbiorcę na przesyłanie faktur w formie elektronicznej pozostają w gestii stron i stanowią element umowy przez nie zawartej.

Poza zgodą na stosowanie faktur elektronicznych, istotną kwestią, z perspektywy stosowania faktur elektronicznych jest przede wszystkim zachowanie przez podatnika wymogów wskazanych w art. 106m ust. 1 ustawy o VAT.

Zgodnie z tym podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności i czytelności faktury.

Równocześnie, zgodnie z art. 106m ust. 2 ustawy o VAT, przez autentyczność pochodzenia faktury, rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Z kolei, zgodnie z art. 106m ust. 3, przez integralność faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Biorąc pod uwagę literalne brzmienie powyższych przepisów, faktury przesyłane drogą elektroniczną oraz przechowywane przez podatnika w sposób zapewniający:

1.autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;

2.łatwe ich odszukanie;

3.organowi podatkowemu oraz organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur.

Jednocześnie, zgodnie z art. 106m ust. 4 ustawy o VAT, autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

W ocenie Wnioskodawcy regulacje w zakresie wystawiania faktur drogą elektroniczną mają również zastosowanie do Paragonów 450. Zgodnie bowiem ze stanowiskiem organów podatkowych oraz Ministerstwa Finansów w wydanych objaśnieniach podatkowych z 16 października 2020 r.(„Paragony fiskalne uznane za faktury uproszczone”), „paragon fiskalny z numerem NIP nabywcy powinien być uznany za fakturę uproszczoną, jeżeli będzie zawierał wszystkie dane wymagane przez krajowe przepisy VAT dla faktury uproszczonej (w ramach prawnych określonych przez dyrektywę, tj. elementy określone w art. 226b akapit pierwszy dyrektywy) ”.

Tym samym, paragony fiskalne, których kwota należności ogółem nie przekracza kwoty 450 zł albo kwoty 100 euro, zawierające NIP nabywcy oraz inne elementy wymagane przez ustawę o VAT, powinny być zgodnie z Dyrektywą VAT (Dyrektywa Rady 2006/112/WE z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej), traktowane jak faktura. Zgodnie więc ze stanowiskiem przedstawionych w powyższych wyjaśnieniach faktura uproszczona jest traktowana jak standardowa faktura i na jej podstawie podatnik może, w szczególności, skorzystać z prawa do odliczenia podatku naliczonego, jak również zaliczyć wydatek do kosztów uzyskania przychodów. Tym samym, w oparciu o przedstawione stanowisko, w ocenie Wnioskodawcy do wystawionych przez niego Paragonów 450 znajdą zastosowanie regulacje w zakresie faktur. Tym samym, zasadnym jest zastosowanie do Paragonów 450 tożsamych zasad w zakresie wystawiania i przesyłania faktur drogą elektroniczną.

Jak już wskazano w opisie stanu faktycznego będącego przedmiotem niniejszego wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej, płatności w ramach Sprzedaży Odroczonej będą dokonywane za pośrednictwem Karty Partner, a warunkiem do realizacji płatności będzie zawarcie przez Wnioskodawcę oraz jego kontrahenta Umowy upoważniającej do dokonywania zakupów przy użyciu Karty. Przy zawarciu Umowy, Klient wskaże adres e-mail, na który wysyłana będzie faktura elektroniczna. Jednocześnie, wraz z podpisaniem Umowy i wskazaniem adresu e-mail do doręczeń faktur elektronicznych, nabywca wyrazi zgodę na otrzymywanie faktur dokumentujących transakcje sprzedaży w postaci elektronicznej.

W przypadku dokonania sprzedaży i wystawienia przez Spółkę faktury uproszczonej, dane zostaną przetworzone i przesłane do centralnej aplikacji HUB-B2B. Rozwiązanie HUB-B2B pozwoli na wystawienie na rzecz klienta faktury uproszczonej w formacie PDF, każdorazowo po otrzymaniu danych o Paragonie 450 o wartości brutto do 450 PLN włącznie, planowane rozwiązanie wyśle fakturę uproszczoną w formacie PDF wraz ze specyfikacją elektroniczną w formie CSV. Kopia faktury uproszczonej zostanie zachowana w jej systemach kasowych, tj. faktura uproszczona nie zostanie wydana klientowi, który dokonał zakupów w sklepie za pośrednictwem Karty Partner. Klient po dokonaniu zakupu przy użyciu Karty otrzyma potwierdzenie dokonanej transakcji (tj. dokument niefiskalny niebędący Paragonem).

Wnioskodawca wskazuje, że zostanie zachowana tożsamość co do treści, kwot oraz oznaczeń pomiędzy Fakturą Uproszczoną zarejestrowaną za pośrednictwem kasy rejestrującej (egzemplarzem faktury nie wydanej klientowi, pozostającej w pamięci kasy rejestrującej), a fakturą przesłaną drogą elektroniczną na dedykowany do tego adres elektroniczny klienta. Tym samym, zastosowanie opisanego przez Wnioskodawcę rozwiązania umożliwi, aby uprzednio do zarejestrowanej na kasie rejestrującej sprzedaży, dokumentowanej Fakturą Uproszczoną, jej egzemplarz w formacie elektronicznym przeznaczony dla nabywcy został wystawiony i przesłany przez Spółkę za pośrednictwem HUB-B2B.

Należy wskazać, że stosowane przez Wnioskodawcę rozwiązanie w ramach systemu HUB-B2B zapewni:

• pełną integralność faktur, tj. żadna pozycja wskazana na fakturze nie może być zmodyfikowania po jej wystawieniu;
• pełną czytelność faktur, tj. rozwiązania techniczne stosowane w ramach HUB-B2B powodują, iż faktury wystawiane przez ten system są automatycznie generowane w formacie elektronicznym przez co każda pozycja faktury jest czytelna;
• możliwość udostępnienia organowi podatkowemu faktur na żądanie takich organów w przypadku ewentualnej kontroli.

Jednocześnie, Wnioskodawca podkreśla, że faktury wystawiane w ramach HUB-B2B zawierają wszystkie elementy wskazane w art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy o VAT, tj. faktury te spełniać będą warunki do uznania takich faktur za tzw. faktury uproszczone, o których mowa w art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy o VAT. Ponadto, zgodnie z zawartą Umową dany Klient wyraża zgodę na otrzymywanie faktur drogą elektronicznych w zakresie sprzedaży zrealizowanej na jego rzecz przy użyciu Karty w ramach programu Sprzedaży Odroczonej. Wnioskodawca podkreśla, że w ramach stosowanego systemu HUB-B2B, możliwe jest bezpośrednie prześledzenie całego procesu wystawienia faktury oraz przypisanie wystawionej faktury do sprzedaży zrealizowanej na rzecz danego Klienta w danym okresie rozliczeniowym w ramach programu Sprzedaży Odroczonej.

Jak wskazano w stanie faktycznym, faktury w specyfikacji elektronicznej systemu HUB-B2B, który stosowany jest przez Wnioskodawcę, będą stanowiły dokładne odzwierciedlenie treści Paragonów 450 i będą zawierały wszystkie elementy wskazane ustawowo (tj. w szczególności zawierać będzie numer jednoznacznie identyfikujący taki dokument jako fakturę oraz pozostałe elementy z art. 106e ust. 1 ustawy o VAT).

Niemniej, z uwagi na zastosowane rozwiązanie format faktury przesłany drogą elektroniczna będzie się różnił się od formatu Paragonu 450 - przy czym zostanie zachowana tożsamość treści pomiędzy Paragonem 450 a wygenerowaną i przesłaną fakturą za pośrednictwem HUB-B2B.

Mając na uwadze powyższe, w ocenie Wnioskodawcy przysługuje mu prawo do udokumentowania sprzedaży zrealizowanej na rzecz danego Klienta w ramach programu Sprzedaży Odroczonej za pomocą faktury elektronicznej wysyłanej na adres mailowy danego Klienta, tj. dokumentowania sprzedaży za pomocą faktury uproszczonej. Należy zauważyć, że w przypadku stwierdzenia, że Paragon z NIP danego Klienta o kwocie należności ogółem nieprzekraczającej kwoty 450 PLN (100 EUR) wystawiony przez Wnioskodawcę stanowi tzw. fakturę uproszczoną, o której mowa w art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy o VAT - to zgodnie z powyższymi przepisami Spółka ma prawo do wystawiania faktury uproszczonej bez fizycznego jej wydania danemu klientowi i przesłania jej drogą elektroniczną za pomocą funkcjonującego w ramach Spółki elektronicznego narzędzia wystawiającego faktury - HUB-B2B - na dedykowany do tego adres mailowy danego klienta. Zasadniczo bowiem, w tym przypadku, nie znajdą zastosowania przepisy dotyczące obowiązku wydanie paragonu nabywcy, tj. obowiązek wskazany § 6 ust. 1 pkt 1 Rozporządzenia, gdyż Paragony wystawiane przez Spółkę stanowić będą faktury w rozumieniu przepisów ustawy o VAT. Prawo do wystawienia faktury elektronicznych oraz wysłania ich drogą elektroniczną do odbiorcy potwierdzają również organy podatkowe, które wskazują, że przesłanie takiej faktury na adres elektroniczny należy uznać za wydanie faktury, co czyni zadość warunkowi wskazanemu w art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy o VAT Przykładowo Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 6 grudnia 2018 roku, znak 0113-KDIPT1-2.4012.672.2018.3.KW wskazał, iż: „Przez fakturę należy rozumieć nie tylko dokument w formie papierowej, ale także w formie elektronicznej, która może być wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym, również jak w przedmiotowym przypadku w formacie PDF, pamiętając o tym, aby zawierała elementy wymagane przepisami ustawy o VAT. omawianej sytuacji nabywca, który wyraził żądanie otrzymania faktury i wskazał adres e-mail, na który ma zostać wysłana faktura elektroniczna otrzyma dokument potwierdzający dokonany przez niego zakup czyli w omawianej sytuacji Wnioskodawca wyda (przydzieli) fakturę nabywcy przesyłając ją na adres e-mail nabywcy. Wysłanie faktury w formacie PDF (faktura elektroniczna) na wskazany przez nabywcę e-mail zgodnie z jego żądaniem oznacza, że dokument został nabywcy udostępniony (przydzielony) i tym samym wypełniony został warunek, o którym mowa w art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy, tj. wydano fakturę nabywcy.”

Tożsamy pogląd Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej przedstawił także w następujących interpretacjach indywidualnych:

·z 8 lutego 2021 roku, znak 0111-KDIB3-2.4012.939.2020.1 MD;

·z 29 maja 2019 roku, znak 0111-KDIB3-2.4012.250.2019.1 EJ;

·z 7 października 2019 roku, znak 0112-KDIL2-2.4012.494.2019.1 MŁ;

·z 6 grudnia 2018 roku, znak 0113-KDIPT1-2.4012.737.2018.2.PRP;

·z 4 grudnia 2018 roku, znak 0112-KDIL2-3.4012.531 2018.2.EZ

W szczególności Wnioskodawca wskazuje, że Dyrektor Krajowej Informacji w interpretacji indywidualnej z 8 lutego 2021 r., znak 0111-KDIB3-2.4012.939.2020.1.MD wydanej na gruncie podobnego stanu faktycznego, zgodził się ze stanowiskiem podatnika i potwierdza jego prawo do wysłania faktury uproszczonej drogą elektroniczną za pośrednictwem dedykowanej aplikacji (systemu), uznając że w tak przedstawionych okolicznościach nastąpi wydanie faktury nabywcy w myśl art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy o VAT. Jako że stan faktyczny opisany przez Wnioskodawcę jest podobny do przedstawionego w powyższej interpretacji indywidualnej, to w ocenie Wnioskodawcy ma on prawo do wystawienia faktury i wysłania jej do nabywcy drogą elektroniczną w ramach systemu HUB-B2B na zasadach opisanych w niniejszym wniosku o wydanie interpretacji podatkowej.

Mając zatem na uwadze powyższe, w ocenie Spółki będzie miała ona prawo do wystawienia faktury elektronicznej (faktury uproszczonej) na rzecz danego Klienta w odniesieniu do sprzedaży zrealizowanej w ramach programu Sprzedaży Odroczonej. W konsekwencji, zdaniem Wnioskodawcy, stanowisko zgodnie z którym ma on prawo do wystawienia faktury elektronicznej dokumentującej sprzedaż zrealizowaną na rzecz danego Klienta w ramach Sprzedaży Odroczonej oraz wysłania takiej faktury na dedykowany adres mailowy danego Klienta należy uznać za prawidłowe.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z przepisem art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2021 r. poz. 685 ze zm.), zwanej dalej ustawą lub ustawą o VAT:

Według art. 7 ust. 1 ustawy:

W myśl art. 8 ust. 1 ustawy:

Stosownie do art. 2 pkt 22 ustawy:

Na podstawie art. 2 pkt 31 ustawy:

Zaś przez fakturę elektroniczną, o której mowa w art. 2 pkt 32 ustawy:

Obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących wynika z zapisu art. 111 ust. 1 ustawy. Zgodnie z tym przepisem:

Wskazany wyżej przepis art. 111 ust. 1 ustawy, określa generalną zasadę, z której wynika, że obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej dotyczy wszystkich podatników, którzy dokonują sprzedaży na rzecz określonych w nim odbiorców, tj. osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Zatem podstawowym kryterium decydującym o obowiązku stosowania ewidencji za pomocą kas rejestrujących jest status nabywcy wykonywanych przez podatnika świadczeń. Jeżeli nabywcą danej usługi jest podmiot inny niż wymieniony w art. 111 ust. 1, to taka sprzedaż w ogóle nie jest objęta obowiązkiem ewidencjonowania jej przy użyciu kasy rejestrującej. Jednocześnie przepisy ustawy nie zabraniają ewidencjonowania sprzedaży za pomocą kas rejestrujących na rzecz ww. podmiotów. W takim przypadku należy pamiętać, że ustawodawca do takiej sprzedaży przewidział określone warunki ewidencyjne.

W myśl art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy:

Z powyższych przepisów wynika, że ustawodawca dopuścił możliwość wystawienia w postaci elektronicznej paragonu i przesłania go nabywcy w sposób z nim uzgodniony, po uprzednim uzyskaniu zgody nabywcy oraz uzgodnieniu sposobu przesłania tego paragonu.

Zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy:

W myśl art. 106b ust. 3 pkt 1 ustawy:

Zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy:

Z kolei art. 106g ust. 1 ustawy stanowi, że:

W myśl art. 106g ust. 3 pkt 1 ustawy:

Stosownie do art. 106h ust. 1 ustawy:

Zgodnie z art. 106h ust. 4 ustawy:

Według art. 106m ust. 1 ustawy:

Na podstawie art. 106n ust. 1 ustawy:

Z opisu sprawy wynika, że Wnioskodawca prowadzi działalność gospodarczą pod marką powszechnie znaną wśród konsumentów. Nabywcami towarów i usług w sklepach Spółki są między innymi osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej, w związku z czym Spółka jest zobowiązana do ewidencjonowania sprzedaży na rzecz tych nabywców na kasach rejestrujących. Z uwagi na znaczny zakres prowadzonej przez Spółkę działalności, codziennie w sklepach Spółki wystawiana jest bardzo duża ilość dokumentów dokumentujących sprzedaż - paragonów fiskalnych oraz faktur. Wnioskodawca jest czynnym i zarejestrowanym podatnikiem podatku od towarów i usług. W ramach prowadzonej działalności gospodarczej, Spółka w celu zwiększenia atrakcyjności swojej oferty, umożliwia swoim klientom nabywanie towarów z zastosowaniem odroczonego terminu płatności. Transakcje te odbywają się na podstawie zawieranych z klientami, będącymi czynnymi podatnikami podatku VAT, umów ramowych o współpracy w ramach sprzedaży z odroczonym terminem płatności.  Zgodnie z rozważanym modelem sprzedaży z odroczonym terminem płatności, wszystkie dane związane z transakcjami dokonanymi przy użyciu Karty będą przesyłane do narzędzia automatycznie wystawiającego faktury (HUB-B2B). Klient po dokonaniu zakupu przy użyciu Karty otrzyma potwierdzenie dokonanej transakcji (tj. dokument niefiskalny niebędący Paragonem). W ramach rozważanych wariantów stosowania HUB-B2B, Wnioskodawca dopuszcza również możliwość, że w następnej kolejności za pośrednictwem kasy rejestrującej zostanie wystawiona faktura uproszczona (Paragon 450), która przy wykorzystaniu HUB-B2B zostanie przesłana na adres poczty elektronicznej wskazany przez danego klienta w Umowie. Sprzedaż zarejestrowana na kasie rejestrującej przy użyciu Karty Partner jest rejestrowana jak każda inna transakcja w systemie kasowym, niemniej zawiera adnotację o numerze Karty, która została w danej transakcji użyta. Sprzedaż zawierająca numery Karty Partner jest pobierana bezpośrednio z kasowych baz sklepowych przez narzędzie typu ETL, którego celem jest wspomaganie procesu pozyskania danych dla baz danych. W przedstawionym rozwiązaniu, w przypadku dokonania sprzedaży i wystawienia przez Wnioskodawcę faktury uproszczonej, dane w niej zawarte zostaną przetworzone i przesłane do centralnej aplikacji HUB-B2B. Rozwiązanie HUB-B2B pozwoli na wystawienie na rzecz klienta faktury uproszczonej w formacie PDF. Każdorazowo po otrzymaniu danych o Paragonie 450 o wartości brutto do 450 PLN włącznie, HUB-B2B wystawi i wyśle fakturę uproszczoną w formacie PDF wraz ze specyfikacją elektroniczną w formacie CSV. Kopia faktury uproszczonej zostanie zachowana w jej systemach kasowych (w pamięci fiskalnej kasy rejestrującej Wnioskodawcy), tj. Faktura Uproszczona wystawiona za pośrednictwem kasy rejestrującej nie zostanie wydana klientowi, który dokonał zakupów w sklepie za pośrednictwem Karty Partner, lecz zostanie do niego przesłana wyłącznie wersja elektroniczna faktury uproszczonej na wskazany adres elektroniczny (adres e-mail). Egzemplarz Faktury Uproszczonej pozostający w sklepie Wnioskodawcy będzie zachowany w systemie ewidencji sprzedaży danego sklepu w którym wykonana została transakcja za pośrednictwem Karty Partner. Wnioskodawca wskazuje, że zostanie zachowana tożsamość co do treści, kwot oraz oznaczeń pomiędzy Fakturą Uproszczoną zarejestrowaną za pośrednictwem kasy rejestrującej (egzemplarzem faktury nie wydanej klientowi, pozostającej w pamięci kasy rejestrującej), a fakturą przesłaną drogą elektroniczną na dedykowany do tego adres elektroniczny klienta. Tym samym, zastosowanie opisanego przez Wnioskodawcę rozwiązania umożliwi, aby uprzednio do zarejestrowanej na kasie rejestrującej sprzedaży, dokumentowanej Fakturą Uproszczoną, jej egzemplarz w formacie elektronicznym przeznaczony dla nabywcy został wystawiony i przesłany przez Spółkę za pośrednictwem HUB-B2B. Dzięki zastosowanemu przez Wnioskodawcę rozwiązaniu faktura wysłana drogą elektroniczną będzie dokładnym odzwierciedleniem treści Paragonu 450, niemniej będzie ona generowana wprost z systemu HUB-B2B i przekazywana klientowi w formie elektronicznej przez co format tej faktury będzie różnił się od formatu Paragonu 450 - przy czym zostanie zachowana tożsamość treści pomiędzy Paragonem 450 a wygenerowaną i przesłaną fakturą za pośrednictwem HUB-B2B. Wnioskodawca wskazuje, że Faktura Uproszczona wystawiona za pośrednictwem HUB-B2B i przesłana drogą elektroniczną spełnia wszystkie wymogi wskazane w art. 106m ust. 1 ustawy o VAT, tj.: zapewniona jest autentyczność tej faktury; zapewniona jest integralność faktury - po jej wystawieniu nie ma możliwości zmiany danych w niej zawartych; zapewniona jest czytelność faktury.

Wątpliwości Wnioskodawcy sprowadzają się do ustalenia, czy w przypadku wystawienia paragonu stanowiącego fakturę uproszczoną, o której mowa w art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy, Wnioskodawca ma prawo do jej wystawiania bez fizycznego wydania klientowi, lecz przesłania jej drogą elektroniczną na wskazany w Umowie adres mailowy oraz czy w przypadku przesłania faktury uproszczonej na podany adres elektroniczny można uznać, że jest to wydanie faktury w myśl art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy.

Odnosząc się do wątpliwości Wnioskodawcy w pierwszej kolejności należy wskazać, że paragon dokumentujący sprzedaż do kwoty 450 zł brutto lub 100 euro, zawierający numer NIP nabywcy oraz pozostałe dane wymagane dla faktury z wyłączeniem danych wskazanych w art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy, stanowi fakturę uproszczoną, traktowaną jak zwykła faktura. W praktyce oznacza to, że nabywca otrzymuje paragon fiskalny dokumentujący sprzedaż, stanowiący jednocześnie fakturę uproszczoną.

Tym samym poprzez wystawienie ww. paragonu z NIP nabywcy będącego jednocześnie fakturą uproszczoną został zrealizowany obowiązek udokumentowania fakturą dokonanej sprzedaży na rzecz innego podatnika (podmiotu prowadzącego działalność gospodarczą). Jeżeli więc zostanie dokonana sprzedaż na kwotę nieprzekraczającą 450 zł lub 100 euro

udokumentowana paragonem fiskalnym zawierającym NIP nabywcy oraz pozostałe dane wymagane ustawą (faktura uproszczona), to sprzedawca nie może z tytułu tej sprzedaży wystawiać dla nabywcy kolejnej faktury z uwagi na fakt, że jedna sprzedaż nie może być dokumentowana dwoma fakturami (fakturą uproszczoną – paragonem z NIP, oraz fakturą zwykłą).

Odnosząc się do wydania faktury uproszczonej poprzez przesłanie jej na adres elektroniczny klienta należy wskazać, że przepisy o podatku od towarów i usług nie precyzują pojęcia „wydać”. W celu jego wyjaśnienia należy odwołać się do definicji słownikowej. Zgodnie ze Słownikiem Języka Polskiego – „wydać” oznacza tyle co dać, przydzielić komuś.

Mając na uwadze powyższe przepisy wskazać należy, że przez fakturę rozumie się nie tylko dokument w formie papierowej, ale także w formie elektronicznej, który może być wystawiony i otrzymany w dowolnym formacie elektronicznym, również jak w przedmiotowym przypadku w formacie PDF, pamiętając o tym, aby zawierał elementy wymagane przepisami ustawy.

W omawianej sytuacji nabywca wraz z podpisaniem umowy i wskazaniem adresu e-mail wyraża zgodę na otrzymywanie faktur dokumentujących transakcje sprzedaży w postaci elektronicznej. Zatem wysłanie faktury uproszczonej, o której mowa w art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy w formacie PDF (faktury elektroniczna) na wskazany przez nabywcę adres e-mail, zgodnie z jego żądaniem oznacza, że dokument został nabywcy udostępniony (przydzielony) i w odniesieniu do faktury elektronicznej świadczy o tym, że wypełniony został warunek, o którym mowa w art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy, tj. wydano fakturę nabywcy.

W konsekwencji należy zgodzić się z Wnioskodawcą, że planowane przez Niego wysyłanie faktury elektronicznej w formacie pliku PDF na adres e-mailowy wskazany przez nabywcę w umowie, będzie spełniało przesłanki do uznania, że nastąpi wydanie faktury w myśl art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy.

Dodatkowe informacje

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego) podanym przez Zainteresowanych w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, wydana interpretacja traci swą aktualność.

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu  wydania interpretacji.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawyz dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2021 r. poz. 1540 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego. Z funkcji ochronnej będą mogli skorzystać Ci z Państwa, którzy zastosują się do interpretacji.

·Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (...). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2022 r. poz. 329; dalej jako „PPSA”).  

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

·w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2021 r. poz. 1540 ze zm.).