Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością jest zarejestrowanym czynnym podatnikiem podatku VAT na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej oraz podatnikiem podatku VAT UE w rozumieniu ustawy o VAT.

Otrzymujecie Państwo dużą liczbę faktur zakupu od dostawców, m.in. w wyniku tego, że zatrudniacie Państwo bardzo dużą liczbę pracowników, z których część realizuje obowiązki pracownicze poza siedzibą Spółki (np. pracownicy uczestniczący w projektach służbowych poza granicami kraju, pracownicy w podróży służbowej na terenie kraju, pracownicy dojeżdżający do klienta na terenie kraju niebędący w podróży służbowej). W toku swojej pracy, w związku z powierzonymi zadaniami służbowymi, pracownicy dokonują różnego rodzaju zakupów dla Państwa, zwykle na niewielkie kwoty (hotele, koszty dojazdu, wynajem Sali, catering, produkty spożywcze itp.). Dodatkowo, pracownicy ponoszą wydatki związane ze swoimi podróżami służbowymi.

Zakupy dokonywane przez pracowników są dokumentowane fakturami wystawionymi przez dostawcę na rzecz Państwa, czasami paragonami fiskalnymi (na drobne kwoty).

Zgodnie z obecnym procesem rozliczania kosztów, pracownik zobowiązany jest do przygotowania rozliczenia w systemie informatycznym stosowanym przez Państwo, w którym pracownik wpisuje wszystkie poniesione wydatki oraz podaje informacje konieczne do ich zatwierdzenia przez osoby uprawnione (najczęściej przełożonego). Dokumenty źródłowe (faktury i paragony) są następnie zbierane w formie papierowej i podpinane pod zestawienie wydatków służbowych z systemu informatycznego, po zaakceptowaniu rozliczenia. Tak przygotowany plik dokumentów jest przekazywany do Państwa działu finansowego i archiwizowany w formie papierowej, przez okres co najmniej 5 lat.

Obecnie proces zbierania dokumentów w formie papierowej i ich archiwizowania jest bardzo kosztowny, z uwagi na dużą liczbę pracowników oraz ogromną liczbę ponoszonych przez nich indywidualnych wydatków, często na relatywnie niewielkie kwoty.

Dlatego, celem uzyskania oszczędności rozważacie Państwo zmianę tego procesu w sposób następujący:

‒pracownik dokonujący zakupu, samodzielnie przetwarzałby uzyskany od sprzedawcy dokument papierowy (fakturę/paragon) na formę elektronicznego skanu/zdjęcia o jakości pozwalającej na pełną czytelność ewentualnego późniejszego wydruku. Przetworzenie na format elektroniczny nastąpi do formatu elektronicznego typu PDF, JPG, BMP czy inne podobne formaty plików zwyczajowo stosowanych w tym celu.

‒następnie, pracownik dokonując rozliczenia w systemie informatycznym służącym do rozliczenia wydatków załącza wersje elektroniczne otrzymanych przez siebie dokumentów,

‒upoważnione osoby (zwykle przełożeni pracowników) będą dokonywać kontroli merytorycznej i formalnej dokumentów załączonych przez pracownika,

‒po uzyskaniu akceptacji i rozliczeniu wydatków, pracownik będzie mógł zniszczyć papierowe oryginały dokumentów,

‒dział księgowości, na podstawie elektronicznej wersji dokumentu, będzie dokonywał weryfikacji księgowej i podatkowej danego wydatku, oraz dokonywał księgowania w Państwa systemie finansowo-księgowym,

‒Państwa system informatyczny będzie archiwizował wersje elektroniczne dokumentów w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający ich łatwe odszukanie (generalnie łatwiejsze i szybsze niż w obecnym systemie papierowym), integralność treści oraz czytelność (dokument elektroniczny nie zmienia swoich właściwości z upływem czasu, np. w porównaniu do paragonów, które blakną), przez okres co najmniej równy okresowi przedawnienia zobowiązań podatkowych Spółki.

Tym samym, dokumenty zakupowe (faktury/paragony) uzyskane od dostawców krajowych i zagranicznych przez pracowników będą przetwarzane i archiwizowane w formie elektronicznej, tańszej i łatwiejszej w obsłudze niż obecny system papierowy. Istotne jest też to, że dostawcy zagraniczny będą wystawiać Spółce dokumenty w formach innych niż KSeF (system KSeF będzie obejmował tylko dostawców polskich)

Uzupełnienie i doprecyzowanie opisu zdarzenia przyszłego

W Państwa ocenie, system informatyczny, którego zadaniem będzie elektroniczne archiwizowanie w wersji elektronicznej faktur, będzie zapewniał autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych dokumentów od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania poprzez, między innymi:

‒sprawowaną kontrolę merytoryczną przełożonego, który na podstawie załączonego cyfrowego obrazu faktury oraz posiadanej wiedzy o celowości wydatku, zobowiązany będzie do dokonania analizy przedstawionego dokumentu, w tym weryfikacji merytorycznej wydatku (w szczególności co do celowości jego poniesienia, wysokości oraz zakresu poniesionych kosztów),

‒konieczność zapisu cyfrowego obrazu faktur w nieedytowalnym formacie elektronicznym, w jakości pozwalającej na pełną czytelność faktury,

‒kontrolę formalną dokonywaną przez zespół odpowiedzialny za obsługę księgową rozliczeń, która będzie obejmować weryfikację czytelności cyfrowego obrazu faktury oraz

‒weryfikację prawidłowości wprowadzonych danych do Systemu w porównaniu z załączonym cyfrowym obrazem faktury.

Potwierdzacie Państwo, że w odniesieniu do faktur przechowywanych w formie elektronicznej będą funkcjonować kontrole biznesowe, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Kontrole biznesowe będą oparte o poniższe założenia:

‒Pracownik dokonujący zakupu, po wprowadzeniu kosztu do Systemu, będzie musiał dołączyć cyfrowy obraz dowodu księgowego (skan, zdjęcie zrobione przy użyciu telefonu komórkowego, tabletu itp.). Cyfrowy obraz dowodu księgowego wydatków będzie dostępny w nieedytowalnej wersji elektronicznej w Systemie.

‒Obowiązkiem pracownika będzie dołożenie wszelkich starań, aby podłączone obrazy dokumentów były czytelne i zgodne z wystawionymi przez dostawcę oryginałami.

‒Następnie przełożony pracownika dokona weryfikacji formalnej (tj. dotyczącej m.in. prawidłowości przesłanego obrazu faktury) oraz akceptacji merytorycznej wydatków w Systemie (np. związku wydatku z działaniami służbowymi zleconymi pracownikowi), na podstawie dołączonych przez pracownika cyfrowych kopii dowodów księgowych. Weryfikacja dokonywana przez przełożonego będzie miała na celu potwierdzenie, że dana usługa/wydarzenie/podróż służbowa miała miejsce i jest związana z prowadzoną przez Państwo działalnością (w szczególności w zakresie miejsca, czasu, uczestników i charakteru wydarzenia, kosztu, dostawcy itp.). Przełożony będzie również weryfikował wpisany wydatek z załączonym obrazem.

‒Po akceptacji przełożonego, zespół odpowiedzialny za obsługę księgową, dokona kontroli formalno-rachunkowej wydatków oraz ich księgowania. Sprawowana kontrola wydatków będzie obejmować weryfikację czytelności załączników oraz prawidłowość wprowadzenia danych do Systemu.

‒Cyfrowy obraz dokumentów księgowych, w tym faktur będzie zapisywany w nieedytowalnym formacie elektronicznym, w jakości pozwalającej na pełną czytelność ewentualnego późniejszego wydruku, a zatem jakakolwiek ingerencja w treść obrazu dokumentu będzie całkowicie wykluczona.

‒Weryfikacja dokumentów pod względem formalno-rachunkowym i ich zatwierdzanie przez autoryzowane osoby, dokonywana jest i będzie w całości elektronicznie. Dowody księgowe poniesienia wydatków będą archiwizowane w podziale na okresy rozliczeniowe. Archiwizacja będzie się odbywać w sposób zapewniający ich łatwe odszukanie (co do zasady w sposób łatwiejszy i szybszy niż w ramach obecnego systemu archiwizacji, opartego na dokumentach w formie papierowej), przez okres co najmniej równy okresowi przedawnienia Państwa zobowiązań podatkowych. Dzięki temu dokumenty uzyskane przez pracowników będą przetwarzane w formie elektronicznej, znacznie trwalszej, tańszej i łatwiejszej w obsłudze niż obecny system bazujący na dokumentach papierowych.

‒Z drugiej strony, weryfikacja negatywna na jakimkolwiek etapie (np. z powodu nieczytelności pliku cyfrowego lub brak potwierdzenia merytorycznego wydatku) skutkować będzie odrzuceniem rozliczenia w tym zakresie. Konsekwencje takiego odrzucenia będą zależały od kontekstu sytuacji, ale mogą np. być związane z koniecznością przedstawienia przez pracownika ponownie zrobionego skanu faktury (jeśli pierwsza wersja była nieczytelna) albo uzupełnienia wytłumaczenia merytorycznego poniesionego wydatku.

Potwierdzacie Państwo, że faktury w formie papierowej będą mogły być niszczone dopiero po pełnym przeprowadzeniu kontroli biznesowych oraz innych wymogów Spółki, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu.

Obecnie, przewidujecie Państwo przechowywanie faktur w formie elektronicznej na terytorium kraju. Niemniej, w przyszłości, w związku z rozwojem/zmianami w systemach elektronicznych, rozważacie Państwo ich przechowywanie poza terytorium kraju.

Wskazaliście Państwo, że jeśli w przyszłości faktury będą przechowywane poza terytorium kraju, zapewnicie Państwo dostęp on-line do tych faktur, w tym bezzwłoczny pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych, naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej oraz innym organom podatkowym.

Potwierdzacie Państwo, że wydatki ponoszone przez Państwo, udokumentowane na fakturach, będą służyć czynnościom opodatkowanym podatkiem od towarów i usług. Wydatki ponoszone przez Spółkę wymienione w art. 88 ustawy o VAT, nie będą podlegały odliczeniom.

Pytania

1.Czy będzie dopuszczalne przechowywanie otrzymywanych w formie papierowej faktur zakupowych, wyłącznie w formie elektronicznej (w sposób opisany w zdarzeniu przyszłym przedstawionym powyżej) i niszczenie (utylizacja) ich papierowych oryginałów?

2.Czy będziecie Państwo uprawnieni do odliczenia podatku naliczonego VAT od wydatków dokumentowanych przez pracownika fakturami/paragonami/innymi dokumentami uzyskanymi w formie papierowej, ale później przetworzonymi na formę elektroniczną i w takowej formie przechowywane przez Państwo (tj. gdy Państwo po prawidłowym przetworzeniu dokumentu papierowego na formę elektroniczną, nie będzie już przechowywać wersji papierowej)?

Państwa stanowisko w sprawie

Wskazaliście Państwo, że od 1 stycznia 2014 r. do ustawy o VAT został wprowadzony art. 112a precyzujący wymogi w kwestii przechowywania dokumentów. Zgodnie z nim zarówno faktury wystawione przez podatnika, jak i otrzymane przez niego powinny być przechowywane:

‒w podziale na okresy rozliczeniowe,

‒w sposób zapewniający: łatwe ich odszukanie, autentyczność pochodzenia, przez którą rozumie się pewność co do tożsamości dostawcy towarów lub usług albo wystawcy faktury (art. 106m ust. 2 ustawy o VAT), integralność treści, przez którą rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać (art. 106m ust. 3 ustawy o VAT), czytelność - od momentu ich wystawienia lub otrzymania do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Zgodnie z art. 106m ustawy o VAT, autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. W przypadku rozważanym przez Spółkę, taka kontrola biznesowa będzie prowadzona w momencie akceptacji rozliczenia wydatków danego pracownika przez osoby upoważnione w Spółce.

Co istotne, z treści ustawy o VAT wynika wprost, że dopuszcza się przechowywanie faktur w formie elektronicznej, w sposób umożliwiający organowi podatkowemu, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (art. 112a ust. 2 i 3 ustawy o VAT). Z przepisów tych wynika dalej, iż podatnicy są zobowiązani zapewnić organowi podatkowemu, na jego żądanie, bezzwłoczny dostęp do faktur, w tym dla faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych (art. 112a ust. 4) ustawy o VAT.

Z przepisów ustawy o VAT wynika zatem wprost, że ustawodawca dopuszcza możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej. Nie uzależnia przy tym dopuszczalności tej formy przechowywania faktur od tego w jakim formacie sporządzone zostały oryginały tych dokumentów. Jednocześnie z treści przepisów nie wynika także, aby przechowywanie w formie elektronicznej faktur otrzymanych jako papierowe, miało następować równolegle z przechowywaniem ich w formie papierowego dokumentu. Z powyższego wynika, że obowiązujące regulacje w zakresie prawa podatkowego dopuszczają możliwość archiwizacji faktur zakupowych otrzymanych przez Spółkę w dowolny sposób, co do formy (formatu) ich przechowywania, a więc także w formie elektronicznej (jako zapis elektroniczny na elektronicznych nośnikach danych). Taka forma ich archiwizacji umożliwia znaczące zwiększenie efektywności realizowanych procesów gospodarczych.

Ponadto, w świetle podejmowanych przez Ministerstwo Finansów licznych działań zmierzających do wdrożenia nowych narzędzi informacyjnych (raportowanie w systemie JPK, kontrole elektroniczne, system KSeF itp.), elektroniczny system archiwizacji faktur pozwoli potencjalnie także na znaczące zwiększenie elastyczności i skuteczności kontroli prowadzonych w Spółce.

Dodatkowo wskazaliście Państwo, że kwestie związane z archiwizacją faktur, w tym faktur elektronicznych, regulują również przepisy dyrektywy 2006/112/WE Rady z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (dalej jako: "Dyrektywa VAT"). W myśl art. 218 Dyrektywy VAT, państwa członkowskie uznają za faktury dokumenty lub noty w formie papierowej lub w formie elektronicznej, które spełniają warunki określone w Rozdziale 3 („Fakturowanie” art. 217- 240). Zaś w myśl art. 244 Dyrektywy VAT, podatnik zapewnia przechowywanie kopii faktur wystawionych osobiście albo przez nabywcę lub usługobiorcę, lub też w jego imieniu i na jego rzecz przez osobę trzecią, a także wszystkich faktur, które otrzymał. Państwa członkowskie mogą również wymagać, by podatnicy mający siedzibę na ich terytorium przechowywali na tym terytorium faktury wystawione osobiście albo przez nabywcę lub usługobiorcę, lub faktury wystawione w imieniu i na rzecz tych podatników przez osoby trzecie, a także wszystkie faktury, które otrzymali, w przypadku gdy faktury nie są przechowywane za pomocą środków elektronicznych gwarantujących pełny dostęp on-line do tych danych (art. 245 ust. 2 zd. drugie Dyrektywy VAT). Co szczególnie istotne, zgodnie z art. 247 ust. 2 Dyrektywy VAT, aby zapewnić spełnienie wymogów, o których mowa w art. 233 Dyrektywy VAT, państwo członkowskie może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Podkreślenia wymaga jednak fakt, że polski ustawodawca na gruncie ustawy o VAT odstąpił jednak od tego opcjonalnego wymogu. Co za tym idzie, polski ustawodawca pozostawił w tym zakresie podatnikowi pewną dowolność - podatnik może każdorazowo wybierać pomiędzy papierową a elektroniczną archiwizacją faktur zakupowych.

Zgodnie z wypracowaną dotychczas wykładnią przepisów podatnikom przysługuje prawo do pomniejszenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego udokumentowanego fakturami przechowywanymi zarówno w wersji papierowej, jak i elektronicznej. Stanowisko to potwierdza interpretacja z 29 stycznia 2016 r. (IPPP3/4512-1069/15-2/RD) wydana przez Izbę Skarbową w Warszawie, według której organy nie uzależniają prawa do odliczenia VAT naliczonego od rodzaju faktury (papierowa czy elektroniczna) ani od formy, w jakiej jest przechowywana, pod warunkiem że spełnione są wymogi art. 112a ustawy o VAT przedstawione powyżej.

Ponadto, zarówno w przytoczonej już interpretacji z 29 stycznia 2016 r. (IPPP3/4512-1069/15-2/RD), a także w innych, w tym z 26 stycznia 2016 r. (IPPP2/4512-1101/15-2/MAO) wydanej przez Izbę Skarbową w Warszawie, organy podatkowe dopuszczają możliwość niszczenia oryginałów faktur otrzymanych w formie papierowej, które zostały zarchiwizowane w wersji elektronicznej, bez pozbawiania podatnika prawa do odliczenia VAT naliczonego wykazanego na tych fakturach.

Również, w piśmie z 7 lutego 2022 r. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej 0111-KDIB3-3.4012.637.2021.2.MAZ, organ podatkowy stwierdza, że „Wnioskodawca zachowa (wykorzystując nabywane towary i usługi, dokumentowane fakturami, których dotyczy wniosek, oraz gdy nie zaistnieją przesłanki negatywne, wymienione w art. 88 ustawy o VAT) prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur otrzymanych w formie papierowej, a przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej, w sposób przedstawiony w niniejszej sprawie. Bez wpływu na prawo do odliczenia pozostaje okoliczność zniszczenia przez Spółkę opisanych we wniosku faktur otrzymanych w oryginalnej wersji papierowej. Mając na uwadze powyższe należy stwierdzić, że przechowywanie faktur wyłącznie w formie elektronicznej - otrzymanych w formie papierowej - w ramach przedstawionej w opisie stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego procedury, będzie zgodne z przepisami ustawy. W konsekwencji Wnioskodawca zachowa, na ogólnych zasadach, wykorzystując nabywane towary i usługi do czynności opodatkowanych, prawo do obniżenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, także po zniszczeniu papierowych (oryginalnych) wersji faktur.”

Zdaniem Spółki jest zatem możliwe korzystnie przez Spółkę z prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur papierowych przetworzonych do formy elektronicznej, nawet jeśli pierwotna faktura papierowa zostanie zniszczona po jej przetworzeniu.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 931 ze zm.) zwanej dalej „ustawą”,

W myśl art. 15 ust. 2 ustawy,

Przepis art. 2 pkt 31 ustawy stanowi, że

Na podstawie art. 2 pkt 32 ustawy,

Stosownie do art. 106b ust. 1 ustawy,

Na mocy art. 106g ust. 1 ustawy,

Przepis art. 106e wymienia katalog elementów, które powinna zawierać faktura.

Zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy:

Minister Finansów w rozporządzeniu z dnia 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. z 2013 r. poz. 1485 ze zm.) w § 3 pkt 1-5 określił przypadki, w których faktury mogą zawierać zakres danych węższy niż określony w art. 106e ustawy.

Wyjaśnić należy, że dokumenty wymienione w tym przepisie można traktować na równi z fakturami tylko wtedy, gdy zawierają wszystkie wymagane elementy.

Jeżeli zatem otrzymywany przez Wnioskodawcę dokument zawiera dane określone w przytoczonych powyżej przepisach jest on fakturą w rozumieniu ustawy i stosują się do niego wszystkie regulacje odnośnie przechowywania faktur oraz odliczenia wykazanego w nim podatku naliczonego. Jeśli natomiast dokument nie zawiera ww. danych, to nie może zostać uznany za fakturę i nie znajdują do niego zastosowania regulacje dotyczące przechowywania faktur zawarte w ustawie.

Stosownie do art. 106m ust. 1-4 ustawy,

Zauważyć należy, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług, pojęcie „kontrole biznesowe” należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia/otrzymania faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Z kolei pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki – przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek – pozostawia się uznaniu podatnika.

Zgodnie z art. 106m ust. 5 ustawy

Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłania faktur w postaci elektronicznej (kwalifikowany podpis elektroniczny i system elektronicznej wymiany danych EDI), które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność pochodzenia i integralności treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Zgodnie z art. 112 ustawy,

W myśl art. 112a ust. 1 pkt 1 i 2 ustawy,

Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy,

W myśl art. 112a ust. 4 ustawy,

Stosownie do art. 112aa. ust. 1 i 2 ustawy,