Zachowanie prawa do odliczenia podatku naliczonego, wynikającego z Dokumentów przechowywanych w formie elektronicznej w sytuacji wystąpienia przypadków zniszczenia/zagubienia oryginałów Dokumentów.

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

8 lutego 2022 r. wpłynął Państwa wniosek z 4 listopada 2021 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy zachowania prawa do odliczenia podatku naliczonego, wynikającego z Dokumentów przechowywanych w formie elektronicznej w sytuacji wystąpienia przypadków zniszczenia/zagubienia oryginałów Dokumentów.

Uzupełnili go Państwo – w odpowiedzi na wezwanie – pismem z 12 kwietnia 2022 r. (według daty wpływu). Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego

„...” Spółka komandytowa z siedzibą w ..., adres: …, … (dalej: „A” lub „Usługodawca”) jest podmiotem z Grupy Kapitałowej …. (Grupa Kapitałowa ….) zajmującym się usługowym prowadzeniem ksiąg rachunkowych i ewidencji podatkowych na rzecz podmiotów powiązanych z Grupy Kapitałowej ….

…. z siedzibą w ..., adres…, … (dalej: „B” lub „Usługobiorca”), jest podmiotem dominującym w Grupie Kapitałowej .... Jako jeden z polskich deweloperów realizuje projekty mieszkaniowe oraz świadczy usługi dotyczące inwestycji (projektów) biurowych i mieszkaniowych przez spółki zależne. B świadczy także usługi finansowe na rzecz podmiotów z Grupy, udzielając im pożyczek na realizację inwestycji. B jest czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług.

W ramach prowadzonej działalności, A świadczy usługi księgowo - podatkowe również na rzecz B.

W związku z powyższym Usługodawca otrzymuje od Usługobiorcy faktury dokumentujące sprzedaż lub zakup związany z prowadzoną przez Usługobiorcę działalnością, z tym że przedmiotowy wniosek dotyczy sytuacji, w których Usługodawca otrzymuje papierowe faktury zakupu towarów lub usług z załącznikami/protokołami również w formie papierowej, lub faktury w wersji elektronicznej z papierowymi załącznikami/protokołami) (dalej określane całościowo jako: „Dokumenty”).

Ze względu na charakter działalności B (usługi deweloperskie), dla którego A świadczy usługi księgowe, faktury otrzymywane/wystawiane przez B mogą posiadać wielostronicowe załączniki/protokoły (np. potwierdzające wykonanie określonych prac budowlanych lub budowlano- wykończeniowych w budynku).

Przyjęte jest, że Dokumenty trafiają (różnymi drogami - poczta, kurier, dostarczenie fizyczne na budowę) do kancelarii podawczej obsługującej podmioty z Grupy Kapitałowej ... (w tym Wnioskodawcę). Tam Dokumenty są skanowane, zapisywane w nieedytowalnym formacie PDF, JPG lub BMP i umieszczane na serwerze wynajętym przez ... SA. i udostępnionym w ramach określonej aplikacji (systemu), w dalszej kolejności następuje weryfikacja merytoryczna przesłanego drogą elektroniczną Dokumentu, w ramach którego weryfikowana jest m.in. czytelność załączników. Równolegle oryginały dokumentów trafiają do A gdzie są przechowywane. Sposób przechowywania i ewidencji przedmiotowych Dokumentów w formie elektronicznej odpowiada wymogom nałożonym treścią Ustawy o Rachunkowości. Dokumenty zatem podzielone są na okresy rozliczeniowe oraz możliwe jest przeszukiwanie według poszczególnych danych znajdujących się na Dokumentach, jak również według przypisanego do Dokumentów numeru księgowania.

Usługa serwerowa, którą dysponuje A, jest usługą typu cloud, umożliwiającą dostęp online przez całą dobę z dowolnego miejsca na świecie. Jedynym warunkiem jest dostęp do Internetu.

Dostęp do Dokumentów znajdujących się w usłudze (systemie) mają upoważnione określone podmioty. Nikt nie ma możliwości edycji Dokumentów po ich wgraniu do chmury (z zastrzeżeniem uprawnień administracyjnych usługi S...).

Dokumenty w postaci elektronicznej są przechowywane w chmurze w taki sposób, aby zapewnić autentyczność pochodzenia (pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy dokumentu), integralność treści (brak możliwości zmiany lub edycji żadnych danych), czytelność tych dokumentów oraz łatwe ich odszukanie.

W każdym momencie możliwy jest dostęp on-line do zapisu księgowego dotyczącego danego dokumentu, jak również możliwość obejrzenia skanu tego dokumentu oraz jego wydrukowanie. Ponadto, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego, na żądanie naczelnika urzędu skarbowego, naczelnika urzędu celno-skarbowego, dyrektora izby administracji skarbowej lub Szefa Krajowej Administracji Skarbowej, serwer zapewnia bezzwłoczny dostęp do przechowywanych w formie elektronicznej dokumentów, a także umożliwia bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych z nich wynikających. Dokumenty znajdujące się w chmurze będą mogły zostać przedłożone na wezwanie organu na dwa sposoby: poprzez udostępnienie dokumentu w formie elektronicznej lub wydruku dokumentu z elektronicznego archiwum.

A planuje nadal przechowywać oryginały Dokumentów w swoich zasobach, niemniej ten tryb w przeciwieństwie do przechowywania skanów Dokumentów w chmurze nie gwarantuje pełnego dostępu do Dokumentów 24h na dobę, 7 dni w tygodniu. Wystąpić bowiem mogą sytuacje, w których dostęp do części oryginałów będzie utrudniony/niemożliwy, w ostatnim okresie w związku z panującą pandemią COVID-19 takie sytuacje są coraz częstsze, stąd konieczność posiadania zasobów do przechowywania dokumentów online stała się jeszcze bardziej zasadna.

Mogą zdarzyć się także sytuacje, w których oryginał faktury czy też załącznik/protokół (którego skan znajduje się w chmurze) ulegnie zagubieniu czy też np. zniszczeniu.

System przechowywania Dokumentów w chmurze ma na celu zabezpieczenie przed sytuacją w której oryginały zaginęłyby, uległy zniszczeniu, czy też nie byłoby możliwości dostępu do ich treści w wyniku sytuacji losowych.

A przechowuje i będzie przechowywała elektroniczne obrazy zeskanowanych dokumentów co najmniej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, zapewniając autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktury, z alokacją do odpowiednich okresów rozliczeniowych.

Wnioskodawca jest zainteresowany pozyskaniem interpretacji prawa podatkowego na gruncie podatku od towarów i usług („VAT”), w szczególności w zakresie prawa Usługobiorcy do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z Dokumentów.

Ponadto Wnioskodawca wskazał, że:

1.Nabywane przez Spółkę towary oraz usługi związane są w przeważającej części z czynnościami opodatkowanymi, jednakże w działalności Spółki występują także nabycia związane ze sprzedażą zwolnioną lub pozostające bez związku z czynnościami opodatkowanymi bądź zwolnionymi dokonywanymi w ramach działalności gospodarczej Spółki (np. zakupione towary i usługi zostały przekazane jako darowizny). Dlatego też dokumenty przechowywane w formie elektronicznej mogą dotyczyć sprzedaży opodatkowanej, zwolnionej, czy też niepodlegającej opodatkowaniu VAT. Spółka jednocześnie wskazuje, potwierdzając stan faktyczny z wniosku, że co do zasady przechowywanie w formie elektronicznej ma być jedynie pomocnicze względem przechowywania oryginałów, i ma na celu zabezpieczeniu Spółki przed sytuacją losową, która może spowodować utratę/zniszczenie dokumentu.

2.Wśród nabywanych towarów i usług występują mniejszościowe wydatki wyłączone od odliczenia lub zwrotu podatku (np. darowizny, sponsoring).

3.Spółka będzie zapewniać funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu faktur od momentu otrzymania/wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego w odniesieniu do wydatków/sprzedaży dokumentowanych opisanymi we wniosku fakturami dokumentującymi zakup/sprzedaż towarów/usług. Jednocześnie Spółka po raz kolejny zaznacza, że co do zasady przechowywanie w formie elektronicznej ma być jedynie pomocnicze względem przechowywania oryginałów i ma na celu zabezpieczeniu Spółki przed sytuacją losową, która może spowodować utratę/zniszczenie dokumentu.

4a)... to platforma aplikacji, rozwinięta przez .... Jest zaprojektowana z myślą o złożonych aplikacjach webowych oraz wspiera rozmaite kombinacje dotyczące zarządzania, publikacji informacjami pomiędzy użytkownikami w sieci korporacyjnej.

Co do zasady w przypadku Spółki, ... dostarczając ... dostarcza platformę sieciową w której można między innymi przechowywać w sposób bezpieczny dokumentację w formie elektronicznej.

4b)Co do zasady uprawnienia administracyjne w usłudze ... przysługują tylko i wyłącznie administratorom IT. Takich uprawnień nie posiadają ani osoby zajmujące się podatkami w Spółce, ani księgowi, ani też osoby merytorycznie odpowiedzialne za dane faktury/dokumenty. Uprawnienia administracyjne (prawników IT) są standardowe w zakresie obsługi systemu. W każdym systemie informatycznym, bez względu na jego charakter Administrator IT musi mieć uprawnienia do pełnej obsługi systemu.

4c)Uprawnienie administracyjne nie dają możliwości edycji wgranych Dokumentów. Administrator IT może jedynie dany dokument usunąć. Niemniej jednak taka czynność jest zapisywana w systemie w postaci „logów". Istnieje także możliwość przywrócenia usuniętego pliku. Możliwość usunięcia pliku przez Administratora IT wynika jedynie z funkcjonalności systemu której nie można zablokować (jako że administrator IT musi mieć dostęp do każdej czynności). Nie jest możliwe zlecenie usunięcia dokumentu Administratorowi IT przez żadnego pracownika Spółki.

4d)Nie jest możliwe, aby doszło do edycji Dokumentów po wgraniu do chmury z wykorzystaniem uprawnień administracyjnych usługi ....

Pytanie

Czy w sytuacji wystąpienia przypadków zniszczenia/zagubienia oryginałów Dokumentów, których skany znajdować się będą w chmurze, B przy założeniu spełnienia warunków wymienionych w art. 86 ustawy o VAT, zachowa prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z Dokumentów?

Państwa stanowisko w sprawie:

W opinii Wnioskodawcy:

1.W przypadku wystąpienia przypadków zniszczenia/zagubienia oryginałów Dokumentów, których skany znajdować się będą w chmurze, B przy założeniu spełnienia warunków wymienionych w art. 86 ustawy o VAT, zachowa prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z Dokumentów.

Uzasadnienie

Stosownie do art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej.

Powyższy przepis odnosi się do przechowywania prowadzonych ksiąg podatkowych i związanych z ich prowadzeniem dokumentów, i wskazuje wyłącznie termin ich przechowywania (do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego). Nie odnosi się zatem do formy ich przechowywania. Co więcej wartym podkreślenia jest fakt, że jest to przepis ogólny, który odsyła do ustaw podatkowych, a te mogą w inny sposób regulować tę kwestię.

Zatem zgodnie z art. 112 ustawy o VAT, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3.

Stosownie do art. 112a ustawy o VAT podatnicy przechowują:

·wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,

·otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

- w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju. Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno- skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Z powołanych wyżej przepisów (ustawy o VAT i Ordynacji podatkowej) wynika, że obowiązujące regulacje ustawowe dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w sposób dowolny, niemniej sposób ten - zgodnie z oczekiwaniem ustawodawcy - ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe oraz w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur, od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom, na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Ustawa o VAT, Ordynacja podatkowa, a także żaden inny powszechnie obowiązujący akt normatywny nie zawierają przepisu, który ograniczałby możliwość elektronicznej archiwizacji wyłącznie do tych dokumentów, które podatnik otrzymał od dostawcy w formie elektronicznej. Nie ma również przepisu, który obligowałby do przechowywania dokumentów papierowych wyłącznie w formie papierowej.

W ocenie Wnioskodawcy, podatnik zachowuje w takiej sytuacji prawo wyboru pomiędzy papierową a elektroniczną archiwizacją.

Warto w tym zakresie przywołać uzasadnienie wyroku NSA z 3 listopada 2009 r., I FSK 1169/08, gdzie wskazano, że nie ma bezwzględnego obowiązku przechowywania kopii faktur w takiej samej formie, w jakiej są wysyłane. Zatem nie ma normatywnych przeciwwskazań do istnienia systemu wysyłania i przechowywania faktur polegającego na wysyłaniu faktury w formie papierowej oraz przechowywaniu jej kopii w formie elektronicznej, z gotowością wydrukowania jej na każde żądanie uprawnionego organu.

Podsumowując należy uznać, że skoro przepisy nie zabraniają stosowania elektronicznej archiwizacji dokumentów to jest ona dopuszczalna. Warunkiem jednak, jest zapewnienie w przypadku faktur, że spełnione zostaną ustawowo określone przesłanki, w tym w szczególności:

·faktury przechowywane będą w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający ich łatwe odszukanie,

·podatnik zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność otrzymanych przez niego faktur od momentu ich uzyskania do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego - przy czym wskazane warunki powinny zostać zapewnione poprzez prowadzenie odpowiednich kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a transakcją udokumentowaną (tą fakturą),

·podatnik będzie miał możliwość zapewnienia naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, bezzwłocznego dostępu do faktur (w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłocznego ich poboru i przetwarzania danych w nich zawartych).

W ocenie Wnioskodawcy, zaprezentowany w opisie stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego sposób obiegu i archiwizacji otrzymanych Dokumentów będzie spełniać wszystkie warunki określone w przepisach. Umieszczone w chmurze Dokumenty, zgodnie z opisem zdarzenia przyszłego, będą przechowywane do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób, który zapewni łatwy dostęp oraz ich wyszukanie. Jednocześnie, na żądanie uprawnionych organów Wnioskodawca będzie w stanie zapewnić naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej niezwłoczny dostęp do dokumentów w formie elektronicznej lub udostępnić wydruk dokumentów z elektronicznego archiwum oraz umożliwić im pobranie przedmiotowych plików, jak również przetworzenie danych w nich zawartych. Ponadto, zachowana zostanie autentyczność pochodzenia, ich integralność oraz pełna czytelność.

Warty podkreślenia jest fakt, że zacytowane powyżej przepisy mogłyby uprawniać A do całkowitego zaprzestania przechowywania Dokumentów w formie papierowej, a wręcz do ich niszczenia po przeprowadzonej archiwizacji w chmurze. Potwierdza to chociażby interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 12 maja 2020 r., sygn. 0111-KDIB1-2.4010.103.2018.11.BG.

W przypadku Wnioskodawcy, brak oryginalnych dokumentów może nastąpić jedynie w wyjątkowych przypadkach zagubienia lub zniszczenia, zwłaszcza na skutek zdarzeń losowych, co tym bardziej skłania za dopuszczalnością przedmiotowego sposobu archiwizacji Dokumentów.

Mając na uwadze powyższe, przy założeniu spełnienia warunków wymienionych w art. 86 ustawy o VAT, w ocenie Wnioskodawcy, B zachowa prawo odliczenia podatku naliczonego wynikającego z Dokumentów.

Ewentualne wątpliwości wyjaśnia chociażby Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w indywidualnej interpretacji z 28 lipca 2020 r., sygn. 0112-KDIL1-3.4012.191.2020.3.AKS, w której stwierdzono, że: co do zasady, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe.

Wyżej opisane stanowisko Wnioskodawcy, potwierdzają wydane w ostatnim czasie indywidualne interpretacje, m.in. w:

·interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 28 lipca 2020 r., sygn. 0112-KDIL1-3.4012.191.2020.3.AKS,

·interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 2 lipca 2020 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.188.2020.2.KK,

·interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 12 maja 2020 r., sygn. 0111-KDIB1-2.4010.103.2018.11.BG.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2022 r., poz. 931) zwanej dalej „ustawą”:

Natomiast w myśl art. 2 pkt 32 ustawy:

Zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy:

Jak stanowi art. 106g ust. 1 ustawy:

Przepis art. 106e wymienia katalog elementów, które powinna zawierać faktura.

Minister Finansów w rozporządzeniu z dnia 29 października 2021 r.w sprawie wystawiania faktur (Dz.U. z 2021 r., poz. 1979) w § 3 pkt 1-5 określił przypadki, w których faktury mogą zawierać zakres danych węższy niż określony w art. 106e ustawy.

Wyjaśnić należy, że dokumenty wymienione w tym przepisie można traktować na równi z fakturami tylko wtedy, gdy zawierają wszystkie wymagane elementy.

Stosownie do art. 106m ust. 1 ustawy:

W myśl art. 106m ust. 2 ustawy:

Jak stanowi art. 106m ust. 3 ustawy:

Na podstawie art. 106m ust. 4 ustawy:

Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłania faktur w postaci elektronicznej (kwalifikowany podpis elektroniczny i system elektronicznej wymiany danych EDI), które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność pochodzenia i integralności treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Zauważyć należy, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług, pojęcie „kontrole biznesowe” należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia/otrzymania faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Z kolei pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki – przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek – pozostawia się uznaniu podatnika.

Zgodnie z art. 112 ustawy:

Stosownie do art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy:

Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy:

Stosownie do art. 112a ust. 3 ustawy:

W myśl art. 112a ust. 4 ustawy:

Należy stwierdzić, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w dowolny sposób, który – jak tego wymaga ustawodawca – ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Faktury otrzymane w formie papierowej również mogą być przechowywane w formie elektronicznej w dowolny sposób, przy czym sposób ten powinien odpowiadać wymogom wskazanym przez ustawodawcę (art. 106m oraz art. 112a ustawy o VAT).

Podkreślić należy szczególną rangę wymogu jaki ustawodawca stawia podatnikom poprzez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Z opisu sprawy wynika, że papierowe faktury zakupu towarów lub usług z załącznikami/protokołami również w formie papierowej, lub faktury w wersji elektronicznej z papierowymi załącznikami/protokołami) („Dokumenty”) trafiają do kancelarii podawczej obsługującej podmioty z Grupy Kapitałowej ... (w tym Państwa). Tam Dokumenty są skanowane, zapisywane w nieedytowalnym formacie PDF, JPG lub BMP i umieszczane na serwerze wynajętym przez Państwa i udostępnionym w ramach określonej aplikacji (systemu), w dalszej kolejności następuje weryfikacja merytoryczna przesłanego drogą elektroniczną Dokumentu, w ramach którego weryfikowana jest m.in. czytelność załączników. Nie jest możliwe, aby doszło do edycji Dokumentów po wgraniu do chmury z wykorzystaniem uprawnień administracyjnych usługi .... Równolegle oryginały dokumentów trafiają do A gdzie są przechowywane. Dokumenty podzielone są na okresy rozliczeniowe oraz możliwe jest przeszukiwanie według poszczególnych danych znajdujących się na Dokumentach, jak również według przypisanego do Dokumentów numeru księgowania. Dokumenty w postaci elektronicznej są przechowywane w chmurze w taki sposób, aby zapewnić autentyczność pochodzenia (pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy dokumentu), integralność treści (brak możliwości zmiany lub edycji żadnych danych), czytelność tych dokumentów oraz łatwe ich odszukanie. W każdym momencie możliwy jest dostęp on-line do zapisu księgowego dotyczącego danego dokumentu, jak również możliwość obejrzenia skanu tego dokumentu oraz jego wydrukowanie. Ponadto, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego, na żądanie naczelnika urzędu skarbowego, naczelnika urzędu celno-skarbowego, dyrektora izby administracji skarbowej lub Szefa Krajowej Administracji Skarbowej, serwer zapewnia bezzwłoczny dostęp do przechowywanych w formie elektronicznej dokumentów, a także umożliwia bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych z nich wynikających. Dokumenty znajdujące się w chmurze będą mogły zostać przedłożone na wezwanie organu na dwa sposoby: poprzez udostępnienie dokumentu w formie elektronicznej lub wydruku dokumentu z elektronicznego archiwum. Będziecie Państwo zapewniać funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu faktur od momentu otrzymania/wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego w odniesieniu do wydatków/sprzedaży dokumentowanych opisanymi we wniosku fakturami dokumentującymi zakup/sprzedaż towarów/usług.

Zatem przedstawiony opis stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego wskazuje, że  wypełnicie Państwo, wymienione w art. 112a ustawy, warunki przechowywania otrzymanych faktur zakupowych. Wypełnicie Państwo również wymogi wskazane w art. 106m ustawy, odnośnie zabezpieczenia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur, które będą przechowywane w wersji elektronicznej.

Mając na uwadze okoliczności sprawy oraz regulacje zawarte w ustawie o podatku od towarów i usług należy uznać, że przechowywanie w formie elektronicznej faktur otrzymanych w formie papierowej – w sposób opisany przez Państwa, przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur, a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie odpowiedniego organu – będzie zgodne z przytoczonymi przepisami.

Jednoczenie w odniesieniu, że do przechowywania w formie elektronicznej dokumentów innych niż faktury (załączniki/protokoły), do których nie stosuje się przepisów dotyczących przechowywania faktur zawartych w ustawie należy stwierdzić, że nie ma żadnych przeciwwskazań do elektronicznego przechowywania tego rodzaju dokumentów.

Przechodząc do kwestii objętych zakresem zadanego pytania wskazać należy, że zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy:

Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy:

Art. 86 ust. 2a ustawy stanowi, że:

Natomiast zgodnie z art. 90 ust. 1 ustawy o VAT:

W myśl art. 90 ust. 2 ustawy o VAT:

Na podstawie art. 90 ust. 3 ustawy o VAT:

Jak wynika z powyższych przepisów, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. takimi, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno tzw. przesłanek pozytywnych, wynikających z  art. 86 ust. 1 ustawy oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Jedno z takich ograniczeń zostało wskazane w art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy i stanowi, że:

Ustawodawca zapewnił podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno tzw. przesłanek pozytywnych, m.in. tego, że zakupy będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Przy czym prawo podatnika do odliczenia podatku naliczonego nie jest uzależnione ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe. Prawidłowe przechowywanie dokumentów jest niezbędne do tego, aby podatnik nie utracił nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT w przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych wymienionych w art. 112a ustawy, które to organy muszą mieć dostęp do otrzymanych przez podatnika faktur, w sposób wskazany w tym przepisie. Prawidłowość przechowywania faktur zostaje więc weryfikowana co do zasady przez organy podatkowe, które na podstawie przechowywanych przez podatnika dokumentów oceniają, czy podatnik miał podstawy do obniżenia kwoty podatku należnego w związku z nabywanymi towarami i usługami.

Analizując okoliczności sprawy na tle przedstawionych przepisów prawa wskazać należy, że w przypadku gdy Państwu obiektywnie na podstawie przepisów ustawy będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego, sposób przechowywania (przechowywanie w formie elektronicznej) faktur nie ma/nie będzie miało wpływu na prawo do obniżenia podatku VAT należnego o kwotę podatku naliczonego.

W konsekwencji, w sytuacji zniszczenia/zagubienia oryginałów faktur przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej zgodnie z opisaną we wniosku procedurą, zachowają Państwo (przy spełnieniu warunków wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy i niezaistnienia przesłanek negatywnych wymienionych w art. 88 ustawy) w całości lub w części prawo do odliczenia podatku naliczonego zawartego w ww. fakturach dokumentujących nabycie towarów i usług wykorzystywanych odpowiednio w całości lub w części do czynności opodatkowanych podatkiem VAT.

Natomiast, w przypadku faktur dokumentujących zakupy towarów i usług dotyczących czynności zwolnionych z opodatkowania podatkiem VAT i niepodlegających opodatkowaniu podatkiem VAT oraz czynności wskazanych w art. 88 ustawy, nie przysługuje/nie będzie Państwu przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT wynikającego z ww. faktur.

Tym samym oceniając Państwa stanowisko należało uznać je za prawidłowe. Wywodzą bowiem Państwo w okolicznościach niniejszej sprawy prawidłowy skutek prawny co do braku wpływu zniszczenia/zagubienia oryginałów faktur w wersji papierowej na zachowanie prawa do odliczenia podatku VAT przy założeniu spełnienia warunków wymienionych w art. 86 ustawy o VAT.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia oraz zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Zaznaczenia wymaga, że Organ podatkowy jest ściśle związany przedstawionym we wniosku opisem stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego. Państwo ponosicie ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego. Podkreślenia wymaga, że interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z tym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Odnośnie powołanych przez Państwa interpretacji indywidualnych, należy zauważyć, że interpretacje przepisów prawa podatkowego wydawane są w indywidualnych sprawach podatników i niewątpliwie kształtują sytuację prawną tych podatników w sprawach będących przedmiotem rozstrzygnięcia, lecz dotyczą konkretnych stanów faktycznych i nie mają mocy prawa powszechnie obowiązującego co oznacza, że należy je traktować indywidualnie.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2021 r., poz. 1540 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisemstanu faktycznego i zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

·Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2022 r., poz. 329, z późn. zm.; dalej jako „PPSA”.

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

·w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2021 r. poz. 1540 ze zm.).