Interpretacja indywidualna z dnia 03.02.2020, sygn. 0113-KDIPT1-3.4012.839.2019.2.ALN, Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej

Temat interpretacji

prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur zakupowych odebranych przez Podmiot Zewnętrzny oraz archiwizowania ich wyłącznie w formie elektronicznej oraz określenia momentu otrzymania faktury zakupowej

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2019 r., poz. 900 z późn. zm.), Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 7 listopada 2019 r. (data wpływu 12 listopada 2019 r.) uzupełnionego pismami z dnia 24 stycznia 2020 r. (data wpływu) oraz z dnia 30 stycznia 2020 r. (data wpływu) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie:

• prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur zakupowych odebranych przez Podmiot Zewnętrzny oraz archiwizowania ich wyłącznie w formie elektronicznej,

• określenia momentu otrzymania faktury zakupowej

jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 12 listopada 2019 r. wpłynął do tutejszego Organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie:

• prawa do odliczenia podatku naliczonego z faktur zakupowych odebranych przez Podmiot Zewnętrzny oraz faktur archiwizowanych wyłącznie w formie elektronicznej,

• określenia momentu otrzymania faktury zakupowej.

Wniosek uzupełniono pismami z dnia 24 stycznia 2020 r. oraz z dnia 30 stycznia 2020 r. (data wpływu) o pełnomocnictwo oraz doprecyzowanie opisu sprawy i stanowisko.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe.

Wnioskodawca jest spółką z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Polsce, należącą do międzynarodowej grupy kapitałowej. Przedmiotem działalności Wnioskodawcy jest produkcja komponentów i akcesoriów dla przemysłu samochodowego. Spółka jest producentem m.in. skrzyń biegów oraz ich komponentów do układów napędowych w samochodach ciężarowych i autobusów. Wnioskodawca jest zarejestrowany jako podatnik VAT czynny.

Z uwagi na globalny zasięg korporacji, do której należy Spółka planowana jest zmiana procesu w zakresie otrzymywania i ewidencjonowania faktur zakupowych.

Obecnie, proces otrzymywania oraz ewidencjonowania faktur zakupowych będzie wyglądać następująco.

1. Odbiór i obsługa faktur zakupowych zostanie zlecona powiązanemu podmiotowi zewnętrznemu zlokalizowanemu poza Polską oraz poza Unią Europejską [dalej: Podmiot Zewnętrzny]. Spółka planuje zawarcie umowy z Podmiotem Zewnętrznym, który będzie posiadał upoważnienie do odbioru faktur i który będzie przyjmował faktury działając na rzecz Wnioskodawcy. Podmiot Zewnętrzny pełnić będzie funkcje techniczne przy odbiorze i obsłudze faktur zakupowych. Pomimo odbioru i obsługi faktur zakupowych przez Podmiot Zewnętrzny, finalna akceptacja faktur i ich przyporządkowanie do odpowiedniego okresu rozliczeniowego dla celów VAT będzie się odbywać w siedzibie Spółki.
2. Wnioskodawca planuje, by faktury zakupowe, które będą otrzymywane od kontrahentów były fakturami elektronicznymi w rozumieniu art. 2 pkt 33 ustawy o VAT. Z tego względu, faktury będą otrzymywane od kontrahentów drogą mailową i będą wpływały na dedykowany w tym celu adres poczty elektronicznej, obsługiwany przez Podmiot Zewnętrzny. Spółka planuje uzyskać pisemne zgody na przesyłanie/otrzymywanie faktur elektronicznych. Zgody na przesyłanie/otrzymywanie faktur elektronicznych zostaną zawarte bezpośrednio w umowie z danym kontrahentem, bądź udzielone w formie odrębnego oświadczenia. Niezależnie od formy, w jakiej zgoda zostanie udzielona, dokument ten będzie również zawierać wskazania w odniesieniu do akceptowalnego formatu pliku (uniemożliwiającego edycję) oraz dedykowane adresy mailowe do wysyłki faktur.
3. Po wpływie faktury na dany adres skrzynki elektronicznej, faktura będzie niezwłocznie wczytywana w programie . Po wczytaniu faktury w programie, automatycznie wstawi odpowiedni nagłówek na fakturze z datą [dalej: Creation Date]. Nagłówek z Creation Date pozostanie nieedytowalny, począwszy od momentu wygenerowania, nie będzie mógł podlegać żadnym modyfikacjom ani usunięciu.
4. Faktury elektroniczne, które będą wpływały na skrzynkę odbiorczą obsługiwaną przez Podmiot Zewnętrzny i będą rejestrowane niezwłocznie w programie będą fakturami w formie nieedytowalnych plików np. *.pdf lub *.Tiff -Tagged Image File Format. Faktury elektroniczne będą zawierać wszystkie wymagane elementy przewidziane dla faktur w przepisach ustawy o VAT.
5. Każda faktura będzie miała przypisane parametry umożliwiające jej odszukanie i przyporządkowanie do odpowiedniego okresu rozliczeniowego (będzie to możliwe po wpisaniu konkretnego numeru faktury do programu np. na podstawie ewidencji dla celów VAT), w tym w razie potrzeby jej wydrukowanie. Możliwe będzie również zaawansowane wyszukiwanie faktur za pomocą innych kryteriów niż numer faktury.
6. Każda faktura będzie weryfikowana dodatkowo pod względem biznesowym w szczególności jej zgodności ze złożonym zamówieniem oraz pod względem księgowym. Spółka zapewnieni autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelności obrazu otrzymywanych faktur elektronicznych.
7. System księgowy będzie umożliwiał udostępnienie organom podatkowym faktur na potrzeby kontroli, zarówno w formie elektronicznej, jak i poprzez wydruk obrazów dokumentów. Z uwagi na procedury bezpieczeństwa, dostęp elektroniczny do faktur będzie możliwy wyłącznie w lokalizacji Wnioskodawcy, na udostępnionym przez Spółkę sprzęcie komputerowym oraz po uzyskaniu specjalnie w tym celu przyznanego kodu dostępu.

W uzupełnieniu wniosku Spółka wskazała:

Faktury dokumentujące nabycie towarów i usług będące przedmiotem pytań nr 1, nr 2, nr 3 w przedmiotowym wniosku będą wystawione na Spółkę. Wnioskodawca będzie wykorzystywał nabywane towary i usługi do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług.

Jak zostało to wskazane w opisie zdarzenia przyszłego, każda faktura będzie miała przypisane parametry umożliwiające jej odszukanie i przyporządkowanie do odpowiedniego okresu rozliczeniowego (będzie to możliwe po wpisaniu konkretnego numeru faktury do programu np. na podstawie ewidencji dla celów VAT), w tym w razie potrzeby jej wydrukowanie. Odszukanie każdej faktury w systemie księgowym będzie zatem łatwe, w podziale na okresy rozliczeniowe. Spółka zapewni autentyczność pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Jak zostało to wskazane przez Wnioskodawcę w opisie zdarzenia przyszłego, system księgowy będzie umożliwiał udostępnienie organom podatkowym faktur na potrzeby kontroli, zarówno w formie elektronicznej, jak i poprzez wydruk obrazów dokumentów. Z uwagi na procedury bezpieczeństwa, dostęp elektroniczny do faktur będzie możliwy w lokalizacji Wnioskodawcy, na udostępnionym przez Spółkę sprzęcie komputerowym oraz po uzyskaniu specjalnie w tym celu przyznanego kodu dostępu.

Na żądanie organów, Wnioskodawca zapewni bezzwłoczny dostęp do faktur, jak również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych zawartych w tych fakturach, z zastrzeżeniem - jak zostało to wskazane wyżej, że z uwagi na procedury bezpieczeństwa, dostęp elektroniczny do faktur będzie możliwy na udostępnionym przez Spółkę sprzęcie komputerowym oraz po uzyskaniu specjalnie w tym celu przyznanego kodu dostępu.

Faktura będzie wpływała na dany adres skrzynki elektronicznej i będzie odbierana przez serwer poczty elektronicznej. Po wpływie faktury na dany adres skrzynki elektronicznej, faktura będzie natychmiastowo wczytywana w programie . W ten sposób fakturze zostanie nadana Creation date. Z uwagi na to, że program będzie wczytywał faktury niezwłocznie, data Creation date oraz data wpływu faktury na adres/serwer skrzynki elektronicznej będzie ta sama (technicznie będzie to kilka minut później niż moment wpływu faktury na skrzynkę). W żadnym wypadku Creation date nie będzie wcześniejsza niż data wpływu faktury na adres/serwer skrzynki elektronicznej.

Ponadto Wnioskodawca wskazał, że Spółka przesyła, za pośrednictwem operatora pocztowego prawidłowo poświadczony odpis pełnomocnictwa udzielonego przez Wnioskodawcę , z którego wynika prawo do występowania w imieniu Wnioskodawcy w sprawie z wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej przed Dyrektorem Krajowej Informacji Skarbowej, zawierającego elementy wskazane w art. 138c § 1 Ordynacji podatkowej. Odpis pełnomocnictwa został nadany 24 stycznia 2020 r.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania.

Czy odebranie faktur zakupowych przez Podmiot Zewnętrzny, który działać będzie w imieniu i na rzecz Wnioskodawcy, będzie uznane na gruncie podatku VAT w kontekście realizacji prawa do odliczenia VAT za otrzymanie faktury przez Spółkę?

Stanowisko Wnioskodawcy.

(ostatecznie doprecyzowane w uzupełnieniu wniosku)

1. Zdaniem Wnioskodawcy, odebranie faktur zakupowych przez Podmiot Zewnętrzny, który działać będzie w imieniu i na rzecz Wnioskodawcy powinno być, z punktu widzenia prawa Spółki do odliczenia VAT naliczonego, traktowane jako otrzymanie faktury przez Wnioskodawcę.
2. W ocenie Wnioskodawcy, z uwagi na to, że Creation Date generowana jest niezwłocznie po otrzymaniu faktury na skrzynkę mailową, Spółka może przyjąć, że Creation Date jest tożsama z momentem otrzymania faktury dla celów realizacji prawa do odliczenia podatku VAT.
3. W ocenie Wnioskodawcy, będzie on miał prawo do odliczenia podatku VAT w przypadku archiwizowania faktur zakupowych wyłącznie w formie elektronicznej, bez ich fizycznego drukowania.

Uzasadnienie stanowiska Wnioskodawcy

Uzasadnienie do pytania nr 1

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, w zakresie w jakim towary i usługi są wykorzystywane przez podatnika do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Tym samym podstawowym warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek dokonanych zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi.

Prawo do odliczenia podatku naliczonego, zgodnie z art. 86 ust. 10 ustawy o VAT, powstaje wówczas w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy.

W przypadku natomiast, gdy kwota podatku VAT naliczonego wynika z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług, dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi prawo do obniżenia kwoty podatku VAT należnego o kwotę podatku VAT naliczonego powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny (art. 86 ust. 10b pkt 1 Ustawy o VAT).

Z powyższego wynika zatem, że co do zasady prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego u sprzedającego pod warunkiem otrzymania faktury dokumentującej nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych VAT.

Przepisy ustawy o VAT nie wskazują, co należy rozumieć przez otrzymanie faktury. Zgodnie z definicją zawartą w internetowym Słowniku Języka Polskiego (Wydawnictwo Naukowe PWN S.A, strona internetowa www.sjp.pwn.pl) otrzymać oznacza stać się odbiorcą czegoś, dostać coś, uzyskać coś. W ocenie Wnioskodawcy, należy podkreślić, że celem ww. regulacji ustawy o VAT jest, by obniżenie kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego zostało dokonane wyłącznie przez podmiot, który jest faktycznym odbiorcą przedmiotowej dostawy towarów lub usługi. Oznacza to, że nie jest istotne dla celów realizacji prawa do odliczenia, czy faktura jest doręczona podatnikowi, czy też jest dostarczona innemu, zewnętrznemu podmiotowi, którego podatnik upoważnił do ich odbioru. Niezależnie bowiem od tego, kto fizycznie odbierze fakturę, finalnie prawo do odliczenia podatku naliczonego będzie i tak zrealizowane przez podatnika.

Należy podkreślić, że warunek otrzymania faktury ma na celu zapewnienie, że do odliczenia VAT naliczonego uprawniony będzie wyłącznie ten podmiot, który faktycznie jest ostatecznym beneficjentem usługi lub dostawy towarów (faktura pozwala na zidentyfikowanie nabywcy). Bez znaczenia jest więc fakt, czy faktura fizycznie doręczona będzie podatnikowi, czy upoważnionemu przez podatnika zewnętrznemu podmiotowi, bowiem to podatnik, a nie podmiot pełniący funkcje techniczne będzie uprawniony do odliczenia podatku VAT.

Biorąc pod uwagę powyższe, kluczową kwestią jest więc określenie podmiotu upoważnionego do odbioru faktury (w szerszym kontekście), jak również momentu otrzymania faktury w kontekście osób ją odbierających. Przyjąć należy, że otrzymaniem faktury jest jej odebranie przez jakąkolwiek osobę, działającą w imieniu, interesie oraz za wiedzą podatnika. Przykładowo, fakturą otrzymaną może być faktura odebrana przez pracownika spółki. Błędnym będzie więc założenie, że otrzymanie faktury następuje dopiero, gdy taka faktura wpłynie fizycznie do siedziby spółki, jeśli wcześniej została odebrana przez upoważnioną do tego osobę lub jej przedstawiciela.

Spółka podkreśla, że możliwość upoważnienia podmiotu trzeciego do otrzymywania w imieniu i ze skutkiem dla podatnika faktur od kontrahentów akceptowana jest powszechnie przez organy podatkowe w wydawanych interpretacjach indywidualnych. I tak m.in. w interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 13 stycznia 2015 r., nr ITPP3/4512-590/15/AT organ wskazał, że: (...) momentem otrzymania przez Wnioskodawcę faktury jest jej odbiór przez podmiot zewnętrzny posiadający upoważnienie do odbioru faktur. W przypadku, gdy prawo do odliczenia podatku naliczonego powstaje zgodnie z art. 86 ust. 10 pkt 1 ustawy, to data odbioru faktury przez podmiot zewnętrzny jest datą powstania prawa do odliczenia przez Wnioskodawcę podatku naliczonego.

Jak to zostało wskazane przez Wnioskodawcę w opisie zdarzenia przyszłego, Podmiot Zewnętrzny będzie pełnić w podanym schemacie wyłącznie funkcje techniczne tj. podmiot ten będzie odbierać i obsługiwać faktury zakupowe wystawione na rzecz Spółki na podstawie stosownego upoważnienia. W konsekwencji, prawo do odliczenia będzie w dalszym ciągu realizowane tylko i wyłącznie przez Wnioskodawcę.

W świetle powyższego, w ocenie Spółki nie powinno budzić wątpliwości, że Wnioskodawca może upoważnić Podmiot Zewnętrzny do odbioru i obsługi faktur zakupowych (w tym faktur korygujących) w jego imieniu oraz na jego rzecz. Otrzymanie (odebranie) faktur przez Podmiot Zewnętrzny upoważniony do działania w imieniu i ze skutkiem dla Wnioskodawcy będzie, z punktu widzenia prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego, traktowane jako otrzymanie faktury przez Spółkę.

Potwierdzeniem stanowiska Wnioskodawcy są również m.in. interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 19 stycznia 2017 r., nr 3063-ILPP1-3.4512.168.2016.1.KM, Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 24 sierpnia 2017 r., nr 0112-KDIL1-3.4012.203.2017.2.PR oraz Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej nr 0113-KDIPT1-3.4012.371.2017.2 z 1 września 2017 r.

Uzasadnienie do pytania nr 2

W myśl art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w przypadkach, o których mowa w ust. 2 pkt 1 oraz pkt 2 lit. a - powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny. Powyższy przepis wskazuje, iż otrzymanie faktury determinuje termin, a także możliwość dokonania odliczenia przez podatnika podatku VAT, a możliwość taka powstaje począwszy od rozliczenia za okres, w którym faktura została otrzymana.

Warunek otrzymania faktury ma na celu zapewnienie, że do odliczenia uprawniony jest wyłącznie ten podmiot, który faktycznie jest beneficjentem danej usługi lub dostawy towarów (faktura pozwala na zidentyfikowanie nabywcy). Bez znaczenia pozostaje przy tym fakt, czy faktura fizycznie doręczana jest podatnikowi, czy upoważnionemu przez podatnika zewnętrznemu podmiotowi, gdyż to zawsze podatnik, a nie podmiot pełniący funkcje techniczne będzie uprawniony do odliczenia podatku naliczonego (szersze uzasadnienie tego stanowiska Wnioskodawcy znajduje się powyżej, w odniesieniu do pytania nr 1).

Ustawodawca posługując się pojęciem otrzymanie faktury nie wyjaśnił w przepisach ustawy o VAT ani w wydanych na podstawie tych przepisów rozporządzeniach, co należy rozumieć przez to pojęcie. Przepisy regulujące podatek VAT również nie wymagają od podatnika otrzymującego fakturę podjęcia ściśle określonych działań mających na celu udokumentowanie daty otrzymania faktury. Ustawodawca nie wskazuje, iż stosowane powszechnie metody, takie jak np. oznaczanie dokumentu pieczątką, rejestracja w dzienniku to sposoby dokumentowania otrzymania faktur przez podatników.

W ocenie Spółki dopuszczalna będzie więc każda możliwa forma potwierdzenia otrzymania faktury, o ile w obiektywny i bezsporny sposób potwierdza datę otrzymania dokumentu. Jak to zostało opisane w zdarzeniu przyszłym, faktury niezwłocznie po otrzymaniu przez Podmiot Zewnętrzny zostaną zarejestrowane w programie . Zaraz po wczytaniu faktury w programie, automatycznie wstawi odpowiedni nagłówek na fakturze z bieżącą datą. Nagłówek pozostanie nieedytowalny, począwszy od momentu wygenerowania, nie będzie mógł również podlegać żadnym modyfikacjom czy też usunięciu, nie będzie możliwe także ponowne wstawienie nagłówka do faktury, której został on już pierwotnie nadany. Spółka planuje przyjęcie procedury, w której Creation Date tj. data niezwłocznego zarejestrowania faktury zakupowej w programie stanowić będzie datę otrzymania dokumentu przez Spółkę.

Przy spełnieniu powyższych warunków, brak jest w ocenie Spółki przeciwskazań, aby utożsamić fakturę z nadaną Creation Date z datą jej faktycznego otrzymania. Taka forma potwierdzenia daty otrzymania faktury powinna być bowiem traktowana na równi z innymi, wspomnianymi powyżej, typowymi formami potwierdzeń. Jak zostało wskazane w zdarzeniu przyszłym, Creation Date będzie znajdowała się w systemie od momentu jej wprowadzenia, co będzie miało miejsce niezwłocznie po wpływie faktur od kontrahentów. Ponadto, potraktowanie daty zarejestrowania jako daty otrzymania faktury z oczywistych względów praktycznych w żadnym wypadku nie spowoduje przedwczesnego odliczenia podatku VAT przez Spółkę.

Powyższe stanowisko Wnioskodawcy poparte jest również interpretacjami wydawanymi przez organy podatkowe. Przykładowo w interpretacji z 13 stycznia 2009 r., nr IBPP2/443-1003/08/RSz Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach wskazał, że dla prawidłowości zmniejszenia podatku należnego nie jest więc istotne, kiedy dany dokument zostanie wystawiony, ale decyduje fizyczne posiadanie tego dokumentu (otrzymanie) przez podatnika (...) należy zauważyć, iż w obowiązujących przepisach brak jest regulacji określających techniczny sposób potwierdzenia otrzymania faktury. Wnioskodawca może zatem stosować różne formy potwierdzenia odbioru faktury i różne formy potwierdzające datę otrzymania faktury. Zatem, zdaniem tut. Organu, w przedstawionym zdarzeniu przyszłym Wnioskodawca może uznawać za datę wpływu faktury do Wnioskodawcy datę skanowania, a tym samym odliczać podatek z faktury w miesiącu, w którym została zeskanowana pod warunkiem spełnienia wymogów przewidzianych w ustawie o podatku od towarów i usług.

Analogiczne stanowisko zostało również zaprezentowane przez Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi w interpretacji indywidualnej z 27 marca 2014 r., nr IPTPP2/443-4/14-2/PR oraz Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z 15 stycznia 2009 r., nr IBPP2/443-1000/08/WN.

Mając na uwadze powyższe, Spółka stoi na stanowisku, że Creation Date, która generowana jest niezwłocznie po otrzymaniu faktury na skrzynkę mailową Podmiotu Zewnętrznego, może być uznana za tożsamą z faktycznym momentem otrzymania faktury dla celów realizacji prawa do odliczenia podatku VAT.

Uzasadnienie do pytania nr 3

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy o VAT przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Stosownie do przepisu art. 2 pkt 32 ustawy o VAT, przez fakturę elektroniczną rozumie się fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.

Przepisy ustawy o VAT nie wprowadzają szczegółowych wymogów dotyczących fakturowania elektronicznego, poza dwiema istotnymi kwestiami:

(i) akceptacja nabywcy,

(ii) zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności e-faktury.

Art. 106n ustawy o VAT wymaga akceptacji odbiorcy dla zastosowania formy faktury elektronicznej. Przepisy nie przewidują jednak obowiązku udzielenia przez klienta zgody w formie pisemnej. W praktyce dopuszczalne jest zaakceptowanie otrzymywania faktur elektronicznych ustnie, bądź w sposób dorozumiany. W przypadku braku akceptacji złożonej wprost za akceptację domniemaną można uznać dokonanie przez klienta zapłaty za fakturę wysłaną drogą elektroniczną.

Akceptacja nie ma charakteru jednorazowego tj. dla pojedynczej faktury, lecz jest trwała. Oznacza to, że raz wyrażona zgoda na otrzymywanie faktur drogą elektroniczną umożliwia wystawcy sporządzanie i wysyłanie faktur elektronicznych dla danego odbiorcy, aż do czasu jej wycofania.

Jak zostało to wskazane w opisie zdarzenia przyszłego, Spółka planuje uzyskać pisemne zgody na przesyłanie/otrzymywanie faktur elektronicznych. Zgody na przesyłanie/otrzymywanie faktur elektronicznych zostaną zawarte bezpośrednio w umowie z danym kontrahentem, bądź będą udzielone w formie odrębnego oświadczenia. Niezależnie od formy, w jakiej zgoda zostanie udzielona, dokument ten będzie również zawierać wskazania w odniesieniu do akceptowalnego formatu pliku (uniemożliwiającego edycję) oraz dedykowane adresy mailowe do wysyłki faktur.

W art. 106m ustawy o VAT wskazano wymogi, które musi spełniać faktura (w tym faktura elektroniczna) dotyczące: autentyczności pochodzenia (pewność co do tożsamości dokonującego dostawy), integralności treści (brak zmiany danych w fakturze) oraz czytelności faktury za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. W praktyce chodzi o to, aby faktura elektroniczna była jednym i tym samym dokumentem zawierającym niezmienione dane od momentu jej wystawienia i wysyłki do jej dostarczenia, włącznie z późniejszym przechowywaniem. Ważne żeby był to dokument nieedytowalny, co w przypadku pliku w formacie m.in.: *.pdf, *Tiff, uznaje się za spełnione (por. przykładowo interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 25 lutego 2015 r., nr IPPP2/443-1234/14-2/DG).

Jak wskazują organy podatkowe (np. interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 27 kwietnia 2016 r., nr ILPP1/4512-1-133/16-4/AP), pojęcie kontrole biznesowe należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą. (...) Z kolei pojęcie wiarygodna ścieżka audytu oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki - przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek - pozostawia się uznaniu podatnika.

Stosownie do art. 112 ustawy o VAT podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130 ust. 3 i art. 134 ust. 3.

Wspomniane powyżej kontrole biznesowe, zapewniające w ocenie Wnioskodawcy autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność dokumentów, będą stosowane przez cały okres przechowywania dokumentów (faktur elektronicznych) w programie , a więc do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego za dany okres.

Zgodnie z art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT, podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie - w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Jak zostało to opisane w zdarzeniu przyszłym, każda faktura zakupowa otrzymana przez Podmiot Zewnętrzny będzie miała przypisane parametry, co w przypadku kontroli umożliwi sprawne jej wyszukanie oraz przyporządkowanie do odpowiedniego okresu rozliczeniowego.

W myśl art. 112a ust. 2 ustawy o VAT, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju. Przy czym, przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (art. 112a ust. 3 ustawy o VAT).

Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy o VAT, podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Wnioskodawca, zapewni ww. podmiotom bezzwłoczny dostęp do faktur elektronicznych oraz zapewni ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Niemniej, z uwagi na procedury bezpieczeństwa, dostęp elektroniczny do faktur będzie możliwy wyłącznie w lokalizacji Wnioskodawcy, na udostępnionym przez Spółkę sprzęcie komputerowym oraz po uzyskaniu specjalnie w tym celu przyznanego kodu dostępu. Takie działanie, podyktowane wewnętrznymi wymogami w zakresie bezpieczeństwa danych, nie stoi w sprzeczności z regulacją przepisu art. 112a ust. 4 ustawy o VAT.& 

W ocenie Wnioskodawcy, wskazany w opisie zdarzenia przyszłego opis przechowywania faktur zakupowych spełnia warunki wynikające z art. 112 i art. 112a ustawy o VAT, będą one bowiem przechowywane:

• w podziale na okresy rozliczeniowe (przyporządkowanie faktur do danych okresów rozliczeniowych będzie możliwe po wpisaniu w systemie i odszukaniu konkretnego numeru faktury),

• w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie,

• w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Wnioskodawca wskazuje także, że przepisy polskiego prawa podatkowego nie nakładają na podatników obowiązku przechowywania faktur, ani innych dokumentów księgowych w ściśle określonej formie. Zaznaczyć należy, że przepisy nie przewidują, iż podatnik jest zobowiązany archiwizować faktury lub inne dokumenty księgowe jedynie w wersji papierowej, ich archiwizacja może więc odbywać się w dowolnej formie wybranej przez podatnika, w tym także w formie elektronicznej, przy założeniu spełnienia określonych w przepisach warunków dotyczących przechowywania dokumentów. Oznacza to, że prawodawca nie zastrzegł formy papierowej jako jedynej dopuszczalnej formy przechowywania dokumentów.

Biorąc pod uwagę powyższe, Spółka jest zdania, że w odniesieniu do wszystkich faktur zakupowych otrzymywanych od kontrahentów drogą mailową, które będą wpływały na dedykowany w tym celu adres poczty elektronicznej obsługiwany przez Podmiot Zewnętrzny, może je przechowywać wyłącznie w formie elektronicznej przy zastosowaniu procedury opisanej we wniosku. Stanowisko Wnioskodawcy w tym zakresie potwierdzają organy podatkowe w wydanych interpretacjach, przykładowo: Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 31 stycznia 2018 r., nr 0114-KDIP1-3.4012.512.2017.1.JF, Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 17 listopada 2017 r., nr 0114-KDIP1-3.4012.416.2017.1.MT, z 15 listopada 2017 r., nr 0112-KDIL1-3.4012.412.2017.1.IT, z 7 listopada 2017 r., nr 0111-KDIB2-1.4010.208.2017.2.MJ.

Podsumowując, Wnioskodawca stoi na stanowisku, że będzie miał on prawo do obniżenia podatku VAT należnego o podatek VAT naliczony w przypadku archiwizowania faktur zakupowych wyłącznie w formie elektronicznej, bez ich fizycznego drukowania.

W związku z uzupełnieniem opisu zdarzenia przyszłego, Spółka doprecyzowuje własne stanowisko w sprawie oceny prawnej opisu sprawy:

• w odniesieniu do pytania nr 2, poprzez uzupełnienie poniższego akapitu:

W ocenie Spółki dopuszczalna będzie więc każda możliwa forma potwierdzenia otrzymania faktury, o ile w obiektywny i bezsporny sposób potwierdza datę otrzymania dokumentu. Jak to zostało opisane w zdarzeniu przyszłym, po wpływie faktury na dany adres skrzynki elektronicznej, faktura będzie niezwłocznie, wczytywana w programie . W ten sposób fakturze zostanie nadana Creation date. Zaraz po wczytaniu faktury w programie, automatycznie wstawi odpowiedni nagłówek na fakturze z bieżącą datą. Nagłówek pozostanie nieedytowalny, począwszy od momentu wygenerowania, nie będzie mógł również podlegać żadnym modyfikacjom czy też usunięciu, nie będzie możliwe także ponowne wstawienie nagłówka do faktury, której został on już pierwotnie nadany. Spółka planuje przyjęcie procedury, w której Creation Date tj. data niezwłocznego zarejestrowania faktury zakupowej w programie stanowić będzie datę otrzymania dokumentu przez Spółkę.

Z uwagi na to, że program będzie wczytywał faktury niezwłocznie, data Creation date oraz data wpływu faktury na adres/serwer skrzynki elektronicznej będzie ta sama, gdyż pomiędzy obydwoma zdarzeniami upłynie czas kilku minut. W żadnym wypadku Creation date nie będzie wcześniejsza niż data wpływu faktury na adres/serwer skrzynki elektronicznej, co ma najistotniejsze znaczenie z punktu widzenia prawa do odliczenia podatku VAT.

• w odniesieniu do pytania nr 3, poprzez uzupełnienie poniższego, końcowego akapitu:

Spółka będzie wykorzystywała nabywane towary i usługi do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT. Przedmiotem działalności Spółki jest bowiem produkcja i sprzedaż części wykorzystywanych w przemyśle motoryzacyjnym, a działalność ta jest działalnością opodatkowaną. Zważywszy, że podatek naliczony wynikający z zakupu usług, których przedmiotem będzie obsługa i ewidencjonowanie faktur zakupowych będzie związany z działalnością operacyjną opodatkowaną VAT podatek ten będzie podlegał odliczeniu (podobnie jak byłoby to w przypadku klasycznych usług księgowych).

W konsekwencji, Wnioskodawca stoi na stanowisku, że będzie miał on prawo do obniżenia podatku VAT należnego o podatek VAT naliczony w przypadku archiwizowania faktur zakupowych wyłącznie w formie elektronicznej, bez ich fizycznego drukowania.

W pozostałym zakresie, stanowisko Wnioskodawcy jest tożsame ze stanowiskiem przedstawionym we wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej z 7 listopada 2019 r., doręczonym Dyrektorowi Krajowej Informacji Skarbowej 12 listopada 2019 r.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zgodnie z art. 14c § 1 ustawy Ordynacja podatkowa, interpretacja indywidualna zawiera wyczerpujący opis przedstawionego we wniosku stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego oraz ocenę stanowiska wnioskodawcy wraz z uzasadnieniem prawnym tej oceny. Można odstąpić od uzasadnienia prawnego, jeżeli stanowisko wnioskodawcy jest prawidłowe w pełnym zakresie.

Mając powyższe na względzie, stosownie do art. 14c § 1 Ordynacji podatkowej, odstąpiono od uzasadnienia prawnego dokonanej oceny stanowiska Wnioskodawcy.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Tut. Organ informuje, iż wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem wniosku (zapytania) Zainteresowanego. Inne kwestie przedstawione we wniosku, które nie zostały objęte pytaniem nie mogą być zgodnie z art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej rozpatrzone. W związku z powyższym, przedmiotem niniejszej interpretacji jest prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur zakupowych odebranych przez Podmiot Zewnętrzny oraz archiwizowania ich wyłącznie w formie elektronicznej oraz określenie momentu otrzymania faktury zakupowej.

Odnośnie natomiast powołanych przez Wnioskodawcę interpretacji indywidualnych, należy zauważyć, że interpretacje przepisów prawa podatkowego wydawane są w indywidualnych sprawach podatników i niewątpliwie kształtują sytuację prawną tych podatników w sprawach będących przedmiotem rozstrzygnięcia, lecz dotyczą konkretnych stanów faktycznych i nie mają mocy prawa powszechnie obowiązującego co oznacza, że należy je traktować indywidualnie.

Tut. Organ zauważa, że powołana w uzasadnieniu interpretacja indywidualna nr 0113-KDIPT1-3.4012.371.2017.2 z dnia 1 września 2017 r. stanowi o opodatkowaniu sprzedaży domu jednorodzinnego wraz z działką natomiast interpretacja indywidualna nr 0111-KDIB2-1.4010.208.2017.2.MJ z dnia 7 listopada 2017 r. dotyczy podatku dochodowego od osób prawnych, w zakresie skutków podatkowych związanych z podziałem Spółki przez wydzielenie.

Podkreślić należy, iż tut. Organ wydając interpretację przepisów prawa podatkowego na podstawie art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej nie prowadzi postępowania podatkowego w rozumieniu tej ustawy. Niniejsza interpretacja indywidualna ogranicza się wyłącznie do udzielenia pisemnej informacji co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego w okolicznościach stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego podanego przez Wnioskodawcę. Tut. Organ informuje, iż nie jest właściwy do przeprowadzenia postępowania dowodowego, które w przedmiotowej sprawie umożliwiłoby weryfikację opisanego stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego.

Zaznacza się także, że zgodnie z art. 14b § 3 ustawy Ordynacja podatkowa, składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Organ jest ściśle związany przedstawionym we wniosku stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego). Zainteresowany ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego (zdarzenia przyszłego). Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego) podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, wydana interpretacja traci swą aktualność.

Jednocześnie należy podkreślić, że niniejsza interpretacja została wydana na podstawie przedstawionego we wniosku opisu sprawy, co oznacza, że w przypadku, gdy w toku postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, kontroli celno-skarbowej zostanie określony odmienny stan sprawy, interpretacja nie wywoła w tym zakresie skutków prawnych.

Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1. z zastosowaniem art. 119a;
2. w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
3. z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych (art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej).

Powyższe unormowania należy odczytywać łącznie z przepisami art. 33 ustawy z 23 października 2018 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ustawy Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 2193, z późn. zm.), wprowadzającymi regulacje intertemporalne.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (...), za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi Dz. U. z 2019 r., poz. 2325). Skargę wnosi się w dwóch egzemplarzach (art. 47 § 1 ww. ustawy) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała lub drogą elektroniczną na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 54 § 1a ww. ustawy), w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy). W przypadku pism i załączników wnoszonych w formie dokumentu elektronicznego odpisów nie dołącza się (art. 47 § 3 ww. ustawy).

Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

Stanowisko

prawidłowe

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej