Przechowywanie w formie elektronicznej dokumentów zakupu i dokumentów sprzedaży. - Interpretacja

Interpretacja indywidualna z dnia 23.12.2019, sygn. 0114-KDIP1-3.4012.474.2019.3.RMA, Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej

Temat interpretacji

Przechowywanie w formie elektronicznej dokumentów zakupu i dokumentów sprzedaży.

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2019 r., poz. 900, z późn. zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 8 października 2019 r. (data wpływu 11 października 2019 r.), uzupełnionym pismem z dnia 4 grudnia 2019 r. (data wpływu 11 grudnia 2019 r.) w odpowiedzi na wezwanie nr 0114-KDIP1-3.4012.474.2019.2.RMA, 0114-KDIP2-1.4010.433.2019.3.SP z dnia 26 listopada 2019 r. (skutecznie doręczone w dniu 27 listopada 2019 r.), o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania w formie elektronicznej faktur zakupowych i sprzedażowych - jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 11 października 2019 r. wpłynął ww. wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie: przechowywania w formie elektronicznej faktur zakupowych i sprzedażowych oraz przechowywania w formie elektronicznej dokumentów dotyczących stosowania stawki 0% i podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości potwierdzenia poniesienia wydatku w formie skanu faktury lub innego dokumentu w formacie pdf.

Wniosek został uzupełniony w dniu 4 grudnia 2019 r. pismem z dnia 4 grudnia 2019 r. (data wpływu 11 grudnia 2019 r.).

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe:

Spółka (Wnioskodawca) jest polskim podmiotem, prowadzącym działalność gospodarczą w sektorze paliw ciekłych na terenie Polski, a także całej Europy. Spółka jest czynnym podatnikiem VAT, zarejestrowanym dla potrzeb transakcji wewnątrzwspólnotowych.

W związku z dokonywanymi dostawami towarów, po stronie Spółki zachodzi obowiązek zaewidencjonowania transakcji dla potrzeb VAT i CIT oraz wystawienia i przesłania nabywcy towarów faktury potwierdzającej sprzedaż.

Również z tytułu nabywanych towarów i usług Spółka otrzymuje szereg faktur zakupowych w formie papierowej oraz elektronicznej. Faktury te są podstawą do odliczenia VAT oraz rozpoznania kosztów uzyskania przychodów. Oprócz faktur Spółka otrzymuje inne niż faktury dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków, tj. m.in. paragony, rachunki lub inne dowody.

W przyszłości w odniesieniu do faktur oraz innych dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków otrzymanych w formie papierowej, planowane jest skanowanie ich do pliku elektronicznego, który nie podlega edycji (np. pliku w formacie pdf), który będzie umieszczany na serwerze dedykowanym do przechowywania zeskanowanych dokumentów. Zeskanowane faktury oraz inne dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków w formacie pdf będą przez Spółkę przechowywane w formie elektronicznej. Dokumenty w formacie pdf będą dokumentami nieedytowalnymi. Jednocześnie wersja papierowa oryginalnej faktury zakupowej lub innego dokumentu potwierdzającego poniesienie wydatku ma być niszczona, aby nie dublować posiadanej dokumentacji. Pliki elektroniczne zawierające skany faktur zakupowych i innych dokumentów potwierdzających poniesienie kosztów w formacie pdf będą przez Spółkę przechowywane z podziałem na okresy rozliczeniowe w sposób umożliwiający ich natychmiastowe udostępnienie, ale bez możliwości edycji. Zapewniona będzie autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktur.

Również otrzymywane faktury w formie elektronicznej nie będą przez Spółkę drukowane, ale będą podlegały archiwizacji w formie elektronicznej.

Spółka, jako podmiot prowadzący działalność na rynku paliw w zakresie handlu międzynarodowego, poza fakturami sprzedaży uzyskuje dodatkowo dokumenty, których posiadanie jest koniecznie w celu udokumentowania prawa do stosowania stawki 0% podatku VAT, w stosunku do wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów (dalej: WDT).

Na dokumenty te składają się:

międzynarodowe dokumenty CMR, które potwierdzają zawarcie i wykonanie umowy przewozu, oraz określają dokładnie warunki jego realizacji; oraz
faktura sprzedaży;
dokument magazynowy wydania ze składu podatkowego lub inny dokument potwierdzający wydanie towarów ze składu podatkowego;
dokument akcyzowy ,,e-AD (ewentualnie dokument zastępujący e-AD, gdy system jest niedostępny);
wiadomości e-mail od kontrahenta potwierdzającej otrzymanie towarów wynikających z wykazu faktur dokumentujących dostawy zrealizowane w danym miesiącu.

W związku z ilością otrzymywanych przez Wnioskodawcę dokumentów, przechowywanie ich w formie fizycznej stanowi dla Spółki trudność, ze względu na ilość koniecznego do poświęcenia miejsca i czasu pracy pracowników, które to są niezbędne do bezpiecznego składowania otrzymywanych listów przewozowych i innych dokumentów. Z tego względu Spółka planuje archiwizowanie dokumentów otrzymywanych w formie papierowej oraz elektronicznej na serwerze w formie elektronicznej. Podobnie jak w przypadku faktur, powyższe dokumenty w formie papierowej będą skanowane do pliku elektronicznego, który nie podlega edycji (np. pliku w formacie pdf), który będzie umieszczany na serwerze Spółki. Dokumenty w formacie pdf będą dokumentami nieedytowalnymi. Jednocześnie wersja papierowa ma być niszczona, aby nie dublować posiadanej dokumentacji. Pliki elektroniczne zawierające skany dokumentów potwierdzających dostawę towaru do odbiorcy w formacie pdf będą przez Spółkę przechowywane z podziałem na okresy rozliczeniowe w sposób umożliwiający ich natychmiastowe udostępnienie i przyporządkowanie do faktur których dotyczą, ale bez możliwości edycji. Zapewniona będzie autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność dokumentów.

Tak przygotowane faktury oraz dokumenty przewozowe i inne dowody, potwierdzające prawo do zastosowania stawki 0% podatku VAT, przeznaczone są wyłącznie do odczytu, niemożliwe jest nanoszenie na nie zmian.

Spółka wskazuje również, że z dniem 1 stycznia 2020 r. wejdą w życie przepisy rozporządzenia Rady (UE) 2018/1911 z dnia 4 grudnia 2018 r. zmieniającego rozporządzenie (UE) 282/2011 w odniesieniu do niektórych zwolnień związanych z transakcjami wewnątrzwspólnotowymi.

Rozporządzenie UE zmienia obowiązki dokumentacyjne w zakresie zastosowania preferencyjnej stawki VAT. Zmiany opierają się na wprowadzeniu dwóch grup dokumentów, które mają być akceptowane jako dowód wysyłki lub transportu:

dokumenty odnoszące się do wysyłki lub transportu towarów (podpisany list przewozowy CMR, konosament, faktura za towarowy przewóz lotniczy lub faktura od przewoźnika towarów);
dokumenty nieodnoszące się do wysyłki (polisy ubezpieczeniowe, dokumenty bankowe, dokumenty urzędowe wydane przez organ władzy publicznej, poświadczenie odbioru).

Również po wejściu w życie powyższych zmian, Spółka zamierza przechowywać dokumenty CMR oraz oświadczenia kontrahentów lub nabywców potwierdzające, że określony towar został otrzymany przez nabywcę na terenie innego państwa członkowskiego niż Polska, w formie elektronicznej, i za ich pośrednictwem dokumentować prawo do stosowania stawki 0% podatku VAT w odniesieniu do dokonywanych przez siebie transakcji WDT.

Przedmiotowy wniosek o interpretację przepisów prawa podatkowego dotyczy zatem trzech zagadnień, znajdujących się w zakresie dwóch ustaw podatkowych, jednakże zbliżonych do siebie tematycznie oraz posiadających podobne uzasadnienie:

Pierwsze zagadnienie dotyczy możliwości przechowywania w formie elektronicznej faktur zakupowych i sprzedażowych otrzymywanych oraz wystawianych w formie papierowej lub elektronicznej;
Drugie zagadnienie odnosi się do przechowywania przez Spółkę w formie elektronicznej dokumentów służących udokumentowaniu prawa do stosowania stawki 0% podatku VAT w stosunku do transakcji wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, w szczególności dokumenty CMR, oświadczenia kontrahentów oraz inne dokumenty potwierdzające drogę towaru, w formie elektronicznej,
Trzecie z nich dotyczy możliwości potwierdzenia poniesienia wydatku, w formie skanu faktury lub innego dokumentu potwierdzającego poniesienie wydatku w formacie pdf, uprawniającego do zachowania prawa do rozpoznania danego wydatku jako kosztu uzyskania przychodów.

W uzupełnieniu z dnia 4 grudnia 2019 r. na wezwanie tut. Organu Wnioskodawca na pytanie:

czy w odniesieniu do opisanych we wniosku faktur sprzedażowych i zakupowych Spółka zapewni funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług; jeśli tak, to na czym będą polegały kontrole i weryfikacja autentyczności pochodzenia tych dokumentów,

wskazał:

Spółka zapewni funkcjonowanie kontroli biznesowych, które pozwolą na ustalenie ścieżki audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Dla potrzeb przepisów o VAT w zakresie fakturowania, pojęcie kontrole biznesowe należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą. Jednocześnie kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać liczbę i wartość transakcji, jak również liczbę i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców.

Natomiast pojęcie wiarygodna ścieżka audytu użyte w art. 106m ust. 4 ustawy o VAT oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą, a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług faktycznie miało miejsce. Przy czym należy jednak podkreślić, że dobór środków, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek nie został wskazany wprost przez ustawodawcę, a więc pozostawiony został uznaniu podatnika.

Aby zapewnić spełnienie powyższych wymogów Spółka ustanowiła i wdraża następujące procedury w zakresie faktur zakupowych oraz sprzedażowych.

Spółka ustanowiła procedurę otrzymywania, akceptacji, przetwarzania oraz archiwizowania faktur oraz innych dokumentów związanych z fakturami zakupowymi oraz sprzedażowymi. Dostęp do archiwum dokumentów jest ograniczony do pracowników posiadających odpowiednie uprawnienia. Również w zakresie akceptacji i przetwarzania faktur oraz pozostałych dokumentów towarzyszących (m.in. skanowania ich do postaci nieedytowalnych plików PDF) czynności te wykonywane są przez pracowników posiadających w tym zakresie odpowiednie upoważnienia.

Jak zostało to wskazane w treści wniosku Spółka otrzymuje faktury i inne dokumenty towarzyszące w formie papierowej oraz elektronicznej i do obu tych kategorii wdrożone zostaną odpowiednie procedury.

W przypadku faktur i innych dokumentów papierowych:

Faktury oraz inne dokumenty papierowe objęte wnioskiem są obecnie przesyłane pocztą bezpośrednio do siedziby Spółki lub też przywożone przez pracowników Spółki lub dostawców. Faktury papierowe oraz inne dokumenty, po ich otrzymaniu w siedzibie Spółki są niezwłocznie skanowane przez upoważnionych pracowników.

Do procesu skanowania używane jest profesjonalne oprogramowanie. Zapewnia to integralność faktury oraz innych dokumentów, albowiem dane na nich zawarte nie mogą być zmienianie czy uzupełnianie. Dokumenty są zapisywane i archiwizowane w nieedytowalnym formacie PDF, uniemożliwiającym wprowadzanie zmian do ich treści.

Uprawnieni pracownicy są odpowiedzialni za sprawdzenie wysokiej jakości zeskanowanych dokumentów (obrazu) umożliwiającej ich pełną czytelność. Wersja elektroniczna zeskanowanej faktury i pozostałych dokumentów, stanowi wierne i wyraźne odzwierciedlenie wersji papierowej.

Każdy plik PDF (skan dokumentu) zawiera zeskanowany obraz jednej faktury lub jednego dokumentu w wersji papierowej.

Oprócz faktur i innych dokumentów w postaci papierowej, Spółka otrzymuje faktury i inne dokumenty elektroniczne drogą e-mail w formacie PDF. W zakresie faktur otrzymywanych w formie elektronicznej, Spółka udziela akceptacji dostawcom na stosowanie faktur elektronicznych.

W przypadku faktur i innych dokumentów elektronicznych:

Faktury i inne dokumenty elektroniczne są przesyłane na wskazany dedykowany adres e-mail Spółki. W praktyce zdarzają się również sytuacje, w których Dostawcy przesyłają fakturę elektroniczną na adres e-mail pracownika Spółki, który ją niezwłocznie przekierowuje na adres e-mail dedykowany do faktur elektronicznych.

Każda wiadomość e-mail zawierająca fakturę, jest sprawdzana pod względem jej zgodności z polityką Spółki, a więc weryfikowana jest ich zgodność z przedmiotem transakcji, zgodność z umową, weryfikowana jest poprawność formalna oraz okoliczność, czy została wystawiona oraz przesłana przez osobę uprawnioną.

Wszystkie faktury i inne dokumenty trafiają do systemu księgowego Spółki. W celu zapewnienia wiarygodnej ścieżki audytu pomiędzy daną fakturą, a zrealizowaną na rzecz Spółki przez dostawcę dostawą towarów lub świadczeniem usług, dokumenty są poddawane procesowi weryfikacji. Są one sprawdzane pod kątem zgodności i prawidłowości danych zawartych na fakturze z odpowiadającym jej zamówieniem, bądź (w przypadku braku formalnego zamówienia) jest zatwierdzana przez pracowników odpowiedzialnych za daną transakcję. W ramach tych czynności, otrzymane faktury i pozostałe dokumenty są sprawdzane pod kątem ich czytelności i kompletności zawartych w nich danych dotyczących transakcji.

W systemie księgowym Spółki faktury otrzymują dodatkowe numery referencyjne dla celów księgowych. Ostatecznie faktury można wyszukiwać poprzez numery referencyjne dla celów księgowych oraz dane dostawcy, co zapewnia ich łatwe i szybkie zlokalizowanie oraz możliwość weryfikacji. Jednocześnie faktury oraz pozostałe dokumenty towarzyszące umieszczone są na serwerze w odpowiednich folderach odpowiadających okresom, w których faktury zostały rozliczone dla potrzeb podatkowych oraz księgowych.

Procedura wprowadzona przez Spółkę obejmuje również kwestię archiwizowania faktur i innych dokumentów:

Archiwizacji podlegają między innymi: wiadomości e-mail, faktury i inne dokumenty (w formacie PDF, w przypadku faktur otrzymywanych w wersji papierowej lub faktur otrzymanych na dedykowany adres e-mail), załączniki do faktur.

Dokumenty są przechowywane przynajmniej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Jednocześnie jak wskazano wyżej, faktury i pozostałe dokumenty są przechowywane w nieedytowalnym formacie PDF, a odpowiedniej jakości sprzęt oraz weryfikacja otrzymywanych dokumentów przez upoważnionych do tego pracowników, zapewnia wysoką jakość obrazu każdego dokumentu.

Dostęp do systemu obiegu, weryfikacji i archiwizowania faktur i pozostałych dokumentów jest ograniczony do pracowników z odpowiednimi upoważnieniami.

Spółka wskazuje, że analogiczne zasady będą stosowane do faktur sprzedażowych wystawianych przez Spółkę oraz dokumentów towarzyszących dostawom realizowanych przez Spółkę, które również będą odpowiednio archiwizowane oraz będą podlegały kontroli pozwalającej na łatwy do prześledzenia związek pomiędzy fakturami sprzedaży i dokumentami uzupełniającymi potwierdzającymi realizację transakcji.

Na pytanie:

czy otrzymywane ww. dokumenty będą niszczone dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu i rozliczeniu podatku,

Wnioskodawca udzielił odpowiedzi:

Spółka wskazuje, że otrzymane dokumenty w formie papierowej będą niszczone dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności skanów oraz ich zaewidencjonowaniu i rozliczeniu podatku. Jednocześnie dokumenty te będą archiwizowane do czasu przedawnienia zobowiązania na dedykowanym serwerze w folderach umożliwiających ich łatwe odnalezienie.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie

(numeracja zgodna z przedstawioną we wniosku):

Czy w świetle art. 112a ustawy o VAT, opisany wyżej sposób przechowywania przez Spółkę faktur sprzedażowych i zakupowych, a więc przechowywanie w postaci danych elektronicznych zapisanych na serwerze, jest prawidłowy?

Zdaniem Wnioskodawcy:

Ad 1

W świetle art. 112a ustawy o VAT, sposób przechowywania przez Spółkę faktur sprzedażowych oraz zakupowych wyłącznie w postaci elektronicznego zapisu kopii (a więc przechowywanie w postaci danych elektronicznych zapisanych na serwerze) jest prawidłowy.

Zgodnie z art. 112a ustawy o VAT podatnicy przechowują wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury oraz otrzymane faktury, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur oraz są obowiązani zapewnić organowi podatkowemu na jego żądanie bezzwłoczny dostęp do faktur,

a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Powyższe regulacje w opinii Wnioskodawcy jednoznacznie wskazują, że ustawodawca dopuszcza możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej, o ile zostanie zapewniona autentyczność pochodzenia, integralność i czytelność faktury, a także bezzwłoczne udostępnienie faktur oraz przetwarzanie danych w nich zawartych.

Z uwagi na fakt, iż kopie faktur sprzedażowych oraz zakupowych będą przez Spółkę przechowywane na serwerze istnieje możliwość dostępu do tych danych (ale bez możliwości edycji), a także zgrania ich na odpowiedni nośnik celem poboru i przetwarzania danych, to taki sposób przechowywania spełnia warunki określone w art. 112a ustawy o VAT. Jest to bowiem sposób realizujący cele ustawodawcy, jakim jest zabezpieczenie treści wystawionej faktury, przy jednoczesnym zapewnieniu dostępu do tej treści dla organu podatkowego.

W konsekwencji w ocenie Spółki faktury zakupowe otrzymywane przez nią w formie papierowej mogą być przez nią skanowane i przechowywane w formie elektronicznej spełniającej wymogi określone w art. 112a ustawy o VAT, tak samo jak faktury zakupowe otrzymywane od kontrahentów w formie elektronicznej.

Analogicznie Spółka ma prawo do archiwizowania w formie elektronicznej faktur wystawianych przez Spółkę w formie elektronicznej, a także wystawianych dotychczas w formie papierowej, które mogą zostać zeskanowane i zarchiwizowane na serwerze Spółki. Dokumenty papierowe mogą zostać jednocześnie zniszczone.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Ad 1

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2018 r., poz. 2174, z późn. zm.), zwanej dalej ustawą, przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast fakturą elektroniczną jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym - art. 2 pkt 32 ustawy.

Stosownie do art. 106b ust. 1 ustawy, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
sprzedaż wysyłkową z terytorium kraju i sprzedaż wysyłkową na terytorium kraju na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4.

Faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży art. 106 g ust. 1 ustawy.

W myśl art. 106m ust. 1-5 ustawy:

Podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.
Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.
Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.
Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.
Poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:
1. kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
2. elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Pojęcie kontrole biznesowe użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą, bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy, czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Również użyte w ww. przepisie pojęcie wiarygodna ścieżka audytu oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym wybór środków, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika.

Zgodnie z art. 112 ustawy, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3.

Stosownie do art. 112a ust. 1-4 ustawy:

Podatnicy przechowują:
1. wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
2. otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie
&

- w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.
Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.
Podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Z powołanych powyżej przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur wystawionych w formie elektronicznej lub papierowej, w dowolny sposób. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i ich czytelność od momentu wystawienia lub otrzymania, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom, na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Nie ma przy tym normatywnych przeszkód do istnienia systemu mieszanego, a wymogiem przechowywania faktury jest zachowanie jej oryginalnej postaci gwarantującej autentyczność pochodzenia i integralność treści.

Należy stwierdzić, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w dowolny sposób, jednakże sposób ten jak wymaga ustawodawca ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur, od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom, na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur,

a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Podkreślić należy szczególną rangę wymogu, jaki ustawodawca stawia podatnikom przez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że musza one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Z opisu zdarzenia przyszłego wynika, że Spółka jest polskim podmiotem, prowadzącym działalność gospodarczą w sektorze paliw ciekłych na terenie Polski, a także całej Europy. Spółka jest czynnym podatnikiem VAT, zarejestrowanym dla potrzeb transakcji wewnątrzwspólnotowych.

Również otrzymywane faktury w formie elektronicznej nie będą przez Spółkę drukowane, ale będą podlegały archiwizacji w formie elektronicznej.

Spółka wskazała ponadto, że zapewni funkcjonowanie kontroli biznesowych, które pozwolą na ustalenie ścieżki audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

W przypadku faktur i innych dokumentów papierowych:

Faktury oraz inne dokumenty papierowe objęte wnioskiem są obecnie przesyłane pocztą bezpośrednio do siedziby Spółki lub też przywożone przez pracowników Spółki lub dostawców. Faktury papierowe oraz inne dokumenty, po ich otrzymaniu w siedzibie Spółki są niezwłocznie skanowane przez upoważnionych pracowników.

Do procesu skanowania używane jest profesjonalne oprogramowanie. Zapewnia to integralność faktury oraz innych dokumentów, albowiem dane na nich zawarte nie mogą być zmienianie czy uzupełnianie. Dokumenty są zapisywane i archiwizowane w nieedytowalnym formacie PDF, uniemożliwiającym wprowadzanie zmian do ich treści.

Uprawnieni pracownicy są odpowiedzialni za sprawdzenie wysokiej jakości zeskanowanych dokumentów (obrazu) umożliwiającej ich pełną czytelność. Wersja elektroniczna zeskanowanej faktury i pozostałych dokumentów, stanowi wierne i wyraźne odzwierciedlenie wersji papierowej.

Każdy plik PDF (skan dokumentu) zawiera zeskanowany obraz jednej faktury lub jednego dokumentu w wersji papierowej.

W przypadku faktur i innych dokumentów elektronicznych:

Faktury i inne dokumenty elektroniczne są przesyłane na wskazany dedykowany adres e-mail Spółki. W praktyce zdarzają się również sytuacje, w których Dostawcy przesyłają fakturę elektroniczną na adres e-mail pracownika Spółki, który ją niezwłocznie przekierowuje na adres e-mail dedykowany do faktur elektronicznych.

Każda wiadomość e-mail zawierająca fakturę, jest sprawdzana pod względem jej zgodności z polityką Spółki, a więc weryfikowana jest ich zgodność z przedmiotem transakcji, zgodność z umową, weryfikowana jest poprawność formalna oraz okoliczność czy została wystawiona oraz przesłana przez osobę uprawnioną.

W systemie księgowym Spółki faktury otrzymują dodatkowe numery referencyjne dla celów księgowych. Ostatecznie faktury można wyszukiwać poprzez numery referencyjne dla celów księgowych oraz dane dostawcy, co zapewnia ich łatwe i szybkie zlokalizowanie oraz możliwość weryfikacji. Jednocześnie faktury oraz pozostałe dokumenty towarzyszące umieszczone są na serwerze w odpowiednich folderach odpowiadających okresom w których faktury zostały rozliczone dla potrzeb podatkowych oraz księgowych.

Procedura wprowadzona przez Spółkę obejmuje również kwestię archiwizowania faktur i innych dokumentów:

Archiwizacji podlegają między innymi: wiadomości e-mail, faktury i inne dokumenty (w formacie PDF, w przypadku faktur otrzymywanych w wersji papierowej lub faktur otrzymanych na dedykowany adres e-mail,), załączniki do faktur.

Dokumenty są przechowywane przynajmniej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Jednocześnie jak wskazano wyżej, faktury i pozostałe dokumenty są przechowywane w nieedytowalnym formacie PDF, a odpowiedniej jakości sprzęt oraz weryfikacja otrzymywanych dokumentów przez upoważnionych do tego pracowników, zapewnia wysoką jakość obrazu każdego dokumentu.

Dostęp do systemu obiegu, weryfikacji i archiwizowania faktur i pozostałych dokumentów jest ograniczony do pracowników z odpowiednimi upoważnieniami.

Spółka wskazała również, że otrzymane dokumenty w formie papierowej będą niszczone dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności skanów oraz ich zaewidencjonowaniu i rozliczeniu podatku. Jednocześnie dokumenty te będą archiwizowane do czasu przedawnienia zobowiązania na dedykowanym serwerze w folderach umożliwiających ich łatwe odnalezienie.

Przedmiotem wątpliwości Spółki jest rozstrzygnięcie, czy opisany powyżej sposób przechowywania faktur sprzedażowych i zakupowych jest prawidłowy.

Przedstawione okoliczności sprawy na tle obowiązujących przepisów prawa pozwalają na stwierdzenie, że w opisanej sytuacji zapewniona będzie autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktur.

Jak wskazano we wniosku, w przyszłości w odniesieniu do faktur potwierdzających poniesienie wydatków otrzymanych w formie papierowej, planowane jest skanowanie ich do pliku elektronicznego niepodlegającego edycji, który będzie umieszczany na serwerze dedykowanym do przechowywania zeskanowanych dokumentów. Zeskanowane faktury w formacie pdf będą przez Spółkę przechowywane w formie elektronicznej. Dokumenty w formacie pdf będą dokumentami nieedytowalnymi. Pliki elektroniczne zawierające skany faktur zakupowych będą przez Spółkę przechowywane z podziałem na okresy rozliczeniowe w sposób umożliwiający ich natychmiastowe udostępnienie, ale bez możliwości edycji.

Spełnione są zatem przesłanki, o których mowa w art. 112a ustawy.

W odniesieniu do opisanych we wniosku faktur sprzedażowych i zakupowych Spółka zapewni również funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług, tj. wypełni kryteria, o których mowa w art. 106m ustawy.

Dostęp do archiwum dokumentów jest ograniczony do pracowników posiadających odpowiednie uprawnienia. Również w zakresie akceptacji i przetwarzania faktur oraz pozostałych dokumentów towarzyszących czynności te wykonywane są przez pracowników posiadających w tym zakresie odpowiednie upoważnienia.

W przypadku faktur papierowych:

Faktury objęte wnioskiem są obecnie przesyłane pocztą bezpośrednio do siedziby Spółki lub też przywożone przez pracowników Spółki lub dostawców. Faktury papierowe po ich otrzymaniu w siedzibie Spółki są niezwłocznie skanowane przez upoważnionych pracowników.

Do procesu skanowania używane jest profesjonalne oprogramowanie. Zapewnia to integralność faktury oraz innych dokumentów, albowiem dane na nich zawarte nie mogą być zmienianie czy uzupełnianie. Dokumenty są zapisywane i archiwizowane w nieedytowalnym formacie PDF, uniemożliwiającym wprowadzanie zmian do ich treści.

Uprawnieni pracownicy są odpowiedzialni za sprawdzenie wysokiej jakości zeskanowanych dokumentów (obrazu) umożliwiającej ich pełną czytelność. Wersja elektroniczna zeskanowanej faktury i pozostałych dokumentów, stanowi wierne i wyraźne odzwierciedlenie wersji papierowej.

Każdy plik PDF (skan dokumentu) zawiera zeskanowany obraz jednej faktury lub jednego dokumentu w wersji papierowej.

Oprócz faktur w postaci papierowej, Spółka otrzymuje faktury drogą e-mail w formacie PDF. W zakresie faktur otrzymywanych w formie elektronicznej, Spółka udziela akceptacji dostawcom na stosowanie faktur elektronicznych.

W przypadku faktur elektronicznych:

Faktury są przesyłane na wskazany dedykowany adres e-mail Spółki. W praktyce zdarzają się również sytuacje, w których Dostawcy przesyłają fakturę elektroniczną na adres e-mail pracownika Spółki, który ją niezwłocznie przekierowuje na adres e-mail dedykowany do faktur elektronicznych.

Każda wiadomość e-mail zawierająca fakturę, jest sprawdzana pod względem jej zgodności z polityką Spółki, a więc weryfikowana jest ich zgodność z przedmiotem transakcji, zgodność z umową, weryfikowana jest poprawność formalna oraz okoliczność czy została wystawiona oraz przesłana przez osobę uprawnioną.

Wszystkie faktury trafiają do systemu księgowego Spółki. W celu zapewnienia wiarygodnej ścieżki audytu pomiędzy daną fakturą, a zrealizowaną na rzecz Spółki przez dostawcę dostawą towarów lub świadczeniem usług, dokumenty są poddawane procesowi weryfikacji. Są one sprawdzane pod kątem zgodności i prawidłowości danych zawartych na fakturze z odpowiadającym jej zamówieniem, bądź (w przypadku braku formalnego zamówienia) jest zatwierdzana przez pracowników odpowiedzialnych za daną transakcję. W ramach tych czynności, otrzymane faktury i pozostałe dokumenty są sprawdzane pod kątem ich czytelności i kompletności zawartych w nich danych dotyczących transakcji.

Analogiczne zasady będą stosowane do faktur sprzedażowych wystawianych przez Spółkę.

Otrzymane dokumenty w formie papierowej będą niszczone dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności skanów oraz ich zaewidencjonowaniu i rozliczeniu podatku. Jednocześnie dokumenty te będą archiwizowane do czasu przedawnienia zobowiązania na dedykowanym serwerze w folderach umożliwiających ich łatwe odnalezienie.

Tym samym spełnione zostaną przesłanki, o których mowa w art. 112a i art. 106m ustawy.

Zatem opisany przez Spółkę sposób przechowywania faktur sprzedażowych i zakupowych w postaci danych elektronicznych zapisanych na serwerze jest prawidłowy.

Stanowisko w zakresie pytania nr 1 jest prawidłowe.

Zauważyć należy, że przepisy dotyczące podatku od towarów i usług regulują przechowywanie w formie elektronicznej wyłącznie faktur, faktur korygujących i duplikatów faktur. Tym samym nie regulują przechowywania innych niż ww. dokumenty, w tym opisanych we wniosku paragonów, rachunków i innych dowodów. Zatem niniejsza interpretacja rozstrzyga o sposobie przechowywania jedynie faktur sprzedażowych i zakupowych, jednocześnie nie rozstrzyga przechowywania innych dokumentów, takich jak paragony, rachunki lub inne dowody.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

W niniejszej interpretacji dokonano rozstrzygnięcia wyłącznie w zakresie pytania nr 1 przedstawionego we wniosku, tj. w podatku od towarów i usług w kwestii dotyczącej możliwości przechowywania w formie elektronicznej faktur zakupowych i sprzedażowych otrzymywanych oraz wystawianych w formie papierowej lub elektronicznej.

W zakresie pytania nr 2 przedstawionego we wniosku, dotyczącego przechowywania przez Spółkę w formie elektronicznej dokumentów służących udokumentowaniu prawa do stosowania stawki 0% podatku VAT w stosunku do transakcji wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, w szczególności dokumentów CMR, oświadczeń kontrahentów oraz innych dokumentów potwierdzających drogę towaru oraz pytania nr 3 w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych dotyczącego możliwości potwierdzenia poniesienia wydatku, w formie skanu faktury lub innego dokumentu potwierdzającego poniesienie wydatku w formacie pdf, uprawniającego do zachowania prawa do rozpoznania danego wydatku jako kosztu uzyskania przychodów, prowadzone są odrębne postępowania i zostaną wydane odrębne rozstrzygnięcia.

Zaznaczenia wymaga, że organ podatkowy jest ściśle związany przedstawionym we wniosku opisem zdarzenia przyszłego. Wnioskodawca ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu zdarzenia przyszłego. Podkreślenia wymaga, że interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z tym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

z zastosowaniem art. 119a;
w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych (art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej).

Powyższe unormowania należy odczytywać łącznie z przepisami art. 33 ustawy z 23 października 2018 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ustawy Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 2193), wprowadzającymi regulacje intertemporalne.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi Dz. U. z 2019 r., poz. 2325, z późn. zm.). Skargę wnosi się w dwóch egzemplarzach (art. 47 § 1 ww. ustawy) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała lub drogą elektroniczną na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 54 § 1a ww. ustawy), w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy). W przypadku pism i załączników wnoszonych w formie dokumentu elektronicznego odpisów nie dołącza się (art. 47 § 3 ww. ustawy).

Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

Stanowisko

prawidłowe

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej

Źródło: INFOR

Newsletter

Drukuj

Skopiuj link

Zgłoś błąd na stronie