Opis stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego

W ramach swojej działalności gospodarczej na terytorium kraju Spółka posiada sieć stacjonarnych sklepów, w których prowadzona jest sprzedaż detaliczna szerokiego asortymentu towarów, w tym między innymi kosmetyków i artykułów toaletowych, perfum. Sprzedaż jest prowadzona zasadniczo na rzecz klientów indywidualnych będących osobami fizycznymi nieprowadzącymi działalności gospodarczej (dalej: Klient, Klienci).

Działalność gospodarcza Wnioskodawcy obejmuje dodatkowo prowadzenie sprzedaży na rzecz Klientów za pośrednictwem sklepu internetowego, tj. poprzez dedykowaną witrynę internetową (dalej: Sklep internetowy), umożliwiającego Klientom złożenie zamówienia oferowanych produktów oraz dokonanie zapłaty.

Wnioskodawca w tym miejscu podkreśla, iż niniejszy wniosek dotyczy wyłącznie sprzedaży na rzecz Klientów za pośrednictwem Sklepu internetowego.

Aby zamówienie w Sklepie internetowym mogło być skutecznie zrealizowane, Klient jest każdorazowo zobowiązany do zaakceptowania udostępnianego przez Wnioskodawcę regulaminu Sklepu internetowego (dalej: Regulamin). Zgodnie z Regulaminem, „Sprzedawca na adres poczty elektronicznej Klienta przesyła, w formie pliku elektronicznego w formacie PDF, dowód zakupu obejmujący dostarczane Towary. W celu otwarcia pliku Klient powinien posiadać bezpłatne oprogramowanie kompatybilne z formatem PDF. Sprzedawca rekomenduje w tym celu program(...), które można pobrać bezpłatnie pod adresem (…) Klient w celu otrzymania faktury VAT powinien zadeklarować w momencie dokonywania zakupu, że nabywa Towar, jako Przedsiębiorca (podatnik). Zgłoszenie powyższej deklaracji, następuje poprzez oznaczenie odpowiedniego pola w formularzu zamówienia, przed wysłaniem zamówienia do Sprzedawcy”.

W związku z powyższym, Spółka wystawia na rzecz każdego Klienta dokonującego zakupów w Sklepie internetowym fakturę w postaci elektronicznej i przesyła ją Klientowi w sposób przewidziany Regulaminem, tj. na wskazany przez Klienta adres e-mail. Bez zaakceptowania Regulaminu Klient nie ma możliwości dokonania zakupów w Sklepie internetowym.

Spółka nie korzysta ze zwolnienia z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, przewidzianego dla dostaw towarów w systemie wysyłkowym, o którym mowa w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 22 grudnia 2021 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz. U. z 2021 r. poz. 2442).

Sprzedaż dokonywana poprzez Sklep internetowy jest rejestrowana przez Wnioskodawcę za pomocą kas rejestrujących znajdujących się w siedzibie Wnioskodawcy. Wnioskodawca korzysta z kas rejestrujących z elektronicznym zapisem kopii (tj. takich, w których treść paragonów fiskalnych oraz pozostałych dokumentów fiskalnych jest zapisywana na informatycznych nośnikach danych), zatem w odniesieniu do każdej zaewidencjonowanej na nich sprzedaży, paragony fiskalne są wystawiane i drukowane, a ich kopie są zapisywane elektronicznie w pamięci fiskalnej kasy rejestrującej. Również w przypadku pozostałych dokumentów fiskalnych (w tym raportów fiskalnych dobowych i okresowych) są one wystawiane i drukowane, a ich kopie są zapisywane elektronicznie w pamięci fiskalnej kasy rejestrującej.

Wnioskodawca nie wydaje wydrukowanych paragonów fiskalnych Klientom dokonującym zakupów w Sklepie internetowym, tj. nie są one fizycznie wydawane czy wysyłane np. razem z towarami. Spółka wystawia oraz przesyła Klientom dokonującym zakupów w Sklepie internetowym faktury w postaci elektronicznej. Wnioskodawca jest w stanie zidentyfikować faktury wystawione do sprzedaży dokumentowanej paragonami, jak i paragony, do których odnoszą się faktury.

Spółka przechowuje wystawiane faktury w postaci elektronicznej, oryginały paragonów fiskalnych oraz pozostałych dokumentów fiskalnych w postaci papierowej, jak i elektroniczne kopie paragonów fiskalnych oraz pozostałych dokumentów fiskalnych w pamięci fiskalnej kasy rejestrującej.

Zamiarem Spółki jest wprowadzenie rozwiązania, zgodnie z którym paragony fiskalne dokumentujące sprzedaż do Klientów, do których zostały wystawione faktury (przesyłane i przechowywane w formie elektronicznej) oraz pozostałe dokumenty fiskalne, będą niszczone (tj. ich wydruki będą niszczone), zaś kopie tych paragonów oraz pozostałych dokumentów fiskalnych będą nadal przechowywane w pamięci fiskalnej kasy rejestrującej przez wymagany ustawowo okres wyłącznie w formie elektronicznej. Wątpliwości Spółki dotyczą tego, czy taka praktyka jest dopuszczalna na gruncie przepisów Ustawy o VAT oraz przepisów wykonawczych wydanych na jej podstawie.

Uzupełnienie i doprecyzowanie opisu stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego

Pytania

1)Czy sposób archiwizacji paragonów fiskalnych, w ramach którego Spółka będzie przechowywać wyłącznie treści paragonów fiskalnych zapisanych w formie elektronicznej, dematerializując (niszcząc) wydrukowane paragony fiskalne, do których wystawiono faktury VAT (przesyłane i przechowywane w formie elektronicznej), będzie zgodny z przepisami ustawy o VAT, w tym w szczególności z art. 106h ustawy o VAT, który wprowadza szczególne obowiązki w przypadku transakcji dokumentowanych za pomocą kas rejestrujących, dla których dodatkowo wystawiane są faktury?

2)   Czy w przypadku posiadania przez Spółkę kas z elektronicznym zapisem kopii nie jest konieczne przechowywanie pozostałych dokumentów fiskalnych, w tym raportów fiskalnych dobowych i okresowych, generowanych przez te kasy, w formie papierowych wydruków, o ile są one przechowywane elektronicznie w pamięci kasy fiskalnej?

Państwa stanowisko w sprawie

1)   W ocenie Spółki, sposób archiwizacji paragonów fiskalnych, w ramach którego Spółka będzie przechowywać wyłącznie treści paragonów fiskalnych zapisanych w formie elektronicznej, dematerializując (niszcząc) wydrukowane paragony fiskalne do których wystawiono faktury VAT (przesyłane i przechowywane w formie elektronicznej), będzie zgodny z przepisami ustawy o VAT, w tym w szczególności z art. 106h ustawy o VAT, który wprowadza szczególne obowiązki w przypadku transakcji dokumentowanych za pomocą kas rejestrujących, dla których dodatkowo wystawiane są faktury.

2)   W przypadku posiadania przez Spółkę kas z elektronicznym zapisem kopii nie jest konieczne przechowywanie pozostałych dokumentów fiskalnych, w tym raportów fiskalnych dobowych i okresowych, generowanych przez te kasy, w formie papierowych wydruków, o ile są one przechowywane elektronicznie w pamięci kasy fiskalnej.

Uwagi wstępne

Zgodnie z art. 111 ust. 1 Ustawy o VAT, podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Stosownie do art. 111 ust. 3a Ustawy o VAT, podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani m.in. wystawić i wydać nabywcy paragon fiskalny z każdej sprzedaży, dokonywać wydruku dokumentów wystawianych przy zastosowaniu kasy rejestrującej, przechowywać kopie dokumentów kasowych przez okres wymagany w art. 112, zgodnie z warunkami określonymi w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2021 r. poz. 217).

Zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 Ustawy o VAT, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż dokonywaną przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem. Ustawodawca nie nakłada na podatników obowiązku wystawiania faktur dokumentujących sprzedaż dokonywaną na rzecz osób fizycznych niebędących podatnikami podatku VAT. Niemniej jednak, stosownie do art. 106b ust. 3 pkt 1 Ustawy o VAT, na zgłoszone w odpowiednim terminie żądanie nabywcy (niebędącego podatnikiem podatku VAT), podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż.

Ani Ustawa o VAT, ani wydane na jej podstawie przepisy wykonawcze, nie zabraniają wystawiania faktur dokumentujących sprzedaż dokonywaną na rzecz osób fizycznych niebędących podatnikami VAT w przypadku braku zgłoszenia przez nabywcę żądania wystawienia takiej faktury (co zostało potwierdzone m.in. przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 8 października 2018 r., sygn. akt: 0113-KDIPT1-3.4012.607.2018.1.ALN, w której organ podatkowy stwierdził, że „w przypadku sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej zasadą jest dokumentowanie takiej transakcji paragonem fiskalnym. Obowiązek wystawienia faktury w takich przypadkach istnieje wówczas, gdy nabywca wystąpi z takim żądaniem w odpowiednim terminie (art. 111 ust. 3 pkt 1 ustawy o VAT), przy czym podatnik może wystawić fakturę również bez żądania nabywcy”).

Udokumentowanie transakcji z osobą fizyczną niebędącą podatnikiem VAT fakturą nie zwalnia jednak podatnika z obowiązku zaewidencjonowania takiej transakcji przy zastosowaniu kasy rejestrującej i wystawienia oraz wydruku paragonu fiskalnego.

Zgodnie z art. 106h ust. 1 Ustawy o VAT, w przypadku, gdy faktura dotyczy sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, do egzemplarza faktury pozostającego u podatnika dołącza się paragon dokumentujący tę sprzedaż. Zgodnie zaś z art. 106h ust. 3 Ustawy o VAT, w przypadku, gdy faktura w formie elektronicznej dotyczy sprzedaży zarejestrowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, podatnik zostawia w dokumentacji paragon dotyczący tej sprzedaży z danymi identyfikującymi tę fakturę.

Mając na uwadze ww. art. 106h ust. 1 i 3 Ustawy o VAT, w przypadku transakcji z osobą fizyczną niebędącą podatnikiem VAT udokumentowanej fakturą, podatnik - pomimo obowiązku wystawienia oraz wydruku paragonu fiskalnego - nie ma jednak obowiązku wydania takiego paragonu fiskalnego nabywcy, powinien on taki paragon fiskalny pozostawić w swojej dokumentacji (zasadniczy cel wydania paragonu fiskalnego, tj. potwierdzenie zawartej transakcji, jest bowiem zrealizowany poprzez fakturę).

Jak stanowi art. 2 pkt 31 Ustawy o VAT, przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Jak stanowi zaś art. 2 pkt 32 Ustawy o VAT, przez fakturę elektroniczną rozumie się fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym. Jednocześnie stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury, zgodnie z art. 106n ust. 1 Ustawy o VAT.

Zdaniem Wnioskodawcy, faktury wystawiane przez Spółkę dla Klientów spełniają definicję faktur elektronicznych. Akceptacja odbiorcy faktury (Klienta) na stosowanie faktur elektronicznych jest zaś wyrażana poprzez akceptację przez Klienta Regulaminu Sklepu internetowego.

Ad 1

Przedmiotem wątpliwości Wnioskodawcy jest kwestia dotycząca niszczenia wydrukowanego paragonu fiskalnego (który nie jest wydawany nabywcy) dokumentującego transakcję, dla której wystawiana jest faktura elektroniczna.

W przypadku wystawienia faktury w formie papierowej w myśl powołanego art. 106h ust. 1 Ustawy o VAT, do egzemplarza faktury pozostającego u podatnika dołącza się paragon fiskalny dokumentujący tą sprzedaż. Obowiązek „dołączenia” niejako determinuje obowiązek przechowywania takiego paragonu fiskalnego w formie papierowej. W przypadku faktury elektronicznej ustawodawca posługuje się inną frazą (w przypadku wystawienia faktury w formie elektronicznej istnieje obowiązek „zostawienia” paragonu fiskalnego w dokumentacji podatnika) - oznacza to, że obowiązki nałożone na podatnika są inne (odmienne). Art. 106h ust. 3 Ustawy o VAT nie definiuje w jakiej postaci paragony fiskalne wystawiane do faktur elektronicznych mają być „zostawiane” w dokumentacji podatnika, a więc przechowywane przez ich wystawcę, zatem uznać należy, iż forma ta może zostać wybrana przez podatnika.

Wnioskodawca wskazuje, że korzysta z kas rejestrujących z elektronicznym zapisem kopii. Zatem w odniesieniu do każdej zaewidencjonowanej na nich sprzedaży, paragony fiskalne są również przechowywane w pamięci fiskalnej danej kasy rejestrującej. Spółka przechowuje zatem wystawiane faktury w postaci elektronicznej (przesyłane również do Klientów) oraz paragony fiskalne w pamięci fiskalnej kasy rejestrującej dotyczące tej sprzedaży, z danymi identyfikującymi te faktury.

W konsekwencji, w opinii Wnioskodawcy, Wnioskodawca może dokonać zniszczenia wydrukowanych papierowych paragonów fiskalnych, których kopie przechowywane są w pamięci kas rejestrujących, jeśli sprzedaż jest również udokumentowana fakturami elektronicznymi przesyłanymi do Klientów zgodnie z przedstawionym opisem zaistniałego stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego.

Takie stanowisko przyjął Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 28 grudnia 2021 r., sygn. akt 0111-KDIB3-2.4012.857.2021.1.SR, w której stwierdził, że: „Wnioskodawca może dokonywać niszczenia paragonów fiskalnych dokumentujących transakcje, dla których wystawione zostaną faktury elektroniczne, a kopie paragonów zostaną w pamięci kasy rejestrującej”.

Podobne stanowisko przedstawił Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 25 sierpnia 2021 r., sygn. akt 0113-KDIPT1-3.4012.500.2021.1.JM, w której uznał, że: „należy stwierdzić, że w sytuacji niszczenia paragonu fiskalnego dokumentującego transakcję, dla której wystawiona została faktura elektroniczna, zaś kopia paragonu jest przechowywana w pamięci fiskalnej kasy rejestrującej oraz istnieje możliwość powiązania tej faktury z paragonem wystawionym przez Spółkę, Wnioskodawca spełnia warunki przewidziane w art. 106h ustawy".

W tym samym kierunku Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wypowiedział się w interpretacji indywidualnej z 21 czerwca 2018 r., sygn. akt 0111-KDIB3-2.4012.255.2018.2.ASZ, w której wskazał, że: „odnosząc się do kwestii przechowywania w formie elektronicznej przez Wnioskodawcę paragonów fiskalnych, należy stwierdzić, że nie ma przeciwwskazań do elektronicznego przechowywania tego rodzaju dokumentów. Ustawodawca nie wskazał bowiem jednoznacznej formy przechowywania paragonów, dokumentujących transakcje, które zostały udokumentowane fakturami w formie elektronicznej. Mając na uwadze powołane przepisy oraz opis sprawy stwierdzić należy, że przechowywanie przez Spółkę paragonów fiskalnych wyłącznie w elektronicznej bazie dokumentów po zniszczeniu wersji papierowych, będzie prawidłowe”.

Ad 2

Przedmiotem wątpliwości Wnioskodawcy jest również kwestia dotycząca braku obowiązku przechowywania pozostałych dokumentów fiskalnych, w tym raportów fiskalnych dobowych i okresowych, generowanych przez kasy z elektronicznym zapisem kopii, w formie papierowych wydruków, o ile są one przechowywane elektronicznie w pamięci kasy fiskalnej.

Zgodnie z § 2 pkt 1 lit. b Rozporządzenia, przez dokument fiskalny rozumie się wystawiany przy użyciu kasy, zawierający w szczególności logo fiskalne i numer unikatowy, paragon fiskalny, paragon fiskalny anulowany, fakturę, fakturę anulowaną, raport fiskalny dobowy, raport fiskalny okresowy, w tym miesięczny, i raport fiskalny rozliczeniowy (w przypadku kas z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii).

Stosownie do § 29 Rozporządzenia podatnicy prowadząc ewidencję przy użyciu kas z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii dokonują wydruku wystawianych przy użyciu kasy dokumentów, a w przypadku kas z papierowym zapisem kopii - również ich kopii. W przypadku kas z elektronicznym zapisem kopii obowiązek wydruku nie dotyczy paragonów fiskalnych i paragonów fiskalnych anulowanych w przypadku, o którym mowa w § 12, oraz raportów fiskalnych dobowych, które mają postać zapisu na informatycznym nośniku danych. Przepis § 22 ust. 4 stosuje się.

W myśl § 6 ust. 1 pkt 7 Rozporządzenia, podatnicy prowadząc ewidencję przechowują odpowiednio dokumenty fiskalne i kopie dokumentów fiskalnych, w tym dane z pamięci chronionej, przez okres wymagany w ustawie oraz w ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2021 r. poz. 1540 i 1598), zgodnie z warunkami określonymi w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2021 r. poz. 217), i zapewniają do nich dostęp.

Należy zauważyć, że obecne warunki obrotu gospodarczego stwarzają możliwość gromadzenia różnego rodzaju informacji w postaci elektronicznej. Stosowane przez Spółkę kasy fiskalne dają możliwość archiwizacji dokumentów fiskalnych w formie elektronicznej.

Dodatkowo należy wskazać, że § 6 ust. 1 pkt 7 Rozporządzenia wskazuje na obowiązek przechowywania kopii dokumentów fiskalnych przez okres wymagany odpowiednimi przepisami, jednakże przepis ten nie wskazuje w jakiej formie mają być przechowywane takie dokumenty. Można więc stwierdzić, że może być to każda dowolna forma przechowywania dokumentów, w tym także forma elektroniczna.

W związku z powyższym, zdaniem Spółki, przechowywanie również pozostałych dokumentów fiskalnych może odbywać się wyłącznie w formie elektronicznej w pamięci fiskalnej kasy rejestrującej w okresie do upływu terminu przedawnienia zobowiązań podatkowych. Jednocześnie dane takie będą mogły być udostępnione organom podatkowym w celu weryfikacji prawidłowości rozliczeń w tej formie. Możliwy jest także wydruk takich pozostałych dokumentów fiskalnych na żądanie organów podatkowych. Podsumowując, zdaniem Spółki, pozostałe dokumenty fiskalne (w tym raporty dobowe i okresowe), mogą być przechowane wyłącznie w formie elektronicznej, a tym samym nie muszą być przechowywane w formie papierowej- Wnioskodawca może dokonać zniszczenia ich wydruków.

Jako potwierdzenie powyższego stanowiska Wnioskodawca pragnie wskazać interpretację indywidualną z 22 grudnia 2020 r. (sygn. 0114-KDIP1-3.4012.591.2020.1.KP), w której Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, uznał że „odnosząc się zatem do przechowywania w formie elektronicznej miesięcznych raportów fiskalnych należy wskazać, że przepisy prawa podatkowego nie wskazują w jakiej formie należy przechowywać te raporty fiskalne, dlatego też nie ma przeciwskazań do przechowywania przez Wnioskodawcę w formie elektronicznej tego rodzaju dokumentów przy zachowaniu przepisów w zakresie przechowywania dokumentacji w formie elektronicznej”.

Podobne stanowisko Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wyraził również w interpretacji indywidualnej z 7 listopada 2018 r. (sygn. 0112-KDIL2-2.4012.458.2018.1.JK), w której uznał, że „skoro Wnioskodawca posiadania kasy z elektronicznym zapisem kopii paragonów, tzn. takie w których kopie paragonów i raportów są/będą zapisane na informatycznym nośniku danych, a sposób archiwizowania raportów w formie elektronicznej spełnia cechy integralności i czytelności danych, to Wnioskodawca ma/będzie miał możliwość przechowywania raportów fiskalnych wyłącznie w formie elektronicznej, zapewniając możliwość ich odczytu oraz wydruku na żądanie organów skarbowych. Zatem, nie jest konieczne dodatkowe przechowywanie dobowych, miesięcznych oraz pozostałych raportów fiskalnych generowanych przez te kasy w formie papierowych wydruków”.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług

(Dz. U. z 2022 r. poz. 931 ze zm.), zwana dalej ustawą:

Stosownie do art. 2 pkt 22 ustawy:

Na podstawie art. 2 pkt 31 ustawy:

Zgodnie z art. 2 pkt 32 ustawy:

Zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy:

Stosownie do art. 106b ust. 3 pkt 1 - 2 ustawy:

Z kolei art. 106g ust. 1 ustawy stanowi, że:

W myśl art. 106g ust. 3 pkt 1 ustawy:

Stosownie do art. 106h ust. 1 ustawy:

Na mocy art. 106h ust. 2 ustawy:

W myśl art. 106h ust. 3 ustawy:

Zgodnie z art. 106h ust. 4 ustawy:

W myśl art. 106m ust. 1 ustawy:

Na podstawie art. 106n ust. 1 ustawy:

Art. 112 ustawy stanowi, że:

Zgodnie z art. 111 ust. 1 ustawy:

Powyższy przepis określa generalną zasadę, z której wynika, że obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej dotyczy wszystkich podatników, którzy dokonują sprzedaży na rzecz określonych w nim odbiorców, tj. osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych.

Zgodnie z art. 111 ust. 6a ustawy:

Na mocy art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy:

Paragon fiskalny stanowi dla nabywcy dowód dokonania zakupu, natomiast dla sprzedawcy dokonanie sprzedaży i potwierdzenie tożsamości towaru.

Stosownie do art. 111 ust. 3a pkt 6 ustawy:

Natomiast zgodnie z art. 111 ust. 3a pkt 8 ustawy:

Zasady prowadzenia ewidencji obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących zostały uregulowane w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. z 2021 r. poz. 1625), zwanym dalej rozporządzeniem.

Według § 2 pkt 1 lit. b) rozporządzenia:

Zgodnie z § 2 pkt 14 rozporządzenia:

Natomiast zgodnie z § 2 pkt 15 rozporządzenia:

W myśl § 2 pkt 16 rozporządzenia:

Zgodnie z § 2 pkt 25 rozporządzenia:

Zgodnie z § 2 pkt 27 rozporządzenia:

W myśl § 6 ust. 1, 3, 4 i 7 rozporządzenia, podatnicy prowadząc ewidencję:

W myśl art. 73 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2021 r. poz. 217 ze zm.):

Zgodnie z art. 73 ust. 2 ustawy o rachunkowości:

Z kolei zgodnie z § 29 rozporządzenia:

W myśl § 22 ust. 4 rozporządzenia:

Natomiast w myśl § 30 rozporządzenia:

W opisie sprawy Spółka wskazała, że działalność gospodarcza Wnioskodawcy obejmuje m.in. prowadzenie sprzedaży na rzecz Klientów za pośrednictwem sklepu internetowego, tj. poprzez dedykowaną witrynę internetową (Sklep internetowy). Aby zamówienie w Sklepie internetowym mogło być skutecznie zrealizowane, Klient jest każdorazowo zobowiązany do zaakceptowania udostępnianego przez Wnioskodawcę regulaminu Sklepu internetowego. Sprzedaż dokonywana poprzez Sklep internetowy jest rejestrowana przez Wnioskodawcę za pomocą kas rejestrujących z elektronicznym zapisem kopii (tj. takich, w których treść paragonów fiskalnych oraz pozostałych dokumentów fiskalnych jest zapisywana na informatycznych nośnikach danych), zatem w odniesieniu do każdej zaewidencjonowanej na nich sprzedaży, paragony fiskalne są wystawiane i drukowane, a ich kopie są zapisywane elektronicznie w pamięci fiskalnej kasy rejestrującej. Również w przypadku pozostałych dokumentów fiskalnych tj. raportów fiskalnych dobowych i miesięcznych (okresowych) są one wystawiane i drukowane, a ich kopie są zapisywane elektronicznie w pamięci fiskalnej kasy rejestrującej. Zamiarem Spółki jest wprowadzenie rozwiązania, zgodnie z którym paragony fiskalne dokumentujące sprzedaż do Klientów, do których zostały wystawione faktury (przesyłane i przechowywane w formie elektronicznej) oraz pozostałe dokumenty fiskalne tj. raporty fiskalne dobowe i miesięczne (okresowe), będą niszczone (tj. ich wydruki będą niszczone), zaś kopie tych paragonów oraz pozostałych dokumentów fiskalnych będą nadal przechowywane w pamięci fiskalnej kasy rejestrującej przez wymagany ustawowo okres wyłącznie w formie elektronicznej. Spółka wskazuje, że istnieją w Spółce systemy informatyczne pozwalające na dostęp do elektronicznych zasobów archiwalnych oraz ich wydruk na każde żądanie organu podatkowego.

Wnioskodawca ma wątpliwości czy sposób archiwizacji paragonów fiskalnych, w ramach którego Spółka będzie przechowywać wyłącznie treści paragonów fiskalnych zapisanych w formie elektronicznej, dematerializując (niszcząc) wydrukowane paragony fiskalne, do których wystawiono faktury w formie elektronicznej, będzie zgodny z art. 106h ustawy o VAT oraz czy nie jest konieczne przechowywanie pozostałych dokumentów fiskalnych tj. raportów dobowych i raportów miesięcznych, generowanych przez kasy z elektronicznym zapisem kopii, w formie papierowych wydruków, o ile są one przechowywane elektronicznie w pamięci kasy fiskalnej.

Skoro sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej lub rolników ryczałtowych Spółka ewidencjonuje za pomocą kasy rejestrującej z elektronicznym zapisem kopii, to stosownie do regulacji zawartych w art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy oraz § 29 rozporządzenia Spółka ma obowiązek wydruku paragonów ze sprzedaży, jak również miesięcznych i dobowych raportów fiskalnych. Jednocześnie Spółka wskazała, że Klient w celu dokonania zakupów za pośrednictwem Sklepu internetowego zobowiązany jest do zaakceptowania Regulaminu, zgodnie z którym Spółka wystawia na rzecz każdego Klienta dokonującego zakupów w Sklepie internetowym fakturę w postaci elektronicznej i przesyła ją Klientowi w sposób przewidziany Regulaminem, tj. na wskazany przez Klienta adres e-mail. Bez zaakceptowania Regulaminu Klient nie ma możliwości dokonania zakupów w Sklepie internetowym. Ponadto skoro przechowywane przez Spółkę wyłącznie w formie elektronicznej paragony fiskalne będą zapewniały możliwość ich odczytu oraz wydruku na żądanie organów skarbowych, to nie będzie konieczne dodatkowe przechowywanie paragonów fiskalnych generowanych przez kasy w formie papierowych wydruków.

W przedmiotowym zdarzeniu przyszłym mamy do czynienia z sytuacją, w której Klient jest każdorazowo zobowiązany do zaakceptowania udostępnionego przez Wnioskodawcę Regulaminu Sklepu internetowego. Zamiarem Spółki jest wprowadzenie rozwiązania, zgodnie z którym paragony fiskalne dokumentujące sprzedaż do klientów, do których zostały wystawione faktury (przesyłane i przechowywane w formie elektronicznej) oraz pozostałe dokumenty fiskalne, będą niszczone, zaś kopie tych paragonów oraz pozostałych dokumentów fiskalnych będą nadal przechowywane w pamięci fiskalnej kasy rejestrującej w formie elektronicznej.

Mając na uwadze przedstawione okoliczności sprawy oraz obowiązujące w tym zakresie przepisy prawa należy wskazać, że nie ma przeciwskazań do przechowywania paragonów w formie elektronicznej. Ustawodawca nie wskazał bowiem jednoznacznej formy przechowywania paragonów dokumentujących transakcje, które zostały udokumentowane fakturami w formie elektronicznej.

Podsumowując, wskazany w opisie zdarzenia przyszłego sposób archiwizacji, wystawionych w Sklepie internetowym paragonów fiskalnych, w ramach którego Spółka będzie przechowywać wyłącznie treści paragonów fiskalnych zapisanych w formie elektronicznej dematerializując (niszcząc) wydrukowane paragony fiskalne będzie stanowić realizację obowiązku wynikającego z art. 106h ustawy o VAT i będzie zgodne z wymogami wynikającymi z przepisów tej ustawy.

Również w odniesieniu do archiwizacji wyłącznie w formie elektronicznej dobowych i miesięcznych raportów fiskalnych nie ma przeciwskazań do elektronicznego przechowywania tego rodzaju dokumentów. Tym samym w przypadku posiadania przez Spółkę kas z elektronicznym zapisem kopii nie jest konieczne przechowywanie pozostałych dokumentów fiskalnych, tj. raportów fiskalnych dobowych i okresowych, generowanych przez te kasy, w formie papierowych wydruków, o ile są one przechowywane elektronicznie w pamięci kasy fiskalnej.

Dodatkowe informacje

Zaznaczenia wymaga, że Organ podatkowy jest ściśle związany z przedstawionym we wniosku opisem stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego. Wnioskodawca ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego. Podkreślenia wymaga, że interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z tym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Państwa i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia przedstawionego w stanie faktycznym oraz zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Państwa i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

• Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy  z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2021 r. poz. 1540 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego i zastosują się Państwo do interpretacji.
• Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Macie Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2022 r. poz. 329 ze zm.; dalej jako „PPSA”).   

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

‒      w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

‒      w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2021 r. poz. 1540 ze zm.).