W przypadku pozytywnego rozpatrzenia zgłoszonych przez Spółkę reklamacji sprzedający wystawiają faktury korygujące zmniejszające wysokość podstawy opodatkowania i podatku należnego, co z kolei obliguje Spółkę do dokonania stosownych korekt kwoty podatku naliczonego podlegającego odliczeniu.

Z uwagi na to, że umowy zawarte przez Spółkę ze sprzedawcami co do zasady nie zawierają zapisów regulujących procedurę rozpatrywania i uwzględniania reklamacji, w celu uniknięcia wątpliwości i nieporozumień w tym zakresie Spółka zamierza zawierać ze sprzedawcami porozumienia, w których zostanie ustalona jednolity tryb postępowania w powyższym zakresie.

Zgodnie z przyjętym założeniem, planowane porozumienia mają zawierać następujący zapis:

„1.W przypadku zgłoszenia przez Nabywcę reklamacji dotyczącej w szczególności:

- Sprzedawca dokona weryfikacji zgłoszonej reklamacji i w przypadku uznania jej za uzasadnioną, wystawi fakturę korygującą, która stanowi dokument potwierdzający:

Przy czym jakiekolwiek nieformalne ustalenia dotyczące zasadności zgłoszonej reklamacji, dokonane w innej formie niż przewidziana powyżej, nie miałyby mocy wiążącej dla Sprzedawcy.

Powyższe zapisy służą w szczególności wyeliminowaniu wątpliwości w kwestii tego, kto jest uprawniony do uwzględnienia reklamacji w imieniu sprzedającego.

Pytanie

Czy w przypadku zawarcia opisanych porozumień, Spółka będzie zobowiązana do zmniejszenia kwoty podatku naliczonego w rozliczeniu za okres, w którym sprzedawca wystawi fakturę korygującą w związku z uwzględnieniem zgłoszonej przez Spółkę reklamacji?

Państwa stanowisko w sprawie

Zdaniem Wnioskodawcy, w przypadku zawarcia opisanych porozumień, Spółka będzie zobowiązana do zmniejszenia kwoty podatku naliczonego w rozliczeniu za okres, w którym sprzedawca wystawi fakturę korygującą w związku z uwzględnieniem zgłoszonej przez Spółkę reklamacji.

Uzasadnienie

Zgodnie z art. 86 ust. 19a ustawy o VAT, W przypadku obniżenia podstawy opodatkowania, o którym mowa w art. 29a ust. 13, lub stwierdzenia pomyłki w kwocie podatku na fakturze, o którym mowa w art. 29a ust. 14, nabywca towaru lub usługi jest obowiązany do zmniejszenia kwoty podatku naliczonego w rozliczeniu za okres, w którym warunki obniżenia podstawy opodatkowania dla dostawy towarów lub świadczenia usług zostały uzgodnione z dostawcą towarów lub usługodawcą, jeżeli przed upływem tego okresu rozliczeniowego warunki te zostały spełnione. W przypadku gdy warunki obniżenia podstawy opodatkowania dla dostawy towarów lub świadczenia usług zostały spełnione po upływie okresu rozliczeniowego, w którym warunki te zostały uzgodnione, nabywca towaru lub usługi jest obowiązany do zmniejszenia kwoty podatku naliczonego w rozliczeniu za okres, w którym warunki te zostały spełnione. Jeżeli podatnik nie obniżył kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego określonego w fakturze, której korekta dotyczy, a prawo do takiego obniżenia mu przysługuje, zmniejszenie kwoty podatku naliczonego uwzględnia się w rozliczeniu za okres, w którym podatnik dokonuje tego obniżenia.”

Z kolei art. 29a ust. 13 i 14 ustawy o VAT stanowią, że:

„13. W przypadkach, o których mowa w ust. 10 pkt 1-3 [czyli m.in. dokonania obniżenia ceny pod dokonaniu sprzedaży albo zwrotu towarów], obniżenia podstawy opodatkowania, w stosunku do podstawy określonej w wystawionej fakturze z wykazanym podatkiem, dokonuje się za okres rozliczeniowy, w którym podatnik wystawił fakturę korygującą, pod warunkiem że z posiadanej przez tego podatnika dokumentacji wynika, że uzgodnił on z nabywcą towaru lub usługobiorcą warunki obniżenia podstawy opodatkowania dla dostawy towarów lub świadczenia usług określone w fakturze korygującej oraz warunki te zostały spełnione, a faktura ta jest zgodna z posiadaną dokumentacją. W przypadku gdy w okresie rozliczeniowym, w którym została wystawiona faktura korygująca, podatnik nie posiada dokumentacji, o której mowa w zdaniu pierwszym, obniżenia podstawy opodatkowania dokonuje za okres rozliczeniowy, w którym dokumentację tę uzyskał.

14. Przepis ust. 13 stosuje się odpowiednio w przypadku stwierdzenia pomyłki w kwocie podatku na fakturze i wystawienia faktury korygującej do faktury, w której wykazano kwotę podatku wyższą niż należna.”

Nie budzi wątpliwości, że powyższe zasady dotyczą również wystawienia faktury korygującej zmniejszającej podstawę opodatkowania z uwagi na uwzględnienie reklamacji zgłoszonej przez nabywcę - w szczególności dotyczącej ilości lub jakości nabytych towarów lub usług albo ustalenia ceny.

Z przywołanych regulacji wynika zatem, że w przypadku wystawienia faktury korygującej in minus - w szczególności z uwagi na obniżenie ceny, dokonanie zwrotu towaru, czy stwierdzenie pomyłki w cenie - nabywca towaru lub usługi jest zobowiązany do zmniejszenia kwoty podatku naliczonego w rozliczeniu za okres, w którym dojdzie do spełnienia uzgodnionych ze sprzedawcą warunków obniżenia podstawy opodatkowania dla dostawy towarów i usług (przy czym możliwa jest również sytuacja, w której uzgodnienie i spełnienie tych warunków nastąpi w tym samym czasie).

Jednocześnie w rozliczeniu za powyższy okres rozliczeniowy, w którym spełnione zostały uzgodnione warunki obniżenia podstawy opodatkowania - nie wcześniej - sprzedający jest uprawniony do dokonania obniżenia podstawy opodatkowania i podatku należnego w związku z wystawieniem faktury korygującej.

Wskazane przepisy przewidują zatem symetrię uprawnień sprzedawcy i obowiązków nabywcy: prawo sprzedawcy do obniżenia podstawy opodatkowania i podatku należnego powstaje w rozliczeniu za ten sam okres, co obowiązek nabywcy do dokonania zmniejszenia kwoty podatku naliczonego.

Przepisy ustawy o VAT nie określają, czym jest „uzgodnienie warunków obniżenia podstawy opodatkowania”.

W związku z powyższym należy odwołać się do potocznego znaczenia tego pojęcia. Zgodnie z definicją słownikową: „uzgodnienie” oznacza „to, co zostało uzgodnione”, a „uzgodnić - uzgadniać” - „uczynić (czynić) zgodnym z czymś, doprowadzić (doprowadzać) do braku rozbieżności, obopólnie wyrazić (wyrażać) na coś zgodę” („Uniwersalny słownik języka polskiego”, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa 2008 r., t. IV, str. 319).

Prowadzi to do wniosku, że „uzgodnienie warunków obniżenia podstawy opodatkowania” ma miejsce, gdy obie strony transakcji osiągnęły porozumienie co do tego, jakie przesłanki muszą się ziścić, aby doszło do obniżenia podstawy opodatkowania.

Powyższe stanowisko ma również oparcie w wydanych przez Ministra Finansów „Objaśnieniach podatkowych z dnia 23 kwietnia 2021 r. w sprawie pakietu rozwiązań „Slim VAT” oraz wybranych rozwiązań doprecyzowujących niektóre konstrukcje VAT wprowadzonych ustawą z dnia 27 listopada 2020 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. poz. 2419)” („Objaśnienia”). Wskazano w nich, że: „Przez uzgodnienie warunków pomniejszenia podstawy opodatkowania lub podatku należnego rozumie się w szczególności ustalenie przez strony faktu obniżenia wykazanego na fakturze pierwotnej wynagrodzenia. Uzgodnienie może wskazywać również okoliczności, których zaistnienie w przyszłości uzasadnia obniżenie należności. Tak rozumianym uzgodnieniem może być zawarcie umowy określającej w jakich sytuacjach nabywca uzyskuje prawo do odzyskania części wynagrodzenia (...) Do uzgodnienia warunków umowy może dojść ponadto w trakcie trwania współpracy między stronami. Przedsiębiorcy mogą zawierać różnego rodzaju aneksy do umów, porozumienia lub tworzyć inne dokumenty stosowane powszechnie w obrocie handlowym (w tym stanowiące wyraz przenikania do krajowego systemu prawnego instytucji mających źródło w obcych porządkach, np. letters of understanding), skutkiem których jest obniżenie wynagrodzenia wykazanego na fakturze pierwotnej. ”

W Objaśnieniach wprost dopuszczono zatem zawarcie przez strony transakcji porozumienia określającego na przyszłość warunki (przesłanki) dokonania obniżenia podstawy opodatkowania. Jakkolwiek w Objaśnieniach dopuszczono również możliwość zawarcia uzgodnień mających charakter nieformalny, to jednak dotyczy to wyłącznie sytuacji, w której pomiędzy stronami nie zostało zawarte porozumienie bezpośrednio ustalające powyższe warunki - i w przypadku jego zawarcia, o tym. jakie warunki muszą być spełnione, aby było możliwe dokonanie obniżenia podstawy opodatkowania, decydują regulacje zawarte w tym porozumieniu.

Przy czym nie budzi wątpliwości, że zakres porozumienia może ograniczać się do ustalenia warunków obniżenia podstawy opodatkowania w odniesieniu do jedynie niektórych kategorii zdarzeń skutkujących tym obniżeniem - w szczególności uwzględnienia zgłoszonych reklamacji.

W kontekście Objaśnień należy zatem uznać, że w pełni dopuszczalne jest zawarcie pomiędzy stronami porozumienia ustalającego wiążącą strony procedurę rozpatrywania i uwzględniania reklamacji - dotyczącej w szczególności ilości lub jakości dostarczonych towarów lub świadczonych usług, błędnego ustalenia ceny, w tym również naliczenia należnego podatku od towarów i usług lub podatku akcyzowego w błędnej wysokości - której skutkiem może być obniżenie podstawy opodatkowania.

Przy czym (co potwierdzono w Objaśnieniach) strony mają co do zasady swobodę w zakresie kreowania warunków obniżenia podstawy opodatkowania. Wynika to z obowiązującej w stosunkach cywilnoprawnych zasady swobody stron w zakresie kształtowania wzajemnych relacji zobowiązaniowych - która dotyczy również ustalenia wiążących strony warunków uwzględnienia reklamacji oraz momentu jej uwzględnienia, skutkującego obniżeniem ceny (podstawy opodatkowania).

W ramach powyższej, prawem zakreślonej swobody stron mieści się zatem zapis planowanego porozumienia określający procedurę rozpatrywania i uwzględniania reklamacji zgłoszonych przez Spółkę, zgodnie z którym sprzedawca dokona weryfikacji zgłoszonej reklamacji i w przypadku uznania jej za uzasadnioną, wystawi fakturę korygującą, która stanowi dokument potwierdzający:

Planowany zapis porozumienia jednoznacznie określa zatem, w jaki sposób zostaje spełniony uzgodniony warunek obniżenia podstawy opodatkowania w postaci uwzględnienia reklamacji i w którym momencie zostaje on spełniony: dokumentem stanowiącym oświadczenie sprzedawcy o uwzględnieniu reklamacji jest faktura korygująca, a jej uwzględnienie, stanowiące przesłankę obniżenia ceny, następuje z chwilą wystawienia faktury korygującej. Przy czym jak wskazano na wstępie, zgodnie z wolą stron jest to jedyna wiążąca forma uwzględnienia reklamacji. Wszelkie inne, nieformalne ustalenia zostaną pozbawione znaczenia prawnego .

Wprowadzenie powyższego rozwiązania jest podyktowane koniecznością uniknięcia stanu niepewności w zakresie uwzględnienia reklamacji zgłaszanych przez Spółkę. Z dotychczasowych doświadczeń wynika bowiem, że w wielu przypadkach w proces rozpatrywania reklamacji zaangażowanych jest zarówno ze strony nabywcy, jak i sprzedawcy wielu pracowników różnych działów i różnego szczebla. W takich sytuacjach Spółka z reguły nie posiada wiedzy, która z osób uczestniczących ze strony sprzedawcy w korespondencji lub rozmowach dotyczących zgłoszonej reklamacji jest, zgodnie z obowiązującymi u sprzedawcy zasadami wewnętrznej organizacji, kompetentna do złożenia wiążącego sprzedawcę oświadczenia o uwzględnieniu reklamacji.

W praktyce może to prowadzić do istotnych nieporozumień: Spółka mogłaby pozostawać w przekonaniu, że jej reklamacja została pozytywnie rozpatrzona, natomiast strona sprzedająca mogłaby stać na stanowisku, że proces rozpatrywania reklamacji nie został jeszcze zakończony, gdyż nie wypowiedziała się w tej sprawie osoba posiadająca kompetencje w tym zakresie (uprawniona w imieniu sprzedawcy do rozpatrzenia reklamacji).

W celu uniknięcia powyższych sytuacji, stanowiących zagrożenie dla wzajemnych stosunków biznesowych, konieczne stało się wprowadzenie w relacjach pomiędzy sprzedawcami a Spółką regulacji określających precyzyjnie formę złożenia oświadczenia o uwzględnieniu reklamacji i nadanie jej wyłącznej mocy wiążącej - i co za tym idzie jednoznaczne pozbawienie jakiejkolwiek mocy wszelkim innym nieformalnym ustaleniom.

Powyższą funkcję spełnia, zgodnie z planowanym zapisem porozumienia, faktura korygująca wystawiona przez sprzedawcę: stanowi wiążące sprzedawcę oświadczenie o uwzględnieniu reklamacji oraz kwocie obniżenia ceny (podstawy opodatkowania) w związku jej uwzględnieniem. Do tego momentu żadna ze stron nie jest uprawniona do przyjęcia, że reklamacja została uwzględniona, a co za tym idzie, że zostały spełnione warunki obniżenia podstawy opodatkowania.

Dodać należy, że również w Objaśnieniach dopuszczono możliwość, by formą komunikacji - poinformowania o spełnieniu warunków obniżenia podstawy opodatkowania - było wystawienie faktury korygującej. Strony są uprawnione do ukształtowania relacji biznesowych w taki sposób, że na mocy wspólnych uzgodnień uznają fakturę korygującą za jedyną wiążącą formę złożenia przez sprzedawcę oświadczenia o uwzględnieniu reklamacji i obniżeniu ceny.

Z tego względu zasadny jest wniosek, że wystawienie faktury korygującej stanowiącej, zgodnie z zawartym porozumieniem:

- stanowi spełnienie uzgodnionych warunków obniżenia podstawy opodatkowania w rozumieniu art. 29a ust. 13 oraz art. 86 ust. 19a ustawy o VAT.

W konsekwencji zgodnie z tym ostatnim przepisem. Spółka będzie zobowiązana do zmniejszenia kwoty podatku naliczonego w rozliczeniu za okres, w którym na podstawie zapisów porozumienia sprzedawca wystawi fakturę korygującą, uwzględniającą zgłoszoną przez Spółkę reklamację.

Całokształt przedstawionych okoliczności przemawia zatem za uznaniem za prawidłowe stanowiska Wnioskodawcy, iż w przypadku zawarcia opisanych porozumień, Spółka będzie zobowiązana do zmniejszenia kwoty podatku naliczonego w rozliczeniu za okres, w którym sprzedawca wystawi fakturę korygującą w związku z uwzględnieniem zgłoszonej przez Spółkę reklamacji.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawiliście Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Podstawowe zasady dotyczące odliczania podatku naliczonego zostały sformułowane w art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2021 r., poz. 685 ze zm.), zwanej dalej ustawą lub ustawą o VAT, zgodnie z którym

Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy,

Z treści art. 86 ust. 1 ustawy wynika, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług a towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest bezpośredni i bezsporny związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi.

Ustawodawca stworzył zatem podatnikom prawo do odliczenia podatku naliczonego w określonych terminach, pod warunkiem spełnienia przez nich zarówno tzw. przesłanek pozytywnych, m.in. tego że zakupy towarów i usług będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy.

Zgodnie z art. 86 ust. 10 ustawy,

Na mocy art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy,

Oznacza to, że z odliczenia podatku na podstawie art. 86 ust. 10 i 10b pkt 1 ustawy, można skorzystać dopiero w rozliczeniu za okres, w którym spełnione są łącznie następujące przesłanki:

-powstał obowiązek podatkowy w odniesieniu do nabywanych towarów i usług,

-doszło do faktycznego nabycia tych towarów i usług,

-podatnik jest w posiadaniu faktury dokumentującej tę transakcję.

Stosownie do treści art. 86 ust. 11 ustawy,

Zgodnie z art. 86 ust. 19a ustawy,

Natomiast w myśl art. 29a ust. 13 ustawy,

Stosownie zaś do art. 29a ust. 14 ustawy,

Zatem nabywca towaru lub usługi, w przypadku wystąpienia przesłanek do zmniejszenia podstawy opodatkowania i podatku należnego przez kontrahenta jest obowiązany do obniżenia kwoty podatku naliczonego. Obniżenie to następuje w rozliczeniu za okres, w którym warunki obniżenia podstawy opodatkowania dla dostawy towarów lub świadczenia usług zostały uzgodnione, jeżeli dodatkowo przed upływem tego okresu rozliczeniowego warunki te zostały spełnione, tj. doszło do zrealizowania przesłanek warunkujących pomniejszenie podstawy opodatkowania.

W przypadku, gdy warunki obniżenia podstawy opodatkowania dla dostawy towarów lub świadczenia usług zostały spełnione po upływie okresu rozliczeniowego, w którym warunki te zostały uzgodnione – nabywca towaru lub usługi jest obowiązany do zmniejszenia kwoty podatku naliczonego dopiero w rozliczeniu za okres, w którym warunki te zostały spełnione.

Dla obowiązku pomniejszenia podatku naliczonego w przypadku obniżenia podstawy opodatkowania w stosunku do podstawy określonej w wystawionej fakturze z wykazanym podatkiem oznaczają, że dla powstania obowiązku pomniejszenia VAT naliczonego ważny jest nie sam moment otrzymania faktury korygującej, a moment uzgodnienia warunków obniżenia podstawy opodatkowania oraz moment spełnienia tych uzgodnionych warunków – analogicznie jak ma to miejsce w odniesieniu do ustalenia momentu, w którym po stronie sprzedawcy wystąpi prawo do dokonania korekty podstawy opodatkowania lub podatku należnego.

Przez uzgodnienie warunków pomniejszenia podstawy opodatkowania lub podatku należnego rozumie się ustalenie przez strony faktu obniżenia wykazanego na fakturze pierwotnej wynagrodzenia. Uzgodnienie może wskazywać również okoliczności, których zaistnienie w przyszłości uzasadnia obniżenie należności.

Tak rozumianym uzgodnieniem może być zawarcie umowy określającej w jakich sytuacjach nabywca uzyskuje prawo do odzyskania części wynagrodzenia. Przesłanki uzasadniające obniżenie podstawy opodatkowania i kwoty podatku należnego mogą być również zawarte w regulaminach realizacji sprzedaży lub ogólnych warunkach umowy, których akceptacja dokonywana jest w momencie przystąpienia nabywcy do transakcji. W tego typu przypadkach uzgodnienie stanowi wspomniany fakt przystąpienia do czynności stanowiący wyraz zgody na treść dokumentu.

Natomiast spełnienie warunków oznacza zatem ziszczenie się zdarzenia stanowiącego przesłankę obniżenia wynagrodzenia.

Zatem korekta podatku naliczonego uzależniona jest od łącznego spełniania następujących warunków:

-uzgodnienia warunków korekty z dostawcą,

-spełnienia uzgodnionych warunków,

-posiadania dokumentacji potwierdzającej uzgodnienie i spełnienie warunków.

Na gruncie znowelizowanych przepisów dopuszczalną formą uzgodnienia (stanowiącą przesłankę zarówno prawa do skorygowania podatku należnego przez sprzedawcę, jak i aktualizującą obowiązek dokonania analogicznej korekty przez nabywcę) może być również domniemana akceptacja uzgodnienia warunków transakcji.

Domniemana akceptacja warunków może wystąpić w szczególności kiedy samo wystawienie faktury korygującej albo dokonanie przelewu, będzie stanowiło element uzgodnienia/spełnienia warunków korekty.

W części przypadków, za jedyną formę komunikacji dotyczącej uzgodnienia warunków zmniejszenia podstawy opodatkowania lub kwoty podatku między stronami należy uznać wystawienie i dostarczenie faktury korygującej do nabywcy. Podatkowa rola faktury nie jest bowiem jedyną przypisywaną temu dokumentowi – pełni ona również informacyjną funkcję gospodarczą.

W takiej sytuacji obowiązek pomniejszenia kwoty podatku naliczonego nastąpi w momencie potwierdzenia przez nabywcę, faktu wystąpienia np. pomyłki na fakturze pierwotnej.

Wprowadzona relacja przepisów dotyczących podstawy opodatkowania i podatku należnego oraz podatku naliczonego  zmierza do zachowania szczelności systemu podatku VAT.

W związku z likwidacją warunku uzyskania potwierdzenia otrzymania faktur korygujących in minus przez nabywcę towarów lub usługobiorcę nie jest zatem możliwe odroczenie obowiązku korekty podatku naliczonego do momentu otrzymania przez nabywcę tej faktury korygującej. Takie działanie mogłoby bowiem powodować celowe opóźnianie pomniejszenia kwoty podatku naliczonego (przez opóźnione doręczenie wystawionej faktury korygującej) przy jednoczesnym pozostawieniu możliwości pomniejszenia podatku należnego u sprzedawcy.

W niektórych wyjątkowych przypadkach, za jedyną formę komunikacji dotyczącej uzgodnienia warunków zmniejszenia podstawy opodatkowania lub kwoty podatku między stronami może być uznane wystawienie i dostarczenie faktury korygującej do nabywcy, w takiej sytuacji faktura korygująca pełni gospodarczą funkcję informacyjną. Tak będzie np. w przypadku kiedy brak wcześniejszych kontaktów pomiędzy sprzedawcą a nabywcą (innej formy uzgodnień) w celu potwierdzenia obniżenia wartości podstawy opodatkowania wysłana faktura korygująca może, przy zachowaniu konkretnych wymogów pełnić rolę dokumentu potwierdzającego podjęcie próby uzgodnienia warunków (gotowość sprzedawcy do obniżenia podstawy opodatkowania). W takim przypadku, aby doszło do uzgodnienia warunków, a w szczególnych przypadkach (gdy strony nie uzgodniły wcześniej, że wystawienie faktury korygującej będzie elementem procesu spełnienia warunków i nie poczyniły również z uwagi na obiektywny brak możliwości komunikacji żadnych innych uzgodnień) również do spełnienia tych uzgodnionych warunków oraz do uzyskania dokumentacji potwierdzającej zaistnienie uzgodnienia/spełnienia warunków:

-wymagany byłby dokument potwierdzający, że nabywca ma wiedzę o obniżeniu podstawy opodatkowania, np.:

-potwierdzenie otrzymania faktury korygującej w dowolnej formie,

-korespondencja mailowa zawierająca klauzulę informującą o czasie przedstawienia zastrzeżeń co do warunków uzgodnienia proponowanych w wystawionej i załączonej do tej korespondencji fakturze korygującej,

-posiadanie dodatkowej dokumentacji, np. raporty dołączone do wysyłanej korespondencji do nabywcy albo dostępne dla stron transakcji na platformie elektronicznej, przez którą strony się porozumiewają.

Przede wszystkim więc nabywca musi wiedzieć, że zaistniały okoliczności powodujące obowiązek obniżenia podatku naliczonego.

Istotnym jest, że w warunkach biznesowych, kiedy jest możliwe porozumienie się kontrahentów w inny sposób niż np. tylko wystawienie faktury korygującej i zapewnienie dostępu do niej nabywcy, samego wystawienia faktury korygującej nie można uznać za spełnienie warunków do korekty podstawy opodatkowania lub podatku należnego.

Z opisu sprawy wynika, że dokonujecie Państwo zakupu towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Korzystacie Państwo z prawa do odliczenia naliczonego podatku od towarów i usług wykazanego na otrzymanych fakturach, dokumentujących nabycie wskazanych towarów i usług.

W praktyce zdarzają się przypadki, gdy zgłaszacie Państwo reklamacje dotyczące nabytych towarów i usług. Przyczyny reklamacji są zróżnicowane i obejmują sytuacje:

- dostarczenia Spółce towarów w liczbie lub ilości innej niż zamówionej.

- niespełnienie przez dostawcę lub usługodawcę ustalonych standardów dotyczących jakości dostarczonych towarów lub świadczonych usług,

- błędów w zakresie ustalenia ceny lub wartości nabywanych towarów lub usług – w szczególności będących wynikiem zastosowania przez sprzedawcę niewłaściwej stawki VAT albo nienależnego uwzględnienia podatku akcyzowego w cenie sprzedaży.

W przypadku pozytywnego rozpatrzenia zgłoszonych przez Państwo reklamacji sprzedający wystawiają faktury korygujące zmniejszające wysokość podstawy opodatkowania i podatku należnego, co z kolei obliguje Państwa Spółkę do dokonania stosownych korekt kwoty podatku naliczonego podlegającego odliczeniu.

Z uwagi na to, że umowy zawarte przez Państwa Spółkę ze sprzedawcami co do zasady nie zawierają zapisów regulujących procedurę rozpatrywania i uwzględniania reklamacji, w celu uniknięcia wątpliwości i nieporozumień w tym zakresie Spółka zamierza zawierać ze sprzedawcami porozumienia, w których zostanie ustalona jednolity tryb postępowania w powyższym zakresie.

Zgodnie z przyjętym założeniem, planowane porozumienia mają zawierać następujący zapis:

„1.W przypadku zgłoszenia przez Nabywcę reklamacji dotyczącej w szczególności:

a)ilości lub jakości dostarczonych towarów lub świadczonych usług,

b)błędnego ustalenia ceny, w tym również naliczenia należnego podatku od towarów i usług lub podatku akcyzowego w błędnej wysokości

- Sprzedawca dokona weryfikacji zgłoszonej reklamacji i w przypadku uznania jej za uzasadnioną, wystawi fakturę korygującą, która stanowi dokument potwierdzający:

a)pozytywną weryfikację reklamacji oraz spełnienie warunków do dokonania obniżenia ceny sprzedaży, a także

b)datę uwzględnienia reklamacji oraz

c)kwotę, o jaką zostaje obniżona cena.

2.Powyższa procedura weryfikacji zgłoszonej reklamacji ma zastosowanie bez względu na to, kiedy (równocześnie ze zgłoszoną reklamacją, wcześniej lub później) Nabywca dokona zwrotu (odesłania) towaru, którego dotyczy reklamacja.”

Przy czym jakiekolwiek nieformalne ustalenia dotyczące zasadności zgłoszonej reklamacji, dokonane w innej formie niż przewidziana powyżej, nie miałyby mocy wiążącej dla Sprzedawcy.

Pytacie Państwo, czy w przypadku zawartych porozumień będziecie zobowiązani do zmniejszenia kwoty podatku naliczonego w rozliczeniu za okres, w którym sprzedawca wystawi fakturę w związku z uwzględnieniem zgłoszonej reklamacji.

Za moment uzgodnienia warunków należy uznać moment zaakceptowania ww. porozumień przez nabywcę (tj. podpisanie umowy lub ogólnych warunków handlowych przy nawiązaniu współpracy ze sprzedawcą lub w momencie akceptacji obowiązującej wersji regulaminu, jeżeli zmiana w tym zakresie została dokonana w trakcie trwającej współpracy).

Gdy z ram prawnych regulujących sprzedaż (uzgodnienie warunków) wynika, że w przypadku zwrotu towarów zasadność zwrotu towaru/przyjęcie reklamacji podlega ocenie lub weryfikacji sprzedawcy, dla spełnienia warunków korekty wymagane byłoby poinformowanie nabywcy o przyjęciu reklamacji. Spełnienie warunków do obniżenia podstawy opodatkowania nastąpi w momencie zaakceptowania reklamacji przez sprzedawcę i poinformowania o tym fakcie nabywcy w sposób przewidziany w zapisach zawartych porozumień.

W sytuacji opisanej we wniosku za moment uzgodnienia warunków obniżenia podstawy opodatkowania należy uznać zawarcie porozumienia ze Sprzedawcą. Zaś za moment spełnienia warunków należy uznać moment uznania przez dostawcę reklamacji. Tym samym dopiero poinformowanie nabywcy czyli Państwa Spółki o ich zaakceptowaniu wywoła skutek w postaci obowiązku skorygowania podatku naliczonego. Co istotne do obniżenia podstawy opodatkowania koniecznym jest posiadanie przez sprzedawcę dokumentacji potwierdzającej spełnienie warunków obniżenia podstawy opodatkowania. Zatem informacja dla nabywcy o przyjęciu reklamacji powinna mieć taką formę aby sprzedawca mógł wykazać się jej posiadaniem. Nie ma przeszkód aby taką informację stanowiło doręczenie nabywcy faktury korygującej.

Państwa Spółka - Nabywca zobowiązana będzie do dokonania korekty w chwili otrzymania informacji o przyjęciu akceptacji reklamacji - bez względu na formę tej informacji. Może to być otrzymanie faktury korygującej, jednak jeżeli niezależnie od jej wystawienia nabywca zostanie w inny sposób wcześniej poinformowany przez sprzedawcę o fakcie uznania reklamacji, to będzie zobowiązany do obniżenia podatku naliczonego już w rozliczeniu za okres, w którym miała miejsce ta informacja.

Reasumując, Państwa Spółka powinna dokonywać zmniejszenia kwoty podatku naliczonego z tytułu uwzględnionych przez dostawców reklamacji w rozliczeniu za okres, w którym zostanie poinformowana o ich akceptacji. W przypadku, gdy jedyną formą informacji o akceptacji reklamacji będzie wystawienie faktury korygującej przez sprzedawcę i okres wystawienia tej faktury będzie pokrywał się z okresem powzięcia informacji przez Państwa Spółkę o jej wystawieniu, to wówczas okresem rozliczeniowym, w którym powinniście Państwo dokonać zmniejszenia kwoty podatku naliczonego, będzie okres rozliczeniowy, w którym została wystawiona na Państwa rzecz faktura korygująca in minus.

Tym samym Państwa stanowisko jest prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

W przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Interpretacja wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko dla Wnioskodawcy, który wystąpił z wnioskiem o wydanie interpretacji indywidualnej; wydana interpretacja nie wywołuje więc skutków prawnopodatkowych dla innych podmiotów (Sprzedawcy).

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawyz dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2021 r. poz. 1540 ze zm.). Aby interpretacja mogła pełnić funkcję ochronną: Państwa sytuacja musi być zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i muszą się Państwo zastosować do interpretacji.

·Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (...). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz.U. z 2022 r. poz. 329 ze zm.; dalej jako „PPSA”).  

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

·w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2021 r. poz. 1540 ze zm.).