Archiwizowanie i przechowywanie faktur oraz dokumentów z nimi zrównanych, wystawionych/otrzymanych w formie papierowej bądź w formie elektronicznej, w... - Interpretacja

Interpretacja indywidualna z dnia 18 maja 2023 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0114-KDIP1-3.4012.158.2023.1.MPA

Temat interpretacji

Archiwizowanie i przechowywanie faktur oraz dokumentów z nimi zrównanych, wystawionych/otrzymanych w formie papierowej bądź w formie elektronicznej, w ramach przedstawionej w opisie zdarzenia przyszłego procedury, będzie zgodne z przepisami ustawy, a Państwo zachowają na ogólnych zasadach prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z otrzymywanych faktur.

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

20 marca 2023 r. wpłynął Państwa wniosek z 16 marca 2023 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy przechowywania faktur w formie elektronicznej oraz prawa do odliczenia podatku VAT z nich wynikającego.

Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego

Działacie Państwo pod firmą: (…). Jesteście polskim rezydentem podatkowym, podlegającym opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób prawnych w Polsce od całości swoich dochodów, bez względu na miejsce ich osiągania. Jesteście także czynnym podatnikiem VAT.

Jesteście Państwo spółką kapitałową należącą do międzynarodowej grupy kapitałowej (dalej: „Grupa Kapitałowa”) świadczącej usługi w obszarze IT.

Grupa Kapitałowa, której częścią Państwo jesteście, wypracowała szereg rozwiązań w postaci algorytmów i programów służących do rozwoju strategii marketingowych w internecie.

Pełnicie w Grupie Kapitałowej rolę centrum usług wspólnych. Główną działalnością Państwa jest świadczenie usług wsparcia m.in. administracyjnych, technicznych i innych (dalej: „Usługi” dla spółek z Grupy Kapitałowej, która prowadzi działalność w zakresie świadczenia na rzecz klientów usług retargetingu cyfrowego w oparciu o tzw. real-time bidding technology w cyfrowych sieciach reklamowych oraz świadczące usługi brandingowe.

W celu efektywnego świadczenia Usług, Spółka w ramach swojej działalności gospodarczej nabywa oraz świadczy Usługi, których zakup bądź sprzedaż jest dokumentowana fakturami oraz innymi dowodami nabycia/sprzedaży (dalej: „Faktury” lub „Dokumenty”).

Obecnie przechowujecie Państwo Faktury, wraz z innymi dokumentami traktowanymi na równi z Fakturami, w dwóch formach, tj. dokumenty otrzymywane elektronicznie przechowywane są w formie elektronicznej (najczęściej w formacie pliku PDF, JPG lub BMP, przesyłanego na skrzynkę e-mail Wnioskodawcy) oraz są drukowane przez Państwa i nadany im jest numer porządkowy — tj. zgodny z wewnętrznym układem organizacyjnym w Spółce. Natomiast dokumenty otrzymywane papierowo, przechowywane są w formie papierowej, jak również są kopiowane do formatu cyfrowego (najczęściej do formatu PDF, tzw. skan dokumentu) i przechowywane są w formie elektronicznej.

Ponadto, w Spółce zdarzają się przypadki, gdzie otrzymujecie Państwo Faktury, które nie są w oryginalnej formie, tylko stanowią cyfrową kopię Dokumentu (tj. Faktura została uprzednio wydrukowana i podpisana przez kontrahenta Spółki i następnie przesłana w formie skanu na odpowiedni adres mailowy Spółki).

Z uwagi na skalę prowadzonej działalności oraz liczbę dokumentowanych zdarzeń, przechowywanie Dokumentów (Faktur) własnych i obcych w formie papierowej jest dla Spółki dalece nieefektywne. Co więcej, mając na uwadze wynikający z obowiązujących przepisów prawa okres, przez jaki podatnik zobowiązany jest przechowywać dokumenty księgowe, ich archiwizacja wiąże się bowiem z wysokimi kosztami i licznymi trudnościami logistycznymi (m.in. w zakresie konieczności zapewnienia dostępu i zabezpieczenia archiwizowanych dokumentów, czasochłonnym wyszukiwaniem dokumentów źródłowych, ryzykiem ich uszkodzenia, postępującą utratą czytelności drukowanych dokumentów).

Dlatego też, biorąc pod uwagę dużą ilość wystawianych oraz otrzymywanych Faktur, Spółka zamierza zaprzestać ich przechowywania w formie papierowej oraz wprowadzić model ich archiwizacji, zgodnie z którym wszystkie Faktury (własne i obce) będą gromadzone przez uprawnione osoby w nieedytowalnym formacie cyfrowym bez możliwości jego zmiany (dokument PDF, zdjęcie w formacie JPG/JPEG, inny format cyfrowy stanowiący wierną kopię dokumentu źródłowego itp.). Spółka pragnie wskazać, iż cały proces przetwarzania, jak również archiwizacji Faktur będzie odbywać się przy pomocy systemu informatycznego Spółki (dalej: „System”, „Elektroniczny system obiegu dokumentów”).

Szczegółowa procedura elektronicznej archiwizacji Dokumentów będzie realizowana według następujących zasad:

1. Wszystkie dokumenty i ich załączniki otrzymane przez Spółkę w wersji papierowej, podobnie jak w przypadku dokumentów otrzymywanych w wersji elektronicznej, zostaną oznaczone datą wpływu.

2. Każda Faktura zostanie zeskanowana oraz wprowadzona do elektronicznego systemu obiegu dokumentów w Spółce, gdzie będzie podlegać procesowi akceptacji, a następnie zostanie przesyłana na dysk współdzielony z biurem rachunkowym obsługującym Państwa.

3. Akceptacja pod względem rachunkowym i merytorycznym, a także samo zatwierdzenie Faktury będzie następować w Elektronicznym systemie obiegu dokumentów.

4. Papierowe faktury po wprowadzeniu do systemu będą mogły zostać zniszczone.

Analogiczna procedura elektronicznej archiwizacji Dokumentów, będzie dotyczyć Faktur własnych Spółki, tj. dokumenty własne Spółki będą przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej (bez gromadzenia wersji papierowej Faktur). Co więcej, przedmiotowy System zawiera oraz będzie zawierał pełną historię dotyczącą generowanych w nim Faktur, w szczególności informacje o osobie, która wystawiła dany Dokument (przy czym do wystawienia Faktur są upoważnieni jedynie wybrani pracownicy działu finansowego Spółki posiadający dostęp do informatycznego systemu finansowo - księgowego Spółki).

Pragniecie Państwo zwrócić uwagę, iż elektroniczny System do obiegu dokumentów, w którym przechowywane będą Faktury w formie elektronicznej, pozwoli na szybkie odnalezienie konkretnej Faktury (np. po nazwie dostawcy/klienta lub numerze Faktury). Wersja cyfrowa każdej z Faktur będzie wiernym odzwierciedleniem wersji papierowej. Ponadto, Faktury są oraz będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe.

W odniesieniu do formy elektronicznej, zachowana będzie również taka sama autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność, jak w przypadku Faktur przechowywanych (wcześniej) w formie papierowej. Spółka będzie mogła zidentyfikować tożsamość sprzedawcy (autentyczność), żadne dane na Fakturze wymagane przepisami nie zostaną zmienione (integralność), a skan będzie miał odpowiednią jakość, aby zapewnić pełną możliwość odczytu danych na Fakturze (czytelność). System posiada odpowiednie zabezpieczenia oraz procedury przechowywania kopii zapasowych zgromadzonych danych.

Spółka zapewni ponadto funkcjonowanie kontroli biznesowych, które będą ustalały wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą, a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Dopiero po przeprowadzeniu kontroli otrzymanych faktur, a tym samym sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu, faktury otrzymane w postaci papierowej będą podlegały zniszczeniu.

Wnioskodawca - jak wskazano wyżej w opisie systemu elektronicznego - przechowuje i będzie gromadził otrzymane Faktury w Systemie przechowywania i archiwizowania dokumentów w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych Faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, przy czym nie przechowujecie i nie będziecie Państwo przechowywać otrzymanych Faktur w formie elektronicznej poza terytorium kraju.

Ponadto, zgodnie z odrębnymi przepisami prawa, na żądanie uprawnionego organu administracji skarbowej, Spółka zapewni dostęp do przechowywanych w formie elektronicznej Faktur, a także umożliwi ich pobór. Faktury będą mogły zostać przedłożone na wezwanie organu poprzez udostępnienie dokumentu w formie elektronicznej lub wydruku dokumentu z elektronicznego archiwum. Co więcej, Faktury w formie elektronicznej będą przez Spółkę przechowywane od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Wyjaśniacie Państwo, iż w przypadku nabywanych towarów i usług, dokumentowanych Fakturami będącymi przedmiotem niniejszego wniosku, służą one bądź będą służyć w przyszłości do wykonywania czynności opodatkowanych Spółki. W sytuacji, gdy zakupiony towar lub usługa dotyczyć będzie wydatków mieszczących się w katalogu wyłączeń, zawartym w art. 88 ustawy o VAT bądź nie będzie wykorzystywany do czynności opodatkowanych, Spółka nie dokona obniżenia kwoty podatku lub zwrotu różnicy podatku należnego o wartość podatku naliczonego, wynikającego z faktury dokumentującej ten wydatek.

Pytania

1.Czy dopuszczalne jest przechowywanie przez Państwa Faktur (własnych oraz obcych), wyłącznie w formie elektronicznej (w sposób opisany w zaistniałym stanie faktycznym/zdarzeniu przyszłym przedstawionym powyżej) i niszczenie (utylizacja) ich papierowych egzemplarzy?

2.Czy zachowujecie Państwo prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur zakupowych, o których mowa powyżej, jeżeli są one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, zgodnie z opisanym sposobem postępowania Spółki?

Państwa stanowisko w sprawie

W zakresie pytania nr 1: Państwa zdaniem, dopuszczalne jest przechowywanie Faktur (własnych oraz obcych) wyłącznie w formie elektronicznej (w sposób opisany w zaistniałym stanie faktycznym/zdarzeniu przyszłym przedstawionym powyżej) i niszczenie ich papierowych egzemplarzy.

W zakresie pytania nr 2: Państwa zdaniem, zachowujecie Państwo prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z Faktur zakupowych, o których mowa powyżej, jeżeli są one przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej, zgodnie z opisanym sposobem postępowania Spółki.

Uzasadnienie:

Ad 1:

W Państwa ocenie, na gruncie obowiązujących przepisów, dopuszczalne jest przechowywanie Faktur (własnych oraz obcych) wyłącznie w formie elektronicznej, bez obowiązku równoległej archiwizacji ich papierowych egzemplarzy. Obowiązujące przepisy prawa podatkowego nie wskazują jednej prawnie dopuszczalnej formy przechowywania wskazanych Dokumentów (Faktur). W szczególności nie uzależniają sposobu ich archiwizacji od formy, w której podatnik otrzymuje oryginał dokumentu. Przede wszystkim jednak przepisy te nie formułują zakazu ich przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej.

Na poparcie powyższej tezy, pragniecie Państwo przytoczyć treść przepisów art. 112 i 112a ustawy o VAT, które poświęcone zostały zagadnieniu przechowywania dokumentów (w tym również wskazanych Faktur). Przepisy te zobowiązują podatników do przechowywania wszystkich dokumentów związanych z rozliczeniem podatku VAT do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Wskazują miejsce oraz sposób przechowywania faktur (wystawianych i otrzymywanych). Co istotne, z treści wskazanych przepisów wynika wprost, że dopuszcza się przechowywanie faktur w formie elektronicznej, w tym poza terytorium kraju w sposób umożliwiający organowi podatkowemu, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (art. 112a ust. 2 i 3 ustawy o VAT).

Z przepisów tych wynika dalej, iż zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy o VAT, podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1 , a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Na mocy z art. 106g ust. 1 ustawy o VAT, faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

W myśl art. 106m ust. 1 ustawy o VAT, podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury - ust. 2 ww. artykułu.

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura - ust. 3 ww. artykułu.

Spółka pragnie podkreślić, że regulacje ustawy o VAT nie wskazują konkretnych okoliczności, które pozwalają na uznanie, że w danym przypadku występuje dostateczny poziom kontroli biznesowej, pozwalający na zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

W interpretacjach podatkowych ugruntował się jednak pogląd, że pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy o VAT należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem, którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania.

Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, użyte w ww. przepisie oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym, środki przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek pozostawia się uznaniu podatnika.

Dlatego też, Państwa zdaniem, autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą m.in. dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Z przepisów ustawy o VAT wynika wobec powyższego wprost, że ustawodawca dopuszcza możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej. Nie uzależnia przy tym dopuszczalności tej formy przechowywania faktur od tego w jakim formacie sporządzone zostały oryginały tych dokumentów.

Jednocześnie z treści przepisów nie wynika także, aby przechowywanie w formie elektronicznej faktur otrzymanych jako papierowe, miało następować równolegle z przechowywaniem ich w formie papierowego dokumentu. Z powyższego wynika, że obowiązujące regulacje w zakresie prawa podatkowego dopuszczają możliwość archiwizacji faktur zakupowych otrzymanych przez Spółkę w dowolny sposób, co do formy (formatu) ich przechowywania, a więc także w formie elektronicznej (jako zapis elektroniczny na elektronicznych nośnikach danych). Taka forma ich archiwizacji umożliwia znaczące zwiększenie efektywności realizowanych procesów gospodarczych.

Ponadto, w świetle podejmowanych przez Ministerstwo Finansów licznych działań zmierzających do wdrożenia nowych narzędzi informacyjnych (raportowanie w systemie JPK, kontrole elektroniczne itp.), elektroniczny system archiwizacji faktur pozwala potencjalnie także na znaczące zwiększenie elastyczności i skuteczności kontroli prowadzonych potencjalnie w przyszłości w Spółce.

Dodatkowo pragniecie Państwo wskazać, że kwestie związane z archiwizacją faktur, w tym faktur elektronicznych, regulują również przepisy dyrektywy 2006/112/WE Rady z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (dalej: „Dyrektywa VAT”). W myśl art. 218 Dyrektywy VAT, państwa członkowskie uznają za faktury dokumenty lub noty w formie papierowej lub w formie elektronicznej, które spełniają warunki określone w Rozdziale 3 („Fakturowanie” art. 217-240).

Również, w myśl art. 244 Dyrektywy VAT, podatnik zapewnia przechowywanie kopii faktur wystawionych osobiście albo przez nabywcę lub usługobiorcę, lub też w jego imieniu i na jego rzecz przez osobę trzecią, a także wszystkich faktur, które otrzymał. Państwa członkowskie mogą również wymagać, by podatnicy mający siedzibę na ich terytorium przechowywali na tym terytorium faktury wystawione osobiście albo przez nabywcę lub usługobiorcę, lub faktury wystawione w imieniu i na rzecz tych podatników przez osoby trzecie, a także wszystkie faktury, które otrzymali, w przypadku gdy faktury nie są przechowywane za pomocą środków elektronicznych gwarantujących pełny dostęp on-line do tych danych (art. 245 ust. 2 zd. drugie Dyrektywy VAT).

Co szczególnie istotne, zgodnie z art. 247 ust. 2 Dyrektywy VAT, aby zapewnić spełnienie wymogów, o których mowa w art. 233 Dyrektywy VAT, państwo członkowskie może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej.

Podkreślenia wymaga jednak fakt, że polski ustawodawca na gruncie ustawy o VAT odstąpił jednak od tego nieobowiązkowego wymogu. Co za tym idzie, polski ustawodawca pozostawił w tym zakresie podatnikowi pewną dowolność — podatnik ma możliwość każdorazowo wybierać pomiędzy papierową, a elektroniczną archiwizacją faktur zakupowych.

Spółka pragnie ponadto wskazać, że przechowywanie dokumentów papierowych w postaci elektronicznej jest — w jej ocenie — lepszym rozwiązaniem od przechowywania ich w formie papierowej, gdyż pozwala na ograniczenie ryzyka degradacji dokumentu poprzez zacieranie jego istotnych elementów i blaknięcie. Dokumenty zapisane w formie elektronicznej będą mogły być w każdym momencie udostępnione w formie czytelnego obrazu lub elektronicznego zapisu.

Państwa zdaniem, wartym uwagi jest tutaj również treści przepisów ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U z 2021 r., poz. 1540 ze zm.: dalej: „Ordynacja”). Zauważyć należy, że ogólne przepisy prawa podatkowego zawarte w tejże ustawie, regulują kwestie dowodów w sprawach podatkowych w przepisach rozdziału 11 działu IV - postępowanie podatkowe. Przepisy Ordynacji nie ograniczają ustalenia dowodów w sprawie podatkowej do dokumentów papierowych jednak każda forma dokumentowania zdarzenia powinna odpowiadać obowiązującym przepisom (w tym również spoza sfery przepisów prawa podatkowego).

Wobec powyższego uzależnienie dokumentowania zdarzeń gospodarczych od posiadania przez podatnika dokumentów w wersji papierowej, prowadziłoby do zaistnienia sprzeczności z ogólnymi przepisami Ordynacji.

Powyższe stanowisko znajduje potwierdzenie w interpretacjach indywidualnych wydawanych przez organy podatkowe. W szczególności wskazać należy następujące rozstrzygnięcie interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej (dalej: „DKIS” z 7 lutego 2022 r. (znak: 0111-KDlB3-3.4012.637.2021.2.MAZ), w której organ podatkowy stwierdził, że: „Przechowywanie faktur wyłącznie w formie elektronicznej - otrzymanych w formie papierowej - w ramach przedstawionej w opisie stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego procedury, będzie zgodne z przepisami ustawy. W konsekwencji Wnioskodawca zachowa, na ogólnych zasadach, wykorzystują nabywane towary i usługi do czynności opodatkowanych, prawo do obniżenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, także po zniszczeniu papierowych (oryginalnych) wersji faktur”.

W interpretacji indywidualnej DKIS z 24 stycznia 2019 r. znak: 0112-KDIL1-3.4012.688.2018.3.AK), w której organ stwierdził, że: „Przechowywanie faktur przez Wnioskodawcę w opisanej formie elektronicznej (…) będzie zapewniało autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych dokumentów, a także umożliwiało dostęp do tych faktur na żądanie odpowiednim organom wskazanym w art. 112a ust. 3 ustawy, to opisany sposób archiwizowania faktur będzie zgodny z powołanymi przepisami. Tym samym, spełnione zostaną warunki określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy”.

Również w interpretacji indywidualnej DKIS z 26 czerwca 2018 r. (znak: 0113-KDIPT1-3.4012.390.2018.2.JSO), organ przyznał, że: „Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność”, a także dodał, że: „(...) archiwizowanie przez Wnioskodawcę faktur zakupowych w sposób opisany we wniosku nie będzie stanowić przeszkody do skorzystania z prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającego z tych faktur (...)”.

Podobne stanowisko za słuszne uznano także w interpretacji indywidualnej DKIS z 26 czerwca 2017 r. (znak: 0111-KDIB3-2.4012.158.2017.2.ASZ): „Podsumowując, Wnioskodawca będzie mógł archiwizować otrzymane i wystawione dokumenty (faktury VAT) jedynie w formie elektronicznej, co pozwala zaprzestać ich archiwizacji w postaci papierowej z uwagi na spełnienie warunków przechowywania dokumentów, zawartych w art. 112a ustawy o VAT” oraz „Odnosząc się natomiast do ustalenia kwestii czy Wnioskodawca zachowa prawo do odliczenia podatku naliczonego VAT wskazanego pierwotnie w fakturach otrzymanych w formie papierowej, w przypadku zniszczenia wersji papierowej faktury, ale przechowywanych w dalszym ciągu w wersji elektronicznej, należy wskazać, że zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15 ustawy, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124”.

W interpretacji indywidualnej DKIS z 21 marca 2017 r. (znak: 1462-IPPP2.4512.147.2017.1.DG), organ przychylił się do stanowiska, że przechowywanie faktur w sposób elektroniczny jest zgodny z prawem: „Z uwagi na przedstawione okoliczności sprawy należy stwierdzić, że przechowywanie wyłącznie w formie elektronicznej (bez konieczności przechowywania w formie papierowej) faktur wystawionych i otrzymanych w formie elektronicznej oraz faktur otrzymanych w formie papierowej w sposób opisany przez Wnioskodawcę, czyli w okresie do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego, przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur, a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie odpowiedniego organu będzie zgodne z przytoczonymi przepisami”.

Organ potwierdził również prawo do obniżania kwoty podatku należnego o podatek naliczony: „W odniesieniu do kwestii dotyczącej prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z zeskanowanych dokumentów oraz faktur otrzymanych w formie elektronicznej dokumentujących zakup towarów i usług, jeżeli będą one przechowywane w formie elektronicznej, należy stwierdzić, że zgodnie z treścią art. 86 ust. 1 ustawy - w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124”.

Ponadto, Spółka pragnie wskazać, iż słuszność prezentowanego stanowiska znajduje potwierdzenie w również w ugruntowanej linii interpretacyjnej organów podatkowych, w szczególności w interpretacji indywidualnej:

‒DKIS z 23 maja 2017 r. (znak: 0112-KDlL1-3.4012.60.2017.2.JNa);

‒Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 11 marca 2016 r. (znak: IPPP3/4512-165/16-2/ISZ);

‒Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 27 lutego 2015 r. (znak: IBPP3/443-1391/14/JP);

‒Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 8 stycznia 2016 r. (znak: IPPP2/4512-1052/154/AO);

‒Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 9 czerwca 2016 r. (znak: IPPP2/4512-280/164/MMa).

Reasumując, w świetle powyższych argumentów planowany System archiwizacji będzie spełniał wymogi prawa podatkowego w zakresie archiwizacji dokumentacji podatkowej, w tym art. 112, 112a i art. 106m ustawy o VAT, a co za tym idzie brak jest przeszkód w przechowywaniu wyłącznie w formie elektronicznej Faktur oraz innych dokumentów wymienionych w opisie stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego, otrzymanych i wystawianych przez Spółkę, w tym w formie papierowej.

Ad 2:

Warunki uprawniające podatników do skorzystania z prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego zostały określone w treści art. 86 ustawy o VAT. Zgodnie ze wskazanym przepisem (tj. art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT), kwotę podatku naliczonego stanowi m.in. suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Ponadto, w myśl art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT, jeśli podatek naliczony wynika z faktury bądź dokumentu celnego, prawo do odliczenia podatku naliczonego powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę bądź dokument celny. W świetle ww. przepisów, jednym z warunków uprawniających do skorzystania przez podatnika z prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego stanowi posiadanie przez niego faktury dokumentującej i potwierdzającej poniesienie danego wydatku.

Powyżej przytoczony przepis określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Przy czym prawo podatnika do odliczenia podatku naliczonego nie jest uzależnione ani od rodzaju faktury (papierowej bądź elektronicznej), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe — ustawodawca nie wskazał jednej, właściwej formy przechowywania tychże faktur.

Co więcej, prawidłowe przechowywanie faktur jest niezbędne do tego, aby podatnik nie utracił nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT, w przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych, wymienionych w art. 112a ustawy o VAT, które to organy muszą mieć dostęp do otrzymanych przez podatnika faktur, w sposób wskazany w tym przepisie. Prawidłowość przechowywania faktur zostaje więc weryfikowana, co do zasady, przez organy podatkowe, które na podstawie przechowywanych przez podatnika faktur oceniają, czy podatnik miał podstawy do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, w związku z nabywanymi towarami i usługami.

W związku z powyższym, Państwa zdaniem, przy spełnieniu pozostałych warunków określonych w art. 86 ustawy o VAT, Spółka będzie uprawniona do skorzystania z prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, określoną na Fakturze przechowywanej w formie elektronicznej, w sposób opisany szczegółowo w stanie faktycznym - bez względu na to w jakiej formie sporządzony został oryginał tego dokumentu.

Zaprezentowane przez Spółkę stanowisko zbieżne jest z aktualnie dominującą linią interpretacyjną organów podatkowych w sprawach dotyczących podobnych stanów faktycznych.

Dla przykładu, w interpretacji indywidualnej DKIS z 27 lutego 2020 r. (znak: 0111-KDlB3.4012.536.2019.1.MAZ), podkreślono, że: „Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe. Tym samym nie ma przeszkód, aby przechowywał i archiwizował faktury i inne dokumenty traktowane na równi z fakturami, wyłącznie w formie elektronicznej, przedstawionej w opisie zdarzenia przyszłego, bez konieczności przechowywania ich papierowych wersji”.

Podobny pogląd DKIS wyraził również m.in. w następujących interpretacjach indywidualnych:

‒interpretacji indywidualnej z 3 lutego 2020 r. (znak: 0113-KDlPT1-3.4012.839.2019.2.ALN), w której DKIS, potwierdził możliwość obniżenia podatku VAT należnego o podatek VAT naliczony w przypadku archiwizowania faktur zakupowych wyłącznie w formie elektronicznej, bez ich fizycznego drukowania;

‒interpretacji indywidualnej z 20 stycznia 2020 r. (znak: 0112-KDSL2-2.4012.31.2019.2.AW), w której DKIS potwierdził, że: „W konsekwencji, wskazane w stanie faktycznym dokumenty, zdaniem Spółki, mogą być przechowywane i archiwizowane wyłączne w sposób elektroniczny, bez konieczności przechowywania ich w wersji papierowej. Ponadto, taka forma przechowywania faktur daje Spółce prawo do obniżenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wskazanego w tych dokumentach, gdyż nabyte towary lub usługi, zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, będą wykorzystywane do czynności opodatkowanych”.

Dodatkowo, pokrewny pogląd można znaleźć w poniższych interpretacjach indywidualnych:

‒DKIS z 17 stycznia 2020 r. (znak: 0112-KDSL2-2.4012.20.2019.2.WB);

‒DKIS z 16 stycznia 2020 r. (znak: 0112-KDSL2-2.4012.24.2019.2.AG);

‒DKIS z 10 stycznia 2020 r. (znak: 0111-KDIB3-3.4012.474.2019.1.MAZ);

‒DKIS z dnia 9 stycznia 2020 r. (znak: 0112-KDlL2-3.4012.589.2019.2.WN).

Z uwagi na powyższe, Państwa zdaniem zachowujecie (zachowacie) prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z Faktur, które zostały (będą) wystawione w formie papierowej, a które są (będą) przechowywane przez Spółkę wyłącznie w formie elektronicznej, zgodnie z przedstawionym w niniejszym wniosku opisem i przy założeniu, że spełnione będą również inne wymogi wymienione w art. 86 ustawy o VAT oraz nie zajdą okoliczności wyłączające prawo do odliczenia podatku VAT, które zostały wskazane w art. 88 ustawy o VAT.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 931 ze zm.) zwanej dalej „ustawą”:

Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o fakturze - rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast w myśl art. 2 pkt 32 ustawy:

Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o fakturze elektronicznej - rozumie się przez to fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.

Zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy:

Podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1)sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;

2)wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość, chyba że podatnik korzysta z procedury szczególnej, o której mowa w dziale XII w rozdziale 6a;

3)wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;

4)otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy:

a)wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,

b)czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4,

c)dostaw towarów, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 1b.

Jak stanowi art. 106g ust. 1 ustawy:

Faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Przepis art. 106e wymienia katalog elementów, które powinna zawierać faktura.

Zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy:

Faktura może nie zawierać w przypadku gdy kwota należności ogółem nie przekracza kwoty 450 zł albo kwoty 100 euro, jeżeli kwota ta określona jest w euro – danych określonych w ust. 1 pkt 3 dotyczących nabywcy i danych określonych w ust. 1 pkt 8, 9 i 11-14, pod warunkiem że zawiera dane pozwalające określić dla poszczególnych stawek podatku kwotę podatku.

Minister Finansów w rozporządzeniu z dnia 29 października 2021 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. z 2021 r. poz. 1979) w § 3 pkt 1-5 określił przypadki, w których faktury mogą zawierać zakres danych węższy niż określony w art. 106e ustawy.

Wyjaśnić należy, że dokumenty wymienione w tym przepisie można traktować na równi z fakturami tylko wtedy, gdy zawierają wszystkie wymagane elementy.

Jeżeli zatem otrzymywany przez Państwa dokument zawiera dane określone w przytoczonych powyżej przepisach jest on fakturą w rozumieniu ustawy i stosują się do niego wszystkie regulacje odnośnie przechowywania faktur oraz odliczenia wykazanego w nim podatku naliczonego. Jeśli natomiast dokument nie zawiera ww. danych, to nie może zostać uznany za fakturę i nie znajdują do niego zastosowania regulacje dotyczące przechowywania faktur zawarte w ustawie.

W myśl art. 106m ust. 1 ustawy:

Podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Stosownie do art. 106m ust. 2 ustawy:

Przez autentyczność pochodzenia rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy lub wystawcy faktury.

Zgodnie natomiast z art. 106m ust. 3 ustawy:

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Jak stanowi art. 106m ust. 4 ustawy:

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych, dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei, pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu”, również użyte w ww. przepisie oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których, podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika.

Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Zgodnie z art. 106m ust. 5 ustawy:

Poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1)kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub

2)elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych, lub

3)Krajowego Systemu e-Faktur-w odniesieniu do faktur ustrukturyzowanych otrzymanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.

Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłu faktur w postaci elektronicznej, które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność pochodzenia i integralności treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia on spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem, co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Stosownie do art. 112 ustawy:

Podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 109b ust. 7, art. 130d ust. 3, art. 134 ust. 3, art. 138h ust. 3 i art. 138i ust. 8.

Zgodnie z art. 112a ust. 1 ustawy:

Podatnicy przechowują:

1)wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,

2)otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

- w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl art. 112a ust. 2 ustawy:

Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Jak stanowi art. 112a ust. 3 ustawy:

Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy:

Podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Stosowanie do art. 112aa ust. 1 ustawy:

Faktury ustrukturyzowane są przechowywane w Krajowym Systemie e-Faktur przez okres 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione. Przepisów art. 112 i art. 112a nie stosuje się.

W myśl art. 112aa ust. 2 ustawy:

Po upływie okresu przechowywania faktur, o którym mowa w ust. 1, podatnik przechowuje faktury ustrukturyzowane poza Krajowym Systemem e-Faktur do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Przepisy art. 112 i art. 112a stosuje się odpowiednio.

Z powołanych wyżej przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur otrzymanych w formie elektronicznej lub papierowej, w dowolny sposób. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Z opisu sprawy wynika, że jesteście Państwo należącą do międzynarodowej grupy kapitałowej świadczącej usługi w obszarze IT.

W ramach działalności gospodarczej nabywacie oraz świadczycie Państwo usługi, których zakup bądź sprzedaż jest dokumentowana fakturami oraz innymi dowodami nabycia/sprzedaży (dalej: Faktury lub Dokumenty).

Obecnie przechowujecie Państwo Faktury, wraz z innymi dokumentami traktowanymi na równi z fakturami, w dwóch formach, tj.: dokumenty otrzymywane elektronicznie przechowywane są w formie elektronicznej (najczęściej w formacie PDF, JPG lub BMP) przesyłanego na skrzynkę e-mail Państwa) oraz są drukowane przez Państwa i nadany jest im numer porządkowy – tj. zgodny z wewnętrznym układem organizacyjnym w Spółce.

Natomiast dokumenty otrzymywane papierowo, przechowywane są w formie papierowej, jak również są kopiowane do formatu cyfrowego (najczęściej do formatu PDF, tzw. skan dokumentu) i przechowywane są w formie elektronicznej.

Ponadto zdarzają się przypadki, gdzie otrzymujecie Państwo Faktury, które nie są w oryginalnej formie, tylko stanowią cyfrową kopię Dokumentu (tj. Faktura została uprzednio wydrukowana i podpisana przez kontrahenta Spółki i następnie przesłana w formie skanu na odpowiedzi adres emailowy Państwa.

Z uwagi na skalę prowadzonej działalności oraz liczbę dokumentowanych zdarzeń, przechowywanie Dokumentów (Faktur) własnych i obcych w formie papierowej jest dla Spółki dalece nieefektywne. Dlatego też, biorąc pod uwagę dużą ilość wystawianych oraz otrzymywanych Faktur, zamierzacie Państwo zaprzestać ich przechowywania w formie papierowej oraz wprowadzić model ich archiwizacji, zgodnie z którym wszystkie Faktury (własne i obce) będą gromadzone przez uprawnione osoby w nieedytowalnym formacie cyfrowym bez możliwości jego zmiany (dokument PDF, zdjęcie w formacie JPG/JPEG, inny format cyfrowy stanowiący wierną kopię dokumentu źródłowego itp.).

Państwa wątpliwości na tle przedstawionego opisu sprawy dotyczą prawa do przechowywania faktur i dokumentów zrównanych z fakturami wyłącznie w formie elektronicznej, przy jednoczesnym niszczeniu oryginałów dokumentów w formie papierowej, postępując zgodnie z procedurą przedstawioną w stanie faktycznym/zdarzeniu przyszłym, z zachowaniem prawa do odliczenia podatku naliczonego.

Dokonując analizy przedstawionej przez Państwa sprawy, w pierwszej kolejności należy podkreślić, że autentyczność pochodzenia, zgodnie z przepisami ustawy oraz intencją ustawodawcy, należy rozumieć jako dostateczną pewność co do tożsamości dostawcy, usługodawcy lub wystawcy faktury. Przy czym, sam fakt oceny skuteczności zachowania autentyczności pochodzenia faktury może być stwierdzony podczas czynności sprawdzających czy też kontrolnych w toku postępowania podatkowego. Dokonanie interpretacji i zastosowanie przepisu regulującego autentyczność pochodzenia sprowadza się przede wszystkim do stwierdzenia czy podatnik stosuje wystarczające środki (kontrole biznesowe), aby obiektywnie można było uznać, że podjął odpowiednie działania zmierzające do tego, aby osiągnąć wystarczający poziom pewności (prawdopodobieństwa) w celu zagwarantowania autentyczności pochodzenia faktury. Jednocześnie badaniu podlega zastosowanie przez podatnika wystarczających środków zapewniających autentyczność pochodzenia faktury bez jednoczesnego wskazywania nadmiernych czy zbyt uciążliwych lub niemożliwych do spełnienia wymagań w tym zakresie. Środki te, mogą przybrać zarówno postać techniczną (np. odpowiednie narzędzia informatyczne), jak i organizacyjną (np. regulaminy fakturowania, umowy dotyczące zasad wystawiania faktur itp., czynności techniczne wynikające z ustalonych kompetencji). Innymi słowy, podatnik zamierzający skorzystać z prawa przyznanego przez przepis prawa powinien dochować należytej staranności w celu dostatecznego zapewnienia autentyczności pochodzenia faktur.

Archiwizowanie i przechowywanie faktur w formie elektronicznej w sposób opisany przez Państwa, czyli przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur i dokumentów z nimi zrównanych – jest zgodny z przytoczonymi przepisami.

W odniesieniu do faktur i dokumentów z nimi zrównanych, przechowywanych w formie elektronicznej, zapewniają Państwo bowiem, że faktury są i będą przechowywane w Systemie przechowywania i archiwizowania dokumentów w podziale na okresy rozliczeniowe, od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Zaznaczacie przy tym Państwo, że nie przechowujecie i nie będziecie przechowywać faktur w formie elektronicznej poza terytorium kraju.

Na żądanie uprawnionego organu administracji skarbowej, zapewnicie Państwo dostęp do przechowywania w formie elektronicznej Faktur, a także umożliwicie ich pobór.

Wszystkie dokumenty i ich załączniki otrzymane przez Spółkę w wersji papierowej, podobnie jak w przypadku dokumentów otrzymywanych w wersji elektronicznej, zostaną oznaczone datą wpływu. Każda faktura zostanie zeskanowana oraz wprowadzona do elektronicznego systemu obiegu dokumentów w Spółce, gdzie będzie podlegać procesowi akceptacji. Akceptacja pod względem rachunkowym i merytorycznym, a także samo zatwierdzenie Faktury będzie następować w Elektronicznym systemie obiegu dokumentów.

System będzie zawierał pełną historię dotyczącą generowanych w nim Faktur, w szczególności informacje o osobie, która wystawiła dany Dokument (przy czym do wystawienia Faktur są upoważnieni jedynie wybrani pracownicy działu finansowego Spółki posiadający dostęp do informatycznego systemu finansowego – księgowego Spółki.

System posiada odpowiednie zabezpieczenia oraz procedury przechowywania kopii zapasowych zgromadzonych danych.

Wersja cyfrowa każdej z Faktur będzie wiernym odzwierciedleniem wersji papierowej.

Spółka będzie mogła zidentyfikować tożsamość sprzedawcy (autentyczność), żadne dane na Fakturze wymagane przepisami nie zostaną zmienione (integralność), a skan będzie miał odpowiednią jakość, aby zapewnić pełną możliwość odczytu danych na Fakturze (czytelność).

Będziecie Państwo zapewniać ponadto funkcjonowanie kontroli biznesowych, które będą ustalały wiarygodną ścieżkę audytu pomiędzy fakturą, a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Dopiero po przeprowadzeniu kontroli otrzymanych faktur, a tym samym sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu, faktury otrzymane w postaci papierowej będą podlegały zniszczeniu.

Analogiczna procedura elektronicznej archiwizacji Dokumentów, będzie dotyczyć Faktur własnych Spółki, tj. będą przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej (bez gromadzenia wersji papierowej Faktur).

Mając na uwadze powyższe, należy stwierdzić, że skoro elektroniczna forma przechowywania faktur zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści i ich czytelność przy jednoczesnym niszczeniu oryginałów dokumentów w formie papierowej, oraz umożliwi dostęp do tych faktur, na żądanie, odpowiednim organom wskazanym w art. 112a ust. 4 ustawy, to opisany sposób archiwizowania faktur oraz dokumentów z nimi zrównanych będzie zgodny z powołanymi przepisami. Tym samym, spełnione zostaną warunki określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy.

Zatem w okolicznościach wskazanych w opisie stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego jesteście/będziecie Państwo uprawnieni do przechowywania faktur oraz dokumentów z nimi zrównanymi, wyłącznie w postaci elektronicznej.

Z kolei w kwestii odliczenia podatku art. 86 ust. 1 ustawy stanowi, że:

W zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy:

Kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

a)nabycia towarów i usług,

b)dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno tzw. przesłanek pozytywnych, m.in. tego, że zakupy będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przy czym, prawo podatnika do odliczenia podatku naliczonego nie jest uzależnione ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe. Prawidłowe przechowywanie dokumentów jest niezbędne do tego, aby podatnik nie utracił nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT w przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych wymienionych w art. 112a ustawy, które to organy muszą mieć dostęp do otrzymanych przez podatnika faktur, w sposób wskazany w tym przepisie. Prawidłowość przechowywania faktur zostaje więc weryfikowana co do zasady przez organy podatkowe, które na podstawie przechowywanych przez podatnika dokumentów oceniają, czy podatnik miał podstawy do obniżenia kwoty podatku należnego w związku z nabywanymi towarami i usługami.

Z opisu sprawy wynika, że w ramach prowadzonej działalności gospodarczej nabywają Państwo towary i usługi, które służą czynnościom opodatkowanym.

W konsekwencji powyższego, zachowają Państwo (przy spełnieniu warunków wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy i niezaistnieniu przesłanek negatywnych wymienionych w art. 88 ustawy) prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur oraz dokumentów z nimi zrównanymi otrzymanych w przeszłości i w przyszłości przechowywanych wyłącznie w formie elektronicznej, w ramach przedstawionej w niniejszej sprawie, procedury.

Podsumowując należy stwierdzić, że archiwizowanie i przechowywanie faktur oraz dokumentów z nimi zrównanych, wystawionych/otrzymanych w formie papierowej bądź w formie elektronicznej, w ramach przedstawionej w opisie zdarzenia przyszłego procedury, będzie zgodne z przepisami ustawy, a Państwo zachowają na ogólnych zasadach prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z otrzymywanych faktur.

Dodatkowe informacje

Zaznaczenia wymaga, że organ podatkowy jest ściśle związany przedstawionym we wniosku opisem zdarzenia przyszłego. Ponoszą Państwo ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu zdarzenia przyszłego. Podkreślenia wymaga, że interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z tym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego w opisie sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Państwa i obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia, a także przedstawionego zdarzenia przyszłego i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

‒Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2651 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

‒Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1)z zastosowaniem art. 119a;

2)w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3)z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

‒Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (...), ul. (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 259 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

‒w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

‒w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP:/KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA),

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2022 r. poz. 2651 ze zm.).

Źródło: INFOR

Newsletter

Drukuj

Skopiuj link

Zgłoś błąd na stronie