Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

Państwa wniosek z 15 lipca 2025 r. o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług wpłynął 25 lipca 2025 r. Uzupełnili go Państwo pismem z 10 października 2025 r. stanowiącym odpowiedź na wezwanie Organu.

Treść wniosku jest następująca: 

Opis zdarzenia przyszłego

Spółka X. (dalej jako: Wnioskodawca lub Spółka) jest spółką z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Polsce, należącą do międzynarodowej grupy kapitałowej. Przedmiotem działalności Wnioskodawcy jest produkcja (...). Spółka jest producentem m.in. (...), które są dostarczane do klientów na całym świecie. Wnioskodawca jest zarejestrowany jako podatnik VAT czynny.

Z uwagi na (...), do której należy Spółka planowana jest zmiana procesu w zakresie otrzymywania i ewidencjonowania faktur zakupowych.

Planowany proces otrzymywania oraz ewidencjonowania faktur zakupowych będzie wyglądać następująco:

·     Odbiór i obsługa faktur zakupowych zostanie zlecona powiązanemu podmiotowi zewnętrznemu zlokalizowanemu poza Polską oraz poza Unią Europejską (dalej: Podmiot Zewnętrzny). Spółka planuje zawarcie umowy z Podmiotem Zewnętrznym, który będzie posiadał upoważnienie do odbioru faktur i który będzie przyjmował faktury działając na rzecz Wnioskodawcy. Podmiot Zewnętrzny pełnić będzie funkcje techniczne przy odbiorze i obsłudze faktur zakupowych. Pomimo odbioru i obsługi faktur zakupowych przez Podmiot Zewnętrzny, finalna akceptacja faktur i ich przyporządkowanie do odpowiedniego okresu rozliczeniowego dla celów VAT będzie się odbywać w siedzibie Spółki.

·     Faktury zakupowe wystawiane na rzecz Wnioskodawcy, które będą otrzymywane od kontrahentów będą fakturami elektronicznymi w rozumieniu art. 2 pkt 32 ustawy o VAT. Z tego względu, faktury będą otrzymywane od kontrahentów drogą mailową i będą wpływały na dedykowany w tym celu adres poczty elektronicznej, obsługiwany przez Podmiot Zewnętrzny. Spółka planuje uzyskać pisemne zgody na przesyłanie/otrzymywanie faktur elektronicznych. Zgody na przesyłanie/otrzymywanie faktur elektronicznych zostaną zawarte bezpośrednio w umowie z danym kontrahentem, bądź udzielone w formie odrębnego oświadczenia. Niezależnie od formy, w jakiej zgoda zostanie udzielona, dokument ten będzie również zawierać wskazania w odniesieniu do akceptowalnego formatu pliku (uniemożliwiającego edycję) oraz dedykowane adresy mailowe do wysyłki faktur.

·     Po wpływie faktury na dany adres skrzynki elektronicznej i odebraniu jej przez serwer poczty elektronicznej, faktura będzie natychmiastowo wczytywana w programie (...). Po wczytaniu faktury w programie, (...) automatycznie wstawi odpowiedni nagłówek na fakturze z datą (dalej: Creation Date). Nagłówek z Creation Date pozostanie nieedytowalny, począwszy od momentu wygenerowania, nie będzie mógł podlegać żadnym modyfikacjom ani usunięciu. Z uwagi na to, że program będzie wczytywał faktury niezwłocznie, data „Creation date” oraz data wpływu faktury na adres/serwer skrzynki elektronicznej będzie ta sama (technicznie będzie to kilka minut później niż moment wpływu faktury na skrzynkę). W żadnym wypadku „Creation date” nie będzie wcześniejsza niż data wpływu faktury na adres/serwer skrzynki elektronicznej.

·     Faktury elektroniczne, które będą wpływały na skrzynkę odbiorczą obsługiwaną przez Podmiot Zewnętrzny i będą rejestrowane niezwłocznie w programie (...) będą fakturami w formie nieedytowalnych plików np. *.pdf lub *.Tiff – Tagged Image File Format. Faktury elektroniczne będą zawierać wszystkie wymagane elementy przewidziane dla faktur w przepisach ustawy o VAT.

·     Każda faktura będzie miała przypisane parametry umożliwiające jej odszukanie i przyporządkowanie do odpowiedniego okresu rozliczeniowego (będzie to możliwe po wpisaniu konkretnego numeru faktury do programu (...) np. na podstawie ewidencji dla celów VAT), w tym w razie potrzeby jej wydrukowanie. Możliwe będzie również zaawansowane wyszukiwanie faktur za pomocą innych kryteriów niż numer faktury. Odszukanie każdej faktury w systemie księgowym będzie zatem łatwe, w podziale na okresy rozliczeniowe. Spółka zapewni autentyczność pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

·     Każda faktura będzie weryfikowana dodatkowo pod względem biznesowym – w szczególności jej zgodności ze złożonym zamówieniem oraz pod względem księgowym.

·     System księgowy będzie umożliwiał udostępnienie organom podatkowym faktur na potrzeby kontroli, zarówno w formie elektronicznej, jak i poprzez wydruk obrazów dokumentów. Z uwagi na procedury bezpieczeństwa, dostęp elektroniczny do faktur będzie możliwy wyłącznie w lokalizacji Wnioskodawcy, na udostępnionym przez Spółkę sprzęcie komputerowym oraz po uzyskaniu specjalnie w tym celu przyznanego kodu dostępu. Na żądanie organów, Wnioskodawca zapewni bezzwłoczny dostęp do faktur, jak również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych zawartych w tych fakturach, z zastrzeżeniem – jak zostało to wskazane wyżej, że z uwagi na procedury bezpieczeństwa, dostęp elektroniczny do faktur będzie możliwy na udostępnionym przez Spółkę sprzęcie komputerowym oraz po uzyskaniu specjalnie w tym celu przyznanego kodu dostępu.

Spółka zaznacza również, że faktury dokumentujące nabycie towarów i usług będące przedmiotem pytań nr 1, nr 2, nr 3 w przedmiotowym wniosku będą wystawione na Spółkę. Wnioskodawca będzie wykorzystywał nabywane towary i usługi do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT.

Pytania

1.Czy odebranie faktur zakupowych przez Podmiot Zewnętrzny, który działać będzie w imieniu i na rzecz Wnioskodawcy, będzie uznane na gruncie podatku VAT w kontekście realizacji prawa do odliczenia VAT za otrzymanie faktury przez Spółkę?

2.Czy dla celów realizacji prawa do odliczenia podatku VAT, Spółka może przyjąć, że momentem otrzymania faktury zakupowej jest data Creation Date?

3.Czy Spółka będzie miała prawo do odliczenia podatku VAT w przypadku archiwizowania faktur zakupowych wyłącznie w formie elektronicznej, bez ich fizycznego drukowania?

Państwa stanowisko w sprawie

1. Zdaniem Wnioskodawcy, odebranie faktur zakupowych przez Podmiot Zewnętrzny, który działać będzie w imieniu i na rzecz Wnioskodawcy powinno być, z punktu widzenia prawa Spółki do odliczenia VAT naliczonego, traktowane jako otrzymanie faktury przez Wnioskodawcę.

2. W ocenie Wnioskodawcy, z uwagi na to, że Creation Date generowana jest niezwłocznie po otrzymaniu faktury na skrzynkę mailową, Spółka może przyjąć, że Creation Date jest tożsama z momentem otrzymania faktury dla celów realizacji prawa do odliczenia podatku VAT.

3.      W ocenie Wnioskodawcy, będzie on miał prawo do odliczenia podatku VAT w przypadku archiwizowania faktur zakupowych wyłącznie w formie elektronicznej, bez ich fizycznego drukowania.

Uzasadnienie do pytania nr 1

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, w zakresie w jakim towary i usługi są wykorzystywane przez podatnika do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Tym samym podstawowym warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek dokonanych zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi podatkiem VAT.

Prawo do odliczenia podatku naliczonego, zgodnie z art. 86 ust. 10 ustawy o VAT, powstaje wówczas w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy.

W przypadku natomiast, gdy kwota podatku VAT naliczonego wynika z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług, dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi prawo do obniżenia kwoty podatku VAT należnego o kwotę podatku VAT naliczonego powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny (art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT).

Z powyższego wynika zatem, że co do zasady prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego u sprzedającego pod warunkiem otrzymania faktury dokumentującej nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych VAT.

Przepisy ustawy o VAT nie wskazują, co należy rozumieć przez „otrzymanie faktury”. Zgodnie z definicją zawartą w internetowym Słowniku Języka Polskiego (Wydawnictwo Naukowe PWN S.A, strona internetowa www.sjp.pwn.pl) „otrzymać” oznacza stać się odbiorcą czegoś, dostać coś, uzyskać coś. W ocenie Wnioskodawcy, należy podkreślić, że celem ww. regulacji ustawy o VAT jest, by obniżenie kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego zostało dokonane wyłącznie przez podmiot, który jest faktycznym odbiorcą przedmiotowej dostawy towarów lub usługi. Oznacza to, że nie jest istotne dla celów realizacji prawa do odliczenia, czy faktura jest doręczona podatnikowi, czy też jest dostarczona innemu, zewnętrznemu podmiotowi, którego podatnik upoważnił do ich odbioru. Niezależnie bowiem od tego, kto fizycznie odbierze fakturę, finalnie prawo do odliczenia podatku naliczonego będzie i tak zrealizowane przez podatnika.

Należy podkreślić, że warunek „otrzymania faktury” ma na celu zapewnienie, że do odliczenia VAT naliczonego uprawniony będzie wyłącznie ten podmiot, który faktycznie jest ostatecznym beneficjentem usługi lub dostawy towarów (faktura pozwala na zidentyfikowanie nabywcy). Bez znaczenia jest więc fakt, czy faktura fizycznie doręczona będzie podatnikowi, czy upoważnionemu przez podatnika zewnętrznemu podmiotowi, bowiem to podatnik, a nie podmiot pełniący funkcje techniczne będzie uprawniony do odliczenia podatku VAT.

Biorąc pod uwagę powyższe, kluczową kwestią jest więc określenie podmiotu upoważnionego do odbioru faktury (w szerszym kontekście), jak również momentu otrzymania faktury w kontekście osób ją odbierających. Przyjąć należy, że otrzymaniem faktury jest jej odebranie przez jakąkolwiek osobę, działającą w imieniu, interesie oraz za wiedzą podatnika. Przykładowo, fakturą otrzymaną może być faktura odebrana przez pracownika spółki. Błędnym będzie więc założenie, że otrzymanie faktury następuje dopiero, gdy taka faktura wpłynie fizycznie do siedziby spółki, jeśli wcześniej została odebrana przez upoważnioną do tego osobę lub jej przedstawiciela.

Spółka podkreśla, że możliwość upoważnienia podmiotu trzeciego do otrzymywania w imieniu i ze skutkiem dla podatnika faktur od kontrahentów akceptowana jest powszechnie przez organy podatkowe w wydawanych interpretacjach indywidualnych. I tak m.in. w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 3 lutego 2020 r., nr 0113-KDIPT1-3.4012.839.2019.2.ALN organ zgodził się ze stanowiskiem podatnika zgodnie z którym: „Otrzymanie (odebranie) faktur przez Podmiot Zewnętrzny upoważniony do działania w imieniu i ze skutkiem dla Wnioskodawcy będzie, z punktu widzenia prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego, traktowane jako otrzymanie faktury przez Spółkę”.

Jak to zostało wskazane przez Wnioskodawcę w opisie zdarzenia przyszłego, Podmiot Zewnętrzny będzie pełnić w podanym schemacie wyłącznie funkcje techniczne tj. podmiot ten będzie odbierać i obsługiwać faktury zakupowe wystawione na rzecz Spółki na podstawie stosownego upoważnienia. W konsekwencji, prawo do odliczenia będzie w dalszym ciągu realizowane tylko i wyłącznie przez Wnioskodawcę.

W świetle powyższego, w ocenie Spółki nie powinno budzić wątpliwości, że Wnioskodawca może upoważnić Podmiot Zewnętrzny do odbioru i obsługi faktur zakupowych (w tym faktur korygujących) w jego imieniu oraz na jego rzecz. Otrzymanie (odebranie) faktur przez Podmiot Zewnętrzny upoważniony do działania w imieniu i ze skutkiem dla Wnioskodawcy będzie, z punktu widzenia prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego, traktowane jako otrzymanie faktury przez Spółkę.

Potwierdzeniem stanowiska Wnioskodawcy są również m.in. interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 19 stycznia 2017 r., nr 3063-ILPP1- 3.4512.168.2016.1.KM, Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 24 sierpnia 2017 r., nr 0112-KDIL1-3.4012.203.2017.2.PR oraz Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej nr 0113-KDIPT1-3.4012.371.2017.2 z 1 września 2017 r.

Uzasadnienie do pytania nr 2

W myśl art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w przypadkach, o których mowa w ust. 2 pkt 1 oraz pkt 2 lit. a - powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny. Powyższy przepis wskazuje, iż otrzymanie faktury determinuje termin, a także możliwość dokonania odliczenia przez podatnika podatku VAT, a możliwość taka powstaje począwszy od rozliczenia za okres, w którym faktura została otrzymana.

Warunek otrzymania faktury ma na celu zapewnienie, że do odliczenia uprawniony jest wyłącznie ten podmiot, który faktycznie jest beneficjentem danej usługi lub dostawy towarów (faktura pozwala na zidentyfikowanie nabywcy). Bez znaczenia pozostaje przy tym fakt, czy faktura fizycznie doręczana jest podatnikowi, czy upoważnionemu przez podatnika zewnętrznemu podmiotowi, gdyż to zawsze podatnik, a nie podmiot pełniący funkcje techniczne będzie uprawniony do odliczenia podatku naliczonego (szersze uzasadnienie tego stanowiska Wnioskodawcy znajduje się powyżej, w odniesieniu do pytania nr 1).

Ustawodawca posługując się pojęciem „otrzymanie faktury” nie wyjaśnił w przepisach ustawy o VAT ani w wydanych na podstawie tych przepisów rozporządzeniach, co należy rozumieć przez to pojęcie. Przepisy regulujące podatek VAT również nie wymagają od podatnika otrzymującego fakturę podjęcia ściśle określonych działań mających na celu udokumentowanie daty otrzymania faktury. Ustawodawca nie wskazuje, iż stosowane powszechnie metody, takie jak np. oznaczanie dokumentu pieczątką, rejestracja w dzienniku to sposoby dokumentowania otrzymania faktur przez podatników.

W ocenie Spółki dopuszczalna będzie więc każda możliwa forma potwierdzenia otrzymania faktury, o ile w obiektywny i bezsporny sposób potwierdza datę otrzymania dokumentu. Jak to zostało opisane w zdarzeniu przyszłym, po wpływie faktury na dany adres skrzynki elektronicznej, faktura będzie niezwłocznie, wczytywana w programie (...). W ten sposób fakturze zostanie nadana „Creation date”. Zaraz po wczytaniu faktury w programie, (...) automatycznie wstawi odpowiedni nagłówek na fakturze z bieżącą datą. Nagłówek pozostanie nieedytowalny, począwszy od momentu wygenerowania, nie będzie mógł również podlegać żadnym modyfikacjom czy też usunięciu, nie będzie możliwe także ponowne wstawienie nagłówka do faktury, której został on już pierwotnie nadany. Spółka planuje przyjęcie procedury, w której Creation Date tj. data niezwłocznego zarejestrowania faktury zakupowej w programie (...) stanowić będzie datę otrzymania dokumentu przez Spółkę. Z uwagi na to, że program będzie wczytywał faktury niezwłocznie, data „Creation date” oraz data wpływu faktury na adres/serwer skrzynki elektronicznej będzie ta sama, gdyż pomiędzy obydwoma zdarzeniami upłynie czas kilku minut. W żadnym wypadku „Creation date” nie będzie wcześniejsza niż data wpływu faktury na adres/serwer skrzynki elektronicznej, co ma najistotniejsze znaczenie z punktu widzenia prawa do odliczenia podatku VAT.

Przy spełnieniu powyższych warunków, brak jest w ocenie Spółki przeciwskazań, aby utożsamić fakturę z nadaną Creation Date z datą jej faktycznego otrzymania. Taka forma potwierdzenia daty otrzymania faktury powinna być bowiem traktowana na równi z innymi, wspomnianymi powyżej, typowymi formami potwierdzeń. Jak zostało wskazane w zdarzeniu przyszłym, Creation Date będzie znajdowała się w systemie od momentu jej wprowadzenia, co będzie miało miejsce niezwłocznie po wpływie faktur od kontrahentów. Ponadto, potraktowanie daty zarejestrowania jako daty otrzymania faktury z oczywistych względów praktycznych w żadnym wypadku nie spowoduje przedwczesnego odliczenia podatku VAT przez Spółkę.

Powyższe stanowisko Wnioskodawcy poparte jest również interpretacjami wydawanymi przez organy podatkowe. Przykładowo w interpretacji z 13 stycznia 2009 r., nr IBPP2/443-1003/08/RSz Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach wskazał, że „dla prawidłowości zmniejszenia podatku należnego nie jest więc istotne, kiedy dany dokument zostanie wystawiony, ale decyduje „fizyczne” posiadanie tego dokumentu („otrzymanie”) przez podatnika (...) należy zauważyć, iż w obowiązujących przepisach brak jest regulacji określających techniczny sposób potwierdzenia otrzymania faktury. Wnioskodawca może zatem stosować różne formy potwierdzenia odbioru faktury i różne formy potwierdzające datę otrzymania faktury. Zatem, zdaniem tut. Organu, w przedstawionym zdarzeniu przyszłym Wnioskodawca może uznawać za datę wpływu faktury do Wnioskodawcy datę skanowania, a tym samym odliczać podatek z faktury w miesiącu, w którym została zeskanowana pod warunkiem spełnienia wymogów przewidzianych w ustawie o podatku od towarów i usług”.

Analogiczne stanowisko zostało również zaprezentowane przez Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi w interpretacji indywidualnej z 27 marca 2014 r., nr IPTPP2/443-4/14-2/PR oraz w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 3 lutego 2020 r., nr 0113-KDIPT1‑3.4012.839.2019.2.ALN.

Mając na uwadze powyższe, Spółka stoi na stanowisku, że Creation Date, która generowana jest niezwłocznie po otrzymaniu faktury na skrzynkę mailową Podmiotu Zewnętrznego, może być uznana za tożsamą z faktycznym momentem otrzymania faktury dla celów realizacji prawa do odliczenia podatku VAT.

Uzasadnienie do pytania nr 3

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy o VAT przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Stosownie do przepisu art. 2 pkt 32 ustawy o VAT, przez fakturę elektroniczną rozumie się fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym. Przepisy ustawy o VAT nie wprowadzają szczegółowych wymogów dotyczących fakturowania elektronicznego, poza dwiema istotnymi kwestiami:

i.akceptacja nabywcy,

ii.zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności e-faktury.

Art. 106n ustawy o VAT wymaga akceptacji odbiorcy dla zastosowania formy faktury elektronicznej. Przepisy nie przewidują jednak obowiązku udzielenia przez klienta zgody w formie pisemnej. W praktyce dopuszczalne jest zaakceptowanie otrzymywania faktur elektronicznych ustnie, bądź w sposób dorozumiany. W przypadku braku akceptacji złożonej wprost za akceptację domniemaną można uznać dokonanie przez klienta zapłaty za fakturę wysłaną drogą elektroniczną.

Akceptacja nie ma charakteru jednorazowego tj. dla pojedynczej faktury, lecz jest trwała. Oznacza to, że raz wyrażona zgoda na otrzymywanie faktur drogą elektroniczną umożliwia wystawcy sporządzanie i wysyłanie faktur elektronicznych dla danego odbiorcy, aż do czasu jej wycofania.

Jak zostało to wskazane w opisie zdarzenia przyszłego, Spółka planuje uzyskać pisemne zgody na przesyłanie/otrzymywanie faktur elektronicznych. Zgody na przesyłanie/otrzymywanie faktur elektronicznych zostaną zawarte bezpośrednio w umowie z danym kontrahentem, bądź będą udzielone w formie odrębnego oświadczenia. Niezależnie od formy, w jakiej zgoda zostanie udzielona, dokument ten będzie również zawierać wskazania w odniesieniu do akceptowalnego formatu pliku (uniemożliwiającego edycję) oraz dedykowane adresy mailowe do wysyłki faktur.

W art. 106m ustawy o VAT wskazano wymogi, które musi spełniać faktura (w tym faktura elektroniczna) dotyczące: autentyczności pochodzenia (pewność co do tożsamości dokonującego dostawy), integralności treści (brak zmiany danych w fakturze) oraz czytelności faktury za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. W praktyce chodzi o to, aby faktura elektroniczna była jednym i tym samym dokumentem zawierającym niezmienione dane od momentu jej wystawienia i wysyłki do jej dostarczenia, włącznie z późniejszym przechowywaniem. Ważne żeby był to dokument nieedytowalny, co w przypadku pliku w formacie m.in.: *.pdf, *Tiff, uznaje się za spełnione (por. przykładowo interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 25 lutego 2015 r., nr IPPP2/443-1234/14-2/DG).

Jak wskazują organy podatkowe (np. interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 27 kwietnia 2016 r., nr ILPP1/4512-1-133/16-4/AP), „pojęcie »kontrole biznesowe« należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą. (...) Z kolei pojęcie »wiarygodna ścieżka audytu« oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki - przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek - pozostawia się uznaniu podatnika”.

Stosownie do art. 112 ustawy o VAT podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. art. 109b ust. 7, art. 130d ust. 3, art. 134 ust. 3, art. 138h ust. 3 i art. 138i ust. 8.

Wspomniane powyżej kontrole biznesowe, zapewniające w ocenie Wnioskodawcy autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność dokumentów, będą stosowane przez cały okres przechowywania dokumentów (faktur elektronicznych) w programie (...), a więc do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego za dany okres.

Zgodnie z art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT, podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie - w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Jak zostało to opisane w zdarzeniu przyszłym, każda faktura zakupowa otrzymana przez Podmiot Zewnętrzny będzie miała przypisane parametry, co w przypadku kontroli umożliwi sprawne jej wyszukanie oraz przyporządkowanie do odpowiedniego okresu rozliczeniowego.

W myśl art. 112a ust. 2 ustawy o VAT, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju. Przy czym, przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (art. 112a ust. 3 ustawy o VAT).

Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy o VAT, podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Wnioskodawca, zapewni ww. podmiotom bezzwłoczny dostęp do faktur elektronicznych oraz zapewni ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Niemniej, z uwagi na procedury bezpieczeństwa, dostęp elektroniczny do faktur będzie możliwy wyłącznie w lokalizacji Wnioskodawcy, na udostępnionym przez Spółkę sprzęcie komputerowym oraz po uzyskaniu specjalnie w tym celu przyznanego kodu dostępu. Takie działanie, podyktowane wewnętrznymi wymogami w zakresie bezpieczeństwa danych, nie stoi w sprzeczności z regulacją przepisu art. 112a ust. 4 ustawy o VAT.

W ocenie Wnioskodawcy, wskazany w opisie zdarzenia przyszłego opis przechowywania faktur zakupowych spełnia warunki wynikające z art. 112 i art. 112a ustawy o VAT, będą one bowiem przechowywane:

·w podziale na okresy rozliczeniowe (przyporządkowanie faktur do danych okresów rozliczeniowych będzie możliwe po wpisaniu w systemie i odszukaniu konkretnego numeru faktury),

·w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie,

·w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Wnioskodawca wskazuje także, że przepisy polskiego prawa podatkowego nie nakładają na podatników obowiązku przechowywania faktur, ani innych dokumentów księgowych w ściśle określonej formie. Zaznaczyć należy, że przepisy nie przewidują, iż podatnik jest zobowiązany archiwizować faktury lub inne dokumenty księgowe jedynie w wersji papierowej, ich archiwizacja może więc odbywać się w dowolnej formie wybranej przez podatnika, w tym także w formie elektronicznej, przy założeniu spełnienia określonych w przepisach warunków dotyczących przechowywania dokumentów. Oznacza to, że prawodawca nie zastrzegł formy papierowej jako jedynej dopuszczalnej formy przechowywania dokumentów.

Biorąc pod uwagę powyższe, Spółka jest zdania, że w odniesieniu do wszystkich faktur zakupowych otrzymywanych od kontrahentów drogą mailową, które będą wpływały na dedykowany w tym celu adres poczty elektronicznej obsługiwany przez Podmiot Zewnętrzny, może je przechowywać wyłącznie w formie elektronicznej przy zastosowaniu procedury opisanej we wniosku. Stanowisko Wnioskodawcy w tym zakresie potwierdzają organy podatkowe w wydanych interpretacjach, przykładowo: Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 31 stycznia 2018 r., nr 0114-KDIP1‑3.4012.512.2017.1.JF, Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 17 listopada 2017 r., nr 0114-KDIP1-3.4012.416.2017.1.MT, z 15 listopada 2017 r., nr 0112-KDIL1-3.4012.412.2017.1.IT, z 7 listopada 2017 r., nr 0111-KDIB2-1.4010.208.2017.2.MJ, z 3 lutego 2020 r., nr 0113-KDIPT1‑3.4012.839.2019.2.ALN.

Ponadto Spółka będzie wykorzystywała nabywane towary i usługi do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT. Przedmiotem działalności Spółki jest produkcja (...), a działalność ta jest działalnością opodatkowaną. Zważywszy, że podatek naliczony wynikający z zakupu usług, których przedmiotem będzie obsługa i ewidencjonowanie faktur zakupowych będzie związany z działalnością operacyjną opodatkowaną VAT podatek ten będzie podległa odliczeniu (podobnie jak byłoby to w przypadku klasycznych usług księgowych).

Podsumowując, Wnioskodawca stoi na stanowisku, że będzie miał on prawo do obniżenia podatku VAT należnego o podatek VAT naliczony w przypadku archiwizowania faktur zakupowych wyłącznie w formie elektronicznej, bez ich fizycznego drukowania.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Przepis art. 15 ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775; ze zm.) – zwanej dalej ustawą – stanowi, że:

Według art. 15 ust. 2 ustawy:

Art. 2 pkt 31 ustawy stanowi, że:

Natomiast na podstawie art. 2 pkt 32 ustawy:

Stosownie do art. 106b ust. 1 ustawy:

Faktura jest dokumentem odzwierciedlającym prawidłowy przebieg zdarzenia gospodarczego zarówno pod względem przedmiotu transakcji, jak i podmiotów biorących w niej udział. Co do zasady zatem, faktura musi być wystawiona zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa krajowego w tym względzie. Prawidłowość materialnoprawna faktury zachodzi wówczas, jeżeli odzwierciedla ona prawdziwe zdarzenie gospodarcze, czyli w istocie stwierdza np. fakt dostawy określonych towarów i świadczonych usług. Wystawienie faktury należy rozumieć jako sporządzenie dokumentu oraz jego przekazanie innemu podmiotowi, a przez to wprowadzenie faktury do obrotu prawnego.

Stosownie do art. 106m ust. 1 ustawy:

W oparciu o art. 106m ust. 2 ustawy:

Na mocy art. 106m ust. 3 ustawy:

Według z art. 106m ust. 4 ustawy:

Zauważyć należy, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług, pojęcie „kontrole biznesowe” użyte w art. 106m ust. 4 ustawy należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia/otrzymania faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Z kolei pojęcie „wiarygodna ścieżka audytu” oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą, a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki – przy wykorzystaniu, których podatnik może wykazać powyższy związek – pozostawia się uznaniu podatnika.

Stosownie do art. 106m ust. 5 ustawy:

Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłania faktur w postaci elektronicznej (kwalifikowany podpis elektroniczny i system elektronicznej wymiany danych EDI), które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność pochodzenia i integralności treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Zgodnie z art. 112 ustawy:

W oparciu o art. 112a ust. 1 ustawy:

Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy:

Stosownie do art. 112a ust. 3 ustawy:

W myśl art. 112a ust. 4 ustawy:

Należy stwierdzić, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w dowolny sposób, który – jak tego wymaga ustawodawca – ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Faktury otrzymane w formie papierowej również mogą być przechowywane w formie elektronicznej w dowolny sposób, przy czym sposób ten powinien odpowiadać wymogom wskazanym przez ustawodawcę (art. 106m oraz art. 112a ustawy o VAT).

Podkreślić należy szczególną rangę wymogu jaki ustawodawca stawia podatnikom poprzez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Z opisu sprawy wynika, że u Wnioskodawcy planowana jest zmiana procesu w zakresie otrzymywania i ewidencjonowania faktur zakupowych. Odbiór i obsługa faktur zakupowych zostanie zlecona powiązanemu Podmiotowi Zewnętrznemu zlokalizowanemu poza Polską oraz poza Unią Europejską, który będzie posiadał upoważnienie do odbioru faktur i który będzie przyjmował faktury działając na rzecz Wnioskodawcy. Finalna akceptacja faktur i ich przyporządkowanie do odpowiedniego okresu rozliczeniowego dla celów VAT będzie się odbywać w siedzibie Spółki. Faktury zakupowe wystawiane na rzecz Wnioskodawcy, które będą otrzymywane od kontrahentów będą fakturami elektronicznymi w rozumieniu art. 2 pkt 32 ustawy o VAT. Faktury elektroniczne będą zawierać wszystkie wymagane elementy przewidziane dla faktur w przepisach ustawy o VAT. Każda faktura będzie miała przypisane parametry umożliwiające jej odszukanie i przyporządkowanie do odpowiedniego okresu rozliczeniowego. Odszukanie każdej faktury w systemie księgowym będzie zatem łatwe, w podziale na okresy rozliczeniowe. Spółka zapewni autentyczność pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Każda faktura będzie weryfikowana dodatkowo pod względem biznesowym – w szczególności jej zgodności ze złożonym zamówieniem oraz pod względem księgowym. System księgowy będzie umożliwiał udostępnienie organom podatkowym faktur na potrzeby kontroli, zarówno w formie elektronicznej, jak i poprzez wydruk obrazów dokumentów. Z uwagi na procedury bezpieczeństwa, dostęp elektroniczny do faktur będzie możliwy wyłącznie w lokalizacji Wnioskodawcy, na udostępnionym przez Spółkę sprzęcie komputerowym oraz po uzyskaniu specjalnie w tym celu przyznanego kodu dostępu. Na żądanie organów, Wnioskodawca zapewni bezzwłoczny dostęp do faktur, jak również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych zawartych w tych fakturach.

Biorąc pod uwagę powyższe należy stwierdzić, że skoro elektroniczna forma przechowywania faktur (w rozumieniu ustawy o VAT), zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność, a także umożliwi dostęp do tych dokumentów, na żądanie, odpowiednim organom wskazanym w art. 112a ust. 4 ustawy, to opisany sposób archiwizowania będzie zgodny z powołanymi przepisami. Tym samym spełnione zostaną warunki określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy.

W odniesieniu do kwestii dotyczącej prawa do odliczenia podatku naliczonego wskazanego na fakturach przechowywanych formie elektronicznej należy wskazać, że podstawowe zasady dotyczące odliczania podatku naliczonego zostały sformułowane w art. 86 ustawy.

Art. 86 ust. 1 ustawy stanowi, że:

Zgodnie z art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy:

Ustawodawca zapewnił podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno tzw. przesłanek pozytywnych, m.in. tego, że zakupy będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Ponadto, kwotę podatku naliczonego stanowi wyłącznie kwota podatku wykazana na dokumentach wskazanych w art. 86 ust. 2 ustawy.

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. takimi, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Przedstawiona wyżej zasada wyklucza zatem możliwość dokonania obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które nie są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, czyli w przypadku ich wykorzystania do czynności zwolnionych od podatku VAT oraz niepodlegających temu podatkowi.

Zgodnie z przedstawionym opisem zdarzenia przyszłego faktury dokumentujące nabycie towarów i usług będące przedmiotem wniosku będą wystawione na Spółkę, a Wnioskodawca będzie wykorzystywał nabywane towary i usługi do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT.

Biorąc pod uwagę powyższe, należy uznać, że będzie Państwu przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur otrzymywanych elektronicznie i przechowywanych w sposób opisany we wniosku.

Przedmiotem Państwa wątpliwości wyrażonych w pytaniu nr 1 jest uznanie, że odebranie faktur zakupowych przez Podmiot Zewnętrzny, który działać będzie w imieniu i na rzecz Wnioskodawcy oznacza otrzymanie faktury przez Spółkę.

Zgodnie z opisem zdarzenia przyszłego odbiór i obsługa faktur zakupowych zostanie zlecona powiązanemu podmiotowi zewnętrznemu zlokalizowanemu poza Polską oraz poza Unią Europejską. Spółka planuje zawarcie umowy z Podmiotem Zewnętrznym, który będzie posiadał upoważnienie do odbioru faktur i który będzie przyjmował faktury działając na rzecz Wnioskodawcy. Podmiot Zewnętrzny pełnić będzie funkcje techniczne przy odbiorze i obsłudze faktur zakupowych. Pomimo odbioru i obsługi faktur zakupowych przez Podmiot Zewnętrzny, finalna akceptacja faktur i ich przyporządkowanie do odpowiedniego okresu rozliczeniowego dla celów VAT będzie się odbywać w siedzibie Spółki.

Jak wynika z przywołanego przepisu art. 89 ust. 2 pkt 1 ustawy, Kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika.

Odwołanie się do gramatycznej wykładni pojęcia „otrzymać”, zgodnie z „Małym Słownikiem Języka Polskiego” pod red. E. Sobol (Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa, 1995, s. 576) wskazuje, że „otrzymać” oznacza stać się odbiorcą czegoś, dostać coś. Na podstawie definicji słownikowej nie można wyciągnąć jednoznacznych wniosków, że otrzymanie ma miejsce dopiero wówczas, gdy podatnik faktycznie wchodzi w fizyczne posiadanie czegoś, co otrzymuje (w tym przypadku faktury). Słownikowe rozumienie zwrotu „otrzymać” nie zakłada bowiem wzięcia w dzierżenie dokumentu faktury.

W związku z powyższym, kluczową kwestią jest określenie podmiotu upoważnionego do odbioru faktury (w szerszym kontekście) jak również momentu otrzymania faktury w kontekście osób ją odbierających. Przyjąć należy, że otrzymaniem faktury jest jej odebranie przez jakąkolwiek osobę, działającą w tym zakresie w imieniu i za wiedzą podatnika. Zatem błędnym byłoby założenie, że otrzymanie faktur następuje dopiero wówczas, gdy faktury wpłyną do siedziby firmy (miejsca prowadzenia przez nią działalności), jeśli wcześniej zostały one odebrane przez upoważnioną do tego osobę lub jej przedstawiciela.

Uwzględniając powyższe, momentem otrzymania przez Wnioskodawcę faktur będzie ich odebranie przez upoważniony przez Wnioskodawcę Podmiot Zewnętrzny. Zatem w odniesieniu do nabywanych przez Państwa towarów i usług, będą mogli Państwo skorzystać z prawa do odliczenia podatku VAT w rozliczeniu za okres, w których faktura została/zostanie otrzymana przez Podmiot Zewnętrzny, działających w Państwa imieniu.

Odpowiadając zatem wprost na Państwa pytanie nr 1 należy stwierdzić, że odebranie faktur zakupowych przez Podmiot Zewnętrzny, który działać będzie w imieniu i na rzecz Wnioskodawcy, będzie uznane na gruncie podatku VAT w kontekście realizacji prawa do odliczenia VAT za otrzymanie faktury przez Spółkę.

Przedmiotem Państwa wątpliwości sformułowanych w pytaniu nr 2 jest uznanie daty Creation Date za moment otrzymania faktury zakupowej.

Z przytoczonych powyżej przepisów wynika, że z prawa do odliczenia podatku naliczonego podatnik może skorzystać dopiero w rozliczeniu za okres, w którym spełnione są łącznie następujące przesłanki:

·powstał obowiązek podatkowy w odniesieniu do nabywanych towarów i usług;

·doszło do faktycznego nabycia tych towarów i usług;

·podatnik jest w posiadaniu faktur dokumentujących te transakcje.

W myśl art. 19a ust. 1 ustawy:

Wynikająca z ww. przepisu generalna zasada wskazuje, że obowiązek podatkowy powstaje z chwilą dokonania dostawy towarów lub wykonania usługi. Zgodnie z tą regulacją, podatek staje się wymagalny w okresie dokonania dostawy towaru lub wykonania usługi i co do zasady winien zostać rozliczony za ten okres rozliczeniowy. Oznacza to rezygnację z powiązania momentu powstania obowiązku podatkowego z datą wystawienia faktury. Dla celów powstania obowiązku podatkowego dokonanie czynności (dostawy towarów lub wykonania usługi) następuje z chwilą faktycznego jej dokonania, za wyjątkiem przypadków, w których przepisy ustawy określają wprost ten moment.

W tym miejscu należy wskazać przepis art. 86 ust. 10 ustawy:

Jednocześnie jak wskazuje art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy:

Zgodnie z ogólną zasadą dotyczącą nabycia prawa do odliczenia wyrażoną w art. 86 ust. 10 ustawy, podatnik nabywa prawo do odliczenia w rozliczeniu za okres, w którym powstał obowiązek podatkowy. Jednakże aby z tego prawa skorzystać, zgodnie z art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy, musi on posiadać fakturę. Zatem podatnik dokonujący odliczenia podatku powinien mieć na uwadze moment powstania obowiązku podatkowego u dostawcy z tytułu dokonania sprzedaży towarów lub usług, a także moment otrzymania faktury z tytułu ich nabycia.

W związku z powyższym, w przedmiotowej sprawie istotne jest ustalenie momentu otrzymywania przez Państwa faktur w formie elektronicznej.

Zaznaczyć należy, że zarówno przepisy ustawy, jak i przepisy aktów wykonawczych do niej, bez względu na formę w jakiej faktury są otrzymywane przez podatnika, tego zagadnienia nie regulują.

Jak wskazali Państwo w opisie zdarzenia przyszłego po wpływie faktury na dany adres skrzynki elektronicznej i odebraniu jej przez serwer poczty elektronicznej, faktura będzie natychmiastowo wczytywana w programie, który automatycznie wstawi odpowiedni nagłówek na fakturze z datą – Creation Date. Nagłówek z Creation Date pozostanie nieedytowalny, począwszy od momentu wygenerowania, nie będzie mógł podlegać żadnym modyfikacjom ani usunięciu. Z uwagi na to, że program będzie wczytywał faktury niezwłocznie, data „Creation date” oraz data wpływu faktury na adres/serwer skrzynki elektronicznej będzie ta sama i w żadnym wypadku „Creation date” nie będzie wcześniejsza niż data wpływu faktury na adres/serwer skrzynki elektronicznej.

Mając na uwadze powyższe w przedstawionym zdarzeniu przyszłym mogą Państwo uznawać za datę wpływu faktury Creation Date, a tym samym prawo do odliczenia podatku wynikającego z tej faktury będzie Państwu przysługiwało w miesiącu, w którym została ona oznaczona tą datą pod warunkiem spełnienia wymogów przewidzianych w ustawie o podatku od towarów i usług. Nie wystąpi bowiem różnica pomiędzy datą Creation Data naniesioną na fakturę, a datą faktycznego wpływu faktury do podmiotu Zewnętrznego, a więc datą otrzymania faktury, o której mowa w art. 86 ust. 10b pkt 1.

Odpowiadając zatem wprost na Państwa pytanie nr 2 należy stwierdzić, że dla celów realizacji prawa do odliczenia podatku VAT, Spółka może przyjąć, że momentem otrzymania faktury zakupowej jest data Creation Date.

Przedmiotem Państwa wątpliwości sformułowanych w pytaniu nr 3 jest zachowanie prawa do odliczenia podatku VAT w przypadku archiwizowania faktur zakupowych wyłącznie w formie elektronicznej, bez ich fizycznego drukowania.

Co do zasady, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe. Prawidłowe przechowywanie dokumentów jest niezbędne do tego, aby podatnik nie utracił nabytego wcześniej prawa do odliczenia podatku VAT w przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych, wymienionych w art. 112a ustawy, które to organy muszą mieć dostęp do otrzymanych przez podatnika faktur, w sposób wskazany w tym przepisie. Prawidłowość przechowywania faktur zostaje więc weryfikowana, co do zasady, przez organy podatkowe, które na podstawie przechowywanych przez podatnika dokumentów oceniają, czy podatnik miał podstawy do obniżenia kwoty podatku należnego w związku z nabywanymi towarami i usługami.

Jak już wskazano, skoro elektroniczna forma przechowywania faktur (w rozumieniu ustawy o VAT), zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność, a także umożliwi dostęp do tych dokumentów, na żądanie, odpowiednim organom wskazanym w art. 112a ust. 4 ustawy, to opisany sposób archiwizowania będzie zgodny z powołanymi przepisami.

W związku z tym w odniesieniu do faktur zakupowych, które będą przechowywane w nieedytowalnym systemie zapewniającym warunki spełnione określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy, będą Państwo mieli (przy spełnieniu warunków wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy i niezaistnieniu przesłanek negatywnych wymienionych w art. 88 ustawy) prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur, potwierdzających wydatki ponoszone przez Spółkę, przechowywanych i archiwizowanych wyłącznie w formie elektronicznej, w ramach przedstawionej w niniejszej sprawie procedury.

Z przedstawionego opisu wynika bowiem, że spełnione będą wymogi dotyczące autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, bowiem będą przechowywane w formie nieedytowalnych plików, a także będą weryfikowane dodatkowo pod względem biznesowym w szczególności co do zgodności ze złożonym zamówieniem oraz pod względem księgowym.

Spełniony będzie również wymóg aby faktury w formie elektronicznej były przechowywane w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur. Jak wskazali Państwa w opisie zdarzenia przyszłego na żądanie organów, Wnioskodawca zapewni bezzwłoczny dostęp do faktur, jak również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych zawartych w tych fakturach na potrzeby kontroli, zarówno w formie elektronicznej, jak i poprzez wydruk obrazów dokumentów.

Odpowiadając zatem wprost na Państwa pytanie nr 3 należy stwierdzić, że Spółka będzie miała prawo do odliczenia podatku VAT w przypadku archiwizowania faktur zakupowych wyłącznie w formie elektronicznej, bez ich fizycznego drukowania.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Organ informuje, że wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem wniosku (zadanego pytania), przedmiotem oceny Organu nie był w szczególności prawidłowość funkcjonowania programu (...) służącego automatycznemu wstawianiu na fakturze nagłówka z datą Creation Date.

Zgodnie z art. 14b § 3 ustawy Ordynacja podatkowa, składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Niniejsza interpretacja indywidualna ogranicza się wyłącznie do udzielenia informacji co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego w okolicznościach zdarzenia przyszłego podanego przez Państwa. Z powyższych przepisów wynika, że organ rozpatrując wniosek o wydanie interpretacji nie podejmuje wyjaśnienia stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego, tj. nie przeprowadza dowodów, lecz dokonuje oceny prawnej przedstawionych we wniosku okoliczności w kontekście zadanego pytania przyporządkowanego do danego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego.

W tym miejscu organ interpretacyjny zastrzega jednak, że gdy w toku postępowania podatkowego, kontroli podatkowej bądź celno-skarbowej zostanie określony odmienny stan faktyczny interpretacja nie wywoła skutków prawnych.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111, ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

·Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

·Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (...).

Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. – Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

·w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.