Temat interpretacji
Interpretacja indywidualna – stanowisko nieprawidłowe
Szanowny Panie,
stwierdzam, że Pana stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest nieprawidłowe.
Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej
14 sierpnia 2025 r. wpłynął Pana wniosek z 14 sierpnia 2025 r. o wydanie interpretacji indywidualnej w zakresie prawa do odliczenia 100% VAT od wydatków związanych z pojazdem w przypadku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu w formie dziennego, zbiorczego wpisu. Uzupełnił go Pan pismem z 15 września 2025 r. (wpływ 16 września 2025 r.) – w odpowiedzi na wezwanie.
Treść wniosku jest następująca:
Opis zdarzenia przyszłego
Prowadzi Pan działalność gastronomiczną, w ramach której realizowane są dostawy posiłków do klientów.
Planuje Pan nabyć (w leasingu operacyjnym) samochód osobowy marki (…). Pojazd będzie wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej – wyłącznie do rozwożenia posiłków oraz odbioru towarów i materiałów niezbędnych do prowadzenia działalności.
Samochód będzie parkowany na terenie firmy, a pracownicy nie będą mieli możliwości użytkowania go w celach prywatnych. Wprowadzi Pan regulamin użytkowania pojazdu wykluczający użytek prywatny oraz będzie prowadził Pan ewidencję przebiegu pojazdu.
Ze względu na specyfikę działalności – liczba dostaw w ciągu dnia wynosi od 10 do 25 – każdy wyjazd jest krótki (od kilkuset metrów do kilku kilometrów) i często odbywa się w bezpośrednim następstwie poprzedniego. Prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu w formie indywidualnego wpisu dla każdego kursu byłoby niewspółmiernie uciążliwe i czasochłonne.
W związku z tym zamierza Pan stosować rozwiązanie polegające na wpisywaniu w ewidencji przebiegu pojazdu, łącznego przebiegu z całego dnia (na podstawie wskazań licznika z początku i końca dnia), z podaniem daty, trasy ogólnej (obszar dostaw) oraz celu wyjazdów.
Doprecyzowanie opisu sprawy
W odpowiedzi na pytanie:
1.Czy jest Pan zarejestrowanym, czynnym podatnikiem podatku VAT?,
wskazał Pan:
ad. 1) Tak
W odpowiedzi na pytanie:
2.Jakie wydatki związane z przedmiotowym samochodem (…) objęte są zakresem zadanego we wniosku pytania?,
wskazał Pan:
ad. 2) Rata leasingowa i koszta eksploatacyjne
W odpowiedzi na pytanie:
3.Na kogo będą wystawione faktury dotyczące wydatków na przedmiotowy samochód?,
wskazał Pan:
ad. 3) Na moją firmę – (…)
W odpowiedzi na pytanie:
4.Czy ww. samochód będzie pojazdem samochodowym w rozumieniu przepisów o ruchu drogowym o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony?,
wskazał Pan:
ad. 4) Tak
W odpowiedzi na pytanie:
5.Czy wskazany pojazd będzie pojazdem konstrukcyjnie przeznaczonym do przewozu co najmniej 10 osób łącznie z kierowcą? Czy z dokumentów wydanych na podstawie przepisów o ruchu drogowym będzie wynikać takie przeznaczenie?,
wskazał Pan:
ad. 5) Nie
6.Czy ww. samochód będzie przez Pana wykorzystywany wyłącznie do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług, czy również do czynności zwolnionych z opodatkowania podatkiem od towarów i usług lub niepodlegających opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług?,
wskazał Pan:
ad. 6) Tylko do opodatkowanych
W odpowiedzi na pytanie:
7.W przypadku, gdy w ramach działalności gospodarczej przedmiotowy samochód będzie wykorzystywany zarówno do czynności opodatkowanych podatkiem VAT oraz czynności zwolnionych od podatku VAT, to proszę wskazać, czy będzie miał Pan obiektywną możliwość odrębnego przyporządkowania kwot podatku naliczonego związanych z czynnościami opodatkowanymi podatkiem VAT i z czynnościami zwolnionymi od podatku VAT?,
wskazał Pan:
ad.7) Nie dotyczy
W odpowiedzi na pytanie:
8.Czy zamierza Pan wykorzystywać nabyty samochód zarówno do celów prywatnych oraz do celów prowadzonej działalności gospodarczej?,
wskazał Pan:
ad.8) Wyłącznie do celów prowadzonej działalności gospodarczej
W odpowiedzi na pytanie:
9.Czy ww. pojazd będzie Pan wykorzystywać wyłącznie w ramach prowadzonej działalności gospodarczej (pojazd ten będzie użytkowany tylko na potrzeby związane z prowadzoną działalnością gospodarczą) i wykluczone będzie wykorzystywanie go do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą?,
wskazał Pan:
ad.9) Tak
W odpowiedzi na pytanie:
10.Czy złoży Pan informację VAT-26 w odniesieniu do przedmiotowego samochodu, w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym poniesie Pan pierwszy wydatek związany z tym pojazdem?,
wskazał Pan:
ad. 10) Jest złożona
W odpowiedzi na pytanie:
11.Czy dla przedmiotowego samochodu będzie Pan prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu? Jeśli tak, to czy ewidencja przebiegu ww. samochodu będzie zawierać wszystkie elementy wymienione w art. 86a ust. 7 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2025 poz. 775 ze zm.), zwanej dalej ustawą?,
wskazał Pan:
ad.11) Tak
W odpowiedzi na pytanie:
12.Czy zostaną przez Pana określone zasady użytkowania pojazdu, wykluczające jego użycie do celów prywatnych (osobistych)? Jeżeli tak, to proszę precyzyjnie wskazać:
a)w jakiej formie te zasady zostaną określone (np. w formie regulaminu itp.),
b)jakie będą dokładnie postanowienia tego regulaminu i jakie zostaną podjęte działania zabezpieczające wykonanie zasad określonych w tym dokumencie?
c)czy we wprowadzonym regulaminie użytkowania ww. pojazdu zostanie określony sposób użytkowania tego pojazdu wykluczający użycie tego pojazdu do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą?,
wskazał Pan:
Ad. a)
Zasady użytkowania pojazdu zostaną określone w formie Regulaminu użytkowania pojazdu służbowego, sporządzonego przeze mnie jako właściciela działalności gospodarczej. Regulamin zostanie przyjęty w formie pisemnej i przechowywany w dokumentacji firmy.
Ad. b)
Regulamin użytkowania pojazdu służbowego
§1 Postanowienia ogólne
Pojazd marki (…), będący przedmiotem leasingu operacyjnego, stanowi własność użytkową firmy (…) i jest przeznaczony wyłącznie do wykonywania czynności związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą.
Zabrania się wykorzystywania pojazdu do jakichkolwiek celów prywatnych (osobistych).
§2 Zasady użytkowania pojazdu
Pojazd służy wyłącznie do:
transportu towarów, surowców i produktów związanych z działalnością,
dojazdów po zaopatrzenie,
dostaw zamówień klientom,
wyjazdów związanych z obsługą administracyjną firmy (np. urzędy, banki),
działań marketingowych i serwisowych (np. oklejenie pojazdu, naprawy, przeglądy).
Każdy przejazd pojazdu musi mieć związek z działalnością gospodarczą.
W celu potwierdzenia związku z działalnością gospodarczą prowadzone będzie zestawienie przejazdów służbowych w formie uproszczonej, obejmujące datę i cel wyjazdu.
§3 Zasady organizacyjne
Pojazd po zakończeniu użytkowania parkowany jest w miejscu prowadzenia działalności gospodarczej lub w wyznaczonym miejscu garażowania związanym z firmą.
Kluczyki do pojazdu przechowywane są przez właściciela działalności gospodarczej i nie są udostępniane osobom trzecim w celach prywatnych.
Wszelkie koszty eksploatacyjne (paliwo, serwis, ubezpieczenie, opłaty drogowe) pokrywane są przez firmę i odnoszą się wyłącznie do celów służbowych.
§4 Postanowienia końcowe
Regulamin wchodzi w życie z dniem podpisania i obowiązuje bezterminowo.
Właściciel działalności gospodarczej zobowiązuje się do jego przestrzegania i stosowania.
Działania zabezpieczające:
sporządzenie pisemnego regulaminu, obowiązek parkowania pojazdu w miejscu związanym z działalnością gospodarczą.
Ad. c)
Tak, regulamin jednoznacznie określa sposób użytkowania pojazdu w sposób wykluczający użycie prywatne. Wszystkie przejazdy będą związane z prowadzoną działalnością gospodarczą i dokumentowane w dokumentacji firmowej.
W odpowiedzi na pytanie:
13.W jaki sposób będzie Pan kontrolował, czy samochód, o którym mowa we wniosku będzie wykorzystywany wyłącznie do celów działalności gospodarczej?,
wskazał Pan:
Kontrola wyłącznego służbowego wykorzystania pojazdu będzie prowadzona poprzez:
Regulamin użytkowania pojazdu służbowego – jednoznacznie zakazujący użycia pojazdu do celów prywatnych i wskazujący, że auto służy wyłącznie działalności gospodarczej.
Kontrolę dostępu do kluczyków – kluczyki do pojazdu przechowywane są przez właściciela działalności gospodarczej i przekazywane pracownikom wyłącznie w celu realizacji obowiązków służbowych.
Zbiorcze zestawienie przejazdów – dla celów wewnętrznych prowadzona będzie uproszczona dokumentacja w formie zestawienia, w którym wskazuje się ogólne cele i charakter przejazdów pojazdu (np. dostawy towaru, zaopatrzenie, działania marketingowe, obsługa administracyjna).
Miejsce parkowania – pojazd poza użytkowaniem jest garażowany/parkowany w miejscu prowadzenia działalności gospodarczej lub w miejscu wyznaczonym przez firmę, co ogranicza możliwość użytku prywatnego.
W odpowiedzi na pytanie:
14.Czy będzie istniał nadzór nad używaniem ww. samochodu w trakcie wykonywania obowiązków służbowych (np. GPS) i w czym będzie się to przejawiać?,
wskazał Pan:
ad. 14) Nie.
W odpowiedzi na pytanie:
15.Czy będą obiektywne okoliczności potwierdzające brak możliwości wykorzystania przedmiotowego samochodu do celów osobistych – jeżeli tak, to proszę szczegółowo wskazać jakie to będą okoliczności?,
wskazał Pan:
ad. 15) Tak, istnieją obiektywne okoliczności potwierdzające brak możliwości wykorzystania pojazdu do celów osobistych. Należą do nich w szczególności:
Charakter działalności – pojazd służy wyłącznie do celów gospodarczych (transport towarów, zaopatrzenie, dostawy do klientów, wyjazdy serwisowe, działania marketingowe). Przejazdy prywatne nie są potrzebne w ramach prowadzonej działalności i nie występują.
Sposób wykorzystania pojazdu – samochód jest stale związany z bieżącymi obowiązkami firmowymi i wykorzystywany do przewożenia towarów, materiałów i sprzętu gastronomicznego, co czyni go narzędziem pracy, a nie pojazdem rekreacyjnym.
Zasady organizacyjne – pojazd jest garażowany/parkowany w miejscu prowadzenia działalności gospodarczej lub innym miejscu wyznaczonym przez firmę, co uniemożliwia swobodne korzystanie z niego w celach prywatnych.
Ograniczony dostęp – kluczyki do pojazdu są wydawane wyłącznie w związku z realizacją zadań służbowych, na podstawie regulaminu użytkowania pojazdu.
Dokumentacja wewnętrzna – prowadzone jest uproszczone, zbiorcze zestawienie przejazdów, wskazujące na cele związane z działalnością gospodarczą, co potwierdza, że pojazd nie jest używany w innym celu.
W odpowiedzi na pytanie:
16.Czy będzie istniała możliwość pobrania wskazanego pojazdu po godzinach funkcjonowania firmy (jeśli nie, to proszę wyjaśnić tę kwestię)?,
wskazał Pan:
ad. 16) Po godzinach funkcjonowania firmy nie będzie możliwości pobrania pojazdu w celach prywatnych.
Pojazd po zakończeniu użytkowania służbowego jest parkowany w miejscu prowadzenia działalności gospodarczej lub w innym miejscu wyznaczonym przez firmę.
Kluczyki do pojazdu przechowywane są przez właściciela działalności gospodarczej i przekazywane pracownikom wyłącznie w związku z wykonywaniem obowiązków służbowych.
Regulamin użytkowania pojazdu jednoznacznie zakazuje wykorzystywania samochodu do celów prywatnych.
W związku z powyższym, także poza godzinami pracy firmy pojazd pozostaje niedostępny do użytku prywatnego.
W odpowiedzi na pytanie:
17.Czy posiada Pan inny samochód, który wykorzystuje Pan na cele prywatne lub na cele prywatne i do działalności gospodarczej?,
wskazał Pan:
ad. 17) Tak, posiadam dwa samochody osobowe wykorzystywane do celów prywatnych.
Jednym z nich jest pojazd marki (…), który był wykorzystywany do realizacji dostaw w ramach działalności gospodarczej i nadal może być używany w tym celu awaryjnie (np. w przypadku awarii pojazdu służbowego – (…), bądź zwiększonej ilości dostaw do klientów). Drugi prywatny pojazd to samochód marki (…).
Samochód marki (…), będący przedmiotem niniejszego wniosku, przeznaczony jest wyłącznie do działalności gospodarczej i nie jest wykorzystywany do celów osobistych.
Pytanie
Czy w opisanym zdarzeniu przyszłym, przy zastosowaniu opisanych środków organizacyjnych i dokumentacyjnych, ma Pan prawo do odliczenia 100% VAT od wydatków związanych z tym pojazdem oraz prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu w formie dziennego, zbiorczego wpisu?
Pana stanowisko w sprawie
Pana zdaniem, w opisanym zdarzeniu przyszłym, będzie miał Pan prawo do odliczenia 100% podatku VAT od wydatków związanych z pojazdem marki (…), wykorzystywanym wyłącznie w działalności gospodarczej, przy prowadzeniu ewidencji przebiegu pojazdu w formie dziennego, zbiorczego wpisu.
Pojazd będzie używany tylko do realizacji dostaw w ramach działalności gastronomicznej (…) oraz do odbioru towarów i materiałów potrzebnych do prowadzenia tej działalności.
Wprowadzi Pan zasady wykluczające użytek prywatny samochodu (m.in. regulamin, parkowanie na terenie firmy, brak dostępu dla osób nieupoważnionych).
Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług, podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia VAT w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych.
Artykuł 86a ust. 3 pkt 1 lit. a przewiduje możliwość odliczenia 100% VAT, jeśli pojazd jest wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej, a sposób użytkowania jest potwierdzony ewidencją przebiegu pojazdu.
W Pana przypadku liczba przejazdów w ciągu dnia (10-25) jest znaczna, a trasy są krótkie i często następują bezpośrednio po sobie. Z tego powodu planuje Pan w ewidencji przebiegu ujmować łączny przebieg z danego dnia – na podstawie stanu licznika na początku i końcu dnia – z opisem daty, obszaru tras oraz celu wyjazdów. Takie rozwiązanie pozwoli rzetelnie dokumentować sposób wykorzystania pojazdu, jednocześnie dostosowując formę ewidencji do specyfiki działalności.
W Pana ocenie, opisany sposób prowadzenia ewidencji spełnia wymagania przepisów i umożliwia zachowanie prawa do odliczenia 100% VAT od wydatków związanych z pojazdem.
Ocena stanowiska
Stanowisko, które przedstawił Pan we wniosku jest nieprawidłowe.
Uzasadnienie interpretacji indywidualnej
Podstawowe zasady dotyczące odliczania podatku naliczonego zostały sformułowane w art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.), zwanej dalej ustawą, zgodnie z którym:
W zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.
Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy:
Kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:
a) nabycia towarów i usług,
b) dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.
Z powyższego wynika, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest niewątpliwy i bezsporny związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).
Przedstawione wyżej zasady wykluczają możliwość dokonania odliczenia podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które nie są wykorzystywane do czynności opodatkowanych, czyli w przypadku ich wykorzystania do czynności zwolnionych od podatku oraz niepodlegających temu podatkowi.
Należy podkreślić, że ustawodawca zapewnił podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego w całości lub w części, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.
Jedno z takich ograniczeń zostało wskazane w art. 88 ust. 3a pkt 2 ustawy, zgodnie z którym:
Nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego faktury i dokumenty celne w przypadku gdy sprzedaż została udokumentowana fakturami lub fakturami korygującymi transakcja udokumentowana fakturą nie podlega opodatkowaniu albo jest zwolniona od podatku.
Oznacza to, że podatnik nie może skorzystać z prawa do odliczenia w odniesieniu do podatku, który jest należny wyłącznie z tego względu, że został wykazany na fakturze w sytuacji, gdy transakcja nie podlega opodatkowaniu albo jest zwolniona od podatku.
Natomiast w oparciu o art. 88 ust. 4 ustawy:
Obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się również do podatników, którzy nie są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni, zgodnie z art. 96, z wyłączeniem przypadków, o których mowa w art. 86 ust. 2 pkt 7.
Zgodnie z powyższą regulacją, z prawa do odliczenia podatku skorzystać mogą wyłącznie podatnicy, którzy są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni.
Z kolei, kwestie dotyczące prawa do odliczenia podatku naliczonego od wydatków związanych z pojazdami samochodowymi zostały uregulowane w art. 86a ustawy.
Jak stanowi art. 86a ust. 1 pkt 1 ustawy:
W przypadku wydatków związanych z pojazdami samochodowymi kwotę podatku naliczonego, o której mowa w art. 86 ust. 2, stanowi 50% kwoty podatku wynikającej z faktury otrzymanej przez podatnika.
W świetle art. 2 pkt 34 ustawy:
Pojazdy samochodowe to pojazdy samochodowe w rozumieniu przepisów o ruchu drogowym o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony.
Stosownie do art. 86a ust. 2 ustawy:
Do wydatków związanych z pojazdami samochodowymi, o których mowa w ust. 1, zalicza się wydatki dotyczące:
1)nabycia, importu lub wytworzenia tych pojazdów oraz nabycia lub importu ich części składowych;
2)używania tych pojazdów na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze, związane z tą umową, inne niż wymienione w pkt 3;
3)nabycia lub importu paliw silnikowych, oleju napędowego i gazu, wykorzystywanych do napędu tych pojazdów, usług naprawy lub konserwacji tych pojazdów oraz innych towarów i usług związanych z eksploatacją lub używaniem tych pojazdów.
Zatem zgodnie z powyższymi regulacjami podatnikowi przysługuje ograniczone do 50% prawo do odliczenia podatku w odniesieniu do wszystkich wydatków związanych z pojazdami samochodowymi przeznaczonymi do użytku „mieszanego”.
Dla celów stosowania tego ograniczenia, za wykorzystywanie „mieszane” należy rozumieć, że w odniesieniu do pojazdu wykorzystywanego w działalności gospodarczej istnieje możliwość jego użycia również do celów niezwiązanych z tą działalnością, np. do celów prywatnych. Wystarczy przy tym możliwość nawet tylko jednorazowego użycia pojazdu do celów prywatnych, aby uznać, że pojazd może być wykorzystywany w sposób „mieszany”. Nie jest przy tym istotny moment, w którym użycie to ma miejsce podczas całego okresu użytkowania przez podatnika danego pojazdu, żeby uznać ten pojazd za wykorzystywany do celów „mieszanych”. Przyjmuje się, że każdy pojazd samochodowy o dopuszczalnej masie całkowitej do 3,5 tony – ze względu na swoje cechy konstrukcyjne – służy co do zasady użytkowi „mieszanemu”, a zatem wszystkie wydatki z nim związane podlegają ograniczeniu w odliczaniu do 50%.
Jednakże, od zasady wynikającej z art. 86a ust. 1 ustawy przewidziano wyjątki.
Jak wynika z art. 86a ust. 3 ustawy:
Przepis ust. 1 nie ma zastosowania:
1)w przypadku gdy pojazdy samochodowe są:
a)wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika lub
b)konstrukcyjnie przeznaczone do przewozu co najmniej 10 osób łącznie z kierowcą, jeżeli z dokumentów wydanych na podstawie przepisów o ruchu drogowym wynika takie przeznaczenie;
2)do towarów montowanych w pojazdach samochodowych i do związanych z tymi towarami usług montażu, naprawy i konserwacji, jeżeli przeznaczenie tych towarów wskazuje obiektywnie na możliwość ich wykorzystywania wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika.
Na mocy art. 86a ust. 4 ustawy:
Pojazdy samochodowe są uznawane za wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika, jeżeli:
1)sposób wykorzystywania tych pojazdów przez podatnika, zwłaszcza określony w ustalonych przez niego zasadach ich używania, dodatkowo potwierdzony prowadzoną przez podatnika dla tych pojazdów ewidencją przebiegu pojazdu, wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą lub
2)konstrukcja tych pojazdów wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą lub powoduje, że ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą jest nieistotne.
Należy zauważyć, że przepis art. 86a ust. 4 ustawy wskazuje na istnienie dwóch grup pojazdów samochodowych uznawanych za wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika.
W pierwszej grupie (zgodnie z art. 86a ust. 4 pkt 1 ustawy) mieszczą się pojazdy, których konstrukcja wskazuje na ich przeznaczenie z reguły do użytku prywatnego, jednakże pojazdy te mogą być także wykorzystywane w działalności gospodarczej (np. samochód osobowy). Z tych też względów – dla celów pełnego odliczania VAT – fakt wykorzystywania ich wyłącznie do działalności gospodarczej musi być rozpatrywany w kategoriach obiektywnych.
W konsekwencji, w celu dokonania pełnego odliczenia podatku VAT muszą zostać spełnione łącznie dwa warunki:
‒sposób wykorzystywania tych pojazdów przez podatnika, zwłaszcza określony w ustalonych przez niego zasadach ich używania, wyklucza ich użycie do celów prywatnych,
‒wykluczenie użytku prywatnego musi zostać potwierdzone prowadzoną przez podatnika dla tych pojazdów ewidencją przebiegu pojazdu.
W drugiej grupie pojazdów uznawanych za wykorzystywane wyłącznie w działalności gospodarczej (zgodnie z art. 86a ust. 4 pkt 2 ustawy) mieszczą się natomiast pojazdy samochodowe, których konstrukcja wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą lub powoduje, że ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą jest nieistotne. Jednakże w tej grupie pojazdów nie ma samochodów osobowych.
W myśl art. 86a ust. 5 ustawy:
Warunku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu nie stosuje się w przypadku pojazdów samochodowych:
1)przeznaczonych wyłącznie do:
a)odprzedaży,
b)sprzedaży, w przypadku pojazdów wytworzonych przez podatnika,
c)oddania w odpłatne używanie na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze
‒jeżeli odprzedaż, sprzedaż lub oddanie w odpłatne używanie tych pojazdów stanowi przedmiot działalności podatnika;
2)w odniesieniu do których:
a)kwotę podatku naliczonego od wydatków z nimi związanych podatnik oblicza zgodnie z ust. 1 lub
b)podatnikowi nie przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego od wydatków z nimi związanych.
Zgodnie z art. 86a ust. 6 ustawy:
Ewidencja przebiegu pojazdu jest prowadzona od dnia rozpoczęcia wykorzystywania pojazdu samochodowego wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika do dnia zakończenia wykorzystywania tego pojazdu wyłącznie do tej działalności.
Na mocy art. 86a ust. 7 ustawy:
Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać:
1)numer rejestracyjny pojazdu samochodowego;
2)dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji;
3)stan licznika przebiegu pojazdu samochodowego na dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji;
4)wpis osoby kierującej pojazdem samochodowym dotyczący każdego wykorzystania tego pojazdu, obejmujący:
a)kolejny numer wpisu,
b)datę i cel wyjazdu,
c)opis trasy (skąd – dokąd),
d)liczbę przejechanych kilometrów,
e)imię i nazwisko osoby kierującej pojazdem
‒potwierdzony przez podatnika na koniec każdego okresu rozliczeniowego w zakresie autentyczności wpisu osoby kierującej pojazdem, jeżeli nie jest ona podatnikiem;
5)liczbę przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji.
W świetle art. 86a ust. 12 ustawy:
Podatnicy wykorzystujący wyłącznie do działalności gospodarczej pojazdy samochodowe, dla których są obowiązani prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu, mają obowiązek złożyć naczelnikowi urzędu skarbowego informację o tych pojazdach w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym poniosą pierwszy wydatek związany z tymi pojazdami, nie później jednak niż w dniu przesłania ewidencji, o której mowa w art. 109 ust. 3.
Mając na uwadze treść cytowanych przepisów należy stwierdzić, że z regulacji art. 86a ust. 3 pkt 1 lit. a i art. 86a ust. 4 pkt 1 ustawy wynika, że podatnik ma możliwość odliczenia 100% kwoty podatku naliczonego zawartego w fakturach dotyczących wydatków związanych z pojazdami samochodowymi oraz wydatków związanych z ich eksploatacją w sytuacji, gdy pojazdy te są wykorzystywane wyłącznie do celów prowadzenia działalności gospodarczej. Należy ponownie podkreślić, że dla celów pełnego odliczenia podatku, fakt wykorzystywania ich wyłącznie do działalności musi być rozpatrywany w kategoriach obiektywnych.
Co do zasady, w celu dokonania pełnego odliczenia muszą zostać spełnione łącznie dwa warunki, tj. sposób wykorzystania tych pojazdów przez podatnika, zwłaszcza w ustalonych przez niego zasadach ich używania, musi wykluczać ich użycie do celów prywatnych oraz wykluczenie użytku prywatnego musi zostać potwierdzone prowadzoną przez podatnika dla tych pojazdów ewidencją przebiegu pojazdu.
Ustawodawca przewidział jednak wyjątki w zakresie obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu. W art. 86a ust. 5 ustawy zostały bowiem wymienione ściśle określone sytuacje, w których wyłączony zostaje obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu. Zgodnie z tym przepisem (art. 86a ust. 5 pkt 1 lit. c ustawy), warunku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu nie stosuje się w przypadku pojazdów samochodowych przeznaczonych wyłącznie do oddania w odpłatne używanie na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze. Ponadto, przepis art. 86a ust. 5 pkt 1 lit. c ustawy ma zastosowanie, jeżeli odprzedaż lub oddanie w odpłatne używanie tych pojazdów stanowi przedmiot działalności podatnika.
Trzeba jednak tu zauważyć, że użycie wyrazu „wyłącznie” w wyżej cytowanych przepisach wskazuje, że zwolnienie z obowiązku prowadzenia ewidencji nie obejmuje sytuacji, gdy pojazdy są wykorzystywane – choćby przejściowo – do innych celów.
Z przedstawionego opisu sprawy wynika, że prowadzi Pan działalność gastronomiczną, w ramach której realizowane są dostawy posiłków do klientów.
Planuje Pan nabyć (w leasingu operacyjnym) samochód osobowy marki (…). Pojazd będzie wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej – wyłącznie do rozwożenia posiłków oraz odbioru towarów i materiałów niezbędnych do prowadzenia działalności.
Ww. samochód będzie pojazdem samochodowym w rozumieniu przepisów o ruchu drogowym o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony.
Wskazany pojazd nie będzie pojazdem konstrukcyjnie przeznaczonym do przewozu co najmniej 10 osób łącznie z kierowcą.
Samochód będzie parkowany na terenie firmy, a pracownicy nie będą mieli możliwości użytkowania go w celach prywatnych. Wprowadzi Pan regulamin użytkowania pojazdu wykluczający użytek prywatny oraz będzie Pan prowadził ewidencję przebiegu pojazdu.
Nie będzie istniał nadzór nad używaniem ww. samochodu w trakcie wykonywania obowiązków służbowych (np. GPS).
Ze względu na specyfikę działalności – liczba dostaw w ciągu dnia wynosi od 10 do 25 – każdy wyjazd jest krótki (od kilkuset metrów do kilku kilometrów) i często odbywa się w bezpośrednim następstwie poprzedniego. Uważa Pan, że prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu w formie indywidualnego wpisu dla każdego kursu byłoby niewspółmiernie uciążliwe i czasochłonne.
W związku z tym zamierza Pan stosować rozwiązanie polegające na wpisywaniu w ewidencji przebiegu pojazdu, łącznego przebiegu z całego dnia (na podstawie wskazań licznika z początku i końca dnia), z podaniem daty, trasy ogólnej (obszar dostaw) oraz celu wyjazdów.
Pana wątpliwości dotyczą ustalenia, czy przy zastosowaniu opisanych środków organizacyjnych i dokumentacyjnych, ma Pan prawo do odliczenia 100% VAT od wydatków związanych z pojazdem oraz prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu w formie dziennego, zbiorczego wpisu.
W odniesieniu do Pana wątpliwości wskazać należy, że z powyższych przepisów wynika, że prowadzona ewidencja przebiegu pojazdu musi potwierdzać brak użytku prywatnego pojazdu. Prawidłowo prowadzona ewidencja powinna zawierać elementy wymienione w art. 86a ust. 7 ustawy.
Zapis w ewidencji przebiegu pojazdu z punktu widzenia potwierdzenia wykorzystania pojazdu do celów związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej podatnika – nie powinien wzbudzać wątpliwości.
Co istotne, w przypadku wadliwości prowadzonej ewidencji (np. niepełne zapisy, luki w poszczególnych pozycjach, sprzeczne zapisy, niezgodność w zakresie stanu licznika ze stanem rzeczywistym itp.), nie będzie spełniona jedna z przesłanek warunkujących uznanie pojazdu za wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej. Może to oznaczać, że podatnikowi przysługiwać będzie w takim przypadku jedynie prawo do ograniczonego odliczenia podatku VAT od wszystkich wydatków ponoszonych od początku używania tego pojazdu.
Z uwagi na przywołane uregulowania należy stwierdzić, że zapis dotyczący opisu trasy i celu wyjazdu powinien być na tyle szczegółowy by zapewnić rzetelność prowadzonej ewidencji.
W analizowanej sprawie wskazał Pan, że ze względu na specyfikę działalności – liczba dostaw w ciągu dnia wynosi od 10 do 25 – każdy wyjazd jest krótki (od kilkuset metrów do kilku kilometrów) i często odbywa się w bezpośrednim następstwie poprzedniego, prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu w formie indywidualnego wpisu dla każdego kursu byłoby niewspółmiernie uciążliwe i czasochłonne. W związku z tym zamierza Pan stosować rozwiązanie polegające na wpisywaniu w ewidencji przebiegu pojazdu, łącznego przebiegu z całego dnia (na podstawie wskazań licznika z początku i końca dnia), z podaniem daty, trasy ogólnej (obszar dostaw) oraz celu wyjazdów.
Z uwagi na przywołane uregulowania należy stwierdzić, że opisana ewidencja przebiegu pojazdu nie będzie zawierać wszystkich elementów wymienionych w art. 86a ust. 7 ustawy. Z wniosku wynika, że zapis w ewidencji przebiegu pojazdu nie będzie zawierał celu każdego wyjazdu, szczegółowego opisu każdej trasy (skąd-dokąd) oraz liczby przejechanych kilometrów, a jedynie łączny przebiegi trasę ogólną (obszar dostaw) z całego dnia.
Zapis dotyczący opisu trasy i celu wyjazdu powinien być na tyle szczegółowy, by zapewnić rzetelność prowadzonej ewidencji. Zatem konieczne jest dokonanie odrębnego wpisu każdej trasy przejazdu pojazdu przez oznaczenie celu wyjazdu oraz opisu trasy wyjazdu (np. poprzez wskazanie adresu dostawy, sklepu, urzędu), z uwzględnieniem pozostałych elementów określonych w art. 86a ust. 7 ustawy.
Wobec powyższego stwierdzić należy, że wskazany przez Pana sposób prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu nie będzie spełniać wymogów określonych w art. 86a ust. 7 ustawy, a tym samym spowoduje ograniczenia wynikające z art. 86a ust. 1 ustawy.
Ponadto mając na uwadze treść cytowanych przepisów należy stwierdzić, że z regulacji art. 86a ust. 3 pkt 1 lit. a i art. 86a ust. 4 pkt 1 ustawy wynika, że podatnik ma możliwość odliczenia 100% kwoty podatku naliczonego zawartego w fakturach dotyczących wydatków związanych z ich eksploatacją w sytuacji, gdy pojazdy te są wykorzystywane wyłącznie do celów prowadzenia działalności gospodarczej. Do celów pełnego odliczenia podatku, fakt wykorzystywania ich wyłącznie do działalności musi być rozpatrywany w kategoriach obiektywnych.
Co do zasady w celu dokonania pełnego odliczenia muszą zostać spełnione łącznie dwa warunki, tj. sposób wykorzystania tych pojazdów przez podatnika, zwłaszcza w ustalonych przez niego regulaminach i zasadach ich używania, musi wykluczać ich użycie do celów prywatnych, a dopiero wykluczenie użytku prywatnego musi zostać potwierdzone prowadzoną przez podatnika dla tych pojazdów ewidencją przebiegu pojazdu.
Zatem dla pełnego odliczenia podatku naliczonego związanego z nabyciem wydatków związanych z eksploatacją pojazdu istotnym będzie ustalenie, czy zostały spełnione warunki do pełnego odliczenia podatku naliczonego, tj. czy stworzono zasady i reguły wykorzystania pojazdu wykluczające użytek inny niż do działalności gospodarczej, tzn. czy wprowadzono zasady i regulaminy dotyczące wykorzystania tego pojazdu wyłącznie do działalności gospodarczej. Natomiast prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu nie jest jedynym czynnikiem powodującym, że przysługuje Panu prawo do odliczenia 100% kwoty podatku naliczonego zawartego w fakturach dotyczących wydatków związanych z tym pojazdem. Prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdów jest warunkiem wtórnym w stosunku do wprowadzonych zasad oraz regulaminów dotyczących korzystania z pojazdu, które wykluczają użycie pojazdu do celów innych niż działalność gospodarcza. Samo prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu nie oznacza, że pojazd nie będzie używany do celów innych niż działalność gospodarcza.
Wobec powyższego mając na uwadze przedstawiony opis sprawy oraz powołany stan prawny należy stwierdzić, że prowadzona przez Pana ewidencja przebiegu pojazdu nie będzie zawierać wszystkich elementów opisanych w art. 86a ust. 7 ustawy, przez co zastosowanie znajdą ograniczenia wynikające z art. 86a ust. 1 ustawy.
W konsekwencji, będzie Panu przysługiwało prawo do odliczenia 50% podatku naliczonego od wydatków związanych z opisanym pojazdem.
Podsumowując, przy zastosowaniu opisanych środków organizacyjnych i dokumentacyjnych oraz prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu w formie dziennego, zbiorczego wpisu, nie będzie miał Pan prawa do odliczenia 100% VAT od wydatków związanych z pojazdem (…), który zamierza Pan nabyć.
Zatem, Pana stanowisko jest nieprawidłowe.
Dodatkowe informacje
Informacja o zakresie rozstrzygnięcia
Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Pan przedstawił i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.
Zgodnie z art. 14b § 3 Ordynacji podatkowej:
Składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego oraz do przedstawienia własnego stanowiska w sprawie oceny prawnej tego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego.
Jestem ściśle związany przedstawionym we wniosku stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego). Pan ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego (zdarzenia przyszłego). Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem stanu faktycznego (zdarzenia przyszłego) podanym przez Pana w złożonym wniosku. Zatem, wydając przedmiotową interpretację oparłem się na wynikającym z treści wniosku opisie zdarzenia przyszłego. W przypadku, gdy w toku postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, bądź celno-skarbowej zostanie określony odmienny stan sprawy, interpretacja nie wywoła w tym zakresie skutków prawnych. Ponadto, w sytuacji zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego w opisie sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.
Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji
·Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Pana sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem zdarzenia przyszłego i zastosuje się Pan do interpretacji.
·Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:
Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:
1)z zastosowaniem art. 119a;
2)w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
3)z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.
·Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:
Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.
Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację
Ma Pan prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).
Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):
·w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
·w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).
Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).
Podstawa prawna dla wydania interpretacji
Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.