Interpretacja indywidualna - stanowisko prawidłowe - Interpretacja

Interpretacja indywidualna - stanowisko prawidłowe - Interpretacja - null

Temat interpretacji

Interpretacja indywidualna - stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

22 sierpnia 2025 r. wpłynął Państwa wniosek z 22 sierpnia 2025 r. o wydanie interpretacji indywidualnej w zakresie podatku od towarów i usług, który dotyczy spełnienia wymogów przepisu art. 111 ust. 3a pkt 1 lit. b ustawy, o wydaniu paragonu Nabywcy, w przypadku przesłania Rodzicom za pośrednictwem maila/SMS obrazu paragonu w formacie pdf lub innym pliku graficznym jako nieedytowalnego, zapewniającego pełną czytelność obrazu, zawierającego wszystkie elementy paragonu fiskalnego, o których mowa w § 26 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących.

Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

Podstawowe informacje o Wnioskodawcy

Powiat (…) jest czynnym podatnikiem podatku VAT.

W swojej strukturze organizacyjnej posiada m.in. A. w (…) - dalej również jako: „A.”.

A. jest zakładem budżetowym Powiatu (…), nieposiadającym osobowości prawnej. Wraz z Powiatem jest jednym podatnikiem VAT - czynności podlegające opodatkowaniu wykonywane przez A. rozlicza Powiat (…).

Gdy w dalszej części jest mowa, że A. świadczy usługę należy przez to rozumieć, że są to czynności Powiatu, jako podatnika, realizowane za pośrednictwem jego jednostki organizacyjnej - A.

Zarys przedmiotu wniosku

A. świadczy usługi gastronomiczne i cateringowe, opodatkowane podatkiem VAT, w tym sprzedaż posiłku w miejscu jego sporządzenia oraz sprzedaż posiłku na wynos z dostawą do placówki oświatowej.

A. zawarł z Gminą Miejską (…) - B. (jednostka budżetowa tej Gminy) - dalej również jako: „Liceum”, umowę, na podstawie której oddano na rzecz A. pomieszczenie kuchni, urządzenia i wyposażenie do używania w zamian za umówiony czynsz. Ustalono w niej również, że A. będzie wydawał posiłki uczniom w tym Liceum oraz innym osobom. W kuchni tej A. przygotowuje posiłki, które następnie sprzedaje. Kuchnia, w której A. przygotowuje te posiłki, znajduje się w budynku jednostki oświatowej (Liceum), podlegającej pod Gminę Miejską (…) - odrębnego od Powiatu podatnika.

Sprzedaż posiłków odbywa się:

1)na wynos z dostawą do placówki oświatowej (wydawanie posiłków dla uczniów innych szkół, niż ta w której znajduje się kuchnia) - usługi cateringowe;

2)na miejscu dla uczniów szkoły, w której znajduje się kuchnia (B. w (…)) - usługi gastronomiczne.

W obu powyższych przypadkach sprzedaż posiłków odbywa się on-line. A. dostarcza zamówienie do szkoły, ewentualnie wydaje na miejscu w szkole, w której jest kuchnia.

Przedmiot umowy zawartej przez A. z Liceum

Na podstawie umowy zawartej między A. i Liceum, A. świadczy usługi związane z wyżywieniem uczniów, których Rodzice wykupili posiłki dla swoich dzieci. Posiłki, jak już zostało wspomniane powyżej, przygotowywane są w kuchni, której A. jest najemcą (kuchni znajdującej się w Liceum). W stosunku do uczniów tego Liceum posiłki wydane są na miejscu. W odniesieniu natomiast do szkół pozostałych - przygotowane posiłki są dowożone codziennie do poszczególnych stołówek. Umowa A. z Liceum przewiduje zatem, że A. będzie przygotowywał posiłki w kuchni tego Liceum oraz będzie najemcą pomieszczeń, urządzeń i wyposażenia kuchni (w umowie został ustalony miesięczny czynsz najmu). Umowa zezwala jednostce A. na wykonywanie usług żywienia również dla innych klientów z wykorzystaniem najmowanych pomieszczeń, urządzeń i wyposażenia - dla tych innych klientów posiłki są na wynos (np. do szkół prywatnych) z dostawą (usługa cateringowa).

A. korzysta ze zautomatyzowanego systemu zamawiania posiłków, dalej: „Aplikacja”. Aplikacja ta pozwala na kontakt między A. a poszczególnymi Rodzicami, których dzieci będą spożywać posiłki w danych szkołach. Rodzice zakładają konto w tej Aplikacji, akceptując jednocześnie regulamin. Zatem, zamawiania posiłków Rodzice dokonują za pośrednictwem Aplikacji.

Uiszczenie należności za posiłki przez rodziców

A. umieszcza w Aplikacji jadłospisy. Za pośrednictwem Aplikacji, Rodzic zamawia (zamówienie i płatność z góry - przedpłata) posiłki dla swojego dziecka na przyszły miesiąc. Rodzic wybiera dni, w których dziecko będzie spożywać posiłek oraz w przypadku szkoły prywatnej wybiera rodzaj posiłku (zupa, drugie danie lub zupa plus drugie danie). Natomiast w przypadku, szkoły podlegającej pod Gminę Miejską (…), Rodzic nie ma wyboru rodzaju posiłku, lecz wyłącznie liczbę dni, w których uczeń będzie je spożywał.

Usługi gastronomiczne

Na wpłaty należne od Rodziców A. wystawia paragony.

Reasumując, Rodzice uczniów szkoły, w której znajduje się kuchnia, za pośrednictwem Aplikacji dokonują jedynie częściowej płatności za posiłki (różnica pomiędzy ceną oferowaną przez A. za posiłek, a dofinansowaniem ze środków Gminy Miejskiej (…)). A. wystawia paragon na Rodzica na uiszczoną przez tego Rodzica kwotę.

Usługi cateringowe

W stosunku zatem do posiłków sprzedawanych na wynos (usług cateringowych) sytuacja przedstawia się następująco: Rodzice za pośrednictwem Aplikacji uiszczają pełną kwotę wskazaną przez A. jako wartość oferowanego posiłku. Nie ma tu mowy o żadnych dofinansowaniach innych podmiotów.

Otrzymanie płatności przez A.

Płatność od Rodziców dokonaną za pomocą Aplikacji A. uzyskuje na rachunek bankowy następnego dnia roboczego po dniu, w którym Rodzic dokonał zapłaty. Po otrzymaniu płatności, niezwłocznie, nie później niż do końca miesiąca, w którym otrzymał zapłatę, A. ewidencjonuje sprzedaż na kasie fiskalnej - wystawia paragon w postaci papierowej na każdą otrzymaną wpłatę. Posiłki wydawane są uczniom do ręki w szkołach, z którymi A. zawarł stosowne umowy na świadczenie usług żywienia.

W związku z faktem, że zakup posiłków odbywa się za pośrednictwem Aplikacji nie ma fizycznego kontaktu między A., a poszczególnymi rodzicami. A. otrzymuje zapłatę wyłącznie bezgotówkowo na rachunek bankowy. Zatem A. nie ma fizycznej możliwości wydania wystawionego paragonu „do ręki” w dniu zapłaty przez Rodzica należności za zakupiony posiłek.

Przedmiotem niniejszego wniosku jest zdarzenie przyszłe, polegające na przekazaniu odwzorowanego obrazu paragonu wygenerowanego z kasy fiskalnej, zeskanowanego lub sfotografowanego i zapisanego w nieedytowalnym formacie np. pdf, lub innym pliku graficznym oraz dostarczaniu za jego zgodą, paragonu fiskalnego w formie elektronicznej w sposób z nim uzgodniony.

A. rozważa przekazywanie nabywcy za jego zgodą paragonów wyłącznie w formie elektronicznej. Uzgodniony sposób przesyłania paragonu w formie elektronicznej będzie wynikał z regulaminu Aplikacji. W dalszym ciągu jednak, Rodzic będzie mógł uzupełniając dane w Aplikacji poprosić o otrzymanie tradycyjnego paragonu w formie papierowej.

Na moment złożenia wniosku o interpretację, A. nie posiada kas on-line do ewidencji sprzedaży z funkcją umożliwiającą dostarczanie paragonów fiskalnych Rodzicom w postaci elektronicznej. Na dzień złożenia wniosku o interpretację podatkową, A. nie zamierza zakupić kasy fiskalnej on-line - posiadającej ww. funkcję.

Fiskalizacja odbywa się przy użyciu kasy on-line „starego typu”, która wysyła dane do Centralnego Repozytorium Kas (CRK). Kasa ta jednak nie posiada możliwości automatycznej wysyłki e-paragonów do nabywców usługi (Rodziców). Kasa, o której mowa generuje paragony w formie papierowej, zgodnie z obowiązującymi przepisami i dodatkowo przesyła dane o poszczególnych transakcjach do CRK. Podczas zamawiania posiłków za pośrednictwem Aplikacji Rodzic wyrażałby zgodę na otrzymywanie paragonów w formie elektronicznej. Możliwość wyboru paragonu w formie papierowej zostałaby jednak zachowana. Pracownik A. wystawiłby na kasie paragon tradycyjny - tak jak to zostało już opisane powyżej. Paragon zostałby pobrany z kasy, a następnie zeskanowany i zapisany w nieedytowalnym formacie, przykładowo w formacie pdf lub innym pliku graficznym - wcześniej wygenerowanego przez kasę fiskalną i zeskanowanego paragonu. Rodzic otrzymywałby wiadomość z adresu email A. lub SMS z telefonu wcześniej wskazanego Nabywcy jako numeru telefonu należącego do A. W związku z czym Rodzic nie będzie miał wątpliwości co do pochodzenia otrzymanego na adres mailowy/SMS paragonu.

Przedmiotowy paragon klient otrzymałby mailowo lub za pośrednictwem SMS jako nieedytowalny, zapewniający pełną czytelność obrazu paragonu w formacie pdf, zawierający wszystkie elementy paragonu fiskalnego, zgodnie z § 26 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 czerwca 2025 r. w sprawie kas rejestrujących.

Paragony, które A. zamierza udostępniać Rodzicom, będą zapewniały brak możliwości ingerencji w treść tych paragonów (brak możliwości edycji, niezmienność), jak również pełną ich czytelność.

Pytanie

Czy przesłanie Rodzicom za pośrednictwem maila/SMS obrazu paragonu w formacie pdf lub innym pliku graficznym jako nieedytowalnego, zapewniającego pełną czytelność obrazu, zawierającego wszystkie elementy paragonu fiskalnego, o których mowa w § 26 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 czerwca 2025 r. w sprawie kas rejestrujących - spełni wymogi przepisu art. 111 ust. 3a pkt 1 lit. b UoVAT o wydaniu paragonu Nabywcy?

Państwa stanowisko w sprawie

Przesłanie Rodzicom za pośrednictwem maila/SMS obrazu paragonu w formacie pdf lub innym pliku graficznym jako nieedytowalnego, zapewniającego pełną czytelność obrazu, zawierającego wszystkie elementy paragonu fiskalnego, o których mowa w § 26 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 czerwca 2025 r. w sprawie kas rejestrujących - spełni wymogi przepisu art. 111 ust. 3a pkt 1 UoVAT o wydaniu paragonu Nabywcy.

Uzasadnienie

Stosownie do treści art. 111 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.), dalej: „UoVAT” - Podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Zgodnie natomiast z treścią art. 111 ust. 3a pkt 1 UoVAT - Podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani wystawić i wydać nabywcy paragon fiskalny lub fakturę z każdej sprzedaży:

a)w postaci papierowej lub

b)za zgodą nabywcy, w postaci elektronicznej, przesyłając ten dokument w sposób z nim uzgodniony, w tym przy użyciu systemu teleinformatycznego Szefa Krajowej Administracji Skarbowej pośredniczącego przy wydawaniu paragonów fiskalnych w postaci elektronicznej nabywcy, bez konieczności podawania jego danych osobowych.

Zatem, ustawodawca dopuścił możliwość wystawienia w postaci elektronicznej paragonu i przesłania go nabywcy w sposób z nim uzgodniony, po uprzednim uzyskaniu zgody nabywcy oraz uzgodnieniu sposobu przesłania tego paragonu.

W myśl § 2 pkt 17 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 czerwca 2025 r. w sprawie kas rejestrujących (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 845), dalej: „rozporządzenie” - Ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o paragonie fiskalnym albo fakturze rozumie się przez to dokument fiskalny wystawiany przy użyciu kasy i wydawany nabywcy podczas sprzedaży, potwierdzający dokonanie sprzedaży.

Zgodnie natomiast z § 3 ust. 1 rozporządzenia, Podatnicy prowadzą ewidencję każdej czynności sprzedaży, w tym sprzedaży zwolnionej od podatku, przy użyciu kas, które zostały nabyte w okresie obowiązywania potwierdzenia, że kasa spełnia funkcje wymienione odpowiednio w art. 111 ust. 6a lub w art. 145a ust. 2 ustawy oraz wymagania techniczne (kryteria i warunki techniczne) dla kas, wyłącznie w trybie fiskalnym pracy tej kasy, po dokonaniu jej fiskalizacji.

§ 6 ust. 1 pkt 1 i 2 rozporządzenia wskazują, iż podatnicy, prowadząc ewidencję:

1)wystawiają i wydają nabywcy, bez jego żądania, paragon fiskalny podczas dokonywania sprzedaży, nie później niż z chwilą przyjęcia należności, bez względu na formę płatności, z zastrzeżeniem § 12; zamiast paragonu fiskalnego podatnicy mogą wystawić fakturę przy użyciu kasy i wydać ją nabywcy;

2)w przypadku otrzymania przed dokonaniem sprzedaży całości albo części należności (zapłaty):

a)w gotówce - wystawiają i wydają nabywcy, bez jego żądania, paragon fiskalny z chwilą jej otrzymania,

b)za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem - wystawiają i wydają nabywcy, bez jego żądania, paragon fiskalny niezwłocznie po jej uznaniu na rachunku podatnika, nie później niż z końcem miesiąca, w którym została uznana na rachunku podatnika, a jeżeli przed końcem tego miesiąca dokonano sprzedaży, nie później niż z chwilą jej dokonania.

W myśl § 2 pkt 1 rozporządzenia - Ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o dokumencie fiskalnym - rozumie się przez to wystawiany przy użyciu kasy, zawierający w szczególności logo fiskalne i numer unikatowy:

a)w przypadku kas on-line - paragon fiskalny, paragon fiskalny anulowany, fakturę, fakturę anulowaną i raport fiskalny,

b)w przypadku kas z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii - paragon fiskalny, paragon fiskalny anulowany, fakturę, fakturę anulowaną, raport fiskalny dobowy, raport fiskalny okresowy, w tym miesięczny i raport fiskalny rozliczeniowy.

Paragon fiskalny wystawia się w sposób zapewniający czytelną treść, umożliwiający nabywcy sprawdzenie prawidłowości dokonanej sprzedaży, a w przypadku paragonu fiskalnego w postaci elektronicznej - czytelną treść i czytelny widok, umożliwiające nabywcy sprawdzenie prawidłowości dokonanej sprzedaży (§ 8 ust. 1 rozporządzenia).

Z powołanych powyżej przepisów wynika, iż na podatniku dokonującym sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych, ciąży obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży z zastosowaniem kas rejestrujących, a w konsekwencji wydrukowania i wydania paragonu. Paragon ten musi być wystawiony w sposób zapewniający jego czytelność oraz umożliwiający nabywcy sprawdzenie prawidłowości dokonanej sprzedaży.

Art. 111 ust. 3a pkt 1 UoVAT nadkłada na podatnika obowiązek wydruku paragonu, który jako dokument fiskalny może być wydany w formie papierowego wydruku.

Stosownie do treści § 26 ust. 1 rozporządzenia, w przypadku prowadzenia przez podatnika ewidencji przy użyciu kas z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii paragon fiskalny zawiera co najmniej:

1)imię i nazwisko lub nazwę podatnika, adres punktu sprzedaży, a w przypadku sprzedaży prowadzonej w miejscach niestałych - adres siedziby lub miejsca zamieszkania podatnika;

2)numer identyfikacji podatkowej (NIP) podatnika;

3)numer kolejny wydruku;

4)datę oraz godzinę i minutę sprzedaży;

5)oznaczenie „PARAGON FISKALNY”;

6)nazwę towaru lub usługi pozwalającą na jednoznaczną ich identyfikację;

7)cenę jednostkową towaru lub usługi;

8)ilość i wartość sumaryczną sprzedaży danego towaru lub usługi z oznaczeniem literowym przypisanej stawki podatku;

9)wartość opustów, obniżek lub narzutów, o ile występują;

10)wartość sprzedaży brutto i wysokość podatku według poszczególnych stawek podatku z oznaczeniem literowym po uwzględnieniu opustów, obniżek lub narzutów;

11)wartość sprzedaży zwolnionej od podatku z oznaczeniem literowym;

12)łączną wysokość podatku;

13)łączną wartość sprzedaży brutto;

14)oznaczenie waluty, w której jest zapisywana sprzedaż, przynajmniej przy łącznej wartości sprzedaży brutto;

15)kolejny numer paragonu fiskalnego;

16)numer kasy i oznaczenie kasjera - przy więcej niż jednym stanowisku kasowym;

17)numer identyfikacji podatkowej (NIP) nabywcy - na żądanie nabywcy;

18)logo fiskalne i numer unikatowy.

Wskazać należy, że stosownie do § 11 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Przedsiębiorczości i Technologii z 12 września 2021 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące z elektronicznym zapisem kopii (Dz. U. z 2021 r. poz. 1753), dalej: „rozporządzenie w sprawie kryteriów i warunków technicznych kas” - kasa umożliwia wydruk paragonu fiskalnego zawierającego imię i nazwisko lub nazwę podatnika, adres punktu sprzedaży, a dla sprzedaży prowadzonej w miejscach niestałych - adres siedziby lub miejsca zamieszkania podatnika.

Należy zauważyć, iż w § 6 ust. 1 w zw. z § 8 ust. 1 zd. 1 rozporządzenia wyraźnie wskazano, iż Nabywca (będący osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej lub rolnikiem ryczałtowym) powinien otrzymać paragon fiskalny. Nabywca ma mieć zapewnioną możliwość sprawdzenia prawidłowości transakcji na nim wskazanej. Prawodawca wskazując „umożliwiający nabywcy sprawdzenie prawidłowości dokonanej sprzedaży” nie nakłada na nabywcę takowego obowiązku, lecz daje mu do niego uprawnienie, z którego może, lecz nie musi skorzystać.

Jak wskazano w opisie zdarzenia przyszłego, posiłki wydawane są przez A. wyłącznie dzieciom do ręki. Rodzice nie opłacają posiłków gotówką, lecz korzystają z płatności bezgotówkowej za pośrednictwem Aplikacji. Brak jest fizycznego kontaktu między A. a poszczególnymi Rodzicami. Zatem A. nie ma fizycznej możliwości doręczenia wystawionego paragonu „do ręki” Rodzica. Dlatego też, A. rozważa przekazywanie nabywcy za jego zgodą paragonów wyłącznie w formie elektronicznej. Uzgodniony sposób przesyłania paragonu w formie elektronicznej będzie wynikał z regulaminu Aplikacji. W dalszym ciągu jednak, Rodzic będzie mógł uzupełniając dane w Aplikacji poprosić o otrzymanie tradycyjnego paragonu w formie papierowej. A. nie posiada kas on-line do ewidencji sprzedaży z funkcją umożliwiającą dostarczanie paragonów fiskalnych Rodzicom w postaci elektronicznej. Nie zamierza także takowej kasy zakupić. Fiskalizacja odbywa się przy użyciu kasy z elektronicznym zapisem kopii.

Podczas zamawiania posiłków za pośrednictwem Aplikacji Rodzic wyrażałby zgodę na otrzymywanie paragonów w formie elektronicznej. Możliwość wyboru paragonu w formie papierowej zostałaby jednak zachowana. Pracownik A. wystawiłby na kasie paragon tradycyjny. Paragon zostałby pobrany z kasy, a następnie zeskanowany i zapisany w nieedytowalnym formacie, przykładowo w formacie pdf lub innym pliku graficznym - wcześniej wygenerowanego przez kasę fiskalną i zeskanowanego paragonu. Rodzic otrzymywałby wiadomość z adresu email A. lub SMS z telefonu wcześniej wskazanego Nabywcy jako numeru telefonu należącego do A. W związku z czym Rodzic nie będzie miał wątpliwości co do pochodzenia otrzymanego na adres mailowy/SMS paragonu.

Przedmiotowy paragon klient otrzymałby mailowo lub za pośrednictwem SMS jako nieedytowalny, zapewniający pełną czytelność obrazu paragonu w formacie pdf, zawierający wszystkie elementy paragonu fiskalnego, zgodnie z § 26 rozporządzenia. Paragony, które A. zamierza udostępniać Rodzicom, będą zapewniały brak możliwości ingerencji w treść tych paragonów (brak możliwości edycji, niezmienność), jak również pełną ich czytelność.

Biorąc pod uwagę powyższe przepisy i obowiązujący stan prawny wskazać należy, że dopuszczalne jest doręczenie w formie elektronicznej w sposób uzgodniony z Rodzicem, np. jako nieedytowalny obraz (odwzorowanie) wygenerowanego tradycyjnego paragonu na wskazany email/nr telefonu - SMS i tym samym, opisany w opisie zdarzenia przyszłego sposób wystawiania i wydawania paragonu fiskalnego będzie spełniał wymogi określone w art. 111 ust. 3a pkt 1 UoVAT.

Reasumując, A. postąpi prawidłowo, przesyłając Rodzicom za pośrednictwem maila/SMS obraz paragonu w formacie pdf lub innym pliku graficznym jako nieedytowalnego, zapewniającego pełną czytelność obrazu, zawierającego wszystkie elementy paragonu fiskalnego, o których mowa w § 26 rozporządzenia. Powyższe spełni wymogi przepisu art. 111 ust. 3a pkt 1 UoVAT o wydaniu paragonu Nabywcy.

Powyższe stanowisko znajduje potwierdzenie w:

1)interpretacji indywidualnej z 18 czerwca 2025 r., sygn. 0112-KDIL3.4012.193.2025.2.EW - „Wskazaliście Państwo, że zamierzacie dostarczać nabywcy, za jego zgodą, paragon fiskalny w formie elektronicznej w sposób z nim uzgodniony, czyli przekazywać odwzorowany obraz paragonu wygenerowanego z kasy fiskalnej, zeskanowany i zapisany w nieedytowalnym formacie np. pdf. Paragony, które będą Państwo udostępniać Klientom, będą zapewniały brak możliwości ingerencji w treść tych paragonów (brak możliwości edycji, niezmienność), jak również pełną ich czytelność. Paragony, które zamierzają Państwo przesyłać Klientom, będą zawierać wszystkie elementy paragonu fiskalnego, o których mowa w § 25 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących. Państwa klienci będący osobami fizycznymi nieprowadzącymi działalności gospodarczej (konsumenci), wyrażając zgodę na przesyłanie paragonu w postaci elektronicznej w sposób z Państwem uzgodniony tj. na wskazany e-mail.

Zatem przy tak przedstawionych okolicznościach sprawy uznać należy, że dopuszczalne jest doręczenie w formie elektronicznej w sposób uzgodniony z klientem, np. jako nieedytowalny obraz (odwzorowanie) wygenerowanego tradycyjnego paragonu na wskazany e-mail i tym samym opisany w sprawie sposób wystawiania i wydania paragonu fiskalnego będzie spełniał wymogi określone w art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy”.

2)interpretacji indywidualnej z 22 kwietnia 2021 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.81.2021.2.ISK - „dostarczenie klientowi obrazu paragonu fiskalnego (...) w formie nieedytowalnej na konto klienta lub e-mail wskazany w sklepie internetowym Spółki, jeśli klient wcześniej zaakceptuje regulamin sklepu internetowego i wyrazi zgodę na dostarczanie paragonów fiskalnych w formie elektronicznej (e-mail) będzie spełniało wymogi określone w art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy o VAT”.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku, jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących wynika z zapisu art. 111 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.), zwanej dalej „ustawą”, zgodnie z którym:

Podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.

W myśl art. 111 ust. 1b ustawy:

W ewidencji, o której mowa w ust. 1, wykazuje się dane o sprzedaży, zawarte w dokumentach wystawianych przy zastosowaniu kas rejestrujących, w tym określające przedmiot opodatkowania, wysokość podstawy opodatkowania i podatku należnego oraz dane służące identyfikacji poszczególnych sprzedaży, w tym numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku albo podatku od wartości dodanej.

Według art. 2 pkt 22 ustawy:

Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o sprzedaży - rozumie się przez to odpłatną dostawę towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju, eksport towarów oraz wewnątrzwspólnotową dostawę towarów.

Wskazany wyżej przepis art. 111 ust. 1 ustawy, określa generalną zasadę, z której wynika, że obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej dotyczy wszystkich podatników, którzy dokonują sprzedaży na rzecz określonych w nim odbiorców, tj. osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Zatem podstawowym kryterium decydującym o obowiązku stosowania ewidencji za pomocą kas rejestrujących jest status nabywcy wykonywanych przez podatnika świadczeń. Jeżeli nabywcą danej usługi jest podmiot inny niż wymieniony w art. 111 ust. 1, to taka sprzedaż w ogóle nie jest objęta obowiązkiem ewidencjonowania jej przy użyciu kasy rejestrującej.

Na podstawie art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy:

Podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani wystawić i wydać nabywcy paragon fiskalny lub fakturę z każdej sprzedaży:

a)w postaci papierowej lub

Zasady prowadzenia ewidencji sprzedaży i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących zostały uregulowane w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 25 czerwca 2025 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. z 2025 r. poz. 845), zwanego dalej „rozporządzeniem w sprawie kas”).

Stosownie do § 2 pkt 1 rozporządzenia w sprawie kas:

Ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o dokumencie fiskalnym rozumie się przez to dokument wystawiany przy użyciu kasy, zawierający w szczególności logo fiskalne i numer unikatowy, obejmujący:

a)w przypadku kas on-line - paragon fiskalny, paragon fiskalny anulowany, fakturę, fakturę anulowaną i raport fiskalny,

W myśl § 2 pkt 17 rozporządzenia w sprawie kas:

Ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o paragonie fiskalnym albo fakturze - rozumie się przez to dokument fiskalny wystawiany przy użyciu kasy i wydawany nabywcy podczas sprzedaży, potwierdzający dokonanie sprzedaży.

W świetle § 2 pkt 7 rozporządzenia w sprawie kas:

Ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o kasie on-line - rozumie się przez to kasę, o której mowa w art. 111 ust. 6a ustawy.

Stosownie do art. 111 ust 6a ustawy:

Kasa rejestrująca musi zapewniać prawidłowe zaewidencjonowanie, przechowywanie i bezpieczne przesyłanie danych z kasy rejestrującej na zewnętrzne nośniki danych oraz umożliwiać połączenie i przesyłanie danych między kasą rejestrującą a Centralnym Repozytorium Kas, określone w art. 111a ust. 3. Pamięć fiskalna kasy rejestrującej musi posiadać numer unikatowy nadawany w drodze czynności materialno-technicznych przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych.

Jak stanowi art. 111a ust. 3 ustawy:

Kasy rejestrujące łączą się z Centralnym Repozytorium Kas za pośrednictwem sieci telekomunikacyjnej w sposób, który zapewnia:

1)przesyłanie danych z kas rejestrujących do Centralnego Repozytorium Kas w sposób bezpośredni, ciągły, zautomatyzowany lub na żądanie Szefa Krajowej Administracji Skarbowej, w postaci elektronicznej odpowiadającej strukturze logicznej, o której mowa w art. 193a § 2 Ordynacji podatkowej;

2)przesyłanie poleceń z Centralnego Repozytorium Kas do kas rejestrujących, dotyczących pracy kas, i ich odbiór przez te kasy:

a)związanych z fiskalizacją kasy rejestrującej,

b)obejmujących określenie:

- sposobu i zakresu przesyłania danych z tej kasy,

- sposobu pracy kasy rejestrującej,

c)zapewniających prawidłowość pracy kasy rejestrującej.

Zgodnie z § 3 ust. 1 rozporządzenia w sprawie kas:

Podatnicy prowadzą ewidencję każdej czynności sprzedaży, w tym sprzedaży zwolnionej od podatku, przy użyciu kas, które zostały nabyte w okresie obowiązywania potwierdzenia, że kasa spełnia funkcje wymienione odpowiednio w art. 111 ust. 6a lub w art. 145a ust. 2 ustawy oraz wymagania techniczne (kryteria i warunki techniczne) dla kas, wyłącznie w trybie fiskalnym pracy tej kasy, po dokonaniu jej fiskalizacji.

Natomiast w myśl § 6 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia w sprawie kas:

Podatnicy, prowadząc ewidencję wystawiają i wydają nabywcy, bez jego żądania, paragon fiskalny podczas dokonywania sprzedaży, nie później niż z chwilą przyjęcia należności, bez względu na formę płatności, z zastrzeżeniem § 12; zamiast paragonu fiskalnego podatnicy mogą wystawić fakturę przy użyciu kasy i wydać ją nabywcy.

Według § 6 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia w sprawie kas:

Podatnicy, prowadząc ewidencję w przypadku otrzymania przed dokonaniem sprzedaży całości albo części należności (zapłaty):

a)w gotówce - wystawiają i wydają nabywcy, bez jego żądania, paragon fiskalny z chwilą jej otrzymania,

Jak stanowi § 20 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia w sprawie kas:

Podatnicy, prowadząc ewidencję przy użyciu kasy on-line, wystawiają paragony fiskalne i paragony fiskalne anulowane w postaci papierowej i w postaci elektronicznej, z zastrzeżeniem § 12, zawierające kolejno dane określone w przepisach o wymaganiach technicznych (kryteriach i warunkach) dla kas.

Na podstawie § 8 ust. 1 rozporządzenia w sprawie kas:

Stosownie do treści § 26 ust. 1 rozporządzenia w sprawie kas:

W przypadku prowadzenia przez podatnika ewidencji przy użyciu kas z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii paragon fiskalny zawiera co najmniej:

1)imię i nazwisko lub nazwę podatnika, adres punktu sprzedaży, a w przypadku sprzedaży prowadzonej w miejscach niestałych - adres siedziby lub miejsca zamieszkania podatnika;

2)numer identyfikacji podatkowej (NIP) podatnika;

3)numer kolejny wydruku;

4)datę oraz godzinę i minutę sprzedaży;

5)oznaczenie „PARAGON FISKALNY”;

6)nazwę towaru lub usługi pozwalającą na jednoznaczną ich identyfikację;

7)cenę jednostkową towaru lub usługi;

8)ilość i wartość sumaryczną sprzedaży danego towaru lub usługi z oznaczeniem literowym przypisanej stawki podatku;

9)wartość opustów, obniżek lub narzutów, o ile występują;

10)wartość sprzedaży brutto i wysokość podatku należnego według poszczególnych stawek podatku z oznaczeniem literowym po uwzględnieniu opustów, obniżek lub narzutów;

11)wartość sprzedaży zwolnionej od podatku z oznaczeniem literowym;

12)łączną wysokość podatku należnego;

13)łączną wartość sprzedaży brutto;

14)oznaczenie waluty, w której jest zapisywana sprzedaż, przynajmniej przy łącznej wartości sprzedaży brutto;

15)kolejny numer paragonu fiskalnego;

16)numer kasy i oznaczenie kasjera - przy więcej niż jednym stanowisku kasowym;

17)numer identyfikacji podatkowej (NIP) nabywcy - na żądanie nabywcy;

18)logo fiskalne i numer unikatowy.

Wskazać należy, że stosownie do § 11 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 12 września 2021 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące z elektronicznym zapisem kopii (Dz. U. z 2021 r. poz. 1753), zwanego dalej „rozporządzeniem w sprawie kryteriów i warunków technicznych kas”:

Kasa umożliwia wydruk paragonu fiskalnego zawierającego imię i nazwisko lub nazwę podatnika, adres punktu sprzedaży, a dla sprzedaży prowadzonej w miejscach niestałych - adres siedziby lub miejsca zamieszkania podatnika.

Z opisu sprawy wynika, że jako Powiat w swojej strukturze organizacyjnej posiadają Państwo m.in. A. w (…) (dalej jako „A.”), które jest zakładem budżetowym Powiatu (…), nieposiadającym osobowości prawnej. Wraz z Powiatem jest jednym podatnikiem VAT - czynności podlegające opodatkowaniu wykonywane przez A. rozlicza Powiat (…). Gdy w dalszej części jest mowa, że A. świadczy usługę należy przez to rozumieć, że są to czynności Powiatu, jako podatnika, realizowane za pośrednictwem jego jednostki organizacyjnej - A.

A. zawarł z Gminą Miejską (…) - B. (jednostka budżetowa tej gminy) umowę, na podstawie której oddano na rzecz A. pomieszczenie kuchni, urządzenia i wyposażenie do używania w zamian za umówiony czynsz. Na podstawie umowy zawartej między A. i Liceum, A. świadczy usługi związane z wyżywieniem uczniów, których Rodzice wykupili posiłki dla swoich dzieci. Posiłki przygotowywane są w kuchni, której A. jest najemcą (kuchni znajdującej się w Liceum). W kuchni tej A. przygotowuje posiłki, które następnie sprzedaje. Sprzedaż posiłków odbywa się:

1)na wynos z dostawą do placówki oświatowej (wydawanie posiłków dla uczniów innych szkół, niż ta w której znajduje się kuchnia) - usługi cateringowe;

2)na miejscu dla uczniów szkoły, w której znajduje się kuchnia (B. w (…)) - usługi gastronomiczne.

W obu powyższych przypadkach sprzedaż posiłków odbywa się on-line.

Za pośrednictwem Aplikacji, Rodzic zamawia (zamówienie i płatność z góry - przedpłata) posiłki dla swojego dziecka na przyszły miesiąc.

Na wpłaty należne od Rodziców A. wystawia paragony, na uiszczoną przez Rodzica kwotę.

Kasa on-line „starego typu”, której używa A. nie posiada możliwości automatycznej wysyłki e-paragonów do nabywców usługi (Rodziców). Kasa ta generuje paragony w formie papierowej, zgodnie z obowiązującymi przepisami i dodatkowo przesyła dane o poszczególnych transakcjach do Centralnego Repozytorium Kas.

A. nie zamierza zakupić kasy fiskalnej on-line posiadającej funkcję umożliwiającą dostarczanie paragonów fiskalnych Rodzicom w postaci elektronicznej.

Zakup posiłków odbywa się za pośrednictwem Aplikacji i nie ma fizycznego kontaktu między A. a poszczególnymi Rodzicami. A. otrzymuje zapłatę wyłącznie bezgotówkowo na rachunek bankowy. Zatem A. nie ma fizycznej możliwości wydania wystawionego paragonu „do ręki” w dniu zapłaty przez Rodzica należności za zakupiony posiłek.

Płatność od Rodziców, dokonaną za pomocą Aplikacji, A. uzyskuje na rachunek bankowy następnego dnia roboczego po dniu, w którym Rodzic dokonał zapłaty. Po otrzymaniu płatności, niezwłocznie, nie później niż do końca miesiąca, w którym otrzymał zapłatę, A. ewidencjonuje sprzedaż na kasie fiskalnej - wystawia paragon w postaci papierowej na każdą otrzymaną wpłatę. Posiłki wydawane są uczniom do ręki w szkołach, z którymi A. zawarł stosowne umowy na świadczenie usług żywienia.

Państwa wątpliwości dotyczą kwestii czy przesłanie przez Państwa Rodzicom za pośrednictwem maila/SMS obrazu paragonu w formacie pdf lub innym pliku graficznym jako nieedytowalnego, zapewniającego pełną czytelność obrazu, zawierającego wszystkie elementy paragonu fiskalnego, o których mowa w § 26 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących - spełni wymogi przepisu art. 111 ust. 3a pkt 1 lit. b ustawy o wydaniu paragonu Nabywcy.

Podatnik, dokonując sprzedaży na rzecz osób, o których mowa w art. 111 ust. 1 ustawy i prowadząc ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej, ma obowiązek, stosownie do zapisu art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy oraz § 6 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących, wystawienia i wydania nabywcy (konsumentowi) paragonu fiskalnego z każdej sprzedaży. Co do zasady, obowiązek ten powinien być realizowany natychmiast po dokonaniu sprzedaży (przyjęciu płatności) w miejscu sprzedaży (przyjęcia płatności). Ponadto, zgodnie z § 6 ust. 1 pkt 1 i pkt 2 lit. b rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących, podatnicy, prowadząc ewidencję wystawiają i wydają nabywcy bez jego żądania paragon fiskalny podczas dokonywania sprzedaży, jednak nie później niż z chwilą przyjęcia należności, bez względu na formę płatności.

W prawodawstwie polskim obowiązuje zasada swobody umów, w ramach której strony mogą dowolnie kształtować treść umowy w granicach wyznaczonych przez prawo. Zasada ta ma również zastosowanie na gruncie prawa podatkowego. W związku z tym, ustawodawca nie ingeruje w ustalenia dotyczące sposobu wydania paragonu pomiędzy sprzedawcą a nabywcą, a wszelkie spory pomiędzy stronami transakcji w tym zakresie są rozstrzygane na gruncie prawa cywilnego, a nie podatkowego.

Ponadto, przepisy o podatku od towarów i usług nie precyzują pojęcia „wydać”. W celu jego wyjaśnienia należy odwołać się do definicji słownikowej. Zgodnie więc ze Słownikiem Języka Polskiego - „wydać” oznacza tyle co dać, przydzielić komuś.

Odnosząc się więc do Państwa wątpliwości wskazać należy, że wydanie paragonu może nastąpić - stosownie do treści art. 111 ust. 3a pkt 1 lit. b ustawy - w postaci elektronicznej, pod warunkiem, że nabywca wyrazi na to zgodę i obie strony uzgodnią sposób przesłania tego paragonu. Tak więc, ustawodawca - co do zasad przesyłania paragonu fiskalnego Nabywcy - dopuścił dowolną możliwość jego przesyłania. Istotne przy tym jest, aby ten sposób przesyłania był z Nabywcą (Rodzicem) uzgodniony.

Z przedstawionych okoliczności sprawy wynika, że A. rozważa przekazywanie Nabywcom usług gastronomicznych i cateringowych, czyli Rodzicom, dokonującym płatności na rzecz swoich dzieci - uczniów ww. szkół, paragonów fiskalnych wyłącznie w formie elektronicznej. Jako „wydanie paragonu” przekazywany ma być Im mailowo lub za pośrednictwem SMS jego nieedytowalny, zapewniający pełną czytelność obraz paragonu w formacie np. pdf lub innym pliku graficznym. Przekazanie to ma każdorazowo następować za zgodą Rodzica i w sposób z Nim uzgodniony.

Paragon tradycyjny, wystawiony przez pracownika A. kasie, zostanie bowiem pobrany z kasy, a następnie zeskanowany i zapisany w nieedytowalnym formacie, przykładowo w formacie pdf lub innym pliku graficznym - wcześniej wygenerowanego przez kasę fiskalną i zeskanowanego paragonu. Jak Państwo wskazali, paragony, które A. zamierza udostępniać Rodzicom, będą zapewniały brak możliwości ingerencji w treść tych paragonów (brak możliwości edycji, niezmienność), jak również pełną ich czytelność.

Rodzic otrzymywał będzie następnie wiadomość mailową lub za pośrednictwem SMS z adresu e-mail A. lub SMS z telefonu, wcześniej wskazanego Mu jako numeru telefonu należącego do A. W związku z czym, Rodzic nie będzie miał wątpliwości co do pochodzenia otrzymanego na adres mailowy/SMS obrazu paragonu w formacie pdf lub innym pliku graficznym, zawierającego wszystkie elementy paragonu fiskalnego, zgodnie z § 26 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących.

Uzgodniony w analizowanym przypadku sposób przesyłania paragonu w formie elektronicznej będzie wynikał z regulaminu Aplikacji. Podczas zamawiania posiłków za pośrednictwem Aplikacji Rodzic wyrażałby zgodę na otrzymywanie paragonów w formie elektronicznej. Możliwość wyboru paragonu w formie papierowej zostałaby jednak zachowana.

W związku z powyższym, przy tak przedstawionym opisie zdarzenia uznać należy, że dopuszczalne jest przesłanie przez A. w formie elektronicznej, w sposób uzgodniony z Rodzicami, obrazu (odwzorowania) wygenerowanego przy zastosowaniu kasy tradycyjnego paragonu fiskalnego, jako nieedytowalnego, zapewniającego pełną czytelność obrazu, zawierającego wszystkie elementy paragonu fiskalnego, o których mowa w § 26 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących, na wskazany przez Nich adres poczty elektronicznej lub numer telefonu, umożliwiającego odbiór i odczyt ww. obrazu (np. funkcja MMS).

Stwierdzić więc należy, że opisany w tej sprawie sposób wydawania przez A. paragonów fiskalnych Rodzicom za nabyte usługi gastronomiczne lub cateringowe będzie spełniał wymogi określone w art. 111 ust. 3a pkt 1 lit. b ustawy.

Państwa wątpliwości uznaję więc za prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem Państwa wniosku (zapytania). Inne kwestie wynikające z opisu sprawy, które nie zostały objęte pytaniem, tj. m.in. sprzedaż usług gastronomicznych i cateringowych na rzecz innych osób niż wskazani we wniosku Rodzice (z którymi uzgodnią Państwo sposób przekazania paragonu w formie elektronicznej), nie mogą być - zgodnie z art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej - w wydanej interpretacji rozpatrzone.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.
Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1)z zastosowaniem art. 119a;

2)w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3)z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.

Źródło: INFOR

Newsletter

Drukuj

Skopiuj link

Zgłoś błąd na stronie