Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowny Panie,

stwierdzam, że Pana stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

27 maja 2025 r. wpłynął Pana wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy podatku dochodowego od osób fizycznych. Uzupełnił go Pan – w odpowiedzi na wezwanie   – pismem z 15 sierpnia 2025 r. oraz pismem z 28 sierpnia 2025 r.

Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego

Wnioskodawca” jest podatnikiem podatku dochodowego od osób fizycznych, posiadającym nieograniczony obowiązek podatkowy w Polsce. Przedsiębiorstwo działa w branży automatyki i robotyki przemysłowej od 2007 r. (wniosek dotyczy lat 2019 – 2024, aczkolwiek analogiczna działalność jest prowadzona i będzie prowadzona przez cały okres działania Firmy).

Jednym z obszarów działalności przedsiębiorstwa jest działalność projektowa, w jego obrębie prowadzone są prace nad projektowaniem i konstruowaniem maszyn, urządzeń i linii produkcyjnych dla wielu gałęzi przemysłowych z obszaru transportu międzyoperacyjnego i końcowego z wykorzystaniem różnego rodzaju podajników i transporterów (dalej jako: „Projekt”). W szczególności przedsiębiorstwo koncentruje się na tworzeniu zautomatyzowanych systemów przenośnikowych oraz integracji różnorodnych technologii transportowych dostosowanych do potrzeb zakładów przemysłowych. Działania te obejmują również montaż, kompletowanie i pakowanie z uwzględnieniem zagadnień przygotowania opakowań, a także paletyzację z wykorzystaniem robotów i portali z minimum trzema osiami oraz końcowe zabezpieczanie palet, w szczególności poprzez owijanie folią. Firma realizuje indywidualne projekty odpowiadające wyspecjalizowanym potrzebom klientów. Wszystkie opracowywane rozwiązania są dostosowywane pod względem wymagań dotyczących obsługiwanych detali, parametrów wydajnościowych i jakościowych, charakterystyki obszarów roboczych oraz bezpieczeństwa pracy.

Firma co do zasady otrzymuje od klienta jedynie podstawowe wytyczne funkcjonalne dotyczące zadań jakie maszyna ma pełnić w procesie produkcji. Zmienność parametrów wejściowych do projektu, produktów do procesu i indywidualne potrzeby klientów wymagają od Firmy poszukiwania nowych rozwiązań oraz wprowadzania zmian w rozwiązaniach już stosowanych. Prace te obejmują projektowanie, budowę prototypów i urządzeń do testów funkcjonalnych, opracowywanie programów sterujących i uruchamianie prototypów, przeprowadzanie prób i testów opracowanych rozwiązań oraz implementacja do urządzeń końcowych.

Projektowane i budowane maszyny nie mają takich samych (identycznych) odpowiedników w dotychczasowej działalności Wnioskodawcy ze względu na indywidualne wymagania określone dla każdej z maszyn. Dla pracowników Firmy realizacja projektów każdorazowo wymaga indywidualnego, nowatorskiego podejścia, związanego z wymaganiami określonymi w Projekcie. Działalność taka prowadzi do powstania nowych nierealizowanych we wcześniejszych projektach rozwiązań, choć do opracowywania ich wykorzystywana jest wiedza i doświadczenie pracowników. Wymienione prace w ramach projektów realizowane są przez wykwalifikowaną kadrę inżynierską i techniczną, która jest niezbędna do osiągania założonych rezultatów.

W ramach Projektów powstają specjalistyczne w pełni zindywidualizowane maszyny (m.in.: zrobotyzowane stanowiska paletyzacji, paletyzatory, automatyczne urządzenia podająco-odbiorcze oraz zautomatyzowane linie transportu wewnętrznego, maszyny pakujące, zaawansowane systemy z obszaru intralogistyki). Urządzenia te wyposażone są w dedykowane rozwiązania techniczne opracowane ściśle według potrzeb konkretnego zamawiającego.

Opracowywane maszyny nie są przeznaczone do produkcji seryjnej, lecz stanowią każdorazowo rozwiązanie unikalne.

Proces realizacji projektu, ma charakter planowy i systematyczny. Co do zasady można wyróżnić charakterystyczne elementy działań m.in.:

1.Analiza zapytania ofertowego:

Pierwszym krokiem jest otrzymanie zapytania ofertowego od klienta. W zapytaniu sformułowane są wytycznych lub wymagań technicznych przyszłej maszyny lub urządzenia. Zapytanie rejestrowane jest pod unikalnym numerem identyfikacyjnym wyrobu.

2.Analiza i inicjacja projektu

Na tym etapie prac powoływany jest dedykowany zespół który rozpoczyna pracę nad projektem, koncentrując się na ocenie wykonalności projektu w trzech kluczowych obszarach: technicznym, finansowym i terminowym.

3.Decyzja o realizacji i komunikacja z Klientem

Po przeprowadzeniu szczegółowej analizy podejmowana jest decyzja o realizacji Projektu. W Firmie praktykowane były dwie formy przedkładania klientowi informacji o wykonalności Projektu w formie spotkania, którego wynikiem było zamówienie do przedstawionego rozwiązania. Drugą formą było przedłożenie klientowi oferty na wykonanie urządzenia. W przypadku jej akceptacji klient składał zamówienie.

4.Planowanie Projektu

Dla złożonych Projektów i w przypadku oczekiwań klienta na tym etapie tworzony jest kompleksowy plan plac, obejmujący strukturę realizacji projektu, harmonogram działań oraz budżet projektu.

5.Opracowanie technologii i rozwiązań

W ramach tej fazy prac specjaliści opracowują szczegółowe rozwiązania techniczne niezbędne do zrealizowania wytycznych i wymagań technicznych. Wykorzystując do tych prac zaawansowane narzędzia, takie jak oprogramowanie …), Wypracowane rozwiązania podlegają następnie testom funkcjonalnym mającym potwierdzić poprawność przeprowadzonych prac i osiągnięcie wyników gwarantujących spełnienie wytycznych i wymagań technicznych.

6.Wprowadzenie poprawek i finalizacja dokumentacji

Jeżeli na tym etapie prac wymagane są jakiekolwiek zmiany, projekt podlega korektom. Jeżeli projekt nie wymaga korekt tworzona jest pełna dokumentacja techniczna i technologiczna, opracowywane są programy maszynowe. Jednocześnie planowana jest produkcja i zamawiane są niezbędne materiały do realizacji Projektu.

7.  Produkcja, uruchomienie próbne i walidacja

Na tym etapie powstają elementy składowe przyszłej maszyny, składane są części podzespoły i zespoły. Montowana jest cała maszyna, wykonywane niezbędne uzbrojenia w komponenty automatyki i mediów np. sprężonego powietrza, innych procesów np. klejenia na gorąco. Składana jest szafa sterująca, która następnie podłączana jest do maszyny. Następuje wstępny rozruch maszyny sprawdzenie jej funkcjonalności korekty i wprowadzane zmiany. Wszystkie pod kątem spełnienia wymagań i wytycznych. W pracach tych udział biorą pracownicy pionu technicznego i specjaliści z działu produkcji. Prace kończą się odbiorami które potwierdzają osiągnięciem założonych parametrów i wymagań technicznych.

8.Zatwierdzenie przez klienta

•Zatwierdzenie pozytywne – po akceptacji produktu przez klienta następuje przekazanie projektu do docelowej produkcji, kończąc tym samym fazę przedwdrożeniową.

•Zatwierdzenie warunkowe lub negatywne – w przypadku zgłoszenia przez klienta uwag, analizowane są przyczyny problemów, a Projekt podlega dalszym korektom i ponownym testom aż do uzyskania akceptacji przez zleceniobiorcę.

W opisanym procesie mogą zaistnieć odstępstwa i modyfikacje, tak aby jeszcze lepiej sprostać zaistniałym wyzwaniom technologicznym i organizacyjnym danego projektu. Warto nadmienić, że pracownicy Wnioskodawca podczas całego procesu tworzenia nowego rozwiązania wykorzystują swoje doświadczenie do dogłębnego analizowania danego procesu tak, aby został on utrzymany przy możliwie niskich kosztach, bez wpływu na jakość

Ostatecznie, newralgicznym etapem opracowywania nowego urządzenia jest weryfikacja, czy wszystkie wymagania dotyczące konstrukcji i specyfikacji technicznej były należycie zrozumiane i spełnione przez Wnioskodawca. Jednocześnie, następuje ewaluacja, czy opracowany proces produkcji na nowej maszynie spełnia wymagania rzeczywistego przebiegu produkcji przy złożonej wydajności i czy nie wystąpią dodatkowe czynniki wymagające podjęcia działań dla zapewnienia jakości wyrobu. W przypadku, gdy klient negatywnie oceni wykonanie prac, następuje i przekazanie informacji o zakresie wymaganych zmian. Na podstawie zidentyfikowanych rozbieżności, wprowadza się korekty w maszynie we wszystkich obszarach tj. konstrukcji wykonania i sterowania. Maszyna podlega kolejnej ocenia aż do spełnienia wymagań określonych w Projekcie. Prace rozwojowe w różnym stopniu intensywności w różnych obszarach Spółki prowadzone są do momentu przekazania gotowego Projektu na rzecz klienta. W różnych fazach projektu prowadzone są prace związane z prototypowania szczególnie, gdy wymagane jest zweryfikowanie technologii jeszcze przed docelową implementacją rozwiązania w maszynie. Prace prototypowe mają na celu zidentyfikowanie obszarów wymagających korekt i usprawnień i realizowane są na fizycznym obiekcie. Każdy Projekt posiada swoją indywidualną dokumentację, której obszerność adekwatna jest do rodzaju i poziomu technicznego zaawansowania Projektu, wymogów klienta, wymogów produkcyjnych oraz możliwości organizacyjnych Wnioskodawcy. Zakres opracowywanej dokumentacji w projektach ma przede wszystkim umożliwić ich profesjonalną realizację oraz pozwolić na ewentualne wykorzystanie opracowanych w nich rozwiązań (w części lub całości) w przyszłości w rozważaniach koncepcyjnych lub też praktycznym zastosowaniu.

Zakres opracowywanej dokumentacji projektowej jest następujący:

•analiza technicznych rozwiązań możliwych do zastosowania w projekcie,

•stworzenie dokumentacji konstrukcyjnej w formacie 3D i 2D opracowanej przy użyciu programu (...),

•stworzenie dokumentacji elektrycznej w programie (...),

•opracowanie programów do maszyn obróbczych CNC,

•jeżeli występują rysunki techniczne narzędzi i przyrządów specjalistycznych,

•oprogramowanie do sterowników i paneli w oprogramowaniu dedykowanym przez producenta np. (...),

•dokumentacja zdjęciowa.

Prace Projektowe każdorazowo zmierzają do poszukiwania nowych zastosowań dla wiedzy i doświadczenia pracowników z uwzględnieniem celów i założeń podanych przez Klienta. Każdy z Projektów posiada cechę indywidualności i jest wynikiem zastosowania wiedzy pracowników zdobytej w trakcie tworzenia poprzednich rozwiązań (rozwój przez naukę). Proces realizacji Projektu, mimo że jest zaplanowany od strony organizacyjnej, cechuje się wysokim stopniem niepewności. W każdym z ww. etapów prac projektowych pracownicy na bieżąco rozwiązują problemy, spotykają się z trudnościami i problemami technicznymi, co wymaga twórczego i kreatywnego myślenia. W wyniku realizacji prac projektowych pracownicy Wnioskodawca rozwijają specjalistyczną wiedzę oraz umiejętności, które są wykorzystywane przy kolejnych projektach. Przykładowo zdobywają rozwijają umiejętności opracowywania i stosowania niestandardowych rozwiązań, takich jak tłumacze protokołów bazujące na sterownikach PLC.

Działalność Firmy nie ma na celu wprowadzania jedynie rutynowych czy okresowych zmian do wcześniej opracowanych rozwiązań, lecz zmierza do opracowywania nowych i innowacyjnych rozwiązań, które przyczyniają się również do rozwoju i zwiększenia innowacyjności branży. Pracownicy Wnioskodawca systematycznie poszerzają swoją wiedzę i dzielą się zdobytym doświadczeniem. Działalność nastawiona na innowacyjność prowadzona jest w zasadzie od początku działania Przedsiębiorstwa.

Wnioskodawca pragnie również nadmienić, iż uzyskał opinię wydaną przez X, potwierdzającą, że prowadzona przez Spółkę działalność w wyżej opisanym zakresie spełnia definicję działalności badawczo-rozwojowej w rozumieniu ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym i Wnioskodawca planuje rozliczyć tylko takie koszty, które ponoszone są w związku z aktywnościami wskazanymi przez Politechnikę jako działalność badawczo-rozwojowa.

W celu realizacji Projektów, Spółka ponosi wydatki takie jak:

1.Koszty materiałów i surowców

Każdy projekt ma przypisane materiały wykorzystywane na etapach tworzenia konstrukcji maszyny. Szczegółowy opis materiałów każdorazowo jest ujęty w projekcie technicznym. Najczęściej wykorzystywanymi materiałami są napędy elektryczne, elektronika przemysłowa, stal, aluminium, elementy konstrukcyjne, normalia dostępne na rynku, hydraulika siłowa, pneumatyka. Jako koszty kwalifikowane rozpoznane zostaną koszty materiałów skalkulowane według rzeczywistego zużycia.

Wartość zużytych materiałów ewidencjonowana jest na bieżąco.

2.Koszt wynagrodzeń

Wnioskodawca w celu realizacji zleconych projektów zatrudnia pracowników na podstawie umów o pracę. W ramach nawiązanego stosunku pracy Wnioskodawca ponosi następujące koszty:

a)wynagrodzenia podstawowe;

b)premie (np. roczne, uznaniowe, miesięczne, motywacyjne), nagrody;

c)koszty dodatkowych świadczeń na rzecz pracowników m.in. ubezpieczeń zdrowotnych i opieki medycznej,

d)wypłaty z tytułu uczestnictwa pracowników w Pracowniczym Programie Emerytalnym;

e)składki z tytułu należności wskazanych w punkcie a) powyżej, określone w ustawie z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych - w części finansowanej przez Wnioskodawcę jako płatnika składek tj. składki na ubezpieczenie emerytalne, rentowe, wypadkowe;

Każdorazowo w tworzenie projektu zaangażowani są: Pan ..., pracownicy produkcyjni, projektanci oraz konstruktorzy. Wiedza, umiejętności i kompetencje tej grupy pracowników bezpośrednio przyczyniają się do produkcji nowej maszyny.

Wnioskodawca w ramach prowadzonych prac prowadzi ewidencji czasu pracy, na podstawie której może określić czas pracy przeznaczony przez pracowników na realizację projektów będących przedmiotem wniosku.

Mając na uwadze powyższe, Wnioskodawca ma zamiar zaliczyć do kosztów kwalifikowanych jedynie proporcjonalną część kosztów składników wynagrodzeń wymienionych powyżej. Proporcja ta będzie odpowiadała stosunkowi czasu poświęconego na projekty do całego czasu pracy w zadanym okresie rozliczeniowym.

W związku z powyższym, Wnioskodawca planuje dokonać rozliczenia ulgi badawczo-rozwojowej, zgodnie z art. 26e UPDOF (dalej jako: „ulga B+R”), przy czym w szczególności zaznacza, że:

•nie prowadzi i nie prowadził działalności gospodarczej na terenie specjalnej strefy ekonomicznej na podstawie zezwolenia lub Polskiej Strefy Inwestycji na podstawie decyzji o wsparciu i nie korzysta ze zwolnień podatkowych, o których mowa w art. 21 ust. 1 pkt 63 lub 63a UPDOF,

•zamierza odliczyć w ramach ulgi B+R koszty kwalifikowane, zgodnie z art. 26e ust. 2 i ust. 3 UPDOF,

•wymienione składniki wynagrodzenia pracowników biorących udział w projektach będących przedmiotem tego wniosku każdorazowo stanowiły i będą stanowić w przyszłości należności, o których mowa w art. 12 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych,

•zamierza dokonać odliczenia kosztów kwalifikowanych, zgodnie z limitami wskazanymi w art. 26e ust. 7 pkt 3 UPDOF,

•nie zamierza odliczać w ramach ulgi B+R odpisów amortyzacyjnych od wartości samochodów osobowych, budowli, budynków i lokali stanowiących odrębną własność,

•wymienione w tym wniosku koszty nie zostały zwrócone i nie będą zwrócone w jakiejkolwiek formie ani odliczone od podstawy opodatkowania,

•nie posiada statusu centrum badawczo-rozwojowego,

•jest mikro-przedsiębiorcą,

•wniosek dotyczy lat 2019-2024,

•koszty kwalifikowane zostaną odliczone od podstawy opodatkowania roku, w którym zostały ujęte jako koszty uzyskania przychodu.

Uzupełnienie opisu stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego

1.Forma opodatkowania

Wniosek dotyczy lat 2019 – 2024. Dochody osiągane w ramach działalności prowadzonej przez Pana ... w tym okresie podlegały opodatkowaniu podatkiem liniowym zgodnie z art. 30c Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych z dnia 26 lipca 1991 r. (dalej: „UPDOF”).

2.Działalność twórcza

Przepisy UPDOF nie definiują pojęcia „twórczy”, co oznacza, iż zgodnie z teorią wykładni prawa należy odwołać się do słownikowej definicji w celu zrozumienia i zastosowania go. Zgodnie ze słownikiem języka polskiego pod red. W. Doroszewskiego charakter twórczy oznacza „mający na celu tworzenie; będący wynikiem tworzenia” (Zob.: https://sjp.pwn.pl Wszelkie dalsze odwołania do definicji słownikowej słów znajdujących się w niniejszym wniosku odnoszą się do wskazanego słownika).

W ustawie z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (j.t. Dz.U. z 2019 r. poz. 1231 ze zm.) wskazuje się natomiast, że „działalność twórcza oznacza, że ustawodawca za przedmiot prawa autorskiego uznaje tylko rezultat (przejaw) takiego działania, który choćby w minimalnym stopniu odróżnia się od innych rezultatów takiego samego działania, a zatem że posiada cechę nowości, której stopień nie ma znaczenia”.

Warto również sięgnąć do Objaśnień podatkowych z 15 lipca 2019 r. dotyczących preferencyjnego opodatkowania dochodów pochodzących z prawa własności intelektualnej, tj. IP Box. Przedmiotowe objaśnienia dotyczą innej ulgi podatkowej, jednakże definicja działalności badawczo-rozwojowej jest wspólna zarówna dla ulgi IP Box, jak i dla ulgi na działalność badawczo-rozwojową, która została przewidziana w art. 26e ust. 1 UPDOF.

Jak wskazano w Objaśnieniach podatkowych, za działalność twórczą uznaje się działalność, której rezultat:

•jest odpowiednio ustalony, przez co może odbyć się w dowolnej formie;

•ma charakter indywidualny, w związku z tym nie jest wynikiem wyłącznie mechanicznych działań, ale kreatywnych procesów myślowych oraz

•ma charakter oryginalny tzn. stanowi nowy twór, przy czym oryginalność należy rozpatrywać retrospektywnie (tzn. rezultat pracy nie jest twórczy, w sytuacji, w które istnieje identyczne, uprzednio stworzone już dzieło).

Ponadto, zostało wskazane, że: „na potrzeby działalności badawczo-rozwojowej, w stopniu minimalnym, wystarczające jest działanie twórcze na skalę przedsiębiorstwa, tzn. przedsiębiorca we własnym zakresie (w ramach prowadzonych prac badawczo-rozwojowych) opracowuje nowe lub ulepszone produkty, procesy, usługi, nawet jeżeli podobne rozwiązanie zostało już opracowane przez inny podmiot. Zatem, twórczość działalności badawczo- rozwojowej może przejawiać się opracowywaniem nowych koncepcji, narzędzi, rozwiązań niewystępujących dotychczas w praktyce gospodarczej podatnika lub na tyle innowacyjnych, że w znacznym stopniu odróżniają się od rozwiązań już funkcjonujących u podatnika”.

W świetle powyższego działalność Wnioskodawca ma charakter twórczy, gdyż polega na opracowaniu nowych zastosowań dla istniejącej wiedzy pracowników w zakresie technik i technologii produkcji. Na twórczy charakter realizowanych w Wnioskodawca prac składa się projektowanie unikalnych maszyn, w szczególności:

•opracowanie całościowej koncepcji wytworzenia maszyny,

•opracowanie nowych metod produkcyjnych lub wprowadzania nowych rozwiązań technicznych na rynek,

•tworzenie dokumentacji projektowej (dobór materiałów i odpowiednich parametrów dla każdej maszyny),

•tworzenie unikalnego systemu programowania sterowników tworzonych maszyn.

Działalność ta ma na celu projektowanie i konstruowanie nowych maszyn o charakterze indywidualnym i niepowtarzalnym. Każdy realizowany Projekt odpowiada specyficznym wymaganiom klienta wywodzącym się z profilu działalności prowadzonej przez Niego.

Biorąc pod uwagę powyższe, należy uznać, że Projekty realizowane przez Wnioskodawcę mają charakter twórczy.

Twórczy charakter prac prowadzonych przez Wnioskodawcę został potwierdzony w opinii sporządzonej przez X oceniającej, czy prace realizowane przez Wnioskodawcę stanowią działalność badawczo-rozwojową w rozumieniu art. 4 ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce, a w szczególności, że prace te stanowią prace rozwojowe w rozumieniu art. 4 ust. 3 tej ustawy (dalej: „Opinia”). Opiniodawca m.in. wskazał, iż: „Projektowanie koncepcji, symulacje, opracowanie prototypów i badania funkcjonalne – są to działania o charakterze twórczym, a nie rutynowym. Zespół jest powoływany celowo, działania są planowane i prowadzone według określonego procesu. Projekty mają charakter jednostkowy i wymagają rozwiązań dopasowanych do konkretnych wyzwań technicznych. Wskazuje to na proces tworzenia nowych lub znacząco ulepszonych produktów i technologii. Zaangażowanie specjalistów z różnych dziedzin (konstruktorzy, automatycy, elektrycy) świadczy o kompleksowości i innowacyjnym podejściu do projektów”.

Efekty prac i nowe zastosowanie

Działalność Wnioskodawcy ma na celu projektowanie i konstruowanie nowych maszyn o charakterze indywidualnym i niepowtarzalnym. Każdy realizowany projekt odpowiada wymaganiom klienta wywodzącym się z profilu działalności prowadzonej przez niego. Działalność Wnioskodawcy prowadzi do powstawania nowych rozwiązań w obszarze automatyzacji procesów przemysłowych, sterowania i optymalizacji systemów logistycznych. W ramach prowadzonych prac powstają m.in algorytmy sterowania, innowacyjne systemy identyfikacji produktów, dynamiczne systemy transportu oraz rozwiązania integrujące automatykę przemysłową z systemami IT. Efektem prac jest m.in. uzyskanie wiedzy z zakresu komunikacji systemów niskopoziomowych produkcyjnych z bazami danych.

Wykorzystywane narzędzia/koncepcje

Wnioskodawca tworzy dedykowane algorytmy sterowania, zaawansowane systemy komunikacyjne dla rozległych instalacji oraz inteligentne metody zarządzania przepływem materiałów. Rozwiązania te charakteryzują się możliwością dynamicznej optymalizacji procesów w czasie rzeczywistym, co odróżnia je od standardowych metod stosowanych w przemyśle.

Oryginalność projektów

Innowacyjność opracowywanych technologii przejawia się w ich zdolności do adaptacji do zmieniających się warunków pracy, integracji różnych systemów automatyki oraz usprawnieniu procesów logistycznych. Efektem działalności Wnioskodawca jest tworzenie autorskich mechanizmów sterowania, umożliwiających redukcję kosztów operacyjnych oraz zwiększenie efektywności produkcji. Każdy z projektów jest inny, dopasowany do konkretnych jednostkowych potrzeb, co rodzi za każdym razem nowe wyzwania, konieczność m.in. nauki i pracy nad systemem automatycznego transportu ale i raportowania produkcji, „zdejmowania” stanów surowców w trybie automatycznym podczas transportu w kierunku magazynu.

Oryginalność wykorzystywanych koncepcji

Działania będące przedmiotem rozpatrywanego wniosku opierają się na opracowywaniu i testowaniu nowych metod sterowania procesami przemysłowymi, tworzeniu inteligentnych systemów sortowania oraz rozwijaniu zaawansowanych technologii.

Technologie i narzędzia wyróżniające opracowywane rozwiązania na tle rynku

Wnioskodawca wykorzystuje nowoczesne narzędzia i technologie, tj. sieci komunikacyjne, systemy wizyjne do identyfikacji produktów oraz algorytmy dynamicznego sterowania, które umożliwiają elastyczne dostosowywanie procesów przemysłowych do zmiennych warunków pracy. Wykorzystywane narzędzia i technologie w znaczny sposób wpływają na zmniejszenie kosztów produkcji i zwiększenie wydajności projektowanych linii produkcyjnych. Firma jest w stanie adoptować rozwiązania wypracowane przez klienta (np. unikalny system zarządzania produkcją) i obudować je we własne rozwiązania systemowe i automatykę, współpracujące z tym rozwiązaniem.

Systematyczność działalności

Analogicznie do analizy pojęcia „twórczy”, znaczenie pojęcia „systematyczny” również nie zostało określone w przepisach. Zgodnie z słownikiem języka polskiego pojęcie „systematyczny” oznacza „robiący coś regularnie i starannie”; w odniesieniu do procesu: „zachodzący stale od dłuższego czasu”; natomiast pod względem działań „prowadzony w sposób uporządkowany, według pewnego systemu”; a jego efekty są: „planowane i metodyczne”.

Analiza pojęcia „systematyczny” przeprowadzona została również przez organ podatkowy. W interpretacji indywidualnej z dnia 05 lutego 2024 r. (znak: 0111-KDIB1- 3.4010.754.2023.2.ZK), zaznaczono iż: „najbardziej właściwą definicją systematyczności w omawianym zakresie jest definicja obejmująca prowadzenie działalności w sposób uporządkowany, według pewnego systemu. Zatem, słowo systematycznie odnosi się również do działalności prowadzonej w sposób metodyczny, zaplanowany i uporządkowany. To oznacza, że działalność badawczo-rozwojowa jest prowadzona systematycznie niezależnie od tego, czy podatnik stale prowadzi prace badawczo-rozwojowe, czy tylko od czasu do czasu, a nawet incydentalnie, co wynika z charakteru prowadzonej przez niego działalności oraz potrzeb rynku, klientów, sytuacji mikro i makroekonomicznej. Z powyższego wynika, że spełnienie kryterium „systematyczności” danej działalności nie jest uzależnione od ciągłości tej działalności, w tym od określonego czasu przez jaki działalność taka ma być prowadzona ani też od istnienia planu co do prowadzenia przez podatnika podobnej działalności w przyszłości. Wystarczające jest, aby podatnik zaplanował i przeprowadził chociażby jeden projekt badawczo-rozwojowy, przyjmując dla niego określone cele do osiągnięcia, harmonogram i zasoby. Taka działalność może być uznana za działalność systematyczną, tj. prowadzoną w sposób metodyczny, zaplanowany i uporządkowany”.

Odnosząc powyższe do działalności Wnioskodawcy należy wskazać, że również ta cecha została spełniona. Prace w zakresie projektowania i konstrukcji maszyn są prowadzone w sposób metodyczny, zaplanowany, zorganizowany, ciągły i uporządkowany według ustalonych procedur. Proces realizacji Projektu każdorazowo jest szczegółowo zaplanowany i udokumentowany, a tym samym działalność Wnioskodawca podejmowana jest w sposób systematyczny.

Systematyczność prowadzonych przez Wnioskodawcę prac potwierdzona została również w Opinii wydanej na rzecz Spółki, Opiniodawca m.in. wskazał, iż: „Analiza ta przeprowadzona została na bazie dokumentacji dostarczonej do wglądu przez Spółkę oraz dyskusjach merytorycznych z pracownikami Spółki dotyczących poszczególnych aspektów analizowanych projektów. W oparciu o jej wyniki sformułowana została konkluzja dotycząca tego, czy i w jakim stopniu wybrany obszar działalności Spółki spełnia definicje pracy B+R.

Proces realizacji projektów na specjalne zlecenia Klientów jest systematyczny i zaplanowany oraz każdorazowo przebiega przez kolejne wymienione poniżej etapy”.

Cele realizowanych prac

Celem prowadzonej przez Wnioskodawca działalności jest opracowywanie nowoczesnych systemów automatyzacji i sterowania, które zwiększają efektywność procesów logistycznych oraz produkcyjnych. Ponadto firma prowadzi również działania w zakresie optymalizacji funkcjonowania magazynów i zakładów produkcyjnych poprzez wdrażanie inteligentnych algorytmów zarządzania ruchem materiałów. Dzięki realizowanym projektom, klienci Wnioskodawca wyposażeni zostają w rozwiązania przyczyniające się do redukcji kosztów produkcyjnych, zwiększenia wydajności oraz poprawy bezpieczeństwa pracy poprzez ograniczenie manualnych operacji transportowych.

Osiągnięte cele oraz wykorzystane zasoby

W ramach działalności Wnioskodawca wdraża nowatorskie rozwiązania sterowania, testuje nowe algorytmy optymalizacji procesów oraz rozwija technologie komunikacyjne. Projekty są realizowane przez doświadczony zespół inżynierów, z wykorzystaniem specjalistycznego sprzętu i infrastruktury IT.

Zwiększenie zasobów wiedzy oraz wykorzystania zasobów wiedzy do tworzenia nowych zastosowań

Realizowane w ramach działalności Wnioskodawca projekty są nakierowane na wykorzystanie dostępnych zasobów wiedzy pracowników firmy do tworzenia nowych rozwiązań technicznych i wypracowania nowej wiedzy. Odbywa się to w wyniku łączenia wiedzy i doświadczenia pracowników przedsiębiorstwa z dziedziny inżynierii i automatyki. W wyniku opisanych przez Wnioskodawcę prac powstaje nowa wiedza techniczna w postaci nowego unikalnego dla przedsiębiorstwa rozwiązania i procesu produkcyjnego.

Przekładając powyższe na analizowaną cechę działalności badawczo-rozwojowej, należy stwierdzić, że działalność Wnioskodawca ... wypełnia cel zwiększenia zasobów wiedzy oraz wykorzystanie jej do tworzenia nowych zastosowań w realizowanych projektach, które są nakierowane na wykorzystanie dostępnych zasobów wiedzy pracowników do tworzenia nowych produktów.

Ponadto przebieg i wyniki prac w ramach każdego projektu są w sposób szczegółowy dokumentowane oraz możliwe do odtworzenia. Przejawem powyższego jest kompleksowa dokumentacja techniczna, na którą składają się m.in. rysunki techniczne, schematy elektryczne, oprogramowanie, instrukcje obsługi.

W przypadku każdego z projektów, Wnioskodawca dysponowała mniejszymi zasobami wiedzy i umiejętności niż po realizacji poszczególnych projektów.

Zasoby wiedzy przed rozpoczęciem prac B+R

Zespół Wnioskodawca posiada szeroką wiedzę z zakresu automatyki przemysłowej, programowania sterowników PLC, technologii sterowania oraz integracji systemów IT z urządzeniami automatyki. Wiedza ta obejmuje m.in. również projektowanie układów elektrycznych, sieci komunikacyjnych oraz systemów zarządzania magazynem. Jednak realizacja projektów objętych wnioskiem wymaga nie tylko zastosowania posiadanych kompetencji, ale także rozwinięcia nowych umiejętności.

Wiedza i umiejętności wykorzystywane i rozwijane w ramach prowadzonych prac

W trakcie prowadzonych prac dochodzi do łączenia i rozwijania wiedzy z różnych dziedzin, co umożliwia opracowanie nowych metod sterowania i zarządzania procesami przemysłowymi. Do najważniejszych rozwiniętych umiejętności w projektach realizowanych przez przedsiębiorstwo należą m.in.:

•integracja systemów sterowania z infrastrukturą IT, co pozwoliło na lepszą komunikację i zarządzanie procesami produkcyjnymi;

•zastosowanie nowoczesnych technologii identyfikacji produktów, umożliwiających automatyczne rozpoznawanie i sortowanie towarów;

•optymalizacja procesów transportu i magazynowania, w oparciu o dynamiczne algorytmy sterowania i analizy danych w czasie rzeczywistym;

•projektowanie i wdrażanie systemów wizyjnych, wykorzystywanych do kontroli jakości i automatyzacji procesów logistycznych.

Dzięki realizowanym projektom firma nie tylko wykorzystała swoje dotychczasowe zasoby wiedzy, ale także poszerzyła je o nowe technologie i metody pracy, które pozwalają na dalszy rozwój działalności w obszarze automatyki przemysłowej.

Miejsce, sposób wykorzystywania oraz selekcji wiedzy

Firma wykorzystuje wiedzę na różnych etapach działalności, takich jak projektowanie, produkcja, wdrażanie oraz serwisowanie urządzeń. Selekcja wiedzy pod względem jej przydatności zależy od kilku czynników, takich jak innowacyjność, zgodność z normami, optymalizacja procesów czy potrzeby klientów. Miejscem wykorzystywania jest firma projektująca nowe rozwiązania. Sposoby selekcji wiedzy pod względem przydatności to m.in. analiza trendów i innowacji, ocena kosztów oraz korzyści i wybór rozwiązań najbardziej optymalnych a także analiza danych z eksploatacji poszczególnych opracowanych uprzednio rozwiązań.

Efekt połączenia i kształtowania wiedzy

W ramach prowadzonych działań łączono wiedzę z różnych obszarów inżynierii i technologii, programowania oraz systemów automatyki ze ścisłą wiedzą informatyczną w zakresie baz danych, procedur widoków bazodanowych, co pozwoliło na opracowanie nowatorskich rozwiązań. Przykładem jest integracja systemów sterowania z technologiami wizyjnymi i systemami znakowania produktów, co umożliwiło stworzenie bardziej precyzyjnych i elastycznych metod sortowania oraz paletyzacji. Efektem tego procesu było powstanie nowych metod sterowania, które pozwalają na dynamiczną optymalizację przepływu materiałów oraz integrację systemów informatycznych z automatyką przemysłową, zwiększając efektywność operacyjną.

Zdobywanie nowej wiedzy i umiejętności – cel prowadzonych prac

Głównym celem prowadzonych prac jest zdobywanie nowej wiedzy i umiejętności co w znaczny sposób przyczynia się do rozwoju działalności w dobie szybko rozwijających się technologii, co pozwala na zdobywanie przewagi konkurencyjnej.

W ramach prowadzonych projektów zespół doskonali się m.in. w zakresie:

•projektowania oraz budowy linii produkcyjnych;

•algorytmów sterowania procesami przemysłowymi, pozwalających na bardziej efektywne zarządzanie ruchem materiałów;

•systemów identyfikacji i weryfikacji produktów, umożliwiających precyzyjne sortowanie i zarządzanie produkcją;

•nowoczesnych sieci komunikacyjnych, pozwalających na integrację dużych systemów sterowania;

•optymalizacji procesów logistycznych, poprzez analizę danych w czasie rzeczywistym i wdrażanie inteligentnych systemów automatyki;

•opracowania nowych produktów, procesów lub usług, wprowadzanie do nich znaczących ulepszeń.

Zdobyta wiedza przyczyniła się do opracowania nowych rozwiązań i procesów produkcyjnych oraz metod zarządzania logistyką produkcyjną. Nieustanny rozwój pozwala na śmielsze podejmowanie nowych zagadnień i ciągłe pogłębianie wiedzy z projektu na projekt.

Ukierunkowanie na nowe odkrycia

Pan ..., jako hobbysta i pasjonat automatyzacji, za pomocą innowacyjnych projektów pozyskiwał nową wiedzę w skali przedsiębiorstwa która pozwalała i pozwala dalej rozwijać się Wnioskodawca i budować nowe kompetencje.

Innowacyjne idee i rozwiązania sformułowane podczas prowadzenia opisanej działalności

W ramach działalności badawczo-rozwojowej zespół Wnioskodawca sformułował szereg innowacyjnych idei i rozwiązań, które przyczyniły się do rozwoju nowoczesnych technologii automatyzacji wykorzystywanych w ramach działalności firmy. Rozwiązania te stanowią istotny wkład w rozwój automatyzacji procesów przemysłowych i przyczyniają się do tworzenia nowoczesnych, inteligentnych systemów sterowania, które pozwalają na lepszą organizację pracy i efektywne zarządzanie procesami logistycznymi oraz produkcyjnymi.

Poniżej skan podsumowania wydanej na rzecz Wnioskodawcy Opinii:

Dokumentacja podatkowa

Dla celów podatkowych w ramach działalności Wnioskodawca prowadzona była księga przychodów i rozchodów zgodnie z art. 24a ust. 1 UPDOF.

Wyodrębnienie kosztów działalności mającej stanowić działalność badawczo-rozwojową.

W ww. prowadzonych księgach podatkowych koszty działalności badawczo-rozwojowej w momencie składania korekty deklaracji są/będą wyodrębnione zgodnie z art. 24a ust. 1b UPDOF (w zakresie okresów, których dotyczy wniosek).

Materiały i surowce wykorzystywane w ramach realizacji projektów

Nie wszystkie nabywane przez Wnioskodawcę materiały i surowce są bezpośrednio wykorzystywane w ramach działalności badawczo-rozwojowej. Każdy projekt ma przypisane materiały wykorzystywane na etapach tworzenia konstrukcji. Szczegółowy opis materiałów każdorazowo jest ujęty w projekcie technicznym. Jako koszty kwalifikowane rozpoznane są koszty materiałów skalkulowane według rzeczywistego zużycia, wykorzystanych w projektach będących przedmiotem wniosku.

Przedmiotem rozpatrywanego wniosku nie są:

•czynności wdrożeniowe w zakresie opracowywanych produktów i usług,

•produkcja seryjna,

•serwisowanie,

•itp. prace spoza prac badawczo-rozwojowych.

Sposób realizacji projektów

Proces realizacji projektów na specjalne zlecenia jest systematyczny i zaplanowany oraz każdorazowo przebiega przez poniższe etapy:

1.         Przyjęcie zapytania ofertowego - pierwszym krokiem jest otrzymanie zapytania ofertowego od Klienta. W zapytaniu sformułowane są wytyczne lub wymagania techniczce przyszłej maszyny lub urządzenia. Zapytanie rejestrowane jest pod unikalnym numer identyfikacyjny wyrobu.

2.         Analiza i inicjacja projektu - na tym etapie prac powoływany jest dedykowany zespół który przeprowadza kwalifikację projektu do prac badawczo-rozwojowy, i po kwalifikacji rozpoczyna pracę nad projektem, koncentrując się na ocenie wykonalności projektu w trzech kluczowych obszarach: technicznym, finansowym i terminowym.

3.         Decyzja o realizacji i komunikacja z klientem - po przeprowadzeniu szczegółowej analizy podejmowana jest decyzja o realizacji projektu. W Przedsiębiorstwie praktykowane były dwie formy przedkładania Klientowi informacji o wykonalności projektu w formie spotkania którego wynikiem było zamówienie do przedstawionego rozwiązania. Drugą formą było przedłożenie Klientowi oferty na wykonanie urządzenia. W przypadku jej akceptacji Klient składał zamówienie.

4.         Planowanie projektu - dla złożonych projektów i w przypadku oczekiwań Klienta na tym etapie tworzony jest kompleksowy plan plac, obejmujący strukturę realizacji projektu, harmonogram działań oraz budżet projektu.

5.         Opracowanie technologii i rozwiązań - w ramach tej fazy prac specjaliści opracowują szczegółowe rozwiązania techniczne niezbędne do zrealizowania wytycznych i wymagań technicznych. Wykorzystując do tych prac zaawansowane narzędzia, takie jak oprogramowanie …), Wypracowane rozwiązania podlegają następnie testom funkcjonalnym mającym potwierdzić poprawność przeprowadzonych prac i osiągnięcie wyników gwarantujących spełnienie wytycznych i wymagań technicznych.

6.         Wprowadzenie poprawek i finalizacja dokumentacji - jeśli na tym etapie prac wymagane są jakiekolwiek zmiany, projekt podlega korektom. Jeżeli projekt nie wymaga korekt tworzona jest pełna dokumentacja techniczna i technologiczna, opracowywane są programy maszynowe. Jednocześnie planowana jest produkcja i zamawiane są niezbędne materiały do realizacji Projektu.

7.         Produkcja, uruchomienie próbna i walidacja - na tym etapie powstają elementy składowe przyszłej maszyny, składane są części podzespoły i zespoły. Montowana jest cała maszyna, wykonywane niezbędne uzbrojenia w komponenty automatyki i mediów np. sprężonego powietrza, innych procesów np. klejenia na gorąco. Składana jest szafa sterująca, która następnie podłączana jest do maszyny. Następuje wstępny rozruch maszyny sprawdzenie jej funkcjonalności korekty i wprowadzane zmiany. Wszystkie pod kątem spełnienia wymagań i wytycznych. W pracach tych udział biorą pracownicy pionu technicznego i specjaliści z działu produkcji. Prace kończą się odbiorami które potwierdzają osiągnięciem założonych parametrów i wymagań technicznych.

8.         Zatwierdzenie przez Klienta

• Zatwierdzenie pozytywne – Po akceptacji produktu przez Klienta następuje przekazanie projektu do docelowej produkcji, kończąc tym samym fazę przedwdrożeniową.
• Zatwierdzenie warunkowe lub negatywne – w przypadku zgłoszenia przez Klienta uwag, analizowane są przyczyny problemów, a Projekt podlega dalszym korektom i ponownym testom aż do uzyskania akceptacji przez zleceniobiorcę.

W opisanym procesie mogą zaistnieć odstępstwa i modyfikacje, tak aby jeszcze lepiej sprostać zaistniałym wyzwaniom technologicznym i organizacyjnym danego projektu. Warto nadmienić, że pracownicy Wnioskodawca podczas całego procesu tworzenia nowego rozwiązania wykorzystują swoje doświadczenie do dogłębnego analizowania danego procesu tak, aby został on utrzymany przy możliwie niskich kosztach, bez wpływu na jakość.

Opracowany harmonogram prac

Harmonogram realizacji prac uzależniony jest każdorazowo od specyfiki danego projektu, w szczególności od jego wielkości, stopnia złożoności oraz poziomu trudności technicznej. Czas trwania poszczególnych etapów może się różnić w zależności od tych czynników.

Prace realizowane są zgodnie z etapami opisanymi wyżej. Dla każdego projektu opracowywany jest indywidualny plan działań, w którym wyszczególnione są planowane etapy oraz szacunkowe ramy czasowe ich realizacji. Harmonogramy te stanowią część dokumentacji projektowej i są podstawą do prowadzenia i rozliczania prac w ramach działalności badawczo-rozwojowej.

Realizacja harmonogramów

Większość z zaplanowanych harmonogramów jest realizowana przez Wnioskodawca. W przypadku projektów o większej złożoności i niepewności zdarzają się sytuacje, w których okres realizacji poszczególnych etapów jest zwiększany.

Finansowanie realizacji prac noszących znamiona badawczo-rozwojowych

Koszty realizacji prac noszących znamiona działalności badawczo-rozwojowej ponoszone są ze środków własnych przedsiębiorstwa. Finansowanie odbywa się w ramach bieżącej działalności operacyjnej, w oparciu o zasoby finansowe będące w dyspozycji firmy.

Koszty wynagrodzeń pracowników – umowa o pracę

W przypadku rozliczania kosztów wynagrodzeń do kosztów kwalifikowanych zaliczone zostaną: wynagrodzenia podstawowe; ewentualne premie i nagrody, koszty dodatkowych świadczeń na rzecz pracowników m.in. ubezpieczeń zdrowotnych i opieki medycznej, wypłaty z tytułu uczestnictwa pracowników w Pracowniczym Programie Emerytalnym oraz składki z tytułu należności wskazanych powyżej, określone w ustawie z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych - w części finansowanej przez Wnioskodawcę jako płatnika składek tj. składki na ubezpieczenie emerytalne, rentowe, wypadkowe.

Kwalifikacja wydatków na wynagrodzenia

Nie wszystkie wydatki ponoszone z tytułu zatrudnienia osób na podstawie umowy o pracę oraz umowy o dzieło mają bezpośredni związek z projektami objętymi wnioskiem. Wnioskodawca, w przypadku rozliczania kosztów wynagrodzeń, ma zamiar zaliczyć do kosztów kwalifikowanych jedynie proporcjonalną część kosztów składników wynagrodzeń wymienionych w odpowiedzi na pytanie 13. Proporcja ta będzie odpowiadała stosunkowi czasu poświęconego na projekty objęte wnioskiem do całego czasu pracy w danym miesiącu.

Wypłacane pracownikom należności są należnościami z tytułów, o których mowa w art. 12 ust. 1 UPDOF.

W przypadku umów o dzieło są to należności z tytułów, o których mowa w art. 13 pkt 8 lit. a i c UPDOF.

Koszty wynagrodzeń pracowników – umowa o dzieło

Wnioskodawca w celu realizacji zleconych projektów zatrudnia również pracowników na podstawie umów o dzieło. W ramach nawiązanego stosunku Wnioskodawca ponosi następujące koszty: wynagrodzenie podstawowe oraz składki z tytułu należności wskazanych powyżej, określone w ustawie z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych - w części finansowanej przez Wnioskodawcę jako płatnika składek tj. składki na ubezpieczenie emerytalne, rentowe, wypadkowe.

Współpraca z osobami wykonującymi pracę na podstawie umów o dzieło

Nie.

Materiały, surowce i narzędzia wykorzystywane w ramach realizacji projektów

Tak. Każdy projekt ma przypisane materiały, surowce i narzędzia wykorzystywane na etapach tworzenia konstrukcji. Szczegółowy opis materiałów każdorazowo jest ujęty w projekcie technicznym. Jako koszty kwalifikowane rozpoznane zostaną tylko koszty nabycia materiałów, surowców i narzędzi skalkulowane według rzeczywistego zużycia.

Interpretacja ogólna

Wnioskodawca potwierdza, że te koszty nie są przedmiotem wniosku.

Koszty wynagrodzeń pracowników

W przypadku rozliczania kosztów wynagrodzeń, kosztami, o których mowa w pytaniu nr 3, będą kosztami kwalifikowanymi tylko w takiej części, w jakiej czas przeznaczony przez pracowników na realizację działalności badawczo-rozwojowej pozostaje w ogólnym czasie pracy w danym miesiącu.

Inne czynności

Pracownicy nie wykonują wyłącznie czynności w ramach projektów objętych wnioskiem, część zadań związana jest z pozostałą działalnością przedsiębiorstwa np.: produkcją seryjną maszyn, serwisowanie urządzeń, czynnościami wdrożeniowymi, itp. W przypadku rozliczania kosztów wynagrodzeń, zaliczenie kosztów kwalifikowanych będzie możliwe dzięki ewidencji czasu pracy, w której wskazany jest czas poświęcony przez każdego pracownika na wykonanie poszczególnych czynności. Ewidencja ta pozwala jednoznacznie określić, jaki czas pracy został przeznaczony na działania niezbędne do realizacji konkretnego projektu.

Pytania

1.Czy wskazana w opisie stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego działalność Wnioskodawca ... w zakresie projektowania i konstruowania maszyn stanowi działalność badawczo-rozwojową, o której mowa w prawie podatkowym art. 5a pkt 38 UPDOF a Wnioskodawca jest uprawniony do skorzystania z ulgi, o której mowa w art. 26e ust. 1 UPDOF?

2.Czy ponoszone w przedstawionym stanie faktycznym i zdarzeniu przyszłym przez Wnioskodawcę wydatki na nabycie materiałów i surowców stanowią koszty kwalifikowane w rozumieniu art. 26e ust. 2 pkt 2 UPDOF, a tym samym mogą zostać odliczone od podstawy opodatkowania ustalonej zgodnie z art. 26 ww. ustawy?

3.Czy ponoszone w przedstawionym stanie faktycznym przez Wnioskodawcę koszty wynagrodzeń pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę oraz umowy o dzieło stanowią koszty kwalifikowane w rozumieniu art. 26e ust. 2 pkt. 1 UPDOF, a tym samym mogą zostać odliczone od podstawy opodatkowania ustalonej zgodnie z art. 26 ww. ustawy?

Pana stanowisko w sprawie

Ad 1

Działalność badawczo-rozwojowa

Zgodnie z art. 5a pkt 38 UPDOF działalność badawczo-rozwojowa oznacza działalność twórczą obejmującą badania naukowe lub prace rozwojowe, podejmowane w sposób systematyczny w celu zwiększenia zasobów wiedzy oraz wykorzystania zasobów wiedzy do tworzenia nowych zastosowań.

Stosownie natomiast do definicji zawartej w art. 5a pkt 39 UPDOF badaniami naukowymi są:

• badania podstawowe w rozumieniu art. 4 ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz. U. poz. 1668 ze zm.), rozumiane jako prace empiryczne lub teoretyczne mające przede wszystkim na celu zdobywanie nowej wiedzy o podstawach zjawisk i obserwowalnych faktów bez nastawienia na bezpośrednie zastosowanie komercyjne;
• badania aplikacyjne w rozumieniu art. 4 ust. 2 pkt 2 cyt. ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce, rozumiane jako prace mające na celu zdobycie nowej wiedzy oraz umiejętności, nastawione na opracowywanie nowych produktów, procesów lub usług lub wprowadzanie do nich znaczących ulepszeń.

Przez prace rozwojowe rozumie się natomiast działalność obejmującą nabywanie, łączenie, kształtowanie i wykorzystywanie dostępnej aktualnie wiedzy i umiejętności, w tym w zakresie narzędzi informatycznych lub oprogramowania, do planowania produkcji oraz projektowania i tworzenia zmienionych, ulepszonych lub nowych produktów, procesów lub usług, z wyłączeniem działalności obejmującej rutynowe i okresowe zmiany wprowadzane do nich, nawet jeżeli takie zmiany mają charakter ulepszeń (art. 4 ust. 3 cyt. ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce).

Zatem, z pracami badawczo-rozwojowymi mamy do czynienia wówczas, gdy wykorzystuje się dostępną wiedzę z dziedziny nauki, technologii i działalności gospodarczej oraz innej wiedzy i umiejętności do tworzenia nowych lub ulepszania istniejących produktów/usług oraz procesów i technologii produkcji. Działalność Wnioskodawca ... w opisanym we wniosku zakresie obejmuje prace rozwojowe, w rozumieniu tych przepisów, ponieważ spełnia łącznie następujące kryteria:

• działalność stanowi działalność twórczą,

• działalność podejmowana jest w sposób systematyczny,
• celem działalności jest zwiększenie zasobów wiedzy oraz wykorzystanie zasobów wiedzy do tworzenia nowych zastosowań,
• działalność polega na nabywaniu, łączeniu, kształtowaniu i wykorzystywaniu dostępnej aktualnie wiedzy i umiejętności do planowania produkcji oraz projektowania i tworzenia zmienionych, ulepszonych lub nowych produktów, procesów lub usług,
• działalność nie stanowi rutynowych i okresowych zmian, nawet jeśli takie zmiany mają charakter ulepszeń.

Działalność twórcza:

Przepisy UPDOF nie definiują pojęcia „twórczy”, co oznacza, iż zgodnie z teorią wykładni prawa należy odwołać się do słownikowej definicji w celu zrozumienia i zastosowania go. Zgodnie ze słownikiem języka polskiego pod red. W. Doroszewskiego charakter twórczy oznacza „mający na celu tworzenie; będący wynikiem tworzenia” (Zob.: https://sjp.pwn.pl Wszelkie dalsze odwołania do definicji słownikowej słów znajdujących się w niniejszym wniosku odnoszą się do wskazanego powyżej słownika).

W ustawie z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (j.t. Dz.U. z 2019 r. poz. 1231 ze zm.) wskazuje się natomiast, że „działalność twórcza oznacza, że ustawodawca za przedmiot prawa autorskiego uznaje tylko rezultat (przejaw) takiego działania, który choćby w minimalnym stopniu odróżnia się od innych rezultatów takiego samego działania, a zatem że posiada cechę nowości, której stopień nie ma znaczenia”.

Warto również sięgnąć do Objaśnień podatkowych z 15 lipca 2019 r. dotyczących preferencyjnego opodatkowania dochodów pochodzących z prawa własności intelektualnej, tj. IP Box. Przedmiotowe objaśnienia dotyczą innej ulgi podatkowej, jednakże definicja działalności badawczo-rozwojowej jest wspólna zarówna dla ulgi IP Box, jak i dla ulgi na działalność badawczo-rozwojową, która została przewidziana w art. 26e ust. 1 UPDOF.

Jak wskazano w Objaśnieniach podatkowych, za działalność twórczą uznaje się działalność, której rezultat:

• jest odpowiednio ustalony, przez co może odbyć się w dowolnej formie;
• ma charakter indywidualny, w związku z tym nie jest wynikiem wyłącznie mechanicznych działań, ale kreatywnych procesów myślowych oraz
• ma charakter oryginalny tzn. stanowi nowy twór, przy czym oryginalność należy rozpatrywać retrospektywnie (tzn. rezultat pracy nie jest twórczy, w sytuacji, w które istnieje identyczne, uprzednio stworzone już dzieło).

Ponadto, zostało wskazane, że: „na potrzeby działalności badawczo-rozwojowej, w stopniu minimalnym, wystarczające jest działanie twórcze na skalę przedsiębiorstwa, tzn. przedsiębiorca we własnym zakresie (w ramach prowadzonych prac badawczo- rozwojowych) opracowuje nowe lub ulepszone produkty, procesy, usługi, nawet jeżeli podobne rozwiązanie zostało już opracowane przez inny podmiot. Zatem, twórczość działalności badawczo-rozwojowej może przejawiać się opracowywaniem nowych koncepcji, narzędzi, rozwiązań niewystępujących dotychczas w praktyce gospodarczej podatnika lub na tyle innowacyjnych, że w znacznym stopniu odróżniają się od rozwiązań już funkcjonujących u podatnika”.

W pkt. 26 wyżej przywołanych Objaśnień podatkowych Minister Finansów wprost odniósł się do możliwości zastosowania na potrzeby kwalifikacji działalności badawczo-rozwojowej Podręcznika Frascati 2015 Zalecenia dotyczące pozyskiwania i prezentowania danych z zakresu działalności badawczej i rozwojowej: „Podręcznik Frascati może jednak, mając na uwadze ww. rozróżnienie, być przydatnym źródłem wiedzy dla podatników dla ustalania określonych kwestii zasadnych dla stosowania preferencji IP Box, w tym dla wyszukiwania przykładów działań znamiennych zarówno dla działalności badawczo-rozwojowej zgodnej z polskim prawem, jak i dla działalności badawczo-rozwojowej zgodnej z definicją z Podręcznika Frascati”.

Mając na uwadze powyższe, w Podręczniku Frascati 2015 twórcze podejście zostało zdefiniowane jako „opracowanie nowych zastosowań dla istniejącej wiedzy naukowej lub nowych zastosowań dla dostępnych technik lub technologii (pierwiastek twórczy)” (pkt. 2.22).

W świetle powyższego działalność Wnioskodawca ... ma charakter twórczy, gdyż polega na opracowaniu nowych zastosowań dla istniejącej wiedzy pracowników w zakresie technik i technologii produkcji. Na twórczy charakter realizowanych w Spółce prac składa się projektowanie unikalnych maszyn produkcyjnych, w szczególności:

•opracowanie całościowej koncepcji wytworzenia maszyny;

•opracowanie nowych metod produkcyjnych lub wprowadzania nowych rozwiązań technicznych na rynek,

•tworzenie dokumentacji projektowej (dobór materiałów i odpowiednich parametrów dla każdej maszyny),

•tworzenie unikalnego systemu programowania sterowników tworzonych maszyn.

Działalność ta ma na celu projektowanie i konstruowanie nowych maszyn o charakterze indywidualnym i niepowtarzalnym. Każdy realizowany projekt odpowiada dokładnym wymaganiom klienta wywodzącym się z profilu działalności prowadzonej przez niego.

Biorąc pod uwagę powyższe, należy uznać, że projekty realizowane przez Wnioskodawcę mają charakter twórczy.

Działalność systematyczna:

Analogicznie do analizy pojęcia „twórczy”, znaczenie pojęcia „systematyczny” również nie zostało określone w przepisach. Zgodnie z słownikiem języka polskiego pojęcie „systematyczny” oznacza „robiący coś regularnie i starannie”; w odniesieniu do procesu: „zachodzący stale od dłuższego czasu”; natomiast pod względem działań „prowadzony w sposób uporządkowany, według pewnego systemu”; a jego efekty są: „planowane i metodyczne”.

Analiza pojęcia „systematyczny” przeprowadzona została również przez organ podatkowy. W interpretacji indywidualnej z dnia 05.02.2024 r. o sygnaturze 0111-KDIB1- 3.4010.754.2023.2.ZK, zaznaczono iż: „najbardziej właściwą definicją systematyczności w omawianym zakresie jest definicja obejmująca prowadzenie działalności w sposób uporządkowany, według pewnego systemu. Zatem, słowo systematycznie odnosi się również do działalności prowadzonej w sposób metodyczny, zaplanowany i uporządkowany. To oznacza, że działalność badawczo-rozwojowa jest prowadzona systematycznie niezależnie od tego, czy podatnik stale prowadzi prace badawczo-rozwojowe, czy tylko od czasu do czasu, a nawet incydentalnie, co wynika z charakteru prowadzonej przez niego działalności oraz potrzeb rynku, klientów, sytuacji mikro i makroekonomicznej. Z powyższego wynika, że spełnienie kryterium „systematyczności” danej działalności nie jest uzależnione od ciągłości tej działalności, w tym od określonego czasu przez jaki działalność taka ma być prowadzona ani też od istnienia planu co do prowadzenia przez podatnika podobnej działalności w przyszłości. Wystarczające jest, aby podatnik zaplanował i przeprowadził chociażby jeden projekt badawczo-rozwojowy, przyjmując dla niego określone cele do osiągnięcia, harmonogram i zasoby. Taka działalność może być uznana za działalność systematyczną, tj. prowadzoną w sposób metodyczny, zaplanowany i uporządkowany”.

Odnosząc powyższe do działalności Wnioskodawcy należy wskazać, że również ta cecha została spełniona. Prace w zakresie projektowania i konstrukcji maszyn są i będą w przyszłości prowadzone w sposób metodyczny, zaplanowany, zorganizowany, ciągły i uporządkowany według ustalonych procedur. Proces realizacji projektu każdorazowo jest szczegółowo zaplanowany i udokumentowany, a tym samym działalność Wnioskodawca ... podejmowana jest w sposób systematyczny.

Celem działalności jest zwiększenie zasobów wiedzy oraz wykorzystanie zasobów wiedzy do tworzenia nowych zastosowań:

Przepisy UPDOF nie określają kryteriów uznania działania za zwiększające zasoby wiedzy oraz ich wykorzystania. W Podręczniku Frascati 2015 wskazuje się, że cechą działalności B+R jest także nowatorskość, którą Frascati 2015 identyfikuje jako ukierunkowanie na nowe odkrycia, przy czym idzie tutaj o nowatorskość odnoszoną dla danego przedsiębiorstwa, z wyłączeniem działań podejmowanych w celu kopiowania, naśladowania lub realizowania tzw. inżynierii wstecznej jako środka zdobywania wiedzy, ponieważ wiedza ta nie ma charakteru nowatorskiego. Co ważne, powyższe nie oznacza, że projekt B+R musi zakończyć się powodzeniem, bowiem w Podręczniku Frascati 2015 wprost wskazano, że jedną z cech działalności badawczo-rozwojowej jest niepewność co do ostatecznego wyniku - zatem działalność tą cechuje m.in. nieprzewidywalność . Dlatego też tak istotne jest prowadzenie działalności B+R w sposób systematyczny.

W świetle konstrukcji definicji badawczo-rozwojowej należy uznać, że „zwiększenie zasobów wiedzy” odnosi się przede wszystkim do prowadzenia badań naukowych, natomiast „wykorzystanie już istniejącej lub zwiększonej wiedzy do tworzenia nowych zastosowań” dotyczy przede wszystkim prac rozwojowych. Innymi słowy, działalność badawczo-rozwojowa to zespół działań podejmowanych w kierunku tworzenia, w tym badań naukowych (nakierowanych na nową wiedzę i umiejętności) oraz prac rozwojowych (nakierowanych na wykorzystanie dostępnej wiedzy i umiejętności) w celu zwiększenia zasobów wiedzy do tworzenia nowych, zmienionych lub usprawnionych produktów, procesów lub usług (również w formie nowych technologii).

Definicja działalności badawczo-rozwojowej wymaga, aby działania jakie podejmuje podatnik poprzez badania naukowe zwiększały zasoby wiedzy, natomiast w efekcie prac rozwojowych wystarczy, by podatnik zdobył i wykorzystał aktualnie dostępną wiedzę i umiejętności w celu planowania produkcji oraz projektowania i tworzenia nowych, zmienionych czy usprawnionych produktów, procesów lub usług.

W związku z tym, że ustawodawca dla potrzeb ulgi B+R, nie zdefiniował sformułowania „zwiększenia zasobów wiedzy”, nie jest jasne czy zasoby wiedzy odnoszą się do wiedzy ogólnej, wiedzy pracowników, wiedzy w przedsiębiorstwie, czy też wiedzy w danej dziedzinie przemysłowej lub naukowej. Nie ma zatem przeszkód, aby przyjąć, że sformułowanie „zwiększenie zasobów wiedzy” odnosi się wyłącznie do wiedzy danego przedsiębiorstwa, gdyż ustawodawca nie przewidział minimalnego progu skalowalności zwiększenia zasobów wiedzy. Istotny jest element celowościowy w postaci zwiększenia zasobów wiedzy oraz wykorzystania jej do tworzenia nowych zastosowań, niezależnie od tego czy zastosowania te obejmują wyłącznie jedno przedsiębiorstwo czy też całe państwo, kontynent lub świat. Jasne jest jednak, że im większa będzie skalowalność wykorzystania zwiększonych zasobów wiedzy, tym większy będzie potencjał dochodowości w tym zakresie, co stanowi jeden z głównych determinantów prowadzenia przez podatników działalności badawczo-rozwojowej”.

W nawiązaniu do przytoczonego objaśnienia, Wnioskodawca pragnie zwrócić uwagę organu na fakt, że z opisu stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego wynika, że realizowane projekty są nakierowane na wykorzystanie dostępnych zasobów wiedzy pracowników Wnioskodawca do tworzenia nowych rozwiązań technicznych i wypracowania nowej wiedzy. Odbywa się to w wyniku łączenia wiedzy i doświadczenia pracowników przedsiębiorstwa z dziedziny inżynierii i automatyki. W wyniku opisanych przez Wnioskodawcę prac powstaje nowa wiedza techniczna w postaci nowego unikalnego dla przedsiębiorstwa procesu produkcyjnego.

Przekładając powyższe na analizowaną cechę działalności badawczo-rozwojowej, należy stwierdzić, że działalność Wnioskodawca ... wypełnia cel zwiększenia zasobów wiedzy oraz wykorzystanie jej do tworzenia nowych zastosowań w realizowanych projektach, które są nakierowane na wykorzystanie dostępnych zasobów wiedzy pracowników do tworzenia nowych produktów.

Działalność polega na nabywaniu, łączeniu, kształtowaniu i wykorzystywaniu dostępnej aktualnie wiedzy i umiejętności do planowania produkcji oraz projektowania i tworzenia zmienionych, ulepszonych lub nowych produktów, procesów lub usług, z wyłączeniem działalności obejmującej rutynowe i okresowe zmiany wprowadzane do nich, nawet jeżeli takie zmiany mają charakter ulepszeń:

Ministerstwo finansów w pkt. 45 Objaśnień podatkowych zaznacza, iż : „W związku z tym, że ustawodawca dla potrzeb preferencji IP Box, czy też ulgi B+R, nie zdefiniował sformułowania „zwiększenia zasobów wiedzy”, nie jest jasne czy zasoby wiedzy odnoszą się do wiedzy ogólnej, wiedzy pracowników, wiedzy w przedsiębiorstwie, czy też wiedzy w danej dziedzinie przemysłowej lub naukowej. Nie ma zatem przeszkód, aby przyjąć, że sformułowanie „zwiększenie zasobów wiedzy” odnosi się wyłącznie do wiedzy danego przedsiębiorstwa, gdyż ustawodawca nie przewidział minimalnego progu skalowalności zwiększenia zasobów wiedzy. Istotny jest element celowościowy w postaci zwiększenia zasobów wiedzy oraz wykorzystania jej do tworzenia nowych zastosowań, niezależnie od tego czy zastosowania te obejmują wyłącznie jedno przedsiębiorstwo czy też całe państwo, kontynent lub świat. Jasne jest jednak, że im większa będzie skalowalność wykorzystania zwiększonych zasobów wiedzy, tym większy będzie potencjał dochodowości w tym zakresie, co stanowi jeden z głównych determinantów prowadzenia przez podatników działalności badawczo-rozwojowej”.

Podręcznik Frascati 2015 opisuje tę cechę działalności badawczo-rozwojowej w sposób następujący: „Ponieważ celem B+R jest zwiększenie istniejących zasobów wiedzy, wyniki nie mogą pozostać niewyartykułowane (tj. nie mogą pozostać wyłącznie w umysłach badaczy), ponieważ istnieje ryzyko utraty zarówno tych wyników, jak i wiedzy z nimi związanej. Kodyfikacja wiedzy i jej upowszechnianie to element zwyczajowej praktyki stosowanej na uczelniach i w instytutach badawczych, aczkolwiek mogą istnieć ograniczenia w odniesieniu do wiedzy powstałej w wyniku prac wykonywanych w ramach umowy lub w ramach wspólnego przedsięwzięcia. W otoczeniu biznesowym wyniki są chronione tajemnicą handlową lub za pomocą innych środków ochrony własności intelektualnej, jednak oczekuje się, że proces i wyniki zostaną zapisane do wykorzystania przez innych badaczy w ramach tego samego przedsiębiorstwa” (pkt. 2.20).

Z opisu działalności Wnioskodawcy ... wynika, że przebieg i wyniki prac w ramach każdego projektu są w sposób szczegółowy dokumentowane oraz możliwe do odtworzenia. Przejawem powyższego jest kompleksowa dokumentacja techniczna, na którą składają się m.in. rysunki techniczne, schematy elektryczne, oprogramowanie, instrukcje obsługi.

Ponadto, Wnioskodawca zaznacza, iż jej działalność w zakresie realizacji projektów nie ma na celu wprowadzania jedynie rutynowych czy okresowych zmian do wcześniej opracowanych rozwiązań, lecz zmierza do opracowywania nowych zindywidualizowanych nowatorskich rozwiązań. Proces opracowania nowego wyrobu kończy się na etapie zatwierdzenia opracowanej przez Wnioskodawca technologii produkcyjnej i zakończenia prac konstrukcyjnych.

Tym samym działalność prowadzona przez Wnioskodawcę wyczerpuje znamiona określone w art. 5a pkt 40 UPDOF, czyli w ramach prowadzonych projektów i produkcji działalność ta obejmuje nabywanie, łączenie, kształtowanie i wykorzystywanie dostępnej aktualnie wiedzy i umiejętności, w tym w zakresie narzędzi informatycznych lub oprogramowania, do planowania produkcji oraz projektowania i tworzenia zmienionych, ulepszonych lub nowych produktów, procesów lub usług, z wyłączeniem działalności obejmującej rutynowe i okresowe zmiany wprowadzane do nich, nawet jeżeli takie zmiany mają charakter ulepszeń.

Możliwość uznania porównywalnej działalności za działalność badawczo-rozwojową, została potwierdzona w licznych interpretacjach indywidualnych, m.in.:

• Przedmiotem przeważającej działalności Firmy składającej wniosek o interpretację jest projektowanie i budowa maszyn oraz świadczenie usług w zakresie montażu i konstruowania maszyn. Ponadto, w ramach działalności realizuje indywidualne projekty odpowiadające na wyspecjalizowane potrzeby klientów. Należy wskazać, że Firma prowadzi prace, które można rozdzielić i przyporządkować do dwóch kategorii:

1)projekty w zakresie tworzenia maszyn i urządzeń od podstaw, na podstawie samodzielnie opracowanych koncepcji, spełniających wymagania klienta

2)projekty polegające na modernizacji wcześniej zaprojektowanych przez Firmę lub inne podmioty maszyn w przypadku których następuje przeprojektowanie procesu działania maszyny/urządzenia i wymiana elementów kluczowych.

Dyrektor KIS w interpretacji z dnia 23 stycznia 2024 r. (znak: 0112-KDIL2-2.4011.774.2023.2.IM), uznał, iż: prace polegające na projektowaniu i produkcji maszyn podejmowane w sposób przedstawiony w opisie sprawy stanowią działalność badawczo-rozwojową w rozumieniu art. 5a pkt 38 i pkt 40 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

• Interpretacja indywidualna z dnia 8 lutego 2024 r. (znak: 0111-KDIB1-3.4010.754.2023.2.ZK). Z opisu sprawy wynika, że przedmiotem działalności podmiotu składającego wniosek, jest produkcja oraz sprzedaż maszyn wykorzystywanych w procesach produkcyjnych. Produkty budowane są w oparciu o najnowsze dostępne technologie bazując na stale poszerzanej wiedzy, co umożliwia dowolne modyfikacje w zależności od potrzeb użytkownika – w przypadku konstrukcji modułowych jest możliwe wstawienie nowych modułów co pozwala na dodawanie nowych funkcjonalności. Podmiot ten stale opracowuje nowe rozwiązania zgodnie z aktualnymi, globalnymi trendami . Wszystkie rozwiązania są w całości projektowane i produkowane przez w ramach działalności, włącznie z oprogramowaniem sterującym pracą maszyny. Dyrektor KIS uznał, iż: „Zgodnie z opisem stanu faktycznego oraz powołanymi wyżej przepisami, stanowisko Wnioskodawcy w zakresie ustalenia, czy w przedstawiona w stanie faktycznym działalność Wnioskodawcy w zakresie rozwoju nowych maszyn do (...) spełnia definicję działalności badawczo-rozwojowej, o której mowa w art. 4a pkt 26 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych, jest prawidłowe”.

Reasumując powyższe, działalność Wnioskodawcy w zakresie projektowania i konstrukcji maszyn o przeznaczeniu przemysłowym stanowi działalność badawczo-rozwojową, o której mowa w prawie podatkowym art. 5a pkt 38 UPDOF (co zostało potwierdzone w opinii X) a Wnioskodawca jest uprawniony do skorzystania z ulgi, o której mowa w art. 26e ust. 1 UPDOF.

Ad 2

Koszty materiałów i surowców

Zgodnie z art. 26e ust. 2 pkt 2 UPDOF kosztami kwalifikowanymi są koszty nabycia materiałów i surowców bezpośrednio związanych z prowadzoną działalnością badawczo-rozwojową. Przepis ten pozwala na zaliczenie do kosztów kwalifikowanych, kosztów wszelkich surowców, materiałów niezbędnych do realizacji prac rozwojowych. Zatem, gdy wykorzystanie tych surowców, materiałów i podzespołów jest niezbędne do realizacji projektu, należy uznać, że zachodzi bezpośredni związek danych surowców i materiałów z działalnością o charakterze badawczo-rozwojowym. Takie stanowisko zostało potwierdzone m.in. przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji z 16 stycznia 2024 r. (znak: 0112-KDIL2-2.4011.774.2023.2.IM).

Jeżeli chodzi o pojęcie „materiały” należy odwołać się do interpretacji tego pojęcia funkcjonującej na gruncie przepisów ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości. W świetle art. 3 ust. 1 pkt 19 tej ustawy: materiały to składniki majątku zużywane na własne potrzeby.

Powyższy pogląd znajduje również potwierdzenie w doktrynie, gdzie podkreśla się, że materiały to: „składniki majątku inicjujące realizację całego cyklu operacyjnego, które jednostka nabywa w celu ich całkowitego zużycia na własne potrzeby, tym m.in. na potrzeby wytwarzania produktów, świadczenia usług czy realizacji działalności ogólno-administracyjnej. Do materiałów zaliczyć można także pewne składniki majątkowe wytwarzane przez jednostkę we własnym zakresie (zazwyczaj w ramach działalności pomocniczej), a także różnego rodzaju odzyski, posiadające wartość użytkową, a pochodzące np. z likwidowanych środków trwałych, inwentarz żywy przeznaczony do uboju, części zamienne, półfabrykaty obcej produkcji, paliwa, opakowania itp.” (Zob. Walińska Ewa (red.), Bek-Gaik Bogusława, Bojanowski Witold, Czajor Agnieszka, Czajor Przemysław, Gad Jacek, Idzikowska Gabriela, Janicka Anna, Jurewicz Anna, Kalinowski Jacek, Kuczyńska Iga, Mariański Adam, Michalak Marcin, Turzyński Mikołaj, Walińska Anna, Wencel Agnieszka, Wiatr Michał, Ustawa o rachunkowości. Komentarz, Wolters Kluwer, 2016).

Jeżeli chodzi o pojęcie „surowce”, w związku z brakiem definicji niniejszego pojęcia na gruncie przepisów podatkowych, dla celów ustalania zakresu zastosowania ulgi należy posłużyć się znaczeniem pojęcia „surowce” funkcjonującym na gruncie języka powszechnego, gdzie „surowce” to „materiały naturalne pochodzenia zwierzęcego, roślinnego lub mineralnego, służące do wytwarzania jakichś produktów lub energii”.

Wnioskodawca w opisie stanu faktycznego zaznaczył, że szczegółowy opis materiałów i surowców wykorzystywanych w konkretnych projektach jest ujęty w indywidualnej dla każdego projektu dokumentacji. Jest on w stanie co do zasady precyzyjnie wskazać koszty materiałów i surowców wykorzystywanych w poszczególnych projektach.

Zatem, Wnioskodawca stoi na stanowisku, że w przypadku materiałów i podzespołów użytych w procesie projektowania nowego procesu produkcyjnego istnieje bezpośredni związek z działalnością badawczo-rozwojową, w związku z tym koszty ich stanowią dla Wnioskodawcy koszty kwalifikowane, o których mowa w art. 26e ust. 2 pkt 2 UPDOF ponoszone w związku z działalnością o charakterze badawczo-rozwojowym.

Ad 3

Koszty wynagrodzeń

Podatnik uzyskujący przychody inne niż przychody z zysków kapitałowych odlicza od podstawy obliczenia podatku, ustalonej zgodnie z art. 26 UPDOF koszty uzyskania przychodów poniesione na działalność badawczo-rozwojową, zwane dalej „kosztami kwalifikowanymi”. Kwota odliczenia nie może w roku podatkowym przekraczać kwoty dochodu uzyskanego przez podatnika z przychodów innych niż przychody z zysków kapitałowych.

Zgodnie z art. 26e ust. 2 pkt 1 UPDOF, za koszty kwalifikowane uznaje się poniesione w danym miesiącu należności z tytułów, o których mowa w art. 12 ust. 1 UPDOF, oraz sfinansowane przez płatnika składki z tytułu tych należności określone w ustawie z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, w takiej części, w jakiej czas przeznaczony na realizację działalności badawczo-rozwojowej pozostaje w ogólnym czasie pracy pracownika w danym miesiącu.

Należności z tytułów, o których mowa w art. 12 ust. 1 UPDOF, obejmują „wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych”.

Zauważyć należy, że wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, dodatki, nagrody zostały wymienione wprost w art. 12 ust. 1 UPDOF, jako przychody ze stosunku pracy, a zatem mieszczą się w katalogu kosztów kwalifikowanych, o których mowa w art. 26e ust. 2 pkt 1 UPDOF.

W związku z powyższym, koszty uzyskania przychodu w postaci wynagrodzeń, premii, dodatków, dodatkowych świadczeń na rzecz pracowników oraz składek, określonych w ustawie z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, stanowią koszty kwalifikowane w rozumieniu art. 26e ust. 2 pkt 1 UPDOF w tej części, w jakiej czas przeznaczony przez poszczególnych pracowników zatrudnionego przez Wnioskodawcę na realizację działalności badawczo-rozwojowej pozostaje w ogólnym czasie pracy danego pracownika w danym miesiącu.

Mając na uwadze powyższe Wnioskodawca uważa, iż koszty wszystkich pracowników wymienionych w stanie faktycznym stanowią koszty kwalifikowane w rozumieniu art. 26e ust. 2 pkt 1 UPDOF, gdyż z opisu stanu faktycznego wynika, że zarówno pracownicy produkcyjni, projektanci jak i konstruktorzy biorą bezpośredni udział w realizacji prac projektowych, które cechują sią niepewnością badawczą i technologiczną. Wskazani pracownicy wykonują wyłącznie prace twórcze, gdyż do ich zakresu obowiązków należą jedynie prace mające na celu stworzenie nowej maszyny. Ponadto proces realizacji projektów jest złożony i każdorazowo przebiega przez etapy: związane ze współpracą z klientem, tworzeniem koncepcji, projektu, budowy maszyny, przeprowadzeniem testów oraz instalacją. Ze względu na powyższe, każdorazowo w sytuacji prowadzenia prac o charakterze badawczo-rozwojowym wiedza i doświadczenie wszystkich pracowników zaangażowanych do projektów badawczo- rozwojowych przyczyniają się do powstania nowych maszyn. Ponadto wykonywane przez wszystkich wymienionych w opisie stanu faktycznego pracowników czynności przyczyniają się do wyeliminowania niepewności badawczej i technologicznej w zakresie osiągnięcia zamierzonych parametrów.

Zaprezentowane przez Wnioskodawcę stanowisko zostało potwierdzone m.in. w następujących interpretacjach:

• interpretacji z dnia 16 stycznia 2024 r. (znak: 0112-KDIL2-2.4011.774.2023.2.IM), w której Dyrektor KIS uznał, za prawidłowy sposób kalkulacja kosztów kwalifikowanych kształtujący się w następujący sposób: „według indywidualnej oceny udziału pracownika (100% wynagrodzenia konstruktorów i automatyków); konstruktorzy i automatycy wykonują wyłącznie prace twórcze mające na celu stworzenie nowej wartości dodanej; ponieważ pracownicy ci mają stały zakres zadań, dokonała Pani stałego określenia części etatu, który dotyczy wprost realizacji prac o charakterze rozwojowym; […] Zatem koszty wynagrodzeń pracowników, premie (uznaniowa, świąteczna), dodatki (funkcyjny, stanowiskowy), koszty dodatkowych świadczeń na rzecz pracowników, m.in. ubezpieczenia zdrowotne, ubezpieczenia grupowe na życie i uczestnictwo w programie oszczędności emerytalnych PPE oraz składki na ubezpieczenia społeczne od tych wynagrodzeń finansowane przez Panią mogą być uznane za koszty kwalifikowane podlegające odliczeniu w ramach ulgi badawczo-rozwojowej w takiej części, w jakiej czas przeznaczony na realizację działalności badawczo-rozwojowej pozostaje w ogólnym czasie pracy pracownika w danym miesiącu”.
• interpretacji z dnia 20 lipca 2023 r. (znak: 0111-KDIB1-3.4010.250.2023.2.ZK) Dyrektor KIS zaznaczył, iż: „przepisy podatkowe dają możliwość uznania za koszty kwalifikowane należności z tytułu wynagrodzeń pracownika, który realizuje wskazany cel, tj. wykonuje prace badawczo-rozwojowe. Istotne jest aby pracownik faktycznie wykonywał zadania będące realizacją prac badawczo-rozwojowych, wówczas wynagrodzenie takiego pracownika oraz koszty świadczeń poniesionych na jego rzecz będą mogły stanowić dla Wnioskodawcy koszt kwalifikowany w całości”.

Biorąc pod uwagę powyższe, ponoszone przez Wnioskodawcę w stanie faktycznym i zdarzeniu przyszłym wydatki na wypłatę wynagrodzeń pracowników zaangażowanych do projektów rozwojowych stanowią dla Wnioskodawcy koszty kwalifikowane w rozumieniu art. art. 26e ust. 2 pkt 1 UPDOF i mogą zostać odliczone od podstawy opodatkowania, ustalonej zgodnie z art. 26 ww. ustawy w wymiarze wartości adekwatnym do proporcji czasu poświęconego na działalność opisaną we wniosku względem ogólnej działalności przedsiębiorstwa. Proporcja ustalona zostanie na podstawie ewidencji czasu pracy opisanej w powyżej przedstawionym stanie faktycznym.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawił Pan we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 26e ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych   (t. j. Dz. U z 2025 r. poz. 163 ze zm.):

Przepis ten normuje tzw. ulgę badawczo-rozwojową (ulgę B+R). Jest ona szczególnym instrumentem, którego celem jest zachęcanie podatników prowadzących działalność gospodarczą do podejmowania działań o charakterze badawczo-rozwojowym. Ma to wpływać na innowacyjność oferowanych przez nich produktów, usług lub procesów realizowanych w ich przedsiębiorstwach. W dalszej perspektywie ulga badawczo-rozwojowa ma służyć wzrostowi nowoczesności, innowacyjności i konkurencyjności gospodarki.

Mechanizm ulgi sprowadza się do możliwości odliczenia od podstawy obliczenia podatku  określonej wartości wskazanych rodzajowo kosztów uzyskania przychodów dotyczących działalności badawczo-rozwojowej (kosztów kwalifikowanych). Mając na względzie wysokie koszty działań o charakterze badawczo-rozwojowym, ustawodawca zdecydował o możliwości „dwukrotnego” uwzględnienia wartości tych kosztów w rachunku podatkowym podatnika – raz jako kosztów uzyskania przychodów i ponownie jako odliczenia od podstawy obliczenia podatku.   

Pojęcie działalności gospodarczej

W odniesieniu do pierwszej z ww. przesłanek wskazuję, że zgodnie z art. 5a pkt 6 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Stosownie natomiast do art. 5b ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Pojęcie działalności badawczo-rozwojowej

Definicje ustawowe

Zgodnie z art. 5a pkt 38 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Stosownie do art. 5a pkt 39 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Pracami rozwojowymi, o których mowa w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych, są natomiast – zgodnie z art. 5a pkt 40 tej ustawy – prace rozwojowe w rozumieniu art. 4 ust. 3 ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce, czyli:

Łącząc te elementy, można stwierdzić, że działalnością badawczo-rozwojową jest działalność twórcza obejmująca:

·badania podstawowe w rozumieniu art. 4 ust. 2 pkt 1 ustawy – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce, a więc prace empiryczne lub teoretyczne mające przede wszystkim na celu zdobywanie nowej wiedzy o podstawach zjawisk i obserwowalnych faktów bez nastawienia na bezpośrednie zastosowanie komercyjne; lub

·badania aplikacyjne w rozumieniu art. 4 ust. 2 pkt 2 ustawy – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce, czyli prace mające na celu zdobycie nowej wiedzy oraz umiejętności, nastawione na opracowywanie nowych produktów, procesów lub usług lub wprowadzanie do nich znaczących ulepszeń; lub

·prace rozwojowe w rozumieniu art. 4 ust. 3 ustawy – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce, czyli działalność obejmująca nabywanie, łączenie, kształtowanie i wykorzystywanie dostępnej aktualnie wiedzy i umiejętności, w tym w zakresie narzędzi informatycznych lub oprogramowania, do planowania produkcji oraz projektowania i tworzenia zmienionych, ulepszonych lub nowych produktów, procesów lub usług, z wyłączeniem działalności obejmującej rutynowe i okresowe zmiany wprowadzane do nich, nawet jeżeli takie zmiany mają charakter ulepszeń,

-podejmowana w sposób systematyczny w celu zwiększenia zasobów wiedzy oraz wykorzystania zasobów wiedzy do tworzenia nowych zastosowań.

Twórczy charakter działalności badawczo-rozwojowej

Działalność badawczo-rozwojowa musi być działalnością twórczą. Twórczy to „mający na celu tworzenie”. Synonimy pojęcia twórczy (pomysł, praca) to „konstruktywny, kreatywny, kreacyjny, kreatorski, koncepcyjny”. Należy przy tym zwrócić uwagę na różnicę znaczeniową pojęcia „tworzyć” – określające czynność, której istotą jest element kreacyjny, i „wytwarzać”, czyli „zrobić, wyprodukować coś”. Wytwarzanie także prowadzi do powstania rzeczy lub praw, ale nie ma w sobie indywidualnego elementu kreacyjnego – jest to proces wymagający wiedzy i umiejętności, ale nie prowadzi do powstania efektów niepowtarzalnych.

Badania podstawowe

Działalność badawczo-rozwojowa może obejmować badania podstawowe w rozumieniu Prawa o szkolnictwie wyższym i nauce, a więc:

• prace empiryczne – czyli prace doświadczalne; lub
• prace teoretyczne – czyli oparte na teorii naukowej, a nie na doświadczeniu;

-mające przede wszystkim na celu zdobywanie nowej wiedzy o podstawach zjawisk i obserwowalnych faktów bez nastawienia na bezpośrednie zastosowanie komercyjne.

Co istotne, aby prowadzone przez podmiot działania miały status badań podstawowych w rozumieniu ustawy – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce muszą być prowadzone z zachowaniem odpowiednich standardów.

Nie każde przeprowadzone doświadczenie jest badaniem podstawowym. Prace empiryczne muszą być prowadzone w odpowiednich warunkach (w odpowiednim środowisku), w oparciu o określoną metodę działań. Powinny być przeprowadzone w odpowiedniej próbie, uwzględniać stopień powtarzalność wyników. Prace te powinny być odpowiednio zarejestrowane lub opisane. Szczegółowe standardy prowadzenia prac empirycznych są uzależnione od przedmiotu badania.

Podobnie, nie każde rozważania prowadzone w oparciu o teorie naukowe będą miały status prac teoretycznych w rozumieniu ustawy – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce. Prace teoretyczne w rozumieniu tej ustawy także muszą spełniać określone standardy, w tym dotyczące metodologii badan naukowych, komparatystyki, zasad wnioskowania. 

Badania aplikacyjne

Działalność badawczo-rozwojowa może również obejmować badania aplikacyjne w rozumieniu ustawy – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce, czyli prace mające na celu zdobycie nowej wiedzy oraz umiejętności, nastawione na opracowywanie nowych produktów, procesów lub usług lub wprowadzanie do nich znaczących ulepszeń.

Aplikacja to m.in. „zastosowanie czegoś w praktyce”. Przedmiotem badań aplikacyjnych jest więc pozyskanie nowej wiedzy i umiejętności (opartych na wiedzy i doświadczeniu) dla potrzeb praktyki produkcyjnej lub usługowej w określonym zakresie. Podmiot podejmujący prace aplikacyjne – mając wiedzę o określonych produktach, procesach lub usługach (ich cechach, wadach) – podejmuje działalność badawczą, której celem jest zdobycie nowej wiedzy i umiejętności po to, aby:

·opracować nowe produkty, procesy lub usługi lub

·wprowadzić znaczące ulepszenia do istniejących produktów, procesów lub usług.

„Nowy”, to „niedawno zrobiony, nabyty lub właśnie powstały, założony”, „taki, który zajął miejsce poprzedniego”, „spotykany po raz pierwszy, dopiero co poznany lub będący od niedawna w jakimś środowisku”, „od niedawna istniejący, właśnie wynaleziony”.

Celem prac aplikacyjnych jest zdobycie nowej wiedzy oraz umiejętności – czyli takiej wiedzy i takich umiejętności, których podmiot prowadzący prace (pomimo bycia specjalistą w danej dziedzinie) wcześniej nie posiadał.

Nowym produktem, procesem lub usługą może być:

·produkt, proces lub usługa, które nie istniały wcześniej, czyli takie, które zostały opracowane po raz pierwszy w wyniku badan aplikacyjnych;

·produkt, proces lub usługi, które istniały już jako rodzaj produktu, procesu lub usługi, ale w wyniku badań aplikacyjnych opracowano ich nową koncepcję.

Ulepszenie natomiast to „to, co usprawniło funkcjonowanie czegoś”. Ulepszać to „zmienić coś tak, żeby stało się bardziej użyteczne lub funkcjonalne”. Celem prac aplikacyjnych dotyczących istniejących produktów, procesów lub usług nie są jakiekolwiek ulepszenia, ale ulepszenia znaczące – czyli mające duże znaczenie, dużą wagę, istotne z punktu widzenia funkcji i dotychczasowych cech ulepszanych produktów, procesów lub usług. Jednocześnie jednak skala zmian wprowadzonych do produktu, procesu lub usługi nie powoduje, że mówimy o nowym produkcie, procesie lub usłudze, ale o produkcie, procesie lub usłudze znacząco ulepszonych.

Analogicznie jak w przypadku badań podstawowych, także badania aplikacyjne muszą być prowadzone z zachowaniem odpowiednich standardów.

Prace rozwojowe

Pojęcie działalności badawczo-rozwojowej obejmuje również prace rozwojowe w rozumieniu ustawy – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce.

Prace rozwojowe polegają na nabywaniu, łączeniu, kształtowaniu i wykorzystywaniu dostępnej aktualnie wiedzy, tj. obejmują:

·nabycia dostępnej aktualnie wiedzy i umiejętności;

·łączenia dostępnej aktualnie wiedzy i umiejętności;

·kształtowania dostępnej aktualnie wiedzy i umiejętności;

·wykorzystania dostępnej aktualnie wiedzy i umiejętności.

Prace rozwojowe bazują zatem na dostępnej wiedzy – w zależności od celów, jakie przyjęto dla prowadzenia prac, będzie to wiedza z określonej dziedziny lub dziedzin. Prace te obejmują kolejno:

·nabycie wiedzy i umiejętności, czyli pozyskanie wiedzy/umiejętności, zapoznanie się z wiedzą, zrozumienie jej;

·łączenie wiedzy i umiejętności, czyli znalezienie takich zależności pomiędzy wiedzą z różnych zakresów, dziedzin lub wiedzą wynikającą z różnych badań naukowych oraz pomiędzy umiejętnościami, które są istotne z punktu widzenia postawionych celów badań rozwojowych;

·kształtowanie wiedzy i umiejętności, czyli takie „ułożenie” efektów nabywania i łączenia wiedzy i umiejętności lub takie sformułowanie wniosków płynących z tych procesów, aby można je było wykorzystać dla realizacji postawionych celów prac rozwojowych;

·wykorzystanie wiedzy i umiejętności, czyli ich użycie, posłużenie się nimi dla osiągnięcia celów prac rozwojowych.

Co istotne, całość ww. czynności służy:

·planowaniu produkcji oraz

·projektowaniu i tworzeniu zmienionych, ulepszonych lub nowych produktów, procesów lub usług.

Chodzi przy tym o konkretne produkty, konkretne procesy lub konkretne usługi albo konkretne rodzaje produktów, procesów lub usług. Podmiot prowadzący prace rozwojowe organizuje je z uwzględnieniem specyfiki konkretnych produktów, procesów lub usług – od niej zależą potrzeby prowadzenia prac rozwojowych i ich zakres. 

Jednocześnie ustawodawca wyłączył z definicji prac rozwojowych działalność obejmującą rutynowe i okresowe zmiany wprowadzane do produktów, procesów lub usług, nawet jeżeli takie zmiany mają charakter ulepszeń. O tym, jakie zmiany do produktów, procesów lub usług mają charakter rutynowy (wykonywany często i niemal automatycznie) i okresowy (powtarzający się, występujący co pewien czas), będzie każdorazowo decydował charakter konkretnych produktów, procesów, bądź usług.

Systematyczność i cele działalności badawczo-rozwojowej

Działalność badawczo-rozwojowa jest podejmowana:

·w sposób systematyczny,

·w celu zwiększenia zasobów wiedzy oraz wykorzystania zasobów wiedzy do tworzenia nowych zastosowań.

Pojęcie „systematyczny” – w odniesieniu do procesów oznacza „zachodzący stale od dłuższego czasu”; w odniesieniu do działań oznacza „prowadzony w sposób uporządkowany, według pewnego systemu; planowy, metodyczny”.

Z uwagi na charakter działań, jakie obejmuje działalność badawczo-rozwojowa, pojęcia systematyczności tych działań nie należy ograniczać wyłącznie do ich zwykłego organizacyjnego uporządkowania i częstotliwości podejmowanych czynności. Znaczenie pojęcia „systematyczności” będzie także wynikową przedmiotu prowadzonych działań (badań naukowych lub prac rozwojowych) – musi uwzględniać specyfikę podejmowanych badań lub prac.

Celem działalności badawczo-rozwojowej jest: zwiększenie zasobów wiedzy oraz wykorzystanie zasobów wiedzy do tworzenia nowych zastosowań.

Punktem wyjściowym dla działalności badawczo-rozwojowej jest więc posiadanie pewnego poziomu (określonych zasobów) wiedzy w konkretnym temacie. Aby stwierdzić, czy podjęte działania prowadzą do zwiększenia poziomu wiedzy oraz służą wykorzystywaniu zasobów wiedzy do tworzenia nowych zastosowań, koniecznym jest określenie poziomu wiedzy „wyjściowej” i „wyjściowego” stanu wykorzystywania zasobów wiedzy, „wyjściowego” stanu jej zastosowań. Bez takiego nakreślenia „punktu wyjścia” dla działalności  badawczo-rozwojowej nie da się nakreślić celów podejmowanych działań.

Należy uwzględnić zatem, że głównym zadaniem dla zarządzającego projektem badawczo-rozwojowym jest zlokalizowanie i zidentyfikowanie zasobów wiedzy przed rozpoczęciem działań projektowych; zasobów w ujęciu funkcjonalnym i celowościowym, czyli podlegającym zwiększeniu oraz możliwym i właściwym do wykorzystania zwiększonej wiedzy do nowych zastosowań. Lokalizacja i identyfikacja wiedzy obejmują szereg działań, w tym określenie stanu wiedzy, miejsca, sposobu jej wykorzystania oraz selekcji pod względem przydatności do realizacji celu projektu (zobacz: 3.2.1.3 Objaśnienia w zakresie IP BOX – Zwiększenie zasobów wiedzy oraz wykorzystania jej do tworzenia nowych zastosowań”).

Istotnym jest więc między innymi to:

·jakimi zasobami wiedzy podatnik dysponował przed rozpoczęciem realizacji projektu badawczo-rozwojowego;

·jaki rodzaj wiedzy podlegał następnie selekcji, wykorzystaniu i rozwijaniu pod względem przydatności do realizacji tego projektu.

Opis Pana działalności

Pana przedsiębiorstwo działa w branży automatyki i robotyki przemysłowej od 2007 r. (wniosek dotyczy lat 2019 – 2024, aczkolwiek analogiczna działalność jest prowadzona i będzie prowadzona przez cały okres działania Firmy). Jednym z obszarów Pana działalności jest działalność projektowa, w jego obrębie prowadzone są prace nad projektowaniem i konstruowaniem maszyn, urządzeń i linii produkcyjnych dla wielu gałęzi przemysłowych z obszaru transportu międzyoperacyjnego i końcowego z wykorzystaniem różnego rodzaju podajników i transporterów (dalej jako: „Projekt”). W szczególności przedsiębiorstwo koncentruje się na tworzeniu zautomatyzowanych systemów przenośnikowych oraz integracji różnorodnych technologii transportowych dostosowanych do potrzeb zakładów przemysłowych. Działania te obejmują również montaż, kompletowanie i pakowanie z uwzględnieniem zagadnień przygotowania opakowań, a także paletyzację z wykorzystaniem robotów i portali z minimum trzema osiami oraz końcowe zabezpieczanie palet, w szczególności poprzez owijanie folią. Firma realizuje indywidualne projekty odpowiadające wyspecjalizowanym potrzebom klientów. Wszystkie opracowywane rozwiązania są dostosowywane pod względem wymagań dotyczących obsługiwanych detali, parametrów wydajnościowych i jakościowych, charakterystyki obszarów roboczych oraz bezpieczeństwa pracy. Projektowane i budowane maszyny nie mają takich samych (identycznych) odpowiedników w dotychczasowej Pana działalności ze względu na indywidualne wymagania określone dla każdej z maszyn. Dla pracowników Firmy realizacja projektów każdorazowo wymaga indywidualnego, nowatorskiego podejścia, związanego z wymaganiami określonymi w Projekcie. Działalność taka prowadzi do powstania nowych nierealizowanych we wcześniejszych projektach rozwiązań, choć do opracowywania ich wykorzystywana jest wiedza i doświadczenie pracowników. Wymienione prace w ramach projektów realizowane są przez wykwalifikowaną kadrę inżynierską i techniczną, która jest niezbędna do osiągania założonych rezultatów. W ramach Projektów powstają specjalistyczne w pełni zindywidualizowane maszyny (m.in.: zrobotyzowane stanowiska paletyzacji, paletyzatory, automatyczne urządzenia podająco-odbiorcze oraz zautomatyzowane linie transportu wewnętrznego, maszyny pakujące, zaawansowane systemy z obszaru intralogistyki). Urządzenia te wyposażone są w dedykowane rozwiązania techniczne opracowane ściśle według potrzeb konkretnego zamawiającego. Opracowywane maszyny nie są przeznaczone do produkcji seryjnej, lecz stanowią każdorazowo rozwiązanie unikalne. Proces realizacji projektu, ma charakter planowy i systematyczny. Prace Projektowe każdorazowo zmierzają do poszukiwania nowych zastosowań dla wiedzy i doświadczenia pracowników z uwzględnieniem celów i założeń podanych przez Klienta. Każdy z Projektów posiada cechę indywidualności i jest wynikiem zastosowania wiedzy pracowników zdobytej w trakcie tworzenia poprzednich rozwiązań (rozwój przez naukę). Proces realizacji Projektu, mimo że jest zaplanowany od strony organizacyjnej, cechuje się wysokim stopniem niepewności. W każdym z ww. etapów prac projektowych pracownicy na bieżąco rozwiązują problemy, spotykają się z trudnościami i problemami technicznymi, co wymaga twórczego i kreatywnego myślenia. W wyniku realizacji prac projektowych pracownicy Wnioskodawca rozwijają specjalistyczną wiedzę oraz umiejętności, które są wykorzystywane przy kolejnych projektach. Przykładowo zdobywają rozwijają umiejętności opracowywania i stosowania niestandardowych rozwiązań, takich jak tłumacze protokołów bazujące na sterownikach PLC. Działalność Pana Firmy nie ma na celu wprowadzania jedynie rutynowych czy okresowych zmian do wcześniej opracowanych rozwiązań, lecz zmierza do opracowywania nowych i innowacyjnych rozwiązań, które przyczyniają się również do rozwoju i zwiększenia innowacyjności branży. Pracownicy Wnioskodawca systematycznie poszerzają swoją wiedzę i dzielą się zdobytym doświadczeniem. Działalność nastawiona na innowacyjność prowadzona jest w zasadzie od początku działania Przedsiębiorstwa.

Możliwość skorzystania przez Pana z ulgi badawczo-rozwojowej

Jak wynika z art. 26e ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, z omawianej ulgi może skorzystać podatnik, który spełnia łącznie następujące warunki:

1)uzyskuje przychody ze źródła określonego w art. 10 ust. 1 pkt 3 tej ustawy, tj. z pozarolniczej działalności gospodarczej;

2)prowadzi działalność badawczo-rozwojową;

3)ponosi na działalność badawczo-rozwojową koszty uzyskania przychodów określone jako „koszty kwalifikowane”.

Zgodnie z art. 26e ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, za koszty kwalifikowane uznaje się m.in.:

Przepis art. 26e ust. 4 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych stanowi:

Stosownie do art. 26e ust. 5 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Zgodnie natomiast z art. 26e ust. 6 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Natomiast zgodnie z art. 26e ust. 7 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Zgodnie natomiast z art. 26e ust. 8 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Trzeba też pamiętać, że stosowanie do art. 24a ust. 1b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Zatem, dodatkowym warunkiem dla prawa odliczenia w zeznaniu podatkowym kosztów kwalifikowanych poniesionych w danym roku podatkowym jest wyodrębnienie tych kosztów w ewidencji, o której mowa w art. 24a ust. 1b ustawy. Podatnicy prowadzący działalność badawczo-rozwojową, którzy zamierzają skorzystać z omawianej preferencji podatkowej, są więc zobowiązani w prowadzonej księdze albo w prowadzonych księgach rachunkowych wyodrębnić koszty działalności badawczo-rozwojowej.

Niemniej, z opisu Pana sprawy wynika, koszty działalności badawczo-rozwojowej w momencie składania korekty deklaracji są/będą wyodrębnione zgodnie z art. 24a ust. 1b UPDOF (w zakresie okresów, których dotyczy wniosek).

Na podstawie wskazanych wyżej przepisów stwierdzam, że aby podatnikowi podatku dochodowego od osób fizycznych przysługiwało prawo odliczenia w zeznaniu podatkowym kosztów kwalifikowanych poniesionych w danym roku podatkowym, powinny być łącznie spełnione następujące warunki:

·Podatnik poniósł koszty na działalność badawczo-rozwojową;

·Koszty na działalność badawczo-rozwojową stanowiły dla podatnika koszty uzyskania przychodów w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych;

·Koszty na działalność badawczo-rozwojową mieszczą się w zamkniętym katalogu kosztów kwalifikowanych określonym przepisami art. 26e ust. 2-3 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych;

·Jeżeli w roku podatkowym podatnik prowadził działalność na terenie specjalnej strefy ekonomicznej na podstawie zezwolenia/decyzji o wsparciu, prawo do odliczenia przysługuje jedynie w odniesieniu do kosztów kwalifikowanych, które nie są przez podatnika uwzględniane w kalkulacji dochodu zwolnionego z podatku na podstawie zezwolenia/decyzji o wsparciu;

·W ewidencji, o której mowa w art. 24a ust. 1b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, podatnik wyodrębnił w sposób prawidłowy koszty działalności badawczo-rozwojowej;

·Podatnik wykazał w zeznaniu podatkowym koszty kwalifikowane podlegające odliczeniu;

·Kwota odliczonych kosztów kwalifikowanych nie przekroczyła limitów określonych w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych;

·Koszty kwalifikowane nie zostały zwrócone podatnikowi w jakiejkolwiek formie lub nie zostały odliczone od podstawy obliczenia podatku.

Z wniosku wynika, że:

• wniosek dotyczy lat 2019 – 2024, analogiczna działalność jest prowadzona i będzie prowadzona przez cały okres działania Firmy,

• w ramach prowadzonej działalności prowadzi Pan prace nad projektowaniem i konstruowaniem maszyn, urządzeń i linii produkcyjnych dla wielu gałęzi przemysłowych z obszaru transportu międzyoperacyjnego i końcowego z wykorzystaniem różnego rodzaju podajników i transporterów, stanowiące działalność badawczo-rozwojową,
• Poniósł Pan koszty na działalność badawczo-rozwojową.
• Koszty, które poniósł Pan na realizację prac mających stanowić działalność badawczo-rozwojową mieściły się w zamkniętym katalogu kosztów kwalifikowanych określonym przepisami art. 26e ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
• Koszty, które mają podlegać odliczeniu w ramach ulgi na działalność badawczo-rozwojową, były zaliczane, w myśl przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych do kosztów uzyskania przychodów w prowadzanej przez Pana działalności gospodarczej.
• Koszty, które mają podlegać odliczeniu w ramach ulgi na działalność badawczo-rozwojową nie zostały Panu zwrócone w jakiejkolwiek formie i nie zostały odliczone przez Pana od podstawy obliczenia podatku (na innej podstawie niż w ramach ulgi B+R).
• Nie prowadzi Pan działalności gospodarczej na terenie specjalnej strefy ekonomicznej.

Koszty nabycia materiałów i surowców jako koszty kwalifikowane

Kwestia dotycząca możliwości zaliczenia kosztów nabycia materiałów i surowców do kosztów kwalifikowanych została uregulowana w art. 26e ust. 2 pkt 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, zgodnie z którym:

W odniesieniu do kosztów materiałów zużytych podczas prac badawczo-rozwojowych zwracam uwagę, że w art. 26e ust. 2 pkt 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych ustawodawca posługuje się pojęciem „materiały”, które nie zostało zdefiniowane w przepisach ustawy o podatku dochodowym od fizycznych, stanowiąc przy tym, że w podstawie obliczania ulgi uwzględnione mogą być wyłącznie materiały związane bezpośrednio z prowadzoną przez podatnika działalnością badawczo-rozwojową.

W zakresie interpretacji pojęcia „materiały” należy odwołać się do interpretacji tego pojęcia funkcjonującej na gruncie przepisów ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t. j. Dz. U. z 2019 r., poz. 351 ze zm.).

W świetle art. 3 ust. 1 pkt 19 ustawy o rachunkowości:

Pogląd ten znajduje również potwierdzenie w doktrynie, gdzie podkreśla się, że materiały to składniki majątku inicjujące realizację całego cyklu operacyjnego, które jednostka nabywa w celu ich całkowitego zużycia na własne potrzeby, w tym m.in. na potrzeby wytwarzania produktów, świadczenia usług czy realizacji działalności ogólnoadministracyjnej.

Konstrukcja art. 26e ust. 2 pkt 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, w związku z poczynionymi powyżej uwagami, pozwala na zaliczenie do kosztów kwalifikowanych kosztów wszelkich materiałów, których definicję słownikową przytoczono powyżej, stanowiących koszty uzyskania przychodów, niezbędnych w prowadzonej działalności badawczo-rozwojowej, jeżeli bez takich elementów niemożliwe będzie jej prowadzenie. Innymi słowy – kosztami kwalifikowanymi są wydatki na materiały, bez których niemożliwe jest nie tylko prowadzenie samych badań, wdrażania różnych procesów w ramach działalności badawczo-rozwojowej, ale również, bez których niemożliwe byłoby wprowadzenie i wykorzystanie odpowiednich narzędzi i oprzyrządowania dla prowadzenia działalności badawczo-rozwojowej.

Wynagrodzenia pracowników zatrudnionych na umowę o pracę oraz umowę o dzieło jako koszty kwalifikowane

Kwestia dotycząca możliwości zaliczenia wynagrodzeń pracowników (tj. osób zatrudnionych na umowy o pracę) do kosztów kwalifikowanych została uregulowana w cytowanym na wstępie art. 26e ust. 2 pkt 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, natomiast kwestia dotycząca możliwości zaliczenia wynagrodzeń osób zatrudnionych na podstawie umowy o dzieło do kosztów kwalifikowanych została uregulowana w  cytowanym powyżej art. 26e ust. 2 pkt 1a ww. ustawy.

Zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Stosownie do art. 13 ust. 1 pkt 8 lit. a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Zgodnie z dyspozycją zawartą w ww. regulacjach należności ze stosunku pracy oraz z działalności wykonywanej osobiście wraz ze składkami na ubezpieczenie społeczne w części finansowanej przez płatnika tych składek mogą być uznane za koszty kwalifikowane tylko w takiej części, w jakiej:

• czas przeznaczony na realizację działalności badawczo-rozwojowej pozostaje w ogólnym czasie pracy pracownika w danym miesiącu – w przypadku pracowników;
• czas przeznaczony na wykonanie usługi w zakresie działalności badawczo-rozwojowej pozostaje w całości czasu przeznaczonego na wykonanie usługi na podstawie umowy o dzieło w danym miesiącu – w przypadku osób zatrudnionych na podstawie umowy o dzieło.

Przez „ogólny czas pracy pracownika w danym miesiącu” należy rozumieć wyłącznie czas faktycznie przepracowany. Zwracam uwagę, że pojęcie czasu pracy przeznaczonego na realizację działalności badawczo-rozwojowej, o którym mowa w art. 26e ust. 2 pkt 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, odnosi się do czasu faktycznie poświęconego na tę działalność. Jednocześnie odliczeniu, co do zasady, podlegają wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe oraz dodatki i nagrody wraz ze sfinansowanymi przez płatnika składkami od tych należności określonymi w ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych.

Powyższe rozumienie przepisu prowadzi do sytuacji, w której każdy składnik wynagrodzenia pracownika, uzyskującego należności z tego tytułu musi być przeanalizowany pod kątem tego, czy może być uznany za koszt kwalifikowany.

Istotne jest, aby pracownicy (tj. osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę) lub osoby zatrudnione na podstawie umowy cywilnoprawnej (tj. umowy o dzieło) faktycznie wykonywali zadania będące realizacją prac badawczo-rozwojowych. Nie wystarczy zatem, że umowa o pracę bądź inny dokument, czy też umowa cywilnoprawna potwierdza, że w zakresie kompetencji osoby zatrudnionej znajduje się wykonywanie czynności stanowiących realizację działalności badawczo-rozwojowej, osoba ta musi też faktycznie uczestniczyć w tych pracach. Tylko wówczas ich wynagrodzenia obejmujące ww. koszty pracownicze będą mogły stanowić dla Państwa koszt kwalifikowany.

W sytuacji, gdy pracownicy/osoby zatrudnione na podstawie umowy cywilnoprawnej wykonują obowiązki nie tylko związane z działalnością badawczo-rozwojową, zasadne jest wyodrębnienie (wyłączenie z ulgi badawczo-rozwojowej) tej części wynagrodzeń wypłaconych pracownikom/osobom zatrudnionym na podstawie umowy cywilnoprawnej, a także składek od tych przychodów, określonych w ustawie z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, która nie jest związana z realizacją działalności badawczo-rozwojowej.

Należy podkreślić, że ustawodawca nie narzucił przedsiębiorcom formy takiego podziału/wyodrębnienia. Wybór sposobu udokumentowania tych wydatków pozostawiony został podatnikom, którzy prowadzą działalność badawczo-rozwojową. Można zatem przyjąć, że podatnik korzystający z ulgi - dla celów dowodowych - winien prowadzić ewidencję czasu pracy poświęconego przez pracowników/osoby zatrudnione na podstawie umowy cywilnoprawnej na działalność badawczo-rozwojową.

Wynagrodzenia z tytułu umowy o dzieło, będą mogły stanowić koszty kwalifikowane w takiej części, w jakiej czas przeznaczony na wykonanie usługi w zakresie działalności badawczo-rozwojowej pozostanie w całości czasu przeznaczonego na wykonanie usługi na podstawie umowy o dzieło w danym miesiącu.

Podsumowanie

Prowadzona przez Pana działalność, w ramach której zajmuje się Pan pracami nad projektowaniem i konstruowaniem maszyn, urządzeń i linii produkcyjnych dla wielu gałęzi przemysłowych z obszaru transportu międzyoperacyjnego i końcowego z wykorzystaniem różnego rodzaju podajników i transporterów, o którym mowa we wniosku stanowi działalność badawczo-rozwojową w rozumieniu art. 5a pkt 38-40 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, a w konsekwencji przysługuje Panu prawo do skorzystania z odliczenia w ramach tzw. ulgi badawczo-rozwojowej, o której mowa w art. 26e omawianej ustawy.

Wydatki ponoszone przez Pana na nabycie materiałów i surowców bezpośrednio związanych z prowadzoną przez Pana działalnością badawczo-rozwojową można uznać koszty kwalifikowane w rozumieniu art. 26e ust. 1 w zw. z ust. 2 pkt 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych w celu skorzystania z ulgi badawczo-rozwojowej.

Ponadto, ponoszone przez Pana wydatki z tytułu wskazanych wynagrodzeń dla osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę oraz umowy o dzieło mogą w oparciu o treść  art. 26e ust. 2 pkt 1 oraz pkt 1a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych mogą stanowić koszty kwalifikowane w stosownej proporcji/części wskazanej w ww. regulacjach.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego, które Pan przedstawił i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Zaznaczam, że niniejszą interpretację wydałem w oparciu o opis okoliczności faktycznych przedstawionych we wniosku. Rolą postępowania w sprawie wydania indywidualnej interpretacji przepisów podatkowych nie jest ustalanie stanu faktycznego (zdarzenia przyszłego), stanowi to bowiem domenę ewentualnego postępowania podatkowego. To na podatniku ciąży obowiązek udowodnienia w toku tego postępowania okoliczności faktycznych, z których wywodzi on dla siebie korzystne skutki prawne.

Nie prowadzę postępowania dowodowego, ograniczam się do analizy okoliczności podanych we wniosku. W stosunku do tych okoliczności wyrażam swoje stanowisko, które zawsze musi być jednak ustosunkowaniem się do poglądu (stanowiska) prezentowanego w danej sprawie przez Wnioskodawcę. Jeżeli w toku ewentualnego postępowania kontrolnego organ uzna, że zdarzenie opisane we wniosku różni się od zdarzenia występującego w rzeczywistości, wówczas wydana interpretacja nie będzie Pana chroniła.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Pana sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego i zastosuje się Pan do interpretacji.

·Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

·Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Ma Pan prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego.

Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

·w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.