Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowna Pani,

stwierdzam, że Pani stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

7 lipca 2025 r. wpłynął Pani wniosek z 3 lipca 2025 r. o wydanie interpretacji indywidualnej. Uzupełniła go Pani pismem z 4 sierpnia 2025 r. (wpływ 11 sierpnia 2025 r.) – w odpowiedzi na wezwanie. Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

Jest Pani wspólnikiem (…) spółka cywilna, której jednym z przedmiotów działalności jest sprzedaż (…). W przyszłości zamierza Pani zawierać umowy o współpracę z instruktorami (…). W czasie trwania umowy instruktorkom przysługiwać będzie rabat firmowy na zakupy dokonywane w sklepie internetowym (…). W zamian za udzielone rabaty instruktorki zobowiązane będą do stawiennictwa na określonych eventach, spotkaniach, pokazach organizowanych przez (…) s.c.

Koszty związane z dojazdem i noclegami instruktorki w związku z udziałem w wyżej wskazanych wydarzeniach (w związku ze świadczeniem usług na rzecz Zleceniodawcy) mogą być rozliczane w jednym z dwóch wariantów ustalonych indywidualnie przed realizacją zlecenia:

Wariant 1  – rozliczenie przez instruktora

Instruktorka pokrywa koszty transportu (przejazd własnym środkiem transportu lub komunikacją zbiorową) oraz noclegu, a następnie wystawia Zleceniodawcy fakturę VAT wraz z załączonymi rachunkami imiennymi lub fakturami potwierdzającymi poniesione wydatki. Zwrot kosztów za przejazd własnym pojazdem obliczony jest według stawki za kilometr wynikający z przepisów prawa, podając dokładną trasę i liczbę kilometrów.

Wariant 2 – rozliczenie przez Zleceniodawcę

1.Zleceniodawca dokonuje rezerwacji noclegu na własny rachunek, korzystając za swoich zniżek i umów partnerskich z hotelami. Instruktor nie ponosi wówczas kosztów noclegu.

2.W przypadku dojazdu własnym pojazdem lub innym środkiem transportu publicznego instruktor zobowiązany jest do pobrania faktury VAT wystawionej na dane (…) s.c. Faktura może być opłacona przez instruktorów z własnych środków, a następnie przesłana do Zleceniodawcy. (…) s.c. dokona wówczas zwrotu poniesionych kosztów przelewem na wskazany rachunek bankowy instruktora na podstawie przedstawionej faktury.

Dodatkowo podczas organizowanych wydarzeń (…) s.c. oferować będzie ze swojej strony poczęstunek oraz pokrywać opłatę za prelegenta, co będzie stanowiło koszt podatkowy.

Uzupełnienie

Jaka jest/będzie forma opodatkowania Pani działalności gospodarczej, w okresie którego dotyczy wniosek?

Działalność gospodarcza, z której dochody uzyskuje moja mocodawczym jako wspólnik spółki cywilnej (…) s.c., opodatkowana jest podatkiem liniowym.

Jaki jest/będzie związek ponoszonych bądź zwracanych przez Panią wydatków, o których mowa we wniosku, z uzyskiwanymi przez Panią, w okresie, którego ma dotyczyć wniosek, przychodami lub ich zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów?

Wydatki, o których mowa we wniosku – tj. koszty dojazdu i noclegu instruktorek, poczęstunek oraz wynagrodzenia prelegentów – są ponoszone w związku z organizacją wydarzeń (szkoleń, pokazów, spotkań branżowych), których celem jest promocja marki (…), pozyskiwanie klientów, rozwój relacji biznesowych oraz podnoszenie kwalifikacji zawodowych pracowników i współpracowników. Koszty te pozostają w bezpośrednim związku z uzyskiwanymi przychodami z działalności gospodarczej oraz ich zachowaniem i zabezpieczeniem, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym.

Czego będą dotyczyły eventy, spotkania oraz pokazy organizowane przez (…) s.c.?

Tematyka eventów, spotkań i pokazów organizowanych przez (…) s.c.: wydarzenia organizowane przez (…) s.c. mają charakter promocyjno-szkoleniowy.

Dotyczą m.in. prezentacji produktów do (…), przedstawienia trendów w branży (…), szkoleń z zakresu obsługi klienta, marketingu oraz technik (…).

Jakie tematy będą poruszane przez prelegentów na eventach, spotkaniach, pokazach, o których mowa we wniosku; czy będą one związane z działalnością spółki cywilnej (…)?

Tematy prelekcji i ich związek z działalnością spółki: Prelegenci zapraszani do udziału w wydarzeniach poruszają tematy bezpośrednio związane z działalnością gospodarczą spółki, w tym: zastosowanie produktów oferowanych przez (…), innowacje w (…), rozwój zawodowy (…), marketing usług (…) oraz skuteczne prowadzenie działalności w branży (…). Przedstawiana tematyka służy wspieraniu działalności gospodarczej spółki.

Pytanie w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych

Czy wskazane wydatki, tj. koszty dojazdu i noclegu instruktorek oraz poczęstunek i opłaty za prelegentów uznać można za koszty podatkowe (…) s.c.?

Pani stanowisko w sprawie

Wydatki ponoszone przez spółkę (…) s.c. na organizację wydarzeń – w tym koszty dojazdu i noclegu Instruktorek, catering, napoje oraz wynagrodzenia prelegentów – stanowią koszty uzyskania przychodów w rozumieniu art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Są to wydatki celowe, racjonalnie uzasadnione gospodarczo, ponoszone w celu osiągnięcia, zabezpieczenia lub zachowania przychodów z działalności gospodarczej.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawiła Pani we wniosku, jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 163 ze zm.):

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie zawiera wykazu wydatków, który przesądzałby o ich zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów, dlatego przyjmuje się, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalnie uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów.

W takim ujęciu kosztami tymi są zarówno koszty pozostające w bezpośrednim związku z uzyskanymi przychodami, jak i pozostające w związku pośrednim, jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu uzyskania przychodów (w tym dla zagwarantowania funkcjonowania źródła przychodów), nawet wówczas, gdyby z obiektywnych powodów przychód nie został osiągnięty.

Jednak, aby dany wydatek mógł zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, podatnik musi wykazać jego związek z prowadzoną działalnością oraz to, że jego poniesienie miało lub mogło mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów. Ustawodawca wiąże bowiem koszty uzyskania przychodów z celem ich poniesienia, jakim jest osiągnięcie przychodów, ewentualnie zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów.

Podkreślam, że o tym co jest celowe i potrzebne w prowadzonej działalności, decyduje podmiot prowadzący działalność gospodarczą, a nie organ podatkowy. Na podatniku spoczywa obowiązek wykazania związku poniesionych kosztów nie tyle co z działalnością gospodarczą, ale przede wszystkim okoliczności, że ich poniesienie ma wpływ na wysokość osiągniętych przychodów, zwłaszcza w sytuacji wystąpienia sporu w tej kwestii.

W złożonej rzeczywistości życia gospodarczego istnieje obiektywna i zasadnicza trudność w precyzyjnym wyznaczeniu linii rozgraniczającej poszczególne przejawy aktywności gospodarczej, wykazywanej przez przedsiębiorców. Chodzi tu o ich podstawową działalność (produkcję, handel, usługi) i towarzyszące tej działalności przedsięwzięcia o charakterze marketingowym, promocyjnym, reklamowym, reprezentacyjnym – dotyczące sprzedaży towarów i usług oraz relacji z aktualnymi i potencjalnymi kontrahentami.

Zatem kosztem uzyskania przychodów nie są wszystkie wydatki, ale tylko takie, które nie są wymienione w art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych i których poniesienie pozostaje w związku przyczynowo-skutkowym z uzyskaniem (zwiększeniem) przychodów z danego źródła bądź też zachowaniem lub zabezpieczeniem źródła przychodów. Jednak ciężar wykazania owego związku spoczywa na podatniku, który wywodzi z tego określone skutki prawne.

Aby zatem wydatek mógł być uznany za koszt uzyskania przychodów, winien, w myśl powołanego na wstępie przepisu, spełniać łącznie następujące warunki:

·pozostawać w związku przyczynowo-skutkowym z przychodami lub źródłem przychodów i być poniesiony w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów,

·nie znajdować się na liście wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów, enumeratywnie wymienionych w art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych,

·być właściwie udokumentowany.

Dokonując powyższej kwalifikacji, należy mieć również na uwadze negatywny katalog kosztów zawarty w art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

W myśl przepisu art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Ustawodawca nie zdefiniował pojęcia reprezentacji, reklamy oraz promocji, zatem przy wykładni powyższych pojęć należy odnieść się do ich wykładni językowej.

Reprezentacja odnosi się do dobrego reprezentowania firmy. W konsekwencji, o reprezentacji należy mówić w odniesieniu do całokształtu działań mających na celu stworzenie i utrwalenie jak najkorzystniejszego wizerunku firmy na zewnątrz, to jest w relacji z kontrahentami (ich przedstawicielami), gośćmi i potencjalnymi klientami.

Właściwy wizerunek to taki, który może sprawić, że kształtowany dzięki reprezentacji „obraz przedsiębiorcy” przełoży się na nabywanie jego produktów lub usług. Świadome kształtowanie więc właściwego wizerunku przez przedsiębiorcę ma na celu stworzenie o nim takiego wyobrażenia, które spowoduje pozytywne postrzeganie tegoż przedsiębiorcy przez osoby zewnętrzne, które z kolei będzie zachętą do podjęcia rozmów, współpracy, zakupów jego produktów czy usług.

Reprezentacja dotyczy działań zmierzających do kształtowania, rozpowszechniania wizerunku podatnika jako podmiotu gospodarczego, natomiast reklama dotyczy działań zmierzających do kształtowania, rozpowszechniania wizerunku nie samego podatnika, lecz jego produktów (towarów i usług). Podnosi się także, że reklama polega na przedstawianiu towarów i usług oraz nakłanianiu do ich nabycia w sposób bezpośredni, natomiast reprezentacja pośrednio promuje podmiot gospodarczy przez stworzenie dobrego wizerunku firmy (J. Marciniuk, Podatek dochodowy od osób prawnych, rok 2007, Komentarz, Wyd. C.H. Beck, Warszawa 2007, teza 438 do art. 16, s. 568).

Z kolei reklama to działania podmiotu gospodarczego kształtującego popyt na dane towary, usługi lub markę przez poszerzenie wiedzy o nich, zachwalanie, mające na celu skłonienie jak największej liczby potencjalnych klientów do zakupu towarów lub usług tego podmiotu gospodarczego.

Pojęcie „reklamy” należy rozumieć jako wszelkie celowe działania podatnika mające na celu rozpowszechnienie wiedzy o oferowanych przez niego produktach lub usługach, działania, których celem jest kształtowanie popytu przez poszerzenie wiedzy przyszłych nabywców o towarach bądź usługach, ich cechach i przeznaczeniu, w celu zachęcenia do nabywania towarów bądź usług od tego właśnie, a nie innego podmiotu gospodarczego (B. Brzeziński, M. Kalinowski, Podatek dochodowy od osób prawnych, Komentarz, Warszawa 1997, s. 159; zob. też wyrok NSA z dnia 10 listopada 1999 r., sygn. akt I SA/Lu 1030/98, Lex nr 46935).

Istotne zatem jest rozróżnienie między nakładami ukierunkowanymi na reprezentowanie firmy oraz budowanie jej prestiżu (reprezentacja) a wydatkami mającymi na celu zachęcanie potencjalnych klientów do nawiązania bądź utrzymania kontaktów z przedsiębiorcą oraz nabywania towarów lub usług danej firmy (reklama). Ocena charakteru wydatku możliwa jest na podstawie całokształtu działalności prowadzonej przez podatnika. Ocena ta powinna być dokonywana każdorazowo przez podatnika, który, prowadząc działalność gospodarczą, może najlepiej dokonać właściwej kwalifikacji danego wydatku pod kątem funkcji, jaką będzie spełniać w firmie.

Jednocześnie podkreślam, że nie każdy wydatek, choćby jego poniesienie – z punktu widzenia podatnika – posiadało racjonalne i ekonomiczne uzasadnienie, może stanowić koszt uzyskania przychodów w działalności gospodarczej. Prowadząc działalność gospodarczą, podatnik ponosi szereg wydatków, zarówno takich, których poniesienie w sposób bezpośredni związane jest z działaniami firmy (np. zakup towarów i usług mających na celu zabezpieczenie podstawowej działalności), jak również i takich, których cechy – po przedstawieniu odpowiedniej argumentacji – uzasadniałyby ich związek z potencjalnym uzyskaniem przychodów, utrzymaniem źródła przychodów bądź jego zabezpieczeniem.

Jak wskazano w wyroku NSA z 16 października 2012 r., sygn. akt II FSK 430/11 oraz wyroku NSA z 17 stycznia 2017 r. sygn. akt II FSK 3813/14, wydatek należy oceniać, mając na uwadze racjonalność określonego działania dla osiągnięcia przychodów. Poniesienie wydatku musi zatem być powiązane z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą, ukierunkowaną na uzyskanie przychodów. Kosztowa kwalifikacja konkretnego wydatku u konkretnego podatnika musi więc uwzględniać charakter i profil prowadzonej działalności gospodarczej oraz ekonomiczną racjonalność poniesionego wydatku.

(patrz wyrok NSA z 8 sierpnia 2017 r. sygn. II FSK 1859/15).

Ponieważ jest Pani wspólnikiem spółki cywilnej, przytoczę także art. 8 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

W myśl art. 8 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Stosownie do art. 8 ust. 2 pkt 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Z przedstawionego we wniosku opisu sprawy wynika, że jest Pani wspólnikiem spółki cywilnej (dalej: Spółka), której jednym z przedmiotów działalności jest sprzedaż (…). W przyszłości zamierza Pani zawierać umowy o współpracę z instruktorami (…). W czasie trwania umowy instruktorkom przysługiwać będzie rabat firmowy na zakupy dokonywane w sklepie internetowym Spółki. W zamian za udzielone rabaty instruktorki będą zobowiązane do stawiennictwa na określonych eventach, spotkaniach, pokazach organizowanych przez Spółkę. Koszty związane z dojazdem i noclegami instruktorki w związku z udziałem w tych wydarzeniach (w związku ze świadczeniem usług na rzecz Spółki) mogą być rozliczane w jednym z dwóch wariantów ustalonych indywidualnie przed realizacją zlecenia, tj. wariant 1 – instruktorka pokrywa koszty transportu (przejazd własnym środkiem transportu lub komunikacją zbiorową) oraz noclegu, a następnie wystawia Spółce fakturę VAT wraz z załączonymi rachunkami imiennymi lub fakturami potwierdzającymi poniesione wydatki. Zwrot kosztów za przejazd własnym pojazdem jest obliczony według stawki za kilometr wynikający z przepisów prawa, podając dokładną trasę i liczbę kilometrów. W drugim wariancie Spółka dokonuje rezerwacji noclegu na własny rachunek. Instruktor nie ponosi wówczas kosztów noclegu. W przypadku dojazdu własnym pojazdem lub innym środkiem transportu publicznego instruktor zobowiązany jest do pobrania faktury VAT wystawionej na dane Spółki. Faktura może być opłacona przez instruktorów z własnych środków, a następnie przesłana do Spółki. Spółka dokona wówczas zwrotu poniesionych kosztów przelewem na wskazany rachunek bankowy instruktora na podstawie przedstawionej faktury. Dodatkowo podczas organizowanych wydarzeń Spółka oferować będzie ze swojej strony poczęstunek oraz pokrywać opłatę za prelegenta.

Pani wątpliwość dotyczy kwestii, czy wskazane wydatki, tj. koszty dojazdu i noclegu instruktorek oraz poczęstunek i opłaty za prelegentów uznać można za koszty podatkowe.

Wskazała Pani, że koszty dojazdu i noclegu instruktorek, poczęstunek oraz wynagrodzenia prelegentów są ponoszone w związku z organizacją wydarzeń (szkoleń, pokazów, spotkań branżowych), których celem jest promocja marki Spółki, pozyskiwanie klientów, rozwój relacji biznesowych oraz podnoszenie kwalifikacji zawodowych pracowników i współpracowników. Jak Pani wskazała, koszty te pozostają w bezpośrednim związku z uzyskiwanymi przychodami z działalności gospodarczej oraz ich zachowaniem i zabezpieczeniem, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym. Ponadto wyjaśniła Pani, że wydarzenia organizowane przez Spółkę mają charakter promocyjno-szkoleniowy. Dotyczą m.in. prezentacji produktów do (…), przedstawienia trendów w branży (…), szkoleń z zakresu obsługi klienta, marketingu oraz technik stylizacji. Natomiast Prelegenci zapraszani do udziału w wydarzeniach poruszają tematy bezpośrednio związane z działalnością gospodarczą Spółki, w tym: zastosowanie produktów oferowanych przez Spółkę, innowacje w (…), rozwój zawodowy (…), marketing usług (…) oraz skuteczne prowadzenie działalności w branży (…). Przedstawiana tematyka służy wspieraniu działalności gospodarczej Spółki.

Zatem wydatki poniesione na koszty dojazdu i noclegu instruktorek oraz poczęstunek i opłaty za prelegentów mogą zostać uznane za koszty podatkowe, ponieważ spełniają warunki wskazane w art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Wydatki wskazane we wniosku są ponoszone w związku z organizacją wydarzeń (szkoleń, pokazów, spotkań branżowych), których celem jest promocja marki Spółki, pozyskiwanie klientów, rozwój relacji biznesowych oraz podnoszenie kwalifikacji zawodowych pracowników i współpracowników. Wskazane przez Panią wydatki nie znajdują się w katalogu wyłączeń z kosztów uzyskania przychodów zawartych w art. 23 ust. 1 tej ustawy. Oznacza to, że przy odpowiednim udokumentowaniu ww. wydatków będą stanowić koszty uzyskania przychodów, ponieważ mają związek z prowadzoną działalnością gospodarczą i są racjonalnie uzasadnione.

Podsumowanie: wskazane przez Pana wydatki, tj. koszty dojazdu i noclegu instruktorek oraz poczęstunek i opłaty za prelegentów może Pan zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, proporcjonalnie do posiadanych udziałów w Spółce, zgodnie z art. 8 ust. 2 pkt 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Pani przedstawiła i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Ponadto wskazuję, że Pani wniosek w zakresie podatku od towarów i usług jest przedmiotem odrębnego rozstrzygnięcia.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Pani sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem zdarzenia przyszłego i zastosuje się Pani do interpretacji.

·Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

·Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Ma Pani prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

·w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.