Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowna Pani,

stwierdzam, że Pani stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób fizycznych - jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

9 czerwca 2025 r. wpłynął Pani wniosek z 6 czerwca 2025 r. o wydanie interpretacji indywidualnej w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej wydatków związanych z uczestnictwem w kursach językowych oraz zajęciach logopedycznych. Uzupełniła go Pani pismem z 6 czerwca 2025 r. (wpływ 9 czerwca 2025 r.) oraz pismem z 12 lipca 2025 r. (wpływ 12 lipca 2025 r.) – w odpowiedzi na wezwanie.

Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

Wnioskodawczyni prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, specjalizując się w kompleksowej obsłudze cudzoziemców, w szczególności w zakresie legalizacji pobytu oraz reprezentowania klientów w postępowaniach administracyjnych. W ramach działalności konieczna jest codzienna komunikacja z urzędami, instytucjami państwowymi oraz klientami - głównie w języku polskim.

Jako osoba posiadająca certyfikat znajomości języka polskiego na poziomie B1, Wnioskodawczyni zamierza:

·uczestniczyć w kursach języka polskiego w celu podniesienia kompetencji językowych;

·brać udział w zajęciach logopedycznych, mających na celu wyeliminowanie akcentu obcego oraz poprawę artykulacji.

Celem wskazanych działań jest poprawa jakości świadczonych usług, wizerunku firmy oraz skuteczności w relacjach z klientami i instytucjami.

W uzupełnieniu wniosku z 12 lipca 2025 r. Wnioskodawczyni doprecyzowała, że zgodnie z art. 3 ust. 1 oraz ust. 1a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, posiada nieograniczony obowiązek podatkowy w Polsce, a miejscem zamieszkania dla celów podatkowych jest Rzeczpospolita Polska, tutaj również znajduje się centrum Jej interesów osobistych i gospodarczych. Wnioskodawczyni posiada dwa obywatelstwa: polskie i ukraińskie. Jej językiem ojczystym jest język ukraiński.

Uczestnictwo w kursach językowych oraz zajęciach logopedycznych jest niezbędne dla dalszego prowadzenia działalności gospodarczej, której głównym zakresem jest kompleksowa obsługa cudzoziemców w postępowaniach administracyjnych oraz legalizacja pobytu w Polsce. Charakter tej działalności wymaga codziennej i płynnej komunikacji w języku polskim - zarówno w kontaktach z urzędami i instytucjami publicznymi, jak i z klientami.

Działalność w zakresie legalizacji pobytu cudzoziemców nie wymaga posiadania obowiązkowych zezwoleń, ani określonego wykształcenia, co sprawia, że konkurencja w tej branży jest bardzo duża. Podniesienie kompetencji językowych oraz poprawa artykulacji wpływają pozytywnie na jakość świadczonych usług, zwiększają ich skuteczność, a także budują profesjonalny wizerunek firmy w oczach klientów i partnerów instytucjonalnych. W związku z tym inwestycja w rozwój językowy stanowi integralny element zapewnienia ciągłości, efektywności oraz konkurencyjności prowadzonej działalności.

Wnioskodawczyni będzie wyłącznym uczestnikiem kursów językowych oraz zajęć logopedycznych, jako osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą i samodzielnie świadcząca usługi w ramach tej działalności. Wnioskodawczyni zamierza rozpocząć kursy językowe oraz zajęcia logopedyczne w najbliższym czasie. Planowany termin rozpoczęcia to wrzesień 2025 r. Będzie posiadać faktury dokumentujące poniesione wydatki, wystawione przez podmioty prowadzące kursy językowe oraz przez logopedów realizujących zajęcia logopedyczne. Wszystkie dokumenty potwierdzające poniesione koszty będą przechowywane, zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz ewidencjonowane w podatkowej księdze przychodów i rozchodów jako koszty uzyskania przychodów, ponieważ pozostają w bezpośrednim związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, a także służą jej rozwojowi.

Wydatki poniesione przez Wnioskodawczynię będą służyły osiągnięciu, zachowaniu oraz zabezpieczeniu źródła przychodów z prowadzonej działalności gospodarczej. Poprawa kompetencji językowych w języku polskim - zarówno w zakresie specjalistycznego słownictwa, jak i poprawnej artykulacji - ma bezpośredni wpływ na skuteczność reprezentowania klientów w kontaktach z instytucjami publicznymi, sprawną komunikację oraz budowanie zaufania klientów. W związku z tym zajęcia językowe są związane z potrzebami językowymi wynikającymi z pełnionej przez Wnioskodawczynię funkcji. Zajęcia te pozostają w bezpośrednim związku z charakterem prowadzonej działalności i stanowią inwestycję w jej rozwój oraz jakość świadczonych usług. Wydatki ponoszone na kursy językowe oraz zajęcia logopedyczne nie podlegają zwrotowi, ani refundacji w żadnej formie, niezależnie od okoliczności. Koszty te zostaną w pełni pokryte ze środków własnych firmy Wnioskodawczyni i nie będą współfinansowane, ani refinansowane przez inne podmioty, programy publiczne, stypendia, osoby trzecie ani inne źródła zewnętrzne. Wnioskodawczyni ponosi te koszty na własne ryzyko.

Wydatki na kursy językowe oraz zajęcia logopedyczne stanowią świadomą i celową inwestycję w rozwój prowadzonej działalności gospodarczej. Zostały zaplanowane wyłącznie w celu:

•pozyskania nowych źródeł przychodów,

•zwiększenia kompetencji własnych (jako osoby samodzielnie świadczącej usługi),

•podniesienia konkurencyjności przedsiębiorstwa na rynku.

Wnioskodawczyni wyjaśnia, że w pytaniu nr 3 chodzi o ustalenie, czy - w przypadku pokrycia kosztów kursów języka polskiego oraz zajęć logopedycznych przez przedsiębiorstwo w formie jednoosobowej działalności gospodarczej - po stronie podatnika, tj. po stronie Wnioskodawczyni, jako osoby fizycznej prowadzącej tę działalność, powstaje przychód z tytułu nieodpłatnych świadczeń. Zatem podatnikiem, którego dotyczyło to pytanie, jest Wnioskodawczyni - osoba fizyczna prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą, opodatkowaną podatkiem dochodowym od osób fizycznych.

Pytania (pytanie nr 3 ostatecznie postawione w uzupełnieniu wniosku)

1.Czy wydatki poniesione na kursy języka polskiego, których celem jest podniesienie kompetencji językowych niezbędnych w prowadzonej działalności gospodarczej, można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu?

2.Czy wydatki na zajęcia logopedyczne mające na celu poprawę wymowy i ograniczenie akcentu obcego, w sytuacji gdy ich celem jest zwiększenie efektywności komunikacji zawodowej oraz poprawa wizerunku firmy, mogą stanowić koszt uzyskania przychodu?

3.Czy w przypadku Wnioskodawczyni- osoby fizycznej prowadzącej jednoosobową działalność gospodarczą - pokrycie kosztów kursów języka polskiego oraz zajęć logopedycznych, których celem jest zwiększenie efektywności prowadzonej działalności, skutkuje powstaniem po Jej stronie przychodu z tytułu nieodpłatnych świadczeń, o którym mowa w art. 11 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. 2024 r. poz. 226 ze zm.; dalej: „ustawa PIT”)?

Pani stanowisko w sprawie

Zdaniem Wnioskodawczyni, zarówno wydatki na kursy języka polskiego, jak i na zajęcia logopedyczne spełniają przesłanki określone w art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych i mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu, ponieważ:

•zostały poniesione w celu osiągnięcia lub zabezpieczenia przychodu,

•pozostają w bezpośrednim związku z działalnością gospodarczą,

•nie mają charakteru osobistego, ani prywatnego,

•nie zostały wymienione w katalogu wydatków niestanowiących kosztów podatkowych (art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych).

Ad 1.

Wydatki na kursy języka polskiego służą zwiększeniu efektywności w kontaktach zawodowych, w szczególności z urzędami, kontrahentami oraz klientami. Ich celem jest zwiększenie przychodów poprzez lepsze wykonywanie usług, skuteczniejszą komunikację oraz reprezentowanie klientów w postępowaniach administracyjnych.

Wydatki te nie mają charakteru osobistego, ani edukacyjnego w sensie ogólnym - są ukierunkowane na rozwój kompetencji niezbędnych do sprawnego prowadzenia działalności gospodarczej, której istotnym elementem jest bieżąca współpraca z instytucjami publicznymi. Umożliwiają one zapewnienie precyzyjnej i profesjonalnej komunikacji, co bezpośrednio przekłada się na jakość świadczonych usług, wiarygodność przedsiębiorcy oraz osiągane przychody.

Ad 2.

Zajęcia logopedyczne, mające na celu eliminację akcentu i poprawę artykulacji, również pozostają w bezpośrednim związku z prowadzoną działalnością gospodarczą. Służą podniesieniu jakości kontaktów z urzędami oraz instytucjami, w imieniu klientów, i wspierają prawidłowe wykonywanie czynności zawodowych. Zajęcia te wzmacniają wizerunek firmy, jako rzetelnego i profesjonalnego partnera w sprawach legalizacyjnych, co w sposób bezpośredni wpływa na rozwój działalności, budowanie zaufania klientów oraz utrzymanie konkurencyjności na rynku usług z legalizacji.

Ad 3. (przedstawione w uzupełnieniu wniosku 12 lipca 2025 r.)

Zdaniem Wnioskodawczyni, w przedstawionej sytuacji nie dochodzi do powstania przychodu z tytułu nieodpłatnych świadczeń, o którym mowa w art. 11 ust. 1 oraz ust. 2a ustawy o PIT.

Stosownie do art. 11 ust. 2a ww. ustawy, wartość pieniężną innych nieodpłatnych świadczeń ustala się:

1)jeżeli przedmiotem świadczenia są usługi wchodzące w zakres działalności gospodarczej dokonującego świadczenia - według cen stosowanych wobec innych odbiorców;

2)jeżeli przedmiotem świadczeń są usługi zakupione - według cen zakupu;

3)jeżeli przedmiotem świadczeń jest udostępnienie lokalu lub budynku - według równowartości czynszu, jaki przysługiwałby w razie zawarcia umowy najmu tego lokalu lub budynku;

4)w pozostałych przypadkach - na podstawie cen rynkowych stosowanych przy świadczeniu usług lub udostępnianiu rzeczy lub praw tego samego rodzaju i gatunku, z uwzględnieniem w szczególności ich stanu i stopnia zużycia oraz czasu i miejsca udostępnienia.

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie definiuje pojęcia „nieodpłatne świadczenie”. Definicję tego pojęcia, wypracowało orzecznictwo m.in. Naczelny Sąd Administracyjny w uchwałach z dnia 18 listopada 2002 r. sygn. akt FPS 9/02 oraz z dnia 16 października 2006 r. sygn. akt II FPS 1/06), wyjaśnił jak należy rozumieć pojęcie „nieodpłatne świadczenie” na gruncie ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (w innym stanie faktycznym). Naczelny Sąd Administracyjny wskazał, że pojęcie to ma szerszy zakres niż w prawie cywilnym, ponieważ obejmuje wszelkie zjawiska o charakterze gospodarczym i zdarzenia prawne, których konsekwencją jest uzyskanie korzyści kosztem innego podmiotu lub te wszystkie zdarzenia prawne oraz gospodarcze w działalności osób prawnych, których następstwem jest nieodpłatne, czyli niezwiązane z kosztami lub mną formą świadczenia przysporzenie majątku tej osobie, mające wyraźny finansowy wymiar.

Pojęcie „nieodpłatnych świadczeń” było także przedmiotem analizy Trybunału Konstytucyjnego. W wyroku z dnia 8 lipca 2014 r. sygn. akt K 7/13 sąd wskazał, jakie kryteria statuują nieodpłatne świadczenie jako przychód pracownika z tytułu stosunku pracy.

Trybunał Konstytucyjny definiując pojęcie „innych nieodpłatnych świadczeń” jako przychodu, w rozumieniu art. 12 ust. 1 i art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wskazał, że za przychód pracownika mogą być uznane takie świadczenia, które:

·po pierwsze, zostały spełnione za zgodą pracownika (skorzystał z nich w pełni dobrowolnie);

·po drugie, zostały- spełnione w jego interesie (a nie w interesie pracodawcy) i przyniosły mu korzyść w postaci powiększenia aktywów lub uniknięcia wydatku, który musiałby ponieść;

·po trzecie, korzyść ta jest wymierna i przypisana indywidualnemu pracownikowi (nie jest dostępna w sposób ogólny dla wszystkich podmiotów).

Należy wskazać, że wyrok Trybunału Konstytucyjnego dotyczy co prawda świadczeń uzyskiwanych przez pracowników, jednak zawiera wskazówki interpretacyjne, jak należy rozumieć pojęcie nieodpłatnego świadczenia. Wskazówki te pozostają aktualne również w odniesieniu do osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą.

Jak wskazano powyżej, jedną z przesłanek, które warunkują powstanie przychodu z tytułu nieodpłatnego świadczenia jest zaistnienie korzyści finansowej po stronie podmiotu otrzymującego świadczenie. Może ona wystąpić w postaci powiększenia aktywów lub uniknięcia wydatku, który beneficjent świadczenia musiałby, tak czy inaczej sam ponieść. O powitaniu przychodu decyduje też okoliczność w czyim interesie świadczenie zostało poniesione.

Wnioskodawczyni, jako osoba fizyczna prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą, jest zobowiązana do wykonywania swoich obowiązków w sposób prawidłowy. W związku z faktem, że wymaga to ścisłej współpracy z instytucjami RP, wskazane jest posiadanie znajomości języka polskiego. W związku z powyższym, w celu zapewnienia płynnej i skutecznej komunikacji, przy wykonywaniu obowiązków zawodowych przez Wnioskodawczynię, niezbędna jest znajomość języka polskiego na poziomie co najmniej efektywnej biegłości użytkowej (C1). Brak takiej znajomości uniemożliwiałby należyte realizowanie zadań związanych z legalizacją pobytu cudzoziemców. Wnioskodawczyni ponosi wydatki na kursy - języka polskiego oraz zajęcia logopedyczne w celu poprawy jakości świadczonych usług, zwiększenia skuteczności w relacjach z klientami i instytucjami oraz eliminacji barier językowych w kontaktach zawodowych.

Należy zatem wskazać, że opisany stan faktyczny nie wypełnia przesłanek uznania za świadczenie nieodpłatne skutkujące powstaniem przychodu. Koszty te pozostają w bezpośrednim związku z przychodami osiąganymi z działalności gospodarczej i służą ich zabezpieczeniu, osiągnięciu i zachowaniu, co spełnia przesłanki określone w art. 22 ust. 1 ustawy o PIT dotyczące kosztów uzyskania przychodów. W szczególności nie można uznać, że świadczenia te mają charakter osobisty lub służą prywatnym celom Wnioskodawczyni. Nie skutkują one przysporzeniem majątkowym, ponieważ ich celem nie jest zaspokojenie potrzeb osobistych podatnika, lecz wyłącznie realizacja interesu gospodarczego związanego z prowadzoną działalnością.

Stanowisko to znajduje potwierdzenie, m.in. w interpretacjach indywidualnych:

• z dnia 17 października 2023 r. Nr 0114-KDIP3-2.4011.564.2023.3.JK2, w której organ uznał, że wydatki na kursy językowe mają charakter zawodowy, a nie osobisty, i nie generują przychodu z tytułu nieodpłatnych świadczeń;
• z dnia 18 lipca 2024 r. Nr 0113-KDIPT2-3.4011.356.2024.1.SJ, która wskazuje, że świadczenia finansowane przez przedsiębiorcę, jeśli są związane z prowadzoną działalnością, nie powodują powstania przychodu;
• z dnia 13 czerwca 2022 r. Nr 0112-KDIL2-1.4011.273.2022.1.AMN,
• z 16 stycznia 2020 r. nr 0114-KDIP3-2.4011.590.2019.1.JK2.

Stanowisko to znajduje potwierdzenie również wyroku Trybunału Konstytucyjnego z 8 lipca 2014 r., sygn. akt K 7/13. w którym Trybunał stwierdził, że nie można przypisać podatnikowi przychodu z tytułu nieodpłatnych świadczeń, jeżeli świadczenie nie przynosi mu osobistej korzyści, lecz służy wyłącznie celom gospodarczym.

W związku z powyższym, w ocenie Wnioskodawczyni, nie dochodzi do powstania przychodu z tytułu nieodpłatnych świadczeń, o którym mowa w art. 11 ust. 1 i 2a ustawy o PIT, ponieważ świadczenie (kursy i zajęcia) nie ma charakteru osobistego, ani nieodpłatnego - lecz zawodowy i gospodarczy.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawiła Pani we wniosku, jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 163 ze zm.):

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie zawiera wykazu wydatków, który przesądzałby o ich zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów, dlatego przyjmuje się, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalnie uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów.

W takim ujęciu kosztami tymi są zarówno koszty pozostające w bezpośrednim związku z uzyskanymi przychodami, jak i pozostające w związku pośrednim, jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu uzyskania przychodów (w tym dla zagwarantowania funkcjonowania źródła przychodów), nawet wówczas, gdyby z obiektywnych powodów przychód nie został osiągnięty. Jednak, aby dany wydatek mógł zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, podatnik musi wykazać jego związek z prowadzoną działalnością oraz to, że jego poniesienie miało lub mogło mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu. Ustawodawca wiąże bowiem koszty uzyskania przychodów z celem ich poniesienia, jakim jest osiągnięcie przychodów, ewentualnie zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów.

Podkreślam, że o tym co jest celowe i potrzebne w prowadzonej działalności, decyduje podmiot prowadzący działalność gospodarczą, a nie organ podatkowy. Na podatniku spoczywa obowiązek wykazania związku poniesionych kosztów nie tyle co z działalnością gospodarczą, ale przede wszystkim okoliczności, że ich poniesienie ma wpływ na wysokość osiągniętych przychodów, zwłaszcza w sytuacji wystąpienia sporu w tej kwestii.

Innymi słowy oznacza to, że dla kwalifikacji prawnej danego kosztu istotne znaczenie ma cel, w jakim został poniesiony. Wydatek zostanie uznany za koszt uzyskania przychodów, jeżeli między jego poniesieniem a powstaniem, zwiększeniem bądź też możliwością powstania przychodów istnieje związek przyczynowy.

A zatem, warunkiem uznania wydatku poniesionego przez podatnika za koszt uzyskania przychodów, jest łączne spełnienie następujących przesłanek:

•został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztów uzyskania przychodów podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

•jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

•pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

•poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

•został właściwie udokumentowany,

•nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 23 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Zatem możliwość kwalifikowania konkretnego wydatku, jako kosztu uzyskania przychodów, uzależniona jest od rzetelnej i całościowej oceny tego, czy w świetle wszystkich występujących w sprawie okoliczności, przy zachowaniu należytej staranności, podatnik w momencie dokonywania wydatku mógł i powinien przewidzieć, że wydatek ten przyczyni się do powstania, zachowania lub zabezpieczenia przychodu. Przy czym, kosztem uzyskania przychodów nie są wszystkie wydatki, ale tylko takie, które nie są wymienione w art. 23 ww. ustawy i których poniesienie pozostaje w związku przyczynowo-skutkowym z uzyskaniem (zwiększeniem) przychodu z danego źródła, bądź też zachowaniem lub zabezpieczeniem źródła przychodów. Jednak ciężar wykazania owego związku spoczywa na podatniku, który wywodzi z tego określone skutki prawne.

Konstrukcja art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych daje podatnikowi możliwość odliczenia dla celów podatkowych wszelkich kosztów (niewymienionych w art. 23 ust. 1 tej ustawy), pod warunkiem że wykaże ich bezpośredni lub pośredni związek z prowadzoną działalnością, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wysokość osiągniętych przychodów bądź zachowanie źródła przychodów. Ustawodawca nie definiuje, co należy rozumieć pod pojęciami: „w celu” osiągnięcia przychodu, jak i „zachowanie” lub „zabezpieczenie” źródła przychodów.

Zgodnie z definicjami zawartymi w Słowniku języka polskiego PWN pojęcie:

•cel to „to, do czego się zmierza, dąży, to, co chce się osiągnąć”;

•celowość oznacza: „przydatność do jakichś potrzeb”, „świadome zmierzanie do celu”, „taki przebieg zjawisk, zdarzeń, działań ludzkich, jakby w swym rozwoju zmierzały one do określonego celu”,

•zabezpieczyć oznacza: „zapewnienie ochrony przed czymś niebezpiecznym lub szkodliwym”, „uczynienie bezpiecznym”, „zapewnienie utrzymania czegoś w dotychczasowym stanie”, „zapewnienie komuś środków do życia”, „zapewnienie zaspokojenia roszczenia lub wykonanie kary”, natomiast „zachować” oznacza: „pozostać w posiadaniu czegoś”, „dochować coś w niezmienionym stanie mimo upływu czasu lub niesprzyjających okoliczności”, „uchronić przed zapomnieniem”.

Przez sformułowanie „w celu osiągnięcia przychodów” należy zatem rozumieć dążenie do osiągnięcia jakiegoś stanu rzeczy (przychodów), a dążenie podatnika ma przymiot „celowości”. Koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów to takie koszty, które są poniesione w trakcie dążenia do uzyskania przychodów, z taką chęcią i zamiarem.

Zgodnie z orzecznictwem - nie każdy wydatek poniesiony przez podatnika w związku z prowadzoną działalnością podlega odliczeniu od podstawy opodatkowania, lecz tylko ten wydatek, który pozostaje w takim związku przyczynowo-skutkowym, że poniesienie go miało lub mogło mieć wpływ na powstanie lub zwiększenie danych przychodów (wyrok NSA z 29 listopada 1993 r. sygn. akt SA/Wr 1242/94). Podatnik, oceniając związek wydatku z prowadzoną działalnością gospodarczą, winien zakładać, że dany koszt może obiektywnie przyczynić się do osiągnięcia przychodów. Określony cel musi być widoczny w momencie ponoszenia kosztu. Ponadto poniesione koszty winny omawiany cel realizować lub co najmniej zakładać jego realność. Wskazuje się, że istnieją sytuacje, w których związek przyczynowo-skutkowy nie jest wyraźny. Należy je rozwiązywać w oparciu o zasadę zdrowego rozsądku, a każda sytuacja wymaga odrębnego potraktowania (wyrok NSA z 16 grudnia 1999 r. sygn. akt SA/Bk 1619/98, LEX nr 39745).

Koszty poniesione na zachowanie źródła przychodu to koszty, które poniesione zostały, aby przychody z danego źródła przychodów w dalszym ciągu uzyskiwano oraz aby takie źródło w ogóle dalej istniało. Natomiast za koszty służące zabezpieczeniu źródła przychodów należy uznać koszty poniesione na ochronę istniejącego źródła przychodów, w sposób gwarantujący bezpieczne funkcjonowanie tego źródła. Istotą tego rodzaju kosztów jest więc ich obligatoryjne poniesienie w celu niedopuszczenia do utraty źródła przychodów w przyszłości.

Podkreślam, że koszty uzyskania przychodów nie są kosztami uzyskania jakichkolwiek przychodów, lecz zawsze związane są z uzyskaniem przychodów z konkretnego źródła. Koszty uzyskania przychodów z danego źródła pomniejszają przychody z tego właśnie źródła. Koszty te są zatem ściśle i funkcjonalnie przyporządkowane do danego źródła przychodów.

W art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych zawarto katalog wydatków, które nie mogą być uznane za koszty uzyskania przychodów. Należy przy tym pamiętać, że to na podatniku, jako podmiocie odnoszącym korzyść z faktu zaliczenia wskazanych we wniosku wydatków do kosztów uzyskania przychodów wynika obowiązek wykazania związku przyczynowo-skutkowego poniesionego wydatku z prowadzoną działalnością gospodarczą, jak również obowiązek właściwego jego udokumentowania.

W myśl przepisu art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Ustawodawca nie zdefiniował pojęcia reprezentacji, reklamy oraz promocji, zatem przy wykładni powyższych pojęć, należy odnieść się do ich wykładni językowej.

Reprezentacja odnosi się do dobrego reprezentowania firmy. W konsekwencji o reprezentacji należy mówić w odniesieniu do całokształtu działań mających na celu stworzenie i utrwalenie jak najkorzystniejszego wizerunku firmy na zewnątrz, to jest w relacji z kontrahentami (ich przedstawicielami), gośćmi i potencjalnymi klientami.

Właściwy wizerunek to taki, który może sprawić, że kształtowany dzięki reprezentacji „obraz przedsiębiorcy” przełoży się na nabywanie jego produktów lub usług. Świadome kształtowanie więc właściwego wizerunku przez przedsiębiorcę ma na celu stworzenie o nim takiego wyobrażenia, które spowoduje pozytywne postrzeganie tegoż przedsiębiorcy przez osoby zewnętrzne, które z kolei będzie zachętą do podjęcia rozmów, współpracy, zakupów jego produktów, czy usług. Reprezentacja dotyczy działań zmierzających do kształtowania, rozpowszechniania wizerunku podatnika jako podmiotu gospodarczego, natomiast reklama dotyczy działań zmierzających do kształtowania, rozpowszechniania wizerunku nie samego podatnika, lecz jego produktów (towarów i usług). Podnosi się także, że reklama polega na przedstawianiu towarów i usług oraz nakłanianiu do ich nabycia w sposób bezpośredni, zaś reprezentacja pośrednio promuje podmiot gospodarczy poprzez stworzenie dobrego wizerunku firmy (J. Marciniuk, Podatek dochodowy od osób prawnych, rok 2007, Komentarz, Wyd. C.H. Beck, Warszawa 2007, teza 438 do art. 16, s. 568).

Z kolei reklama to działania podmiotu gospodarczego kształtującego popyt na dane towary, usługi lub markę, poprzez poszerzenie wiedzy o nich, zachwalanie, mające na celu skłonienie jak największej liczby potencjalnych klientów do zakupu towarów lub usług tego podmiotu gospodarczego.

Pojęcie „reklamy” należy rozumieć jako wszelkie celowe działania podatnika mające na celu rozpowszechnienie wiedzy o oferowanych przez niego produktach lub usługach, działania, których celem jest kształtowanie popytu, poprzez poszerzenie wiedzy przyszłych nabywców o towarach, bądź usługach, ich cechach i przeznaczeniu, w celu zachęcenia do nabywania towarów, bądź usług od tego właśnie a nie innego podmiotu gospodarczego (B. Brzeziński, M. Kalinowski, Podatek dochodowy od osób prawnych, Komentarz, Warszawa 1997, s. 159; zob. też wyrok NSA z dnia 10 listopada 1999 r. sygn. akt I SA/Lu 1030/98, Lex nr 46935).

Istotne zatem jest rozróżnienie między nakładami ukierunkowanymi na reprezentowanie firmy oraz budowanie jej prestiżu (reprezentacja), a wydatkami mającymi na celu zachęcanie potencjalnych klientów do nawiązania, bądź utrzymania kontaktów z przedsiębiorcą oraz nabywania towarów lub usług danej firmy (reklama). Ocena charakteru wydatku możliwa jest na podstawie całokształtu działalności prowadzonej przez podatnika. Ocena ta powinna być dokonywana każdorazowo przez podatnika, który prowadząc działalność gospodarczą może najlepiej dokonać właściwej kwalifikacji danego wydatku pod kątem funkcji, jaką będzie spełniać w firmie.

Wydatki na kursy języka polskiego oraz wydatki na zajęcia logopedyczne nie zostały wymienione w katalogu zawartym w art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, a zatem w przypadku spełnienia pozostałych przesłanek mogą być one zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

Jednocześnie należy podkreślić, że nie każdy wydatek, choćby jego poniesienie – z punktu widzenia podatnika – posiadało racjonalne i ekonomiczne uzasadnienie, może stanowić koszt uzyskania przychodów w działalności gospodarczej. Prowadząc działalność gospodarczą podatnik ponosi szereg wydatków, zarówno takich, których poniesienie w sposób bezpośredni związane jest z działaniami firmy (np. zakup towarów i usług mających na celu zabezpieczenie podstawowej działalności), jak również i takich, których cechy – po przedstawieniu odpowiedniej argumentacji – uzasadniałyby ich związek z potencjalnym uzyskaniem przychodów, utrzymaniem źródła przychodów, bądź jego zabezpieczeniem.

Jak wskazano w wyroku NSA z 16 października 2012 r. sygn. akt II FSK 430/11 oraz wyroku NSA z 17 stycznia 2017 r. sygn. akt II FSK 3813/14, wydatek należy oceniać mając na uwadze racjonalność określonego działania dla osiągnięcia przychodu. Poniesienie wydatku musi zatem być powiązane z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą, ukierunkowaną na uzyskanie przychodów. Kosztowa kwalifikacja konkretnego wydatku u konkretnego podatnika musi więc uwzględniać charakter i profil prowadzonej działalności gospodarczej oraz ekonomiczną racjonalność poniesionego wydatku.

Natomiast w wyroku WSA we Wrocławiu z 17 października 2013 r. sygn. I SA/Wr 1291/13 wyjaśniono, że: Nie jest (…) wykluczone, że dany wydatek teoretycznie może się przyczynić do uzyskania przychodu, niemniej jednak faktycznie jest on obojętny dla uzyskiwania przychodu. W praktyce występują bowiem sytuacje, w których podatnicy zaliczają do kosztów uzyskania przychodów wydatki, które przeznaczone są na realizację ich potrzeb osobistych, a ich możność przyczynienia się do powstania przychodu jest czysto teoretyczna.

Kryterium celowości nie wyznacza w sposobu ostry granicy pozwalającej odróżnić wydatki, które można uznać za koszy uzyskania przychodów, od tych, które już nimi nie są. Niemniej jednak kryterium to nie może służyć rekomendowaniu otwartego ciągu zdarzeń, tworząc w ten sposób niekończący się związek skutkowo-przyczynowy (patrz wyrok NSA z 8 sierpnia 2017 r. sygn. II FSK 1859/15).

Zauważam również, że aby wydatki mogły stanowić koszt uzyskania przychodu prowadzonej przez Panią działalności gospodarczej, muszą być poniesione wyłącznie na potrzeby wykonywanej działalności gospodarczej. Oznacza to, że wydatki nie mogą mieć charakteru osobistego, ponieważ wydatki osobiste nie mają na celu uzyskania przychodu z działalności gospodarczej, czy też zachowania lub zabezpieczenia tego źródła przychodu. W konsekwencji, wydatki ponoszone w celach prywatnych (osobistych) nie mogą stanowić kosztu uzyskania przychodu prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej.

Zatem, do stwierdzenia, czy wydatki ponoszone na kursy języka polskiego oraz wydatki na zajęcia logopedyczne, mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów z tytułu prowadzonej przez Panią działalności gospodarczej, istotnym jest ustalenie:

•czy wydatki te związane są z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych, zdobywaniem wiedzy i umiejętności, które są potrzebne w prowadzonej działalności gospodarczej i które mają z nią związek,

•czy wydatki te służą tylko podnoszeniu ogólnego poziomu wiedzy i wykształcenia niezwiązanego z działalnością, a więc który co do zasady ma charakter osobisty.

Z przedstawionych we wniosku informacji wynika, że prowadzi Pan jednoosobową działalność gospodarczą na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, której głównym zakresem jest kompleksowa obsługa cudzoziemców w postępowaniach administracyjnych oraz w legalizacji pobytu w Polsce. Charakter tej działalności wymaga codziennej i płynnej komunikacji w języku polskim - zarówno w kontaktach z urzędami i instytucjami publicznymi, jak i z klientami. Posiada Pani dwa obywatelstwa: polskie i ukraińskie. Pani językiem ojczystym jest język ukraiński. Posiada Pani certyfikat znajomości języka polskiego na poziomie B1. Od września 2025 r. zamierza Pani rozpocząć kurs języka polskiego w celu podniesienia kompetencji językowych oraz brać udział w zajęciach logopedycznych, mających na celu wyeliminowanie akcentu obcego oraz poprawę artykulacji. Poprawa kompetencji językowych w języku polskim - zarówno w zakresie specjalistycznego słownictwa, jak i poprawnej artykulacji - ma bezpośredni wpływ na skuteczność reprezentowania klientów w kontaktach z instytucjami publicznymi, sprawną komunikację oraz budowanie zaufania klientów. Uczestnictwo w kursach językowych oraz zajęciach logopedycznych jest niezbędne dla dalszego prowadzenia działalności gospodarczej. Zajęcia językowe są związane z potrzebami językowymi wynikającymi z pełnionej przez Panią funkcji i pozostają w bezpośrednim związku z charakterem prowadzonej działalności, stanowiąc jednocześnie inwestycję w jej rozwój oraz jakość świadczonych usług.

Mając na uwadze przedstawiony opis sprawy oraz obowiązujące przepisy prawa, stwierdzam, że skoro wydatki na kurs języka polskiego oraz zajęcia logopedyczne będą służyć realizacji celów w ramach prowadzonej przez Panią działalności gospodarczej (obsługa cudzoziemców w postępowaniach administracyjnych oraz legalizacja pobytu w Polsce) i nie będą stanowić wydatków związanych reprezentacją Pani działalności określonych w art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, jak również nie będą służyć podnoszeniu ogólnego poziomu Pani wiedzy i wykształcenia, wówczas opisane wydatki mogą stanowić koszty uzyskania przychodu prowadzonej działalności gospodarczej na podstawie art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Odnosząc się natomiast do powstania po Pani stronie przychodu z tytułu nieodpłatnych świadczeń w związku z pokryciem kosztów kursów języka polskiego oraz zajęć logopedycznych, wskazuję że ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie zawiera definicji przychodu, jednak w myśl art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Analizując przepis art. 11 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, można stwierdzić, że co do zasady przychodem jest każda wartość wchodząca do majątku podatnika, powiększająca jego aktywa, mająca definitywny charakter, którą może on rozporządzać jak własną. Przychód powstaje zatem w momencie jego faktycznego uzyskania przez podatnika.

Zastrzeżenie, o którym mowa w tym przepisie, obejmuje m.in. przychody wymienione w art. 14 ww. ustawy, a więc przychody z pozarolniczej działalności gospodarczej.

Stosownie do art. 14 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Literalna wykładnia powołanego przepisu prowadzi do wniosku, że do przychodów z tego źródła podatnik powinien zaliczyć przychody, które są mu należne. Nie będą to zatem jakiekolwiek przychody, lecz przychody, w stosunku do których podatnikowi przysługiwać będzie prawo do ich otrzymania i które stanowić będą jego trwałe przysporzenie majątkowe.

Przepis art. 11 ust. 2 powołanej ustawy stanowi, że:

W myśl art. 11 ust. 2a cytowanej ustawy:

Przepis art. 11 ust. 2b powołanej ustawy stanowi, że:

Za przychody należy zatem uznać każdą formę przysporzenia majątkowego, zarówno formę pieniężną, jak i niepieniężną, w tym nieodpłatne świadczenia otrzymane przez podatnika. Dla celów podatkowych nieodpłatne świadczenie obejmuje działanie lub zaniechanie na rzecz innej osoby oraz wszystkie zjawiska gospodarcze i zdarzenia prawne, których następstwem jest uzyskanie korzyści kosztem innego podmiotu, lub te wszystkie zdarzenia prawne i gospodarcze w działalności osób, których skutkiem jest nieodpłatne, to jest niezwiązane z kosztami lub inną formą ekwiwalentu, przysporzenie majątku innej osobie, mające konkretny wymiar finansowy.

Otrzymanie oznacza przysporzenie w majątku w postaci czegoś, za co podatnik nie zapłacił lub zapłacił częściowo, a co ma określoną wartość wyrażoną w pieniądzu. Świadczenie nieodpłatne, czy też częściowo odpłatne, to taki rodzaj świadczenia, w przypadku którego otrzymujący odnosi określoną korzyść pod tytułem darmym lub też za co częściowo płaci, co oznacza, że nie świadczy nic w zamian lub przekazuje świadczenie (płatność) nieekwiwalentne.

Obok pieniędzy i wartości pieniężnych ustawodawca za przychody uważa również wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń. Świadczenia w naturze to wszelkie takie świadczenia, w przypadku których przedmiot świadczenia jest inny niż pieniądz lub wartość pieniężna. Będą to w szczególności różnego rodzaju świadczenia rzeczowe, chociaż przedmiotem świadczenia mogą być również prawa. Powyższe związane jest z przyjętą zasadą kompletności opodatkowania, w myśl której opodatkowaniu powinny podlegać niemal wszelkie przysporzenia majątkowe, a nie tylko te o charakterze pieniężnym. Podstawową różnicą pomiędzy przychodami w postaci pieniędzy i wartości pieniężnych a nieodpłatnymi świadczeniami w naturze i innymi nieodpłatnymi świadczeniami jest odmienny moment powstania przychodu. W przypadku bowiem pierwszej kategorii świadczeń przychód powstaje w momencie ich otrzymania lub postawienia do dyspozycji podatnika, natomiast w przypadku drugiej kategorii przychód powstaje wyłącznie w chwili otrzymania. Nie ma natomiast znaczenia moment postawienia świadczenia do dyspozycji podatnika. Przychód z nieodpłatnych świadczeń powstaje w momencie otrzymania nieodpłatnego świadczenia, tj. w dniu uzyskania przysporzenia majątkowego.

Odnosząc się do wydatków, które będzie Pani ponosić na kursy języka polskiego oraz zajęcia logopedyczne w celu poprawy jakości świadczonych usług, powołać należy się na wyrok Trybunału Konstytucyjnego z dnia 8 lipca 2014 r. (sygn. akt K 7/13), w którym wskazano, że aby można było mówić o powstaniu przychodu z tytułu nieodpłatnego świadczenia, musi dojść do uzyskania korzyści w postaci powiększenia aktywów lub uniknięcia wydatku, który podatnik musiałby ponieść. W sytuacji, w której podatnik odbywa kurs, czy szkolenie, które leżą w interesie Jego działalności gospodarczej i za które sam podatnik płaci – bowiem wydatki na ich sfinansowanie będą stanowiły koszty uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej – nie można mówić o powstaniu jakiegokolwiek przychodu.

Wobec powyższego stwierdzić należy, że aby można było mówić o powstaniu przychodu z tytułu nieodpłatnego świadczenia musi dojść do określonego działania lub zaniechania na rzecz innej osoby, których następstwem jest uzyskanie korzyści kosztem innego podmiotu.

Z opisu sprawy wynika, że będzie Pani wyłącznym uczestnikiem kursów językowych oraz zajęć logopedycznych, jako osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą. Będzie Pani posiadać faktury dokumentujące poniesione wydatki, wystawione przez podmioty prowadzące kursy językowe oraz przez logopedów realizujących zajęcia logopedyczne. Wskazane wydatki na kursy językowe oraz zajęcia logopedyczne nie podlegają zwrotowi, ani refundacji w żadnej formie i zostaną w pełni pokryte ze środków Pani działalności gospodarczej. Nie będą współfinansowane, ani refinansowane przez inne podmioty, programy publiczne, stypendia, osoby trzecie ani inne źródła zewnętrzne. Ponosi Pani te koszty na własne ryzyko.

Skoro to Pani ponosi koszty kursów z własnych funduszy, to nie uzyskuje Pani korzyści kosztem innego podmiotu. Tym samym w sytuacji przedstawionej we wniosku nie dochodzi do powstania przychodu z tytułu nieodpłatnego świadczenia.

Zatem sfinansowanie opisanych w zdarzeniu przyszłym kosztów kursów językowych oraz zajęć logopedycznych niezbędnych do prowadzenia działalności gospodarczej, nie skutkuje po Pani stronie powstania przychodu z nieodpłatnych świadczeń, o którym mowa w art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Pani przedstawiła, i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Interpretacja indywidualna wywoła skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji będzie pokrywał się z opisem zdarzenia przyszłego podanym przez Panią w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Należy jednocześnie zaznaczyć, że prawidłowe zaliczenie wydatku do kosztów uzyskania przychodów uwarunkowane jest wykazaniem jego celowości i związku z przychodem, jak i prawidłowym udokumentowaniem. Należy zwrócić przy tym uwagę, że to na podatniku ciąży obowiązek wykazania związku poniesionych wydatków z przychodami, bo to on wywodzi skutki prawne w postaci zmniejszenia zobowiązania podatkowego.

Nadmienić także należy, że zasadność zaliczenia wskazanych we wniosku wydatków, do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej, może zostać zweryfikowana w toku ewentualnego postępowania podatkowego, prowadzonego przez uprawniony organ podatkowy.

W odniesieniu do powołanych przez Panią interpretacji indywidualnych, zaznaczam, że dotyczą one indywidualnych spraw innych podatników i nie mają zastosowania w sprawie będącej przedmiotem Pani wniosku.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Pana sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem zdarzenia przyszłego i zastosuje się Pani do interpretacji.

·Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

·Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Ma Pani prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

·w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.