Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej.

10 czerwca 2025 r. wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej. Uzupełnili go Państwo – w odpowiedzi na wezwania – pismami z 21 lipca 2025 r. i 3 września 2025 r.

Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego

… sp. z o.o. (dalej jako: Spółka, Wnioskodawca) jest podmiotem produkcyjnym działającym na rynku … . Spółka ma siedzibę na terytorium Polski i podlega tu obowiązkowi podatkowemu w podatku dochodowym od osób prawnych od całości swoich dochodów, bez względu na miejsce ich osiągania (nieograniczony obowiązek podatkowy). Spółka jest też czynnym podatnikiem VAT.

Spółka zawarła z osobą fizyczną kontrakt menedżerski (dalej odpowiednio jako: Menedżer, Kontrakt), na mocy którego powierzyła Menedżerowi pełnienie funkcji zarządzania przedsiębiorstwem i zakładem produkcyjnym Spółki. Zgodnie z postanowieniami Kontraktu, Menedżer pełni funkcję dyrektora zarządzającego, do którego obowiązków należą m.in.: realizacja strategii Spółki, podejmowanie decyzji w zakresie rozwoju organizacji przedsiębiorstwa Spółki, kontrolowanie aktywności Spółki i funkcjonowania zakładu produkcyjnego, wdrażanie i nadzór nad realizacją planu sprzedaży czy budowanie relacji z kontrahentami, partnerami biznesowymi, klientami, pracownikami oraz lokalną społecznością. Menedżer jest zobowiązany do świadczenia usług osobiście i nie może powierzać wykonania czynności wchodzących w skład usług objętych Kontraktem osobom trzecim.

W ramach zawartego Kontraktu, Menedżer świadczy swoje usługi w wybranym przez siebie miejscu i czasie. Jednak z uwagi na specyfikę niektórych czynności konieczne jest, aby Menedżer świadczył takie czynności w określonym miejscu, w tym także w siedzibie Spółki. Zgodnie z postanowieniami Kontraktu, Spółka zobowiązuje się do zwrotu odpowiednio udokumentowanych, faktycznie poniesionych przez Menedżera kosztów związanych z podróżami w sytuacjach, kiedy odbywają się one w związku z wykonywaniem przedmiotu Kontraktu. Ponadto, Spółka zobowiązała się do finansowania kosztów zakwaterowania Menedżera w miejscowości, w której znajduje się siedziba Spółki lub w okolicy, w wymiarze nie większym niż 3 doby tygodniowo. Zwrot kosztów związanych z podróżami nie jest przez Menedżera zaliczany do podatkowych kosztów uzyskania przychodu, a wydatki związane z podróżą są ponoszone w celu uzyskania przez niego przychodu.

Menedżer jest polskim rezydentem podatkowym, w związku z czym podlega opodatkowaniu w Polsce od całości uzyskiwanych dochodów.

Uzupełnienie

W celach podróży i przejazdów Menedżer wykorzystuje samochód służbowy, udostępniony mu przez Wnioskodawcę. Wnioskodawca użytkuje przedmiotowy samochód na podstawie umowy leasingu.

Zgodnie z brzmieniem Kontraktu, Menedżer realizuje usługi w wybranym przez siebie czasie i miejscu, chyba że rodzaj danej usługi wymagać będzie jej realizacji w określonym czasie i miejscu, w tym w siedzibie Spółki. W ramach Kontraktu nie ma zatem ściśle określonego miejsca wykonywania pracy przez Menedżera.

W ramach zawartego Kontraktu, Menedżer odbywa podróże do różnych lokalizacji, w zależności od zapotrzebowania Wnioskodawcy i charakteru wykonywanego zadania (jak już wskazano powyżej, brak jest ściśle określonego miejsca świadczenia pracy). Zdarzają się zatem sytuacje, kiedy Menedżer odbywa podróże także do siedziby Wnioskodawcy.

W ramach kosztów podróży odbywanych samochodem służbowym, Menedżer dokonuje płatności za paliwo czy przejazdy autostradą, parkingi itp. przy pomocy przekazanej mu przez Wnioskodawcę karty paliwowej …, która służy do rozliczeń bezgotówkowych. Kosztami przejazdów jest tym samym obciążana bezpośrednio Spółka. Wnioskodawca nie dokonuje wobec tego fizycznie zwrotu poniesionych przez Menedżera wydatków, tylko bezpośrednio je finansuje.

Dotychczas Menedżer wszystkie swoje podróże odbywał autem. Jeżeli jednak pojawiłaby się konieczność skorzystania z innego środka transportu takiego jak: pociąg czy samolot, to Spółka będzie dokonywać zakupu odpowiednich biletów. Także w tym przypadku koszty będą więc ponoszone bezpośrednio przez Wnioskodawcę.

Jeśli w czasie podróży konieczne jest skorzystanie przez Menedżera z noclegu, koszty noclegów są finansowane przez Wnioskodawcę. Menedżerowi nie są wypłacane diety z tytułu podróży. Koszty zakwaterowania obejmują koszty noclegów w hotelach.

W przypadku zakwaterowania w miejscowości, w której znajduje się siedziba Spółki lub w okolicy tej miejscowości, jest to hotel, z którym Spółka ma zawartą umowę, na podstawie której hotel wystawia faktury dokumentujące usługi noclegowe świadczone na rzecz Menedżera bezpośrednio na Spółkę i kwota wynikająca z tej faktury jest także płacona bezpośrednio przez Spółkę. Nie zachodzi zatem konieczność zwrotu kosztów noclegu na rzecz Menedżera.

Jeśli nocleg miałby miejsce w hotelu, z którym Wnioskodawca nie zawarł odpowiedniej umowy, Menedżer dokonuje płatności za nocleg kartą służbową udostępnioną przez Spółkę, co oznacza, że koszt jest ponoszony bezpośrednio przez Spółkę. Jednocześnie, faktura VAT dokumentująca nocleg również wystawiana jest bezpośrednio na rzecz Spółki.

Zgodnie z treścią Kontraktu, został on zawarty w celu zwiększenia wolumenu produkcji, efektywności tej produkcji oraz jakości produktów Wnioskodawcy. W związku z tym Menedżer jako dyrektor zarządzający, realizując usługi objęte Kontraktem (takie jak m.in.: realizacja strategii Spółki, podejmowanie decyzji w zakresie rozwoju organizacji przedsiębiorstwa Spółki, kontrolowanie aktywności Spółki i funkcjonowania zakładu produkcyjnego, wdrażanie i nadzór nad realizacją planu sprzedaży czy budowanie relacji z kontrahentami, partnerami biznesowymi, klientami, pracownikami oraz lokalną społecznością) podejmuje działania ukierunkowane na osiągnięcie tak określonych celów. Jednocześnie, specyfika niektórych czynności objętych Kontraktem wymaga ich realizacji w określonym miejscu, przez co zachodzi konieczność odbycia przez Menedżera podróży.

Zdaniem Wnioskodawcy, nie ma wątpliwości, że wydatki, o których mowa we wniosku (tj. koszty podróży i zakwaterowania) są ponoszone w celu osiągnięcia przychodu przez Spółkę.

Zwrot kosztów związanych z podróżami nie jest przez Menedżera zaliczany do podatkowych kosztów uzyskania przychodu.

Zgodnie z art. 22 ust. 9 pkt 5 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej: ustawa PIT), koszty uzyskania przychodów z kontraktów menedżerskich ustalane są w stałej kwocie wynoszącej 250 zł miesięcznie i nie mogą przekroczyć 3 000 zł za rok podatkowy. W związku z tym, Menedżer będący podatnikiem podatku dochodowego od osób fizycznych nie ma możliwości rozpoznania żadnych dodatkowych kosztów uzyskania przychodów, takich jak przykładowo koszty przejazdów czy noclegów.

Menedżer posiada miejsce zamieszkania poza miejscowością, w której znajduje się siedziba Spółki. Tym samym, dojazdy Menedżera z miejsca jego zamieszkania do siedziby Spółki odbywają się spoza miejscowości, w której siedziba ta się znajduje.

Pytania (ostatecznie sformułowane w uzupełnieniu wniosku)

1.Czy do świadczenia w postaci zwrotu kosztów podróży odbywanych przez Menedżera w związku ze świadczonymi przez niego na rzecz Spółki usługami lub w postaci finansowania tych kosztów bezpośrednio przez Spółkę ma zastosowanie zwolnienie z podatku dochodowego od osób fizycznych (dalej jako: PIT) określone w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy PIT, wobec czego Spółka nie jest zobowiązana jako płatnik PIT do pobrania z tego tytułu zaliczek na ten podatek?

2.Czy do świadczenia w postaci zwrotu kosztów przejazdu do i noclegu w miejscowości, w której znajduje się siedziba Spółki lub w postaci finansowania tych kosztów bezpośrednio przez Spółkę ma zastosowanie zwolnienie z PIT określone w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy PIT, wobec czego Spółka nie jest zobowiązana jako płatnik PIT do pobrania z tego tytułu zaliczek na ten podatek?

Państwa stanowisko

Ad 1

Zdaniem Wnioskodawcy, opisane w stanie faktycznym świadczenia w postaci zwrotu kosztów podróży związanych z realizacją usług określonych w Kontrakcie lub w postaci finansowania tych kosztów bezpośrednio przez Spółkę są wolne od PIT do wysokości określonej w odrębnych przepisach, w związku z czym Spółka nie jest zobowiązana do pobrania z tego tytułu zaliczek na ten podatek.

Ad 2

Zdaniem Spółki, opisane w stanie faktycznym świadczenia w postaci zwrotu kosztów dojazdu i noclegu w miejscowości, w której znajduje się siedziba Spółki lub w postaci finansowania tych kosztów bezpośrednio przez Spółkę są wolne od PIT do wysokości określonej w odrębnych przepisach, w związku z czym Spółka nie jest zobowiązana do pobrania z tego tytułu zaliczek na ten podatek.

Uzasadnienie do stanowiska nr 1

Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy PIT, opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

Zgodnie natomiast z art. 11 ust. 1 ustawy PIT, przychodami są co do zasady otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

Jednym ze źródeł przychodów jest działalność wykonywana osobiście.

Za przychody z działalności wykonywanej osobiście uważa się zaś m.in.: przychody uzyskane na podstawie umów o zarządzanie przedsiębiorstwem, kontraktów menedżerskich lub umów o podobnym charakterze, w tym przychody z tego rodzaju umów zawieranych w ramach prowadzonej przez podatnika pozarolniczej działalności gospodarczej (art. 13 pkt 9 ustawy PIT).

Na podstawie art. 41 ust. 1 ustawy PIT, osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, osoby prawne i ich jednostki organizacyjne oraz jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej, które dokonują świadczeń z tytułu działalności, o której mowa m.in. w art. 13 pkt 9 są obowiązane jako płatnicy pobierać zaliczki na podatek dochodowy w wysokości określonej w tym przepisie.

Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy PIT, wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży osoby niebędącej pracownikiem, do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13 i 15c.

Art. 21 ust. 13 ustawy PIT, wprowadza dodatkowe warunki zastosowania przedmiotowego zwolnienia – otrzymane świadczenia nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów i zostały poniesione m.in. w celu osiągnięcia przychodów.

Art. 21 ust. 15c ustawy PIT, dotyczy kierowców, a więc nie ma zastosowania w sprawie będącej przedmiotem niniejszego wniosku.

Odrębnymi przepisami, o których mowa powyżej są przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2023 r. poz. 2190, dalej jako: Rozporządzenie).

Zgodnie z § 2 Rozporządzenia, z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:

1)diety;

2)zwrot kosztów:

a)przejazdów,

b)dojazdów środkami komunikacji miejscowej,

c)noclegów,

d)innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Należy zauważyć, że zwolnienie dotyczące świadczeń na rzecz osób niebędących pracownikami dotyczy kosztów podróży tych osób, a nie kosztów podróży służbowych, które to określenie może być stosowane wyłącznie w odniesieniu do pracowników i jest rozumiane jako wykonywanie na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem wykonywania pracy.

Zdaniem Wnioskodawcy, ustawodawca celowo wyodrębnił dwa rodzaje podróży: „podróż służbową” oraz „podróż osoby niebędącej pracownikiem”. Nie są to więc zwroty tożsame znaczeniowo.

Jak wskazał Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 12 czerwca 2024 r. (sygn. akt II FSK 1168/21), „w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b u.p.d.o.f. inaczej, niż w przepisie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a u.p.d.o.f. posłużono się terminem „podróż” bez określenia „służbowa”. W związku z tym zakres zwolnienia nie został ograniczony jedynie do podróży służbowych w rozumieniu art. 775 § 1 k.p., ale do wszelkich podróży osób niebędących pracownikami, przy spełnieniu wymienionych wcześniej warunków z art. 21 ust. 13 u.p.d.o.f.”

Art. 21 ust. 13 ustawy PIT stanowi, iż: zwolnienie z opodatkowania PIT zwrotu kosztów związanych z podróżami ma zastosowanie wtedy, gdy koszty te nie zostały przez osobę odbywającą podróż zaliczone do kosztów uzyskania przychodów oraz gdy zostały poniesione m.in. w celu uzyskania przychodów.

Jak określono w art. 22 ust. 9 pkt 5 ustawy PIT, koszty uzyskania przychodów z kontraktów menedżerskich ustalane są w stałej kwocie wynoszącej 250 zł miesięcznie i nie mogą przekroczyć 3 000 zł za rok podatkowy.

Zatem Menedżer będący podatnikiem PIT uzyskujący przychody z działalności wykonywanej osobiście na rzecz Spółki nie ma możliwości rozpoznania żadnych innych kosztów uzyskania przychodów poza tymi określonymi powyżej. Za spełniony wobec tego należy uznać warunek niezaliczenia wydatków związanych z podróżą do kosztów uzyskania przychodów.

Jednocześnie podróże Menedżera są związane bezpośrednio z wykonywaniem usług określonych w Kontrakcie, których świadczenie przekłada się na uzyskanie przez Menedżera przychodu. Nie ma zatem wątpliwości, że ponoszenie przedmiotowych kosztów podróży ma na celu osiągnięcie przychodu przez Menedżera, spełniony jest tym samym drugi z warunków wskazanych w art. 21 ust. 13 ustawy PIT.

Mając na uwadze powyższe, w ocenie Wnioskodawcy świadczenia w postaci zwrotu kosztów podróży związanych z realizacją usług określonych w Kontrakcie są wolne od PIT do wysokości określonej w Rozporządzeniu. W rezultacie Spółka nie jest zobowiązana jako płatnik podatku PIT do pobrania z tego tytułu zaliczek na podatek.

Prawidłowość takiego podejścia potwierdzona została również w interpretacjach indywidualnych, wydawanych przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, w podobnych stanach faktycznych, m.in. z:

1)17 marca 2025 r. sygn. 0115-KDIT2.4011.61.2025.2.KC;

2)21 stycznia 2025 r. sygn. 0112-KDIL2-1.4011.995.2024.1.KF;

3)7 stycznia 2025 r. sygn. 0115-KDIT1.4011.729.2024.1.AS;

4)11 października 2024 r. sygn. 0113-KDIPT2-3.4011.517.2024.1.JŚ;

5)27 czerwca 2024 r. sygn. 0113-KDIPT2-3.4011.360.2024.1.GG;

6)11 czerwca 2024 r. sygn. 0112-KDIL2-1.4011.343.2024.1.TR;

7)11 września 2023 r. sygn. 0113-KDIPT2-3.4011.528.2023.2.NM;

8)8 lutego 2023 r. sygn. 0115-KDIT2.4011.784.2022.1.MD;

9)16 grudnia 2022 r. sygn. 0113-KDIPT2-3.4011.804.2022.1.MS.

Uzasadnienie do stanowiska nr 2

Uwagi przedstawione w uzasadnieniu do stanowiska nr 1 mają zastosowanie również do zwrotu kosztów związanych z podróżą Menedżera do miejscowości, w której znajduje się siedziba Spółki, obejmujących koszty dojazdu i zakwaterowania w tej miejscowości lub jej okolicach.

Jak zostało wskazane wcześniej, w przypadku osób niebędących pracownikami ustawodawca posługuje się pojęciem „podróż”, a nie „podróż służbowa”. Zdaniem Wnioskodawcy, pojęcie „podróży” należy rozumieć szeroko, jako wszelkie podróże, które mają związek z wykonaniem zlecenia, bez wskazywania konkretnego miejsca, do którego podróż się odbywa (z wyłączeniem jazd lokalnych). Ponownie należy wskazać, że podróży zleceniobiorcy nie można utożsamiać z podróżą służbową, która musi się odbywać do miejscowości innej niż miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub stałe miejsce wykonywania pracy. W przypadku osoby niebędącej pracownikiem podróż, o której mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy PIT nie ma określonych ram w przestrzeni geograficznej. Nie ma zatem żadnych przeciwwskazań, aby za „podróż” dla celów tego przepisu uznać również podróż Menedżera do siedziby Spółki, gdzie Menedżer będzie wykonywał czynności związane z realizacją usług określonych w Kontrakcie.

Mając na uwadze powyższe, w ocenie Wnioskodawcy świadczenia w postaci zwrotu kosztów podróży do miejscowości, w której znajduje się siedziba Spółki oraz kosztów noclegów w tej miejscowości lub w jej okolicy są wolne od PIT do wysokości określonej w Rozporządzeniu. W rezultacie Spółka nie jest zobowiązana jako płatnik podatku PIT do pobrania z tego tytułu zaliczek na ten podatek.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 163 ze zm.):

W myśl art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Za przychody należy zatem uznać każdą formę przysporzenia majątkowego, zarówno formę pieniężną, jak i niepieniężną, w tym nieodpłatne świadczenia otrzymane przez podatnika.

Art. 11 ust. 2 przywołanej ustawy stanowi, że:

Stosownie do art. 11 ust. 2a wskazanej ustawy:

Według art. 11 ust. 2b cytowanej ustawy:

Dla celów podatkowych nieodpłatne świadczenie obejmuje działanie lub zaniechanie na rzecz innej osoby oraz wszystkie zjawiska gospodarcze i zdarzenia prawne, których następstwem jest uzyskanie korzyści kosztem innego podmiotu, lub te wszystkie zdarzenia prawne i gospodarcze w działalności osób, których skutkiem jest nieodpłatne, to jest niezwiązane z kosztami lub inną formą ekwiwalentu, przysporzenie majątku innej osobie, mające konkretny wymiar finansowy.

Katalog źródeł przychodów podlegających opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych zawiera art. 10 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Z art. 10 ust. 1 pkt 2 przytoczonej ustawy wynika, że:

Na mocy art. 13 pkt 9 ww. ustawy:

W świetle powyższego, za przychody należy uznać każdą formę przysporzenia majątkowego, zarówno formę pieniężną jak i niepieniężną, w tym nieodpłatne świadczenia otrzymane przez podatnika. Zatem świadczenia pozapłacowe (wypłacane lub udzielane w naturze) dla Zarządzającego zatrudnionego na podstawie kontraktu menedżerskiego, co do zasady, stanowić będą również przychód podatkowy z tego samego źródła, co wypłacone wynagrodzenie, bowiem wszelkie świadczenia związane z umową o zarządzanie (kontraktem menedżerskim) i udzielane na jej podstawie klasyfikowane są w jednakowy sposób, jako pochodzące z tego samego źródła przychodów i podlegają opodatkowaniu na tych samych zasadach. Niektóre z takich świadczeń korzystać mogą ze zwolnienia z opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych na podstawie art. 21 ww. ustawy.

Na gruncie art. 41 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Zgodnie zaś z art. 42 ust. 1 omawianej ustawy:

W myśl natomiast art. 21 ust. 1 pkt 16 powołanej ustawy:

Odrębnymi przepisami, o których mowa w ww. artykule są przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2190).

Stosownie do § 2 przywołanego rozporządzenia:

Art. 21 ust. 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych stanowi, że:

Według art. 21 ust. 15c powołanej ustawy:

Z wyżej wymienionych przepisów wynika, że dla skorzystania ze zwolnienia z opodatkowania na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ważnym jest otrzymanie świadczeń w związku z odbywaniem podróży oraz aby podróż odbywana była w celu osiągnięcia przychodów i aby wydatki z tego tytułu nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

Dlatego koniecznym jest przede wszystkim ustalenie, jak należy rozumieć pojęcie „podróży” ujęte w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Ustawodawca w art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wyodrębnił dwa rodzaje podróży: „podróż służbową” oraz „podróż osoby niebędącej pracownikiem”. Według jednej z dyrektyw wykładni językowej, tj. zakazu wykładni synonimicznej, zakłada się, że różnym zwrotom nie należy nadawać tego samego znaczenia. Nie można zatem uznać za poprawną takiej wykładni, która prowadzi do ustalenia, że zwroty „podróż służbowa” oraz „podróż osoby niebędącej pracownikiem” będą miały to samo znaczenie.

Należy wskazać, że pojęcie „podróż” zawarte w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, nie zostało zdefiniowane ani w ustawie podatkowej, ani w innych przepisach. Zatem właściwą metodą odkodowania jego znaczenia jest sięgnięcie do reguł wykładni językowej.

Według internetowego Słownika Języka Polskiego (www.sjp.pl) – podróż to przebywanie drogi do odległego miejsca; przemierzanie rozległych terenów; podróżowanie. Efektem zastosowania wykładni językowej jest więc ustalenie, że podróż to przebycie drogi do jakiegoś odległego miejsca, bez dookreślenia tego pojęcia przez takie elementy jak czas odbywania, częstotliwość czy też przez zdefiniowanie kierunku podróży. Stąd też przedmiotowe zwolnienie nie obejmuje zwrotu kosztów za jazdy lokalne, bowiem nie spełniają definicji „podróży”.

Zatem zwolnienie z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych ma również zastosowanie do przychodu z tytułu zwrotu kosztów podróży osobom, z którymi Spółka zawrze Kontrakt Menedżerski, do wysokości określonej w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, pod warunkiem spełnienia przesłanek wynikających z art. 21 ust. 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Z opisu zdarzenia wynika, że Spółka zawarła z osobą fizyczną kontrakt menedżerski, na mocy którego powierzyła Menedżerowi pełnienie funkcji zarządzania przedsiębiorstwem i zakładem produkcyjnym Spółki. Menedżer jest zobowiązany do świadczenia usług osobiście i nie może powierzać wykonania czynności wchodzących w skład usług objętych Kontraktem osobom trzecim. W ramach zawartego Kontraktu, Menedżer świadczy swoje usługi w wybranym przez siebie miejscu i czasie. W ramach Kontraktu nie ma zatem ściśle określonego miejsca wykonywania pracy przez Menedżera. Jednak z uwagi na specyfikę niektórych czynności konieczne jest, aby Menedżer świadczył takie czynności w określonym miejscu, w tym także w siedzibie Spółki. Zgodnie z postanowieniami Kontraktu, Spółka zobowiązuje się do zwrotu odpowiednio udokumentowanych, faktycznie poniesionych przez Menedżera kosztów związanych z podróżami w sytuacjach, kiedy odbywają się one w związku z wykonywaniem przedmiotu Kontraktu. Ponadto, Spółka zobowiązała się do finansowania kosztów zakwaterowania Menedżera w miejscowości, w której znajduje się siedziba Spółki lub w okolicy, w wymiarze nie większym niż 3 doby tygodniowo. Zwrot kosztów związanych z podróżami nie jest przez Menedżera zaliczany do podatkowych kosztów uzyskania przychodu, a wydatki związane z podróżą są ponoszone w celu uzyskania przez niego przychodu. W celach podróży i przejazdów Menedżer wykorzystuje samochód służbowy, udostępniony mu przez Spółkę. W ramach kosztów podróży odbywanych samochodem służbowym, Menedżer dokonuje płatności za paliwo czy przejazdy autostradą, parkingi itp. przy pomocy przekazanej mu przez Wnioskodawcę karty paliwowej …, która służy do rozliczeń bezgotówkowych. Kosztami przejazdów jest tym samym obciążana bezpośrednio Spółka. Spółka nie dokonuje wobec tego fizycznie zwrotu poniesionych przez Menedżera wydatków, tylko bezpośrednio je finansuje. Dotychczas Menedżer wszystkie swoje podróże odbywał autem. Jeżeli jednak pojawiłaby się konieczność skorzystania z innego środka transportu takiego jak: pociąg czy samolot, to Spółka będzie dokonywać zakupu odpowiednich biletów. Także w tym przypadku koszty będą więc ponoszone bezpośrednio przez Spółkę. Jeśli w czasie podróży konieczne jest skorzystanie przez Menedżera z noclegu, koszty noclegów są finansowane przez Spółkę. Menedżerowi nie są wypłacane diety z tytułu podróży. Koszty zakwaterowania obejmują koszty noclegów w hotelach. Dojazdy Menedżera z miejsca jego zamieszkania do siedziby Spółki odbywają się spoza miejscowości, w której siedziba ta się znajduje.

Przenosząc powyższe uregulowania prawne na grunt przedmiotowej sprawy, stwierdzam, że świadczenia w postaci zwrotu kosztów podróży odbywanych przez menedżera w związku ze świadczonymi przez niego na rzecz Spółki usługami lub w postaci finansowania tych kosztów bezpośrednio przez Spółkę, a także świadczenia w postaci zwrotu kosztów przejazdu do i noclegu w miejscowości, w której znajduje się siedziba Spółki lub w postaci finansowania tych kosztów bezpośrednio przez Spółkę, podlegają zwolnieniu z podatku dochodowego od osób fizycznych, na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, do wysokości określonej w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. W konsekwencji, jeżeli finansowane przez Spółkę kwoty nie przekraczają limitów określonych ww. rozporządzeniem, nie są Państwo zobowiązani – jako płatnik podatku dochodowego od osób fizycznych, do pobrania z tego tytułu zaliczek na podatek dochodowy.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego i zastosują się Państwo do interpretacji.

·Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

·Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t .j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

·w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.