Temat interpretacji
Interpretacja indywidualna – stanowisko nieprawidłowe
Szanowny Panie,
stwierdzam, że Pana stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest nieprawidłowe.
Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej
3 lipca 2025 r wpłynął Pana wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej.
Treść wniosku jest następująca:
Opis zdarzenia przyszłego
Prowadzi Pan jednoosobową działalność gospodarczą w zakresie krajowego transportu drogowego rzeczy. Wykonuje Pan przewozy osobiście – sam prowadzi Pan pojazd ciężarowy. W ramach realizowanych usług transportowych regularnie przebywa Pan w delegacji poza miejscem prowadzenia działalności. Nie korzysta Pan z hoteli, ani innych obiektów noclegowych – nocuje Pan w kabinie pojazdu ciężarowego, która jest przystosowana do spania. Nie posiada Pan faktur ani rachunków za nocleg. W związku z tym, chciałby Pan rozliczać koszty noclegów poprzez zastosowanie ryczałtu w wysokości 67,50 zł za każdą dobę delegacji (zgodnie z Rozporządzeniem MPiPS z 29 stycznia 2013 r.). Zdaje sobie Pan sprawę, że Rozporządzenie to odnosi się do pracowników, ale zostało już kilkukrotnie przywoływane w interpretacjach indywidualnych jako pomocnicza podstawa do ustalania kosztów przez przedsiębiorców wykonujących transport osobiście.
Pytanie
Czy podatnik prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą, wykonujący osobiście transport drogowy rzeczy może uznać ryczałt za nocleg w wysokości 67,50 zł za każdą dobę delegacji (nocleg w kabinie pojazdu) za koszt uzyskania przychodu, na podstawie art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych?
Pana stanowisko w sprawie
Uważa Pan, że w opisanych stanie faktycznym ma Pan prawo do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów ryczałtu za nocleg w wysokości 67,50 zł za dobę, na podstawie art. 22 ust. 1 ustawy o PIT. Nocleg w kabinie stanowi rzeczywisty koszt utraconych warunków socjalnych, a jego dokumentacja nie jest możliwa w postaci faktur. Pana zdaniem, praktyka potwierdzona jest w interpretacjach indywidualnych, m.in.: nr 0114-KDIP3-1.4011.132.2020.1.MT oraz 0111-KDIB1-2.4010.413.2021.2.AW.
W związku z powyższym, prosi Pan o potwierdzenia Pana stanowiska.
Ocena stanowiska
Stanowisko, które przedstawił Pan we wniosku jest nieprawidłowe.
Uzasadnienie interpretacji indywidualnej
Zgodnie z przepisem art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 163 ze zm.).
Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.
Oznacza to, że zaliczenie wydatków do kosztów podatkowych jest możliwe, jeżeli zostaną spełnione kryteria wynikające z wyżej wymienionego przepisu.
W przypadku źródła przychodów, jakim jest pozarolnicza działalność gospodarcza należy przyjąć, iż kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie przychodów, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów.
Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu, a powstaniem przychodu lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania.
O tym, co jest celowe i potrzebne w prowadzonej działalności gospodarczej, decyduje podmiot prowadzący tę działalność, lecz należy zauważyć, że nie każdy wydatek ponoszony w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą stanowić może koszt uzyskania przychodu i jako taki podlegać odliczeniu od postawy opodatkowania. Takimi kosztami bowiem nie mogą być – co do zasady – wydatki enumeratywnie wymienione w art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.
Aby zatem wydatek mógł być uznany za koszt uzyskania przychodu, musi spełniać łącznie następujące warunki:
-pozostawać w związku przyczynowym z przychodem lub ze źródłem przychodu i być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu,
-nie znajdować się na liście wydatków nieuznanych za koszty uzyskania przychodów, wymienionych w art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych,
-być właściwie udokumentowany.
Regulacje prawne dotyczące zaliczania do kosztów uzyskania przychodów kosztów podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą zawarte zostały w art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zgodnie z tym przepisem:
Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących - w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom, określoną w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.
Odrębnymi przepisami, o których mowa powyżej jest obowiązujące od dnia 1 marca 2013 r. rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2190).
Wskazać należy, że zgodnie z § 8 pkt 1 ww. rozporządzenia:
Za nocleg podczas podróży krajowej w obiekcie świadczącym usługi hotelarskie pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie wyższej za jedną dobę hotelową niż dwudziestokrotność stawki diety.
Natomiast zgodnie z § 8 pkt 3 ww. rozporządzenia:
Pracownikowi, któremu nie zapewniono bezpłatnego noclegu i który nie przedłożył rachunku, o którym mowa w ust. 1, przysługuje ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150% diety.
Zauważyć jednakże należy, iż do przedsiębiorców nie mają, co do zasady zastosowania przepisy ww. rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej. Przewidziane tymi przepisami należności z tytułu podróży służbowych, w tym „ryczałty za noclegi” nie przysługują, przedsiębiorcom a jedynie pracownikom, wobec czego nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Możliwość uznania za koszty uzyskania przychodów wartości diet w wysokości określonej dla pracowników jest w tym zakresie wyjątkiem, wynikającym z powołanego uprzednio przepisu art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Nie oznacza to jednak, że przedsiębiorca, prowadzący działalność w zakresie transportu i wykonujący w tej firmie zadania kierowcy nie ma w ogóle prawa do zaliczania do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych w związku z tą działalnością. Koszty noclegów, spełniające warunek celowości, o którym mowa w art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, lecz jedynie w wysokości faktycznie poniesionych wydatków, udokumentowanych fakturami, bądź rachunkami.
Z przedstawionego opisu sprawy wynika, że prowadzi Pan jednoosobową działalność gospodarczą w zakresie krajowego transportu drogowego rzeczy. Wykonuje Pan przewozy osobiście – sam prowadzi Pan pojazd ciężarowy. Nie korzysta Pan z hoteli, ani innych obiektów noclegowych – nocuje Pan w kabinie pojazdu ciężarowego, która jest przystosowana do spania. Nie posiada Pan faktur ani rachunków za nocleg.
Zatem w przypadku, gdy nocuje Pan w kabinie samochodu i nie ponosi z tego tytułu wydatków, nie ma Pan możliwości by do kosztów uzyskania przychodów zaliczyć ryczałt w wysokości wynikającej z powyższego rozporządzenia.
W konsekwencji, mając na uwadze przedstawione zdarzenie przyszłe oraz obowiązujące przepisy prawa, stwierdzić należy, że - nie negując Pana prawa do zaliczenia do kosztów prowadzonej działalności gospodarczej faktycznie poniesionych i udokumentowanych kosztów noclegu - Pan jako przedsiębiorca świadczący usługi kierowcy przewozu w transporcie, nie może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów działalności gospodarczej ryczałtu za noclegi, ustalonego w oparciu o § 16 pkt 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.
Wobec tego, Pana stanowisko uznałem za nieprawidłowe.
Dodatkowe informacje
Informacja o zakresie rozstrzygnięcia
Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Pan przedstawił i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.
W odniesieniu do powołanych przez Pana interpretacji indywidualnych stwierdzam, że zostały one wydane w indywidualnych sprawach i nie mają zastosowania w sprawie będącej przedmiotem Pana wniosku.
Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji
·Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Pana sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosuje się Pan do interpretacji.
·Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:
Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:
1) z zastosowaniem art. 119a;
2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.
·Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:
Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.
Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację
Ma Pan prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).
Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):
·w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
·w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).
Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).
Podstawa prawna dla wydania interpretacji
Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.