Interpretacja indywidualna – stanowisko nieprawidłowe

Szanowny Panie,

stwierdzam, że Pana stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest nieprawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

22 maja 2025 r. wpłynął Pana wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczący możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na szkolenie przyszłego pracownika.

Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

Prowadzi Pan jednoosobową działalność gospodarczą w zakresie ośrodka szkolenia kierowców (art. 28 ustawy z dnia 5 stycznia 2011 r. o kierujących pojazdami). W ramach prowadzonej działalności prowadzi Pan kursy prawa jazdy kat. B. W związku z dynamicznym rozwojem firmy planuje Pan rozszerzyć działalność i zatrudnić osobę współpracującą - żonę, która aktualnie jest zatrudniona na podstawie umowy o pracę u innego pracodawcy. Żona nie posiada jeszcze odpowiednich kwalifikacji do wykonywania szkoleń, dlatego planowane jest przeszkolenie jej w tym zakresie. Koszty szkolenia - badania lekarskie, badania psychologiczne, opłata za kurs instruktora nauki jazdy kat. B, koszty egzaminu oraz opłata za wydanie legitymacji instruktora zostaną pokryte przez Pana. Szkolenie umożliwi małżonce podjęcie pracy w Pana firmie, co przyczyni się do zwiększenia efektywności i rozwoju działalności. Dzięki temu możliwe będzie przyjęcie większej liczby zleceń (osób na kurs prawa jazdy kat. B), co bezpośrednio wpłynie na wzrost przychodów firmy.

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Z uregulowań ustawowych wynika, że warunkiem zaliczenia danego wydatku do kosztów uzyskania przychodów nie jest wystąpienie konkretnego przychodu, lecz działanie w celu jego potencjalnego osiągnięcia, w tym także w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Działania mające na celu odpowiednie przygotowanie kandydata do pracy na określonym stanowisku są celowe. Ich poniesienie wykazuje związek przyczynowo-skutkowy z uzyskiwanymi przez pracodawcę przychodami. W konsekwencji, wydatki związane z przeszkoleniem przyszłego pracownika (osoby współpracującej) stanowią koszty uzyskania przychodów. Jako tzw. koszty pośrednie podlegają rozliczeniu w kosztach podatkowych w dacie poniesienia. Wydatek ten nie ma charakteru osobistego lecz służy zapewnieniu zasobów kadrowych firmy. Żona po uzyskaniu wpisu o rejestru instruktorów nauki jazdy (co jest następstwem ukończenia kursu i zdania egzaminu) będzie wykonywać obowiązki w ramach działalności gospodarczej.

Pytanie

Czy wydatki na szkolenie przyszłego pracownika - współmałżonka (badania lekarskie, badania psychologiczne, opłata za kurs, opłata za egzamin oraz opłata za wydanie legitymacji instruktora) mogą być uznane za koszt uzyskania przychodów?

Pana stanowisko w sprawie

Wydatki na szkolenie przyszłego pracownika - współmałżonka (badania lekarskie, badania psychologiczne, opłata za kurs, opłata za egzamin oraz opłata za wydanie legitymacji instruktora) mogą być uznane za koszt uzyskania przychodów, pod warunkiem należytego udokumentowania oraz faktycznego wykorzystania nabytych kwalifikacji w działalności gospodarczej.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawił Pan we wniosku jest nieprawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 163 ze zm.):

Aby zatem wydatek mógł być uznany za koszt uzyskania przychodów winien, w myśl powołanego przepisu, spełniać łącznie następujące warunki:

• pozostawać w związku przyczynowo-skutkowym z przychodem lub źródłem przychodu i być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu,
• nie znajdować się na liście kosztów nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów, wymienionych w art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych,
• być właściwie udokumentowany.

Powołany przepis wskazuje, że przy ocenie danego wydatku przede wszystkim musi istnieć źródło przychodów. Z zasadą tą skorelowane są przepisy ustanawiające reguły potrącania wydatków w określonym czasie.

Stwierdzenie, że określone wydatki poniesione przez podatnika spełniają wszystkie wskazane przez ustawodawcę warunki podatkowego uznania ich za koszt uzyskania przychodów, stanowi bowiem niezbędną przesłankę odliczenia ich przez podatnika od osiągniętego przychodu. W przypadku źródła przychodów, jakim jest pozarolnicza działalność gospodarcza, należy przyjąć, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie przychodów, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów.

Przy czym - związek przyczynowy między poniesieniem wydatku a osiągnięciem przychodu, bądź zachowaniem lub zabezpieczeniem jego źródła należy oceniać indywidualnie w stosunku do każdego wydatku. Z oceny tego związku powinno wynikać, że poniesiony wydatek obiektywnie może przyczynić się do osiągnięcia przychodu, bądź służyć zachowaniu lub zabezpieczeniu źródła przychodów.

Koszty poniesione na zachowanie źródła przychodu to koszty, które poniesione zostały, aby przychody z danego źródła przychodów w dalszym ciągu uzyskiwano oraz aby takie źródło w ogóle dalej istniało. Natomiast za koszty służące zabezpieczeniu źródła przychodów należy uznać koszty poniesione na ochronę istniejącego źródła przychodów, w sposób gwarantujący bezpieczne funkcjonowanie tego źródła. Istotą tego rodzaju kosztów jest więc ich obligatoryjne poniesienie w celu niedopuszczenia do utraty źródła przychodu w przyszłości.

Należy przy tym podkreślić, że obowiązek jednoznacznego wykazania związku przyczynowo-skutkowego między poniesionym wydatkiem a przychodem uzyskanym z działalności, zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła tego przychodu - każdorazowo spoczywa na podatniku.

Ustawodawca, posługując się zwrotem „koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów”, przypisuje temu określeniu cechę świadomego, zamierzonego, przemyślanego i logicznego działania podatnika przyporządkowanego osiągnięciu przychodów, a nie odwołuje się do skutku będącego następstwem określonego działania. Wykładnia językowa użytego przez ustawodawcę pojęcia „koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów” oznacza, że podatnik ma możliwość odliczenia dla celów podatkowych wszelkich wydatków pod tym wszakże warunkiem, że wykaże, że świadomie poniósł określony wydatek, który ma związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, a jego poniesienie miało lub mogło mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu. Zależność między poniesionymi w danym czasie kosztami a możliwością uzyskania w przyszłości z tego tytułu przychodów trzeba zatem rozpatrywać na podstawie adekwatnego związku przyczynowego. Przy kwalifikowaniu określonych wydatków poczynionych przez podatnika do kosztów podatkowych należy jednocześnie brać pod uwagę przeznaczenie wydatku (jego celowość), jak też potencjalną możliwość przyczynienia się wydatku do osiągnięcia przychodów podatnika.

Należy ponadto dodać, że samo wyliczenie kosztów, których nie uważa się za koszty uzyskania przychodów, nie stwarza domniemania, że wszystkie pozostałe koszty, które nie są wymienione w art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, zostają z mocy samego prawa uznane za koszty podlegające odliczeniu. Innymi słowy - poniesienie wydatku, który nie został wyłączony w art. 23 omawianej ustawy podatkowej, nie oznacza, że wydatek taki automatycznie będzie uznany za koszt uzyskania przychodów.

W opisie sprawy wskazał Pan, że prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą w zakresie ośrodka szkolenia kierowców. W ramach prowadzonej działalności prowadzi Pan kursy prawa jazdy kat. B. W związku z dynamicznym rozwojem firmy planuje Pan rozszerzyć działalność i zatrudnić osobę współpracującą - żonę, która aktualnie jest zatrudniona na podstawie umowy o pracę u innego pracodawcy. Żona nie posiada jeszcze odpowiednich kwalifikacji do wykonywania szkoleń, dlatego planowane jest przeszkolenie jej w tym zakresie. Koszty szkolenia - badania lekarskie, badania psychologiczne, opłata za kurs instruktora nauki jazdy kat. B, koszty egzaminu oraz opłata za wydanie legitymacji instruktora zostaną pokryte przez Pana. Szkolenie umożliwi małżonce podjęcie pracy w Pana firmie, co przyczyni się do zwiększenia efektywności i rozwoju działalności. Dzięki temu możliwe będzie przyjęcie większej liczby zleceń (osób na kurs prawa jazdy kat. B), co bezpośrednio wpłynie na wzrost przychodów firmy.

Wymienione wydatki nie zostały ujęte w katalogu wydatków nieuznawanych za koszt uzyskania przychodów, zawartym w treści art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Nie stanowi to jednak wystarczającej przesłanki do zaliczenia poniesionych wydatków do kosztów uzyskania przychodów. Jak już wskazano, dla uzyskania takiego statusu konieczne jest również zaistnienie związku przyczynowego między poniesionym wydatkiem a celem, jakim jest osiągnięcie przychodów lub zachowanie albo zabezpieczenie źródła przychodów.

Odnosząc się do zaprezentowanego opisu sprawy, należy podkreślić, że planowane wydatki, na szkolenie przyszłego pracownika - współmałżonka (badania lekarskie, badania psychologiczne, opłata za kurs, opłata za egzamin oraz opłata za wydanie legitymacji instruktora), zostaną poniesione przez Pana przed zatrudnieniem żony jako osoby współpracującej. Nie będą więc one w żaden sposób związane z Pana źródłem przychodów. Jak Pan bowiem wskazał we wniosku, żona aktualnie jest zatrudniona na podstawie umowy o pracę u innego pracodawcy.

Reasumując, mając na uwadze powołane przepisy prawa oraz przedstawione zdarzenie przyszłe, wskazać należy, że skoro wydatki na szkolenie małżonki jako przyszłego pracownika (badania  lekarskie, badania psychologiczne, opłata za kurs, opłata za egzamin oraz opłata za wydanie legitymacji instruktora), zostaną poniesione przez Pana przed jej zatrudnieniem, nie można uznać, że wydatki te spełniają przesłanki, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Mają one charakter wydatków typowo osobistych dla Pana małżonki, w związku z czym, nie można ich uznać za koszt uzyskania przychodów prowadzonej przez Pana działalności gospodarczej w rozumieniu powołanego powyżej art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Zatem Pana stanowisko jest nieprawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Pan przedstawił i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie wydania interpretacji indywidualnej.

Przy wydawaniu niniejszej interpretacji dokonałem wyłącznie analizy okoliczności podanych we wniosku. Rolą postępowania w sprawie wydania indywidualnej interpretacji przepisów prawa podatkowego nie jest bowiem ustalanie, czy przedstawione we wniosku zdarzenie przyszłe będzie zgodne ze stanem rzeczywistym. W ramach postępowania o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego nie przeprowadzam postępowania dowodowego, lecz opieram się jedynie na opisie zdarzenia przyszłego przedstawionego we wniosku. Ustalenie stanu rzeczywistego stanowi domenę ewentualnego postępowania podatkowego. To na podatniku ciąży obowiązek udowodnienia w toku tego postępowania okoliczności faktycznych, z których wywodzi on dla siebie korzystne skutki prawne.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm. ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Pana sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem zdarzenia przyszłego i zastosuje się Pan do interpretacji.

·Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

·Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Ma Pan prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

·w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.