Interpretacja indywidualna – stanowisko w części prawidłowe i w części nieprawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest:

-nieprawidłowe w części uznania, że zwracane pracownikom kwoty tytułem zwrotu kosztów przejazdu taksówkami w celach służbowych (w ramach rozliczenia delegacji krajowych, jak i zagranicznych) nie będą stanowiły dla pracowników przychodu w ramach stosunku pracy w rozumieniu art. 12 ust.1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych;

-   prawidłowe – w pozostałym zakresie.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

13 maja 2025 r. wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy obowiązków płatnika w podatku dochodowym od osób fizycznych. Uzupełnili go Państwo – w odpowiedzi na wezwanie – pismem z 12 czerwca 2025 r Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego

Wnioskodawca jest bankiem krajowym w rozumieniu art. 4 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Prawo bankowe (Dz. U. z 2024 r. poz. 1646: dalej: „Prawo bankowe”) i podlega w Polsce nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu w podatku dochodowym od osób prawnych. Podstawowym przedmiotem działalności gospodarczej Wnioskodawcy jest wykonywanie czynności bankowych określonych w art. 5-6 Prawa bankowego.

W związku z wykonywaną działalnością gospodarczą Bank zatrudnia pracowników, którzy w ramach wykonywania obowiązków służbowych odbywają i będą odbywać w przyszłości podróże służbowe (w ramach delegacji krajowych, jak i zagranicznych), a także mają i będą mieć wyjścia służbowe (np. spotkania z klientami lub kontrahentami, urzędnikami, np. z Komisji Nadzoru Finansowego, konferencję lub szkolenie) w celach ściśle związanych z wykonywaną pracą w Banku. W ramach podróży i wyjść służbowych powstają przypadki gdy niezbędne jest skorzystanie z taksówki, np. gdy z uwagi na porę nocną lub ze względu na trasę nie kursuje komunikacja miejska albo gdy konieczne jest to ze względu na umówioną godzinę spotkania służbowego lub konferencji (szkolenia). Pracownicy wykorzystują przejazdy taksówką w ramach wykonywania obowiązków służbowych, tj. gdy realizują zadania w interesie Banku jako ich pracodawcy a przejazd taki uzasadniony jest okolicznościami (niemożność skorzystania z innych środków komunikacji, konieczność dotrzymania terminu spotkania, itp.) . W takich przypadkach pracownicy Banku ponoszą koszty przejazdu taksówką z własnych środków pieniężnych, biorą od przewoźnika rachunek lub fakturę za przejazd i wnioskują o zwrot poniesionych kosztów do Banku przedkładając oprócz rachunku/faktury także np. potwierdzenia zapłaty osobistą kartą płatniczą w ramach rozliczenia delegacji lub wyjścia służbowego. Po pozytywnym rozpatrzeniu wniosku pracownik otrzymuje zwrot poniesionego wydatku za przejazd taksówką (1:1 - bez dodatkowych kwot).

Aktualnie, stosując się do dominującej w przeszłości linii interpretacyjnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, Bank traktował kwotę zwrotu za przejazd taksówką jako przychód pracownika ze stosunku pracy i powiększał podstawę opodatkowania PIT (podatkiem dochodowym od osób fizycznych). Niemniej, w związku z udzieloną przez Ministra Finansów odpowiedzią z dnia 20 grudnia 2024 r. znak: DD3.054.41.2024 na interpelację poselską nr 6759 (opubl. https://sejm.gov.pl/INT10.nsf/klucz/ATTDC8K7P/%24FILE/i06759-o1.pdf) Bank nabrał wątpliwości co do prawidłowości dotychczasowej swojej praktyki (sami pracownicy Banku „reklamują” również praktykę Banku powołując się na to stanowisko pisemne Ministra Finansów), w związku z czym kieruje niniejszy wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej.

Uzupełnienie wniosku

Wnioskodawca potwierdza, że podróże pracowników Banku w celach służbowych w ramach delegacji krajowych i zagranicznych stanowią podróż służbową w myśl art. 77⁽⁵⁾ § 1 Kodeksu pracy.

Przejazdy pracowników Banku taksówkami w celach podróży służbowych w ramach ww. delegacji odbywają się/będą odbywać się poza miejscowością, w której znajduje się siedziba Banku (miejsce pracy pracowników).

Wyjścia służbowe nie są bezpośrednio regulowane prawem, ani w Kodeksie pracy, ani innych ustawach lub rozporządzeniach. Zasady ich organizacji i ewidencji są określone w przepisach wewnątrzbankowych (aktualnie: Komunikacie nr …). Zgodnie z tymi przepisami pracownik powinien złożyć wniosek o zgodę na wyjście w systemie kadrowym X, zawierający informacje o planowanym czasie nieobecności oraz przyczynie wyjścia. Przełożony pracownika akceptuje w systemie taki wniosek i weryfikuje w miarę możliwości czy wyjście służbowe faktycznie miało miejsce (najczęściej poprzez odpowiednią notatkę lub relację ze spotkania służbowego, prezentację otrzymanych materiałów szkoleniowych z konferencji/szkolenia i faktur/rachunków za przejazdy taxi). W systemie X znajduje się ewidencja takich zaakceptowanych wyjść służbowych pracowników. Jak wskazywaliśmy w złożonym wniosku wyjścia służbowe wiążą się z obowiązkami pracowniczymi (są to np. spotkania służbowe z klientami, urzędnikami, przykładowo z Komisji Nadzoru Finansowego, udział w konferencjach i szkoleniach).

Przejazdy pracowników Banku taksówkami w ramach wyjść służbowych odbywają się w obrębie miejscowości, w której znajduje się siedziba Banku lub stałe miejsce pracy pracownika.

Pytanie

Czy zwracane przez Bank koszty przejazdów taksówkami w celach służbowych w ramach delegacji lub wyjść służbowych stanowić będą dla pracowników przychód ze stosunku w podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT) w rozumieniu art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej: UPDOF), a w związku z tym po stronie Banku jako płatnika powstanie obowiązek pobrania zaliczki PIT, zgodnie z art. 32 UPDOF?

Państwa stanowisko w sprawie (po uzupełnieniu)

W opinii Wnioskodawcy, w związku z przedstawionym stanem faktycznym we wniosku, Bank nie będzie miał obowiązku poboru zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych, gdyż zwracane pracownikom kwoty tytułem zwrotu kosztów przejazdu taksówkami w celach służbowych w ramach rozliczenia delegacji nie będą stanowiły dla pracowników przychodu w ramach stosunku pracy w rozumieniu art. 12 ust.1 UPDOF, i w konsekwencji obowiązku po stronie Banku jako płatnika do pobrania zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych na podstawie art. 32 UPDOF.

W ramach prawidłowej kwalifikacji opodatkowania kwot zwrotu pracownikom wydatków za służbowe przejazdy taksówkami finansowanych przez Bank należy przeanalizować czy przedmiotowe koszty stanowią po stronie pracownika przychód ze stosunku pracy, od którego Bank jako płatnik jest zobowiązany pobrać zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych.

Na podstawie art. 11 ust. 1 UPDOF, przychodami, z zastrzeżeniem (…) są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

Zgodnie z przepisem art. 12 ust. 1 UPDOF, za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Z kolei zgodnie z art. 32 UPDOF, zakłady pracy będące osobami fizycznymi, osobami prawnymi oraz jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, z pracy nakładczej lub ze spółdzielczego stosunku pracy, z zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego wypłacanych przez zakłady pracy lub z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej wypłacanej w spółdzielniach pracy.

Analizując powyższe przepisy w kontekście opodatkowania należy wskazać, że w przedstawionym stanie faktycznym to pracownik dokonuje świadczenia na rzecz pracodawcy w ramach wykonywania obowiązków służbowych, tj. ponosi koszt służbowych przejazdów taksówkami podczas delegacji czy wyjścia służbowego. Bank jest zobowiązany z kolei do ponoszenia kosztów dotyczących świadczenia pracy przez Jego pracowników.

W konsekwencji przedmiotowy zwrot kosztów tytułem wydatków za służbowe przejazdy taksówkami nie stanowi dla pracowników wypłaty pieniężnej, wartości pieniężnej świadczenia w naturze bądź jej ekwiwalentu w rozumieniu art. 12 ust. 1 UPDOF. Pracownik zaś otrzymując przedmiotowy zwrot nie uzyskuje z tego tytułu żadnej korzyści majątkowej (nie zwiększają jego majątku w sensie ekonomicznym), stanowią jedynie rekompensatę kosztów poniesionych w istocie na rzecz pracodawcy podczas delegacji służbowych. W ramach kwalifikacji podatkowej nie można pominąć faktu, iż pracownik przedmiotowych kosztów przejazdów taksówkami nie poniósłby gdyby nie fakt jego delegacji służbowej, a świadczenia pracy w zasadniczym jej miejscu. Podkreślenia wymaga fakt, iż w przedstawionym stanie faktycznym pracownik nie otrzymuje ekwiwalentu za wykonaną pracę, lecz zwrot kosztów transportu poniesionego w ramach delegacji krajowej lub zagranicznej związanego z dojazdem na miejsce poza zasadnicze miejsce pracy (siedziby, w której daną pracę standardowo świadczy).

W ramach uzasadnienia powyższej wykładni przepisów wypowiedział się Trybunał Konstytucyjny (TK) w wyroku z 8 lipca 2014 r. sygn. akt K 7/13 (publ. OTK-A 2014/7/69), gdzie wskazał, iż „świadczenia uzyskiwane od pracodawcy, niezależnie od tego czy są dokonywane w formie pieniężnej czy w formie świadczenia rzeczowego lub usługi, aby podlegały opodatkowaniu muszą prowadzić do pojawienia się po stronie pracownika dochodu, czyli korzyści majątkowej, która może wystąpić w dwóch postaciach: prowadzi do powiększenia aktywów, co jest zwykłym skutkiem wypłaty pieniędzy albo do zaoszczędzenia wydatków, co może być następstwem świadczenia rzeczowego lub w formie usługi. W wyniku takiego świadczenia w majątku pracownika nie pojawia się wprawdzie realny dochód (w znaczeniu ekonomicznym), ale ponieważ - jak wskazano w pkt 3.2.4. uzasadnienia - znaczenie dochodu na gruncie u.p.d.o.f. jest szersze, zaoszczędzenie wydatków musi być traktowane na równi z przyrostem majątku”.

TK w dalszej części orzeczenia zdefiniował ważną przesłankę, umożliwiającą uznanie, iż mamy do czynienia z przychodem pracownika (przesłanki tej nie można odnosić jedynie do „innych nieodpłatnych świadczeń”, na podstawie wyżej przywołanego cytatu orzeczenia dotyczyć ona powinna również świadczeń pieniężnych).

Świadczenia otrzymywane od pracodawcy (w tym w formie pieniężnej) podlegają opodatkowaniu w sytuacji spełniania ich w interesie pracownika, nie zaś pracodawcy oraz gdy takie świadczenia prowadzą do pojawienia się po stronie pracownika dochodu - korzyści majątkowej (powiększenia aktywów lub zaoszczędzenia wydatków).

TK w wyżej przywołanym wyroku sformułował kryteria zakwalifikowania konkretnego świadczenia pracodawcy na rzecz pracownika do przychodów nieodpłatnych ze stosunku pracy, przy czym kryteria te mają charakter uniwersalny. Przychodem pracownika są zatem świadczenia, które:

1)zostały spełnione za zgodą pracownika (pracownik skorzystał z nich w pełni dobrowolnie),

2)zostały spełnione w interesie pracownika (nie zaś pracodawcy) i

3)przyniosły pracownikowi korzyść w postaci powiększenia aktywów lub uniknięcia wydatku, który musiałby ponieść, zaś korzyść ta jest wymierna i przypisana indywidualnemu pracownikowi (nie jest dostępna w sposób ogólny dla wszystkich podmiotów).

W przedmiotowej sprawie otrzymywane przez pracownika „świadczenia” od pracodawcy, tj. kwoty tytułem kosztów przejazdu taksówkami w celach służbowych (w ramach delegacji pracowniczych) - nie są dokonywane w interesie pracownika, tylko w interesie pracodawcy oraz nie powodują uzyskania przez pracownika korzyści majątkowej. Pracownik nie poniósłby przedmiotowych kosztów gdyby nie charakter jego pracy i fakt podróży służbowych. Stąd kwoty otrzymywane tytułem zwrotu niwelują poniesiony przez pracownika koszt w ramach wykonywania obowiązków pracowniczych - w związku z czym nie stanowią przychodu pracownika w rozumieniu art. 11 ust. 1 i art. 12 ust. 1 UPDOF. Tym samym na Banku nie ciążą obowiązki kalkulacji i poboru zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych z tytułu zwrotu przedmiotowych kosztów na mocy art. 31 UPDOF.

Powyższe stanowisko zgodne jest z odpowiedzią Ministra Finansów z 20 grudnia 2024 r. znak: DD3.054.41.2024 na interpelację poselską nr 6759 (opubl. https://sejm.gov.pl/INT10.nsf/klucz/ATTDC8K7P/%24FILE/i06759-o1.pdf ), jak również orzecznictwem sądów administracyjnych - por. wyrok NSA z 19 września 2014 r. sygn. akt. II FSK 2280/12, z 23 lipca 2015 r. sygn. akt II FSK 1689/13, z 9 sierpnia 2016 r. sygn. akt II FSK 1970/14, z 16 października 2019 r. sygn. akt II FSK 3531/17, z dnia 22 stycznia 2021 r. sygn. akt II FSK 2472/18.

W przywołanych orzeczeniach wskazywano wielokrotnie na fakt uzyskiwania zwrotu kosztów poniesionych przez pracownika do celów służbowych, ponoszonych w wyłącznym interesie pracodawcy i braku uzyskiwania z tego tytułu żadnego przysporzenia dla pracownika (nie powiększa jego aktywów) - w związku z czym uzasadniano brak kwalifikowania otrzymywanego zwrotu (rekompensaty) do przychodu w podatku dochodowym od osób fizycznych.

Analogicznie stanowisko zajął Minister Finansów w ww. odpowiedzi na interpelację poselską nr 6759.

Ponadto, zdaniem Wnioskodawcy, zwracane pracownikom kwoty tytułem zwrotu kosztów przejazdu taksówkami w ramach wyjść służbowych nie będą stanowiły dla pracowników przychodu w ramach stosunku pracy w rozumieniu art. 12 ust.1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych i w konsekwencji nie powstanie po stronie Banku jako płatnika obowiązek pobrania zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych na podstawie art. 32 UPDOF.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych, jest w części prawidłowe i w części nieprawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

W myśl art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 163 ze zm.):

Na podstawie art. 11 ust. 1 cytowanej ustawy:

Z ogólnej definicji przychodów zawartej w art. 11 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wynika, iż przychodami są w szczególności otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń. Ponieważ za przychody należy uznać każdą formę przysporzenia majątkowego – zarówno formę pieniężną jak i niepieniężną, w tym nieodpłatne świadczenia otrzymane przez podatnika – to wskazać należy, że dla celów podatkowych przez nieodpłatne świadczenie rozumie się te wszystkie zdarzenia prawne lub gospodarcze, których skutkiem jest nieodpłatne, tj. niezwiązane z kosztami lub inną formą ekwiwalentu, przysporzenie w majątku podatnika mające konkretny wymiar finansowy. Zatem do przychodu należy zaliczyć każdy rodzaj świadczenia, które dana osoba (podatnik) otrzymuje kosztem majątku innej osoby.

Zgodnie z art. 10 ust. 1 pkt 1 ww. ustawy:

Stosownie do art. 12 ust. 1 ustawy:

Użyty powyżej w art. 12 ust. 1 ustawy zwrot „w szczególności” oznacza, że wymienione kategorie przychodów stanowią katalog otwarty. Przychodem ze stosunku pracy i stosunków pokrewnych są więc wszelkiego rodzaju wypłaty i świadczenia skutkujące u podatnika powstaniem przysporzenia majątkowego, mające swoje źródło w łączącym pracownika z pracodawcą stosunku pracy lub stosunku pokrewnym. Ponadto treść tego przepisu wskazuje, że do przychodów pracownika zaliczyć należy praktycznie wszystkie otrzymane przez niego od pracodawcy świadczenia. Są nimi bowiem nie tylko wynagrodzenia, czyli świadczenia wprost wynikające z zawartej umowy o pracę, ale również wszystkie inne przychody (świadczenia), niezależnie od podstawy ich wypłaty, jeżeli w jakikolwiek sposób wiążą się z faktem wykonywania pracy.

Na podstawie art. 12 ust. 3 ustawy:

W myśl art. 11 ust. 2 ustawy:

Stosownie zaś do art. 11 ust. 2a tej ustawy:

Zauważyć należy, że kwestia rozumienia pojęcia „innych nieodpłatnych świadczeń” – w kontekście świadczeń pracowniczych – była przedmiotem analizy Trybunału Konstytucyjnego, który w wyroku z 8 lipca 2014 r. sygn. akt K 7/13 stwierdził, że za przychód pracownika z tytułu „innych nieodpłatnych świadczeń”, o których mowa w art. 12 ust. 1 i art. 11 ust. 1 ustawy, mogą być uznane takie świadczenia, które:

·po pierwsze, zostały spełnione za zgodą pracownika (skorzystał z nich w pełni dobrowolnie),

·po drugie, zostały spełnione w jego interesie (a nie w interesie pracodawcy) i przyniosły mu korzyść w postaci powiększenia aktywów lub uniknięcia wydatku, który musiałby ponieść,

·po trzecie, korzyść ta jest wymierna i przypisana indywidualnemu pracownikowi (nie jest dostępna w sposób ogólny dla wszystkich podmiotów).

W kontekście pierwszego warunku, Trybunał Konstytucyjny podkreślił, że „inne nieodpłatne świadczenia” na rzecz pracownika mogą być uznane za jego dochód w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych tylko pod warunkiem, że rzeczywiście spowodowały zaoszczędzenie przez niego wydatków. Ustalenie tej okoliczności zależy od tego, czy pracownik skorzystał ze świadczenia oferowanego przez pracodawcę w pełni dobrowolnie. Zgoda na skorzystanie ze świadczenia wyraża bowiem ocenę pracownika, że świadczenie – z punktu widzenia jego sytuacji zawodowej, życiowej, rodzinnej – jest celowe i przydatne, leży w jego interesie. Oznacza to, że w braku świadczenia ze strony pracodawcy pracownik musiałby ponieść wydatek. W konsekwencji, przyjęcie świadczenia oferowanego przez pracodawcę oznacza uniknięcie tego wydatku.

Formułując drugi warunek Trybunał Konstytucyjny wyjaśnił, że dla oceny czy świadczenie leżało w interesie pracownika, istotne jest czy stanowi ono realne przysporzenie majątkowe (korzyść), którego efekt jest uchwytny w jego majątku. Trybunał Konstytucyjny – w ślad za uchwałami NSA – uznał, że w zakres nieodpłatnego świadczenia, jako przychodu wchodzą wszystkie zjawiska gospodarcze i zdarzenia prawne, „których skutkiem jest nieodpłatne, tj. niezwiązane z kosztami lub inną formą ekwiwalentu, przysporzenie majątku tej osobie, mające konkretny wymiar finansowy”. W konsekwencji, aby wartość świadczenia uzyskanego od pracodawcy podlegała opodatkowaniu po stronie pracownika musi pojawić się dochód, czyli korzyść majątkowa. Korzyść ta może wystąpić w dwóch postaciach: prowadzi do powiększenia aktywów, co jest zwykłym skutkiem wypłaty pieniędzy, albo do zaoszczędzenia wydatków, co może być następstwem świadczenia rzeczowego lub w formie usługi. W wyniku takiego świadczenia w majątku pracownika nie pojawia się wprawdzie realny dochód (w znaczeniu ekonomicznym), ale ponieważ znaczenie dochodu na gruncie ustawy jest szersze, zaoszczędzenie wydatków musi być traktowane na równi z przyrostem majątku. Jako przykład Trybunał Konstytucyjny wskazał m.in. dowożenie pracownika z miejsca zamieszkania do pracy. W ocenie Trybunału Konstytucyjnego zorganizowanie tego rodzaju transportu może oznaczać zaoszczędzenie wydatku po stronie pracownika i w konsekwencji może stanowić przysporzenie objęte podatkiem dochodowym. Taka ocena jest jednak poprawna tylko pod warunkiem, że świadczenia te pracodawca spełniał, dysponując uprzednią zgodą pracownika na ich przyjęcie. O ile bowiem pracownik decyduje się skorzystać z przewozu, niewątpliwie zaoszczędza sobie wydatku, który musiałby ponieść.

Jednocześnie Trybunał Konstytucyjny zauważył, iż w sytuacji, gdy nieodpłatne świadczenie zostało przyjęte jako warunek niezbędny do zgodnego z prawem wykonania pracy – po stronie pracownika nie pojawia się korzyść, która mogłaby być objęta podatkiem dochodowym.

Odnosząc się natomiast do trzeciego warunku, Trybunał Konstytucyjny wskazał, że przychód powstaje, gdy można zindywidualizować świadczenie, określić jego wartość pieniężną oraz skonkretyzować odbiorcę. Mając powyższe na uwadze Trybunał Konstytucyjny zauważył, że w sytuacji gdy otrzymane przez pracownika nieodpłatne świadczenie stanowi świadczenie pracodawcy, na które pracownik wyraził zgodę, które zostało spełnione w jego interesie i oznacza realne przysporzenie mu korzyści, problem ustalenia podstawy opodatkowania w zasadzie ulega rozwiązaniu.

W świetle powyższego zauważyć należy, że nie każde świadczenie spełnione przez pracodawcę na rzecz pracownika bez ustalonej za nie zapłaty jest świadczeniem podlegającym podatkowi dochodowemu, podobnie jak nie każde tego rodzaju świadczenie jest wyłączone spod regulacji ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Przy czym, jak słusznie zauważył Trybunał Konstytucyjny, ze względu na otwarty i rozwijający się katalog świadczeń oferowanych przez pracodawców nie jest możliwe enumeratywne wyliczenie w ustawie podatkowej wszystkich nieodpłatnych przysporzeń, które zgodnie z zasadą powszechności przedmiotowej podatku dochodowego powinny być przez ustawodawcę uwzględnione.

Co istotne, wytyczne zawarte w wyroku Trybunału Konstytucyjnego z 8 lipca 2014 r. sygn. akt K 7/13 mogą mieć zastosowanie również do świadczeń pieniężnych, jednakże wtedy gdy kwestia (tj. opodatkowanie/zwolnienie z opodatkowania) danego świadczenia nie jest wprost uregulowana w przepisach ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

W myśl natomiast art. 32 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Skutki podatkowe zwrotu kosztów przejazdów taksówką pracownikom (niebędących w podróży służbowej) z tytułu wyjść służbowych

Z przedstawionego zdarzenia wynika, że dokonują Państwo m.in. zwrotu kosztów przejazdów taksówką na rzecz pracowników z tytułu wyjść służbowych w celach ściśle związanych z wykonywaną pracą w Banku (spotkania służbowe, konferencje, szkolenia). Wskazali Państwo, że wyjścia służbowe nie są bezpośrednio regulowane prawem, ani w Kodeksie pracy, ani innych ustawach lub rozporządzeniach. Zasady ich organizacji i ewidencji są określone w przepisach wewnątrzzakładowych. Wyjścia służbowe wiążą się z obowiązkami pracowniczymi. Przejazdy pracowników taksówkami w ramach wyjść służbowych odbywają się w obrębie miejscowości, w której znajduje się Państwa siedziba lub stałe miejsce pracy pracownika.

W świetle powyższych rozważań, zgodzić się z Państwem należy, że w sytuacji, gdy pracodawca zwraca pracownikowi koszt przejazdu taksówką zamówioną w związku z wykonywaniem zadania służbowego, np. finansuje (zwraca pracownikowi wydatek) przejazdu taksówką w sytuacji gdy niezbędne jest skorzystanie z taksówki, np. gdy z uwagi na porę nocną lub ze względu na trasę nie kursuje komunikacja miejska albo gdy konieczne jest to ze względu na umówioną godzinę spotkania służbowego lub konferencji (szkolenia) i pracownicy wykorzystują przejazdy taksówką w ramach wykonywania obowiązków służbowych, tj. gdy realizują zadania w Państwa interesie jako ich pracodawcy, a przejazd taki uzasadniony jest okolicznościami (niemożność skorzystania z innych środków komunikacji, konieczność dotrzymania terminu spotkania – to pracownik nie uzyskuje od Państwa przysporzenia majątkowego (korzyści). Zwrócić uwagę należy, że nawet w sytuacji, gdy danego przejazdu nie można zakwalifikować jako podróży służbowej, to nadal brak jest podstaw do przerzucenia na pracownika kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem powierzonego zadania. Wydatek taki jest również poniesiony w interesie pracodawcy, a nie pracownika. Zatem, w omawianej w sprawie nie mamy do czynienia z nieodpłatnymi świadczeniami, w rozumieniu art. 11 ust. 1 i art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

W konsekwencji, w związku z dokonywaniem na rzecz pracowników zwrotu kosztów przejazdu taksówką z tytułu wyjścia służbowego, które jest związany z uczestnictwem w ramach obowiązków służbowych w spotkaniu służbowym, konferencji, szkoleniu nie ciąży na Państwu obowiązek obliczenia, poboru i odprowadzenia zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych.

Skutki podatkowe zwrotu kosztów przejazdów taksówką pracownikom będących w podróży służbowej (w ramach delegacji krajowych i zagranicznych)

Wskazali Państwo również, że w ramach wykonywania obowiązków służbowych Państwa pracownicy odbywają i będą odbywać w przyszłości podróże służbowe (w ramach delegacji krajowych, jak i zagranicznych), w celach ściśle związanych z wykonywaną pracą w Banku. W ramach podróży służbowych powstają przypadki gdy niezbędne jest skorzystanie z taksówki. Państwa pracownicy ponoszą koszty przejazdu taksówką z własnych środków pieniężnych, biorą od przewoźnika rachunek lub fakturę za przejazd i wnioskują o zwrot poniesionych kosztów przedkładając oprócz rachunku/faktury także np. potwierdzenia zapłaty osobistą kartą płatniczą w ramach rozliczenia np. delegacji służbowej. Po pozytywnym rozpatrzeniu wniosku pracownik otrzymuje zwrot poniesionego wydatku za przejazd taksówką. Potwierdzacie Państwo, że podróże pracowników w celach służbowych w ramach delegacji krajowych i zagranicznych stanowią podróż służbową w myśl art. 77⁽⁵⁾ § 1 Kodeksu pracy. Przejazdy Państwa pracowników taksówkami w celach podróży służbowych w ramach ww. delegacji odbywają się/będą odbywać się poza miejscowością, w której znajduje się siedziba Banku (miejsce pracy pracowników).

Wyjaśnić należy, że ustawodawca w art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, przewidział zwolnienie dla świadczeń w postaci diet i innych należności za czas podróży służbowej pracownika. Oznacza to, że należności związane z podróżami służbowymi stanowią przychód w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zwolnić z podatku można bowiem tylko takie świadczenie, które stanowi przedmiot opodatkowania (źródło przychodu).

Mając powyższe na uwadze świadczenie pieniężne (zwrot wydatków) otrzymywane od pracodawcy z tytułu przejazdu taksówkami stanowi co do zasady po stronie pracownika przychód, o którym mowa w art. 11 ust. 1 w związku z art. 12 ust. 1 ustawy.

Niemniej jednak, na podstawie powołanego art. 21 ust. 1 pkt 16 ww. ustawy:

Na podstawie art. 21 ust. 13 i ust. 15c ustawy:

Stosownie do art. 77⁵ § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t. j. Dz.U. z 2025 r. poz. 277 ze zm.):

Podróżą służbową jest więc taki wyjazd, który odbywa się na polecenie pracodawcy i jest związany ze świadczeniem pracy poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy.

Jednocześnie, odrębne przepisy, o których mowa w dyspozycji art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, to przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2190).

Zgodnie z § 2 ww. rozporządzenia:

W myśl § 3 ust. 1 ww. rozporządzenia:

Jak wynika z § 3 ust. 2 rozporządzenia:

Stosownie do § 3 ust. 3 rozporządzenia:

Zgodnie z § 4 ww. rozporządzenia:

Natomiast jak wynika z § 9 ww. rozporządzenia:

Jak stanowi § 17 ww. rozporządzenia:

Z § 6 ww. rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej wynika, że:

Jak wynika natomiast z § 12 rozporządzenia, czas podróży zagranicznej liczy się w przypadku odbywania jej środkami komunikacji:

Stosownie do § 21 rozporządzenia:

Mając na uwadze powyższe, w podróży krajowej pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 20% diety albo na wniosek pracownika pracodawca wyraża zgodę na pokrycie udokumentowanych kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej.

Z zastrzeżeniem natomiast wynikającym z § 17 ust. 4 ww. rozporządzenia pracownikowi w podróży zagranicznej przysługuje ryczałt w wysokości ustalonej na podstawie § 17 ust. 1, 2 i ust. 3 rozporządzenia, czyli na pokrycie kosztów dojazdu z i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości za granicą, w której pracownik korzystał z noclegu. W przypadku gdy pracownik ponosi koszty dojazdu, o których mowa w ust. 1, wyłącznie w jedną stronę, przysługuje ryczałt w wysokości 50% diety. Ponadto pracownikowi w podróży zagranicznej przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży w wysokości 10% diety za dobę obowiązującej w danym państwie, zgodnie z załącznikiem do przedmiotowego rozporządzenia (§ 17 ust. 3 rozporządzenia).

W ww. sytuacjach ze zwolnienia, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych korzysta zatem – co do zasady – jedynie kwota ryczałtu wynikającego z ww. rozporządzenia. Kwota wypłacona ponad określony przepisami ryczałt stanowi natomiast przychód pracownika podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych. 

Jedynie w sytuacji, gdy pracownicy odbywający podróż służbową (zarówno zagraniczną, jak i krajową) w związku z uzasadnioną potrzebą korzystają w miejscowości docelowej (innej niż miejscowość rozpoczęcia podróży) z taksówek, otrzymany zwrot poniesionych wydatków w udokumentowanej wysokości stanowi dla nich przychód zwolniony z opodatkowania na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy. W takim przypadku uznać bowiem należy, że przedmiotowe koszty mogą stanowić inne wydatki określone lub uznane przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb, wymienione w § 2 pkt 2 lit. d) ww. rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej.

Reasumując, w sytuacji gdy pracownicy odbywający podróż służbową i w związku z uzasadnioną potrzebą korzystają z taksówek w celach służbowych, to otrzymany zwrot poniesionych wydatków w udokumentowanej wysokości stanowi przychód zwolniony z opodatkowania na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy. W takim przypadku uznać należy, że przedmiotowe koszty poniesione na przejazd taksówką mogą stanowić inne wydatki określone lub uznane przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb, wymienione w § 2 pkt 2 lit. d ww. rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej.

Oznacza to, że zwracane pracownikom będącym w podróży służbowej kwoty tytułem zwrotu kosztów przejazdu taksówkami w celach służbowych w ramach rozliczenia delegacji krajowych jak i zagranicznych korzystają ze zwolnienia przedmiotowego – i w konsekwencji nie ciąży na Państwu w związku z wypłatą tych świadczeń obowiązek obliczenia, poboru i odprowadzenia zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych.

W konsekwencji, w myśl zasady, że wadliwa argumentacja prawna, przy prawidłowo wywiedzionym skutku prawnym, winna skutkować uznaniem stanowiska za nieprawidłowe, Państwa stanowisko w tej części należało uznać za nieprawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Z kolei, w odniesieniu do powołanych przez Państwa wyroków sądów administracyjnych informuję, że zostały one wydane w indywidualnych sprawach i nie mają zastosowania, ani konsekwencji wiążących w odniesieniu do żadnego innego zaistniałego stanu faktycznego, czy też zdarzenia przyszłego.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

·Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

·Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

·w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.