Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowny Panie,

stwierdzam, że Pana stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanych stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

26 kwietnia 2025 r. wpłynął Pana wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na wynajem mieszkania. Uzupełnił go Pan - w odpowiedzi na wezwanie - pismem z 27 maja 2025 r. Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego

Wnioskodawca prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą od 8 kwietnia 2015 r. pod firmą (…), pod adresem (…), zarejestrowaną w CEIDG pod numerem NIP: (…) i numerem REGON: (…). Wnioskodawca ma nieograniczony obowiązek podatkowy w Polsce w rozumieniu art. 3 ust. 1 oraz ust. 1a ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej: ustawa o PIT), a wybrana przez Niego forma opodatkowania to podatek liniowy. Wnioskodawca świadczy usługi z branży IT na rzecz Kontrahentów, którzy swoją siedzibę mają w (…). Wnioskodawca swoje miejsce zamieszkania ma poza (…), w miejscowości (…), która oddalona jest ok. 80 km od (…). Adres: (…) jest stałym miejscem prowadzenia działalności gospodarczej. Wnioskodawca czasami pracuje w siedzibie kontrahentów ze względu na charakter świadczonych usług. Również w pilnych sytuacjach Kontrahenci mogą wymagać obecności Wnioskodawcy w siedzibie przedsiębiorstw. Wnioskodawca zdecydował się na najem mieszkania w (…) ze względu na optymalizację kosztów oraz czasu. W sytuacji Wnioskodawcy zdecydowanie uciążliwe byłyby dojazdy do Kontrahenta. Od miejsca zamieszkania Wnioskodawcy do siedziby Kontrahenta jest znaczna odległość, której pokonywanie uniemożliwiałoby pełne poświęcenie czasu na realizację usług oraz sprawiałoby Wnioskodawcy problemy organizacyjne, jak i logistyczne związane z dojazdami. Znacznie droższe pod względem ekonomicznym byłoby wynajęcie przez Wnioskodawcę hotelu lub miejsca krótkotrwałego zakwaterowania. Mieszkanie na terenie umożliwia Wnioskodawcy dostępność dla Kontrahenta, lepszą organizację pracy, szybkie reagowanie, gdyby zaszła nagła potrzeba pojawienia się w biurze oraz pozwala w sposób prawidłowy wykonywać usługi będące przedmiotem umowy z Kontrahentem. Możliwość przebywania na terenie (…) umożliwia również łatwość w pozyskiwaniu nowych Kontrahentów w porównaniu do perspektyw, które posiada Wnioskodawca w aktualnym miejscu siedziby działalności gospodarczej.

W uzupełnieniu wniosku Wnioskodawca wskazał, że zawarcie umowy z aktualnym kontrahentem nastąpiło 28 grudnia 2023 r. Wcześniej współpraca odbywała się przez tzw. pośrednika, na podstawie umowy z 13 listopada 2020 r. Zakres obowiązków i wykonywanych zadań pozostał bez zmian.

Mieszkanie zostało wynajęte 15 listopada 2020 r. i trwa nieprzerwanie. Zgodnie z umową najmu zawartą 5 listopada 2020 r., strony ustaliły, że płatności będą dokonywane co miesiąc w formie przelewu bankowego. Formą udokumentowania poniesionych wydatków, są potwierdzenia przelewów bankowych na konto bankowe osoby wynajmującej wskazane w ww. umowie.

Na przestrzeni ostatnich lat, usługi świadczone były dla wielu klientów jednocześnie. Lista klientów wraz z okresami współpracy:

·(…)

Ze względu na pogorszenie się koniunktury w branży, aktualnie usługi świadczone są dla jednego kontrahenta. Jednocześnie podejmowane są próby pozyskania nowych klientów i nawiązania kolejnych długoterminowych współpracy.

Pytanie

Czy wydatki ponoszone przez Wnioskodawcę na wynajem mieszkania mogą zostać uznane za koszty uzyskania przychodu w związku z art. 22 ust. 1 ustawy 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 163; dalej: ustawa o PIT)?

Pana stanowisko w sprawie

Z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT wynika, że kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Kosztami uzyskania przychodów są więc wszystkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu.

Aby wydatek mógł być uznany za koszt uzyskania przychodu musi, w myśl powołanego wyżej przepisu, spełniać łącznie następujące warunki:

• winien pozostawać w związku przyczynowym z przychodem lub źródłem przychodu i być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu,
• nie może znajdować się na liście wydatków nieuznanych za koszty uzyskania przychodów, wymienionych w art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych,
• musi być właściwie udokumentowany.

W przypadku źródła przychodów jakim jest pozarolnicza działalność gospodarcza należy przyjąć, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów. Konstrukcja kosztów uzyskania przychodów oparta jest więc na swoistej klauzuli generalnej, zgodnie z którą podatnik ma możliwość odliczania wszelkich kosztów, pod tym jednak warunkiem, że wykaże ich bezpośredni związek z prowadzoną działalnością, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu, bądź zachowanie albo zabezpieczenie źródła przychodu.

Przy kwalifikowaniu poniesionych wydatków, należy wziąć pod uwagę ich celowość oraz potencjalną możliwość przyczynienia się wydatku do osiągnięcia przychodu, a także racjonalność wydatków, to znaczy ich adekwatność do rzeczywistych potrzeb i zakresu prowadzonej działalności oraz konieczność ich poniesienia dla osiągnięcia przychodu. Ponadto, za koszt uzyskania przychodu można uznać taki wydatek, który został poniesiony przez podatnika w sposób rzeczywisty (definitywny). Wydatek musi zostać faktycznie poniesiony w sensie realnym, tzn. musi nastąpić uszczuplenie zasobów finansowych podatnika.

Jednocześnie jednak zwrócić należy także uwagę na konieczność właściwego udokumentowania poniesionych wydatków. Tylko bowiem wydatek prawidłowo udokumentowany może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów. Przy czym, sposób dokumentowania ponoszonych kosztów uzależniony jest od rodzaju prowadzonych przez podatnika ksiąg podatkowych.

Zdaniem Wnioskodawcy, wszystkie powyższe przesłanki zostały spełnione, najem przez Niego lokalu mieszkalnego, będzie wykorzystywany do prowadzonej przez Niego działalności, zatem Wnioskodawca może zaliczyć wydatki związane z najmem mieszkania do kosztów uzyskania przychodu, na podstawie art. art. 22 ust. 1 ustawy o PIT.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawił Pan we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z treścią art. 22 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 163 ze zm.):

W przypadku źródła przychodów, jakim jest pozarolnicza działalność gospodarcza należy przyjąć, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie przychodów, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów.

Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego między poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania.

Innymi słowy oznacza to, że dla kwalifikacji prawnej danego kosztu istotne znaczenie ma cel, w jakim został poniesiony. Wydatek zostanie uznany za koszt uzyskania przychodów, jeżeli między jego poniesieniem a powstaniem, zwiększeniem, bądź też możliwością powstania przychodów istnieje związek przyczynowy.

Zatem warunkiem uznania wydatku poniesionego przez podatnika za koszt uzyskania przychodów jest łączne spełnienie następujących przesłanek:

• został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodów podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),
• jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
• pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
• poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
• został właściwie udokumentowany,
• nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 23 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

W związku z powyższym należy stwierdzić, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów, które nie są wymienione w art. 23 ust. 1 omawianej ustawy podatkowej. Koszty ponoszone przez podatnika należy oceniać pod kątem ich celowości, a więc dążenia do uzyskania przychodów.

Wyrażenie „w celu osiągnięcia przychodu” zawarte we wskazanym przepisie art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oznacza, że nie wszystkie wydatki ponoszone przez podatnika w związku z prowadzoną działalnością pomniejszają przychody. Aby określony wydatek można było uznać za koszt uzyskania przychodu między tym wydatkiem a osiągnięciem przychodów musi zachodzić związek przyczynowy tego typu, że poniesienie wydatku ma wpływ na powstanie lub zwiększenie tych przychodów, zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów.

Należy zauważyć, że przez sformułowanie „w celu” należy rozumieć dążenie do osiągnięcia jakiegoś stanu rzeczy (przychodu), a dążenie podatnika ma przymiot „celowości”. Przy czym możliwe jest zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów wydatku, który – racjonalnie oceniając – mógłby przyczynić się do powstania przychodów, czy ich zwiększenia, nawet jeżeli przychód faktycznie nie wystąpi.

Możliwość kwalifikowania konkretnego wydatku jako kosztu uzyskania przychodów jest uzależniona od rzetelnej i całościowej oceny tego, czy w świetle wszystkich występujących w sprawie okoliczności, przy zachowaniu należytej staranności, podatnik w momencie dokonywania wydatku mógł i powinien przewidzieć, że wydatek ten przyczyni się do powstania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów.

Dokonując oceny charakteru ponoszonych przez Pana wydatków należy rozstrzygnąć, czy spełniają one kryteria określone w art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz czy nie podlegają wyłączeniu z kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 23 ust. 1 tej ustawy. Jednocześnie sam fakt nieobjęcia ustawowym wykazem wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów nie jest wystarczający do podatkowej kwalifikacji kosztu. Brak takiego wydatku w katalogu kosztów negatywnych nie skutkuje automatycznym przyjęciem, że stanowi on koszt podatkowy.

Pogląd przeciwny, zgodnie z którym do kosztów podatkowych zalicza się wszelkie koszty związane z prowadzoną działalnością gospodarczą (z wyłączeniem wymienionych w art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych) jest zbyt daleko idący i abstrahuje od wskazanego w art. 22 ust. 1 omawianej ustawy podatkowej celu poniesienia kosztu, a w rezultacie nie znajduje oparcia w treści tego przepisu. Uprawnione jest bowiem przyjęcie założenia, że gdyby zamiarem ustawodawcy było uznanie za koszty uzyskania przychodów wszelkich kosztów ponoszonych przez podatnika w ramach działalności gospodarczej, nadałby temu przepisowi takie właśnie brzmienie.

Obowiązkiem podatnika jako odnoszącego ewidentną korzyść z faktu zaliczenia określonych wydatków w poczet kosztów uzyskania przychodów jest wykazanie związku między poniesieniem kosztu a uzyskaniem przychodów, zgodnie z dyspozycją powołanego art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Musi to być zatem taki wydatek, którego związek z prowadzoną działalnością nie budzi wątpliwości, a obowiązek wykazania tego związku należy do podatnika. Kwalifikacja wydatków do kosztów uzyskania przychodów ze względu na kryterium celowości leży bowiem w gestii podatnika. Należy jednak mieć na uwadze, że prawidłowość dokonanej kwalifikacji podlega ocenie organów podatkowych.

Przedstawił Pan informacje, z których wynika, że prowadzi Pan jednoosobową działalność gospodarczą od 8 kwietnia 2015 r. Posiada Pan nieograniczony obowiązek podatkowy w Polsce w rozumieniu art. 3 ust. 1 oraz ust. 1a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Wybrana przez Pana forma opodatkowania to podatek liniowy. Świadczy Pan usługi z branży IT na rzecz Kontrahentów, którzy swoją siedzibę mają w (…). Swoje miejsce zamieszkania ma Pan poza (…), w miejscowości która oddalona jest ok. 80 km od (…). Czasami pracuje Pan w siedzibie kontrahentów ze względu na charakter świadczonych usług. Również w pilnych sytuacjach kontrahenci mogą wymagać Pana obecności w siedzibie przedsiębiorstw. Zdecydował się Pan na najem mieszkania w (…) ze względu na optymalizacje kosztów oraz czasu. W Pana sytuacji uciążliwe byłyby dojazdy do kontrahenta. Od miejsca Pana zamieszkania do siedziby kontrahenta jest znaczna odległość, której pokonywanie uniemożliwiałoby pełne poświęcenie czasu na realizację usług oraz sprawiałoby problemy organizacyjne, jak i logistyczne związane z dojazdami. Znacznie droższe pod względem ekonomicznym byłoby wynajęcie przez Pana hotelu lub miejsca krótkotrwałego zakwaterowania. Mieszkanie na terenie (…) umożliwia Panu dostępność dla kontrahenta, lepszą organizację pracy, szybkie reagowanie, gdyby zaszła nagła potrzeba pojawienia się w biurze oraz pozwala w sposób prawidłowy wykonywać usługi będące przedmiotem umowy z kontrahentem. Możliwość przebywania na terenie (…) umożliwia również łatwość w pozyskiwaniu nowych kontrahentów w porównaniu do perspektyw, które posiada Pan w aktualnym miejscu siedziby działalności gospodarczej. Zawarcie umowy z aktualnym kontrahentem nastąpiło 28 grudnia 2023 r. Wcześniej współpraca odbywała się przez tzw. pośrednika, na podstawie umowy z 13 listopada 2020 r. Zakres obowiązków i wykonywanych zadań pozostał bez zmian.

Mieszkanie zostało wynajęte 15 listopada 2020 r. i trwa nieprzerwanie. Zgodnie z umową najmu zawartą 5 listopada 2020 r., strony ustaliły, że płatności będą dokonywane co miesiąc w formie przelewu bankowego. Formą udokumentowania poniesionych wydatków, są potwierdzenia przelewów bankowych na konto bankowe osoby wynajmującej wskazane w umowie.

Reasumując, jeżeli powodem wynajęcia mieszkania było nawiązanie współpracy z podmiotem gospodarczym, na rzecz którego świadczy Pan usługi, a którego siedziba znajduje się poza miejscowością, w której Pan zamieszkuje i na stałe przebywa, to wydatki poniesione z tego tytułu, jako niemające charakteru wydatków osobistych, spełniające przesłanki określone w art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, mogą stanowić koszty uzyskania przychodów w Pana pozarolniczej działalności gospodarczej.

Należy jednak zwrócić uwagę na konieczność właściwego udokumentowania wskazanych we wniosku wydatków. Należy bowiem zaznaczyć, że zgromadzone dowody nie mogą się ograniczać wyłącznie do dowodów wystawionych przez właściciela wynajmowanego mieszkania stwierdzających jedynie wysokość poniesionych przez podatnika wydatków z tytułu wynajmu mieszkania. Niezbędnym jest bowiem posiadanie dowodów świadczących o wykonanych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej usługach wymagających pobytu w miejscowości, w której Pan wynajął mieszkanie, umożliwiających w sposób bezsporny ustalenie związku przyczynowego poniesionych wydatków z uzyskanymi przychodami, a ponadto potwierdzających racjonalność ich poniesienia.

Pana stanowisko należało uznać za prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Pan przedstawił i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia oraz zdarzenia przyszłego, które Pan przedstawił i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Przy wydawaniu niniejszej interpretacji dokonałem wyłącznie analizy okoliczności podanych we wniosku. Rolą postępowania w sprawie wydania indywidualnej interpretacji przepisów prawa podatkowego nie jest bowiem ustalanie, czy przedstawione we wniosku stan faktyczny i zdarzenie przyszłe są zgodne ze stanem rzeczywistym. W ramach postępowania o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego nie przeprowadzam postępowania dowodowego, lecz opieram się jedynie na stanie faktycznym i zdarzeniu przyszłym przedstawionych we wniosku. Ustalenie stanu rzeczywistego stanowi domenę ewentualnego postępowania podatkowego. To na podatniku ciąży obowiązek udowodnienia w toku tego postępowania okoliczności faktycznych, z których wywodzi on dla siebie korzystne skutki prawne.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Pana sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego i zastosuje się Pan do interpretacji.

·Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

·Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Ma Pan prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

·w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.