Informacja o zakresie stosowania przepisów prawa podatkowego z dnia 24.10.2003, sygn. KW 005/28/03, Pierwszy Urząd Skarbowy w Kielcach

Temat interpretacji

Naczelnik Pierwszego Urzędu Skarbowego w Kielcach na podstawie art.14a § 1 ustawy z dnia 29.08.1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. Nr 137 poz. 926 ze zm.) w związku z zapytaniem zawartym w piśmie z dnia 10.09.2003 r.: czy wydatki poniesione i udokumentowane paragonami i pokwitowaniami za pobyt przedstawicieli firm, dla których jednostka zorganizowała misję w Chicago będą kosztem uzyskania przychodu w działalności gospodarczej w zakresie promocji i reklamy wyjaśnia:

Kosztami uzyskania przychodów z poszczególnego źródła jak to wynika z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tj. Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 ze zm.) są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Podatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych rozliczający się z tego podatku w oparciu o podatkową księgę przychodów i rozchodów obowiązani są dokumentować operacje gospodarcze z uwzględnieniem zasad określonych przepisami rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 15 grudnia 2000 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 116 poz. 1222 ze zm.) regulują między innymi sprawy dokumentowania wydatków ponoszonych w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą.

Podstawą dokonania zapisu w księdze stosownie do § 12 ust. 3 tego rozporządzenia są:
1. faktury VAT,
- faktury VAT RR,
- faktury VAT KOMIS,
- faktury VAT MP,
- dokumenty celne,
- rachunki oraz faktury korygujące, zwane dalej "fakturami", odpowiadające warunkom określonym w odrębnych przepisach;
2. Inne dowody wymienione w § 13 i 14 stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające, co najmniej:
a) wiarygodne określenie wystawcy lub wskazania stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
b) datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym, że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,
c) przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenia, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,
d) podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych -

- oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

Stosownie do § 14 ust. 1 w/w rozporządzenia - na udokumentowanie zapisów dot. niektórych kosztów (wydatków), mogą być sporządzone dokumenty zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków (dowody wewnętrzne), określające przy zakupie nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość, a w innych przypadkach - przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku). Ust. 2 pkt 1 - 8 cytowanego § 14 wymienia koszty (wydatki), które mogą być udokumentowane dowodami, o których mowa w ust. 1 § 14a mianowicie:
- pkt 4 - kosztów diet i innych należności za czas podróży służbowej pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących,
- pkt 8 - wydatków związanych z parkowaniem samochodu w sytuacji, gdy są one poparte dokumentami nie zawierającymi danych, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2; podstawą wystawienia dowodu wewnętrznego jest bilet z parkometru, kupon, bilet jednorazowy załączony do sporządzonego dowodu.

Przepisy w/w rozporządzenia przewidują możliwość uznania paragonu za prawidłowy dowód księgowy. Katalog wydatków, których poniesienie może być udokumentowane w taki sposób zawiera § 14 ust. 4 i 5 rozporządzenia. I tak, paragon może służyć udokumentowaniu wydatków poniesionych na zakup:
- w jednostkach handlu detalicznego:
- materiałów innych niż podstawowe i pomocnicze,
- środków czystości i bhp,
- materiałów biurowych,
- za granicą: paliwa, olejów
pod warunkiem, że zaopatrzony jest w datę i stempel (oznaczenie) jednostki wydającej paragon i określa ilość, cenę jednostkową oraz wartość, za jaką dokonano zakupu.

W obu ww. sytuacjach konieczne jest uzupełnienie paragonu na jego odwrotnej stronie o nazwisko podatnika (nazwę zakładu), adres oraz rodzaj (nazwę) zakupionego towaru.

Ponadto w związku z tym, że na paragonie dokumentującym zakup za granicą paliwa lub oleju podawane jest wartościowe określenia operacji gospodarczej w walucie państwa, w którym zakup poczyniono, stosownie do § 12 ust. 4 rozporządzenia, konieczne jest przeliczenie tej waluty na złote, po obowiązującym w dniu dokonania operacji kursie, zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Jeżeli paragonem udokumentujemy wydatki inne niż wymienione, nie będzie on prawidłowym dokumentem stanowiącym podstawę zapisu w księdze. Aby więc paragon mógł stanowić wystarczający dowód poniesienia wydatku musi się charakteryzować tym, iż:
- dotyczy transakcji zakupu grupy towarów określonych w przepisach rozporządzenia,
- zakup musi być dokonany w jednostkach handlu detalicznego.

Biorąc powyższe pod uwagę kosztów poniesionych na podstawie przedłożonych kserokopii paragonów i pokwitowań dotyczących:
- zapłaty za noclegi i wyżywienie uczestników misji,
- zapłaty za transfer uczestników na lotnisko,
- udziału w uroczystości z okazji święta Konstytucji 3 maja nie można wpisać do podatkowej księgi przychodów i rozchodów i uznać ich za koszt uzyskania przychodu z działalności.