Temat interpretacji

Stosownie do treści art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 ze zm.), kosztami uzyskania przychodów z poszczególnego źródła są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów,z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 tejże ustawy (katalog negatywny kosztów).
W świetle wskazanej regulacji prawnej, zarówno diety, jak i inne należności za czas podróży służbowej wypłacane pracownikom stanowią u pracodawcy, koszty uzyskania przychodów. Jednakże warunkiem koniecznym jest istnienie związku pomiędzy przychodami firmy a odbywaną przez podatnika podróżą służbową. Nie każde bowiem wykonywanie zadania poza miejscowością, w której znajduje się miejsce pracy pracownika, jest podróżą służbową.
Zgodnie z treścią § 2 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy(Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 ze zm.) podróżą służbową jest wyjazd na polecenie pracodawcy poza stałe miejsce świadczenia pracy wynikające z zawartej umowy o pracę.
Natomiast przepis art. 77 5 § 1 Kodeksu pracy stanowi, iż pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podrożą służbową.
Wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi odbywającemu podróż służbową na obszarze kraju zostały określone w przepisach rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej odbywanej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990; z 2004 r. Nr 271, poz. 2686).
Stosownie do przepisu § 3 tego rozporządzenia, pracownikowi odbywającemu podróż służbową na obszarze kraju w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, przysługują diety oraz zwrot kosztów:
1) przejazdów;
2) noclegów;
3) dojazdów środkami komunikacji miejscowej;
4) innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.
O tym, czy wyjazd służbowy pracownika może być uznany za podróż służbową, decyduje przede wszystkim to, czy pracownik ma do wykonania zadnie poza miejscem, które zostało wskazane jako stałe miejsce pracy. Tak więc, świadczenie pracy będzie uznane za wykonane w ramach podróży służbowej wtedy, kiedy odbywa się ono w miejscu, które według umowy o pracę nie jest miejscem stałego wykonywania pracy.
Ponadto, należy podkreślić, iż ustawodawca nie określił, jak długo może, lub też powinna trwać, podróż służbowa; zarówno ta odbywana przez pracownika, jaki i ta odbywana przez właściciela firmy. Wskazał tylko konieczność istnienia związku pomiędzy tą podróżą a osiąganymi przychodami.
Zatem, właściciel firmy (pracodawca), który zleca wyjazd służbowy swojemu pracownikowi w celu wykonania przez niego zadań służbowych poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy tego pracownika, może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów faktycznie poniesione wydatki związanez odbywaniem przez tegoż pracownika podróży służbowej; w tym również diety, pod warunkiem, że odbywana podróż (przez pracowników) została odpowiednio udokumentowana przez Podatnika.
Zasady i sposób dokumentowania kosztów uzyskania przychodów u podmiotów gospodarczych prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów zostały uregulowane (między innymi) w przepisach rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r.w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 152, poz. 1475, Nr 224, poz. 2226; z 2004 r. Nr 282, poz. 2807). Koszty podróży służbowych pracowników (koszty diet i innych należności za czas podróży służbowej pracowników) winne być dokumentowane zgodnie z zasadami określonymi w treści § 14 ust. 2 pkt 4 cytowanego rozporządzenia, czyli dowodem wewnętrznym sporządzonym przez Podatnika. Dowód ten musi spełniać wymogi określone w §14 ust. 3 cytowanego rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, a więc musi zawierać takie dane jak: imięi nazwisko, cel podróży, nazwę miejscowości docelowej, liczbę godzin i dni przebywaniaw podróży służbowej (datę i godzinę wyjazdu oraz powrotu), stawkę i wartość przysługujących mu diet, koszty przejazdu, ryczałtów za noclegi i innych wydatków.
Odnosząc się natomiast do należności przysługujących pracownikowi z tytułu odbywania podróży służbowej poza granicami kraju, to należy podkreślić, że są one bardzo podobne do świadczeń otrzymywanych w związku z podróżami krajowymi.
Podstawowym świadczeniem na rzecz pracownika, podobnie jak w przypadku służbowej podróży krajowej jest dieta, przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki pracownika. Wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących pracownikom odbywającym podroż służbową poza granicami kraju określają przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju(Dz. U. Nr 236, poz. 1991; z 2003 r. Nr 199, poz. 1951 oraz z 2004 r. Nr 271, poz. 2687). Zagraniczną podróżą służbową jest wykonywanie zadania przez pracownika w terminiei państwie określonym przez pracodawcę. Wysokość diety za dobę podróży służbowejw poszczególnych krajach określa załącznik do rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracyz dnia 8 grudnia 2004 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. Nr 271, poz. 2687).
W świetle omawianej regulacji prawnej, pracownikom zatrudnionym w Państwa przedsiębiorstwie, których praca polega na świadczeniu usług transportowych na rzecz pracodawcy w kraju i poza jego granicami, przysługuje zwrot poniesionych przez nich kosztów wyjazdów, tj. diet i innych poniesionych w podróży i prawidłowo udokumentowanych wydatków związanych z tą podróżą.
Natomiast właścicielowi podmiotu prowadzącego działalność gospodarczą przysługuje prawo zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wartości diet z tytułu podróży krajowychi zagranicznych, jak również w pełnej wysokości pozostałych poniesionych przez pracownikówi prawidłowo udokumentowanych wydatków w podróży; odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.
W świetle powyższego stanowisko Pana zawarte w piśmie z dnia 23 lutego 2005 r., dotyczące możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów z działalności gospodarczej wartości diet przysługujących pracownikom z tytułu odbywania przez nich podróży służbowej na terenie kraju oraz poza jego granicami, tut. organ podatkowy uznaje za prawidłowe.