Stosownie do art. 12 ust. 1 omawianej ustawy:

Użyty powyżej zwrot „w szczególności” oznacza, że wymienione kategorie przychodów zostały wskazane jedynie przykładowo. Przychodem ze stosunku pracy i stosunków pokrewnych są więc wszelkiego rodzaju wypłaty i świadczenia skutkujące u podatnika powstaniem przysporzenia majątkowego, mające swoje źródło w łączącym pracownika z pracodawcą stosunku pracy lub stosunku pokrewnym.

Tak szerokie zdefiniowanie pojęcia przychodu pracownika wskazuje, że w każdym przypadku, w którym uzyska on od pracodawcy realną korzyść mającą wymiar finansowy, będzie to rodzić obowiązek zwiększenia jego przychodu, z wyjątkiem świadczeń określonych w katalogu zwolnień przedmiotowych, zawartych w art. 21, 52, 52a i 52c ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

O uzyskaniu przychodu w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych można mówić w każdej sytuacji, gdy podatnik czy to na skutek otrzymania określonych wartości majątkowych (środków pieniężnych, świadczeń w naturze, czy też innych nieodpłatnych świadczeń), czy też gdy na skutek określonego zdarzenia powodującego zmniejszenie jego zobowiązań wobec innych podmiotów, uzyskuje określone przysporzenie majątkowe.

W świetle art. 31 ww. ustawy:

Z kolei art. 38 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych stanowi:

Natomiast zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 112 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Odrębnymi przepisami, o których mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, są przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167).

Z § 2 powołanego rozporządzenia wynika, że:

Na podstawie § 3 ust. 1 rozporządzenia:

Natomiast w myśl § 3 ust. 2 rozporządzenia:

Jak stanowi § 3 ust. 3 tego rozporządzenia:

W odniesieniu do § 3 ust. 4 rozporządzenia:

W tym zakresie obowiązują przepisy Rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. z 2002 r. Nr 27 poz. 271 ze zm.).

Wątpliwości Państwa budzi kwestia powstania przychodu i poboru zaliczek w sytuacji zwrotu kosztów używania samochodu prywatnego w celach służbowych do jazd lokalnych rozliczanych na podstawie faktycznie przejechanych kilometrów (tzw. kilometrówka) do przejazdu opiekunki z miejsca pracy (siedziby pracodawcy)/zamieszkania do miejsca wykonywania pracy.

W opisie stanu faktycznego wskazali Państwo, że:

1)opiekunki niebędące pracownikami socjalnymi (w rozumieniu art. 116 ustawy o pomocy społecznej) wykonują czynności w miejscu zamieszkania klienta Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej, tj. na obszarze obejmującym swoim zasięgiem miasto, jak i wsie wchodzące w skład gminy;

2)dojazdy opiekunki do miejsc wykonywania czynności zawodowych poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, w opisanym kształcie nie wynikają z polecenia służbowego, tj. nie odbywają się w ramach podróży służbowej, o której mowa w art. 775 Kodeksu pracy;

3)obowiązek ponoszenia przez zakład pracy kosztów dojazdu opiekunki do podopiecznych (jako obowiązek pracodawcy wyposażenia pracownika w narzędzia i materiały niezbędne do prawidłowego wykonywania pracy na zajmowanym stanowisku pracy) wynika z postanowień Kodeksu pracy oraz Regulaminu Pracy Ośrodka Pomocy Społecznej;

4)Ośrodek Pomocy Społecznej nie dysponuje środkiem transportu, który byłby wykorzystywany do przejazdu pomiędzy klientami;

5)formami zabezpieczenia zwrotu kosztów przejazdów może być zwrot kosztów używania samochodu prywatnego stanowiącego własność pracownika, w jazdach lokalnych - zwrot dokonywany jest na podstawie umowy cywilnoprawnej i tzw. "kilometrówki". Pracownik prowadzi ewidencję przebiegu pojazdu i na tej podstawie ma zwracane koszty dojazdów raz w miesiącu, wg stawek określonych w Rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. Nr 27 poz. 271 ze zm.).

6)od maja 2022 r. pobierają Państwo podatek dochodowy od wypłacanych "kilometrówek”, nie jest to forma ryczałtu miesięcznego.

Stosownie do postanowień art. 34a ust. 1 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz. U. z 2021 r. poz. 919 ze zm.):

Ponadto § 1 ust. 1 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. z 2002 r. Nr 27 poz. 271 ze zm.) stanowi, że:

Obowiązujące przepisy prawa pracy nie nakładają na pracodawcę obowiązku zrekompensowania pracownikowi ww. wydatku, tak jak ma to miejsce w przypadku podróży służbowej zgodnie z art. 77⁵ Kodeksu pracy (Dz.U. z 2022 r. poz. 1510). To z kolei prowadzi do wniosku, że w sytuacji nieotrzymania zwrotu poniesionych kosztów przez pracownika, byłby on zobowiązany do ich pokrycia z własnych środków. Zatem przyjęcie dodatkowego świadczenia oferowanego przez pracodawcę leży w interesie pracownika, gdyż jest równoznaczne z uniknięciem przez niego wydatku jaki musiałby ostatecznie ponieść, gdyby pracodawca nie dokonał jego zwrotu. Jazdy lokalne nie są podróżami służbowymi.

Wobec tego zwrot kosztów poniesionych przez pracownika tytułem wykorzystywania, na podstawie właściwej umowy, prywatnego samochodu osobowego do celów służbowych – stanowi dodatkowe świadczenie otrzymywane przez pracownika od pracodawcy, a w konsekwencji stanowi przychód w rozumieniu art. 11 ust. 1 i art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Gdyby wolą ustawodawcy nie było zaliczenie omawianych świadczeń do przychodów, to nie zawarłby w katalogu zwolnień przepisu określonego w art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, zgodnie, z którym:

Powyższa regulacja ogranicza krąg podatników mogących skorzystać z omawianego zwolnienia do tych, którym przepisy odrębnych ustaw gwarantują możliwość przyznania prawa do zwrotu poniesionych kosztów, bądź nakładają na pracodawcę obowiązek zwrotu pracownikowi tych kosztów.

Odrębnymi ustawami, do których odsyła art. 21 ust. 1 pkt 23b ww. ustawy są:

-ustawa z dnia 5 września 2008 r. o komercjalizacji państwowego przedsiębiorstwa użyteczności publicznej „Poczta Polska” (Dz. U. z 2020 r. poz. 2064),

-ustawa z dnia 28 września 1991 r. o lasach (Dz. U. z 2021 r. poz. 1275),

-ustawa z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (Dz. U. z 2020 r. poz. 1876 ze zm.).

Zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdów stanowiących własność pracownika, dla potrzeb zakładu pracy jest wolny od podatku dochodowego, jeżeli samochód jest wykorzystywany w jazdach lokalnych, a obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z przepisów odrębnych ustaw. W pozostałych przypadkach zwrot taki stanowi przychód pracownika podlegający opodatkowaniu wraz z innymi przychodami ze stosunku pracy.

Zatem ww. zwolnienie swoją dyspozycją obejmuje określone kategorie osób, o których mowa w odrębnych ustawach, do których odwołał się ustawodawca.

W myśl art. 121 ust. 3c ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (Dz. U. z 2021 r. poz. 2268 ze zm.):

Zacytowany powyżej przepis ustawy o pomocy społecznej odnosi się do zwrotu kosztów przejazdów związanych z wykonywaniem obowiązków zawodowych. Przewiduje on możliwość przyznania takiego zwrotu w sytuacji, gdy pracodawca nie ma możliwości zapewnienia dojazdu środkami transportu będącymi w jego dyspozycji. Należy zatem stwierdzić, że jest to przepis ustawowy, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Powyższy przepis obejmuje swoją dyspozycją wyłącznie pracowników socjalnych, o których mowa w ustawie o pomocy społecznej.

Natomiast wskazane we wniosku opiekunki nie są pracownikami socjalnymi w myśl powołanej ustawy o pomocy społecznej, a tym samym zacytowany art. 121 ust. 3c ustawy o pomocy społecznej nie znajduje do nich zastosowania.

W tym miejscu należy wyraźnie zaakcentować, że na gruncie konstrukcji i systematyki ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wprowadzenie przez ustawodawcę powyższego zwolnienia z art. 21 ust. 1 pkt 23b ww. ustawy dowodzi, że każdy zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdów stanowiących własność pracownika, dla potrzeb zakładu pracy, w jazdach lokalnych stanowi przychód tegoż pracownika. Aby dane świadczenie wymienione w katalogu zwolnień z art. 21 ust. 1 ww. ustawy w ogóle mogło korzystać ze zwolnienia od podatku, najpierw musiałoby stanowić przychód.

Dodatkowo należy wyjaśnić, że sam fakt zawarcia odrębnej umowy z pracownikiem, co do kwestii wykorzystania prywatnego samochodu pracownika nie ma znaczenia, gdyż zatrudniony wykorzystuje swój samochód celem świadczenia pracy na rzecz pracodawcy. Wykorzystywanie samochodu prywatnego do celów służbowych pracownika jest niewątpliwie związane z pozostawaniem przez niego w stosunku pracy.

Zwrot kosztów używania prywatnego samochodu do celów służbowych opiekunkom, stanowi dla nich przychód ze stosunku pracy, o którym mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Przychód ten nie korzysta ze zwolnienia z opodatkowania na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Prawo do takiego zwrotu przysługuje wyłącznie pracownikowi socjalnemu na podstawie art. 121 ust. 3c ustawy o pomocy społecznej.

Dlatego ciążą na Państwu obowiązki płatnika wynikające z art. 31 i 38 ww. ustawy, tj. potrącanie zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych od miesięcznych zwrotów kosztów za używanie samochodów prywatnych do celów służbowych przez opiekunki niebędące pracownikami socjalnymi.

Wątpliwości Państwa budzi kwestia powstania przychodu i poboru zaliczek w sytuacji zwrotu kosztów biletów za przejazd opiekunek niebędących pracownikami socjalnymi z miejsca pracy (siedziby pracodawcy)/zamieszkania do miejsca wykonywania pracy.

W opisie stanu faktycznego wskazali Państwo, że:

a)bilety jednorazowe - nabywane przez pracownika bilety jednorazowe, których koszt zakupu zwracany jest na podstawie przedstawionych skasowanych biletów i potwierdzenia wyjazdu w stosownym rejestrze. Rozliczenie z tytułu wykorzystanych w powyższy sposób biletów dokonywane jest raz w miesiącu;

b)od maja 2022 r. pobierają Państwo podatek dochodowy od wypłacanych od biletów, nie jest to forma ryczałtu miesięcznego.

Zatem, pracownicy otrzymują świadczenie od swojego pracodawcy, które nie zostało objęte jakimkolwiek ze zwolnień przedmiotowych ujętych w art. 21 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. W konsekwencji zwrot kosztów za zakup biletów wypłacany przez Państwa osobom niebędącym pracownikami socjalnymi będzie stanowił dla tych pracowników przychód, o którym mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Przychód uzyskany z tego tytułu, nie będzie korzystał ze zwolnienia określonego w art. 21 ust. 1 pkt 23b, art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a czy art. 21 ust. 1 pkt 112 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, bowiem wskazane przepisy nie przewidują takiego zwolnienia dla ww. pracowników.

W związku z tym, będą Państwo zobowiązani do obliczenia, pobrania i odprowadzenia do właściwego urzędu skarbowego zaliczki na podatek dochodowy od wypłaconego zwrotów kosztów za bilety (za dojazdy do miejsca wykonywania pracy) opiekunkom niebędącym pracownikami socjalnymi.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawyz dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2021 r. poz. 1540 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego i zastosują się Państwo do interpretacji.

·Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

·Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…).

Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – (Dz. U. z 2022 r. poz. 329 ze zm.) dalej jako „PPSA”.  

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

·w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na  adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na  platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2021 r. poz. 1540 ze zm.).