Koszty uzyskania przychodów – skup i sprzedaż palet.

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowny Panie,

stwierdzam, że Pana stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

Dnia 8 czerwca 2022 r. wpłynął Pana wniosek z 8 czerwca 2022 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy podatku dochodowego od osób fizycznych. Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego

Z dniem 2 stycznia 2013 roku Wnioskodawca rozpoczął prowadzenie działalności gospodarczej. Jako formę opodatkowania wybrał opodatkowanie na zasadach ogólnych. Korzystając z ww. formy opodatkowania, Wnioskodawca prowadzi książkę przychodów i rozchodów, w której ewidencjonuje sprzedaż i wydatki poniesione przez firmę.

Przeważającą działalnością wykonywaną w ramach prowadzonej działalności gospodarczej jest Sprzedaż hurtowa drewna, materiałów budowlanych i wyposażenia sanitarnego oznaczona kodem PKD 46.73.Z. W zakresie świadczonych usług Wnioskodawca prowadzi również produkcję, naprawę i sprzedaż palet, w tym palet skrzyniowych oraz innych produktów transportowych wykonanych z drewna.

Ponadto Wnioskodawca posiada licencje na naprawy palet, gwarantując odpowiednią jakość świadczonych usług. W związku z powyższym, Wnioskodawca skupuje palety od osób fizycznych, następnie dokonuje renowacji, a później sprzedaje gotowy produkt na rzecz podmiotów prowadzących działalność gospodarczą. W każdej zakupionej od osób nieprowadzących działalności gospodarczej palecie znajdują się uszkodzenia mechaniczne, do których zaliczyć można: utratę części gwoździ, poluzowanie niektórych elementów konstrukcji lub ich brak, miejscowe złamania drewna. Wnioskodawca w zakupionych paletach musi dokonywać napraw oraz wzmacniać konstrukcje, aby produkt przywrócić do stanu używalności i funkcjonalności.

Zakup odbywa się poprzez wystawienie dokumentu wewnętrznego lub poprzez sporządzenie umowy sprzedaży na wyraźną prośbę sprzedającego. W umowie sprzedaży sprzedawca określa strony umowy, wskazuje przedmiot umowy oraz wartość transakcji. Najczęściej od jednej osoby Wnioskodawca skupuje palety o wartości nieprzekraczającej kwoty 1.000 złotych. Koszt zakupu używanych palet ewidencjonowany jest zawsze poprzez zapis w księdze przychodów i rozchodów, na podstawie dokumentu wewnętrznego opatrzonego oznaczeniem daty i podpisem osoby, która dokonywała zakupu. Ponadto, na dokumencie opisana jest nazwa towaru, ilość, cena jednostkowa (ze wskazaniem ceny netto i brutto) oraz kwota łączna transakcji.

Po renowacji palet Wnioskodawca sprzedaje je osobom prowadzącym działalność gospodarczą. W związku z powyższym do kosztów uzyskania przychodów Wnioskodawca zalicza łącznie koszt zakupu używanych palet od osób fizycznych oraz koszty naprawy palet.

Pytania

1.Czy do uznania wydatku za koszt uzyskania przychodu niezbędne jest udokumentowanie zdarzenia gospodarczego poprzez umowę sprzedaży zawartą między osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej a Wnioskodawcą, jako nabywcą?

2.Czy właściwą podstawą do uznania wydatku za koszt uzyskania przychodu jest dowód wewnętrzny?

Pana stanowisko w sprawie

Zdaniem Wnioskodawcy, zgodnie z przepisem art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2018, poz. 1509) dalej jako u.p.d.o.f., kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 u.p.d.o.f.

Zatem kosztem uzyskania przychodów są wszystkie wydatki, których poniesienie pozostaje w związku przyczynowo-skutkowym z uzyskaniem przychodu z danego źródła bądź też zachowaniem lub zabezpieczeniem źródła przychodów i nie są wymienione w art. 23 u.p.d.o.f. Jednakże ciężar wykazania owego związku spoczywa na podatniku, który wywodzi z tego określone skutki prawne.

Kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą. Z oceny związku z prowadzoną działalnością winno wynikać, iż poniesiony wydatek obiektywnie może przyczynić się do osiągnięcia przychodów z danego źródła. Aby zatem wydatek mógł być uznany za koszt uzyskania przychodów, w myśl powołanego przepisu, winien spełniać łącznie następujące warunki: pozostawać w związku przyczynowo-skutkowym z przychodem lub źródłem przychodu i być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu, nie znajdować się na liście kosztów nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów wymienionych w art. 23 ust. 1 u.p.d.o.f. oraz być właściwie udokumentowany.

Zgodnie z § 13 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów na udokumentowanie zapisów w księdze, dotyczących niektórych kosztów (wydatków), mogą być sporządzone dokumenty zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonywały wydatków.

W ocenie Wnioskodawcy do uznania wydatku za koszt uzyskania przychodu nie jest niezbędne udokumentowanie zdarzenia poprzez umowę sprzedaży zawartą pomiędzy podmiotami gospodarczymi: Wnioskodawcą oraz osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej.

Zgodnie z § 13 ust. 1 ww. rozporządzenia do udokumentowania zapisów w księdze przychodów i rozchodów mogą zostać sporządzone tylko dowody wewnętrzne, tj. dokumenty opatrzone datą oraz podpisem osoby dokonującej bezpośredniego wydatku.

Zgodnie z § 11 ust. 3 rozporządzenia podstawa zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są:

1)faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne, zwane dalej „fakturami”, wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami, lub

2)dokumenty określające zmniejszenie kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenie przychodów na podstawie art. 22p ustawy o podatku dochodowym, zawierające co najmniej:

a)datę wystawienia dokumentu oraz miesiąc, w którym dokonuje się zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenia przychodów,

b)wskazanie faktury, a jeżeli nie istniał obowiązek wystawienia faktury, wskazanie umowy albo innego dokumentu, stanowiących podstawę do zaliczenia kosztu do kosztów uzyskania przychodów,

c)wskazanie kwoty, o którą podatnik zmniejsza koszty uzyskania przychodów lub zwiększa przychody,

d)podpis osoby sporządzającej dokument, lub

3)inne dowody, wymienione w § 12 i § 13, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:

a)wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,

b)datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,

c)przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,

d)podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych – oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

Ponadto, również na gruncie przepisu § 13 ust. 1 niniejszego rozporządzenia, na udokumentowanie zapisów w księdze, dotyczących niektórych kosztów (wydatków), mogą być sporządzone dokumenty zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków (dowody wewnętrzne), określające: przy zakupie – nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość, a w innych przypadkach – przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku).

W ust. 2 tego paragrafu wymienia się przypadki, w których mogą być wystawiane dowody wewnętrzne.

Zgodnie z § 13 ust. 2 pkt 6 niniejszego rozporządzenia mogą one dotyczyć między innymi zakupu od ludności odpadów poużytkowych, stanowiących surowce wtórne, z wyłączeniem zakupu (skupu) metali nieżelaznych oraz przeznaczonych na złom samochodów i ich części składowych.

Pojęcie odpadów zostało zdefiniowane w art. 3 ust. 1 pkt 6 ustawy z dnia 14 grudnia 2012 r. o odpadach (Dz.U. z 2013 r., poz. 21), w myśl którego odpady oznaczają każdą substancję lub przedmiot, których posiadacz pozbywa się, zamierza się pozbyć lub do których pozbycia się jest obowiązany. Odpadami są materiały, które na skutek procesów technologicznych lub na skutek zniszczenia albo uszkodzenia utraciły całkowicie swą pierwotną wartość użytkową (§ 3 pkt 1 lit. g ww. rozporządzenia).

Mając zatem na uwadze cytowane wyżej przepisy, należy stwierdzić, że zakup od osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej w przedmiocie obrotu paletami, może zostać udokumentowany dowodem wewnętrznym określającym datę, nazwę towaru, ilość, cenę jednostkową oraz wartość. Nadto taki dowód winien zostać podpisany przez osobę dokonującą wydatku. Wnioskodawca wskazał, iż towar zakupiony przez niego wypełnia definicję odpadu na podstawie przepisu art. 3 ust. 1 pkt 6 ustawy o odpadach. W związku z powyższym, w ocenie Wnioskodawcy, wydatek z tego tytułu jest bezpośrednio kosztem uzyskania przychodu zgodnie z art. 22 ust. 1 p.d.o.f.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawił Pan we wniosku, jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2021 r. poz. 1128 ze zm.):

Aby zatem wydatek mógł być uznany za koszt uzyskania przychodów, winien, w myśl powołanego przepisu, spełniać łącznie następujące warunki:

·pozostawać w związku przyczynowo-skutkowym z przychodami lub źródłem przychodów i być poniesiony w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów,

·nie znajdować się na liście kosztów nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów, wymienionych w art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych,

·być właściwie udokumentowany.

Generalnie należy przyjąć, że kosztami uzyskania przychodów prowadzonej przez podatnika działalności gospodarczej są wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z tą działalnością, których celem jest osiągnięcie przychodów bądź też zabezpieczenie lub zachowanie tego źródła przychodów, o ile w myśl przepisów wskazanej ustawy nie podlegają wyłączeniu z tych kosztów. Przy czym – związek przyczynowy między poniesieniem wydatku a osiągnięciem przychodów bądź zachowaniem lub zabezpieczeniem ich źródła należy oceniać indywidualnie w stosunku do każdego wydatku. Z oceny tego związku powinno wynikać, że poniesiony wydatek obiektywnie może przyczynić się do osiągnięcia przychodów bądź służyć zachowaniu lub zabezpieczeniu źródła przychodów.

W myśl art. 24a ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Szczegółowe warunki, jakie musi spełniać dokument, aby mógł stanowić podstawę wpisu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów, określają przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. 2019 r. poz. 2544).

Stosownie do treści § 11 ust. 3 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów:

Zatem – za dowód księgowy można uznać umowę sprzedaży, pod warunkiem że zawiera wszystkie elementy określone w powyższym przepisie.

Natomiast § 12 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów stanowi, że:

Stosownie do § 13 ust. 1 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów:

W myśl § 13 ust. 2 ww. rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów:

A zatem, dowody wewnętrzne mogą być wystawiane tylko dla dokumentowania poniesienia ściśle określonych wydatków – wymienionych enumeratywnie w powyższym przepisie. Do wydatków tych należy m.in. zakup od ludności odpadów poużytkowych, stanowiących surowce wtórne, z wyłączeniem zakupu (skupu) metali nieżelaznych oraz przeznaczonych na złom samochodów i ich części składowych.

Przy czym, pojęcie ludności oznacza osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej. Osoby te nie mają możliwości wystawienia faktury, dlatego podatnik – dokonując zakupu od tych osób – dokumentuje ten zakup dowodem wewnętrznym.

Stosownie do § 3 pkt 1 lit. g rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów:

Natomiast w myśl art. 3 ust. 1 pkt 6 ustawy z dnia 14 grudnia 2012 r. o odpadach (Dz. U. z 2022 r. poz. 699):

Zwracamy uwagę, że aby dany dokument stanowił prawidłowy wewnętrzny dowód księgowy, o którym mowa w rozporządzeniu, musi zawierać wszystkie elementy wskazane w § 11 ust. 3 pkt 3 oraz § 13 ust. 1 tego rozporządzenia.

Z okoliczności sprawy wynika, że w ramach prowadzonej działalności gospodarczej zajmuje się Pan m.in. produkcją, naprawą i sprzedażą palet, w tym palet skrzyniowych oraz innych produktów transportowych wykonanych z drewna. Posiada Pan licencje na naprawy palet, gwarantując odpowiednią jakość świadczonych usług. Skupuje Pan palety od osób fizycznych, następnie dokonuje ich renowacji, a później sprzedaje gotowy produkt na rzecz podmiotów prowadzących działalność gospodarczą. W każdej zakupionej od osób nieprowadzących działalności gospodarczej palecie znajdują się uszkodzenia mechaniczne, do których można zaliczyć: utratę części gwoździ, poluzowanie niektórych elementów konstrukcji lub ich brak, miejscowe złamania drewna. W zakupionych paletach musi Pan dokonywać napraw oraz wzmacniać konstrukcje, aby produkt przywrócić do stanu używalności i funkcjonalności. Zakup odbywa się przez wystawienie dokumentu wewnętrznego lub przez sporządzenie umowy sprzedaży na wyraźną prośbę sprzedającego. W umowie sprzedaży sprzedawca określa strony umowy, wskazuje przedmiot umowy oraz wartość transakcji. Najczęściej od jednej osoby skupuje Pan palety o wartości nieprzekraczającej kwoty 1.000 złotych. Koszt zakupu używanych palet ewidencjonowany jest zawsze przez zapis w podatkowej księdze przychodów i rozchodów, na podstawie dokumentu wewnętrznego opatrzonego oznaczeniem daty i podpisem osoby, która dokonywała zakupu. Ponadto, na dokumencie opisana jest nazwa towaru, ilość, cena jednostkowa (ze wskazaniem ceny netto i brutto) oraz kwota łączna transakcji.

Na podstawie powyższego opisu, zgodnie z powołanymi przepisami rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, ma Pan możliwość dokumentowania zakupu palet od osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej umową sprzedaży, jak również dowodem wewnętrznym.

Zwracam też uwagę, że wydatki, które Pan ponosi na zakup palet, nie zostały wyłączone z kosztów podatkowych na mocy art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Przy czym, to na Panu, jako podatniku, spoczywa dodatkowo ciężar udowodnienia, że określony wydatek jest kosztem uzyskania przychodów. Ma Pan bowiem obowiązek nie tylko prawidłowo udokumentować, że wydatek został poniesiony, ale wykazać także, że poniesiony został w celu osiągnięcia przychodów.

Reasumując – do uznania wydatku za koszt uzyskania przychodów konieczne jest udokumentowanie zdarzenia gospodarczego dowodem księgowym, którym w przedstawionej przez Pana sprawie może być zarówno umowa sprzedaży (przy czym nie jest ona dowodem niezbędnym), jak również dowód wewnętrzny.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Pan przedstawił, i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2021 r. poz. 1540 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Pana sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego i zastosuje się Pan do interpretacji.

·Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Ma Pan prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2022 r. poz. 329 ze zm.; dalej jako „PPSA”.

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

·w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2021 r. poz. 1540 ze zm.).