Wypłacane pracownikom, ekwiwalenty za pranie i używanie odzieży roboczej stanowić będą dla nich przychód ze stosunku pracy, o którym mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, podlegający zwolnieniu z opodatkowania na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 11 ww. ustawy.

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

3 czerwca 2022 r. wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej w zakresie zwolnienia z opodatkowania wypłacanych pracownikom ekwiwalentów pieniężnych za pranie i używanie odzieży roboczej. Uzupełniliście go Państwo – w odpowiedzi na wezwania – pismem z 26 sierpnia 2022 r. (data wpływu 26 sierpnia 2022 r.) oraz pismem z 14 września 2022 r.( data wpływu 14 września 2022 r.)

Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

Ze względu na specyfikę głównej i podstawowej działalności firmy Sp. z o.o. polegającej na przewożeniu nowych samochodów osobowych, gdzie w jednym transporcie Wnioskodawca przewozi 6-7 sztuk (łączna wartość ładunku to często 3-4 miliony złotych), kierowca zobowiązany jest do posiadania specjalistycznego stroju - kombinezonu (bez żadnych, klamr, guzików, odstających elementów), który zawsze musi być czysty. Podyktowane jest to nie tylko kwestią zmniejszenia ilości szkód powstałych w transporcie w wyniku niewłaściwego, brudnego stroju. Należy zwrócić uwagę, że każdy wystający element stroju może uszkodzić ładunek, gdzie w trakcie jego ładowania jest bardzo mało miejsca na jakiekolwiek większe manewry. Analogicznie wygląda to w stosunku do samej zabudowy oraz przyczepy, których wartość jako zestawu wynosi ponad 1 milion złotych. Wreszcie zobowiązują Wnioskodawcę do tego również procedury jakościowe koncernów samochodowych, do których przestrzegania zobowiązany jest poprzez realizowane zlecenia. Poza szkodami, które może spowodować zły stan i rodzaj stroju trzeba również liczyć się z karami umownymi nakładanymi przez place załadunkowe /rozładunkowe za nieprawidłowości z tym związane oraz z blokadami zarówno kierowców jak i ciężarówek co uniemożliwia pracę. Wnioskodawca nadmienił, że kierowcy autotransporterów, w przeciwieństwie do pozostałych rodzajów transportów ciężkich - sami wykonują załadunki oraz rozładunki ładunków, przez co permanentnie narażeni są na zabrudzenie od różnego rodzaju smarów, olejów, kurzu, ogólnego brudu.

Aby utrzymać wymagane standardy w tym zakresie kierowca będąc w trasie musi korzystać z pralni oraz suszarni, co powoduje wbrew pozorom wysokie koszty.

W załącznikach o numerach 5, 6, 9, 10, 11, 12 i 13 mogą Państwo zapoznać się z przykładowymi cennikami z (…). Należy założyć, że kierowca pranie musi zrobić przynajmniej 3 razy w tygodniu. Zestaw ubrań, które należy wyprać to - kombinezon roboczy/bluza x 3, spodnie x 2, koszulka x 4. Koszt prania takiego zestawu idąc kolejno wg załączników (cenników) to 146 euro, 62 euro, 143,50 euro, 79,50 euro, 84 euro, 65,75 euro oraz 38 euro. Łącznie na tydzień trzeba liczyć uśredniony koszt 265,18 euro za samo pranie. Należy też wziąć pod uwagę dojazd z parkingu do pralni i z powrotem co również zwiększa nam koszty o kolejne 120 euro (3x40 euro). Razem za pranie i dojazd za dzień wynosi 77,04 euro przy uśrednionej liczbie 20 dni (4 -tygodnie) pracy w miesiącu. Szczegółowe podsumowanie znajdą Państwo w załączniku 14 - tabelka.

W załącznikach ponadto przykładowe wymogi stawiane przez klientów (załączniki 3,7 i 8) oraz szkoda (załącznik nr 4), za którą zostaliśmy obciążeni na kwotę ponad 2000 euro spowodowana klamrą paska od spodni. Obciążenie jasno wskazuje jak istotna jest to kwestia.

Uzupełnienie i doprecyzowanie opisu zdarzenia przyszłego

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością jest spółką zajmuje się transportem samochodów na terenie Europy. Ze względu na specyfikę głównej i podstawowej działalności firmy (…) Sp. z o.o. polegającej na przewożeniu nowych samochodów osobowych, często o wartości przekraczających 500 tys. zł za sztukę, gdzie w jednym transporcie przewozimy 6-7 sztuk (łączna wartość ładunku to często 3-4 miliony złotych),kierowca zobowiązany jest do posiadania specjalistycznego stroju – kombinezonu ( bez żadnych klamr, guzików, odstających elementów), który musi być czysty.

Podyktowane jest to nie tylko kwestią zmniejszenia ilości szkód powstałych w transporcie w wyniku niewłaściwego, brudnego ubioru. Należy zwrócić uwagę, że każdy wystający element stroju może uszkodzić ładunek, gdzie w trakcie ładowania jest bardzo mało miejsca na jakiekolwiek większe manewry. Analogicznie wygląda to w stosunku do samej zabudowy oraz przyczepy, których wartość jako zestawu wynosi ponad 1 milion złotych. Wreszcie zobowiązują Wnioskodawcę do tego również procedury jakościowe koncernów takich jak (…) do których przestrzegania zobowiązany jest Wnioskodawca poprzez realizowane zlecenia.

Poza szkodami, które mogą spowodować zły stan i rodzaj stroju trzeba również liczyć się z karami umownymi nakładanymi przez place załadunkowe/ rozładunkowe za nieprawidłowości z tym związane oraz z blokadami zarówno kierowców jak i ciężarówek co uniemożliwia pracę. Wnioskodawca również nadmienił, że kierowcy autotransporterów, w przeciwieństwie do pozostałych rodzajów transportów ciężkich – sami wykonują załadunki oraz rozładunki ładunków, przez co permanentnie narażeni są na zabrudzenie od różnego rodzaju smarów, olejów, kurzu, ogólnego brudu.

Aby utrzymać wymagane standardy w tym zakresie kierowca będąc w trasie musi korzystać z pralni oraz suszarni, co powoduje wbrew pozorom wysokie koszty. W załącznikach numer 5,6,9,10,11,12 i 13 mogą Państwo zapoznać się z przykładowymi cennikami z (…). Należy założyć, że kierowca pranie musi zrobić przynajmniej 3 razy w tygodniu. Zestaw ubrań, które należy wyprać to – kombinezon roboczy/bluza x 3, spodnie x 2, koszulka x 4. Koszt prania takiego zestawu idąc kolejno wg załączników ( cenników) to 146 euro, 62 euro, 143,50 euro, 79,50 euro, 84 euro, 65,75 euro oraz 38 euro. Łącznie na tydzień trzeba liczyć uśredniony koszt 265,18 euro za samo pranie. Należy też wziąć pod uwagę dojazd z parkingu do pralni i z powrotem co również zwiększa nam koszty o kolejne 120 euro (3-40 euro). Razem za pranie i dojazd za dzień wynosi 77,04 euro dziennie przy uśrednionej liczbie 20dni ( 4 tygodnie ) pracy w miesiącu.

W załączniku przykładowe wymogi stawiane przez klientów oraz szkoda spowodowana klamrą paska od spodni, za którą zostaliśmy obciążeni.

Tak skalkulowany ekwiwalent będzie wypłacany ze środków pracodawcy. Wypłata ekwiwalentu za pranie odzieży roboczej wynikać będzie z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy - z art. 237 ⁹ Kodeksu pracy zgodnie z którym:

„ § 1. Pracodawca nie może dopuścić pracownika do pracy bez środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego, przewidzianych do stosowania na danym stanowisku pracy.

§ 2. Pracodawca jest obowiązany zapewnić, aby stosowane środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze posiadały właściwości ochronne i użytkowe, oraz zapewnić odpowiednio ich pranie, konserwację, naprawę, odpylanie i odkażanie.

§ 3. Jeżeli pracodawca nie może zapewnić prania odzieży roboczej, czynności te mogą być wykonywane przez pracownika, pod warunkiem wypłacania przez pracodawcę ekwiwalentu pieniężnego w wysokości kosztów poniesionych przez pracownika.( Dz. U. z 2020 r. poz. 1320 z późn. zm.)”.

Główny kontrahent Wnioskodawcy, z którym obroty kształtowały się w ramach 1,7 mln zł i sukcesywnie wzrastają, za ostatni miesiąc wyniosły 2,8 mln złotych, którego kontrakty opiewają na kilkaset milionów złotych nie może pozwolić sobie na utratę dobrej reputacji, co mogłoby spowodować stratę. Wnioskodawca nadmienił ,że klient podniósł ceny o 35% pod warunkiem zachowania procedur jakościowych tzn. czysty ubiór.

Ekwiwalent będzie wypłacony jako składnik wynagrodzenia na podstawie wewnętrznych przepisów zawartych w zarządzeniu Spółki.

Ekwiwalent został skalkulowany w porozumieniu pracodawcy z pracownikami.

Pytania (przeformułowane w uzupełnieniu)

1)Czy wypłacane ekwiwalenty za pranie i używanie odzieży roboczej będą zwolnione od opodatkowania na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 11 Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych?

2)Czy ekwiwalent za pranie i używanie odzieży roboczej na stanowisku kierowcy skalkulowany zgodnie z cenami rynkowymi w miejscu prowadzenia działalności gospodarczej będzie kosztem uzyskania przychodu na podstawie art. 15 ust. 1 podatku dochodowego od osób prawnych?

Przedmiotem niniejszej interpretacji jest ocena stanowiska Wnioskodawcy w zakresie pytania nr 1 dotyczącego podatku dochodowego od osób fizycznych. Natomiast w zakresie pytania nr 2, dotyczącego podatku dochodowego od osób prawnych, wniosek zostanie rozpatrzony odrębnie.

Państwa stanowisko w sprawie

Ad.1 Według Wnioskodawcy wysokość ekwiwalentu jaka będzie wypłacana pracownikom, jest odpowiednio skalkulowana i może być zgodnie z przepisami o bezpieczeństwie i higienie pracy - z art. 237 ⁹ zwolniona od podatku dochodowego od osób fizycznych na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy.

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością zatrudnia pracowników, którzy otrzymują odzież roboczą, wszyscy taką samą, korzystają też z odzieży osobistej. Spółka zamierza w 2022 roku w oparciu o treść art. 237 ⁹ § 3 Kodeksu pracy wypłacić pracownikom ekwiwalent za pranie odzieży w kwocie skalkulowanej w oparciu o ceny usług pralni stanowiącej równowartość jednego prania za każdy miesiąc począwszy od czerwca 2022 r.

Wypłata ekwiwalentu za pranie odzieży roboczej wynikać będzie z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy - z art. 237 ⁹ Kodeksu pracy zgodnie z którym: „ § 1. Pracodawca nie może dopuścić pracownika do pracy bez środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego, przewidzianych do stosowania na danym stanowisku pracy.

 § 2. Pracodawca jest obowiązany zapewnić, aby stosowane środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze posiadały właściwości ochronne i użytkowe, oraz zapewnić odpowiednio ich pranie, konserwację, naprawę, odpylanie i odkażanie.

§ 3. Jeżeli pracodawca nie może zapewnić prania odzieży roboczej, czynności te mogą być wykonywane przez pracownika, pod warunkiem wypłacania przez pracodawcę ekwiwalentu pieniężnego w wysokości kosztów poniesionych przez pracownika”.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2021 r., poz. 1128, z późn. zm.),

opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

Stosownie do treści art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych

przychodami, z zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9, 10 w zakresie realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, pkt 11, art. 19, art. 25b, art. 30ca, art. 30da i art. 30f, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

Zgodnie z art. 10 ust. 1 pkt 1 ww. ustawy, źródłami przychodów są:

stosunek służbowy, stosunek pracy, w tym spółdzielczy stosunek pracy, członkostwo w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną, praca nakładcza, emerytura lub renta.

W myśl art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowego od osób fizycznych,

za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Biorąc pod uwagę powyższe, do przychodów ze stosunku pracy zalicza się każde świadczenie, które pracownik otrzymał w związku z faktem pozostawania w stosunku pracy z pracodawcą. Do przychodów ze stosunku pracy zalicza się więc zarówno otrzymane przez pracownika pieniądze, jak i wartość pieniężną świadczeń w naturze, świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o podatku dochodowego od osób fizycznych, wolne od podatku dochodowego są:

świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia, przysługujące na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw.

Zagadnienia dotyczące dostarczania pracownikom środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego, a także związanych z tym wypłat ekwiwalentów pieniężnych reguluje dział X „Bezpieczeństwo i higiena pracy”, rozdział IX „Środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze” ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 2020 r., poz. 1320 z późn. zm.).

Stosownie do postanowień art. 237⁷ § 1 Kodeksu pracy,

pracodawca jest obowiązany dostarczyć pracownikowi nieodpłatnie odzież i obuwie robocze, spełniające wymagania określone w Polskich Normach:

1)jeżeli odzież własna pracownika może ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu,

2)ze względu na wymagania technologiczne, sanitarne lub bezpieczeństwa i higieny pracy.

Ponadto na podstawie art. 237⁹ § 2 Kodeksu pracy,

pracodawca jest obowiązany zapewnić, aby stosowane środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze posiadały właściwości ochronne i użytkowe, oraz zapewnić odpowiednio ich pranie, konserwację, naprawę, odpylanie i odkażanie.

W myśl art. 237⁹ § 3 Kodeksu pracy,

jeżeli pracodawca nie może zapewnić prania odzieży roboczej, czynności te mogą być wykonywane przez pracownika, pod warunkiem wypłacania przez pracodawcę ekwiwalentu pieniężnego w wysokości kosztów poniesionych przez pracownika.

Zgodnie z definicją słownikową ekwiwalent oznacza rzecz zastępującą inną rzecz o równej wartości, odpowiednik, równoważnik (Współczesny słownik języka polskiego, Dunaj B. Warszawa 2007).

Z powołanych powyżej przepisów Kodeksu pracy wynika, że zarówno dostarczenie pracownikowi odzieży roboczej i obuwia, jak również ich konserwacja, pranie, naprawa, odpylanie i odkażanie jest obowiązkiem pracodawcy.

Należy zauważyć, że wysokość ekwiwalentu za pranie odzieży może być ustalona także w sposób inny, niż tylko na podstawie dokumentów przedłożonych przez pracowników. Jako ekwiwalent, wypłacane pracownikom kwoty mają stanowić rekompensatę kosztów przez nich poniesionych. Wysokość kosztów może być ustalana we wzajemnym porozumieniu pracodawcy i pracowników– jak to ma miejsce w przedmiotowej sprawie.

Z opisanego zdarzenia przyszłego wynika, że Wnioskodawca zatrudnia pracowników na umowę o pracę. Wszyscy pracownicy otrzymują odzież roboczą. W związku ze specyfiką wykonywanej pracy odzież tych pracowników jest narażona na zabrudzenia. Wnioskodawca nie może zapewnić prania odzieży roboczej w trasie, dlatego też zamierza w roku 2022 wypłacać pracownikom ekwiwalent za pranie odzieży roboczej. Wnioskodawca wskazał, że ekwiwalent pieniężny za pranie odzieży będzie wypłacany z pieniędzy Spółki. Ekwiwalent będzie wypłacony jako składnik wynagrodzenia na podstawie wewnętrznych przepisów zawartych w zarządzeniu Spółki oraz na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy tj. art. 237⁷ § 1, § 2, § 3 Kodeksu pracy. Ekwiwalent został skalkulowany w porozumieniu pracodawcy z pracownikami.

Mając na uwadze opisane we wniosku zdarzenie przyszłe oraz powołane przepisy prawa podatkowego, stwierdzić należy, że wypłacane pracownikom, ekwiwalenty za pranie i używanie odzieży roboczej stanowić będą dla nich przychód ze stosunku pracy, o którym mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, podlegający zwolnieniu z opodatkowania na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 11 ww. ustawy.

W konsekwencji Państwa stanowisko w zakresie pytania nr 1 jest prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

‒Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2021 r. poz. 1540 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

‒Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1)z zastosowaniem art. 119a;

2)w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3)z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2022 r. poz. 329 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

‒w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

‒w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego.

Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2021 r. poz. 1540 ze zm.).