Interpretacja indywidualna z dnia 18 sierpnia 2022 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0113-KDIPT2-3.4011.429.2022.1.SJ
Temat interpretacji
Zwolnienie przedmiotowe z tytułu wypłaty pracownikowi należności z tytułu podróży służbowej.
Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe
Szanowni Państwo,
stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest prawidłowe.
Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej
23 maja 2022 r. wpłynął Państwa wniosek z 20 maja 2022 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy zwolnienia przedmiotowego z tytułu wypłaty pracownikowi należności z tytułu podróży służbowej. Treść wniosku jest następująca:
Opis stanu faktycznego
Wnioskodawca prowadzi działalność w zakresie transportu międzynarodowego. Zatrudnia kierowców zawodowych oraz pracownika na stanowisku: Kontroler stanu technicznego pojazdów. Miejscem wykonywania pracy tego pracownika jest siedziba Wnioskodawcy. Pracownik na tym stanowisku zatrudniony jest od 2022 r.
Do obowiązków Kontrolera stanu technicznego pojazdów należy:
-kontrola stanu technicznego poszczególnych układów pojazdów przed przystąpieniem ich do pracy (układu hamulcowego, kierowniczego, zawieszenia, napędowego),
-kontrola skuteczności działania oświetlenia zewnętrznego pojazdu, kontrola stanu ogumienia, kontrola działania urządzeń sygnalizacyjnych pojazdu,
-kontrola obowiązkowego wyposażenia dodatkowego pojazdu (trójkąt ostrzegawczy, gaśnica),
-planowanie i sporządzanie harmonogramów obsługi technicznej pojazdów,
-kierowanie pojazdów do przeprowadzenia obsługi technicznej lub naprawy,
-wystawianie zleceń na naprawy bieżące pojazdów na podstawie zauważonych niesprawności w czasie przeprowadzanej kontroli lub zgłaszanych przez ich użytkowników (kierowców) przed przystąpieniem pojazdu do pracy lub po jej zakończeniu, jak również powstałych w trakcie jego eksploatacji,
-zabezpieczanie przed zdekompletowaniem lub zniszczeniem pojazdów wycofanych z eksploatacji do czasu ich zagospodarowania lub ponownego włączenia do użytkowania,
-sprawdzanie stanu technicznego pojazdu przy jego odbiorze z naprawy głównej,
-uczestniczenie w komisjach badających awaryjne uszkodzenia pojazdów, wykonywanej poza siedzibą,
-gromadzenie, prowadzenie i przechowywanie kompletnej dokumentacji technicznej pojazdów,
-weryfikacja wymaganej dla danego transportu dokumentacji,
-pilotowanie przejazdów pojazdów nienormatywnych.
W związku z realizowaniem przez Wnioskodawcę również tzw. przejazdów pojazdów nienormatywnych, Kontroler stanu technicznego pojazdów może otrzymać polecenie służbowe wyjazdu poza siedzibę pracodawcy (w kraju lub za granicę), celem pilotowania takich przejazdów, zgodnie z wymogami prawnymi dla danego przejazdu.
Taka podróż ma charakter incydentalny, gdyż zwykle swoje podstawowe obowiązki pracownicze realizuje w siedzibie pracodawcy. W związku z powyższym, Wnioskodawca wypłaca temu pracownikowi należności z tytułu podróży służbowej (diety i ryczałty), do wysokości określonej w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, stanowiące przychód ze stosunku pracy w rozumieniu ustawy o PIT.
Pytania
1.Czy pracownik zatrudniony na stanowisku Kontrolera stanu technicznego pojazdów, który zwykle pracuje w siedzibie Wnioskodawcy, będzie przebywał w podróży służbowej wykonując incydentalne polecenia pracodawcy w przedmiocie pilotowania przejazdów pojazdów nienormatywnych poza siedzibą pracodawcy?
2.Czy w przypadku pracownika, o którym mowa w pytaniu 1 powyżej, należy stosować art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. 1991 r. Nr 80, poz. 350), zgodnie z którym wolne od podatku są diety i inne należności za czas:
a)podróży służbowej pracownika,
b)podróży osoby niebędącej pracownikiem
- do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13?
Państwa stanowisko w sprawie
W ocenie Wnioskodawcy, wypłacane Kontrolerowi stanu technicznego pojazdu należności z tytułu podróży służbowej wolne są od podatku, zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Pracownik bowiem zwykle pracuje w siedzibie pracodawcy wykonując swoje podstawowe obowiązki pracownicze związane przede wszystkim z kontrolą stanu technicznego pojazdów, prowadzeniem dokumentacji technicznej, weryfikacją wymaganej dla danego transportu dokumentacji. Podróż służbowa poza siedzibę pracodawcy ma natomiast charakter wyjątkowy, incydentalny w stosunku do podstawowych obowiązków pracowniczych.
Zgodnie z utrwalonym orzecznictwem, najważniejszy akcent kładzie się na wykazanie, że dana podróż służbowa miała incydentalny, tymczasowy i krótkotrwały charakter. Bada się czy pracownik, w ramach podróży służbowej, ma polecone do wykonania zadanie, które to w kompleksie jego obowiązków stanowi zjawisko nietypowe, okazjonalne, czy też wykonuje swoją pracę przez dłuższy czas w innym miejscu (nawet za granicą) wskazanym przez pracodawcę, niż zapisane w umowie o pracę lub innym dokumencie (vide wyroki Sądu Najwyższego: z 22 lutego 2008 r., w sprawie I PK 208/07, z 3 grudnia 2009 r., w sprawie II PK 138/09, z 4 marca 2009 r., w sprawie II PK 210/08).
Ocena stanowiska
Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.
Uzasadnienie interpretacji indywidualnej
Zgodnie z przepisem art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2021 r. poz. 1128 ze zm.):
Opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.
Stosownie do treści art. 11 ust. 1 ww. ustawy:
Przychodami, z zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9, 10 w zakresie realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, pkt 11, art. 19, art. 25b, art. 30ca, art. 30da i art. 30f, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.
W myśl art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:
Za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.
Art. 12 ust. 4 powołanej ustawy stanowi:
Za pracownika w rozumieniu ustawy uważa się osobę pozostającą w stosunku służbowym, stosunku pracy, stosunku pracy nakładczej lub spółdzielczym stosunku pracy.
Użyty w art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych zwrot „w szczególności” oznacza, że wymieniane kategorie przychodów stanowią katalog otwarty. Przychodem ze stosunku pracy i stosunków pokrewnych są więc wszelkiego rodzaju wypłaty i świadczenia skutkujące u podatnika powstaniem przysporzenia majątkowego, mające swoje źródło w łączącym pracownika z pracodawcą stosunku pracy lub stosunku pokrewnym. Ponadto treść tego przepisu wskazuje, że do przychodów pracownika zaliczyć należy praktycznie wszystkie otrzymane przez niego świadczenia, które mógł on otrzymać od pracodawcy. Są nimi bowiem nie tylko wynagrodzenia, czyli świadczenia wprost wynikające z zawartej umowy o pracę, ale również wszystkie inne przychody (świadczenia), niezależnie od podstawy ich wypłaty, jeżeli w jakikolwiek sposób wiążą się z faktem wykonywania pracy.
Zgodnie natomiast z art. 31 ww. ustawy:
Osoby fizyczne, osoby prawne oraz jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, zwane dalej „zakładami pracy”, są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej lub spółdzielczego stosunku pracy, zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakłady pracy, a w spółdzielniach pracy - wypłaty z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej.
Jednakże, jak wynika z art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:
Wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas:
a)podróży służbowej pracownika,
b)podróży osoby niebędącej pracownikiem
– do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13;
Zwolnienie, przewidziane w art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, przysługuje do wysokości limitów określonych w odrębnych przepisach. Odrębnymi przepisami, o których mowa powyżej są: rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167).
W myśl § 2 powołanego rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej:
Z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:
1)diety;
2)zwrot kosztów:
a)przejazdów,
b)dojazdów środkami komunikacji miejscowej,
c)noclegów,
d)innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przezpracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.
Stosownie do § 5 ust. 2 ww. rozporządzenia:
Do rozliczenia kosztów podróży, o których mowa w ust. 1, pracownik załącza dokumenty, w szczególności rachunki, faktury lub bilety potwierdzające poszczególne wydatki; nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli przedstawienie dokumentu nie jest możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.
Z opisanego we wniosku stanu faktycznego wynika, że prowadzą Państwo działalność w zakresie transportu międzynarodowego. Zatrudniacie Państwo kierowców zawodowych oraz pracownika na stanowisku: Kontroler stanu technicznego pojazdów. Miejscem wykonywania pracy tego pracownika jest Państwa siedziba. Do obowiązków Kontrolera stanu technicznego pojazdów należy m.in. pilotowanie przejazdów pojazdów nienormatywnych. Kontroler stanu technicznego pojazdów może otrzymać polecenie służbowe wyjazdu poza siedzibę pracodawcy (w kraju lub za granicę), celem pilotowania takich przejazdów, zgodnie z wymogami prawnymi dla danego przejazdu. Taka podróż ma charakter incydentalny, gdyż zwykle swoje podstawowe obowiązki pracownicze realizuje w siedzibie pracodawcy. W związku z powyższym, wypłacacie Państwo temu pracownikowi należności z tytułu podróży służbowej (diety i ryczałty), do wysokości określonej w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej, stanowiące przychód ze stosunku pracy w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Państwa wątpliwości dotyczą objęcia zwolnieniem, wynikającym z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, wypłaty pracownikowi należności z tytułu podróży służbowej (diety i ryczałty).
Wobec powyższego należy wskazać, że otrzymane przez pracownika należności z tytułu podróży służbowej mogą zostać objęte zwolnieniem od podatku, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, o ile zostaną spełnione warunki związane z korzystaniem z tej preferencji. Kluczowym jest jednak użyty przez ustawodawcę zwrot „podróż służbowa”.
Przepisy prawa podatkowego nie zawierają definicji podróży służbowej. Dlatego w tej kwestii należy posłużyć się definicją zawartą w ustawie z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 2020 r. poz. 1320 ze zm.). Zgodnie z art. 775 § 1 Kodeksu pracy:
Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.
Podróżą służbową jest zatem taki wyjazd, który odbywa się na polecenie pracodawcy i jest związany ze świadczeniem pracy poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy.
W opisie stanu faktycznego wskazali Państwo, że Kontroler stanu technicznego może otrzymać polecenie służbowe wyjazdu poza siedzibę pracodawcy i w związku z tym wypłacacie mu Państwo należności z tytułu podróży służbowej.
Wobec powyższego, w związku z odbywaniem przez pracownika podróży służbowych wypłacane pracownikowi – Kontrolerowi stanu technicznego pojazdów – należności z tytułu podróży służbowej (diety i ryczałty) stanowią dla niego przychód w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, jednakże podlegający zwolnieniu na mocy art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) tej ustawy. Przy czym korzystają one ze przedmiotowego zwolnienia wyłącznie do wysokości ustalonej w powołanym wyżej rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. Nadwyżka podlegać będzie opodatkowaniu, jako przychód ze stosunku pracy, o którym mowa w powołanym art. 12 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Dodatkowe informacje
Informacja o zakresie rozstrzygnięcia
Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia.
Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji
·Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawyz dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2021 r. poz. 1540 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego i zastosują się Państwo do interpretacji.
·Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:
Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:
1)z zastosowaniem art. 119a;
2)w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
3)z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.
Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:
Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.
Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację
Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2019 r. poz. 2325 ze zm.; dalej jako „PPSA”).
Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):
·w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
·w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).
Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).
Podstawa prawna dla wydania interpretacji
Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2021 r. poz. 1540 ze zm.).