Koszty uzyskania przychodów.

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowny Panie,

stwierdzam, że Pana stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

Dnia 17 marca 2022 r. wpłynął Pana wniosek z 17 marca 2022 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy podatku dochodowego od osób fizycznych. Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego

Jest Pan osobą fizyczną prowadzącą od dnia 1 grudnia 2020 r. jednoosobową działalność gospodarczą zarejestrowaną pod adresem (…).

Wskazany adres jest nie tylko siedzibą firmy, ale również adresem zamieszkania oraz zameldowania. Prowadzi Pan księgowość w oparciu o podatkową księgę przychodów i rozchodów. Jednocześnie jest Pan czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług. W ramach prowadzonej działalności gospodarczej zajmuje się Pan doradztwem technicznym, projektowaniem konstrukcji, a także opracowywaniem i analizowaniem projektów koncepcyjnych, wykonawczych i warsztatowych.

Pana działalność sklasyfikowana została zgodnie z kodem PKD 71.12.Z – Działalność w zakresie inżynierii i związane z nią doradztwo techniczne oraz PKD 71.11.Z – Działalność w zakresie architektury.

W dniu 03.01.2022 r. podpisał Pan kontrakt z firmą (…) z siedzibą w A na świadczenie opisanych poniżej usług:

-planowania i koordynowania prac w dużych projektach inżynierskich wskazanych przez Zamawiającego;

-projektowania konstrukcji aluminiowych, stalowych i szklanych w zakresie projektów wykonawczych i warsztatowych;

-kierowania zespołem projektantów w ramach powierzonego projektu;

-ścisłej współpracy z wykonawcami i architektami w zakresie powierzonego projektu;

-ścisłego i dokładnego wykonywania obowiązków i prac zleconych przez Zamawiającego;

-uczestnictwa we wszystkich naradach w siedzibie Zamawiającego.

Opisane powyżej usługi nie mogę być w pełni świadczone zdalnie i wielokrotnie wymagają świadczenia usług w siedzibie Zamawiającego.

Ponadto zamawiający udostępnia Panu w swojej siedzibie specjalistyczne oprogramowanie do wykonywania obliczeń statycznych konstrukcji szklanych/aluminiowych/stalowych oraz oprogramowanie do wykonywania projektów w 2D i 3D. Charakter świadczonych usług wymusza na Panu konieczność częstego (niemal stałego) przebywania na teranie A w celu realizacji zobowiązań zawodowych, a co za tym idzie konieczność ponoszenia kosztów noclegu.

Dodatkowo ze względu na odległość dzieląca A od siedziby Pana firmy oraz czasochłonność podróży, organizację czasu pracy, a także koszt transportu z wykorzystaniem obcych środków transportu, jak pociąg, autobus, samolot lub leasingowanym/własny samochód, podjął Pan decyzję, iż jedynym racjonalnym, a także uzasadnionym ekonomicznie rozwiązaniem będzie skorzystanie z usług noclegowych.

Rozważył Pan wykupienie usług noclegowych w hotelach lub najem pokoju/lokalu mieszkalnego zlokalizowanego w A i po dokonaniu analizy uznał Pan, że przebywanie w hotelach jest rozwiązaniem nieracjonalnym ekonomicznie.

W konsekwencji, zdecydował się Pan na najem lokalu mieszkalnego – pokoju. W konsekwencji pozwoliło to Panu wyeliminować ryzyko braku noclegu w przypadku występowania zdarzeń losowych oraz zminimalizowało poziom ponoszonych wydatków, bowiem koszt najmu (czynszu oraz mediów) jest znacząco niższy niż w przypadku usług hotelowych czy codziennych podróży na trasie B – A.

Całość kosztów opłacana jest przelewem bankowym na konto osoby wynajmującej lokal. Wynajmowany lokal/pokój to miejsce, w którym nie wykonuje Pan działalności gospodarczej i związku powyższym nie zostało wpisane w CEIDG jako dodatkowe miejsce prowadzenia działalności.

Jak wskazano wyżej, koszty najmu lokalu ponoszone są w ścisłym związku z realizowanymi czynnościami w ramach prowadzonej przez Pana działalności gospodarczej. Usługi na rzecz Zamawiającego z A z reguły świadczy Pan w dni powszednie, tj. od poniedziałku do piątku. W pozostałe dni z reguły wraca Pan do siedziby firmy w B która jest też miejscem zamieszkania. Zdarza się jednak, gdy z uwagi na odległość dzieląca A oraz B, tj. dystans ok. x km, a tym samym wymiar czasowy podróży oraz związane z tym koszty, decyduje się Pan na pozostanie na weekend w A. Jednocześnie na obecnym etapie nie planuje Pan zmiany adresu swojego stałego pobytu ani zmiany adresu prowadzenia działalności gospodarczej, a z miastem A nie łączą Pana inne więzi, jak tylko zawodowe.

Pytanie

Czy koszty związane z wynajmowaniem lokalu mieszkalnego poniesione w celach noclegowych w A (oddalonej o kilkaset kilometrów od adresu zameldowania oraz stałego pobytu), w której przebywa Pan wyłącznie w celu wykonywania usług wynikających z zawartej przez Pana umowy, stanowią koszty uzyskania przychodów?

Pana stanowisko w sprawie

W Pana ocenie ponoszone wydatki związane z najmem lokalu stanowią, na podstawie art. 22 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, koszty uzyskania przychodów.

Zgodnie z art. 22 ust. 1 UoPIT kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

W związku z powyższym uważa Pan, iż koszt związany z wynajęciem mieszkania/pokoju jest uzasadnionym i racjonalnym wydatkiem związanym z prowadzoną przez Pana działalnością i służy zachowaniu źródła przychodów.

Ponadto chciałby Pan na koniec wskazać, iż organy podatkowe uznały Pana stanowisko w podobnym stanie faktycznym za prawidłowe:

1)interpretacja indywidualna prawa podatkowego Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 26 kwietnia 2019 r. o sygn.: 0115-KDIT3.4011.104.2019.1.PSZ,

2)interpretacja indywidualna prawa podatkowego Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 3 października 2018 r. o sygn.: 0114- KDIP3-1.4011.416.2018.1.MT,

3)interpretacja indywidualna prawa podatkowego Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z dnia 27 lipca 2016 r. o sygn.: ITPB1/4511-487/16/JŁ.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawił Pan we wniosku, jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2021 poz. 1128 ze zm.):

W przypadku źródła przychodów, jakim jest pozarolnicza działalność gospodarcza, należy przyjąć, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie przychodów, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów.

Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego między poniesieniem kosztu a powstaniem przychodów lub realną szansą powstania przychodów podatkowych bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania.

Innymi słowy, oznacza to, że dla kwalifikacji prawnej danego kosztu istotne znaczenie ma cel, w jakim został poniesiony. Wydatek zostanie uznany za koszt uzyskania przychodów, jeżeli między jego poniesieniem a powstaniem, zwiększeniem bądź też możliwością powstania przychodów istnieje związek przyczynowy.

A zatem – warunkiem uznania wydatku poniesionego przez podatnika za koszt uzyskania przychodów jest łączne spełnienie następujących przesłanek:

-         został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztów uzyskania przychodów podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

-         jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

-         pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

-         poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

-         został właściwie udokumentowany,

-         nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Dlatego też stwierdzamy, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów, które nie są wymienione w art. 23 ust. 1 omawianej ustawy podatkowej. Koszty ponoszone przez podatnika należy oceniać pod kątem ich celowości, a więc dążenia do uzyskania przychodów.

Wyrażenie „w celu osiągnięcia przychodów” zawarte we wskazanym przepisie art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oznacza, że nie wszystkie wydatki ponoszone przez podatnika w związku z prowadzoną działalnością podlegają odliczeniu od podstawy opodatkowania. Aby określony wydatek można było uznać za koszt uzyskania przychodów, między tym wydatkiem a osiągnięciem przychodów musi zachodzić związek przyczynowy tego typu, że poniesienie wydatku ma wpływ na powstanie lub zwiększenie tych przychodów, zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów. Zauważamy, że przez sformułowanie „w celu” należy rozumieć dążenie do osiągnięcia jakiegoś stanu rzeczy (przychodów), a dążenie podatnika ma przymiot „celowości”.

Zatem możliwość kwalifikowania konkretnego wydatku jako kosztu uzyskania przychodów jest uzależniona od rzetelnej i całościowej oceny tego, czy w świetle wszystkich występujących w sprawie okoliczności, przy zachowaniu należytej staranności podatnik w momencie dokonywania wydatku mógł i powinien przewidzieć, że wydatek ten przyczyni się do powstania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów.

Dokonując oceny charakteru ponoszonych przez Pana wydatków, należy rozstrzygnąć, czy spełniają one kryteria określone w art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz czy nie podlegają wyłączeniu z kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 23 ust. 1 tej ustawy.

Przy kwalifikowaniu poniesionych wydatków trzeba brać pod uwagę ich celowość oraz potencjalną możliwość przyczynienia się danego wydatku do osiągnięcia przychodów, a także racjonalność wydatków, to znaczy ich adekwatność do rzeczywistych potrzeb i zakresu prowadzonej działalności oraz konieczność ich poniesienia dla osiągnięcia przychodów. Wobec tego jest możliwe zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów wydatku, który – racjonalnie oceniając – mógłby przyczynić się do powstania przychodów, czy ich zwiększenia, nawet, jeżeli przychód faktycznie nie wystąpi.

Z przywołanego przepisu art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wynika, że jakkolwiek podmioty gospodarcze mogą dowolnie i swobodnie podejmować decyzje finansowe w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, to jednak kwalifikacja wydatków do kosztów podatkowych winna opierać się na przepisach prawa podatkowego. Nie każdy wydatek z racji tylko samego jego poniesienia jest kosztem podatkowym. Aby tak było, wydatek musi spełniać wskazane kryteria ustawowe. Nie ma w tym względzie dowolności i uznaniowości podyktowanej pozaustawowymi kryteriami.

Wskazujemy też, że sam fakt nie objęcia ustawowym wykazem wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów, zawartym art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, nie jest wystarczający do podatkowej kwalifikacji kosztu. Brak takiego wydatku w katalogu kosztów negatywnych nie skutkuje automatycznym przyjęciem, że stanowi on koszt podatkowy.

Pogląd przeciwny, zgodnie z którym do kosztów podatkowych zalicza się wszelkie koszty związane z prowadzoną działalnością gospodarczą (z wyłączeniem wymienionych w art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych) jest zbyt daleko idący i abstrahuje od wskazanego w art. 22 ust. 1 omawianej ustawy podatkowej celu poniesienia kosztu, a w rezultacie nie znajduje oparcia w tym przepisie. Uprawnione jest bowiem przyjęcie założenia, że gdyby zamiarem ustawodawcy było uznanie za koszty uzyskania przychodów wszelkich kosztów ponoszonych przez podatnika w ramach działalności gospodarczej, nadałby temu przepisowi takie właśnie brzmienie.

Obowiązkiem podatnika, jako odnoszącego ewidentną korzyść z faktu zaliczenia określonych wydatków w poczet kosztów uzyskania przychodów, jest wykazanie związku między poniesieniem kosztu a uzyskaniem przychodów, zgodnie z dyspozycją powołanego art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Musi to być zatem taki wydatek, którego związek z prowadzoną działalnością nie budzi wątpliwości, a obowiązek wykazania tego związku należy do podatnika. Kwalifikacja wydatków do kosztów uzyskania przychodów, ze względu na kryterium celowości, leży bowiem w gestii podatnika. Należy jednak mieć na uwadze, że prawidłowość dokonanej kwalifikacji podlega ocenie organów podatkowych.

Z przedstawionego we wniosku opisu sprawy wynika, że prowadzi Pan jednoosobową działalność gospodarczą. W styczniu 2022 r. podpisał Pan kontrakt z firmą z siedzibą w A (dalej: Zamawiający). Świadczone przez Pana usługi na rzecz Zamawiającego nie mogą być w pełni wykonywane zdalnie i wielokrotnie wymagają od Pana świadczenia usług w siedzibie Zamawiającego. Charakter świadczonych usług wymaga od Pana konieczność częstego przebywania na terenie A. Ze względu na odległość dzieląca A od siedziby Pana firmy oraz czasochłonność podróży podjął Pan decyzję o wynajmie lokalu mieszkalnego – pokoju. Pozwoliło Panu to wyeliminować ryzyko braku noclegu w przypadku występowania zdarzeń losowych oraz zminimalizowało poziom ponoszonych wydatków, ponieważ koszt najmu (czynszu oraz mediów) jest znacząco niższy niż w przypadku usług hotelowych czy codziennych podróży na trasie.

Na podstawie powyższego opisu stwierdzamy, że o ile powodem wynajęcia przez Pana mieszkania (pokoju) w A była konieczność świadczenia na rzecz Zamawiającego usług w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, a miasto A nie jest Pana miejscem zamieszkania, to wydatki poniesione z tego tytułu, jako niemające charakteru wydatków osobistych, spełniające przesłanki określone w art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, mogą stanowić koszty uzyskania przychodów.

Zwracamy jednak uwagę na konieczność właściwego udokumentowania wskazanych we wniosku wydatków. Zaznaczamy bowiem, że zgromadzone dowody nie mogą się ograniczać wyłącznie do faktur lub rachunków wystawionych przez właściciela wynajmowanego mieszkania (pokoju), stwierdzających jedynie wysokość poniesionych przez niego wydatków z tytułu wynajmu mieszkania (pokoju). Niezbędnym jest bowiem posiadanie przez Pana dowodów świadczących o wykonanych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej usługach wymagających pobytu w miejscowości, w której wynajął Pan mieszkanie (pokój) , umożliwiających w sposób bezsporny ustalenie związku przyczynowo-skutkowego poniesionych wydatków z uzyskanymi przychodami, a ponadto potwierdzających racjonalność poniesionych wydatków.

Reasumując - koszty związane z wynajmowaniem lokalu mieszkalnego poniesione w celach noclegowych w A, w której przebywa Pan wyłącznie w celu wykonywania usług wynikających z zawartej przez Pana umowy, stanowią koszty uzyskania przychodów.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Pan przedstawił, i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia.

Powołane przez Pana interpretacje zapadły w indywidualnych sprawach i nie są wiążące dla organu wydającego tą interpretację.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2021 r. poz. 1540 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Pana sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego i zastosuje się Pan do interpretacji.

·Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Ma Pan prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2022 r. poz. 329 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·        w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

·        w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2021 r. poz. 1540 ze zm.).