Interpretacja indywidualna – stanowisko nieprawidłowe

Szanowny Panie,

stwierdzam, że Pana stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest nieprawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

W dniu 11 sierpnia 2025 r. wpłynął Pana wniosek z 10 sierpnia 2025 r. o wydanie interpretacji indywidualnej. Uzupełnił go Pan pismami z 24 sierpnia 2025 r. (wpływ 24 sierpnia 2025 r.) oraz z 26 sierpnia 2025 r. (wpływ 26 sierpnia 2025 r.) – w odpowiedzi na wezwanie. Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego

Jest Pan osobą fizyczną prowadzącą jednoosobową działalność gospodarczą. Działalność ta polega na świadczeniu usług w zakresie doradztwa w sprzedaży samochodów. W ramach prowadzonej działalności współpracuje Pan z dwoma kontrahentami: A spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, B spółka z ograniczoną odpowiedzialnością.

Zgodnie z postanowieniami umów do Pana obowiązków należy dbałość o profesjonalny wizerunek i reprezentowanie marki kontrahentów podczas spotkań z klientami. Jest to szczególnie istotne w przypadku klientów zainteresowanych zakupem samochodów z segmentu premium, gdzie Pana wygląd ma bezpośredni wpływ na wizerunek marki i zaufanie klienta. Wymóg ten został uściślony w postaci dress code'u, który nakłada na Pana obowiązek noszenia stroju biznesowego, a w szczególności: garniturów w stonowanej kolorystyce, eleganckich koszul i butów. Pracodawca nie wymaga trwałego oznaczenia odzieży (np. logotypem firmy).

W związku z tym wymogiem ponosi Pan wydatki na zakup i utrzymanie (np. pranie) wspomnianej odzieży. Wszystkie zakupy są dokumentowane fakturami VAT wystawionymi na Pana działalność gospodarczą. Zakupiona odzież, ze względu na jej formalny charakter, krój i styl, nie jest wykorzystywana przez Pana w celach prywatnych, w życiu codziennym ani w czasie wolnym. Służy wyłącznie do wykonywania obowiązków wynikających z prowadzonej działalności gospodarczej. Gdyby nie umowa z kontrahentem, nie poniósłby Pan tych wydatków w takim zakresie.

Uzupełnienie

W Pana jednoosobowej działalności gospodarczej stosuje Pan opodatkowanie na zasadach ogólnych (skala podatkowa).

Pytanie

Czy wydatki poniesione na zakup odzieży (takiej jak garnitury, koszule, buty), które są wymagane przez dress code narzucony przez kontrahenta, a która to odzież jest wykorzystywana wyłącznie w celach służbowych, mogą stanowić koszt uzyskania przychodu w jednoosobowej działalności gospodarczej w rozumieniu art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, pomimo braku trwałego oznaczenia (np. logo) firmy?

Pana stanowisko w sprawie

W Pana ocenie – wydatki na zakup odzieży stanowią koszt uzyskania przychodu w prowadzonej przez Pana działalności gospodarczej.

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy.

Pana zdaniem wydatki na zakup odzieży spełniają ten warunek, ponieważ są bezpośrednio związane z Pana przychodem. Bez odpowiedniego stroju nie byłby Pan w stanie wywiązać się z warunków umowy i prawidłowo reprezentować kontrahenta, co mogłoby zagrozić osiąganiu przychodów.

Ważne jest, że zakupiona odzież ma charakter wybitnie służbowy i nie jest używana prywatnie. Choć brak na niej logotypu firmy, jej przeznaczenie i wykorzystanie są ściśle związane z prowadzoną przez Pana działalnością. Dlatego też wydatki te nie mogą być uznane za wydatki o charakterze osobistym.

Mając na uwadze powyższe, uważa Pan, że ponoszone przez Pana wydatki na zakup i utrzymanie odzieży służbowej stanowią koszt uzyskania przychodu z pozarolniczej działalności gospodarczej.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawił Pan we wniosku, jest nieprawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 163 ze zm.):

Przy czym zwrot „w celu” oznacza, że nie każdy wydatek poniesiony przez podatnika w związku z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą podlega odliczeniu od podstawy opodatkowania, lecz tylko ten wydatek, który pozostaje w takim związku przyczynowo-skutkowym, że poniesienie go ma wpływ na powstanie lub zwiększenie przychodów. Zatem przy kwalifikowaniu kosztów uzyskania przychodów każdy wydatek – poza wyraźnie wskazanymi w ustawie – wymaga nie tylko oceny pod kątem, czy jego poniesienie miało związek z konkretnymi przychodami, ale także z punktu widzenia racjonalności określonego działania dla osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia ich źródła.

Odnosząc się do przesłanki celowości wydatku, podkreślam, że kosztem uzyskania przychodów są zarówno wydatki, których poniesienie bezpośrednio przekłada się na uzyskanie konkretnych przychodów, jak i te, których nie można w taki sposób przypisać do określonych przychodów, ale są racjonalnie uzasadnione jako zmierzające do ich osiągnięcia. W każdym przypadku konieczne jest jednak zaistnienie związku między poniesionym kosztem a uzyskiwaniem bądź też szansą uzyskiwania przychodów przez podmiot ponoszący ten koszt.

Na podstawie kryterium stopnia powiązania istniejącego między kosztem a celem, jakiemu ma służyć, ustawodawca wyróżnia koszty podatkowe bezpośrednio związane z przychodami, których poniesienie przekłada się wprost na uzyskanie konkretnych przychodów (możliwe jest ustalenie, w jakim okresie i w jakiej wysokości powstał związany z nimi przychód) oraz inne niż bezpośrednio związane z przychodami, których nie można w taki sposób przypisać do określonych przychodów, ale są racjonalnie uzasadnione jako prowadzące do ich osiągnięcia (tzw. koszty pośrednie).

Możliwość zaliczenia konkretnego wydatku do kategorii kosztów podatkowych jest uzależniona m.in. od łącznego spełnienia następujących przesłanek:

-wydatek został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika;

-poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów;

-pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą;

-jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona;

-został właściwie udokumentowany;

-wydatek nie może znajdować się w katalogu kosztów określonych w art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Podkreślam, że o tym, co jest celowe i potrzebne w ramach prowadzonej działalności, decyduje podmiot prowadzący działalność gospodarczą, a nie organ podatkowy. Na podatniku spoczywa obowiązek wykazania związku poniesionych kosztów z działalnością gospodarczą, w tym okoliczności, że ich poniesienie ma wpływ na wysokość osiągniętych przychodów, zwłaszcza w sytuacji wystąpienia sporu w tej kwestii.

Wskazane przez Pana wydatki nie zostały wprost wymienione w art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, czyli w katalogu wydatków wyłączonych z kosztów uzyskania przychodów. Jednak fakt, że dany wydatek nie został ujęty w tej regulacji, nie uprawnia do automatycznego przyjęcia domniemania, że wszystkie pozostałe koszty mogą być uznane za koszty uzyskania przychodów.

Zgodnie z wyrokiem Naczelnego Sądu Administracyjnego z 4 kwietnia 2017 r., sygn. II FSK 3526/16:

Do wskazanego związku przyczynowo-skutkowego Naczelny Sąd Administracyjny odniósł się także w wyroku z 8 sierpnia 2017 r., sygn. II FSK 1859/15, gdzie stwierdził, że:

Skoro jednym z warunków zaliczenia danego wydatku do kosztów uzyskania przychodów jest poniesienie go w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, kryterium uznania danego wydatku za koszt uzyskania przychodów sprowadza się w istocie do ustalenia, czy mógł się on potencjalnie przyczynić do osiągnięcia przychodów, bez względu na to, czy ów skutek się ziści. Wykazywany związek przyczynowo-skutkowy powinien mieć charakter obiektywny.

Z przedstawionego we wniosku opisu sprawy wynika, że jest Pan osobą fizyczną prowadzącą jednoosobową działalność gospodarczą. Działalność ta polega na świadczeniu usług w zakresie doradztwa w sprzedaży samochodów. W ramach prowadzonej działalności współpracuje Pan z dwoma kontrahentami. Zgodnie z postanowieniami umów do Pana obowiązków należy dbałość o profesjonalny wizerunek i reprezentowanie marki kontrahentów podczas spotkań z klientami. Jest to szczególnie istotne w przypadku klientów zainteresowanych zakupem samochodów z segmentu premium. Wówczas Pana wygląd ma bezpośredni wpływ na wizerunek marki i zaufanie klienta. Wymóg ten został uściślony w postaci dress code'u, który nakłada na Pana obowiązek noszenia stroju biznesowego, a w szczególności: garniturów w stonowanej kolorystyce, eleganckich koszul i butów. Pracodawca nie wymaga trwałego oznaczenia odzieży (np. logotypem firmy). Dlatego też ponosi Pan wydatki na zakup i utrzymanie (np. pranie) wspomnianej odzieży. Wszystkie zakupy są dokumentowane fakturami VAT wystawionymi na Pana działalność gospodarczą. Zakupiona odzież, ze względu na jej formalny charakter, krój i styl, nie jest wykorzystywana przez Pana w celach prywatnych, w życiu codziennym ani w czasie wolnym. Służy wyłącznie do wykonywania obowiązków wynikających z prowadzonej działalności gospodarczej.

Schludny i estetyczny wygląd świadczy o kulturze osobistej i nie jest zależny od rodzaju prowadzonej działalności gospodarczej. Natomiast obowiązujące zasady współżycia społecznego wymagają, aby osoby prowadzące działalność gospodarczą posiadały wygląd adekwatny do wykonywanego zawodu, podobnie zresztą jak osoby zatrudnione w innych zawodach, np. nauczyciele, urzędnicy itp. Niezależnie od rodzaju prowadzonej działalności gospodarczej, każda osoba musi nabywać i używać dostosowaną do własnych wymagań odzież. Z tej też przyczyny zakupy tych rzeczy stanowią spełnienie zwykłych, normalnych potrzeb danej osoby fizycznej.

Niewątpliwie w wykonywanym przez Pana zawodzie dbałość o wizerunek zewnętrzny jest bardzo istotny, jednak nie można tu mówić o sytuacji znacząco odbiegającej od ogólnie przyjętych norm społecznych. Wydatki związane z zakupem odzieży (garnitury, koszule, buty) mają charakter wydatków osobistych związanych z poprawą wizerunku i w konsekwencji nie można ich uznać za ściśle związane z działalnością gospodarczą.

Wprawdzie wydatki te nie zostały ujęte w katalogu wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów, jednak nie stanowi to wystarczającej przesłanki do zaliczenia poniesionych wydatków do kosztów uzyskania przychodów.

Jak już wskazałem, niezależnie od rodzaju prowadzonej działalności gospodarczej każda osoba może nabywać odzież czy obuwie. Z tej też przyczyny zakup tych rzeczy stanowi spełnienie zwykłych, normalnych potrzeb danej osoby fizycznej. Ponadto schludny i estetyczny wygląd świadczy o kulturze osobistej.

Stąd, na podstawie opisu sprawy przedstawionego we wniosku oraz przytoczonych przepisów prawa, stwierdzam, że poniesionych przez Pana wydatków na elegancką odzież (garnitury, koszule, buty) nie może Pan zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej przez Pana działalności gospodarczej, gdyż wydatki te mają charakter wydatków osobistych.

Podsumowanie: wydatki poniesione na zakup odzieży (takiej jak garnitury, koszule, buty) nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów w Pana jednoosobowej działalności gospodarczej w rozumieniu art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Pan przedstawił i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Pana sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego i zastosuje się Pan do interpretacji.

·Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

·Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Ma Pan prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

·w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.