Interpretacja indywidualna – stanowisko w części prawidłowe, w części nieprawidłowe

Szanowny Panie,

stwierdzam, że Pana stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób fizycznych w zakresie:

·    braku obowiązku prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów w okresie zawieszenia działalności gospodarczej – jest nieprawidłowe;

·    zaliczenia zwróconych przez kontrahentów kaucji gwarancyjnych do przychodów z działalności gospodarczej uzyskanych w trakcie jej zawieszenia – jest prawidłowe;

·    zaliczenia zapłaconych przez kontrahentów odsetek ustawowych do przychodów z działalności gospodarczej uzyskanych w trakcie jej zawieszenia – jest nieprawidłowe;

·    zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów ponoszonych w trakcie zawieszenia działalności gospodarczej wydatków z tytułu zastępstwa procesowego i wydatków z tytułu doradztwa podatkowego – jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

11 lipca 2025 r. wpłynął Pana wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej w zakresie skutków podatkowych zdarzeń gospodarczych, które będą mieć miejsce w trakcie zawieszenia działalności gospodarczej. Uzupełnił go Pan – w odpowiedzi na wezwanie – pismem z 11 sierpnia 2025 r. (wpływ 14 sierpnia 2025 r.). Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

Przedsiębiorca (…) prowadzący samodzielną działalność gospodarczą pod nazwą: Przedsiębiorstwo Produkcyjno Handlowo Usługowe (…) z siedzibą w (…), zwany dalej: podatnikiem, przedsiębiorcą, stroną, lub wnioskodawcą, prowadzi działalność gospodarczą w zakresie wykonywania robót budowlanych na zlecenie. Przedmiotem samodzielnej działalności gospodarczej podatnika do dnia złożenia wniosku nie jest nabywanie i sprzedaż wierzytelności. Strona jest podatnikiem czynnym VAT, w zakresie podatku od towarów i usług zobowiązanym do składania deklaracji miesięcznych. W zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych, strona jest zobowiązana do opłacania od uzyskanego w roku podatkowym 2025 dochodu z tytułu prowadzenia działalności gospodarczej podatku dochodowego od osób fizycznych wg stawki liniowej w wysokości 19%. Zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych strona opłaca kwartalnie. Podatnik przewiduje, że także w przyszłych latach podatkowych będzie zobowiązany do opłacania od uzyskanego dochodu z tytułu prowadzenia działalności gospodarczej podatek dochodowy od osób fizycznych wg stawki liniowej w wysokości 19% i nadal zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych strona będzie opłacała kwartalnie.

Wnioskodawca w roku podatkowym 2025 jest zobowiązany do prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, zwanej dalej w skrócie p.k.p.r. Podatnik przewiduje, że także, że w przyszłych latach będzie zobowiązany do prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Przewiduje również, że w październiku 2025 r. dokona zawieszenia prowadzenia samodzielnej działalności gospodarczej na okres jednego roku.

Na zlecenie strony, komornicy sądowi prowadzą szereg postępowań egzekucyjnych, w ramach których to postępowań strona uzyskuje od dłużników wyłącznie odsetki ustawowe, zwane dalej: pozostałymi przychodami, które to przychody są w chwili obecnej przez stronę ewidencjonowane w kolumnie 8 podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Strona przewiduje, że w trakcie zawieszenia prowadzenia samodzielnej działalności gospodarczej przedsiębiorca wystąpi do sądów powszechnych o uzyskanie nakazów zapłaty od dłużników nieterminowo zwracających stronie pobrane w poprzednich latach podatkowych kaucje gwarancyjne.

W związku ww. postępowaniem strona przewiduje, że w trakcie zawieszenia działalności będzie ponosić koszty zastępstwa procesowego oraz koszty doradztwa podatkowego.

W uzupełnieniu wniosku Wnioskodawca wskazał, że we wniosku jest mowa o odsetkach, o których mowa w art. 481 § 1 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny ( Dz. U. z 2025 r. poz. 1071), dalej w skrócie odsetki ustawowe, które zostały zgłoszone przez Niego do sądu powszechnego w trakcie postępowania upadłościowego lub postępowania upadłościowego klientów.

Kaucje gwarancyjne, o których mowa we wniosku zostały zapłacone przez Wnioskodawcę w okresie od dnia 1 stycznia 2016 r. do dnia złożenia wniosku i miały związek z prowadzoną przez Wnioskodawcę działalnością gospodarczą w zakresie wykonywania tynków na zlecenie w budynkach mieszkalnych i niemieszkalnych.

Wydatki poniesione w przyszłości w trakcie zawieszenia przez Wnioskodawcę samodzielnej działalności gospodarczej na koszty zastępstwa procesowego i koszty doradztwa podatkowego, nie będą wydatkami z tytułu umów zawartych przed zawieszeniem działalności gospodarczej. Powyższe wydatki nie będą miały związku z zawieszoną działalnością gospodarczą, tylko będą związane z ewentualnym odzyskaniem powyżej opisanych kaucji gwarancyjnych i ww. wydatki nie zostaną poniesione przez Pana w celu zachowania lub zabezpieczenia przychodów. Wnioskodawca ma zamiar zawiesić prowadzenie samodzielnej działalności gospodarczej, co stanowi, że powyżej opisane wydatki nie będą niezbędne do zabezpieczenia źródła przychodów.

Usługi zastępstwa procesowego oraz doradztwa podatkowego w przyszłości w razie konieczności, będą świadczone na podstawie umów ustnych. Będą one dotyczyć wierzytelności (kaucje gwarancyjne i odsetki ustawowe) zgłoszonych przez Wnioskodawcę do sądu powszechnego w trakcie postępowania upadłościowego klientów prowadzonego na podstawie ustawy z dnia 28 lutego 2003 r. Prawo upadłościowe (Dz. U. z 2025 r. poz. 614) lub też postępowania restrukturyzacyjnego klientów prowadzonego na podstawie ustawy z dnia 15 maja 2015 r. Prawo restrukturyzacyjne (Dz. U. z 2024 r. poz. 1428). Ww. usługi nie będą świadczone przed zawieszeniem przez podatnika działalności gospodarczej.

Faktury za zastępstwo procesowe oraz za doradztwo podatkowe będą w przyszłości wystawiane na Wnioskodawcę jako osobę fizyczną.

Po zawieszeniu działalności gospodarczej Wnioskodawca będzie uzyskiwał w przyszłości wyłącznie dochód z tytułu świadczenia emerytalnego wypłacanego od 1 lipca 2025 r. przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych.

Pytania (sformułowane w uzupełnieniu wniosku)

1.Czy uzyskane w trakcie zawieszenia przez Wnioskodawcę samodzielnej działalności gospodarczej przychody z tytułu zwróconych kaucji gwarancyjnych przez kontrahentów i zapłaconych przez kontrahentów odsetek ustawowych będą stanowić przychód z samodzielnej działalności gospodarczej, który będzie podlegać ujęciu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów?

2.Czy ponoszone przez Wnioskodawcę w trakcie zawieszenia samodzielnej działalności gospodarczej wydatki z tytułu zastępstwa procesowego i wydatki z tytułu doradztwa podatkowego będą mogły zostać uznane przez Wnioskodawcę za koszt uzyskania przychodu, które to wydatki będą podlegać ujęciu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów?

Pana stanowisko w sprawie (przedstawione w uzupełnieniu wniosku)

Ad 1.

Przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie stanowią, że podatnik w trakcie zawieszenia prowadzenia samodzielnej działalności gospodarczej ma obowiązek prowadzenia ksiąg i ewidencji podatkowych.

Dlatego też reasumując powyższe oraz mając za podstawę art. 14 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych należy uznać, że uzyskane w trakcie zawieszenia przez Pana samodzielnej działalności gospodarczej przychody z tytułu zwróconych przez kontrahentów kaucji gwarancyjnych i zapłaconych przez kontrahenta odsetek ustawowych, nie będą stanowić przychodów tytułu prowadzenia samodzielnej działalności gospodarczej, które podlegają ujęciu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.

Ad 2.

Wskazać należy, że przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie stanowią, że podatnik w trakcie zawieszenia prowadzenia samodzielnej działalności gospodarczej ma obowiązek prowadzenia ksiąg i ewidencji podatkowych.

Wskazać jednoczenie należy, że wydatki w trakcie zawieszenia samodzielnej działalności z tytułu zastępstwa procesowego i doradztwa podatkowego nie będą ponoszone w celu zachowania lub zabezpieczenia działalności gospodarczej, o których to kosztach mowa w art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Dlatego też reasumując powyższe, należy uznać, że ponoszone przez Pana w trakcie zawieszenia samodzielnej działalności gospodarczej wydatki z tytułu zastępstwa procesowego i wydatki z tytułu doradztwa podatkowego nie będę mogły zostać uznane przez Pana za koszt uzyskania przychodu, podlegający ujęciu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawił Pan we wniosku w zakresie:

·    braku obowiązku prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów w okresie zawieszenia działalności gospodarczej – jest nieprawidłowe;

·    zaliczenia zwróconych przez kontrahentów kaucji gwarancyjnych do przychodów z działalności gospodarczej uzyskanych w trakcie jej zawieszenia – jest prawidłowe;

·    zaliczenia zapłaconych przez kontrahentów odsetek ustawowych do przychodów z działalności gospodarczej uzyskanych w trakcie jej zawieszenia – jest nieprawidłowe;

·    zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów ponoszonych w trakcie zawieszenia działalności gospodarczej wydatków z tytułu zastępstwa procesowego i wydatków z tytułu doradztwa podatkowego – jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2025 r., poz. 163 ze zm.):

Zgodnie z przepisem art. 10 ust. 1 pkt 3 ww. ustawy:

Pojęcie działalności gospodarczej zostało zdefiniowane w art. 5a pkt 6 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zgodnie z tym przepisem:

Ponadto, zgodnie z art. 5b ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Zgodnie z przepisem art. 14 ust. 1 ww. ustawy:

Literalna wykładnia art. 14 ust. 1 prowadzi do wniosku, że do przychodów podatkowych zalicza się takie przychody, które w danym momencie są trwałe, definitywne i bezwarunkowe. Do przychodów podatkowych podatnik winien zaliczyć tylko takie przychody, które są mu należne. Nie będą to zatem jakiekolwiek przychody, lecz przychody, w stosunku do których podatnikowi przysługiwać będzie prawo do ich otrzymania i które stanowić będą jego trwałe przysporzenie majątkowe. Przychodem jest zatem takie przysporzenie majątkowe o charakterze trwałym, które definitywnie powiększa aktywa osoby fizycznej.

Stosownie do art. 14 ust. 1c ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Stosownie do treści art. 44 ust. 1 pkt 1 ww. ustawy:

W myśl art. 44 ust. 10 powołanej ustawy:

Zgodnie z art. 44 ust. 13 tej ustawy:

Zgodnie z przepisem art. 22 ust. 1 ustawy z 6 marca 2018 r. Prawo przedsiębiorców (Dz. U. z 2025 r., poz. 222 ze zm.):

W myśl art. 25 ust. 1 ww. ustawy:

W okresie zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej, zgodnie z art. 25 ust. 2 cyt. ustawy, przedsiębiorca:

Z powyższych przepisów wynika, że przedsiębiorca niezatrudniający pracowników może zawiesić wykonywanie działalności gospodarczej i w tym czasie nie może wykonywać działalności gospodarczej i osiągać bieżących przychodów z tej działalności. Może jednak wykonywać czynności niezbędne do zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów, przyjmować należności lub regulować zobowiązania powstałe przed datą zawieszenia wykonywania działalności lub wynikające z umów zobowiązujących podatnika do ich poniesienia podpisanych przed zawieszeniem działalności gospodarczej.

Ponadto należy podkreślić, że powołane powyżej przepisy nie zwalniają podatnika z obowiązku prowadzenia w sposób prawidłowy stosownej ewidencji księgowej i ujmowania w niej tych zdarzeń gospodarczych, które podatnik ma prawo dokonywać w okresie zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej.

Skoro w Pana sytuacji wystąpią zdarzenia gospodarcze mające związek z działalnością gospodarczą powinny one zostać ujęte w prowadzonej ewidencji dla celów podatkowych.

Zatem, stanowisko Pana, że przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie stanowią, że podatnik w trakcie zawieszenia prowadzenia samodzielnej działalności gospodarczej ma obowiązek prowadzenia ksiąg i ewidencji podatkowych, należało uznać za nieprawidłowe.

Należy wyjaśnić, że zawieszenie działalności gospodarczej nie wyklucza automatycznie możliwości osiągania przychodów (dochodów) z pozarolniczej działalności gospodarczej w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych w okresie zawieszenia tej działalności. Z tej też przyczyny, podmiot, który formalnie zawiesił prowadzenie działalności gospodarczej, do momentu zlikwidowania tej działalności, dla celów opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych jest nadal podatnikiem prowadzącym tą działalność. W przypadku braku osiągania jakichkolwiek dochodów z tej działalności, jest jedynie zwolniony w okresie zawieszenia z niektórych obowiązków, np. z obowiązku wpłacania zaliczek na podatek dochodowy. Jeżeli jednak w okresie zawieszenia osiągnie jakikolwiek dochód z tej działalności, jest zobowiązany opodatkować go zgodnie z obowiązującymi go zasadami opodatkowania dochodów z prowadzonej działalności gospodarczej.

Z informacji przedstawionych we wniosku wynika, że przewiduje Pan, że w październiku 2025 r. dokona zawieszenia prowadzenia samodzielnej działalności gospodarczej na okres jednego roku. Na Pana zlecenie komornicy sądowi prowadzą szereg postępowań egzekucyjnych, w ramach których to postępowań uzyskuje Pan od dłużników wyłącznie odsetki ustawowe, zwane dalej pozostałymi przychodami, które to przychody są w chwili obecnej przez Pana ewidencjonowane w kolumnie 8 podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Odsetki są to odsetki, o których mowa wart. 481 § 1 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny, które zostały zgłoszone przez Pana do sądu powszechnego w trakcie postępowania upadłościowego lub postępowania upadłościowego, klientów. Przewiduje Pan, że w trakcie zawieszenia prowadzenia samodzielnej działalności gospodarczej wystąpi Pan do sądów powszechnych o uzyskanie nakazów zapłaty od dłużników nieterminowo zwracających Panu pobrane w poprzednich latach podatkowych kaucje gwarancyjne. Kaucje gwarancyjne, o których mowa we wniosku zostały zapłacone przez Pana w okresie od 1 stycznia 2016 r. do dnia złożenia wniosku i miały związek z prowadzoną przez Pana działalnością gospodarczą w zakresie wykonywania przez Pana tynków na zlecenie w budynkach mieszkalnych i niemieszkalnych.

W przedmiotowej sprawie wątpliwość Pana budzi kwestia, czy uzyskane w trakcie zawieszenia samodzielnej działalności gospodarczej przychody z tytułu zwróconych kaucji gwarancyjnych przez kontrahentów i zapłaconych przez kontrahentów odsetek ustawowych będą stanowić przychód z samodzielnej działalności gospodarczej, który będzie podlegać ujęciu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.

W tym miejscu należy wskazać, że przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie definiują pojęcia kaucji. Zgodnie ze słownikową definicją (według Internetowego Słownika Języka Polskiego - http://www.sjp.pl) - „kaucja” jest to: „suma pieniężna złożona jako gwarancja dotrzymania umowy; zastaw; zabezpieczenie; gwarancja”.

Kaucja gwarancyjna to określana – z reguły procentowo – kwota należności wynikających z tytułu wykonanych usług, zatrzymana przez inwestora na określony okres do momentu ich zakończenia tytułem gwarancji. Stanowi ona formę zabezpieczenia należytego wykonania usług przez wykonawcę bądź też służy do pokrycia roszczeń wynikających z ich niewykonania, czy też nienależytego wykonania. Co do zasady ma charakter zwrotny i pozostaje neutralna podatkowo. Nie stanowi ona definitywnego przysporzenia. Zakres gwarancji, jej okres oraz zasady rozliczania się z pobranych kaucji są ustalane pomiędzy kontrahentami w zawartej umowie. Zwykle kaucja jest zastrzegana na dwa różne sposoby. W zależności od treści postanowień umowy może polegać na wpłacie określonej sumy przez wykonawcę na konto inwestora lub na zatrzymaniu przez tego ostatniego części należnego wykonawcy wynagrodzenia. Natomiast po pomyślnym upływie ustalonego w umowie okresu, kaucja jest wykonawcy zwracana, chyba że co innego wynika z treści zawartej umowy.

Przenosząc powyższe przepisy na grunt rozpatrywanej sprawy, należy wskazać, że zwrócone Panu kaucje gwarancyjne, nie będą stanowić przychodu podatkowego, podlegającego ujęciu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów. Nie ma podstaw, aby zwrócone kaucje gwarancyjne uznać za Pana przychód podlegający opodatkowaniu. Dla celów podatkowych zwrot taki jest obojętny podatkowo.

Zatem stanowisko Pana w tym zakresie jest prawidłowe.

Natomiast, odnosząc się do uzyskanych w trakcie zawieszenia przez Pana samodzielnej działalności gospodarczej przychodów z tytułu zapłaconych przez kontrahenta odsetek ustawowych, wskazać należy, że stosownie do art. 14 ust. 3 pkt 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Za przychód podatkowy są uznawane faktycznie otrzymane odsetki od należności. Przy czym dla celów podatku dochodowego nie ma znaczenia sam fakt naliczenia odsetek. Naliczone odsetki będą zatem przychodem podatkowym dopiero w momencie otrzymania kaucji wraz z odsetkami.

Mając powyższe na uwadze należy przyjąć, że przychodami z pozarolniczej działalności gospodarczej są naliczone i otrzymane odsetki od należności. Podkreślam przy tym, że przychód z tego tytułu powstaje z chwilą, gdy odsetki te zostały faktycznie otrzymane. Zatem, w momencie otrzymania odsetek ustawowych od dłużników, powstanie u Pana przychód, który powinien być opodatkowany tak, jak przychody z prowadzonej działalności gospodarczej.

Stanowisko Pana, że zapłacone przez kontrahenta odsetki ustawowe, nie będą stanowić przychodów tytułu prowadzenia samodzielnej działalności gospodarczej, które podlegają ujęciu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów, należało uznać za nieprawidłowe.

Odnosząc się do Pana wątpliwości w zakresie możliwości zaliczenia wydatków poniesionych przez Pana w trakcie zawieszenia działalności gospodarczej do kosztów uzyskania przychodów wskazać należy, że zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy:

Z powyższego przepisu wynika, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie koszty, a więc bezpośrednio i pośrednio związane z uzyskiwaniem przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 powołanej ustawy.

W przypadku źródła przychodów, jakim jest pozarolnicza działalność gospodarcza należy przyjąć, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie przychodów, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów.

Koszty poniesione na zachowanie źródła przychodu to koszty, które poniesione zostały, aby przychody z danego źródła przychodów w dalszym ciągu uzyskiwano oraz, aby takie źródło w ogóle dalej istniało. Natomiast za koszty służące zabezpieczeniu źródła przychodów należy uznać koszty poniesione na ochronę istniejącego źródła przychodów, w sposób gwarantujący bezpieczne funkcjonowanie tego źródła. Istotą tego rodzaju kosztów jest więc ich obligatoryjne poniesienie w celu niedopuszczenia do utraty źródła przychodu w przyszłości.

Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania.

Innymi słowy oznacza to, że dla kwalifikacji prawnej danego kosztu istotne znaczenie ma cel, w jakim został poniesiony. Wydatek zostanie uznany za koszt uzyskania przychodów, jeżeli pomiędzy jego poniesieniem a powstaniem, zwiększeniem bądź też możliwością powstania przychodu istnieje związek przyczynowy.

A zatem, warunkiem uznania wydatku poniesionego przez podatnika za koszt uzyskania przychodów, jest łączne spełnienie następujących przesłanek:

• został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

• jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

• pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

• poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

• został właściwie udokumentowany,

• nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 23 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

W związku z powyższym należy stwierdzić, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów, które nie są wymienione w art. 23 ust. 1 ustawy podatkowej. Koszty ponoszone przez podatnika należy oceniać pod kątem ich celowości, a więc dążenia do uzyskania przychodów.

Wyrażenie „w celu osiągnięcia przychodu” zawarte we wskazanym przepisie art. 22 ust. 1 ww. ustawy oznacza, że nie wszystkie wydatki ponoszone przez podatnika w związku z prowadzoną działalnością, podlegają odliczeniu od podstawy opodatkowania. Aby określony wydatek można było uznać za koszt uzyskania przychodu, między tym wydatkiem a osiągnięciem przychodu musi zachodzić związek przyczynowy tego typu, że poniesienie wydatku ma wpływ na powstanie lub zwiększenie tego przychodu, zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów. Zauważyć należy, że przez sformułowanie „w celu” należy rozumieć dążenie do osiągnięcia jakiegoś stanu rzeczy (przychodu), a dążenie podatnika ma przymiot „celowości”. Zatem, możliwość kwalifikowania konkretnego wydatku, jako kosztu uzyskania przychodu, uzależniona jest od rzetelnej i całościowej oceny tego, czy w świetle wszystkich występujących w sprawie okoliczności, przy zachowaniu należytej staranności, podatnik w momencie dokonywania wydatku mógł i powinien przewidzieć, że wydatek ten przyczyni się do powstania, zachowania lub zabezpieczenia przychodu.

Dokonując oceny charakteru ponoszonych przez Pana wydatków należy rozstrzygnąć, czy spełniają one kryteria określone w art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz czy nie podlegają wyłączeniu z kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 23 ust. 1 tej ustawy. Ocena prawna danego wydatku wymaga bowiem uwzględnienia unormowań art. 23 ust. 1 ww. ustawy, w którym ustawodawca dokonał enumeratywnego wyliczenia wydatków niestanowiących kosztów podatkowych, nawet jeśli ponoszone są w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.

Przy kwalifikowaniu poniesionych wydatków trzeba brać pod uwagę ich celowość oraz potencjalną możliwość przyczynienia się danego wydatku do osiągnięcia przychodu, a także racjonalność wydatków, to znaczy ich adekwatność do rzeczywistych potrzeb i zakresu prowadzonej działalności oraz konieczność ich poniesienia dla osiągnięcia przychodu. Wobec powyższego, możliwe jest zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów wydatku, który – racjonalnie oceniając – mógłby przyczynić się do powstania przychodu, czy jego zwiększenia, nawet jeżeli przychód faktycznie nie wystąpi.

Z przywołanego przepisu art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wynika, że jakkolwiek podmioty gospodarcze mogą dowolnie i swobodnie podejmować decyzje finansowe w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, to jednak kwalifikacja wydatków do kosztów podatkowych winna opierać się na przepisach prawa podatkowego. Nie każdy wydatek z racji tylko samego jego poniesienia jest kosztem podatkowym. Aby tak było, wydatek musi spełniać wskazane kryteria ustawowe. Nie ma w tym względzie dowolności i uznaniowości podyktowanej pozaustawowymi kryteriami.

Z przedstawionego we wniosku opisu zdarzenia przyszłego wynika, że przewiduje Pan, że w trakcie zawieszenia prowadzenia samodzielnej działalności gospodarczej wystąpi Pan do sądów powszechnych o uzyskanie nakazów zapłaty od dłużników nieterminowo zwracających Panu pobrane w latach poprzednich latach podatkowych kaucje gwarancyjne. W związku z tym przewiduje Pan, że w trakcie zawieszenia działalności będzie ponosić Pan koszty zastępstwa procesowego oraz koszty doradztwa podatkowego. Będą one dotyczyć wierzytelności (kaucje gwarancyjne i odsetki ustawowe) zgłoszonych przez Pana do sądu powszechnego w trakcie postępowania upadłościowego klientów prowadzonego na podstawie ustawy Prawo upadłościowe lub też postępowania restrukturyzacyjnego klientów prowadzonego na podstawie ustawy Prawo restrukturyzacyjne. Ww. usługi nie będą świadczone przed zawieszeniem przez podatnika działalności gospodarczej. W opisie sprawy wskazał Pan, że wydatki poniesione przez Pana w trakcie zawieszenia działalności gospodarczej na koszty zastępstwa procesowego i koszty doradztwa podatkowego, nie będą wydatkami z tytułu umów zawartych przed zawieszeniem działalności gospodarczej. Powyższe wydatki nie będą miały związku z zawieszoną działalnością gospodarczą, tylko będą związane z ewentualnym odzyskaniem powyżej opisanych kaucji gwarancyjnych i ww. wydatki nie zostaną poniesione przez Pana w celu zachowania lub zabezpieczenia przychodów. Ma Pan zamiar zawiesić prowadzenie samodzielnej działalności gospodarczej, co stanowi, że powyżej opisane wydatki nie będą niezbędne do zabezpieczenia Pana źródła przychodów.

Uznać zatem należy, że skoro jak Pan wskazał w opisie sprawy wydatki na koszty zastępstwa procesowego i koszty doradztwa podatkowego nie będą miały związku z zawieszoną działalnością gospodarczą i nie zostaną poniesione przez Pana w celu zachowania lub zabezpieczenia przychodów, to wydatki te, nie będą stanowić dla Pana kosztów uzyskania przychodów w świetle art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Zatem, stanowisko Pana w tym zakresie jest prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Pan przedstawił i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji indywidualnej.

Przy wydawaniu niniejszej interpretacji dokonałem wyłącznie analizy okoliczności podanych we wniosku. Rolą postępowania w sprawie wydania indywidualnej interpretacji przepisów prawa podatkowego nie jest bowiem ustalanie, czy przedstawione we wniosku zdarzenie przyszłe będzie zgodne ze stanem rzeczywistym. W ramach postępowania o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego nie przeprowadzam postępowania dowodowego, lecz opieram się jedynie na opisie zdarzenia przyszłego przedstawionym we wniosku. Ustalenie stanu rzeczywistego stanowi domenę ewentualnego postępowania podatkowego. To na podatniku ciąży obowiązek udowodnienia w toku tego postępowania okoliczności faktycznych, z których wywodzi on dla siebie korzystne skutki prawne.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Pana sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem zdarzenia przyszłego i zastosuje się Pan do interpretacji.

·Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

·Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Ma Pan prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

·w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.