Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowny Panie,

stwierdzam, że Pana stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

30 lipca 2025 r. wpłynął Pana wniosek z 25 lipca 2025 r. o wydanie interpretacji indywidualnej. Uzupełnił go Pan pismem z 27 sierpnia 2025 r. (wpływ 5 września 2025 r.) – w odpowiedzi na wezwanie. Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego

W sierpniu 2023 r. Wnioskodawca rozpoczął szkolenie na pilota samolotów. Kurs ten był warunkiem niezbędnym do rozpoczęcia planowanej działalności gospodarczej w zakresie świadczenia usług lotniczych (np. loty widokowe, szkolenia, transport). Koszt szkolenia wyniósł 34 244,68 zł brutto (w tym VAT), a usługa została udokumentowana fakturą Nr … na kwotę 7 380 euro, wystawioną we wrześniu 2023 r., była jednak opłacona przed jej sporządzeniem.

Wnioskodawca, będąc w tym czasie osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej oraz niezarejestrowaną jako podatnik VAT, nie odebrał wówczas oryginału faktury, nie mając świadomości, że będzie miał prawa do jej odliczenia. Nie myślał nawet, że jakiś dokument został sporządzony. Faktura jest fakturą imienną bez NIP. Faktura bez NIP-u nabywcy nie pozbawia prawa do odliczenia podatku VAT. Potwierdza to również interpretacja z 22 października 2020 r. Nr 0114-KDIP1-3.4012.517.2020.1.KP.

Wnioskodawca ukończył szkolenie w grudniu 2023 r. Po jego zakończeniu, zarejestrował działalność gospodarczą związaną z usługami lotniczymi. W lipcu 2024 r. Wnioskodawca stał się czynnym podatnikiem VAT i wystąpił o duplikat faktury dokumentującej kurs z września 2023 r. oraz zaksięgował ją w koszty z datą wystawienia duplikatu. Wiadomość o wystawieniu faktury we wrześniu uzyskał podczas zmiany danych w firmie w związku z zostaniem czynnym podatnikiem VAT.

Obecnie, Wnioskodawca powziął wątpliwość, czy przysługuje Mu prawo do zaliczenia ww. wydatku do kosztów uzyskania przychodów oraz czy może odliczyć VAT wykazany na otrzymanej fakturze (duplikacie).

Uzupełnienie

W sierpniu 2023 r. Wnioskodawca rozpoczął szkolenie na pilota samolotów, które było warunkiem niezbędnym do rozpoczęcia planowanej działalności gospodarczej w zakresie świadczenia usług lotniczych (np. loty widokowe, szkolenia, transport).

Koszt szkolenia Wnioskodawcy wyniósł 34 244,68 zł brutto (w tym VAT), a usługa została udokumentowana fakturą Nr …, wystawioną 15 września 2023 r. na kwotę 7 380 euro. Płatność nastąpiła 18 września 2023 r. Szkolenie zostało przeprowadzone przez firmę … Sp. z o.o., NIP …, na podstawie umowy z 8 sierpnia 2023 r.

Wnioskodawca ukończył szkolenie w grudniu 2023 r. Po jego zakończeniu, 5 grudnia 2023 r. zarejestrował działalność gospodarczą związaną z usługami lotniczymi. Szkolenie na pilota jest wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług. Głównym przedmiotem działalności jest transport lotniczy pasażerski (PKD 51.10.Z), wykonywany osobiście przez Wnioskodawcę.

Wnioskodawca stwierdza, że istnieje bezpośredni związek przyczynowo-skutkowy pomiędzy poniesionym wydatkiem na szkolenie, a możliwością rozpoczęcia i prowadzenia działalności gospodarczej, ponieważ bez uzyskania licencji działalność w tym zakresie nie mogłaby zostać podjęta. Wydatki te należy traktować jako racjonalnie i gospodarczo uzasadnione, a ponadto ukierunkowane na zabezpieczenie przyszłego źródła przychodów. Brak odbycia szkolenia skutkowałby brakiem kwalifikacji zawodowych wymaganych prawem lotniczym, uniemożliwiając tym samym zarówno zarejestrowanie, jak i faktyczne wykonywanie działalności w tej branży. Szkolenie było zatem nie tylko elementem przygotowania do działalności, ale także koniecznym narzędziem do jej uruchomienia.

Zakres działalności prowadzonej przez Wnioskodawcę obejmuje uczestniczenie w operacjach lotniczych w charakterze drugiego pilota w firmie … (…), co wiąże się z przygotowaniem do lotu, analizą trasy, dokumentacją meteorologiczną oraz planem lotu. Obejmuje również współdziałanie z kapitanem, obsługę systemów pokładowych, monitorowanie parametrów lotu oraz realizację procedur bezpieczeństwa. Działalność Wnioskodawcy polega także na świadczeniu usług transportu lotniczego pasażerów na zlecenie przewoźnika w ramach umów cywilnoprawnych lub kontraktów B2B. Ponadto, w zakres działalności Wnioskodawcy wchodzi utrzymywanie kwalifikacji zawodowych i wykonywanie czynności szkoleniowych wymaganych do pełnienia obowiązków pilota zawodowego, w tym udział w szkoleniach okresowych, symulatorowych i sprawdzianach kompetencyjnych, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa lotniczego.

Wnioskodawca, zgodnie z art. 3 ust. 1 i 1a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ma nieograniczony obowiązek podatkowy w Polsce.

W okresie od rozpoczęcia działalności gospodarczej do końca 2024 r. firma była opodatkowana na zasadach ogólnych (PKPiR), natomiast od stycznia 2025 r. Wnioskodawca wybrał opodatkowanie w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych.

Początkowo, działalność Wnioskodawcy podlegała podmiotowemu zwolnieniu z podatku VAT na podstawie art. 113 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług. Decyzja o rezygnacji ze zwolnienia była podyktowana prognozowanym przekroczeniem limitu obrotu, rekomendacją kontrahenta (linii lotniczej) oraz względami biznesowymi, w tym zwiększeniem wiarygodności przedsiębiorcy.

W momencie wystawienia faktury pierwotnej we wrześniu 2023 r., Wnioskodawca nie prowadził jeszcze działalności gospodarczej. Faktura, wystawiona na Jego nazwisko (bez NIP-u), była traktowana jako dokument o charakterze informacyjnym. Z tego powodu nie została zachowana, ani zaksięgowana w dacie wystawienia. Wnioskodawca nie pamięta jej otrzymania, ponieważ była przesłana drogą elektroniczną i została usunięta, gdyż nie była oczekiwana.

W lipcu 2024 r. Wnioskodawca stał się czynnym podatnikiem VAT i wystąpił o duplikat faktury. Duplikat został wystawiony 19 sierpnia 2024 r. i z tą datą został zaksięgowany w koszty działalności. Oryginał faktury nie był wcześniej rozliczony. Duplikat zawiera wszelkie niezbędne dane do identyfikacji Wnioskodawcy. Nazwa usługi z faktury to: „płatność zgodnie z umową z dnia 08.08.2023 r.”, co potwierdza czynności faktycznie dokonane.

Obecnie, podatnik powziął wątpliwość, czy przysługuje Mu prawo do zaliczenia powyższego wydatku do kosztów uzyskania przychodów oraz czy może odliczyć podatek VAT wykazany na otrzymanej fakturze (duplikacie). Wartość faktury bez NIP-u nabywcy nie pozbawia prawa do odliczenia VAT, co potwierdza interpretacja z 22 października 2020 r. Nr 0114-KDIP1-3.4012.517.2020.1.KR.

Pytania

1.Czy Wnioskodawca ma prawo zaliczyć koszt szkolenia pilota z września 2023 r. do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej na gruncie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych?

2.Czy Wnioskodawca ma prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z faktury (duplikatu) dokumentującej usługę szkolenia, otrzymanej w sierpniu 2024 r., po uzyskaniu statusu podatnika VAT czynnego?

Przedmiotem interpretacji indywidualnej jest odpowiedź na pytanie Nr 1, dotyczące podatku dochodowego od osób fizycznych, natomiast w zakresie pytania Nr 2, dotyczącego podatku od towarów i usług zostanie wydane odrębne rozstrzygnięcie.

Pana stanowisko w sprawie (ostatecznie przedstawione w uzupełnieniu wniosku)

Wnioskodawca stoi na stanowisku, że wydatki poniesione na szkolenie pilota mają bezpośredni i nierozerwalny związek z przyszłą działalnością gospodarczą Wnioskodawcy, której rozpoczęcie było wprost uzależnione od zdobycia wymaganych kwalifikacji.

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej: „ustawa o PIT”), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów albo zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów.

Wnioskodawca twierdzi, że wydatki na szkolenie pilota spełniają te przesłanki, ponieważ stanowią inwestycję w kwalifikacje niezbędne do wykonywania działalności gospodarczej i uzyskiwania w jej ramach przychodów. Fakt, że poniesiono je przed formalną rejestracją działalności, nie wyklucza możliwości ich zaliczenia do kosztów, pod warunkiem istnienia związku przyczynowo-skutkowego z przyszłymi przychodami.

Brak odbycia szkolenia i uzyskania licencji uniemożliwiłby w ogóle podjęcie działalności w deklarowanym zakresie. Dlatego Wnioskodawca przyjmuje, że szkolenie to pozostaje w ścisłym i bezpośrednim związku z powstaniem oraz zabezpieczeniem źródła przychodów w prowadzonej działalności.

Zdaniem Wnioskodawcy, że wydatki te należy traktować jako racjonalne i gospodarczo uzasadnione, ponieważ zostały poniesione w celu stworzenia realnych możliwości uzyskiwania przychodów. Ich poniesienie nie miało charakteru osobistego, ani konsumpcyjnego, lecz było ukierunkowane wyłącznie na zdobycie kompetencji zawodowych, bez których Wnioskodawca nie mógłby świadczyć usług.

Wnioskodawca uważa, że w tym ujęciu wydatki te należy również postrzegać jako działania zmierzające do zachowania i zabezpieczenia przyszłego źródła przychodów, albowiem zapewniają one trwałą możliwość wykonywania zawodu i świadczenia usług, które stanowią podstawę działalności gospodarczej Wnioskodawcy.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawił Pan we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 163 ze zm.):

Aby zatem wydatek mógł być uznany za koszt uzyskania przychodów, winien, w myśl powołanego przepisu, spełniać łącznie następujące warunki:

·pozostawać w związku przyczynowo-skutkowym z przychodami lub źródłem przychodów i być poniesiony w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów,

·nie znajdować się na liście kosztów nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów, wymienionych w art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych,

·być właściwie udokumentowany.

Powołany przepis wskazuje, że przy ocenie danego wydatku przede wszystkim musi istnieć źródło przychodów. Z zasadą tą skorelowane są przepisy ustanawiające reguły potrącania kosztów w określonym czasie.

Stwierdzenie, że określone wydatki poniesione przez podatnika spełniają wszystkie wskazane przez ustawodawcę warunki podatkowego uznania ich za koszty uzyskania przychodów, stanowi bowiem niezbędną przesłankę odliczenia ich przez podatnika od osiągniętych przychodów.

W przypadku źródła przychodów, jakim jest pozarolnicza działalność gospodarcza, należy przyjąć, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie przychodów, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów.

Przy czym – związek przyczynowy między poniesieniem wydatku, a osiągnięciem przychodów, bądź zachowaniem lub zabezpieczeniem ich źródła należy oceniać indywidualnie w stosunku do każdego wydatku. Z oceny tego związku powinno wynikać, że poniesiony wydatek obiektywnie może przyczynić się do osiągnięcia przychodów, bądź służyć zachowaniu lub zabezpieczeniu źródła przychodów.

Koszty poniesione na zachowanie źródła przychodów to koszty, które poniesione zostały, aby przychody z danego źródła przychodów w dalszym ciągu uzyskiwano oraz, aby takie źródło w ogóle dalej istniało. Natomiast za koszty służące zabezpieczeniu źródła przychodów należy uznać koszty poniesione na ochronę istniejącego źródła przychodów, w sposób gwarantujący bezpieczne funkcjonowanie tego źródła. Istotą tego rodzaju kosztów jest więc ich obligatoryjne poniesienie w celu niedopuszczenia do utraty źródła przychodów w przyszłości.

Zwracam przy tym uwagę, że obowiązek jednoznacznego wykazania związku przyczynowo-skutkowego między poniesionym wydatkiem a przychodami uzyskanymi z działalności, zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła tych przychodów – każdorazowo spoczywa na podatniku.

Ustawodawca, posługując się zwrotem „koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów”, przypisuje temu określeniu cechę świadomego, zamierzonego, przemyślanego i logicznego działania podatnika przyporządkowanego osiągnięciu przychodów, a nie odwołuje się do skutku będącego następstwem określonego działania. Wykładnia językowa użytego przez ustawodawcę pojęcia „koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów” oznacza, że podatnik ma możliwość odliczenia dla celów podatkowych wszelkich wydatków pod tym wszakże warunkiem, że wykaże, że świadomie poniósł określony wydatek, który ma związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, a jego poniesienie miało lub mogło mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów. Zależność między poniesionymi w danym czasie kosztami a możliwością uzyskania w przyszłości z tego tytułu przychodów trzeba zatem rozpatrywać na podstawie adekwatnego związku przyczynowego. Przy kwalifikowaniu określonych wydatków poczynionych przez podatnika do kosztów podatkowych należy jednocześnie brać pod uwagę przeznaczenie wydatku (jego celowość), jak też potencjalną możliwość przyczynienia się wydatku do osiągnięcia przychodów podatnika.

Wydatki związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych (szkolenie) nie zostały wymienione w katalogu zawartym w art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Do stwierdzenia zatem, czy wydatki takie mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów w związku wykonywaną działalnością, istotnym jest ustalenie:

·czy związane są z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych, zdobywaniem wiedzy i umiejętności, które są potrzebne do wykonywanej działalności i które mają z nią związek,

·czy służą tylko podnoszeniu ogólnego poziomu wiedzy i wykształcenia niezwiązanego z działalnością, a więc co do zasady mają charakter osobisty.

Zatem, uzasadnionymi racjonalnie i gospodarczo kosztami, których poniesienie może przyczynić się do osiągnięcia przychodów ze źródła, jakim jest wykonywana przez Pana działalność gospodarcza, są takie wydatki, które pozwolą Panu nabyć umiejętności i wiedzę niezbędną w jej prowadzeniu. Istotnym warunkiem zaliczenia takich wydatków do kosztów uzyskania przychodów jest istnienie źródła przychodów, do którego dany wydatek można przyporządkować.

Z opisu sprawy wynika, że w sierpniu 2023 r. rozpoczął Pan szkolenie na pilota samolotów. Kurs ten był warunkiem niezbędnym do rozpoczęcia planowanej działalności gospodarczej w zakresie świadczenia usług lotniczych (np. loty widokowe, szkolenia, transport). Szkolenie ukończył Pan w grudniu 2023 r. Po jego zakończeniu, 5 grudnia 2023 r. zarejestrował Pan działalność gospodarczą związaną z usługami lotniczymi. W momencie wystawienia faktury pierwotnej we wrześniu 2023 r., nie prowadził Pan jeszcze działalności gospodarczej.

Brak odbycia szkolenia skutkowałby brakiem kwalifikacji zawodowych wymaganych prawem lotniczym, uniemożliwiając tym samym zarówno zarejestrowanie, jak i faktyczne wykonywanie działalności w tej branży. Szkolenie było zatem nie tylko elementem przygotowania do działalności, ale także koniecznym narzędziem do jej uruchomienia. Działalności prowadzona przez Pana obejmuje uczestniczenie w operacjach lotniczych w charakterze drugiego pilota, wiąże się z przygotowaniem do lotu, analizą trasy, dokumentacją meteorologiczną oraz planem lotu. Obejmuje również współdziałanie z kapitanem, obsługę systemów pokładowych, monitorowanie parametrów lotu oraz realizację procedur bezpieczeństwa. Pana działalność polega także na świadczeniu usług transportu lotniczego pasażerów na zlecenie przewoźnika w ramach umów cywilnoprawnych lub kontraktów B2B. W zakres Pana działalności wchodzi również utrzymywanie kwalifikacji zawodowych i wykonywanie czynności szkoleniowych wymaganych do pełnienia obowiązków pilota zawodowego, w tym udział w szkoleniach okresowych, symulatorowych i sprawdzianach kompetencyjnych, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa lotniczego.

Na podstawie przedstawionego opisu sprawy oraz przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych stwierdzam, że wydatki na szkolenie pilota – poniesione przez Pana w związku z planowanym rozpoczęciem działalności gospodarczej w zakresie świadczenia usług lotniczych (np. loty widokowe, szkolenia, transport) są związane z zakresem prowadzonej przez Pana działalności. Wykonuje Pan usługi zgodne z zakresem szkolenia, czyli uczestniczy w operacjach lotniczych w charakterze drugiego pilota, a zdobyta wiedza i umiejętności na szkoleniu będą miały odzwierciedlenie w powstaniu lub wzroście przychodów z tego źródła, bądź wpłyną na zachowanie lub zabezpieczenie tego źródła przychodów. Ponadto wydatki te nie są ujęte w katalogu zawartym w art. 23 cytowanej ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Istotny w sprawie jest również fakt, że wydatki te poniósł Pan w roku podatkowym, w którym istnieje źródło przychodów, jakim jest pozarolnicza działalność gospodarcza.

Podkreślam przy tym, że kosztem uzyskania przychodów mogą być wydatki właściwie udokumentowane.

Reasumując, wydatki poniesione przez Pana w roku podatkowym, w którym rozpoczął Pan prowadzenie pozarolniczej działalności gospodarczej (2023 r.), na szkolenie, które było niezbędne do rozpoczęcia i prowadzenia działalności gospodarczej, może Pan zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu, zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych – pod warunkiem prawidłowego ich udokumentowania.

Tym samym, Pana stanowisko uznałem za prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Pan przedstawił, i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia.

W odniesieniu do powołanej przez Pana interpretacji zaznaczam, że dotyczy ona indywidualnej sprawy innego podmiotu i nie ma zasosowania w sprawie bedącej przedmiotem Pana wniosku.

Przy wydawaniu niniejszej interpretacji dokonałem wyłącznie analizy okoliczności podanych we wniosku. Rolą postępowania w sprawie wydania indywidualnej interpretacji przepisów prawa podatkowego nie jest bowiem ustalanie, czy przedstawiony we wniosku stan faktyczny jest zgodny ze stanem rzeczywistym. W ramach postępowania o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego nie przeprowadzam postępowania dowodowego, lecz opieram się jedynie na opisie stanu faktycznego przedstawionym we wniosku. Ustalenie stanu rzeczywistego stanowi domenę ewentualnego postępowania podatkowego. To na podatniku ciąży obowiązek udowodnienia w toku tego postępowania okoliczności faktycznych, z których wywodzi on dla siebie korzystne skutki prawne.

Należy zaznaczyć, że zasadność zaliczenia wydatków (w szczególności związek między ich poniesieniem a osiągnięciem przychodów lub zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodu) do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej może zostać zweryfikowana w toku ewentualnego postępowania podatkowego, prowadzonego przez uprawniony organ podatkowy.

Końcowo informuję, że niniejsza interpretacja indywidualna stanowi rozstrzygnięcie tylko i wyłącznie w zakresie sprawy objętej pytaniem. A zatem, nie odnosi się do innych kwestii zawartych w opisie sprawy, które nie były przedmiotem zapytania w odniesieniu do opisanego stanu faktycznego, w szczególności nie odnosi się do prawidłowości udokumentowania poniesionych wydatków.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Pana sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego i zastosuje się Pan do interpretacji.

·Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

·Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Ma Pan prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

·w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.