Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowny Panie,

stwierdzam, że Pana stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

19 sierpnia 2025 r. wpłynął Pana wniosek z 10 lutego 2025 r. o wydanie interpretacji indywidualnej. Uzupełnił go Pan pismem z 17 września 2025 r. (wpływ 23 września 2025 r.) – w odpowiedzi na wezwanie. Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego

Wnioskodawca prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą od 1 października 2014 r., zajmującą się transportem drogowym towarów (PKD 49.41.Z).

Wnioskodawca posiada nieograniczony obowiązek podatkowy w Polsce i rozlicza się na podstawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Dla realizacji usług transportowych Wnioskodawca wykorzystuje pojazdy ciężarowe powyżej 3,5 tony i osobiście wykonuje przewozy.

Do kosztów uzyskania przychodów Wnioskodawca zalicza wartość diet z tytułu podróży służbowych, nieprzekraczających wysokości diet przysługujących pracownikom, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r.

Wnioskodawca prowadzi szczegółową ewidencję wyjazdów, obejmującą daty i godziny rozpoczęcia podróży, przekraczania granic oraz jej zakończenia.

Uzupełnienie wniosku

Wnioskodawca informuje, że pytanie zawarte we wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej ma związek z dodaniem do ustawy o czasie pracy kierowców art. 26f.

Pytanie

Czy Wnioskodawca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wartość diet z tytułu krajowych i zagranicznych podróży służbowych, odbywanych w ramach działalności gospodarczej, w części nieprzekraczającej wysokości diet przysługujących pracownikom?

Pana stanowisko w sprawie

Zdaniem Wnioskodawcy – art. 21b ustawy o czasie pracy kierowców dotyczy pracowników, a nie przedsiębiorców. Oznacza to, że właściciel firmy może być w podróży służbowej i zaliczać diety do kosztów podatkowych. Potwierdzają to m.in. wyroki NSA i WSA oraz interpretacje indywidualne.

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT kosztami uzyskania przychodów są wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ust. 1 pkt 52, wskazuje, że przedsiębiorca może zaliczać do kosztów uzyskania przychodu diety do wysokości określonej dla pracowników.

Wnioskodawca uważa, że jego podróże służbowe są bezpośrednio związane z działalnością gospodarczą i spełniają przesłanki określone w przepisach podatkowych, co daje mu prawo do zaliczania diet do kosztów uzyskania przychodu.

Uzasadnienie

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT wydatki mogą zostać uznane za koszty uzyskania przychodów, jeśli są poniesione w celu osiągnięcia lub zabezpieczenia przychodów.

Art. 23 ust. 1 pkt 52 wyłącza z kosztów podatkowych diety przekraczające wysokość przysługującą pracownikom, ale nie zakazuje ich zaliczania w ramach limitu.

Podróże służbowe przedsiębiorcy mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, jeśli są ściśle związane z działalnością gospodarczą.

Orzecznictwo sądów administracyjnych potwierdza, że wykonywanie przedmiotu działalności poza stałym miejscem jej prowadzenia może być traktowane jako podróż służbowa.

Nowelizacja ustawy o czasie pracy kierowców (dodanie art. 21b) nie zmienia tej interpretacji, ponieważ dotyczy pracowników, a nie przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą w zakresie transportu.

Podsumowanie

Wydatki na diety za czas podróży służbowych mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, jeśli spełniają warunki określone w ustawie o PIT, tj.:

-są ponoszone w celu osiągnięcia przychodów,

-nie przekraczają wysokości diet przysługujących pracownikom,

-są udokumentowane zgodnie z przepisami.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawił Pan we wniosku, jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 163 ze zm.):

Oznacza to, że zaliczenie wydatków do kosztów podatkowych jest możliwe, jeżeli zostaną spełnione kryteria wynikające z wyżej wymienionego przepisu.

Regulacje prawne dotyczące zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów kosztów podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą zostały zawarte w art. 23 ust. 1 pkt 52 omawianej ustawy podatkowej.

Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Odrębnymi przepisami, o których mowa w tej regulacji, jest rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (t. j. Dz.U. z 2023 r. poz. 2190).

Podkreślam jednak odmienny charakter regulacji w przypadku pracownika i osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą. Pracownikowi cel podróży służbowej określa pracodawca w poleceniu odbycia podróży służbowej, natomiast w odniesieniu do przedsiębiorcy istotnym kryterium dla uznania wyjazdu za podróż służbową winno być ustalenie, czy wyjazd ma bezpośredni związek z prowadzoną działalnością gospodarczą.

Wskazuję zatem, że odesłanie w art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych do pojęcia pracownika może mieć zastosowanie jedynie w kontekście ograniczenia wysokości diety z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą, nie natomiast samej zasady dopuszczalności zastosowania tego przepisu do wymienionych w nim podmiotów.

Z powyższej regulacji prawnej wynika konieczność wyłączenia z kosztów podatkowych wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą, ale tylko w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom. Oznacza to, że osobom tym przysługuje prawo uwzględniania w kosztach uzyskania przychodów wartości diet za czas podróży służbowych w ramach określonego limitu, tj. do wysokości diet przysługujących pracownikom.

Powołane przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, obejmując swoją dyspozycją sytuację odbywania podróży służbowych przez osoby prowadzące działalność gospodarczą, nie przewidują w tej kategorii podatników żadnych wyłączeń o charakterze przedmiotowym lub podmiotowym. Dlatego nieuprawnione jest różnicowanie osób prowadzących działalność gospodarczą według rodzaju tej działalności.

W szczególności przepisy te nie przewidują żadnych ograniczeń kręgu osób uprawnionych ze względu na rodzaj lub miejsce wykonywania czynności w ramach działalności gospodarczej ani też nie rozróżniają wyjazdu służbowego w celu zawarcia umowy o świadczenie usług, dokonania zakupu środka trwałego, czy świadczenia usług w wykonaniu zawartej umowy.

Jednocześnie podkreślam, że problematyka dotycząca podróży służbowych, odbywanych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, znalazła odzwierciedlenie w orzecznictwie sądów administracyjnych. Orzecznictwo ukształtowało w tym zakresie jednolitą linię rozstrzygnięć, wskazując, że nie znajduje uzasadnienia stanowisko, że jedynie podróże mające na celu czynności incydentalne spełniają wymogi podróży służbowych, natomiast realizowanie zasadniczego przedmiotu działalności nie wchodzi w zakres podróży służbowych.

W orzecznictwie przyjmuje się ponadto, że podróżą służbową jest również realizowanie przedmiotu działalności gospodarczej przez przedsiębiorcę poza stałym miejscem działalności.

Dlatego stwierdzam, że przedsiębiorca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wartość diet z tytułu podróży służbowych, związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą, do wysokości określonej w odrębnych przepisach.

Na powyższe nie ma wpływu dodanie – na podstawie art. 40 pkt 5 ustawy z dnia 28 lipca 2023 r. o delegowaniu kierowców w transporcie drogowym (Dz. U. z 2023 poz. 1523) – do ustawy z dnia 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców (Dz. U. z 2022 r. poz. 1473) art. 26f ust. 1, zgodnie z którym:

Przepis ten bowiem nie dotyczy przedsiębiorców prowadzących osobiście działalność gospodarczą w zakresie usług transportowych, lecz pracowników zatrudnionych na stanowisku kierowcy.

Na podstawie przedstawionego stanu faktycznego oraz powołanych przepisów prawa podatkowego stwierdzam, że jeżeli wydatki z tytułu diet za czas przebywania Pana w podróży służbowej zarówno w Polsce, jak i za granicą będą spełniać przesłanki zawarte w art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, tj. zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów z tej działalności, to ma Pan prawo zaliczyć poniesione z tego tytułu wydatki do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej, jednak wyłącznie w części nieprzekraczającej wysokości diet przysługujących pracownikom, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra, tj. w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

Podsumowanie: jako osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą, świadcząca usługi transportowe osobiście, odbywając w związku z wykonywaniem tych usług podróże służbowe, ma Pan prawo zaliczać do kosztów uzyskania przychodów z działalności gospodarczej wartość diet z tytułu krajowych i zagranicznych podróży służbowych, w części nieprzekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Pan przedstawił i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Pana sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego i zastosuje się Pan do interpretacji.

·Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

·Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Ma Pan prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

·w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.