Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób prawnych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

5 czerwca 2025 r. za pośrednictwem platformy e-Doręczenia wpłynął Państwa wniosek z tego samego dnia o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy m.in. podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie ustalenia, czy posiadanie przez Spółkę elektronicznych skanów dokumentów źródłowych (faktur i innych dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków) otrzymanych pierwotnie w wersji papierowej, stanowić będzie prawidłowe potwierdzenie poniesienia wydatku, uprawniające do zachowania prawa do rozpoznania danego wydatku jako kosztu uzyskania przychodów.

Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

(…) Sp. z o.o. jest spółką mającą siedzibę na terytorium Polski, prowadzącą działalność gospodarczą. Wnioskodawca jest zarejestrowanym podatnikiem VAT czynnym. Wnioskodawca prowadzi działalność gospodarczą m.in. w przedmiocie sprzedaży hurtowej komputerów, urządzeń peryferyjnych i oprogramowania, sklasyfikowaną w poz. 46.51.Z Polskiej Klasyfikacji Działalności.

Spółka, w ramach prowadzonej działalności, nabywa towary oraz usługi, których zakup jest dokumentowany fakturami. W ciągu miesiąca Spółka otrzymuje dużą ilość faktur papierowych, które obecnie przechowywane są w tej samej formie (papierowej), co wiąże się z wysokimi kosztami i trudnościami natury organizacyjnej. Faktury są podstawą do odliczenia VAT oraz rozpoznania kosztów uzyskania przychodów. Faktury te (i faktury korygujące) dokumentują nabycie towarów lub usług, zarówno w kraju, jak i za granicą. Poza fakturami Spółka gromadzi również inne papierowe dokumenty istotne dla celów podatkowych: rachunki, paragony i wyciągi bankowe (dalej łącznie jako: Dokumenty).

Celem minimalizacji kosztów, w ramach obowiązującego prawa, Spółka rozważa zmianę praktyki w zakresie przechowywania papierowych Dokumentów. Planowana zmiana polegałaby na przechowywaniu Dokumentów w formie elektronicznej.

Procedura przechowywania w formie elektronicznej będzie wyglądała następująco:

1)Po otrzymaniu Dokumentu, zostanie on odpowiednio oznaczony w sposób umożliwiający jego identyfikację, szybkie odszukanie i łatwy dostęp;

2)Następnie Dokument będzie skanowany i bez modyfikacji treści wprowadzany do systemu archiwizacji dokumentów, w którym przechowywany będzie na elektronicznych nośnikach danych;

3)Dalsza akceptacja pod względem rachunkowym i merytorycznym oraz zatwierdzenie Dokumentu będzie następować w systemie archiwizacji dokumentów drogą elektroniczną;

4)Papierowe Dokumenty po wprowadzeniu do systemu będą niszczone.

System archiwizacji dokumentów, w którym przechowywane będą faktury i inne Dokumenty w formie elektronicznej, będzie pozwalał na szybkie odnalezienie konkretnej faktury (np. po nazwie dostawcy/klienta, numerze dokumentu, numerze księgowym) lub innego Dokumentu. Dostęp do systemu archiwizacji dokumentów będzie możliwy tylko po zalogowaniu przy użyciu unikalnego loginu i hasła.

Faktury w systemie będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe. W odniesieniu do formy elektronicznej zachowana będzie również taka sama autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność, jak w przypadku faktur przechowywanych w formie papierowej, ponieważ faktury zapisywane będą w formacie pliku uniemożliwiającym formatowanie i ingerencję treściową. Spółka będzie mogła zidentyfikować tożsamość sprzedawcy (autentyczność), żadne dane na fakturze wymagane przepisami nie zostaną zmienione (integralność), a skan będzie miał odpowiednią jakość, aby zapewnić pełną możliwość odczytu danych (czytelność).

Analogicznie, autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność będzie zagwarantowana także dla pozostałych Dokumentów (innych niż faktury). Wersja elektroniczna każdej faktury zakupowej i pozostałych Dokumentów (skan) będzie wiernym odzwierciedleniem wersji papierowej. Przechowywanie będzie odbywać się w sposób umożliwiający swobodny dostęp dla organów podatkowych w razie konieczności przeprowadzenia czynności z ich wykorzystaniem.

Nabyte przez (…) Sp. z o.o. towary i usługi, udokumentowane fakturami przechowywanymi w formie dokumentów elektronicznych, będą służyły czynnościom opodatkowanym Spółki oraz nie będą one dotyczyły wydatków wymienionych w art. 88 ustawy o VAT. Spółka w odniesieniu do faktur (faktur korygujących) i innych dokumentów zrównanych z fakturami zapewni funkcjonowanie kontroli biznesowych, które ustalą wiarygodną ścieżkę audytu faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Otrzymane przez Spółkę faktury w formie papierowej będą niszczone dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu. Faktury w formie elektronicznej (skany) będą przez Spółkę przechowywane od momentu ich otrzymania, przynajmniej, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Opisane we wniosku faktury będą przechowywane na serwerach znajdujących się w Polsce. Spółka zapewni przy tym Naczelnikowi Urzędu Skarbowego, Naczelnikowi Urzędu Celno-Skarbowego, Dyrektorowi Izby Administracji Skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na ich żądanie, bezzwłoczny dostęp do tych faktur oraz ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Faktury nie będą przechowywane poza terytorium kraju.

Przedmiotowy wniosek o interpretację przepisów prawa podatkowego dotyczy zatem dwóch zagadnień, znajdujących się w zakresie dwóch ustaw podatkowych, jednakże zbliżonych do siebie tematycznie oraz posiadających podobne uzasadnienie:

-   Pierwsze dotyczy możliwości zachowania przez Wnioskodawcę prawa do odliczenia podatku naliczonego na gruncie przepisów ustawy o VAT na podstawie faktur oraz Dokumentów im równoważnych przechowywanych w formie elektronicznych skanów.

-   Drugie z nich dotyczy możliwości potwierdzenia poniesienia wydatku, w formie skanu faktury lub innego dokumentu potwierdzającego poniesienie wydatku przechowywanego w formacie elektronicznym, uprawniającego do zachowania prawa do rozpoznania danego wydatku jako kosztu uzyskania przychodów.

Pytanie w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych

Czy w świetle przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, posiadanie przez Spółkę elektronicznych skanów dokumentów źródłowych (faktur i innych dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków) otrzymanych pierwotnie w wersji papierowej, stanowić będzie prawidłowe potwierdzenie poniesienia wydatku, uprawniające do zachowania prawa do rozpoznania danego wydatku jako kosztu uzyskania przychodów? (pytanie oznaczone we wniosku Nr 2)

Państwa stanowisko w sprawie w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych

Zdaniem Spółki, w świetle przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, posiadanie przez Spółkę dokumentów w postaci skanów, otrzymanych pierwotnie w wersji papierowej, stanowić będzie prawidłowe potwierdzenie poniesienia przez Spółkę wydatku. W konsekwencji, nawet w przypadku utylizacji papierowej wersji dokumentów, Spółka zachowa prawo do rozpoznania danego wydatku jako kosztu uzyskania przychodów.

Uzasadnienie

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Co do zasady zatem dany wydatek może być uznany za koszt uzyskania przychodów, gdy spełnia on łącznie następujące przesłanki:

-został poniesiony w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów;

-wydatek ten został poniesiony i jest definitywny – przez co należy rozumieć, że w ostatecznym rozrachunku musi on być pokryty z zasobów majątkowych podatnika;

-nie został wymieniony wśród wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów zawartych w zamkniętym katalogu takich wydatków wskazanym w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.

Przepisy ustawy o CIT nie zawierają regulacji dotyczących sposobu dokumentowania faktu poniesienia kosztu. Jednak dla celów wykazania związku pomiędzy kosztem a osiąganym przez podatnika przychodem powinien on jednak być w posiadaniu stosownych dowodów.

Zgodnie z art. 9 ustawy o CIT, podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a-16m.

W przedmiotowej sprawie istotne znaczenie ma brzmienie art. 73 ust. 2 UoR, zgodnie z którym z wyłączeniem dokumentów dotyczących przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczących umów i innych ważnych dokumentów określonych przez kierownika jednostki, po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego treść dowodów księgowych może być przeniesiona na informatyczne nośniki danych, pozwalające zachować w trwałej postaci zawartość dowodów. Warunkiem stosowania tej metody przechowywania danych jest posiadanie urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, o ile przepisy nie stanowią inaczej.

Mając na uwadze powyższe, dowód księgowy będący dokumentem dającym podstawę do wprowadzenia danego zdarzenia do ksiąg rachunkowych, jest także stosownym dokumentem potwierdzającym fakt poniesienia kosztu, dla celów podatku dochodowego.

Spółka zwraca również uwagę na fakt, iż definiując koszt uzyskania przychodów w art. 15 ustawy o CIT, ustawodawca nie uwarunkował możliwości uznania danego wydatku za koszt uzyskania przychodów, od sposobu jego udokumentowania, w szczególności nie zawarł również w tym przepisie odesłania do art. 9 ustawy o CIT, stanowiącego o konieczności prowadzenia ewidencji zgodnie z odrębnymi przepisami. W konsekwencji, nawet gdyby uznać, że Wnioskodawca nie dysponuje wystarczającym dowodem księgowym, spełniającym wszystkie warunki formalne określone w UoR, możliwe jest zaliczenie danego wydatku do kosztów uzyskania przychodów, pod warunkiem udokumentowania związku poniesionego wydatku z osiąganymi przychodami w inny sposób.

Podsumowując, Wnioskodawca pragnie wskazać, iż planowany elektroniczny sposób archiwizacji faktur nie stawowi przesłanki wykluczającej zasadność kwalifikacji wydatków jako kosztów uzyskania przychodów. Zdaniem Wnioskodawcy, o nabyciu i zachowaniu prawa do zaliczenia danego wydatku do kosztów uzyskania przychodów decydują wyłącznie przesłanki wskazane w art. 15 ustawy o CIT. Biorąc pod uwagę, że wśród tych przesłanek ustawodawca nie wymienił konieczności przechowywania dokumentacji w formie papierowej, w konsekwencji, w przypadku archiwizowania przez Spółkę dokumentów źródłowych w formie elektronicznej, Spółka zachowa prawo do rozpoznania danego wydatku, spełniającego warunki określone w art. 15 ustawy o CIT, jako kosztu uzyskania przychodu.

Stanowisko takie prezentowane jest również w interpretacjach indywidualnych prawa podatkowego wydawanych przez Ministra Finansów (winno być: Dyrektorów Izb Skarbowych oraz Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej), m in.:

-Znak: IPPB5/423-490/13-2/IŚ z 25 września 2013 r.

-Znak: IBPB-1-3/4510-23/15/PC z 14 lipca 2015 r.,

-Znak: IPTPB3/4510-79/15-4/GG z 12 czerwca 2015 r.,

-Znak: 0111-KDIB1-2.4010.103.2018.11.BG z 12 maja 2020 r.,

-Znak: 1462-IPPB3.4510.903.2016.10.S/KW z 10 grudnia 2021 r.,

-Znak: 0114-KDIP2-2.4010.70.2020.12.S/RK z 25 kwietnia 2022 r.,

-Znak: 0114-KDIP2-2.4010.66.2020.13.S/AS z 14 października 2022 r.,

-Znak: 0111-KDIB2-3.4010.312.2018.8.BB z 24 października 2022 r.,

-Znak: 0114-KDIP2-1.4010.352.2018.12.S/KS z 2 listopada 2022 r.,

-Znak: 0111-KDIB2-3.4010.349.2018.10.APA z 1 grudnia 2022 r.

Niektóre ze wskazanych wyżej interpretacji indywidualnych DKIS zostały wydane po prawomocnych wyrokach sądów administracyjnych stwierdzających zasadność pytania o kwestię przechowywania dokumentacji w kontekście ustawy o CIT.

Przykładowo – zgodnie z uzasadnieniem wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego (dalej: „NSA”) z 19 października 2021 r. o sygn. akt II FSK 783/21, będącego podstawą do wydania ponownie interpretacji indywidualnej DKIS z 25 kwietnia 2022 r., Znak: 0114-KDIP2-2.4010.70.2020.12.S/RK, do zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodów istotne jest prawidłowe ich udokumentowanie:

„Dlatego też sposób ewidencjonowania zdarzeń gospodarczych i dokumentowania wydatków ma zasadnicze znaczenie dla rachunku podatkowego, rozumianego jako określenie podstawy opodatkowania, warunkuje bowiem możliwość pomniejszenia przychodów o koszty ich uzyskania. Skoro z art. 9 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych wynika, że podatnicy podatku dochodowego od osób prawnych obowiązani są do prowadzenia ewidencji rachunkowej zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości podatku (straty), podstawy opodatkowania i należnego podatku za rok podatkowy, ocena prawidłowości stosowania tych odrębnych przepisów - przede wszystkim ustawy o rachunkowości - ma znaczenie dla prawnopodatkowej kwalifikację zdarzeń, z zaistnieniem których ustawa podatkowa wiąże powinność przymusowego świadczenia pieniężnego; regulacje zawarte w tych przepisach podlegają zatem wykładni w toku postępowania interpretacyjnego, o tyle, o ile wpływają na interpretację przepisów prawa podatkowego.”

W podobnym tonie co do uznawania przepisów ustawy o rachunkowości, w zakresie dotyczącym przedmiotu niniejszego wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej, jako prawa podatkowego, utrzymany jest wyrok NSA z 10 sierpnia 2022 r. o sygn. akt II FSK 1758/20, w wyniku którego DKIS wydał interpretację indywidualną z 9 listopada 2022 r., Znak: 0114-KDIP2-1.4010.352.2018.12.S/KS:

„W ocenie Naczelnego Sądu Administracyjnego w składzie rozpatrującym niniejszą skargę kasacyjną dopuszczalne jest w postępowaniu interpretacyjnym dokonanie wykładni innych aniżeli przepisy prawa podatkowego przepisów prawa, które współtworzą normę konstrukcyjną dotyczącą danego podatku. Nie tylko bowiem w ustawach podatkowych uregulowano kwestie, od których zależy opodatkowanie i jego wysokość, zaś pod pojęciem prawa podatkowego należy rozumieć wszelkie normy prawne, które regulują elementy konstrukcyjne, czyli przedmiotowe i podmiotowe podatku, a zatem także normy prawne nieznajdujące się w ustawach podatkowych. (...) regulacja z art. 9 ust. 1 u.p.d.o.p. zobowiązuje podatników do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy. Tym samym przepis ten odnosi się także do prawidłowej ewidencji kosztów uzyskania przychodów, o których stanowi z kolei art. 15 ust. 1 u.p.d.o.p. Zatem sposób gromadzenia i przechowywania dokumentacji księgowej, szczegółowo opisany we wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczy w istocie zasad prowadzenia ewidencji rachunkowej wynikającej z przepisu art. 9 ust. 1 u.p.d.o.p. w związku z przepisami ustawy o rachunkowości, do których odsyła regulacja wynikająca wprost z ustawy podatkowej. Odwoływanie się do zasad rachunkowości w art. 9 ust. 1 u.p.d.o.p. nie odnosi się jedynie do ustalenia, czy też oceny zastosowania zasad rachunkowości z punktu widzenia prawa bilansowego, lecz zawsze służy ocenie prawidłowości wymiaru podatku.”

Analogiczne stanowisko zostało przedstawione w wyroku NSA z 9 czerwca 2022 r. o sygn. akt II FSK 2799/19, zmieniającym interpretację indywidualną (winno być: dotyczącym interpretacji indywidualnej) Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 1 grudnia 2022 r., Znak: 0111-KDIB2-3.4010.349.2018.10.APA: „dopuszczalne jest w postępowaniu interpretacyjnym dokonanie wykładni innych aniżeli przepisy prawa podatkowego przepisów prawa, które współtworzą normę konstrukcyjną dotyczącą danego podatku. Nie tylko bowiem w ustawach podatkowych uregulowano kwestie, od których zależy opodatkowanie i jego wysokość, zaś pod pojęciem prawa podatkowego należy rozumieć wszelkie normy prawne, które regulują elementy konstrukcyjne, czyli przedmiotowe i podmiotowe podatku, a zatem także normy prawne nie znajdujące się w ustawach podatkowych.”

W świetle powyższego organ interpretacyjny jest zobowiązany do dokonania interpretacji wskazanych przepisów dotyczących dokumentowania wydatków, tj. art. 15 ust. 1 w zw. z art. 9 ustawy o CIT, w kontekście przepisów ustawy o rachunkowości, w postępowaniu prowadzonym zgodnie z art. 14b Ordynacji podatkowej. Przepisy te współkształtują bowiem instytucję podatkowego prawa materialnego, jaką jest rozpoznanie kosztu podatkowego, co w konsekwencji wpływa na wysokość zobowiązania podatkowego.

Biorąc powyższe pod uwagę, stanowisko Wnioskodawcy, zgodnie z którym w świetle art. 15 ust. 1 w związku z art. 9 ust. 1 ustawy o CIT jest on uprawniony do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów Wydatków pracowniczych (winno być: wydatków) ujętych w księgach rachunkowych (zaksięgowanych) na podstawie dowodów źródłowych, których oryginalne wersje zostały zniszczone, a pozostały jedynie kopie w formie cyfrowej, należy uznać za słuszne i uzasadnione. Wnioskodawca wnosi o wydanie indywidualnej interpretacji odnoszącej się do tej kwestii.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

W myśl art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 278 ze zm. dalej: „ustawa o CIT”):

Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania.

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

-został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

-jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

-pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

-poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

-został właściwie udokumentowany,

-nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Kosztami będą zarówno koszty pozostające w bezpośrednim związku z uzyskiwanymi przychodami, jak i pozostające w związku pośrednim, jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu osiągnięcia przychodów, nawet wówczas, gdy z obiektywnych powodów przychód nie zostanie osiągnięty.

Obowiązkiem podatników, jako odnoszących ewentualną korzyść z faktu zaliczenia określonych wydatków w poczet kosztów uzyskania przychodów, jest wykazanie, na podstawie zgromadzonych dowodów, związku między poniesieniem kosztu a uzyskaniem przychodu (w tym zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów), zgodnie z dyspozycją powołanego art. 15 ust. 1 ww. ustawy. Należy zaznaczyć, że to organ podatkowy dokonuje analizy zakwalifikowanych przez podatnika do kosztów uzyskania przychodów wydatków, na podstawie zgromadzonego przez tychże podatników materiału dowodowego. Dowody powinny potwierdzać wystąpienie związku przyczynowo-skutkowego między kosztami a przychodami podatnika.

Państwa wątpliwości dotyczą ustalenia, czy posiadanie przez Spółkę elektronicznych skanów dokumentów źródłowych (faktur i innych dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków) otrzymanych pierwotnie w wersji papierowej, stanowić będzie prawidłowe potwierdzenie poniesienia wydatku, uprawniające do zachowania prawa do rozpoznania danego wydatku jako kosztu uzyskania przychodów.

Odnosząc się do Państwa wątpliwości stwierdzić należy, że przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nie regulują wprost sposobu dokumentowania zdarzeń gospodarczych, ani też archiwizowania dokumentów. Normą prawną, która ma zastosowanie w sprawie jest więc art. 9 ust. 1 ustawy o CIT.

Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy o CIT:

Przepisy regulujące dokumentowanie zapisów w księgach przy pomocy dowodów księgowych zawiera ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 120 ze zm.).

Stosownie do art. 20 ust. 2 ww. ustawy:

Z przepisu art. 20 ust. 2 pkt 1 cyt. ustawy wynika, że każdy wykazany w księgach rachunkowych wydatek powinien być udokumentowany odpowiednim dowodem.

Podstawowymi dowodami zewnętrznymi obcymi są faktury VAT. Wobec czego przechodząc na grunt przepisów podatkowych wskazać trzeba na ustawę, która określa zasady wystawiania i przechowywania faktur VAT.

W przepisach art. 112a ust. 1 – 4 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775, dalej: „ustawa o VAT”) ustawodawca wskazał w jaki sposób powinny być przechowywane faktury VAT.

Zgodnie z art. 112a ust. 1 ww. ustawy:

Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy o VAT:

Stosownie do art. 112a ust. 3 powyższej ustawy:

W myśl art. 112a ust. 4 ustawy:

Odnosząc się do pozostałych dokumentów kosztowych, należy wskazać na regulacje art. 73 ust. 2 ustawy o rachunkowości (w zw. z art. 9 ust. 1 ustawy o CIT) z których wynika, że jednostka może treść dowodów księgowych (z wyłączeniem dokumentów dotyczących przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczących umów i innych ważnych dokumentów określonych przez kierownika jednostki) przenieść na informatyczne nośniki danych pozwalające zachować w trwałej i niezmienionej postaci zawartość dowodów.

Warunkiem stosowania tej metody przechowywania danych jest posiadanie odpowiednich urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, o ile inne przepisy nie stanowią inaczej. W takiej sytuacji kierownik jednostki powinien w dokumentacji przyjętych zasad (polityce) rachunkowości określić, na podstawie art. 10 ust. 1 pkt 4 ustawy o rachunkowości, m.in. przyjęte przez jednostkę zasady służące ochronie dowodów księgowych.

W opisie sprawy wskazali Państwo, że będą spełniali wymagania przepisów podatkowych co do przechowywania i dostępności dokumentów, tj.:

1)Faktury w systemie będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe;

2)System archiwizacji dokumentów, w którym przechowywane będą faktury i inne Dokumenty (rachunki, paragony, wyciągi bankowe) w formie elektronicznej, będzie pozwalał na szybkie odnalezienie konkretnej faktury (np. po nazwie dostawcy/klienta, numerze dokumentu, numerze księgowym) lub innego Dokumentu;

3)W odniesieniu do formy elektronicznej zachowana będzie również taka sama autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność, jak w przypadku faktur przechowywanych w formie papierowej;

4)Analogicznie, autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność będzie zagwarantowana także dla pozostałych Dokumentów (innych niż faktury). Wersja elektroniczna każdej faktury zakupowej i pozostałych Dokumentów (skan) będzie wiernym odzwierciedleniem wersji papierowej. Przechowywanie będzie odbywać się w sposób umożliwiający swobodny dostęp dla organów podatkowych w razie konieczności przeprowadzenia czynności z ich wykorzystaniem.

5)Spółka zapewni przy tym naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na ich żądanie bezzwłoczny dostęp do tych faktur oraz ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych;

6)Faktury w formie elektronicznej (skany) będą przez Spółkę przechowywane od momentu ich otrzymania, przynajmniej, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;

7)Faktury będą przechowywane na serwerach znajdujących się w Polsce;

A zatem, archiwizowanie i przechowywanie Dokumentów (faktur oraz innych dokumentów istotnych dla celów podatkowych), w formie elektronicznej w sposób opisany przez Państwa, czyli przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów, a także umożliwieniu dostępu do nich na żądanie organom podatkowym – jest zgodne z przytoczonymi przepisami.

Mając na względzie powyższe, należy zgodzić się z Państwa stanowiskiem (w zakresie pytania oznaczonego we wniosku Nr 2), że posiadanie przez Spółkę dokumentów w postaci skanów, otrzymanych pierwotnie w wersji papierowej, stanowić będzie prawidłowe potwierdzenie poniesienia przez Spółkę wydatku. W konsekwencji, nawet w przypadku utylizacji papierowej wersji dokumentów, Spółka zachowa prawo do rozpoznania danego wydatku jako kosztu uzyskania przychodów.

Należy jednak poczynić zastrzeżenie, że Spółka zachowa prawo do rozpoznania danego wydatku jako kosztu uzyskania przychodów pod warunkiem, że wydatek ten będzie spełniał definicję kosztów uzyskania przychodów wynikającą z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy wyłącznie podatku dochodowego od osób prawnych (pytanie oznaczone we wniosku Nr 2), natomiast w zakresie podatku od towarów i usług wydane zostanie odrębne rozstrzygnięcie.

Z uwagi na zakres niniejszej interpretacji przywołano powyżej tę część Państwa stanowiska, która odnosi się do zagadnień dotyczących podatku dochodowego od osób prawnych.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem zdarzenia przyszłego podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Odnosząc się do przywołanych przez Państwa interpretacji indywidualnych wskazać należy, że zostały one wydane w indywidualnych sprawach i nie mają zastosowania ani konsekwencji wiążących w odniesieniu do żadnego innego stanu faktycznego czy też zdarzenia przyszłego. Odnosząc się natomiast do przywołanych przez Państwa wyroków należy zaznaczyć, że orzeczenia sądowe są wiążące jedynie w sprawach, w których zapadły. Natomiast Organ, mimo że w ocenie indywidualnych spraw podatników posiłkuje się wydanymi rozstrzygnięciami sądów i innych organów, to nie ma możliwości zastosowania ich wprost, ponieważ nie stanowią materialnego prawa podatkowego.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

-   Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

-   Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

-   Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”). Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

-w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

-w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.