Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób prawnych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

30 maja 2025 r. wpłynął Państwa wniosek, z 26 maja 2025 r., o wydanie interpretacji indywidualnej. Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

Wnioskodawca prowadzi działalność gospodarczą w formie (…), jest zarejestrowanym podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych. Ponadto, zatrudnia ponad 50 pracowników, wobec czego zgodnie z art. 3 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 288), ma obowiązek tworzenia Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (dalej: „ZFŚS”). Działalność socjalna Spółki uregulowana jest przede wszystkim w Regulaminie ZFŚS. Ponadto, kwestie związane z odpisami, ich wysokością oraz innymi zasileniami Funduszu unormowane są w Regulaminie Wynagradzania. Oba dokumenty stanowią odrębne akty prawa wewnętrznego Spółki, zaakceptowane oraz podpisane przez Zarząd Spółki.

Z uwagi na sytuację gospodarczą na rynku, Spółka postanowiła zgodnie z art. 4 ustawy o ZFŚS, o ustaleniu odpisu podstawowego na poziomie niższym niż ustawowy tj. aktualnie wynosi 28 % przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub drugim półroczu roku poprzedniego, jeżeli przeciętne wynagrodzenie z tego okresu stanowiło kwotę wyższą. W sytuacji, kiedy ustalony odpis podstawowy nie będzie wystarczający do wypełnienia celów przewidzianych przy tworzeniu ZFŚS, Wnioskodawca postanowił, że będzie go zasilał środkami pochodzącymi z bieżącej działalności.

Mając na uwadze powyższe, wnioskodawca w dniu 3 grudnia 2024 r. zasilił rachunek Funduszu dodatkową wpłatą ze środków pochodzących z bieżącej działalności operacyjnej Spółki. Decyzję w tym zakresie podjął Zarząd. Kwota została zarachowana jako odpis zgodnie z ustawą o ZFŚS. W dniu podjęcia decyzji oraz dokonania przelewu obowiązywały następujące regulacje:

-zgodnie z zapisami Regulaminu Wynagradzania oraz Regulaminu Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, opisującymi finansowanie Funduszu: „Fundusz tworzony jest z odpisów obowiązkowych (odpis podstawowy) oraz nieobowiązkowych odpisów dodatkowych, w sposób zgodny z aktualnie obowiązującymi przepisami”, a następnie: „Fundusz może być zasilany także: dodatkowymi wpłatami ze środków pochodzących z bieżącej działalności operacyjnej Spółki, odpisami z zysku netto, darowiznami oraz innymi prawnie dopuszczalnymi dochodami tego Funduszu”. Wyżej wymienione regulacje funkcjonują w tożsamym kształcie zarówno w Regulaminie Wynagradzania, jak i Regulaminie Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych.

Mając na uwadze powyższe, w Regulaminie Wynagradzania na dzień podjęcia decyzji o dodatkowym zasileniu Funduszu znalazły się zapisy umożliwiające nadprogramowe (poza odpisami podstawowymi) wsparcie tego Funduszu. Wnioskodawca w przyszłości, o ile zajdzie taka potrzeba, przewiduje następne, dodatkowe zasilanie rachunku Funduszu wpłatami ze środków pochodzących z bieżącej działalności operacyjnej Spółki, gdyż takie zasilenia wykorzystywane są w celu zapewnienia pracownikom lepszej dostępności do benefitów, świadczeń z Funduszu, wypełnienia celu dla którego powstał Fundusz.

Pytanie

Czy dodatkowy, zwiększony odpis (dodatkowe zasilenie rachunku Funduszu) pochodzący ze środków z bieżącej działalności operacyjnej Spółki będzie kosztem uzyskania przychodu?

Państwa stanowisko w sprawie

Wnioskodawca stoi na stanowisku, że dodatkowy odpis, stanowiący zasilenie funduszu środkami z bieżącej działalności, jest kosztem uzyskania przychodu na takich samych zasadach, jak odpisy podstawowe.

Niniejsze stanowisko Wnioskodawcy wynika z następujących rozważań:

Rozpocząć należy od definicji kosztów uzyskania przychodów. Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 278 ze zm. dalej: „Ustawa o CIT”), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 (...).

Jak podkreśla się w wydanych dotychczas interpretacjach podatkowych, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

-został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika,

-jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

-pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

-poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

-został właściwie udokumentowany,

-nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Podsumowując, wszelkie poniesione wydatki, z wyłączeniem wyjątków z art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, mogą stanowić koszt uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku z osiągniętymi przychodami, w tym służą zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów.

Ponadto, zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 9 lit. b) ustawy o CIT, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów odpisów i wpłat na różnego rodzaju fundusze tworzone przez podatnika; kosztem uzyskania przychodów są jednak: odpisy i zwiększenia, które w rozumieniu przepisów o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych obciążają koszty działalności pracodawcy, jeżeli środki pieniężne stanowiące równowartość tych odpisów i zwiększeń zostały wpłacone na rachunek Funduszu.

Zasady tworzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych oraz zasady gospodarowania środkami tego funduszu określa ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (dalej: „ustawa o ZFŚS”).

Zgodnie z art. 4 ust. 1 ustawy o ZFŚS, u pracodawców, o których mowa w art. 3 ust. 1 i 1c, układ zbiorowy pracy może dowolnie kształtować wysokość odpisu na Fundusz; może również postanawiać, że Fundusz nie będzie tworzony. Idąc dalej, ust. 2 określa iż u w/w pracodawców, u których pracownicy nie są objęci układem zbiorowym pracy, postanowienia w sprawach, o których mowa w ust. 1, może zawierać regulamin wynagradzania.

Zgodnie z art. 6 ust. 1 ustawy o ZFŚS, odpisy i zwiększenia, o których mowa w art. 3-5 i 6a, oraz kwoty wypłaconych świadczeń urlopowych, o których mowa w art. 3, obciążają koszty działalności pracodawcy. Przepis ten odnosi się również do odpisów ustalonych na podstawie art. 4 ust. 1 ww. ustawy o ZFŚS.

Analizując zarówno art. 16 ust. 1 pkt 9 lit. b) ustawy o CIT jak i art. 6 ust. 1 ustawy o ZFŚS należy stwierdzić, że o ile z wewnątrzzakładowych aktów prawnych (w szczególności z Regulaminu wynagradzania) wynika możliwość tworzenia odpisów dodatkowych zasilanych z rachunku bieżącego Spółki, a środki pieniężne stanowiące równowartość tych odpisów są wpłacone na odrębny rachunek Funduszu, powinno być to zaliczone jako koszt uzyskania przychodów.

Przypomnieć należy, że zarówno z funkcjonującego w Spółce Regulaminu Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych jak i Regulaminu wynagradzania wynika możliwość dokonywania w/w dodatkowych odpisów.

Powyższe rozważania potwierdza m.in. interpretacja indywidualna z dnia 28 grudnia 2023 r. w sprawie o sygn. akt: 0111-KDIB1-1.4010.731.2023.1.AND.

Wobec powyższego, dla celów podatkowych, dodatkowe odpisy tworzone zgodnie z Regulaminem Wynagradzania, obciążają koszty działalności pracodawcy i stanowią koszt uzyskania przychodu na takich samych zasadach jak odpis podstawowy (zakładając że zostały rzeczywiście przelane na rachunek Funduszu).

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 278 ze zm. dalej: „ustawa o CIT”),

Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu, każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów.

Konstrukcja przepisu dotyczącego kosztów uzyskania przychodów daje podatnikowi możliwość odliczenia dla celów podatkowych wszelkich kosztów pod warunkiem, że wykaże ich bezpośredni bądź pośredni związek z prowadzoną działalnością, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu bądź zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów. Tak więc, kosztami uzyskania przychodów są wszelkie, racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzeniem działalności gospodarczej, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów, z wyjątkiem wymienionych w art. 16 ust. 1 ww. ustawy.

Aby zatem wydatek można było uznać za koszt uzyskania przychodów, muszą być spełnione następujące warunki:

-wydatek musi być definitywnie poniesiony;

-wydatek musi być poniesiony w celu uzyskania przychodów, ewentualnie w celu zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów;

-wydatek powinien mieć związek z działalnością gospodarczą podatnika;

-wydatek powinien być właściwie udokumentowany;

-wydatek nie może znajdować się w grupie wydatków, których nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Z ustawowej definicji kosztu podatkowego wynika, że warunki uznania konkretnego kosztu (wydatku) za koszt podatkowy muszą być spełnione równocześnie.

Zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 9 ustawy o CIT,

Zasady tworzenia przez pracodawców zakładowego funduszu świadczeń socjalnych i zasady gospodarowania środkami tego funduszu, przeznaczonego na finansowanie działalności socjalnej organizowanej na rzecz osób uprawnionych do korzystania z funduszu, na dofinansowanie zakładowych obiektów socjalnych oraz na tworzenie zakładowych żłobków, klubów dziecięcych, przedszkoli oraz innych form wychowania przedszkolnego określa ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 288, dalej: „ustawa o ZFŚS”).

Zgodnie z art. 6 ust. 1 ustawy o ZFŚS,

W świetle powyższego, w przypadku odpisów i zwiększeń, które w rozumieniu przepisów o ZFŚS obciążają koszty działalności pracodawcy, może on zaliczyć je do kosztów podatkowych działalności.

Z przytoczonego wyżej art. 16 ust. 1 pkt 9 ustawy o CIT wynika, że odpisy i zwiększenia na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych mogą zostać uznane za koszt podatkowy w momencie ich naliczenia i faktycznego przekazania środków pieniężnych na wydzielony rachunek funduszu.

Ustawa stawia więc tylko dwa warunki, które powinny być spełnione łącznie, aby uznać przedmiotowy odpis za koszt uzyskania przychodu:

1)przepisy ustawy o ZFŚS powinny wprost określać, że dany odpis lub zwiększenie jest kosztem dla pracodawcy,

2)środki pieniężne stanowiące równowartość tych odpisów muszą być wpłacone na wyodrębniony rachunek funduszu.

Jak wynika z opisu sprawy, Spółka zatrudnia ponad 50 pracowników, wobec czego ma obowiązek tworzenia Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Działalność socjalna Spółki uregulowana jest przede wszystkim w Regulaminie ZFŚS. Ponadto, kwestie związane z odpisami, ich wysokością oraz innymi zasileniami Funduszu unormowane są w Regulaminie Wynagradzania. Oba dokumenty stanowią odrębne akty prawa wewnętrznego Spółki, zaakceptowane oraz podpisane przez Zarząd Spółki.

Spółka postanowiła zgodnie z art. 4 ustawy o ZFŚS, o ustaleniu odpisu podstawowego na poziomie niższym niż ustawowy tj. aktualnie wynosi 28 % przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub drugim półroczu roku poprzedniego, jeżeli przeciętne wynagrodzenie z tego okresu stanowiło kwotę wyższą. W sytuacji, kiedy ustalony odpis podstawowy nie będzie wystarczający do wypełnienia celów przewidzianych przy tworzeniu ZFŚS, Spółka będzie go zasilać środkami pochodzącymi z bieżącej działalności.

W dniu 3 grudnia 2024 r. Spółka zasiliła rachunek Funduszu dodatkową wpłatą ze środków pochodzących z bieżącej działalności operacyjnej Spółki. Kwota została zarachowana jako odpis zgodnie z ustawą o ZFŚS.

Państwa wątpliwości dotyczą kwestii ustalenia, czy dodatkowy, zwiększony odpis (dodatkowe zasilenie rachunku Funduszu) pochodzący ze środków z bieżącej działalności operacyjnej Spółki może być kosztem uzyskania przychodu.

Przenosząc powyższe na grunt przepisów ustawy o CIT, wskazać należy, że aby odpis i zwiększenie na ZFŚS stanowił koszt uzyskania przychodów powinien on obciążać koszty działalności pracodawcy (w rozumieniu ustawy o ZFŚS) oraz zostać wpłacony na rachunek ZFŚS.

Zatem, w analizowanej sprawie, ww. warunki zostały wypełnione.

Tym samym, Państwa stanowisko, zgodnie z którym dodatkowy odpis, stanowiący zasilenie funduszu środkami z bieżącej działalności, jest kosztem uzyskania przychodu na takich samych zasadach, jak odpisy podstawowe, należało uznać za prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Państwa i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem zdarzenia przyszłego podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

W odniesieniu do powołanej interpretacji indywidualnej, należy zauważyć, że interpretacje przepisów prawa podatkowego wydawane są w indywidualnych sprawach podatników i niewątpliwie kształtują sytuację prawną tych podatników w sprawach będących przedmiotem rozstrzygnięcia, lecz dotyczą konkretnych stanów faktycznych/zdarzeń przyszłych co oznacza, że należy je traktować indywidualnie.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

-Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

-Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

-Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

-w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

-w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.