Interpretacja indywidualna

– stanowisko nieprawidłowe

Szanowni Państwo,                          

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku dochodowym od osób prawnych jest nieprawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

26 kwietnia 2025 r. wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej.

Uzupełnili go Państwo pismem z 14 maja 2025 r. – w odpowiedzi na wezwanie.

Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego

Spółka zorganizowała spotkanie z okazji 10-lecia istnienia. W spotkaniu uczestniczyli współpracownicy spółki (zleceniobiorcy oraz jej organy zatrudnione na mocy powołania). Ponieważ na co dzień większość zleceniobiorców pracuje zdalnie z różnych miejsc kraju, spotkanie miało wymiar integracyjny.

W programie przewidziano m.in. posiłki. Wśród kosztów ponadto jest wynajęcie sali, w której impreza będzie się odbywać. Pozostałe atrakcje dla uczestników będą organizowane bez kosztowo przez nich samych. W ramach posiłków nie będzie zakupu napojów alkoholowych.

Organem zatrudnionym na mocy powołania, o którym mowa we wniosku, jest prezes zarządu, wybrany przez zgromadzenie wspólników.

„Zleceniobiorcami” są osoby, z którymi spółka ma nawiązaną umowę zlecenie – które wykonują na jej rzecz obowiązki służbowe zlecone przez spółkę (np. przygotowują pisma, kontaktują się z klientami itp.). Jest to stała współpraca, analogiczna do umów o pracę, które jednak w tym przypadku nie mogą być zawarte ze względu na niespełnianie kodeksowych wymagań przewidzianych dla tych umów.

Uzupełnienie wniosku

Wszystkie wydatki, o których mowa we wniosku, zostały pokryte ze środków obrotowych spółki.

Pracodawca może do kosztów uzyskania przychodów zaliczyć np. koszty badań medycyny pracy lub koszty szkoleń z zakresu BHP. Nie są to koszty wpływające bezpośrednio na zachowanie lub zabezpieczenie przychodu, jednak ustawodawca uznał, że na pracodawcach ciąży wymóg zapewnienia tego typu świadczeń pracownikom, ponieważ jest to niezbędne dla zwiększenia bezpieczeństwa. Człowiek jednak to nie tylko powłoka cielesna, ale również aspekt duchowy, psychologiczny. W przypadku pracy zdalnej skupiającej się na tworzeniu dokumentacji, gdzie zleceniobiorcy nie mają ze sobą bezpośrednich regularnych kontaktów, utrudnione jest nawiązywanie relacji. Wpływa to na ich samopoczucie, a co za tym idzie jakość pracy, co dla spółki oznacza związek z jakością wykonywanych usług. Integracja zespołu pracowników lub zleceniobiorców (zwłaszcza tych, którzy pracują wyłącznie zdalnie) w szczególności przy okazji wspólnego celebrowania istotnych dla spółki wydarzeń (w tym przypadku dziesięciolecia jej istnienia) wpływa korzystnie na samopoczucie pracowników lub zleceniobiorców, na atmosferę w pracy (co przekłada się na jakość komunikacji wewnętrznej oraz przepływ informacji), a przez to na morale i jakość wykonywanych zadań. W tym kontekście z punktu widzenia jakości oferowanych przez spółkę usług niezwykle istotne jest (i popierane przez wszystkie nowoczesne modele zarządzania zasobami ludzkimi) utrzymanie dobrej atmosfery w miejscu pracy i integracja pracowników. Właśnie tu widać związek wydatków z zabezpieczeniem przychodów: zadowolony pracownik i zintegrowany zespół to lepsza jakość pracy, która zapewnia wyższą jakość usług spółki, co przekłada się na ilość zleceń i możliwość kształtowania cen dla klientów.

Pytanie

Czy wskazane koszty (posiłki i wynajęcie sali) można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów?

Państwa stanowisko w sprawie

Wskazane koszty można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, ponieważ spełniają warunek wskazany w art. 15 ust. 1 ustawy - są ponoszone „w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów”.

Spółka nie mogłaby realizować swoich zadań i uzyskiwać przychodów bez zleceniobiorców. Utrzymanie zespołu i dobrych relacji, a także wspólne świętowanie sukcesów (w tym 10-lecia istnienia spółki) ma zatem istotne znaczenie z punktu widzenia morale pracowników oraz budowania stabilnego zespołu, który będzie w stanie wykonywać swoje zadania. Pozwoli to zmniejszyć ilość przyszłych rekrutacji, a zatem zmniejszyć koszty związane z naborem i wdrożeniem nowych zleceniobiorców.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest nieprawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Na wstępie należy zaznaczyć, że pytanie przedstawione przez Państwa we wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej wyznacza zakres przedmiotowy tego wniosku. W związku z powyższym, wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem wniosku (Państwa zapytania). Zatem, inne kwestie wynikające z opisu sprawy i własnego stanowiska, nieobjęte pytaniem, nie zostały rozpatrzone w niniejszej interpretacji.

Zasady kwalifikowania wydatków do kosztów uzyskania przychodów określają przepisy art. 15 oraz 16 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 278 ze zm., dalej: „ustawa o CIT”).

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT:

Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu ze źródła przychodu lub realną szansą powstania przychodu podatkowego, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła jego uzyskiwania.

Innymi słowy oznacza to, że dla kwalifikacji prawnej danego kosztu istotne znaczenie ma cel, w jakim został poniesiony. Wydatek zostanie uznany za koszt uzyskania przychodów, jeżeli pomiędzy jego poniesieniem, a powstaniem, zwiększeniem bądź też możliwością powstania przychodu istnieje związek przyczynowy.

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

-wydatek został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

-jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

-pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

-poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

-został właściwie udokumentowany,

-nie może znajdować się w grupie wydatków, których nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Na mocy powołanej regulacji, podatnik ma prawo do odliczenia dla celów podatkowych wszelkich wydatków, pod warunkiem, że nie zostały one wymienione w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT oraz że wykaże ich związek z prowadzoną działalnością, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na możliwość powstania przychodu. Przepis ten konstytuuje więc zasadę, stosownie do której, pomiędzy kosztem podatkowym oraz przychodami podatnika musi wystąpić związek przyczynowo-skutkowy. W przepisie tym ustawodawca określił katalog wydatków, które nawet pomimo poniesienia ich przez podatnika w celu osiągnięcia przychodów, w rozumieniu przepisów podatkowych, nie mogą być uznane za koszt uzyskania przychodów.

Katalog wydatków wyłączonych z kategorii kosztów podatkowych mocą art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, ma charakter zamknięty. Należy wskazać, że wśród wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów ustawodawca wymienił m.in. – w pkt 28 tego przepisu – koszty reprezentacji.

Zgodnie bowiem z art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT :

Należy zauważyć, że ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych nie zawiera legalnej definicji terminu reprezentacja. Próbę zdefiniowania tego pojęcia podejmowały wielokrotnie sądy administracyjne, w tym Naczelny Sąd Administracyjny m.in. w wyroku z 17 czerwca 2013 r., sygn. akt II FSK 702/11. Sąd ten stwierdził, że celem kosztów reprezentacyjnych jest stworzenie pewnego wizerunku podatnika, stworzenie dobrego obrazu jego firmy, działalności etc., wykreowanie pozytywnych relacji z kontrahentami (klientami). Oceniając czy dane koszty mają charakter reprezentacyjny, należy patrzeć właśnie przez pryzmat ich celu. Jeśli wyłącznym bądź dominującym celem ponoszonych kosztów jest wykreowanie takiego obrazu podatnika, to koszty te mają charakter reprezentacyjny. Wymienienie jako przykładowych kosztów reprezentacyjnych wydatków na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych, nie oznacza, że wydatki te zawsze muszą zostać wyłączone z kosztów uzyskania przychodów. Nie są one kosztami jedynie wówczas, gdy mają charakter reprezentacyjny. Ponadto Naczelny Sąd Administracyjny uznał za zasadne odwołanie się do etymologii terminu reprezentacja. Wyraz „reprezentacja” pochodzi od łacińskiego „repraesentatio” oznaczającego wizerunek. Upływ czasu nie zmienił jego znaczenia i formy. Oznacza to, że „reprezentacja” w rozumieniu art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych stanowi działanie w celu wykreowania oraz utrwalenia pozytywnego wizerunku podatnika wobec innych podmiotów. W podanym znaczeniu reprezentacja to przede wszystkim każde działanie skierowane do istniejących lub potencjalnych kontrahentów podatnika lub osoby trzeciej w celu stworzenia oczekiwanego wizerunku podatnika dla potrzeb ułatwienia zawarcia umowy lub stworzenia korzystnych warunków jej zawarcia. W takiej sytuacji wydatki na reprezentację to koszty, jakie ponosi podatnik w celu wykreowania swojego pozytywnego wizerunku, uwypuklenie swojej zasobności, profesjonalizmu. Przy tak zdefiniowanym terminie „reprezentacji” kwestia wystawności, okazałości czy też ponadprzeciętności nie ma żadnego znaczenia.

Dokonując oceny kwalifikacji wydatków w okolicznościach konkretnej sprawy należy posłużyć się również dynamiczną wykładnią funkcjonalną, spowodowaną zmieniającą się rzeczywistością gospodarczą. To, co dawniej mogło zostać uznane za reprezentację do takiej kategorii nie zostanie zaliczone obecnie ze względu na zmieniające się realia prowadzenia działalności gospodarczej, przyjęte w tym zakresie dobre praktyki i obyczaje. Dotyczy to akceptowanych i stosowanych powszechnie zachowań, bez których nie jest możliwe prowadzenie działalności gospodarczej. Każdy wydatek musi być poniesiony w celu uzyskania przychodu lub jego zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. W innej sytuacji zbędne stają się rozważania dotyczące dalszej kwalifikacji konkretnego wydatku ze względu na dodatkowe kryteria wprowadzone w art. 16 ust. 1 ustawy (w tym wypadku wynikające z omawianego pkt 28).

Z przedstawionego we wniosku opisu stanu faktycznego wynika, że uczestnikami spotkania z okazji 10-lecia istnienia Spółki będą zleceniobiorcy oraz prezes zarządu. Wspólne świętowanie sukcesów (w tym 10-lecia istnienia Spółki) ma istotne znaczenie z punktu widzenia morale pracowników oraz budowania stabilnego zespołu, który będzie w stanie wykonywać swoje zadania. Pozwoli to zmniejszyć ilość przyszłych rekrutacji, a zatem zmniejszyć koszty związane z naborem i wdrożeniem nowych zleceniobiorców.

Państwa wątpliwości dotyczą ustalenia czy są Państwo uprawnieni do zaliczenia wydatków takich jak posiłki (z wyłączeniem napojów alkoholowych) oraz wynajęcie sali na organizację spotkania z okazji 10-lecia istnienia Spółki, poniesionych na rzecz współpracowników oraz prezesa zarządu, do kosztów uzyskania przychodów zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Dokonując oceny charakteru wydatków poniesionych przez Spółkę w związku z uczestnictwem w opisanym spotkaniu zleceniobiorców, stwierdzić należy, że wydatki te nie mogą zostać uznane za koszty podatkowe, gdyż ww. osoby są wobec Państwa podmiotami zewnętrznymi, a w stosunku do takich podmiotów podejmuje się działania o charakterze reprezentacyjnym. Należy wskazać, że umowa cywilnoprawna zakłada bowiem równorzędność i niezależność podmiotów i stwarza warunki do przyjęcia założenia, że jeden podmiot chce wykreować swój pozytywny wizerunek względem drugiego. Reprezentacja to poprawa lub utrwalenie wizerunku przedsiębiorcy, którą może realizować w stosunku do osób trzecich, a za takie należy uznać m.in. zleceniobiorców.

Stwierdzić również należy, że skoro poza współpracownikami, zatrudnionymi przez Państwa na podstawie umów zlecenie, jedyną osobą biorącą udział w obchodach 10-lecia Spółki był prezes zarządu, to również wydatki związane z jego uczestnictwem w spotkaniu powinny podlegać wyłączeniu z kosztów uzyskania przychodów. Udział prezesa zarządu w opisanym jubileuszu bez wątpienia przyczynił się bowiem do wykreowania pozytywnego wizerunku Spółki w relacjach ze współpracownikami.

Podsumowując, wydatki poniesione przez Państwa na posiłki (z wyłączeniem napojów alkoholowych) oraz wynajęcie sali z okazji 10-lecia istnienia Spółki, noszą znamiona reprezentacji, gdyż mają na celu wykreowanie pozytywnego wizerunku firmy w oczach współpracowników, uwypuklenie jej zasobności i profesjonalizmu, czyli stworzenie oczekiwanego wizerunku Spółki. Tym samym wydatki te nie mogą zostać uznane za koszty uzyskania przychodów na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT.

W związku z powyższym, Państwa stanowisko należało uznać za nieprawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który przedstawili Państwo we wniosku i stanu prawnego, który obowiązuje w dacie zaistnienia zdarzenia.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

- Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz.U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

- Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1) z zastosowaniem art. 119a;

2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

- Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

- w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

- w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.