Postanowienie w sprawie interpretacji prawa podatkowego z dnia 10.11.2006, sygn. ZD/423-17/06, Urząd Skarbowy Poznań-Śródmieście

Temat interpretacji

W dniu 13 września 2006r. Pełnomocnik Spółki złożył wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych.

Z przedstawionego we wniosku stanu faktycznego wynika, że Spółka prowadzi działalność w zakresie produkcji i przetwórstwa produktów mleczarskich a także sprzedaży i dystrybucji tych wyrobów. Siedziba Spółki mieści się w Poznaniu, gdzie Spółka została zarejestrowana w Krajowym Rejestrze Sądowym i zgłoszona we właściwych organach podatkowych. Jednocześnie Spółka posiada zakład produkcyjny w Ciechanowie. Prezes, będący jednocześnie jedynym członkiem zarządu Spółki pełni swoje funkcje na podstawie umowy o pracę, w której określono biuro firmy mieszczące się w Poznaniu jako miejsce wykonywania jego obowiązków. Miasto Poznań jest także miejscem zamieszkania Prezesa.

Z uwagi na wątpliwości prawne dotyczące rozliczania w świetle ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych wyjazdów Prezesa Spółki w celach służbowych na terytorium kraju, w tym także do zakładu w Ciechanowie, Spółka zwróciła się z zapytaniem, czy ww. wyjazdy należy traktować jako podróże służbowe a wydatki i diety z nimi związane zaliczać do kosztów uzyskania przychodów?

Zdaniem Podatnika, wyjazdy Prezesa, będącego pracownikiem Spółki, w celach służbowych do miejsc znajdujących się poza siedzibą Spółki i miejscem wykonywania pracy (w tym także do Ciechanowa) należy traktować jako podróże służbowe i zaliczać wydatki z nimi związane, wraz z dietami, do kosztów uzyskania przychodów. Argumentując powyższe stanowisko, Podatnik wskazuje na definicję podróży służbowej zawartą w art. 77 Kodeksu pracy, a także wyrok Sądu Najwyższego z dnia 30.05.2001r. Sygn. I PKN 424/00.OSNP 2003/7/172 i uchwałę siedmiu sędziów z dnia 19.10.1988r. Sygn. III PZP 10/88. Jednocześnie Spółka zauważa, że w świetle ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ww. ustawy, a w myśl art. 16 ust. 1 pkt 30 ww. ustawy, za koszty uzyskania przychodów nie uważa się wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby podatnika w celu odbycia podróży służbowej w wysokości przekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu, zaś w jazdach lokalnych w wysokości przekraczającej wysokość miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo w wysokości przekraczającej stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu, określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra. Natomiast wobec braku wyłączenia w art. 16 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków z tytułu diet wypłaconych pracownikom za odbyte przez nich podróże służbowe, diety takie powinny stanowić koszty uzyskania przychodów Spółki do wysokości określonej na podstawie rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi, zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce strefy budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju.

Ustosunkowując się do przedstawionych powyżej kwestii, stwierdza się co następuje:

Zgodnie z ogólną definicją kosztów wyrażoną w art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn. Dz. U. z 2000r. Nr 54, poz. 654 ze zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy. Powyższe oznacza, że wszystkie poniesione wydatki, po wyłączeniu wydatków enumeratywnie wymienionych w przywołanym art. 16 ust. 1 ww. ustawy, stanowić mogą koszt uzyskania przychodu, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami, w tym służą zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów. Kosztami uzyskania przychodów są zarówno koszty bezpośrednio, jak i pośrednio związane z uzyskiwanymi przychodami, dotyczące całokształtu działalności podatnika, związane z funkcjonowaniem firmy. O sposobie klasyfikacji kosztów decyduje sam podatnik i to on ponosi odpowiedzialność za zaliczenie ich do kosztów uzyskania przychodów. Uznając dany wydatek za koszt uzyskania przychodów, podatnik musi jednoznacznie wykazać, że jego poniesienie miało lub mogło mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu.

Z przepisów ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tekst jednolity: Dz. U. z 1998r. Nr 21, poz. 94 ze zm.) wynika ogólny obowiązek pracodawcy do dokonania pracownikowi zwrotu kosztów poniesionych z tytułu podróży służbowej. W świetle art. 77 tejże ustawy, zawierającego definicję podróży służbowej - pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy, przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Przepisami regulującymi zasady przyznawania świadczeń przysługujących pracownikom w związku z odbywaniem podróży służbowej jest rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi, zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce strefy budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 ze zm.). Zgodnie § 3 ww. rozporządzenia, z tytułu podróży służbowej odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę pracownikowi przysługują diety oraz zwrot kosztów przejazdów, noclegów, dojazdów i innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. Według § 4 tego rozporządzenia dieta stanowi ekwiwalent pieniężny na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży służbowej. Pracownikowi, któremu nie zapewniono bezpłatnego noclegu i który nie przedłożył rachunku za nocleg w hotelu lub innym obiekcie świadczącym usługi hotelarskie, przysługuje ryczałt za nocleg w wysokości 150% diety (§ 7 ww. rozporządzenia). Natomiast w myśl § 5 ust. 3, na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży samochodem osobowym, nie będącym własnością pracodawcy. W takim przypadku pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa od wartości określonych w tym przepisie.

W związku z powyższym, zarówno diety, jak i zwrot wydatków w formie ryczałtów lub wydatków faktycznie poniesionych, udokumentowanych fakturą lub rachunkiem, stanowią u pracodawcy koszty uzyskania przychodów w pełnej wypłaconej pracownikowi kwocie, nawet wówczas, gdy przekroczą limity określone w przepisach ww. rozporządzenia, pod warunkiem, że Spółka wykaże ich związek z pozyskiwaniem przychodów w firmie.

Ograniczenie w zakresie wysokości wydatku zaliczonego w ciężar kosztów dla celów podatkowych wprowadza natomiast przepis art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, stosownie do którego, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby podatnika: w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) - w wysokości przekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu, określonych w odrębnych przepisach, wydanych przez właściwego ministra.

Ponadto, stosownie do art. 16 ust. 5 ww. ustawy, przebieg pojazdu o którym mowa w ust. 1 pkt 30, powinien być, z wyłączeniem ryczałtu pieniężnego, udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu, potwierdzonego przez podatnika na koniec każdego miesiąca. Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej następujące dane: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemności silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd - dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za jeden kilometr przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane. W razie braku tej ewidencji, wydatki z tytułu używania samochodów nie stanowią kosztu uzyskania przychodów.

W świetle powyższego, Spółka może zaliczyć w ciężar kosztów uzyskania przychodów wydatki i diety ponoszone na rzecz Prezesa Spółki z tytułu odbywanych przez niego podróży służbowych.

Jednocześnie z uwagi na to, że tutejszy organ podatkowy nie posiada uprawnień do interpretacji przepisów prawa pracy, nie może stwierdzić, czy w przedstawionym przez Wnioskodawcę stanie faktycznym Prezes Spółki, będący jednocześnie jej pracownikiem, odbywa podróże służbowe. Organ podatkow, ustosunkowując się zatem do stanowiska Spółki w zakresie dotyczącym przepisów prawa podatkowego, przyjął, iż wyjazdy prezesa Spółki w celach służbowych są, na podstawie przepisów prawa pracy, podróżami służbowymi.