Temat interpretacji

Czy w przypadku faktur (a także paragonów oraz innych podobnych dokumentów), dokumentujących wydatki spełniające definicję kosztów uzyskania przychodów wynikającą z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, Spółka będzie uprawniona do zaliczenia tych wydatków do kosztów podatkowych, jeżeli dokumenty te będą przechowywane zgodnie z opisaną procedurą? pytanie oznaczone we wniosku Nr 3)

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 749 ze zm.) oraz § 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz.U. Nr 112, poz. 770 ze zm.), Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, działający w imieniu Ministra Finansów, stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy, przedstawione we wniosku z 21 listopada 2014 r. (data wpływu do tut. Biura 27 listopada 2014 r.) uzupełnionym pismem z 23 lutego 2015 r. (data wpływu do tut. Biura 26 lutego 2015 r.), o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego, dotyczącej m.in. podatku dochodowego od osób prawnych, w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu wydatków udokumentowanych dowodami księgowymi przechowywanymi w formie elektronicznej (pytanie oznaczone we wniosku Nr 3) jest prawidłowe.

UZASADNIENIE

W dniu 27 listopada 2014 r. wpłynął do Biura ww. wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej m.in. podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków udokumentowanych fakturami, paragonami i innymi podobnymi dokumentami, których część lub całość przechowywana będzie w formie elektronicznej (skanów), według określonej przez Wnioskodawcę procedury.

W uzupełnieniu wniosku pismem z 23 lutego 2015 r. (data wpływu do Biura 26 lutego 2015 r.) Wnioskodawca doprecyzował opis zdarzenia przyszłego.

We wniosku zostało przedstawione następujące zdarzenie przyszłe:

Wnioskodawca (dalej: Spółka, Podatnik) jest osobą prawną prowadzącą działalność gospodarczą. Głównym zakresem działalności Spółki jest produkcja wyrobów tytoniowych. Podatnik w ramach prowadzonej działalności nabywa towary i usługi, których zakup jest dokumentowany fakturami. W ciągu miesiąca Spółka otrzymuje dużą ilość faktur papierowych, które obecnie przechowywane są również w formie papierowej, co wiąże się z wysokimi kosztami. Celem minimalizacji kosztów, w ramach obowiązującego prawa, Spółka rozważa zmianę praktyki w zakresie przechowywania części lub całości faktur otrzymywanych w formie papierowej (a także paragonów oraz innych podobnych dokumentów). Planowane jest przechowywanie części lub całości dokumentów w formie elektronicznej (skanów).

Procedura przechowywania w formie elektronicznej będzie wyglądała następująco:

1. Elektroniczne przechowywanie będzie dotyczyć faktur otrzymywanych w formie papiero-wej (a także paragonów oraz innych podobnych dokumentów), służących za podstawę zwrotu poniesionych przez pracownika kosztów.
2. Skan będzie załączany przez pracownika w momencie raportowania wydatku w systemie wewnętrznym Spółki, przed wysłaniem wniosku o aprobatę.
3. Skan będzie przechowywany w jednym z dwóch możliwych formatów: pliku PDF lub pliku TIF.
4. Skany będą czytelne oraz kompletne - odpowiada za to pracownik, potwierdza osoba apro-bująca zwrot kosztów.
5. Będzie istniała możliwość wydruku skanów i zapisania ich na nośniku danych
6. Skany będą archiwizowane jako załączniki do wydatków raportowanych w wewnętrznym systemie księgowym Spółki (SAP).
7. Skany będą mogły być wyszukiwane po numerze referencyjnym. Dodatkowo, znając numer pracownika oraz podróży służbowej, będzie można odnaleźć w systemie każdy skan.
8. Dostęp do skanów będzie ograniczony do danego pracownika, osób mogących aprobować jego wydatki, oraz w zależności od potrzeby-osób z określonych działów Spółki (np. Kon-troli Wewnętrznej).
9. Ustawienia systemowe będą uniemożliwiać usunięcie załączników po zaaprobowaniu wy-datków.
10. Po zakończeniu procesu aprobaty zwrotu kosztów faktury papierowe (a także paragony oraz inne podobne dokumenty) będą niszczone.

W odniesieniu do formy elektronicznej zachowana będzie również taka sama autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność, jak w przypadku faktur przechowywanych w formie papierowej. Spółka będzie mogła zidentyfikować tożsamość sprzedawcy (autentyczność), żadne dane na fakturze wymagane przepisami nie zostaną zmienione - stosowane procedury i sposób przechowywania plików mają za zadanie nie pozwalać na modyfikację danych (integralność), a skan będzie miał odpowiednią jakość, aby zapewnić wyraźny odczyt danych na fakturze (czytelność).

W uzupełnieniu Wnioskodawca wskazał, że:

• całość archiwizowanych dokumentów faktur zakupowych (a także paragonów oraz innych podobnych dokumentów) będzie przechowywana w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie od momentu ich otrzymania do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego,
• Spółka potwierdza, że na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego, zostanie zapewniony bezzwłoczny dostęp do zarchiwizowanych dokumentów, a także ich bezzwłoczny pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

W związku z powyższym zadano m.in. następujące pytanie:

Czy w przypadku faktur (a także paragonów oraz innych podobnych dokumentów), dokumentujących wydatki spełniające definicję kosztów uzyskania przychodów wynikającą z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, Spółka będzie uprawniona do zaliczenia tych wydatków do kosztów podatkowych, jeżeli dokumenty te będą przechowywane zgodnie z opisaną procedurą... (pytanie oznaczone we wniosku Nr 3)

Zdaniem Spółki fakt przechowywania faktur (a także paragonów oraz innych podobnych dokumentów) w formie elektronicznej nie ma wpływu na możliwość rozpoznania udokumentowanych przez nie wydatków jako kosztów uzyskania przychodów.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Stosownie natomiast do art. 9 ust. 1 ustawy o CIT, podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy. Przyjmuje się, że powyższy przepis wymaga także zgodnego z odrębnymi przepisami sposobu dokumentowania wydatków o charakterze kosztów podatkowych.

Te odrębne przepisy to przede wszystkim ustawa o podatku od towarów i usług oraz ustawa o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r. Zdaniem Spółki, dopuszczalny jest elektroniczny sposób archiwizacji w świetle ustawy o podatku od towarów i usług. Również przepisy ustawy o rachunkowości nie uznają za niedopuszczalne przechowywania faktur oraz innych podobnych dokumentów w formie elektronicznej. Art. 20 i art. 21 ustawy o rachunkowości ustalają zasady dokumentowania operacji gospodarczych, a w szczególności warunki, jakim powinny odpowiadać dowody księgowe stanowiące podstawę zapisów w księgach rachunkowych.

W świetle tych przepisów, dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne i wolne od błędów rachunkowych. Forma przechowywania faktur czy paragonów jako dowodów księgowych nie jest ograniczana ani sankcjonowana przez przepisy ustawy o rachunkowości. Należy więc uznać, że jeżeli sposób przechowywania faktur będzie zgodny z regulacjami VAT (por. szczegółowo powyżej), to będą one mogły stanowić dowody księgowe (pod ogólnymi warunkami wynikającymi z ustawy o rachunkowości, wskazanymi powyżej), a w rezultacie będą mogły być podstawą formalną zaliczenia wydatków do kosztów w rozumieniu ustawy o CIT.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego uznaje się za prawidłowe.

Na wstępie zaznacza się, że przedmiotem niniejszej interpretacji jest ocena stanowiska Wnioskodawcy dotycząca podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków udokumentowanych fakturami, paragonami i innymi podobnymi dokumentami, których część lub całość przechowywana będzie w formie elektronicznej (skanów), według określonej przez Wnioskodawcę procedury (pytanie oznaczone we wniosku nr 3). W pozostałym zakresie poruszonym we wniosku wydano odrębne rozstrzygnięcia.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2014 r., poz. 851, ze zm., dalej: updop), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. Koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu.Powyższe oznacza, że zasadniczo wszystkie poniesione wydatki, a więc bezpośrednio i pośrednio związane z uzyskiwaniem przychodów, po wyłączeniu wydatków wymienionych w art. 16 ust. 1 updop, stanowić mogą koszty uzyskania przychodu, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami, w tym służą zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów.

Prócz tego, uznanie wydatku za koszt podatkowy wymaga od podatnika wykazania, że wydatek jest racjonalnie i gospodarczo uzasadniony.

Tak więc, każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika winien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej, z wyjątkiem gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza istnienie związku przyczynowo-skutkowego pomiędzy poniesieniem kosztu a przychodem, bądź zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodu.

Ponadto, zaliczenie danego wydatku do kosztów uzyskania przychodów uzależnione jest od tego, czy nie znajduje się on w art. 16 ust. 1 updop, tj. w grupie wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów. Podsumowując powyższe, należy stwierdzić, że kosztem uzyskania przychodów będzie wydatek, spełniający łącznie następujące warunki:

• został poniesiony przez podatnika,
• jest definitywny (rzeczywisty),
• pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
• poniesiony został w celu uzyskania przychodów, zachowania lub zabezpieczenia ich źródła lub może mieć inny wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
• został właściwie udokumentowany,
• nie został wymieniony w art. 16 updop.

Podkreślić należy, że w celu wykazania związku pomiędzy kosztem a przychodem podatnik musi dysponować wymaganymi przez prawo dowodami. Powołany na wstępie art. 15 należy interpretować łącznie z art. 9 ust. 1 updop, na mocy którego podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a -16m.

Zgodnie natomiast z art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r., poz. 330, ze zm.), do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.

Stosownie do art. 20 ust. 2 cyt. ustawy, podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej dowodami źródłowymi:

1. zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów;
2. zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom;
3. wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki.

Ponadto w art. 20 ust. 3 ww. ustawy wskazano, że podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe:

1. zbiorcze - służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które mu-szą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione;
2. korygujące poprzednie zapisy;
3. zastępcze - wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego;
4. rozliczeniowe - ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych.

Przepis art. 20 ustawy o rachunkowości wskazuje nam jakie dokumenty mogą stanowić podstawę do dokonania zapisu operacji gospodarczych w księgach rachunkowych. Zatem dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem do celów podatkowych.

Stosownie do art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Dowodami w postępowaniu podatkowym, zgodnie z art. 181 Ordynacji podatkowej, mogą być w szczególności księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne dokumenty zgromadzone w toku czynności sprawdzających lub kontroli podatkowej, z zastrzeżeniem art. 284a § 3, art. 284b § 3 i art. 288 § 2, oraz materiały zgromadzone w toku postępowania karnego albo postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe.

Użyte przez ustawodawcę sformułowanie w szczególności wskazuje, że katalog dowodów jest otwarty. Wskazane jest zatem posiadanie (pod kątem ewentualnego postępowania kontrolnego lub podatkowego) wszelkich dowodów, potwierdzających zaistnienie danego zdarzenia gospodarczego.

Z przedstawionego we wniosku zdarzenia przyszłego wynika, że Spółka zamierza przechowywać w formie elektronicznej otrzymane w formie papierowej faktury i inne dokumenty księgowe przy zachowaniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności jak w przypadku faktur przechowywanych w formie papierowej.

Odnosząc przedstawiony wcześniej stan prawny do opisanego zdarzenia przyszłego należy stwierdzić, że ustawa o rachunkowości w art. 20 ust. 2 pkt 1 wskazuje, że podstawę do dokonania zapisu operacji gospodarczej w księgach rachunkowych stanowi m.in. zewnętrzny dokument źródłowy otrzymany od kontrahenta. Zatem w przypadku otrzymania od kontrahenta faktury lub innego dokumentu księgowego w formie papierowej, to on stanowi podstawę do dokonania zapisu operacji gospodarczej w księgach rachunkowych, a tym samym do zaliczenia wydatku w ciężar kosztów uzyskania przychodu.

Natomiast zarówno ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych, jak i ustawa o rachunkowości nie zawierają przepisów dotyczących sposobu przechowywania dowodów księgowych. Zatem dokumenty źródłowe stanowiące podstawę do zapisów w księgach rachunkowych można przechowywać w dowolnej formie pod warunkiem, że będą mogły stanowić dowód zaistnienia zdarzenia gospodarczego, ujętego na ich podstawie w księgach rachunkowych. Brak oryginalnego dokumentu źródłowego nie oznacza automatycznie kwalifikowania wydatku udokumentowanego tym dowodem, za niemogący stanowić koszt uzyskania przychodu. Należy bowiem zwrócić uwagę, że stosownie do art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej, jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Dowodami w postępowaniu podatkowym mogą być takie dowody, które mogą być uzupełnione np. w toku postępowania podatkowego, a fakt dokonania transakcji może być potwierdzony u kontrahenta.

Zatem stanowisko Wnioskodawcy należy uznać za prawidłowe.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie, ul. Rakowicka 10, 31-511 Kraków, po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi t.j. Dz.U. z 14 marca 2012 r. poz. 270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Katowicach Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Bielsku-Białej, ul. Traugutta 2a, 43-300 Bielsko-Biała.

Wniosek ORD-IN (PDF)

Treść w pliku PDF 3 MB

Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach