Czy kwota zwrotu kosztów poniesionych przez pracownika, dokonywanego przez Wnioskodawcę będzie dla Wnioskodawcy w całości stanowiła koszt uzyskania przychodów w rozumieniu art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku dochodowym od osób prawnych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

2 czerwca 2022 r. za pośrednictwem operatora Poczty Polskiej wpłynął Państwa wniosek z 30 maja 2022 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy m.in. ustalenia, czy kwota zwrotu kosztów poniesionych przez pracownika, dokonywanego przez Wnioskodawcę będzie dla Wnioskodawcy w całości stanowiła koszt uzyskania przychodów w rozumieniu art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego

A z siedzibą w (…) (dalej: „Wnioskodawca”) zatrudnia pracowników, którzy w ramach swoich obowiązków realizowanych na podstawie zawartych umów o pracę przemieszczają się na obszarze województwa. Obszar ten w treści umów wskazywany jest jako stałe miejsce pracy, zaś każde przemieszczenie się pracownika poza wskazany w umowie obszar traktowane jest przez Wnioskodawcę jako „podróż służbowa” w rozumieniu art.  75 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1976 r. Kodeks Pracy (Dz.U. z 2020 r. poz. 1320, ze  zm., dalej: „KP”). Jednocześnie, wszystkie czynności, które wymagają przemieszczania się danego pracownika w ramach obszaru wskazanego w umowie o pracę jako stałe miejsce pracy wynikają z ustalonych obowiązków danego pracownika i zawsze wykonywane są w interesie i na polecenie Wnioskodawcy - ale nie stanowią „podróży służbowej” w rozumieniu KP.

Z uwagi na fakt, iż podróże na obszarze wskazanym jako stałe miejsce pracy danej osoby odbywają się tylko i wyłącznie na polecenie i w interesie Wnioskodawcy, stanowiąc zarazem realizację obowiązków służbowych pracownika, Wnioskodawca zobowiązany jest do zapewnienia pracownikowi niezbędnych w tym celu narzędzi i środków. Ze względu na to, że nie są to wyjazdy sporadyczne, korzystanie na potrzeby powyższych czynności z komunikacji publicznej oraz taksówek jest albo niepraktyczne, albo niekorzystne dla Wnioskodawcy.

Pracownik wykorzystując samochód prywatny do realizacji zleconych mu przez Wnioskodawcę zadań prowadzi ewidencję przebiegu pojazdu, gdzie podaje m.in. datę podróży, jej cel, ilość przejechanych kilometrów. Ewidencja w formie stosowanej w ramach przedsiębiorstwa Wnioskodawcy zawiera niezbędne dane, o których mowa w art. 16 ust. 5 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz.U. z 2021 r. poz. 1800 ze zm., dalej: „ustawa o CIT”).

Na podstawie Polecenia wyjazdu służbowego i ewidencji prowadzonej przez danego pracownika Wnioskodawca zwraca pracownikowi koszty poniesione przez niego w związku z przejazdami wykonywanymi na rzecz pracodawcy.

Pytanie

Czy opisana w stanie faktycznym kwota zwrotu kosztów poniesionych przez pracownika, dokonywanego przez Wnioskodawcę będzie dla Wnioskodawcy w całości stanowiła koszt uzyskania przychodów w rozumieniu art. 15 ust. 1 ustawy o CIT?

(pytanie oznaczone we wniosku Nr 2)

Państwa stanowisko w sprawie

Państwa zdaniem, opisana w stanie faktycznym kwota stanowiąca zwrot kosztów poniesionych przez pracownika będzie dla Wnioskodawcy stanowiła w całości koszt uzyskania przychodów w rozumieniu art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.

Uzasadnienie

Zasady zaliczania wydatków do kosztów uzyskania przychodów normują zasadniczo przepisy art. 15 i 16 ustawy o CIT. Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 tej ustawy.

W świetle powyższego przepisu przyjmuje się zatem co do zasady, iż aby podatnik mógł rozliczyć dany wydatek jako koszt uzyskania przychodu, musi on spełniać następujące warunki:

 1) został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika i nie może on być poniesiony przez inne podmioty,

 2) jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakiejkolwiek formie zwrócona,

 3) pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

 4) poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub też może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

 5) został właściwie udokumentowany,

 6) nie może znajdować się w katalogu wydatków, o których mowa w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.

W analizowanej sytuacji niewątpliwie wydatek w postaci przedmiotowego zwrotu wydatków jest ponoszony przez Wnioskodawcę (wypłata następuje z środków własnych) oraz nie zostanie mu w żadnej formie zwrócony - to Wnioskodawca jako pracodawca ponosi ciężar ekonomiczny korzystania przez pracowników z prywatnych samochodów dla celów służbowych. Nadto zwrot wynika z potrzeby zapewnienia możliwości wykonywania przez pracowników Wnioskodawcy wyznaczonych im obowiązków, a więc podejmowania przez te osoby działań w interesie i na korzyść Wnioskodawcy, stąd uznać należy, iż wydatek ten jest również związany z prowadzoną przez Wnioskodawcę działalnością i został poniesiony w celu zachowania lub zabezpieczenia przychodów Wnioskodawcy, względnie może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów. Jednocześnie, jak wynika z opisu stanu faktycznego, wysokość zwrotu wynika z prowadzonej przez pracowników ewidencji, co pozwala uznać, iż wydatek ten będzie w każdym przypadku odpowiednio udokumentowany.

Zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 30 ustawy o CIT, nie uznaje się za koszty uzyskania przychodów wydatków poniesionych na rzecz pracowników z tytułu korzystania przez nich z samochodów na rzecz pracodawcy:

 a) w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) - w wysokości przekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu,

 b) wjazdach lokalnych - w wysokości przekraczającej wysokość miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo w wysokości przekraczającej stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu,

        - określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra. Odrębnymi przepisami jest w tym wypadku Rozporządzenie.

Dodatkowo ustawodawca wprowadza warunek formalny dla ujmowania tego typu wydatków w kosztach uzyskania przychodów w postaci obowiązku prowadzenia stosownej ewidencji przebiegu pojazdu.

Analizując treść art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. b ustawy o CIT należy zauważyć, iż przepis ten pozwala w istocie zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu wydatki związane ze zwrotem kosztów poniesionych przez pracowników w związku z używaniem przez nich prywatnych samochodów na potrzeby podatnika, o ile przy obliczaniu kwoty zwrotu nie zostanie zastosowana stawka za 1 km wyższa niż określona w Rozporządzeniu. Powyższe przy tym ma jedynie zastosowanie do sytuacji, gdy zwrot nie jest dokonywany w oparciu o ryczałt, przy czym, mając na względzie użycie przez ustawodawcę alternatywy rozłącznej „albo”, to podatnik dokonuje decyzji czy dany zwrot następuje w oparciu o kwotę ustalonego ryczałtu, czy na podstawie tzw. kilometrówki.

Równolegle należy zwrócić uwagę na fakt, iż, zgodnie z literalną treścią przepisu, prawo do zaliczenia takich wydatków do kosztów uzyskania przychodu nie jest ograniczone jedynie do sytuacji, gdy stosowny zwrot kosztów na rzecz pracowników wynika bezpośrednio z przepisów odrębnych ustaw. Zauważyć bowiem należy, iż gdyby ustawodawca chciał ograniczyć prawo zaliczania do kosztów uzyskania przychodu jedynie w odniesieniu do takich przypadków, dokonałby w tym zakresie analogicznego zastrzeżenia jak to uczynił w treści art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy o PIT. Wobec tego zasadny jest wniosek, iż możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu wydatków stanowiących zwrot kosztów używania przez pracowników prywatnych samochodów na potrzeby podatnika dotyczy również sytuacji, gdy podstawą rzeczonego zwrotu pozostaje stosowne porozumienie z pracownikiem w tym zakresie.

W analizowanym stanie faktycznym zwrot kosztów dokonywanych na rzecz pracowników dotyczy jazd lokalnych (tj. podróży odbywanych w obrębie miejsca pracy określonego w treści umów pracowników), a kwota zwrotu jest obliczana jako iloczyn faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu pojazdu określonej w Rozporządzeniu. Tym samym nigdy nie dojdzie do przekroczenia limitu, o którym mowa w art. 16 ust. 1 pkt 30 ustawy o CIT. Ponadto, podstawą zwrotu będzie ewidencja przebiegu pojazdu, która spełniać będzie warunki, o których mowa w art. 16 ust. 5 ustawy o CIT.

Wobec powyższego należy uznać, iż kwota zwrotu wydatków dokonywanego na rzecz pracowników w sytuacjach opisanych w stanie faktycznym (innych niż stanowiące podróż służbową) spełnia warunki do uznania jej w całości za koszt uzyskania przychodu w rozumieniu art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.

Końcowo Wnioskodawca zwraca uwagę na fakt, iż powyższe wnioski potwierdzają również inne, wydawane w ramach podobnych stanów faktycznych interpretacje podatkowe, np.:

- interpretacja DKIS z 4 lutego 2022 r., Znak: 0111-KDIB1-2.4010.587.2021.4.SK,

- interpretacja DKIS z 25 sierpnia 2020 r., Znak: 0114-KDIP2-1.4010.171.2020.3.KS,

- interpretacja DKIS z 21 maja 2020 r., Znak: 0111-KDIB1-2.4010.111.2020.2.SK.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Kwestię kwalifikowania wydatków do kosztów uzyskania przychodów normują przepisy art. 15 i art. 16 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2021 r. poz. 1800 ze zm., dalej: „ustawa o CIT”).

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT:

Konstrukcja przepisu dotyczącego kosztów uzyskania przychodów daje podatnikowi możliwość odliczenia dla celów podatkowych wszelkich kosztów (nie wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT), pod warunkiem, że wykaże ich bezpośredni bądź pośredni związek z prowadzoną działalnością, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu. Tak więc, kosztami uzyskania przychodów są wszelkie, racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzeniem działalności gospodarczej, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów, z wyjątkiem wymienionych w art. 16 ust. 1 ww. ustawy o CIT.

Jednocześnie wydatki poniesione w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, nie mogą być uwzględnione w rachunku podatkowym, jeżeli zostały ujęte w zamkniętym katalogu wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów.

W katalogu tym znajdują się m.in. wydatki dotyczące używania przez podatnika samochodu osobowego.

Zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. b) ustawy o CIT:

Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby podatnika w jazdach lokalnych – w wysokości przekraczającej wysokość miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo w wysokości przekraczającej stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu.

Odrębnymi przepisami, o których mowa w art. 16 ust. 1 pkt 30 ustawy o CIT są przepisy - wydanego na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym - rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. z 2002 r., Nr 27, poz. 271 ze zm.).

Przez stawkę za jeden kilometr przebiegu pojazdu, rozumie się przy tym stawkę określoną dla samochodów osobowych, uwzględniającą odpowiednio pojemność silnika (art. 16 ust. 4 ustawy o CIT).

Możliwość zastosowania powyższego przepisu uzależniona jest od tego, czy prowadzona jest właściwa ewidencja (ewidencja przebiegu pojazdu).

Z kolei sposób prowadzenia ewidencji - w przypadku wykorzystywania samochodów osobowych nienależących do składników majątku podatnika - został szczegółowo określony w art. 16 ust. 5 ustawy o CIT.

Zgodnie z art. 16 ust. 5 ustawy o CIT:

W związku z powyższym, przepisy ograniczają możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów całości wydatków związanych z użytkowaniem samochodów osobowych dla potrzeb działalności gospodarczej samochodów osobowych niestanowiących składników majątku podatnika. Ograniczenie to wynika z określenia przez ustawodawcę limitu wydatków wyznaczonego iloczynem liczby kilometrów i stawki za jeden kilometr. Wymaga to prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.

Należy zauważyć, że przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nie definiują pojęcia „wydatków z tytułu używania samochodów”.

Przyjęty w orzecznictwie sposób interpretacji tego pojęcia, którego istotą jest wyjaśnienie znaczenia terminu „używanie”, wobec nieistnienia jego legalnej definicji, wskazuje na konieczność odwołania się do dyrektywy interpretacyjnej języka potocznego. Według „Uniwersalnego słownika języka polskiego” pod redakcją S. Dubisza (Warszawa 2008, tom IV, s. 322-323) „używać” to „posługiwać się, stosować coś, korzystać, brać, przyjmować, robić z czegoś użytek, wykorzystywać”. Przytoczona definicja wskazuje zatem na aspekt czynny, skutek w postaci posługiwania się czymś lub robienia z czegoś użytku, wynikający z posiadania czegoś lub brania czegoś w posiadanie, nie odnosi się natomiast do przyczyn, podstaw uzyskania możliwości posługiwania się czymś, wykorzystywania czegoś.

Tym samym, wydatki związane z używaniem samochodu osobowego to wydatki na posługiwanie się tym samochodem, wykorzystywanie go.

Z przedstawionego we wniosku opisu stanu faktycznego wynika, że Wnioskodawca zatrudnia pracowników, którzy w ramach swoich obowiązków realizowanych na podstawie zawartych umów o pracę przemieszczają się na obszarze województwa. Obszar ten w treści umów wskazywany jest jako stałe miejsce pracy, zaś każde przemieszczenie się pracownika poza wskazany w umowie obszar traktowane jest przez Wnioskodawcę jako „podróż służbowa”. Podróże na obszarze wskazanym jako stałe miejsce pracy danej osoby odbywają się tylko i wyłącznie na polecenie i w interesie Wnioskodawcy, stanowiąc zarazem realizację obowiązków służbowych pracownika, Wnioskodawca zobowiązany jest do zapewnienia pracownikowi niezbędnych w tym celu narzędzi i środków. Pracownik wykorzystując samochód prywatny do realizacji zleconych mu przez Wnioskodawcę zadań prowadzi ewidencję przebiegu pojazdu, gdzie podaje m.in. datę podróży, jej cel, ilość przejechanych kilometrów. Ewidencja w formie stosowanej w ramach przedsiębiorstwa Wnioskodawcy zawiera niezbędne dane, o których mowa w art. 16 ust. 5 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Państwa wątpliwości dotyczą ustalenia, czy kwota zwrotu kosztów poniesionych przez pracownika, dokonywanego przez Wnioskodawcę będzie dla Wnioskodawcy w całości stanowiła koszt uzyskania przychodów w rozumieniu art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Powołany wcześniej art. 16 ust. 1 pkt 30 ustawy o CIT, ma zastosowanie do wydatków ponoszonych na rzecz pracowników. W świetle art. 2 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 2022 r., poz. 1510 ze zm.):

Mając na uwadze powyższe stwierdzić należy, że w przypadku gdy Wnioskodawca ponosi wydatki na rzecz pracowników, z tytułu używania przez nich w celach służbowych prywatnych samochodów osobowych zastosowanie znajdzie art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. b) ustawy o CIT. Dokonany zatem przez Wnioskodawcę pracownikowi zwrot poniesionych przez niego kosztów używania dla celów służbowych samochodów osobowych niebędących własnością Wnioskodawcy w ramach miejsca wykonywania pracy (jazdy lokalne) na podstawie sporządzonej przez pracownika ewidencji przebiegu pojazdu (tzw. kilometrówki) spełniającej wymogi stawiane w art. 16 ust. 5 ustawy o CIT przy zastosowaniu stawek nie wyższych niż określone w § 2 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r., jest dla Wnioskodawcy kosztem uzyskania przychodu.

W konsekwencji powyższego Państwa stanowisko należało uznać za prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego przedstawionego przez Państwa i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Niniejsza interpretacja stanowi rozstrzygniecie w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych. W zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych zostało wydane odrębne rozstrzygniecie.

Odnosząc się do przywołanych przez Państwa interpretacji indywidualnych wskazać należy, że zostały one wydane w indywidualnych sprawach i nie mają zastosowania ani konsekwencji wiążących w odniesieniu do żadnego innego stanu faktycznego czy też zdarzenia przyszłego.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywać się będzie ze stanem faktycznym podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

    Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawyz dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2021 r. poz. 1540 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

    Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2022 r. poz. 329 ze zm.; dalej jako „PPSA”).  

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

- w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

- w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2021 r. poz. 1540 ze zm.).