Możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków udokumentowanych elektronicznie za pomocą wersji PDF lub JPG.

Interpretacja indywidualna po wyroku sądu – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo:

1.   ponownie rozpatruję sprawę Państwa wniosku z 24 lutego 2020 r. (data wpływu 26 lutego 2020 r.) o wydanie interpretacji indywidualnej – uwzględniam przy tym wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z 17 marca 2021 r. sygn. akt III SA/Wa 1658/20;

2.   stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych bezpośrednio przez Spółkę, jak i wydatków pracowniczych, spełniających definicję kosztów uzyskania przychodów z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, udokumentowanych elektronicznie (za pomocą wersji PDF lub JPG) – jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

26 lutego 2020 r. wpłynął Państwa wniosek z 24 lutego 2020 r.o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków udokumentowanych elektronicznie za pomocą wersji PDF lub JPG.

Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

X. jest spółką kapitałową z siedzibą w Polsce, podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych, podlegającym w Polsce opodatkowaniu od całości uzyskiwanych dochodów. Ponadto Spółka jest zarejestrowana jako czynny podatnik VAT w Polsce.

Przedmiotem podstawowej działalności Spółki jest świadczenie szeroko rozumianych usług telekomunikacyjnych, głównie w zakresie telefonii komórkowej (mobilnej), usług dostępu do sieci Internet oraz usług dostępu do telewizji, zarówno na rzecz klientów biznesowych, jak i  indywidualnych. W ramach swojej działalności Spółka dokonuje także sprzedaży towarów np. telefonów komórkowych.

Na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej Spółka dokonuje różnego rodzaju zakupów od dostawców polskich, jak i zagranicznych. W większości przypadków, sprzedaż dokumentowana jest przez dostawców Spółki za pomocą faktur, które są dostarczane do Spółki. Faktury mogą być przesyłane do Spółki w wersji elektronicznej lub w wersji papierowej.

W przypadku faktur dostarczanych Spółce w formie papierowej, faktury przekazywane są do działu księgowości Spółki oraz opieczętowywane są datą jej otrzymania przez Spółkę (lub/i datą wpływu do działu księgowości Wnioskodawcy). W dziale księgowości upoważniony pracownik Wnioskodawcy nakleja na poszczególne faktury kod kreskowy (jednoznacznie identyfikujący dokument w systemach Spółki, umożliwiając późniejszą identyfikację, odszukanie faktury), skanuje je oraz przekazuje do zarchiwizowania. Skan faktury zapisywany jest w formacie PDF lub JPG.

W każdym przypadku zachowana jest odpowiednia jakość skanu, tj. wersja elektroniczna zeskanowanego dokumentu jest wiernym i wyraźnym odzwierciedleniem wersji papierowej. Pracownicy zobowiązani są do sprawdzenia, czy dokonany skan jest czytelny i kompletny, tj. czy zeskanowane zostały wszystkie strony dokumentu. Skan/zdjęcie faktury jest przesyłane (poprzez system służący do obiegu dokumentów w ramach Spółki) do osoby upoważnionej do akceptacji merytorycznej ponoszonego kosztu (co do zasady akceptacji dokonuje osoba odpowiedzialna za dane miejsce powstawania kosztów w Spółce – z reguły kierownik danej komórki).

Co do zasady skan faktury jest wysyłany do zewnętrznej firmy świadczącej usługi optycznego rozpoznawania znaków (dalej: „OCR”), tj. automatycznego odczytania danych z faktur (numeru faktury, kwot z faktury, danych dostawcy itp.). Na podstawie danych od dostawcy OCR dokonywane jest księgowanie dokumentu w systemie księgowym Spółki (otrzymywane przez Spółkę faktury zakupowe są księgowane w systemie SAP, dalej: „System księgowy”). Pracownik Spółki księgujący fakturę sprawdza skan faktury z danymi przesłanymi od dostawcy OCR, w celu potwierdzenia zgodności danych wskazanych na fakturze z danymi księgowymi.

W niektórych przypadkach, faktury księgowane są automatycznie (na podstawie danych od dostawcy OCR, bez dodatkowej weryfikacji pracownika) - w głównej mierze chodzi o faktury, dokumentujące nabycie usług najmu, w przypadku których Spółka co miesiąc otrzymuje faktury na taką samą lub podobną kwotę, a większość danych z faktury w każdym miesiącu pozostaje taka sama. Istnieją sytuacje, w których faktury zakupowe nie podlegają OCR - dzieje się tak w przypadku gdy np. faktura musi być pilnie zaksięgowana – w takim wypadku pracownik działu księgowości sam wprowadza dane z faktury do Systemu księgowego.

Zaksięgowane faktury zakupowe przechowywane są w formie elektronicznej, w formacie PDF lub JPG na serwerach Spółki, do których dostęp mają wyłącznie upoważnione osoby. Ponadto, w przypadku faktur zakupowych księgowanych w Systemie księgowym, obraz faktury (w PDF lub JPG) z reguły stanowi załącznik do dokumentu księgowego. Spółka archiwizuje również dokumenty uzupełniające, które pośrednio bądź bezpośrednio są związane z poszczególnymi fakturami, na przykład umowy zawarte z określonym dostawcą lub/i potwierdzenia dokonania przelewu bankowego za zakupy dokumentowane konkretną fakturą.

W niektórych przypadkach wydatki ponoszone są bezpośrednio przez pracowników Spółki (dalej: „Pracownicy”), którzy działając w imieniu Spółki, nabywają określone towary i usługi na  cele służbowe (dalej: „Wydatki pracownicze”). W tym zakresie Pracownicy nabywają towary i usługi płacąc własnymi środkami (gotówka/karta), kartą służbową lub gotówką pobraną wcześniej od Spółki w formie zaliczki. W przypadku sfinansowania zakupów ze  środków własnych Pracownika, Wydatki pracownicze są zwracane przez Spółkę przelewem na rachunek bankowy Pracownika. Przykładowo, do wydatków ponoszonych przez Pracowników należeć mogą koszty związane z podróżami służbowymi (m.in. koszty noclegu, wydatki na posiłki, bilety kolejowe, paliwo do samochodu). Dokumenty dotyczące Wydatków pracowniczych są przesyłane do działu księgowości Spółki pocztą wewnętrzną, lub pocztą zewnętrzną/za pośrednictwem kuriera (w przypadku pracowników Spółki pracujących na co dzień, poza siedzibą Spółki).

Obecnie, co do zasady, wszystkie dokumenty związane z Wydatkami pracowniczymi (tj. paragony, faktury, bilety) są przechowywane przez Wnioskodawcę w formie papierowej. Sporadycznie może się jednak zdarzyć, że dokumenty dotyczące Wydatków pracowniczych są archiwizowane w formie elektronicznej. Wnioskodawca rozważa rezygnację z przechowywania dokumentów zakupowych w formie papierowej, zarówno w odniesieniu do Wydatków pracowniczych, jak i wydatków dokumentujących zakupy towarów i usług, poniesionych bezpośrednio przez Spółkę.

Wydatki ponoszone przez Pracowników Spółki

Odnosząc się do wydatków ponoszonych przez Pracowników, w celu ograniczenia kosztów wynikających z zarządzania dokumentacją, zwiększenia bezpieczeństwa, uproszczenia procesu, a także ułatwienia upoważnionym osobom dostępu do określonych danych, Spółka planuje wprowadzenie systemu informatycznego służącego do rozliczania m.in. Wydatków pracowniczych. Spółka planuje korzystać z dedykowanej aplikacji (dalej: „Aplikacja”), służącej administrowaniu Wydatkami pracowniczymi, ich akceptacji oraz rozliczaniu, a także archiwizacji związanych z nimi informacji i dokumentów.

Aplikacja ma umożliwić Pracownikom raportowanie poniesionych Wydatków pracowniczych, a także rozliczenie delegacji służbowych w formie elektronicznej. W celu dokonania rozliczenia poniesionych wydatków służbowych oraz rozliczenia delegacji w formie elektronicznej każdy pracownik, będzie zobligowany do uprzedniego zeskanowania lub też sfotografowania oryginalnego dokumentu (np. faktury za hotel, biletu lotniczego, paragonu za przejazd autostradą lub postój na parkingu) oraz zapisania go w formacie elektronicznym (cyfrowym) obsługiwanym przez Aplikację (w formacie PDF lub JPG). Wykonywane skany lub zdjęcia będą musiały posiadać również określoną jakość zapewniającą pełną czytelność dokumentów.

Proces rejestrowania i akceptacji wydatków przy użyciu Aplikacji będzie przebiegał następująco:

• Pracownik, w dedykowanym dla siebie profilu, stworzy raport (wniosek o rozliczenie wydatków), zawierający szczegółowe informacje na temat konkretnego wydatku, m.in. typ dokumentu (paragon, faktura, bilet), kategoria wydatku, data wystawienia faktury lub innego dokumentu, kwota brutto wydatku, określenie miejsca powstawania kosztów w ramach Spółki, opis lub uzasadnienie poniesionego wydatku, sposób zapłaty (karta służbowa, gotówka, zaliczka lub zaliczka stała);
• Do raportu załączany jest wysokiej jakości skan lub zdjęcie dokumentu potwierdzającego dany wydatek (np. faktury, paragonu);
• Po uzupełnieniu danych i dokumentów, Pracownik przesyła raport do akceptacji (poprzez wybranie opcji „wyślij do akceptacji”). Aplikacja przekazuje raport do osoby upoważnionej do jego weryfikacji i zatwierdzenia merytorycznego (co do zasady akceptacji dokonuje osoba odpowiedzialna za dane miejsce powstawania kosztów w Spółce – z reguły kierownik danej komórki);
• Zaakceptowany raport jest wysyłany przez Aplikację do działu księgowości. Dział księgowości rejestruje raport oraz weryfikuje go pod kątem księgowym. W szczególności, dział księgowości weryfikuje dane zawarte w raporcie, porównując je z danymi zawartymi na skanie/zdjęciu faktury;
• Po weryfikacji raportu przez dział księgowości, dany dokument jest księgowany w odpowiednim okresie rozliczeniowym;
• Po zaksięgowaniu dokumentu następuje rozliczenie wydatku – w zależności od metody finansowania Wydatku pracowniczego ma miejsce zwrot środków na rachunek bankowy Pracownika, rozliczenie zaliczki lub rozliczenie wydatku z karty służbowej;
• Spółka nie planuje archiwizowania papierowych wersji dokumentów (papierowe wersje dokumentów będą niszczone przez Pracowników po wykonaniu zdjęcia/skanu dokumentu).

Wydatki ponoszone bezpośrednio przez Spółkę

W przypadku wydatków ponoszonych bezpośrednio przez Spółkę, dokumenty, do tej pory archiwizowane w formie papierowej będą niszczone, natomiast w systemie elektronicznym Spółki będzie się znajdował wysokiej jakości skan lub zdjęcie dokumentu. Zatem, w porównaniu do obecnego procesu archiwizacji dokumentów (opisanego powyżej) po zeskanowaniu dokumentu, faktura w wersji papierowej zostanie zniszczona.

Pozostałe kwestie

Wszystkie dokumenty zakupowe będą przechowywane, co do zasady, na serwerach znajdujących się na terytorium Polski, co najmniej do momentu przedawnienia zobowiązania podatkowego, w podziale na odpowiednie okresy rozliczeniowe. Dodatkowo, dokumenty elektroniczne będą mogły zostać w łatwy sposób przeniesione na elektroniczne nośniki danych. Wnioskodawca, w przypadku żądania np. organu podatkowego będzie w stanie zapewnić bezzwłoczny dostęp do zarchiwizowanych dokumentów, a także ich bezzwłoczny pobór, przetwarzanie (odczyt) danych w nich zawartych.

Pytania:

1. Czy Spółka zachowa prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego (na zasadach przewidzianych w Ustawie o VAT) zawartego na fakturach dotyczących wydatków poniesionych przez Pracowników, działających w imieniu Spółki, jeżeli przedmiotowe faktury i inne dokumenty będą przechowywane przez Spółkę wyłącznie w formie elektronicznej, w okolicznościach i zgodnie z procedurami przedstawionymi w niniejszym wniosku?
2. Czy Spółka zachowa prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego (na zasadach przewidzianych w Ustawie o VAT) zawartego na fakturach i innych dokumentach dotyczących wydatków poniesionych bezpośrednio przez Spółkę, jeżeli faktury będą przechowywane przez Spółkę wyłącznie w formie elektronicznej, w okolicznościach i zgodnie z procedurami przedstawionymi w niniejszym wniosku?
3. Czy przedstawiony w opisie zdarzenia przyszłego sposób przetwarzania i archiwizacji dokumentów dotyczących zarówno wydatków poniesionych bezpośrednio przez Spółkę, jak i Wydatków pracowniczych, spełniających definicję kosztów uzyskania przychodów wynikającą z art. 15 ust. 1 Ustawy o CIT, umożliwia Wnioskodawcy zaliczenie dokumentowanych kosztów do kosztów uzyskania przychodów?

Niniejsze rozstrzygnięcie dotyczy pytania oznaczonego Nr 3 w przedmiocie podatku dochodowego od osób prawnych. W zakresie pytań Nr 1 i 2 dotyczących podatku od towarów i usług wniosek został rozpatrzony odrębnie.

Państwa stanowisko w sprawie:

Ad. 3

Zdaniem Wnioskodawcy, przedstawiony w opisie zdarzenia przyszłego sposób przetwarzania i archiwizacji dokumentów dotyczących zarówno wydatków poniesionych bezpośrednio przez Spółkę, jak i Wydatków pracowniczych, spełniających definicję kosztów uzyskania przychodów wynikającą z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 865 ze zm.; dalej : „Ustawa o CIT”), umożliwia Wnioskodawcy zaliczenie dokumentowanych kosztów do kosztów uzyskania przychodów.

Uzasadnienie w zakresie pytania nr 3

Zgodnie z art. 15 ust. 1 Ustawy o CIT, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. Koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu.

Powyższe oznacza, że zasadniczo wszystkie poniesione koszty, a więc bezpośrednio i pośrednio związane z uzyskiwaniem przychodów, po wyłączeniu wydatków wymienionych w art. 16 ust. 1 Ustawy o CIT, stanowić mogą koszty uzyskania przychodu, o ile pozostają w  związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami, w tym służą zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów. Ponadto uznanie kosztu za koszt podatkowy wymaga od podatnika wykazania, że koszt ten jest racjonalnie i gospodarczo uzasadniony.

Biorąc pod uwagę powyższe, koszt poniesiony przez podatnika każdorazowo winien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem są sytuacje, gdy:

•   ustawa wyraźnie wskazuje przynależność danego wydatku do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub

•   ustawa wyłącza istnienie związku przyczynowo-skutkowego pomiędzy poniesieniem kosztu a przychodem, bądź zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów lub

•   koszt został wymieniony w art. 16 ust. 1 Ustawy o CIT, tj. w grupie wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów.

Reasumując, kosztem uzyskania przychodów jest koszt spełniający łącznie następujące warunki:

•   został poniesiony przez podatnika,

•   jest definitywny (rzeczywisty),

•   pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

•   został poniesiony w celu uzyskania przychodów, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów lub może mieć inny wpływ na wysokość osiągniętych przychodów,

•   został właściwie udokumentowany,

•   nie został wymieniony w art. 16 Ustawy o CIT.

Powołany na wstępie art. 15 należy interpretować łącznie z art. 9 ust. 1 Ustawy o CIT, w myśl którego podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a-16m. Z powyższego wynika, że w celu wykazania związku pomiędzy kosztem a przychodem podatnik powinien dysponować wymaganymi przez prawo dowodami. W tym kontekście szczególnie istotne są zalecenia zawarte w Ustawie o rachunkowości.

Zgodnie z art. 20 ust. 1 Ustawy o rachunkowości do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.

Stosownie do art. 20 ust. 2 Ustawy o rachunkowości, podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej „dowodami źródłowymi”:

1.  zewnętrzne obce – otrzymane od kontrahentów;

2.  zewnętrzne własne – przekazywane w oryginale kontrahentom;

3.  wewnętrzne – dotyczące operacji wewnątrz jednostki.

W myśl art. 20 ust. 3 Ustawy o rachunkowości, podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe:

1.  zbiorcze – służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione;

2.  korygujące poprzednie zapisy;

3.  zastępcze – wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego;

4.  rozliczeniowe – ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych.

Ponadto w art. 21 Ustawy o rachunkowości wskazano elementy, jakie obligatoryjnie powinien zawierać dokument, żeby uznać go za dowód księgowy.

Podsumowując powyższe, przepis art. 20 Ustawy o rachunkowości wskazuje, jakie dokumenty mogą stanowić podstawę dokonania zapisu operacji gospodarczych w księgach rachunkowych. Z kolei art. 21 Ustawy o rachunkowości zawiera katalog niezbędnych elementów dowodu księgowego. Zatem dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem do celów podatkowych.

Stosownie do art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej, jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Dowodami w postępowaniu podatkowym, zgodnie z art. 181 Ordynacji podatkowej, mogą być w szczególności księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne dokumenty zgromadzone w toku działalności analitycznej Krajowej Administracji Skarbowej, czynności sprawdzających, kontroli podatkowej lub kontroli celno-skarbowej oraz materiały zgromadzone w toku postępowania karnego albo postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe. Użyte przez ustawodawcę sformułowanie „w szczególności” wskazuje, że katalog dowodów jest otwarty. Rekomendowane jest zatem posiadanie (pod kątem ewentualnego postępowania kontrolnego lub podatkowego) wszelkich dowodów, potwierdzających zaistnienie danego zdarzenia gospodarczego.

Odnosząc powyższy stan prawny do opisanego zdarzenia przyszłego należy stwierdzić, że skoro Ustawa o rachunkowości w art. 20 ust. 2 pkt 1 wskazuje, iż podstawę do dokonania zapisu operacji gospodarczej w księgach rachunkowych stanowi m.in. zewnętrzny dokument źródłowy otrzymany od kontrahenta, to otrzymana od kontrahenta faktura lub inny dokument księgowy w formie papierowej stanowi podstawę do dokonania zapisu operacji gospodarczej w księgach rachunkowych, a tym samym do zaliczenia wydatku w ciężar kosztów uzyskania przychodu. Natomiast ani Ustawa o CIT, ani Ustawa o rachunkowości nie zawierają przepisów dotyczących sposobu przechowywania dowodów księgowych. Zatem dokumenty źródłowe stanowiące podstawę do dokonania zapisów w księgach rachunkowych mogą być przechowywane w dowolnej formie, pod warunkiem że stanowią one dowód zaistnienia zdarzenia gospodarczego, które zostało ujęte na ich podstawie w księgach rachunkowych. Brak oryginalnego dokumentu źródłowego nie oznacza automatycznie kwalifikowania wydatku udokumentowanego tym dowodem za niemogący stanowić kosztu uzyskania przychodu. Należy bowiem zwrócić uwagę, że stosownie do art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej, jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem.

Reasumując, w opinii Wnioskodawcy fakt rezygnacji z przechowywania dokumentów związanych zarówno z wydatkami ponoszonymi bezpośrednio przez Spółkę, jak i z Wydatkami pracowniczymi w formie papierowej na rzecz formy elektronicznej nie implikuje niemożności zaliczenia dokumentowanego wydatku do kosztów uzyskania przychodów. W związku z tym Wnioskodawca będzie uprawniony do zaliczenia wydatków stanowiących koszty uzyskania przychodów w rozumieniu art. 15 ust. 1 Ustawy o CIT, udokumentowanych za pomocą ww. dokumentów (tj. faktur, biletów, paragonów) do kosztów podatkowych, jeżeli będą one rozliczane i przechowywane w formie elektronicznej zgodnie z opisanymi procedurami, dotyczącymi odpowiednio wydatków ponoszonych bezpośrednio przez Spółkę oraz Wydatków pracowniczych.

Stanowisko Wnioskodawcy znajduje potwierdzenie w licznych interpretacjach indywidualnych wydawanych w analogicznych bądź podobnych stanach faktycznych. Przykładowo, w  interpretacji  indywidualnej z dnia 6 października 2016 r., nr 2461-IBPB-1-3.4510.838. 2016.1.KB wnioskodawca wskazał m. in., co następuje:

„W celu ograniczenia kosztów związanych z przesyłką i z archiwizacją ww. dokumentów, Bank rozważa uproszczenie procedury ich archiwizacji, polegające w szczególności na rezygnacji z przechowywania faktur zakupu otrzymywanych od kontrahentów i innych dokumentów księgowych w formie papierowej. U/ rezultacie, dokumenty byłyby archiwizowane i przechowywane wyłącznie w wersji elektronicznej. IV tym celu, dowody w formie papierowej podlegałyby digitalizacji tj. wprowadzeniu do pamięci komputera w postaci danych cyfrowych metodą skanowania”.

W odniesieniu do tak zarysowanego zdarzenia przyszłego Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach stwierdził:

„Każdy wydatek poniesiony przez Bank podlega indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji podatkowej oraz wykazania racjonalnego i gospodarczego uzasadnienia poniesienia w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą. Z powyżej przywołanych regulacji wynika, że prawodawca nie wymaga przechowywania faktur w ich oryginalnej postaci. Przyjmując podstawowa w systemie prawnym zasadę racjonalnego prawodawcy, należy uznać, że celem ustawodawcy było ograniczenie obciążeń podatników związanych z przechowywaniem dokumentów księgowych i umożliwienie podatnikom przechowywania dokumentów w innej, dogodnej dla podatników formie, o ile zapewnia ona spełnienie wymogów określonych w przepisach prawa podatkowego oraz rachunkowego.

Niedopuszczalność przechowywania dokumentów podatkowych w postaci innej niż papierowa (np. w postaci skanu dokumentu papierowego) leżałaby w sprzeczności z regulacjami prawa podatkowego oraz przyjętym stanowiskiem sądów administracyjnych i organów podatkowych”.

W interpretacji indywidualnej z dnia 8 lipca 2016 r., nr ILPB3/4510-1-205/16-4/JG wnioskodawca wskazał:

„Wnioskodawca (dalej jako: „Spółka”) w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą dokonuje zakupu towarów i usług. Obecnie dokumenty związane z działalnością gospodarczą takie jak: faktury, faktury korygujące, noty korygujące, noty księgowe, paragony, rachunki, noty odsetkowe, wyciągi bankowe, listy płac, dokumenty rozliczenia delegacji przez pracowników, w tym faktury, paragony, rachunki, bilety dokumentujące poniesienie przez pracowników wydatków w trakcie podróży służbowych, zapłacone przy pomocy służbowych kart kredytowych lub gotówką, a także dodatkowe dokumenty sporządzane przez pracowników np. w postaci ewidencji przebiegu pojazdów („kilometrówki”) są przechowywane przez Spółkę w formie papierowej. W celu minimalizacji kosztów przechowywania dokumentów Spółka rozważa zmianę praktyki przechowywania faktur, paragonów i innych wymienionych powyżej dokumentów otrzymywanych w wersji papierowej poprzez ich przechowywanie wyłącznie w formie elektronicznej”.

W świetle tak zarysowanego zdarzenia przyszłego Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu stwierdził:

„(...) Natomiast zarówno ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych, jak i ustawa o  rachunkowości nie zawierają przepisów dotyczących sposobu przechowywania dowodów księgowych. Zatem dokumenty źródłowe stanowiące podstawę do zapisów w księgach rachunkowych można przechowywać w dowolnej formie pod warunkiem, że będą mogły stanowić dowód zaistnienia zdarzenia gospodarczego, ujętego na ich podstawie w księgach rachunkowych. Brak oryginalnego dokumentu źródłowego nie oznacza automatycznie kwalifikowania wydatku udokumentowanego tym dowodem, za niemogący stanowić koszt uzyskania przychodu. Należy bowiem zwrócić uwagę, że stosownie do art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej, jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Dowodami w postępowaniu podatkowym mogą być takie dowody, które mogą być uzupełnione np. w toku postępowania podatkowego, a fakt dokonania transakcji może być potwierdzony u kontrahenta”.

Ponadto powyższe poglądy uzyskały potwierdzenie także w wielu innych interpretacjach indywidulanych, m.in. wydanych przez Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach:

• z dnia 18 listopada 2016 r., nr 2461-IBPB-1-3.4510.951.2016.1.KB;
• z dnia 13 lipca 2016 r., nr IBPB-1-3/4510-479/16/MO;
• z dnia 7 lipca 2016 r., nr IBPB-1-1/4510-150/16/BK;
• z dnia 24 czerwca 2016 r., nr IBPB-1-3/4510-441/16/TS;
• z dnia 6 czerwca 2016 r., nr IBPB-1-2/4510-452/16/MW; 
• z dnia 8 kwietnia 2016 r., nr IBPB-1-1/4510-40/16/WRz;
• z dnia 23 marca 2016 r., nr IBPB-1-2/4510-160/16/JW;
• z dnia 4 marca 2016 r., nr IBPB-1-2/4510-26/16/MW.

Reasumując należy przyjąć, że przedstawiony w opisie zdarzenia przyszłego sposób przetwarzania i archiwizacji dokumentów dotyczących wydatków poniesionych bezpośrednio przez Spółkę oraz Wydatków pracowniczych, spełniających definicję kosztów uzyskania przychodów wynikającą z art. 15 ust. 1 Ustawy o CIT, umożliwia Wnioskodawcy zaliczenie dokumentowanych kosztów do kosztów uzyskania przychodów.

W związku z powyższym Wnioskodawca prosi o potwierdzenie prawidłowości stanowiska przedstawionego na wstępie.

Postanowienie o odmowie wszczęcia postępowania

Rozpatrzyłem Państwa wniosek i wydałem 30 kwietnia 2020 r. postanowienie Nr 0114-KDIP2-2.4010.66.2020.2.RK o odmowie wszczęcia postępowania w sprawie wniosku o  wydanie interpretacji indywidualnej w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych.

Na postanowienie z 30 kwietnia 2020 r. nr 0114-KDIP2-2.4010.66.2020.2.RK wnieśli Państwo pismem z 1 czerwca 2020 r. (data wpływu 1 czerwca 2020 r.) zażalenie.

8 lipca 2020 r. wydałem postanowienie Nr 0114-KDIP2-2.4010.66.2020.3.RK/AS utrzymujące w mocy postanowienie wydane w pierwszej instancji.

Skarga na postanowienie

Na postanowienie z 8 lipca 2020 r. nr 0114-KDIP2-2.4010.66.2020.3.RK/AS utrzymujące w mocy postanowienie z 30 kwietnia 2020 r. nr 0114-KDIP2-2.4010.66.2020.2.RK o odmowie wszczęcia postępowania wnieśli Państwo pismem z 7 sierpnia 2020 r. (data wpływu 7 sierpnia 2020 r.) skargę do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie.

W skardze zarzucili Państwo naruszenie następujących przepisów:

a) art. 15 ust. 1 oraz art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn., Dz.U. z 2019 r., poz. 865 ze zm., dalej „Ustawa o CIT”) w zw. z art. 14b § 1 oraz art. 3 pkt 1 i 2, art. 165a § 1 w zw. z art. 14h ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2019 r., poz. 900 ze zm., dalej: „Ordynacja podatkowa”) poprzez pozostawienie w obrocie prawnym odmowy wszczęcia postępowania w sprawie wydania interpretacji indywidualnej (Postanowienie I instancji) w oparciu o błędną ocenę stanu faktycznego poprzez przyjęcie, że przedstawione we Wniosku zagadnienie nie  dotyczy przepisów Ustawy o CIT i w konsekwencji błędne zastosowanie art. 165a § 1 w zw. z art. 14h Ordynacji podatkowej;

b) art. 120 oraz 121 § 1 w zw. z art. 14h Ordynacji podatkowej poprzez działanie niezgodne z literą prawa naruszające zasadę zaufania do organów podatkowych w sposób mogący mieć istotny wpływ na wynik sprawy, w szczególności poprzez uchylenie się od kompleksowej odpowiedzi na pytania Skarżącej i niewydanie interpretacji w zakresie, w jakim Organ był zobowiązany na podstawie przepisów prawa do jej wydania na Wniosek Skarżącej i niewydanie interpretacji w zakresie, w którym wydawane już były rozstrzygnięcia interpretacyjne.Wnieśli Państwo o stwierdzenie nieważności postanowienia wydanego w drugiej oraz pierwszej instancji. W przypadku, gdy nie zachodzą przesłanki do stwierdzenia nieważności, wnieśli Państwo o uchylenie zaskarżonego postanowienia oraz postanowienia w pierwszej instancji.

W skardze wnieśli Państwo o uwzględnienie skargi i uchylenie zaskarżonego postanowienia w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych w całości oraz, na podstawie art. 135 PPSA, poprzedzającego je Postanowienia I instancji.

Postępowanie przed sądami administracyjnymi

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie wyrokiem z 17 marca 2021 r. sygn. akt III SA/Wa 1658/20 uchylił zaskarżone postanowienie oraz poprzedzające je postanowienie Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 30 kwietnia 2020 r. nr 0114-KDIP2-2.4010.66.2020.2.RK.

24 maja 2021 r. wniosłem skargę kasacyjną znak 0110-KWR3.4020.46.2021.2.BP od tego wyroku do Naczelnego Sądu Administracyjnego.

Naczelny Sąd Administracyjny – wyrokiem z 24 maja 2022 r. sygn. akt II FSK 932/21 oddalił skargę kasacyjną.

Wyrok z 17 marca 2021 r. sygn. akt III SA/Wa 1658/20, który uchylił zaskarżone postanowienie oraz poprzedzające je postanowienie Dyrektora Krajwej Informacji Skarbowej z 30 kwietnia 2020 r. nr 0114-KDIP2-2.4010.66.2020.2.RK, stał się prawomocny od 24 maja 2022 r. Akta sprawy wpłynęły 19 sierpnia 2022 r.

Ponowne rozpatrzenie wniosku – wykonanie wyroku 

Zgodnie z art. 153 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. z 2019 r. poz. 2325 ze zm.):

Wykonuję obowiązek, który wynika z tego przepisu, tj.:

1)uwzględniam ocenę prawną i wskazania dotyczące postępowania, które wyraził Wojewódzki Sąd Administracyjny w ww. wyroku;

2)ponownie rozpatruję Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej – stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób prawnych w zakresiemożliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych bezpośrednio przez Spółkę, jak i wydatków pracowniczych, spełniających definicję kosztów uzyskania przychodów z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, udokumentowanych elektronicznie (za pomocą wersji PDF lub JPG) – jest prawidłowe.

Odstępuję od uzasadnienia prawnego tej oceny.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, obowiązującego w dniu wydania pierwotnego rozstrzygnięcia.

W odniesieniu do powołanych przez Państwa interpretacji należy stwierdzić, że zapadły one w indywidualnych sprawach, w odmiennym stanie faktycznym i nie mogą być wiążące dla organu wydającego niniejszą interpretację. Obowiązkiem organu interpretacyjnego jest wskazanie prawidłowego stanowiska. Organu nie obciąża jednak obowiązek polemiki z powołanymi we wniosku o wydanie interpretacji orzeczeniami oraz interpretacjami (zob. wyrok WSA w Poznaniu z 13 czerwca 2017 r., sygn. akt I SA/Po 1643/16, wyrok NSA z 13 czerwca 2013 r., sygn. akt II FSK 2063/11).

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem zdarzenia przyszłego podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·   Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2021 r. poz. 1540 ze zm.). Aby interpretacja mogła pełnić funkcję ochronną: Państwa sytuacja musi być zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i muszą się Państwo zastosować do interpretacji.

·   Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

    Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (...). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2019 r. poz. 2325 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·   w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

·   w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2021 r. poz. 1540 ze zm.).

Podstawą prawną dla odstąpienia od uzasadnienia interpretacji jest art. 14c § 1 Ordynacji podatkowej.