1. Czy Spółka ma prawo do zaliczania do kosztów uzyskania przychodów wydatków których element wynagrodzenia stanowią Koszty podroży (Model I)? 2. Czy Spółka ma prawo do zaliczania do kosztów uzyskania przychodów wydatków obejmujących koszty podróży na podstawie otrzymanych dokumentów, w których jako nabywca będzie wskazana Spółka, jak również przekazanych przez członków Zespołów projektowych dokumentów rozliczeniowych dotyczących zwrotów Kosztów wykorzystania samochodów, diet (Model II)?

Interpretacja indywidualna

– stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób prawnych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

18 lipca 2022 r. wpłynął Państwa wniosek z 11 lipca 2022 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, dotyczący m.in. podatku dochodowego od osób prawnych, w zakresie zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów ponoszonych przez Spółkę wydatków.

Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego

Spółka jest podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych z siedzibą na terytorium Polski, podlegającą opodatkowaniu tym podatkiem od całości swoich dochodów. Spółka jest zarejestrowana jako czynny podatnik podatku od towarów i usług i jej działalność jest związana z czynnościami opodatkowanymi podatkiem od towarów i usług oraz przychodami podatkowymi (przyszła sprzedaż (…)). Spółka w ramach prowadzonej działalności gospodarczej prowadzi złożony proces inwestycyjny, którego celem jest wybudowanie oraz późniejsza eksploatacja (…) (dalej: „Projekt”).

Spółka stanowi wspólne przedsięwzięcie (joint venture) realizowane przez dwóch udziałowców ABC oraz XYZ B.V. [łącznie dalej: „Udziałowcy”]. Udziałowcy świadczą na rzecz Spółki usługi wsparcia projektowego w zakresie budowy (…), które są wykonywane przez pracowników Udziałowców [dalej: „Zespoły projektowe”]. Świadczenie to obejmuje usługi doradztwa, wsparcia i zarządzania projektem w fazie rozwoju oraz budowy (…). Pomiędzy Spółką a Zespołami projektowymi (ich członkami) nie obowiązują żadne stosunki prawne, w tym umowa o pracę czy umowa zlecenie.

Zgodnie z aktualnie obowiązującym modelem rozliczeń [dalej: „Model I”] wynagrodzenie każdego z Udziałowców jest kalkulowane w oparciu o iloczyn godzin zrealizowanych przez Zespoły projektowe i uzgodnionej stawki godzinowej. Ponadto, wynagrodzenie obejmuje ponoszone przez Udziałowców wydatki związane ze świadczeniem usług projektowych w postaci:

    - kosztów transportu, tj. kosztów biletów lub zwrotu wydatków poniesionych przez członków Zespołów projektowych używających prywatnych samochodów do wysokości tzw. kilometrówki - w ramach wyjazdów/kontaktów z dostawcami, wykonawcami, na spotkania z interesariuszami jak np. administracja publiczna lokalna i centralna, targi, konferencje, nadzór na realizacją dostaw i prac;

    - kosztów zakwaterowania;

    - kosztów wyżywienia lub poniesienia wydatku w tym zakresie do wysokości należnej diety

[dalej łącznie: „Koszty podróży”].

Podsumowując, w ramach Modelu I wynagrodzenie Udziałowców jest kalkulowane w oparciu o dwa elementy: (1) iloczyn godzin zrealizowanych przez Zespoły projektowe i uzgodnionej stawki godzinowej, oraz (2) Koszty podróży (Spółka i Udziałowcy ustalili zasady rozliczeń z tego tytułu w dokumencie „Polityka podróży”).

Z uwagi na efektywniejszą operacyjnie możliwość obsługi świadczeń objętych kosztami podróży rozważane jest wprowadzenie alternatywnego modelu rozliczania kosztów podróży [dalej: „Model II”] - nie jest przy tym wykluczone, że oba modele przejściowo lub okresowo będą funkcjonować równolegle. Model ten zakłada organizowanie i/lub ponoszenie Kosztów podróży bezpośrednio oraz wyłącznie przez Spółkę, przy wykluczeniu partycypowania w nich przez Udziałowców. Przy czym Spółka będzie stosować się do zasad określonych w „Polityce podróży”.

Co do zasady zakupy dotyczące Kosztów podróży (towarów i usług) będą w ramach Modelu II dokumentowane przez ich dostawców fakturami, w których jako nabywca będzie figurować Spółka. W rezultacie, Spółka będzie też bezpośrednio rozliczać się (pokrywać wydatki) z dostawcami z tego tytułu.

W przypadku Kosztów podróży stanowiących: (i) zwrot wydatków z tytułu używania przez członków Zespołów projektowych samochodów prywatnych do celów służbowych (kilometrówka) oraz (ii) diet - rozliczenie będzie dokonywane na linii członek Zespołu projektowego (pracownik Udziałowca) - Spółka (z zachowaniem zasad ustalonych pomiędzy Spółką a Udziałowcami, obowiązujących dla rozliczenia Kosztów podróży w ramach Modelu I).

Intencją Spółki jest równoległe funkcjonowanie obu opisanych wyżej Modeli rozliczeń Kosztów podróży tj. Spółka w zależności od bieżących okoliczności, chce mieć możliwość albo zwrotu kosztów poprzez uregulowanie ich wraz z wynagrodzeniem (jako element wynagrodzenia) za świadczenie usług wsparcia projektowego, ujmowanego w fakturach wystawianych przez Udziałowców (stosując Model I) albo regulując Koszty podróży bezpośrednio z usługodawcami/członkami Zespołów Projektowych - zgodnie z założeniami Modelu II (wówczas wydatki te nie byłyby uwzględniane przez Udziałowców jako element wynagrodzenia z tytułu świadczenia usług wsparcia projektowego).

Spółka zwróciła się już wcześniej z wnioskiem o wydanie interpretacji indywidualnej w tej samej sprawie - data wpływu wniosku do DKIS 2 lutego 2022 r. Spółka pismem z dnia 26 kwietnia 2022 r. sygn. 0111-KDIB3-1.4012.80.2022.2.MSO oraz 0111-KDIB1 -2.4010.56.2022.3.DP została wezwana do uzupełnienia treści przedstawionego stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego, jednakże nie dokonała odpowiedzi w wyznaczonym, ustawowym terminie, w efekcie czego wniosek pozostał bez rozpatrzenia. Spółka składa na nowo wniosek przedstawiając pierwotnie zaprezentowany stan faktyczny/zdarzenie przyszłe uzupełniając je o odpowiedzi na pytania przedstawione w ww. wezwaniu. W obecnym kształcie wniosek powinien w sposób wyczerpujący i kompletny przedstawiać stan faktyczny/zdarzenie przyszłe.

Uzupełnienie opisu stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego w zakresie podatku od towarów i usług:

1) Czy nabywane od Udziałowców w Modelu I usługi wsparcia projektowego stanowią dla Państwa oraz Udziałowców usługi kompleksowe?

Kwestia odpowiedzi na pytanie czy usługi wsparcia projektowego świadczone w Modelu I stanowią usługi kompleksowe jest kwestią ocenną, która de facto nie jest przedmiotem wniosku o wydanie interpretacji. Chcąc ustosunkować się do postawionego pytania, Wnioskodawca podziela stwierdzenie podnoszone przez organy podatkowe w kontekście świadczeń złożonych, zgodnie z którym co do zasady każde świadczenie i każda usługa powinny być wyjściowo uznawane jako niezależne dla potrzeb opodatkowania podatkiem od towarów i usług. Ukształtowana w doktrynie koncepcja świadczeń kompleksowych zakłada, że nie mamy do czynienia ze świadczeniem złożonym w przypadku, gdy rozdzielenie poszczególnych elementów nie przyjmowałoby sztucznego charakteru. W przedmiotowym stanie faktycznym strony korzystając ze swobody kształtowania stosunków umownych oraz kierując się względami ekonomiki operacyjnej, w zależności od konkretnych okoliczności akceptują zarówno stosowanie Modelu I (zakładającego uwzględnienie Kosztów podróży w fakturze VAT wraz z usługami wsparcia projektowego), bądź Modelu II (ponoszenie kosztów bezpośrednio przez Wnioskodawcę rozliczając się z członkami Zespołu Projektowego, bądź usługodawcami).

2) Jak wystawiane są w Modelu I przez Udziałowca faktury za usługi wsparcia projektowego? Co dokładnie dokumentują?

W Modelu I faktury wystawiane przez Udziałowca obejmują przede wszystkim usługi wsparcia projektowego uwzględniając wynagrodzenie za zaangażowanie czasu pracy w danym okresie przez poszczególnych przedstawicieli Zespołu Projektowego oraz przyjętej stawki godzinowej dla poszczególnych stanowisk. Dodatkowo, jeżeli w danym okresie strony zdecydują się rozliczyć Koszty podróży służbowych korzystając z Modelu I, na fakturze pojawiają się także dodatkowe pozycje, rozliczające uzgodnione przez strony wydatki, właściwe udokumentowane: (i) koszty biletów wraz z opłatami rezerwacyjnymi dotyczących podróży do miejsc realizacji Projektu; (ii) koszty podróży samochodami innymi niż samochody Wnioskodawcy (samochodami prywatnymi członków Zespołu Projektowego) - do wysokości kwot wynikających z treści rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. 2013, poz. 167) dalej jako: „Rozporządzenie MPiPS”; (iii) koszty zakwaterowania członków Zespołu Projektowego w miejscach realizacji zleconego Projektu (z wyłączeniem dodatkowych koszów tj. minibaru, pralni, prasowania itp.); (iv) koszty wyżywienia oraz innych uzasadnionych projektowo wydatków uzgodnionych i zaakceptowanych przez strony. Zgodnie z ustaleniami Strony przytoczone wydatki ujmowane są bez uwzględniania jakichkolwiek narzutów ze strony Udziałowców. Strony uzgodniły także określone standardy nabywanych świadczeń (zakwaterowania, przelotów, wyżywienia), które odpowiadają standardom zwyczajowo stosowanym w ramach działalności prowadzonych przez Udziałowców.

3) Czy w Modelu I koszty transportu, zakwaterowania i wyżywienia stanowią element kalkulacji wynagrodzenia za usługi wsparcia projektowego?

W Modelu I koszty transportu, zakwaterowania, wyżywienia uwzględniane są jako osobne pozycje - obok zasadniczej części wynagrodzenia obliczonej jako iloczyn przepracowanych godzin poszczególnych członków Zespołu Projektowego oraz przyjętych stawek godzinowych, zróżnicowanych w zależności od danego stanowiska/pełnionej roli w Projekcie. Koszty transportu, zakwaterowania i wyżywienia nie są powiększane o jakikolwiek narzut ze strony Udziałowców.

 4) Czy nabyte przez Państwa od Udziałowców usługi wsparcia projektowego w Modelu I są/będą związane wyłącznie z czynnościami opodatkowanymi wykonywanymi przez Państwa?

Tak, nabywane od Udziałowców usługi wsparcia projektowanego zarówno w Modelu I, jak i w Modelu II - są/będą związane wyłącznie z czynnościami opodatkowanymi VAT wykonywanymi przez Wnioskodawcę. Rozpatrywane wydatki są jednymi z kosztów, które ponoszone są w celu wybudowania oraz oddania do eksploatacji (…), w efekcie czego Wnioskodawca będzie dokonywał sprzedaży (…), opodatkowanej podatkiem VAT.

 5) Jakie zasady zostały ustalone pomiędzy Państwem a Udziałowcami, obowiązujące dla rozliczenia Kosztów podróży w ramach Modelu I? W opisie sprawy wskazujecie Państwo tylko w jednym zdaniu, że takie zasady istnieją. Prosimy szczegółowo opisać czego dotyczą te ustalenia w zakresie dot. kosztów podróży opisanych we wniosku.

W odniesieniu do Modelu I, zgodnie z postanowieniami umownymi pomiędzy Wnioskodawcą a Udziałowcami, Wnioskodawca zobowiązał się do pokrycia udokumentowanych oraz uzasadnionych koniecznością realizacji Projektu wydatków związanych z podróżami, wyżywieniem oraz zakwaterowaniem zaangażowanych członków Zespołu Projektowego, które są niezbędne z perspektywy Wnioskodawcy do realizacji zleconego świadczenia. Strony zastrzegły, że Koszty podróży (zarówno w Modelu I, jak i Modelu II) mogą być rozliczane wyłącznie do wysokości limitów wynikających z zabudżetowanych wartości. Postanowienia umowne wskazują, że Koszty Podróży obejmują racjonalne, uzasadnione potrzebami biznesowymi Stron, należycie udokumentowane, rozliczane co do zasady w cyklach miesięcznych: koszty transportu do miejsc, w których realizowane są prace projektowe, w szczególności na miejsce tworzonego zaplecza budowlanego (…); ograniczone do wysokości kwot wynikających z treści Rozporządzenia MPiPS - koszty wykorzystania przez członków Zespołu Projektowego własnych samochodów; koszty zakwaterowania członków Zespołu Projektowego w miejscach realizacji zleconego Projektu (z wyłączeniem dodatkowych koszów tj. minibaru, pralni, prasowania itp ); koszty wyżywienia oraz innych uzasadnionych projektowo wydatków uzgodnionych i zaakceptowanych przez strony. Zgodnie z ustaleniami Strony przytoczone wydatki ujmowane są bez uwzględniania jakichkolwiek narzutów ze strony Udziałowców.

 6) Czy nabyte przez Państwa towary i usługi udokumentowane fakturami (Model II) będą służyły wyłącznie czynnościom opodatkowanym wykonywanym przez Państwo? Jaki będzie związek tych nabyć z czynnościami opodatkowanymi?

Tak, nabywane od Udziałowców towary i usługi zarówno w Modelu II, jak i w Modelu I - są związane wyłącznie z czynnościami opodatkowanymi VAT wykonywanymi przez Wnioskodawcę. Rozpatrywane wydatki są jednymi z kosztów, które ponoszone są w celu wybudowania oraz oddania do eksploatacji (…), w efekcie czego Wnioskodawca będzie dokonywał sprzedaży (…), opodatkowanej podatkiem VAT.

7) Czy w Modelu II usługi wyżywienia będą udokumentowane fakturami dotyczącymi zakupu przez Państwa usług gastronomicznych?

Istniejące postanowienia pomiędzy Stronami dopuszczają w Modelu II możliwość pokrywania nabywanych usług gastronomicznych, ale nie można wykluczyć, że przedmiotem nabycia będą gotowe produkty żywnościowe. Wszystko uzależnione jest od konkretnych okoliczności projektowych.

 8) Jakie towary i usługi w Modelu II będą dokumentowały faktury wystawiane na Państwo dotyczące kosztów transportu wynikających z używania prywatnych samochodów przez pracowników Udziałowców?

W przypadku kosztów transportu wynikających z wykorzystania przez członków Zespołu Projektowego własnych, prywatnych samochodów, Model II zakłada pokrywanie wydatków ograniczone do wysokości kwot wynikających z treści Rozporządzenia MPiPS. Rozliczenie będzie dokonywane na podstawie ewidencji przebiegu takiego pojazdy przedłożonej przez członka Zespołu Projektowego do Wnioskodawcy oraz stawki za kilometr wynikającej z ww. Rozporządzenia MPiPS. Podstawą dokonywanego rozliczenia, obok wspomnianej ewidencji przebiegu - będą także przedkładane faktury VAT, rachunki, opłaty autostradowe wynikające z użytkowania prywatnego samochodu (do wysokości ww. limitów).

9) Czy na ww. fakturach w Modelu II będzie umieszczony nr rej. samochodu?

Wnioskodawca nie zna jakichkolwiek aktualnie obowiązujących regulacji podatkowych, które wymagałyby wskazywania na fakturach numeru rejestracyjnego samochodu, w rezultacie czego obecne zasady rozliczeń w Modelu II nie przewidują wymogu umieszczania takiego numeru rejestracyjnego na dokumentach rozliczeniowych. Niemniej jednak nie ma przeszkód, aby Strony w ramach wzajemnych rozliczeń doprecyzowały taki obowiązek nakładając go na członków Zespołu Projektowego.

10)Czy ww. faktury w Modelu II będą wystawiane na Państwa?

Tam, gdzie to będzie to tylko możliwe z operacyjnego punktu widzenia, w Modelu II pożądanym przez Wnioskodawcę będzie wystawienie faktur ze wskazaniem Spółki jako nabywcy. Wszędzie tam, gdzie Wnioskodawca nie będzie widniał na fakturze jako nabywca, Spółka nie będzie odliczała wykazanego w takiej fakturze podatku VAT.

11)Czy w Modelu II koszty zakwaterowania będą dokumentowane fakturami dot. zakupu usług noclegowych?

Koszty zakwaterowania rozliczane w Modelu II będą m.in. dokumentowane fakturami dotyczącymi zakupu usług noclegowych. Wówczas Wnioskodawca, zgodnie z treścią art. 88 ust. 1 pkt 4 lit. c ustawy o VAT, nie dokonuje/nie będzie dokonywał odliczenia podatku naliczonego VAT. W ramach rozliczeń usług zakwaterowania mogą występować także faktury wystawiane przez podmioty wyspecjalizowane w organizacji podróży służbowych świadczące usługi organizatorów/pośredników turystycznych. Faktury wystawiane przez taki podmiot bywają opodatkowane na szczególnych zasadach (VAT marża dla usług turystyki), bądź na zasadach ogólnych opodatkowanych wg podstawowej stawki VAT (faktury uwzględniają wówczas w podstawie wynagrodzenia łączną wartość organizowanego noclegu powiększoną o opłatę za pośrednictwo).

12)W jaki sposób w Modelu II będą Państwo dokonywać rozliczeń z pracownikami Udziałowców dot. rozliczeń „Kosztów podróży” i jak te rozliczenia będą udokumentowane?

W Modelu II Wnioskodawca może występować jako strona organizująca np. zakwaterowanie, zapewnienie samochodu dla członków Zespołu Projektowego Udziałowców. Wówczas, na podstawie otrzymanych faktur samodzielnie będzie dokonywała rozliczeń z zewnętrznymi kontrahentami. Jeżeli chodzi o sytuacje, w których w ramach wykonywania zleconych prac - to członkowie Zespołu Projektowego będą dokonywać wydatków mieszczących się w kategorii uzgodnionych „Kosztów podróży” - wówczas Wnioskodawca będzie dokonywał rozliczenia bezpośrednio, przelewem na indywidualne konta bankowe poszczególnych członków Zespołu Projektowego. Podstawą do takiego rozliczenia będą przedłożone przez członków Zespołu Projektowego faktury VAT, paragony, rachunki, bilety itp.

Ustalenia w zakresie rozliczeń Kosztów podróży zakładają m.in.: (i) zwrot wydatków z tytułu wykorzystywania samochodu prywatnego przez członków Zespołu Projektowego - do limitów wynikających z Rozporządzenia MPiPS; podstawą rozliczenia jest przedłożenie ewidencji przebiegu pojazdów, dokumenty potwierdzające koszty związane z eksploatacją pojazdu (ii) zwrot wydatków na zakup biletów kolejowych, autobusowych, samolotowych, na (…), komunikację miejską, za przejazd taksówkami, za wynajem samochodu - dokonywany jest na podstawie przedłożonego dokumentu zakupu; dodatkowo prawo do skorzystania z możliwości zwrotu kosztów, uzależnione jest przede wszystkim od niezbędności wydatku w związku z wykonywaniem zleconych prac; standard biletów ograniczony jest co do zasady do klasy ekonomicznej oraz wymaga także wcześniejszego zezwolenia ze strony Wnioskodawcy, (iii) zwrot kosztów zakwaterowania w hotelach, pokojach gościnnych, motelach itp., z możliwością uwzględniania noclegu ze śniadaniem, z jednoczesnym wyłączeniem zwrotu do kosztów dodatkowych takich jak: mini-bar, pranie, prasowanie, wellness itp. - na podstawie przedłożonych dokumentów; prawo do skorzystania ze zwrotu jest także ograniczone do określonego przez Strony standardu. (iv) zwrot kosztów wyżywienia wyłącznie w trakcie wykonywania zleconych prac poza standardowym miejscem ich wykonywania - do trzech posiłków dziennie (śniadanie, lunch, obiad), przy dodatkowym założeniu, że zwrot za trzy posiłki przysługuje wyłącznie w przypadku wykonywania zleconych prac powyżej 12 godzin poza standardowym miejscem ich wykonywania; odpowiednio - za dwa posiłki - dla 8-12 godzin, oraz za jeden wybrany posiłek - dla mniej niż 8 godzin. Strony ustaliły maksymalne progi zwrotów dla poszczególnych posiłków.

Uzupełnienie wniosku w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych:

 1) W jaki sposób będą Państwo dokumentować poniesione wydatki w przypadku Modelu II tj. bezpośredniego ponoszenia kosztów na linii pracownik Udziałowca - Spółka, w zakresie dotyczącym zwrotu kosztów używania samochodu prywatnego i diet?

W przypadku zwrotu kosztów transportu wynikających z wykorzystania przez członków Zespołu Projektowego z własnych, prywatnych samochodów, Model II zakłada pokrywanie wydatków ograniczone do wysokości kwot wynikających z treści Rozporządzenia MPiPS. Rozliczenie będzie dokonywane na podstawie ewidencji przebiegu takiego pojazdu przedłożonej przez członka Zespołu Projektowego do Wnioskodawcy oraz stawki za kilometr wynikającej z ww. Rozporządzenia. Podstawą dokonywanego rozliczenia będą obok ewidencji przebiegu - także przedkładane faktury VAT, rachunki, opłaty autostradowe wynikające z użytkowania prywatnego samochodu (do wysokości ww. limitów).

Zwrot kosztów wyżywienia (diety) wyłącznie w trakcie wykonywania zleconych prac poza standardowym miejscem ich wykonywania, zgodnie z ustaleniami Stron może być dokonywany - do trzech posiłków dziennie (śniadanie, lunch, obiad), przy dodatkowym założeniu, że zwrot za trzy posiłki przysługuje wyłącznie w przypadku wykonywania zleconych prac powyżej 12 godzin poza standardowym miejscem ich wykonywania; odpowiednio - za dwa posiłki - dla 8-12 godzin, oraz za jeden wybrany posiłek - dla mniej niż 8 godzin. Strony ustaliły maksymalne progi zwrotów dla poszczególnych posiłków. Członkowie Zespołów Projektowych nabywając samodzielnie wyżywienie w ramach ww. uzgodnień, będą pozyskiwali faktury VAT/rachunki wystawiane na dane Wnioskodawcy. Na podstawie tych dokumentów będą dokonywane zwroty - do maksymalnej wysokości ustalonych kwot.

 2) Na jakiej podstawie będą zwracane pracownikom Udziałowców ponoszone przez nich wydatki w przypadku Modelu II? Czy Spółka zamierza zawrzeć z tymi pracownikami odrębne umowy? Jeśli tak to jakie?

Spółka nie zamierza zawierać z członkami Zespołów Projektowych odrębnych umów. Podstawą rozliczeń w Modelu II będą wyłącznie postanowienia umowne pomiędzy Wnioskodawcą a Udziałowcami. W zakresie zasad rozliczeń zwrotów wydatków z członkami Zespołów Projektowych w Modelu II - szczegółowa odpowiedź została przedstawiona w odpowiedzi na pytanie nr 12 w części dotyczącej podatku od towarów i usług.

 3) Jaki związek ma poniesienie opisanych we wniosku wydatków z prowadzoną przez Spółkę działalnością gospodarczą i uzyskiwanymi z tej działalności przychodami Wnioskodawcy?

Wydatki z tytułu będących przedmiotem wniosku Kosztów podróży stanowią wydatki wpisujące się w prowadzoną przez Spółkę działalność gospodarczą oraz są ponoszone w celu uzyskania przychodów ze sprzedaży (…) z uruchomionej (…). Wydatek ten jest celowy oraz racjonalnie uzasadniony gospodarczo. Zapewnienie przez zleceniodawcę gotowości do pokrywania kosztów podróży stanowi powszechny standard, w szczególności w sytuacji, gdy zlecana usługa wymaga bezpośredniego zaangażowania na terytorium Polski osób z miejscem zamieszkania za granicą. Bez gotowości ponoszenia przez Wnioskodawcę w ramach realizacji zleconych prac wydatków związanych z zapewnieniem zakwaterowania, pokrycia kosztów przejazdów, kosztów wyżywienia, Wnioskodawca realnie mógłby nie być w stanie zapewnić zaplecza personalnego koniecznego do realizacji Projektu (…). To z kolei skutkowałoby brakiem możliwości uzyskiwania przez Wnioskodawcę spodziewanych przychodów z działalności gospodarczej pochodzących z produkcji (…), a w konsekwencji utratą źródła przychodów Wnioskodawcy.

Co warte podkreślenia, wywodząc skutki podatkowe należy mieć na uwadze specyfikę branży (…) w Polsce, która jest dopiero rozwijającym się sektorem gospodarki wymagającym na tym etapie zaangażowania podmiotów, które posiadają doświadczenie na tym polu zdobyte w tożsamych projektach realizowanych na całym świecie. Z uwagi na dość ograniczoną liczbę osób posiadających odpowiednią wiedzę i doświadczenie w tym obszarze, a także biorąc pod uwagę kilka realizowanych równolegle przez inne konkurencyjne podmioty, analogicznych projektów, w celu niezakłóconej realizacji własnego Projektu (…), zobligowana jest do pokrywania wydatków wg standardów obowiązujących w świecie w tym sektorze gospodarki. Najczęściej członkami Zespołów Projektowych są osoby z miejscem zamieszkania poza terytorium Polski, a jednym z warunków świadczenia wyspecjalizowanych usług wsparcia projektowego jest gotowość zapewnienia przez zleceniodawcę opisanych we wniosku Kosztów podróży.

 4) Jakie zasady zostały ustalone pomiędzy Spółką a Udziałowcami, obowiązujące dla rozliczenia Kosztów podróży w ramach Modelu I? W opisie sprawy wskazujecie Państwo tylko w jednym zdaniu, że takie zasady istnieją. Prosimy szczegółowo opisać czego dotyczą te ustalenia w zakresie dot. Kosztów podróży opisanych we wniosku.

W zakresie zasad rozliczeń pomiędzy Spółką a Udziałowcami w ramach Modelu I - szczegółowa odpowiedź została przedstawiona w odpowiedzi na pytanie nr 2 w części dotyczącej podatku od towarów i usług.

Pytania

 1. Czy Spółka ma prawo do zaliczania do kosztów uzyskania przychodów wydatków ponoszonych z tytułu świadczenia usług wsparcia projektowego przez Zespoły projektowe, których element wynagrodzenia stanowią Koszty podroży (Model I)? (pytanie oznaczone we wniosku nr 3)

 2. Czy Spółka ma prawo do zaliczania do kosztów uzyskania przychodów wydatków obejmujących koszty podróży na podstawie otrzymanych dokumentów zobowiązaniowych tj. faktur VAT, w których jako nabywca będzie wskazana Spółka, jak również przekazanych przez członków Zespołów projektowych dokumentów rozliczeniowych dotyczących zwrotów Kosztów wykorzystania samochodów, diet (Model II)? (pytanie oznaczone we wniosku nr 4)

Państwa stanowisko w sprawie

Zgodnie z art. 15 ust. 1 PDOP, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. Kosztami uzyskania przychodów są zatem wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, po wyłączeniu zastrzeżonych w ustawie, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami lub służą zachowaniu bądź zabezpieczeniu źródła przychodów.

Kosztami będą zarówno koszty uzyskania przychodów pozostające w bezpośrednim związku z uzyskiwanymi przychodami, jak i koszty uzyskania przychodów inne niż koszty bezpośrednio związane z przychodami (pozostające w związku pośrednim) - jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu osiągnięcia przychodów, nawet wówczas, gdy z obiektywnych powodów przychód nie został osiągnięty.

Zatem, do kosztów uzyskania przychodów podatnik ma prawo zaliczyć wszystkie koszty, zarówno te bezpośrednio, jak i pośrednio związane z przychodami, o ile zostały prawidłowo udokumentowane, za wyjątkiem kosztów ustawowo uznanych za niestanowiące kosztów uzyskania przychodów. Podatnik, zaliczając dany wydatek do kosztów uzyskania przychodów, winien wykazać jego związek z prowadzoną działalnością gospodarczą oraz to, że poniesienie wydatku ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu lub że wydatek ten jest związany z konkretnym przedsięwzięciem gospodarczym.

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

- został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika,

- jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

- pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

- poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

- został właściwie udokumentowany,

- nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 PDOP, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

W ocenie Spółki, koszty podróży bez względu na to, w którym z opisanych modeli są one rozliczane, spełniają wszystkie wymienione powyżej przesłanki, w rezultacie czego Wnioskodawca ma prawo do zaliczenia ich do kosztów uzyskania przychodów.

Bez wątpienia bowiem wydatki pokrywające Koszty podróży obciążą zasoby majątkowe Spółki. Niezależnie od zastosowanego w danych okolicznościach Modelu I lub II rozliczeń, ostatecznie to i tak Spółka zgodnie z umownym zobowiązaniem poniesienie ekonomiczny ciężar pokrycia wydatków z tego tytułu. Różnicę będzie jedynie stanowił rodzaj dokumentu obciążeniowego. W Modelu I, wydatki te będą stanowiły element składowy wynagrodzenia z tytułu świadczonych usług wsparcia projektowego i zostaną uwzględnione w fakturze wystawionej przez Udziałowców za prace wykonane przez ich Zespoły Projektowe. Natomiast w Modelu II, koszty te nie powiększą podstawy wynagrodzenia, a będą rozliczane przez Spółkę na podstawie faktur dokumentujących zakup towarów/usług, w których jako nabywca będzie wskazana bezpośrednio Spółka, bądź innych dokumentów rozliczeniowych będących podstawą zwrotu wydatków przez Spółkę na rzecz członków Zespołu Projektowego (zwrot wydatków na wyżywienie, koszty przejazdu, rozliczenie kosztów wykorzystania samochodów prywatnych do celów realizacji Projektu). W obu modelach Spółka będzie dysponowała właściwymi dokumentami rozliczeniowymi uzasadniającymi zasadność uwzględniania w kosztach podatkowych wysokości poniesionych wydatków z tytułu Kosztów podróży.

Spełnione jest również druga z przesłanek, bowiem wydatek poniesiony przez Spółkę będzie miał charakter definitywny (rzeczywisty). Wydatek ten nie będzie w żaden sposób Spółce zwrócony w jakiejkolwiek formie.

Wydatki z tytułu kosztów podróży stanowią także wydatki wpisujące się w prowadzoną przez Spółkę działalność gospodarczą oraz są ponoszone w celu uzyskania przychodów. Wydatek ten jest celowy oraz racjonalnie uzasadniony gospodarczo. Zapewnienie przez zleceniodawcę gotowości do pokrywania kosztów podróży opisanych we wniosku stanowi powszechny standard, w szczególności w sytuacji, gdy zlecana usługa wymaga bezpośredniego zaangażowania na terytorium Polski osób z miejscem zamieszkania za granicą. Bez gotowości ponoszenia przez Wnioskodawcę w ramach realizacji zleconych prac wydatków związanych z zapewnieniem zakwaterowania, pokrycia kosztów przejazdów, kosztów wyżywienia, Wnioskodawca realnie mógłby nie być w stanie zapewnić zaplecza personalnego koniecznego do realizacji Projektu (…). To z kolei skutkowałoby brakiem możliwości uzyskiwania przez Wnioskodawcę spodziewanych przychodów z działalności gospodarczej pochodzących z produkcji (…), a w konsekwencji utratą źródła przychodów Wnioskodawcy. Co więcej, wywodząc skutki podatkowe należy mieć na uwadze specyfikę branży (…) w Polsce, która jest dopiero rodzącym się sektorem gospodarki w Polsce, który na tym etapie wymaga zaangażowania podmiotów, które posiadają doświadczenie na tym polu zdobyte w tożsamych projektach realizowanych na całym świecie. Z uwagi na dość ograniczoną liczbę osób posiadających odpowiednią wiedzę i doświadczenie na tym polu, a także biorąc pod uwagę kilka realizowanych równolegle przez inne konkurencyjne podmioty, analogicznych projektów, w celu niezakłóconej realizacji własnego Projektu (…), zobligowana jest do pokrywania wydatków wg standardów obowiązujących w świecie w tym sektorze gospodarki. Najczęściej członkami Zespołów Projektowych są osoby z miejscem zamieszkania poza terytorium Polski, a jednym z warunków świadczenia wyspecjalizowanych usług wsparcia projektowego jest gotowość zapewnienia przez zleceniodawcę opisanych w stanie faktycznym/zdarzeniu przyszłym Kosztów podróży.

Z perspektywy Zespołów Projektowych pozostaje obojętne, w którym z Modelów będą rozliczane omawiane koszty podróży (czy poprzez uwzględnienie jako jeden ze składników wynagrodzenia z tytułu świadczenia usług wsparcia projektowego; czy też ponoszone bezpośrednio przez Spółkę). W obu sytuacjach poniesienie Kosztów podróży będzie konieczne i związane de facto ze skuteczną realizacją budowy (…), przy pomocy której w przyszłości generowane będą przez Spółkę przychody podatkowe. Pomiędzy rozpatrywanymi kosztami podróży, a spodziewanymi przychodami ze sprzedaży (…) daje się zidentyfikować związek przyczynowo-skutkowy. Wydatki te stanowią bowiem jeden z istotnych warunków pozwalających Zespołom Projektowym wyświadczyć usługę wsparcia projektowego, bez którego nie byłoby z kolei możliwe przeprowadzenie procesu rozwoju oraz budowy (…).

W ocenie Wnioskodawcy, nie sposób uznać, iż w przypadku wdrożenia Modelu II, który skutkował będzie w praktyce obniżeniem wynagrodzenia wypłacanego na rzecz Udziałowców o kwotę kosztów podróży ponoszonych bezpośrednio przez Spółkę, koszty te powinny być rozpatrywane odmiennie pod kątem weryfikacji spełnienia art. 15 ust. 1 PDOP, niż wynagrodzenie wypłacane na rzecz Udziałowców.

Z ekonomicznego punktu widzenia oba wydatki stanowić będą dla Spółki koszt „tego samego rodzaju”, tj. związany z budową (…). Okoliczność iż koszty podróży nie zostaną ujęte w wynagrodzeniu Udziałowców, a ponoszone będą bezpośrednio przez Spółkę, nie wpływa na ich ocenę jako kosztów niewątpliwie związanych z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą.

Warto spojrzeć także na tę sprawę przez pryzmat tzw. wykładni gospodarczej, która odwołuje się m in. do ekonomicznej istoty wydatku (por. przykładowo wyrok NSA z dnia 28 lipca 2020 r., sygn. II FSK 3266/19). NSA wskazał, że „dokonując wykładni art. 15 ust. 1 u.p.d.o.p., należy też uwzględnić postulowany w piśmiennictwie podatkowym sposób interpretowania prawa podatkowego, oparty na tzw. wykładni gospodarczej. Przewiduje ona m in. przyjęcie założenia, że podatnik działa i powinien działać w sposób typowy dla podmiotów prowadzących działalność gospodarczą, tj. przykładowo dąży do osiągnięcia zysku a nie strat”.

Dodatkowo, NSA w uchwale z 25 czerwca 2012 r. (sygn. II FPS 2/12) wskazał, iż wykładnia gospodarcza powinna też realizować postulat, zgodnie z którym: „wszyscy podatnicy powinni podlegać adekwatnemu obciążeniu podatkowemu. Obciążenie podatkowe jest adekwatne w sytuacji, w której podatnik płaci podatek w wysokości odpowiadającej ogólnym założeniom konstrukcji podatku, z uwzględnieniem przysługujących mu ulg i zwolnień (B. Brzeziński, Podstawy wykładni prawa podatkowego, ODDK, Gdańsk 2007, s. 148-149)”.

Przenosząc powyższe twierdzenie na grunt niniejszej sprawy należy stwierdzić, że sposób rozliczeń Kosztów podróży jaki przyjmie podatnik kierowany efektywnością operacyjną, nie powinien rzutować na odmienne skutki podatkowe. Innymi słowy, jeżeli podmiot ze względów operacyjnych, biznesowych uzna, że w danych okolicznościach rozliczenie w Modelu I albo II jest bardziej zasadne, poniesiony wydatek powinien spotkać się z identyczną kwalifikacją na gruncie podatkowym i być uznany za koszt uzyskania przychodów. Tym samym, uznać należy, iż okoliczność czy Koszty podróży będą uwzględniane jako element wynagrodzenia Udziałowca, czy też będą bezpośrednio ponoszone przez Spółkę nie powinny wpływać na ich ocenę na gruncie art. 15 ust. 1 PDOP. Zarówno w przypadku Modelu I, jak i Modelu II obciążenie podatkowe Spółki powinno być takie same, w obu bowiem przypadkach Spółka ponosiła będzie wydatki związane z realizacją budowy (…).

Spółka dodaje, że wydatki nie mieszczą się w jakiejkolwiek z kategorii wydatków wymienionych w art. 16 ust. 1 PDOP, przewidujących katalog wydatków enumeratywnie wyłączonych z kosztów uzyskania przychodów.

Podsumowując, w odpowiedzi na pytania nr 3 oraz 4, żadne regulacje podatkowe nie stoją na przeszkodzie w zaliczeniu przez Spółkę omawianych wydatków do kosztów uzyskania przychodów, zarówno w ramach realizacji Modelu I, gdy Koszty podróży stanowią jeden z elementów wynagrodzenia usług świadczonych przez Zespoły Projektowe udziałowców, jak również w ramach rozliczeń na podstawie Modelu II, gdy wydatki nie są uwzględniane jako element wynagrodzenia, a są rozliczane na podstawie faktur wystawianych bezpośrednio na Spółkę, bądź dokumentów rozliczeniowych przedkładanych przez członków Zespołów Projektowych.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2021 r. poz. 1800 ze zm., dalej: „updop”),

W myśl tego przepisu, wszystkie poniesione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, po wyłączeniu zastrzeżonych w ustawie, są kosztami uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami (poniesienie wydatku ma wpływ na powstanie, zwiększenie przychodu albo zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodu).

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

    - został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

    - jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

    - pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

    - poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

    - został właściwie udokumentowany,

    - nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 updop nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Na mocy powołanej regulacji, podatnik ma prawo do odliczenia dla celów podatkowych wszelkich wydatków, pod warunkiem, że nie zostały one wymienione w art. 16 ust. 1 updop oraz że wykaże ich związek z prowadzoną działalnością, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na możliwość powstania przychodu. Przepis ten konstytuuje, więc zasadę, stosownie do której, pomiędzy kosztem podatkowym oraz przychodami podatnika musi wystąpić związek przyczynowo-skutkowy.

Należy przy tym zauważyć, że definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu, każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach, należy zaś zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania.

Podatnik oceniając związek wydatku z prowadzoną działalnością gospodarczą winien zakładać, że dany koszt może obiektywnie przyczynić się do osiągnięcia przychodu. Ponadto, należy mieć na względzie, że podatnik uznając wydatek za koszt uzyskania przychodu odnosi ewidentne korzyści albowiem o ten koszt zmniejsza podstawę opodatkowania. Na nim więc spoczywa ciężar udowodnienia, że określony wydatek jest kosztem uzyskania przychodu.

Uznanie danego wydatku za koszt uzyskania przychodów jest możliwe tylko wtedy, gdy z prawidłowo i rzetelnie udokumentowanych zdarzeń wynika ponad wszelką wątpliwość, że jest to wydatek celowy i racjonalnie uzasadniony. Zatem to podatnik zobowiązany jest wykazać nie tylko fakt poniesienia danego wydatku, ale także jego celowość i racjonalność. Innymi słowy oznacza to, że dla kwalifikacji prawnej danego kosztu istotne znaczenie ma cel, w jakim został poniesiony. Wydatek zostanie uznany za koszt uzyskania przychodów, jeżeli pomiędzy jego poniesieniem a powstaniem, zwiększeniem bądź też możliwością powstania przychodu istnieje związek przyczynowy.

Wydatki na rzecz pracowników co do zasady są kosztami podatkowymi, jednak tylko te, które wykazują związek z uzyskanym przychodem lub zachowaniem (zabezpieczeniem) źródła przychodów. Koszty te obejmują przede wszystkim wynagrodzenie, wszelkiego rodzaju nagrody, premie oraz zwrot kosztów podróży służbowych, zakwaterowania, różnego rodzaju świadczenia dodatkowe.

Jednakże jak wynika z opisu sprawy, przedsięwzięcie Wnioskodawcy realizowane jest  przez dwóch udziałowców ABC oraz XYZ B.V, którzy świadczą na rzecz Spółki usługi wsparcia projektowego w zakresie budowy (…), które są wykonywane przez pracowników Udziałowców. Świadczenie to obejmuje usługi doradztwa, wsparcia i zarządzania projektem (…). Pomiędzy Spółką a Zespołami projektowymi (ich członkami) nie obowiązują żadne stosunki prawne, w tym umowa o pracę czy umowa zlecenie. W związku z powyższym, Wnioskodawca ponosi opisane we wniosku Koszty Podróży.

W przypadku, gdy osoby wykonujące dane zlecenie nie są pracownikami Spółki, konieczność ponoszenia przez Spółkę wydatków na ich rzecz winna wynikać z prawidłowo zawartych umów (np. cywilnoprawnych), a w przypadku ich braku z uchwał wspólników podjętych zgodnie z prawem albo mieć podstawę w umowie Spółki, czy też wynikać z postanowień regulaminów lub statutu spółki, przewidujących zwrot należności z tytułu wydatków na rzecz osób niebędących pracownikami Spółki. Należy przy tym podkreślić, że ciężar, co do prawidłowego udokumentowania ww. wydatków, jak i wykazania związku przyczynowo-skutkowego pomiędzy poniesieniem tych wydatków, a uzyskaniem przychodu spoczywa na Spółce, bowiem musi wykazać, że poniosła koszt zasadny z punktu widzenia prowadzonej przez siebie działalności gospodarczej.

Jak wynika z opisu sprawy, zasady ponoszenia wydatków, które Wnioskodawca będzie ponosił na rzecz pracowników Udziałowców są/będą uregulowane umownie między Spółką a Udziałowcami.

Model I zakłada, że wynagrodzenie każdego z Udziałowców jest kalkulowane w oparciu o iloczyn godzin zrealizowanych przez Zespoły projektowe i uzgodnionej stawki godzinowej. Ponadto, wynagrodzenie obejmuje ponoszone przez Udziałowców wydatki związane ze świadczeniem usług projektowych w postaci Kosztów Podróży.

Model II zakłada organizowanie i/lub ponoszenie Kosztów podróży bezpośrednio oraz wyłącznie przez Spółkę, przy wykluczeniu partycypowania w nich przez Udziałowców. Przy czym Spółka będzie stosować się do zasad określonych w „Polityce podróży”.

Wydatki związane ze świadczeniem usług projektowych w postaci Kosztów Podróży to:

    - koszty transportu, tj. kosztów biletów lub zwrotu wydatków poniesionych przez członków Zespołów projektowych używających prywatnych samochodów do wysokości tzw. kilometrówki - w ramach wyjazdów/kontaktów z dostawcami, wykonawcami, na spotkania z interesariuszami jak np. administracja publiczna lokalna i centralna, targi, konferencje, nadzór na realizacją dostaw i prac;

    - koszty zakwaterowania;

    - koszty wyżywienia lub poniesienia wydatku w tym zakresie do wysokości należnej diety.

Jak już wcześniej wskazano, podatnik ma możliwość odliczenia dla celów podatkowych wszelkich wydatków, pod tym jednak warunkiem, że wykaże ich związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu. Jednocześnie wydatki poniesione w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, nie mogą być uwzględnione w rachunku podatkowym, jeżeli zostały ujęte w zamkniętym katalogu wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów. W katalogu tym znajdują się m.in. wydatki dotyczące używania przez podatnika samochodu osobowego.

I tak, stosownie do art. 16 ust. 1 pkt 51 updop,

Z treści Objaśnień Podatkowych z dnia 9 kwietnia 2020 r. dotyczących wykorzystywania samochodu osobowego w prowadzonej działalności – zmiany w podatkach dochodowych od 2019 roku, w szczególności pkt 4.1.1 wynika, że znowelizowany przepis art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o CIT nie wskazuje jednoznacznie, że jego brzmienie ma zastosowanie jedynie do samochodów osobowych stanowiących składniki majątku podatnika, należy uznać, że ma zastosowanie do każdego samochodu osobowego używanego, czy to na podstawie umowy leasingu, najmu, dzierżawy, czy też każdej innej umowy cywilno-prawnej, w tym także samochodu będącego własnością członka zarządu, zleceniobiorcy, udziałowca używanego przez niego w celu odbycia podróży służbowej. Zwrot wydatków powinien być uregulowany aktem, z którego wynikałby obowiązek ponoszenia kosztów z tytułu używania samochodu. Obowiązek taki może być np. przewidziany w uchwale zgromadzenia wspólników powołującej członka zarządu do pełnienia funkcji, zawartej umowie cywilno-prawnej o używanie samochodu na potrzeby podatnika, umowie najmu/dzierżawy lub użyczenia samochodu na rzecz spółki. Podstawą zaliczenia przez spółkę do kosztów podatkowych wydatków poniesionych na używanie samochodu osobowego powinny być faktury lub inne dokumenty będące podstawą zapisu w księgach, w myśl ustawy o rachunkowości, wystawione na spółkę.

Należy zauważyć, że przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nie definiują pojęcia „wydatków z tytułu używania samochodów”.

Przyjęty w orzecznictwie sposób interpretacji tego pojęcia, którego istotą jest wyjaśnienie znaczenia terminu „używanie”, wobec nieistnienia jego legalnej definicji, wskazuje na konieczność odwołania się do dyrektywy interpretacyjnej języka potocznego. Według „Uniwersalnego słownika języka polskiego” pod redakcją S. Dubisza (Warszawa 2008, tom IV, s. 322-323) „używać” to „posługiwać się, stosować coś, korzystać, brać, przyjmować, robić z czegoś użytek, wykorzystywać”. Przytoczona definicja wskazuje zatem na aspekt czynny, skutek w postaci posługiwania się czymś lub robienia z czegoś użytku, wynikający z posiadania czegoś lub brania czegoś w posiadanie, nie odnosi się natomiast do przyczyn, podstaw uzyskania możliwości posługiwania się czymś, wykorzystywania czegoś.

Tym samym, wydatki związane z używaniem samochodu osobowego to wydatki na posługiwanie się tym samochodem, wykorzystywanie go. Oznacza to, że do kosztów z tytułu używania w celu odbycia podróży służbowej samochodu osobowego zaliczane są wszelkiego rodzaju wydatki eksploatacyjne (koszty zakupu paliwa, oleju napędowego, gazu), jak również inne koszty wynikające z używania samochodu do celów podróży służbowej jak np. opłaty za przejazd autostradami, mostami, opłaty parkingowe.

W związku z powyższym, przepisy ograniczają możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów całości wydatków związanych z użytkowaniem samochodów osobowych w celu odbycia podróży służbowej.

Wnioskodawca w opisie sprawy wskazał, że wydatki z tytułu będących przedmiotem wniosku Kosztów podróży stanowią wydatki wpisujące się w prowadzoną przez Spółkę działalność gospodarczą oraz są ponoszone w celu uzyskania przychodów ze sprzedaży (…) wyprodukowanej z (…). Wydatek ten jest celowy oraz racjonalnie uzasadniony gospodarczo. Zapewnienie przez zleceniodawcę gotowości do pokrywania kosztów podróży stanowi powszechny standard, w szczególności w sytuacji, gdy zlecana usługa wymaga bezpośredniego zaangażowania na terytorium Polski osób z miejscem zamieszkania za granicą. Bez gotowości ponoszenia przez Wnioskodawcę w ramach realizacji zleconych prac wydatków związanych z zapewnieniem zakwaterowania, pokrycia kosztów przejazdów, kosztów wyżywienia, Wnioskodawca realnie mógłby nie być w stanie zapewnić zaplecza personalnego koniecznego do realizacji Projektu (…). To z kolei skutkowałoby brakiem możliwości uzyskiwania przez Wnioskodawcę spodziewanych przychodów z działalności gospodarczej pochodzących z produkcji (…), a w konsekwencji utratą źródła przychodów Wnioskodawcy.

Biorąc pod uwagę powyższe, stwierdzić należy, że Wnioskodawca w złożonym wniosku wykazał związek poniesienia opisanych we wniosku wydatków z uzyskiwaniem przychodów z prowadzonej działalności gospodarczej. Z opisu sprawy wynika, że Wnioskodawca zobowiązuje się pokryć Koszty Podróży Zespołów Projektowych, a ponoszenie ww. wydatków przekłada się na możliwość uzyskania przychodu oraz zachowania lub zabezpieczenie źródła przychodu Wnioskodawcy. Zatem ww. wydatki poniesione przez Wnioskodawcę mogą stanowić koszty uzyskania przychodów zarówno w odniesieniu do Modelu I jak i Modelu II, przy czym w przypadku zwrotu kosztów transportu odnoszących się do wydatków poniesionych przez członków Zespołów projektowych używających prywatnych samochodów do wysokości tzw. kilometrówki Wnioskodawca winien mieć na względzie postanowienia art. 16 ust. 1 pkt 51 updop.

Tym samym w przedstawionym stanie faktycznym i zdarzeniu przyszłym Spółka ma prawo do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów:

­     wydatków ponoszonych z tytułu świadczenia usług wparcia projektowego przez Zespoły projektowe, których element wynagrodzenia stanowią Koszty Podróży oraz

­     kosztów podróży na podstawie otrzymanych dokumentów zobowiązaniowych tj. faktur VAT, w których jako nabywca będzie wskazana Spółka, jak również przekazanych przez członków Zespołów projektowych dokumentów rozliczeniowych dotyczących zwrotów Kosztów wykorzystania samochodów, diet

przy czym zwrot kosztów używania samochodu prywatnego przez członków Zespołów projektowych, a więc osób niebędących pracownikami Spółki do celów służbowych, stanowi koszt uzyskania przychodów na podstawie art. 15 ust. 1 updop, z uwzględnieniem art. 16 ust. 1 pkt 51 tej ustawy.

Z zastrzeżeniem powyższego, stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego przedstawionego przez Państwa i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym oraz zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Państwa i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego) podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoja aktualność.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy  z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2021 r. poz. 1540 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

    Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2022 r. poz. 329 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

  - w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

  - w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2021 r. poz. 1540 ze zm.).