Czy Spółka ma prawo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki na artykuły spożywcze, takie jak woda, kawa, herbata, cukier, mleko, napoje, soki, ciastka, czekoladki, herbatniki, paluszki, cukierki, owoce, napoje typu coca-cola, sprite itp. udostępniane w biurze Spółki pracownikom i współpracownikom podczas ich pracy?

Interpretacja indywidualna

– stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku dochodowym od osób prawnych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

8 marca 2022 r. wpłynął Państwa wniosek z tego samego dnia o wydanie interpretacji indywidualnej w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych, który dotyczy ustalenia, czy Spółka ma prawo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki na artykuły spożywcze, takie jak woda, kawa, herbata, cukier, mleko, napoje, soki, ciastka, czekoladki, herbatniki, paluszki, cukierki, owoce, napoje typu coca-cola, sprite itp. udostępniane w biurze Spółki pracownikom i współpracownikom podczas ich pracy.

Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego

Spółka (zwana dalej: „Spółką” lub „Wnioskodawcą”), dostarcza (…).Spółka zatrudnia (…). Część osób współpracuje ze Spółką na podstawie umowy o pracę (dalej: „Pracownicy”), a część na podstawie umów cywilnoprawnych o stałej współpracy zawieranych w ramach prowadzonej przez nie jednoosobowej działalności gospodarczej (dalej: „Współpracownicy”). Wnioskodawca stara się zapewnić Pracownikom i Współpracownikom (dalej: „Personel”) obok odpowiednio skalkulowanego wynagrodzenia również odpowiednie warunki pracy. Stąd gwarantuje im stały dostęp do artykułów spożywczych.

Spółka ponosi wydatki na artykuły spożywcze, które udostępnia nieodpłatnie swoim pracownikom oraz współpracownikom. Są to w szczególności artykuły takie jak woda, kawa, herbata, cukier, mleko (innych napojów np. napoje sojowe, mleko sojowe, napój owsiany, napój ryżowy, napój kokosowy i podobne używane do kawy zamiast mleka), napoje, soki, ciastka, czekoladki, herbatniki, paluszki, cukierki, owoce, napoje typu coca-cola, sprite itp. Produkty te są dostępne we wspólnych pomieszczeniach biurowych Spółki, a ich wykorzystanie nie jest szczegółowo ewidencjonowane ani limitowane. Pracownicy i współpracownicy Spółki mogą korzystać ze wskazanych artykułów tylko w czasie godzin pracy (w tym podczas przerw).

Artykuły spożywcze nabywane przez Spółkę nie są wystawne, okazałe lub luksusowe. Standardem na rynku jest udostępnianie tego rodzaju artykułów swoim pracownikom, współpracownikom, a Spółka stara się nie odbiegać od powyższego standardu.

Produkty dostępne są także w pomieszczeniach ogólnodostępnych. Dostęp do produktów jest nielimitowany dla wszystkich grup osób, o których mowa w niniejszym wniosku.

Możliwość skorzystania z tego rodzaju produktów jest nie tylko ogólnie przyjętym standardem, ale również wpływa pozytywnie na atmosferę spotkań, co ma realny wpływ na ich wynik, co wiąże się bezsprzecznie z prowadzeniem przez Wnioskodawcę działalności gospodarczej: udane spotkania, tak wewnętrzne, jak i z kontrahentami oraz współpracownikami prowadzą bowiem do korzyści o charakterze ekonomicznym.

Pytanie

Czy Spółka ma prawo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki na artykuły spożywcze, takie jak woda, kawa, herbata, cukier, mleko, napoje, soki, ciastka, czekoladki, herbatniki, paluszki, cukierki, owoce, napoje typu coca-cola, sprite itp. udostępniane w biurze Spółki pracownikom i współpracownikom podczas ich pracy?

Państwa stanowisko w sprawie

Zdaniem Wnioskodawcy:

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz.U. z 2021 r. poz. 1800 ze zm., dalej „updop”), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 (...).

W myśl tego przepisu, wszystkie poniesione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, po wyłączeniu zastrzeżonych w ustawie, są kosztami uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami (poniesienie wydatku ma wpływ na powstanie, zwiększenie przychodu albo zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodu).

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

-został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

-jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

-pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

-poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

-został właściwie udokumentowany,

-nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 updop nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Przez sformułowanie „w celu” należy rozumieć dążenie do osiągnięcia jakiegoś stanu rzeczy (przychodu). Zatem, możliwość kwalifikowania konkretnego wydatku jako kosztu uzyskania przychodu, uzależniona jest od rzetelnej i całościowej oceny tego, czy w świetle wszystkich występujących w sprawie okoliczności, przy zachowaniu należytej staranności, podatnik w momencie dokonywania wydatku mógł i powinien przewidzieć, że wydatek ten przyczyni się do powstania przychodu, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodu.

Wśród wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów ustawodawca wymienił - w art. 16 ust. 1 pkt 28 updop - koszty reprezentacji, w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych. Pojęcie reprezentacji jest stworzenie pewnego wizerunku podatnika, stworzenie dobrego obrazu jego firmy, działalności, wykreowanie pozytywnych relacji z kontrahentam, nie obejmuje natomiast tych działań, które podejmowane są w stosunku do własnych pracowników oraz współpracowników. Koszty te nie podlegają wyłączeniu na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 28 updop, natomiast pozostają w związku z osiąganymi przychodami.

Udostępnienie Personelowi artykułów spożywczych jest obecnie standardową praktyką na rynku pracy, w szczególności w takich branżach jak IT. Brak zapewnienia produktów spożywczych znacząco utrudnia pozyskanie nowego Personelu oraz zatrzymanie dotychczasowego w Spółce. Zapewnienie Personelowi artykułów spożywczych ma na celu zachęcenie do podjęcia i kontynuowania pracy u Wnioskodawcy.

Jednocześnie wpływa to pozytywnie na poprawę ich samopoczucia i atmosfery pracy oraz umożliwia skoncentrowanie się na wykonywaniu obowiązków, dzięki czemu zwiększa się ich wydajność i efektywność. Zapewnienie dostępu do produktów spożywczych ma również zachęcać Personel do wspólnego spędzania przerw (np.: obiadowej, czy przerwy na kawę) w pracy w kuchniach w biurach Wnioskodawcy, co powinno usprawniać wymianę wiedzy i informacji pomiędzy Personelem oraz poprawić komunikację. To zaś łącznie z przyjazną atmosferą pracy może bezpośrednio przełożyć się na sprawną realizację projektów, nad którymi Personel pracuje. Bezsprzecznie bowiem stworzenie przyjaznej atmosfery w miejscu pracy, dbałość o pracownika/współpracownika wiąże te osoby ze Spółką co przekłada się na większą efektywność podejmowanych przez ww. osoby działań, skutkiem czego są wyższe przychody Wnioskodawcy. W interpretacji ogólnej wydanej przez Ministra Finansów 25 listopada 2013 r. Nr DD6/033/127/SOH/2013/RD-120521, w której wskazano, że „analiza tez wyroku NSA z 17 czerwca 2013 r., sygn. akt II FSK 702/11 prowadzi do wniosku, iż nie podlegają wykluczeniu z kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 28 updop i art. 23 ust. 1 pkt 23 updof ponoszone przez podatników wydatki na drobne poczęstunki (np. ciastka, paluszki, kanapki), napoje (np. kawa, herbata, woda mineralna, soki), a także posiłki (np. obiady, lunche), niezależnie od miejsca ich podawania (w siedzibie podatnika, czy też poza nią), podawane podczas prowadzenia rozmów z kontrahentami, inwestorami, wykonawcami etc. dotyczących zakresu prowadzonej przez podatników działalności gospodarczej”.

Zapewnienie Personelowi artykułów spożywczych ma na celu między innymi zachęcenie do podjęcia i kontynuowania pracy u Wnioskodawcy i prowadzi do zmniejszeniem fluktuacji, Personelu, a tym samym ograniczenia kosztów finansowych i organizacyjnych odejścia jednych i zatrudnienia nowych osób, co bez wątpienia przyczynia się do zachowania i zabezpieczenia źródła przychodów. Koszty poniesione przez Spółkę na zakup artykułów spożywczych udostępnianych następnie do ogólnej konsumpcji pracownikom Spółki w czasie ich pracy, nie należą także do kategorii kosztów reprezentacyjnych. W świetle powyższych wyjaśnień należy stwierdzić, że wydatki na zakup artykułów spożywczych opisanych w przedstawionym we wniosku stanie faktycznym, zarówno w zakresie, w jakim dotyczą „Pracowników”, jak i „Współpracowników” spełniają przesłanki zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy updop.

Analogiczne stanowiska potwierdzają interpretacje indywidualne Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 15 listopada 2021 r., sygn. 0111-KDIB1-2.4010.438.2021.1.MZA czy też 21 stycznia 2021 r., sygn. DOP4.8221.8.2021.CPXV.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz.U. z 2021 r. poz. 1800 ze zm., dalej: „updop”), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 (…).

W myśl tego przepisu, wszystkie poniesione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, po wyłączeniu zastrzeżonych w ustawie, są kosztami uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami (poniesienie wydatku ma wpływ na powstanie, zwiększenie przychodu albo zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodu).

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

-został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

-jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

-pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

-poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

-został właściwie udokumentowany,

-nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 updop nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Zatem, do kosztów uzyskania przychodów podatnik ma prawo zaliczyć wszystkie koszty, bezpośrednio, jak i pośrednio związane z przychodami, o ile zostały one prawidłowo udokumentowane, za wyjątkiem kosztów ustawowo uznanych za niestanowiące kosztów uzyskania przychodów.

Konstrukcja przepisu dotyczącego kosztów uzyskania przychodów daje podatnikowi możliwość odliczenia dla celów podatkowych wszelkich kosztów (niewymienionych w art. 16 ust. 1 updop), pod warunkiem, że dokona oceny pod kątem celowości i wykaże ich bezpośredni bądź pośredni związek z prowadzoną działalnością, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu bądź zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów. Tak więc kosztami uzyskania przychodów są wszelkie, racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki, związane z prowadzeniem działalności gospodarczej, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów, z wyjątkiem wymienionych w art. 16 ust. 1 updop.

Wyrażenie „w celu osiągnięcia przychodu” zawarte we wskazanym art. 15 ust. 1 updop, oznacza, że nie wszystkie wydatki ponoszone przez podatnika w związku z prowadzoną działalnością, podlegają odliczeniu od podstawy opodatkowania. Aby określony wydatek można było uznać za koszt uzyskania przychodu, między tym wydatkiem, a osiągnięciem przychodu musi zachodzić wcześniej opisany związek. Zauważyć należy, że przez sformułowanie „w celu” należy rozumieć dążenie do osiągnięcia jakiegoś stanu rzeczy (przychodu). Zatem, możliwość kwalifikowania konkretnego wydatku jako kosztu uzyskania przychodu, uzależniona jest od rzetelnej i całościowej oceny tego, czy w świetle wszystkich występujących w sprawie okoliczności, przy zachowaniu należytej staranności, podatnik w momencie dokonywania wydatku mógł i powinien przewidzieć, że wydatek ten przyczyni się do powstania przychodu, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodu.

Z opisu sprawy wynika, że Spółka ponosi wydatki na artykuły spożywcze, które udostępnia nieodpłatnie swoim pracownikom oraz współpracownikom. Są to w szczególności artykuły takie jak woda, kawa, herbata, cukier, mleko (innych napojów np. napoje sojowe, mleko sojowe, napój owsiany, napój ryżowy, napój kokosowy i podobne używane do kawy zamiast mleka), napoje, soki, ciastka, czekoladki, herbatniki, paluszki, cukierki, owoce, napoje typu coca-cola, sprite itp. Produkty te są dostępne we wspólnych pomieszczeniach biurowych Spółki, a ich wykorzystanie nie jest szczegółowo ewidencjonowane ani limitowane. Pracownicy i współpracownicy Spółki mogą korzystać ze wskazanych artykułów tylko w czasie godzin pracy (w tym podczas przerw). Artykuły spożywcze nabywane przez Spółkę nie są wystawne, okazałe lub luksusowe. Standardem na rynku jest udostępnianie tego rodzaju artykułów swoim pracownikom, współpracownikom, a Spółka stara się nie odbiegać od powyższego standardu.

Wątpliwości Wnioskodawcy dotyczą kwestii ustalenia, czy Spółka ma prawo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki na artykuły spożywcze, takie jak woda, kawa, herbata, cukier, mleko, napoje, soki, ciastka, czekoladki, herbatniki, paluszki, cukierki, owoce, napoje typu coca-cola, sprite itp. udostępniane w biurze Spółki pracownikom i współpracownikom podczas ich pracy.

Mając powyższe na uwadze wskazać należy, że uznanie danego wydatku za koszt uzyskania przychodów jest możliwe tylko wtedy, gdy z prawidłowo i rzetelnie udokumentowanych zdarzeń wynika ponad wszelką wątpliwość, że jest to wydatek celowy i racjonalnie uzasadniony. Zatem to Spółka zobowiązana jest wykazać, że ponoszone przez nią ww. wydatki pozostają w związku z prowadzoną przez nią działalnością gospodarczą i pozostają w związku o jakim mowa w art. 15 ust. 1 updop. Wydatki te nie mogą znajdować się w katalogu wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów zawartym w art. 16 ust. 1 updop.

Wśród wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów ustawodawca wymienił – w art. 16 ust. 1 pkt 28 updop – koszty reprezentacji, w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Mimo, że updop nie definiuje terminu „reprezentacja”, to zgodnie z przyjętą linią orzeczniczą celem kosztów reprezentacyjnych jest stworzenie pewnego wizerunku podatnika, stworzenie dobrego obrazu jego firmy, działalności, wykreowanie pozytywnych relacji z kontrahentami.

Zatem reprezentacja to przede wszystkim każde działanie skierowane do istniejących lub potencjalnych kontrahentów podatnika lub osoby trzeciej w celu wykreowania pozytywnego wizerunku podatnika. Co istotne, działania o charakterze reprezentacyjnym podejmowane są w stosunku do podmiotów lub ich przedstawicieli zewnętrznych. Pojęcie reprezentacji nie obejmuje natomiast tych działań, które podejmowane są w stosunku do własnych pracowników oraz współpracowników. Koszty te nie podlegają wyłączeniu na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 28 updop, natomiast pozostają w związku z osiąganymi przychodami. Bezsprzecznie bowiem stworzenie przyjaznej atmosfery w miejscu pracy, dbałość o pracownika/współpracownika wiąże te osoby z Wnioskodawcą co przekłada się na większą efektywność podejmowanych przez ww. osoby działań, skutkiem czego są wyższe przychody Wnioskodawcy.  

Odnosząc powyższego rozważania do opisu stanu faktycznego przedstawionego we wniosku stwierdzić należy, że wydatki ponoszone przez Wnioskodawcę w związku z nabyciem artykułów spożywczych takich jak woda, kawa, herbata, cukier, mleko, napoje, soki, ciastka, czekoladki, herbatniki, paluszki, cukierki, owoce, napoje typu coca-cola, sprite itp., które są udostępniane w biurze Spółki pracownikom i współpracownikom mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Wydatki te nie stanowią kosztów reprezentacji, o których w art. 16 ust. 1 pkt 28 updop.

W świetle powyższego stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Państwo przedstawiła i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawyz dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2021 r. poz. 1540 ze zm.). Aby interpretacja mogła pełnić funkcję ochronną: Państwa sytuacja musi być zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i muszą się Państwo zastosować do interpretacji.

·Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego (...). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. z 2022 r. poz. 329 ze zm.; dalej jako „PPSA”).  

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

·w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2021 r. poz. 1540 ze zm.).