Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób prawnych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

15 lipca 2025 r. wpłynął Państwa wniosek z 1 lipca 2025 r. o wydanie interpretacji indywidualnej w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych, który dotyczy ustalenia, czy w świetle przepisów ustawy o CIT, ponoszone przez Spółkę, wydatki związane z noclegami oraz przejazdami Kontraktorów stanowią dla Wnioskodawcy koszty uzyskania przychodów.

Uzupełnili go Państwo - w odpowiedzi na wezwanie pismem z 18 sierpnia 2025 r. (wpływ 18 sierpnia 2025 r.).

Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego

Spółka jest częścią grupy kapitałowej pod nazwą Grupa A. będącą jedną z największych europejskich spółek w segmencie (…). Główną działalnością Spółki jest dostarczanie rozwiązań technologicznych związanych z oprogramowaniem (software) i sprzętem IT (hardware) dla spółek w grupie kapitałowej A., w tym również dla sklepów w kraju i za granicą. Działalność Spółki jest niezbędna do funkcjonowania biznesu o tak dużej skali.

Spółka w ramach prowadzonej działalności operacyjnej realizuje różne projekty, angażując podwykonawców, z którymi zawiera umowy o współpracy. Zatem Spółka przy realizacji określonych projektów korzysta zarówno z pracy własnych pracowników, jak również podwykonawców działających w formie jednoosobowej działalności gospodarczej (dalej: „Kontraktor”, dalej łącznie: „Kontraktorzy”).

Kontraktorzy wykonują szereg działań i zadań w ramach realizowanych przez Spółkę projektów, w tym międzynarodowych, co wiąże się z koniecznością odbycia przez nich podróży w celu wykonania zadań określonych w umowie łączącej ich ze Spółką (dalej: „umowy B2B”). Kontraktorzy świadczą usługi z różnych miejsc, co w wielu przypadkach przekłada się na konieczność podróży na spotkania z klientami, współpracownikami, udział w planowaniu zadań i podsumowaniach zakończonych etapów realizowanych działań takich jak:

• wdrażanie i utrzymywanie systemów baz danych, systemów sprzedażowych, narzędzi informatycznych wspierających biznes,
• dbanie o ciągłość działania systemów i usług przetwarzania danych, w tym planowanie i wdrażanie działań zapobiegawczych i awaryjnych w Polsce i na rynkach zagranicznych, gdzie spółka prowadzi placówki handlowe,
• audyty w placówkach sprzedaży i biurach regionalnych w Polsce i na rynkach zagranicznych,
• doradztwo w zakresie strategii cyfryzacji i rozwoju biznesu oraz IT,
• prace przygotowawcze i wdrożeniowe systemów informatycznych i infrastruktury technologicznej,
• wsparcie we wdrażaniu i rozwoju systemów optymalizujących procesy biznesowe,
• otwarcia nowych placówek handlowych w Polsce i na rynkach zagranicznych,
• szereg świadczonych usług dotyczy doradztwa w zakresie technologii informatycznych i sprzętu komputerowego,
• w przypadku rynków zagranicznych, pomoc w wyborze lokalnych dostawców rozwiązań informatycznych i zaplecza technologicznego oraz koordynacja działań tych podmiotów,
• instalacja komputerów i urządzeń peryferyjnych,
• obsługi i konserwacji sprzętu komputerowego znajdującego się w lokalizacjach Spółki: ok. 600 placówek handlowych w Polsce i ok. 400 placówek handlowych na rynkach zagranicznych.

Jak już wspomniano, wymienione czynności świadczone są zarówno w siedzibie firmy jak i w lokalizacjach poza biurem centrali w Polsce i zagranicą.

Z uwagi na konieczność szybkiego i sprawnego wykonania zleconych prac, oraz z uwagi na umowy podpisane z operatorami organizującymi rezerwacje hoteli oraz komunikację krajową i zagraniczną, zdarzają się sytuacje, w których Spółka bezpośrednio ponosi wydatki związane z noclegami oraz przejazdami do miejsca wykonywania czynności Kontraktorów (np. bilety komunikacji autobusowej, kolejowej lub lotniczej). Ww. koszty nie są przenoszone przez Spółkę na Kontraktorów.

Ponoszenie przez Spółkę wydatków związanych z noclegami oraz przejazdami do miejsca wykonywania prac zgodne jest z oczekiwaniami rynku. Spółka pragnąc zaangażować Kontraktorów do przedmiotowych prac w miejscach znacznie oddalonych od miejsca zamieszkania i siedziby działalności Kontraktorów musi zobowiązać się do pokrycia kosztów noclegów oraz dojazdów.

Przedstawiony sposób rozliczania kosztów noclegów oraz przejazdów podyktowany jest również faktem, że Spółka jest organizatorem i koordynatorem całości prowadzonych projektów. Ze względu na specyfikę funkcjonowania Spółki jako dostawcy nowoczesnych rozwiązań technologicznych, konieczna jest właściwa koordynacja. W związku z tym, że Spółka jest odpowiedzialna za uzyskanie efektu poszczególnych projektów, przygotowując harmonogram prac Wnioskodawca posiadać musi pełną wiedzą o terminach, w których muszą być wykonane poszczególne etapy prac (w tym głównie prace Kontraktorów), dlatego też to Spółka dokonuje większości rezerwacji noclegów oraz organizuje przejazdy dla większości osób zaangażowanych w dany projekt. Takie działanie pozwala z jednej strony ograniczyć koszty (rezerwacja noclegów dla większej ilości osób pozwala uzyskać korzystniejsze ceny i w ostatecznym rozrachunku ograniczyć koszty realizacji projektów od wskazanych powyżej operatorów usług zapewniających rezerwację hoteli i przejazdów), jak również w istotny sposób ograniczyć ryzyko niedotrzymania terminów przez Kontraktorów. Dodatkowo dzięki zasięgowi grupy kapitałowej Kontraktorzy mają możliwość korzystania z usług dostawców z preferencyjnych cen i zniżek. Kontraktorzy mogliby samodzielnie wybrać sobie miejsca pobytu lub środek transportu, stanowi to jednak dodatkowe utrudnienie operacyjne i wiązać się może z potencjalnie wyższymi kosztami. Natomiast Spółka zapewnia transport, noclegi oraz wyżywienie w celu usprawnienia organizacji pracy. Podpisując umowę, Kontraktorzy godzą się na warunki, które zapewnia Spółka. Wartość ponoszonych przez Spółkę wydatków związanych z noclegami oraz przejazdami Kontraktorów do miejsca wykonywania prac nie zwiększa wartości ich wynagrodzenia.

Wyjazdy Kontraktorów są integralnie powiązane z działalnością i rozwojem Spółki. Zaś ponoszone wydatki przyczyniają się do skutecznej realizacji projektów. Ponadto istnieją sytuacje (np. otwarcie nowego sklepu w danej lokalizacji), w których dojazd Kontraktora w dane miejsce jest niezbędny i kluczowy do realizacji projektu.

Dodatkowo poniesione przez Spółkę wydatki dokumentowane są fakturami, rachunkami oraz okazjonalnie paragonami. Na wystawianych fakturach i rachunkach widnieją dane Wnioskodawcy.

Co istotne osoby, których dotyczy opisywany stan faktyczny / zdarzenie przyszłe, odbywające podróż nie są pracownikami Spółki. Podróże te nie stanowią zatem podróży służbowych w rozumieniu art. 775 Kodeksu pracy, a są to jedynie podróże w interesach zlecającego, tj. Spółki. Strony w sposób bezpośredni lub dorozumiany na mocy porozumienia stron decydują o tym, czy danemu Kontraktorowi, w związku wyjazdem w sprawach zlecającego, przysługują jakieś dodatkowe świadczenia niż samo wynagrodzenie za czynności wykonane w ramach świadczonych usług lub realizacji zlecenia. Spółka również nie wystawia każdorazowo poleceń odbycia podróży w jej interesie.

W związku z tym Wnioskodawca wnosi o potwierdzenie, czy prawidłowo są przez niego interpretowane przepisy prawa podatkowego, pozwalające na uznanie ww. wydatków, ponoszonych przez Spółkę, związanych z noclegami i przejazdami Kontraktorów za koszty uzyskania przychodu Spółki.

Uzupełnienie

Spółka ponosi niezbędne koszty do których zaliczają się koszty podróży (koszty zakupu biletów lotniczych, koszty biletów na komunikację, koszty przejazdów taksówką) oraz koszty zakwaterowania.

Czynności wykonywane przez Kontraktorów pozostają w bezpośrednim, nierozerwalnym i funkcjonalnym związku z działalnością operacyjną Spółki, której zasadniczym przedmiotem jest świadczenie usług w obszarze IT, obejmujących w szczególności tworzenie oprogramowania, projektowanie systemów komputerowych oraz wdrażanie rozwiązań technologicznych. Zakres zadań realizowanych przez Kontraktorów, zarówno w miejscu wykonywania usług, jak i w ramach odbywanych podróży służbowych, wynika bezpośrednio z potrzeb i celów działalności Spółki. Podróże te służą bowiem realizacji zadań związanych m.in. z opracowywaniem, testowaniem, wdrażaniem oraz utrzymywaniem oprogramowania oferowanego przez Spółkę, jak również z zapewnianiem prawidłowego funkcjonowania rozwiązań IT wdrożonych u jej kontrahentów i w jednostkach organizacyjnych. W konsekwencji, czynności te stanowią nieodzowny element bieżącej działalności operacyjnej Spółki i są warunkiem jej prawidłowego oraz efektywnego prowadzenia.

Ponoszenie wskazanych wydatków jest niezbędne do osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów Spółki, a także do zachowania i zabezpieczenia tego źródła. Wynika to z następujących przesłanek:

• Wydatki ponoszone w związku z podróżami Kontraktorów pozostają w bezpośrednim związku z zasadniczym przedmiotem działalności Spółki, jakim jest świadczenie usług w obszarze IT, obejmujących w szczególności tworzenie oprogramowania, projektowanie systemów komputerowych oraz wdrażanie rozwiązań technologicznych.
• Podróże służbowe Kontraktorów służą wykonywaniu zadań niezbędnych do opracowania, testowania, wdrażania i utrzymywania oprogramowania oferowanego przez Spółkę, a także zapewnienia prawidłowego działania rozwiązań IT wdrożonych u kontrahentów oraz w jednostkach organizacyjnych Spółki.
• Brak poniesienia przedmiotowych wydatków mógłby prowadzić do niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązań wobec kontrahentów, co w konsekwencji mogłoby skutkować utratą źródła przychodów bądź ograniczeniem możliwości jego uzyskiwania w przyszłości.

Kontraktorzy nie mają w umowie określonego miejsca świadczenia usług, jednak z okoliczności wynika, że część usług musi być wykonywana w ściśle określonych lokalizacjach (np. w sklepach Spółki, jej siedzibie), gdyż dotyczą one składników majątku znajdujących się w tych miejscach (np. kas fiskalnych w sklepach).

Na pytanie, czy podróże o których mowa we wniosku odbywają się wyłącznie w celu realizacji działalności gospodarczej Spółki, Spółka odpowiedziała: tak i wskazała, że podróże o których mowa we wniosku odbywają się wyłącznie w celu realizacji zadań na rzecz Spółki.

Umowy nie zawierają postanowień odnoszących się wprost do kwestii noclegów i transportu, jednak przewidują możliwość ponoszenia przez Spółkę dodatkowych kosztów związanych z wykonywaniem usług przez Kontraktorów, o ile koszty te zostaną przez Spółkę zaakceptowane.

Poniesienie przez Kontraktorów przedmiotowych kosztów nie jest uzależnione od spełnienia określonych wymogów formalnych, jednak wymaga uprzedniej zgody Spółki.

Na pytanie, czy wydatki ponoszone przez Spółkę na wskazane we wniosku cele będą Spółce w jakikolwiek sposób zwracane, Spółka wskazała, że wydatki ponoszone na wskazane we wniosku cele nie będą zwracane Spółce w jakikolwiek sposób.

Pytanie

Czy w świetle przepisów ustawy o CIT, ponoszone przez Spółkę, wydatki związane z noclegami oraz przejazdami Kontraktorów stanowią dla Wnioskodawcy koszty uzyskania przychodów?

Państwa stanowisko w sprawie

Zdaniem Wnioskodawcy, ponoszone przez Spółkę, wydatki związane z noclegami oraz przejazdami Kontraktorów stanowią dla Wnioskodawcy koszty uzyskania przychodów.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

W świetle przepisów ustawy o CIT, w celu zaliczenia określonych wydatków do kosztów podatkowych wymagane jest spełnienie następujących przesłanek:

1.wydatek został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione przez osoby inne niż podatnik),

2.jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

3.pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

4.poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

5.został właściwie udokumentowany,

6.nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Odnosząc powyższe do przedstawionego opisu stanu faktycznego / zdarzenia przyszłego, w pierwszej kolejności zauważyć należy, że wydatki związane z noclegami oraz przejazdami Kontraktorów ponoszone przez Spółkę nie zostały wyłączone z kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 16 ustawy o CIT.

Ponadto, jak wynika z przedstawionych informacji, w niektórych sytuacjach Spółka ponosi koszty związane z noclegami, oraz przejazdami Kontraktorów i nie są one przenoszone przez Spółkę na Kontraktorów. W konsekwencji, stwierdzić należy, że przedmiotowe wydatki ponoszone są przez Spółkę, oraz że mają charakter definitywny. Również z faktur i rachunków dokumentujących wydatki wynika, iż są one wystawiane na Spółkę.

Równocześnie, w świetle zawartych w opisie stanu faktycznego / zdarzenia przyszłego informacji związanych ze specyfiką działalności Spółki, stwierdzić należy, że poniesione przez Spółkę wydatki związane z noclegami oraz przejazdami Kontraktorów niewątpliwie przyczyniają się do osiągnięcia przychodów, jak również ponoszone są w celu zabezpieczenia źródła przychodów Spółki. Ponoszone wydatki na noclegi i przejazdy Kontraktorów należą zatem do wydatków powiązanych integralnie działalnością technologiczną i przychodami Wnioskodawcy.

Pomiędzy ponoszonymi wydatkami związanymi z noclegami oraz przejazdami Kontraktorów oraz przychodami uzyskiwanymi przez Spółkę występuje związek przyczynowo-skutkowy. Spółka, korzystając ze świadczonych przez Kontraktorów usług ulega stałemu rozwojowi. Organizacja przejazdów oraz noclegów pozwala zachować kontrolę nad wydatkami generowanymi w poszczególnych projektach, co w konsekwencji skutkuje prawidłowym zarządzaniem strukturą ponoszonych wydatków. Spółka ponosi tylko te wydatki związane z noclegami oraz przejazdami Kontraktorów, które są ściśle związane z pracami wykonywanymi przez nich na rzecz Spółki. Ponoszenie takich kosztów bezpośrednio przez Spółkę prowadzi również do uproszczenia rozliczeń z Kontraktorami.

Dodatkowo dzięki zasięgowi grupy kapitałowej Kontraktorzy mają możliwość korzystania z usług dostawców z preferencyjnymi cenami oraz zniżkami. Zatem działanie Spółki jest również racjonalne z ekonomicznego punktu widzenia, gdyż pozwala ograniczyć koszty związane z noclegami oraz przejazdami poprzez uzyskanie cen, które nie byłyby osiągalne dla poszczególnych Kontraktorów i w ostatecznym rozrachunku ograniczyć koszty i zwiększyć zysk Spółki. Tym samym, wydatki będące przedmiotem niniejszego wniosku umożliwiają Spółce prawidłowe i optymalne kosztowo funkcjonowanie. Związane są zatem z podstawową działalnością Spółki i przyczyniają się do osiągnięcia przychodów przez Spółkę. W świetle powyższego, ponoszone przez Spółkę wydatki związane z przejazdami oraz noclegami Kontraktorów (jako definitywne) uznać należy za racjonalne i gospodarczo uzasadnione.

W ocenie Wnioskodawcy, wydatki związane z noclegami oraz przejazdami Kontraktorów ponoszone bezpośrednio przez Spółkę spełniają podstawową przesłankę wynikającą z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT oraz nie podlegają wyłączeniu z kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 16 ust. 1 ustawy o CIT W konsekwencji, Wnioskodawca powinien być uprawniony do zaliczenia przedmiotowych wydatków do kosztów uzyskania przychodów.

Wnioskodawca pragnie zwrócić także uwagę na powszechność tego typu sytuacji w relacjach między firmami. Firmy coraz częściej korzystają z zewnętrznych podwykonawców, którzy wykonują określone usługi wchodzące w skład całości świadczenia realizowanego na rzecz ostatecznego klienta. W związku z tym, powstaje coraz więcej podmiotów gospodarczych świadczących usługi outsourcingu, które w przypadku branży, w której działa Spółka, wymagają obecności w miejscu wyznaczonym przez Wnioskodawcę. Celem poniesienia określonych wydatków przez Spółkę jest ułatwienie lub umożliwienie Kontraktorowi wyświadczenia zamówionej usługi w sposób, który przyczyni się do wygenerowania po stronie zamawiającego (Spółki) przychodu lub zachowania, czy zabezpieczenia jego źródła. Z tej też przyczyny wydatki na tego typu świadczenia, pomimo, że nie korzysta z nich bezpośrednio podmiot, który je nabywa (Spółka), są niewątpliwie związane z jego przychodem.

Przedstawione powyżej stanowisko w zakresie możliwości zaliczenia wydatków związanych z noclegami oraz przejazdami zleceniobiorców oraz podwykonawców w kosztach uzyskania przychodów zgodne jest ze stanowiskiem prezentowanym przez organy podatkowe w wydawanych interpretacjach indywidualnych. Przykładowo przywołać można interpretację indywidualną Dyrektora Krajowej Informacja Skarbowej z dnia 2 sierpnia 2023 r. (0111-KDIB2-1.4010.169.2023.3.BJ), powołując się na treść interpretacji indywidualnej z dnia 12 czerwca 2020 r. (0111-KDIB2-1.4010.120.2020.1.AP), w której stwierdzono, że: "(…) wskazane we wniosku wydatki ponoszone przez Spółkę na zapewnienie wyżywienia i zakwaterowania podwykonawcom mogą stanowić koszty uzyskania przychodów. Tego rodzaju wydatki są bowiem kosztami wnioskodawcy, gdyż wiążą się z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą i przyczyniają się do osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Nie są także wydatkami wymienionymi w art. 16 ustawy o CIT – wyłączonymi z kosztów podatkowych”.

W interpretacji indywidualnej z dnia 5 czerwca 2024 r. (0111-KDIB1-2.4010.193.2024.2.BD) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wskazał, iż: " stwierdzić zatem należy, że wskazane we wniosku wydatki poniesione/ponoszone przez Spółkę spełniają/będą spełniały wynikające z art. 15 ust. 1 u.p.d.o.p. przesłanki zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu. Ponadto, wydatki te nie zostały wyłączone z kosztów na podstawie art. 16 u.p.d.o.p. W świetle powyższego, należy więc uznać, że wydatki związane z podróżami, tj. koszty transportu oraz noclegów osób wykonujących usługi na rzecz Spółki, stanowić będą dla Państwa koszty uzyskania przychodu w rozumieniu art. 15 ust. 1 u.p.d.o.p".

Podobnie w interpretacji indywidualnej z dnia 2 kwietnia 2024 r. (0111-KDIB1-2.4010.66.2024.1.ANK) Dyrektora Krajowej Informacja Skarbowej potwierdził stanowisko spółki, która uznała, iż koszty eventów i spotkań (tj. wydatki na zakup biletów lotniczych, biletów kolejowych, przejazdów taksówką i komunikacją, usług hotelowych, biletów wstępu na wydarzenia branżowe, zakup posiłków, a także inne wydatki związane z wyjazdami takie jak ubezpieczenia czy wizy lub inne opłaty administracyjne) nie będące kosztami wymienionymi w art. 16 ust. 1 Ustawy CIT, ponoszone bezpośrednio przez spółkę na rzecz osób prowadzące jednoosobowe działalności gospodarcze, które na stałe współpracują ze spółką na podstawie umów cywilnoprawnych, stanowią dla tej spółki koszty uzyskania przychodu.

Takie stanowisko zostało zaprezentowane również w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacja Skarbowej z dnia 5 stycznia 2023 r. (0111-KDIB2-1.4010.585.2022.4.KK), w której organ podatkowy wskazał, że prawidłowe jest stanowisko wnioskodawcy zgodnie, z którym koszty ponoszone w związku z podróżami współpracowników tj. koszty noclegów i biletów transportu publicznego: bilety kolejowe, autobusowe, tramwajowe stanowią dla spółki koszt uzyskania przychodów.

Biorąc pod uwagę powyższe Wnioskodawca stoi na stanowisku, iż ponoszone przez niego wydatki związane z noclegami oraz przejazdami Kontraktorów powinny stanowić koszty uzyskania przychodów Wnioskodawcy.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 278 ze zm., dalej: „ustawa o CIT”):

Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania.

Innymi słowy oznacza to, że dla kwalifikacji prawnej danego kosztu istotne znaczenie ma cel, w jakim został poniesiony. Wydatek zostanie uznany za koszt uzyskania przychodów, jeżeli pomiędzy jego poniesieniem, a powstaniem, zwiększeniem bądź też możliwością powstania przychodu istnieje związek przyczynowy.

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

• został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),
• jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
• pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
• poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
• został właściwie udokumentowany,
• nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Powyższe oznacza, że wszystkie poniesione wydatki, po wyłączeniu enumeratywnie wymienionych w przywołanym art. 16 ust. 1 updop, mogą stanowić koszt uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo - skutkowym z osiągniętymi przychodami, w tym służą zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów.

Generalnie należy przyjąć, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie przychodów, bądź też zabezpieczenie lub zachowanie tego źródła przychodów, o ile w myśl przepisów ww. ustawy nie podlegają wyłączeniu z tych kosztów. Przy czym, związek przyczynowy pomiędzy poniesieniem wydatku a osiągnięciem przychodu bądź zachowaniem lub zabezpieczeniem jego źródła należy oceniać indywidualnie w stosunku do każdego wydatku. Z oceny tego związku powinno wynikać, że poniesiony wydatek obiektywnie może przyczynić się do osiągnięcia przychodu bądź służyć zachowaniu lub zabezpieczeniu źródła przychodów. Zauważyć przy tym należy, że konieczność poniesienia danego wydatku nie może wynikać z zaniedbań lub sprzecznych z prawem działań podatnika.

W tym miejscu należy zauważyć, że ustawodawca nie definiuje, co należy rozumieć pod pojęciami: „w celu” osiągnięcia przychodu, jak i „zachowanie” lub „zabezpieczenie” źródła przychodów.

Zgodnie z definicjami zawartymi w Słowniku języka polskiego PWN, pojęcie:

a)„celowość” oznacza: „przydatność do jakichś potrzeb”, „świadome zmierzanie do celu”, „taki przebieg zjawisk, zdarzeń, działań ludzkich, jakby w swym rozwoju zmierzały one do określonego celu”,

b)„zabezpieczyć” oznacza: „zapewnienie ochrony przed czymś niebezpiecznym lub szkodliwym”, „uczynienie bezpiecznym”, „zapewnienie utrzymania czegoś w dotychczasowym stanie”, „zapewnienie komuś środków do życia”, „zapewnienie zaspokojenia roszczenia lub wykonanie kary”, natomiast

c)„zachować” oznacza: „pozostać w posiadaniu czegoś”, „dochować coś w niezmienionym stanie mimo upływu czasu lub niesprzyjających okoliczności”, „uchronić przed zapomnieniem”.

Można więc przyjąć, że koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów to takie koszty, które są poniesione w trakcie dążenia do uzyskania przychodów. Określony cel musi być widoczny w momencie ponoszenia kosztu. Ponadto, poniesione koszty winny omawiany cel realizować lub co najmniej zakładać jego realność. Koszty poniesione na zachowanie źródła przychodu to takie koszty, które poniesione zostały, aby przychody z danego źródła przychodów w dalszym ciągu występowały w nienaruszonym stanie oraz aby takie źródło w ogóle dalej istniało. Natomiast jako zabezpieczenie źródła przychodów powinno się przyjmować koszty poniesione na ochronienie istniejącego źródła przychodów, w taki sposób, aby to źródło funkcjonowało w bezpieczny sposób.

Powyższe oznacza, że wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, po wyłączeniu zastrzeżonych w ustawie, są kosztami uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo - skutkowym z osiąganymi przychodami lub służą zachowaniu bądź zabezpieczeniu źródła przychodów.

Zatem, kosztami uzyskania przychodów z danego źródła przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie przychodów, zabezpieczenie i zachowanie danego źródła przychodów.

Katalog wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów, pomimo ich związku z przychodami i prowadzoną działalnością gospodarczą zawarty został w art. 16 ust. 1 updop. Należy jednak pamiętać, że samo wyliczenie kosztów, których nie uważa się za koszty uzyskania przychodów, nie stwarza domniemania, że wszelkie pozostałe koszty, które nie są zamieszczone w art. 16 ust. 1 updop, zostaną ex lege uznane za koszty uzyskania przychodów.

Ponadto, należy mieć na względzie, że uznając dany wydatek za koszt uzyskania przychodu podatnik odnosi ewidentne korzyści, bowiem koszt uzyskania przychodu zmniejsza podstawę opodatkowania. Zatem możliwość kwalifikowania konkretnego wydatku jako kosztu uzyskania przychodu, uzależniona jest od rzetelnej i całościowej oceny tego, czy w świetle wszystkich występujących w sprawie okoliczności, przy zachowaniu należytej staranności, podatnik w momencie dokonywania wydatku mógł i powinien wiedzieć, że wydatek ten przyczyni się do powstania, zachowania lub zabezpieczenia przychodu.

Wydatek zostanie uznany za koszt uzyskania przychodów, jeżeli pomiędzy jego poniesieniem a powstaniem, zwiększeniem bądź też możliwością powstania przychodu zaistnieje związek przyczynowy i koszt nie będzie objęty dyspozycją art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Z wniosku wynika, że Spółka jest częścią grupy kapitałowej pod nazwą Grupa A. będącą jedną z największych europejskich spółek w segmencie (…). Główną działalnością Spółki jest dostarczanie rozwiązań technologicznych związanych z oprogramowaniem (software) i sprzętem IT (hardware) dla spółek w grupie kapitałowej A., w tym również dla sklepów w kraju i za granicą. Spółka w ramach prowadzonej działalności operacyjnej realizuje różne projekty, angażując podwykonawców, z którymi zawiera umowy o współpracy. Zatem Spółka przy realizacji określonych projektów korzysta zarówno z pracy własnych pracowników, jak również podwykonawców działających w formie jednoosobowej działalności gospodarczej („Kontraktorzy”). Kontraktorzy wykonują szereg działań i zadań w ramach realizowanych przez Spółkę projektów, w tym międzynarodowych, co wiąże się z koniecznością odbycia przez nich podróży w celu wykonania zadań określonych w umowie łączącej ich ze Spółką. Kontraktorzy świadczą usługi z różnych miejsc, co w wielu przypadkach przekłada się na konieczność podróży na spotkania z klientami, współpracownikami, udział w planowaniu zadań i podsumowaniach zakończonych etapów realizowanych działań. Jak już wspomniano, wymienione czynności świadczone są zarówno w siedzibie firmy jak i w lokalizacjach poza biurem centrali w Polsce i zagranicą. Kontraktorzy nie mają w umowie określonego miejsca świadczenia usług, umowy nie zawierają postanowień odnoszących się wprost do kwestii noclegów i transportu, jednak przewidują możliwość ponoszenia przez Spółkę dodatkowych kosztów związanych z wykonywaniem usług przez Kontraktorów, o ile koszty te zostaną przez Spółkę zaakceptowane.

Z uwagi na konieczność szybkiego i sprawnego wykonania zleconych prac, oraz z uwagi na umowy podpisane z operatorami organizującymi rezerwacje hoteli oraz komunikację krajową i zagraniczną, zdarzają się sytuacje, w których Spółka bezpośrednio ponosi wydatki związane z noclegami oraz przejazdami do miejsca wykonywania czynności Kontraktorów (np. bilety komunikacji autobusowej, kolejowej lub lotniczej). Ww. koszty nie są przenoszone przez Spółkę na Kontraktorów. Spółka pragnąc zaangażować Kontraktorów do przedmiotowych prac w miejscach znacznie oddalonych od miejsca zamieszkania i siedziby działalności Kontraktorów musi zobowiązać się do pokrycia kosztów noclegów oraz dojazdów. Spółka jest odpowiedzialna za uzyskanie efektu poszczególnych projektów, przygotowując harmonogram prac Spółka musi posiadać pełną wiedzą o terminach, w których muszą być wykonane poszczególne etapy prac (w tym głównie prace Kontraktorów), dlatego też to Spółka dokonuje większości rezerwacji noclegów oraz organizuje przejazdy dla większości osób zaangażowanych w dany projekt. Takie działanie pozwala z jednej strony ograniczyć koszty (rezerwacja noclegów dla większej ilości osób pozwala uzyskać korzystniejsze ceny i w ostatecznym rozrachunku ograniczyć koszty realizacji projektów od wskazanych powyżej operatorów usług zapewniających rezerwację hoteli i przejazdów), jak również w istotny sposób ograniczyć ryzyko niedotrzymania terminów przez Kontraktorów. Dodatkowo dzięki zasięgowi grupy kapitałowej Kontraktorzy mają możliwość korzystania z usług dostawców z preferencyjnych cen i zniżek. Kontraktorzy mogliby samodzielnie wybrać sobie miejsca pobytu lub środek transportu, stanowi to jednak dodatkowe utrudnienie operacyjne i wiązać się może z potencjalnie wyższymi kosztami. Natomiast Spółka zapewnia transport, noclegi oraz wyżywienie w celu usprawnienia organizacji pracy.

Jak Państwo wskazali w opisie sprawy i w uzupełnieniu:

• wartość ponoszonych przez Spółkę wydatków związanych z noclegami oraz przejazdami Kontraktorów do miejsca wykonywania prac nie zwiększa wartości ich wynagrodzenia,
• poniesione przez Spółkę wydatki dokumentowane są fakturami, rachunkami oraz okazjonalnie paragonami. Na wystawianych fakturach i rachunkach widnieją dane Spółki,
• osoby, odbywające podróż nie są pracownikami Spółki. Podróże te nie stanowią zatem podróży służbowych w rozumieniu art. 775 Kodeksu pracy, a są to jedynie podróże w interesach zlecającego, tj. Spółki.
• podróże o których mowa we wniosku odbywają się wyłącznie w celu realizacji zadań na rzecz Spółki,
• poniesienie przez Kontraktorów przedmiotowych kosztów nie jest uzależnione od spełnienia określonych wymogów formalnych, jednak wymaga uprzedniej zgody Spółki.
• wydatki ponoszone na wskazane we wniosku cele nie będą zwracane Spółce w jakikolwiek sposób.

Przedmiotem Państwa wątpliwości jest kwestia ustalenia, czy w świetle przepisów ustawy o CIT, ponoszone przez Spółkę, wydatki związane z noclegami oraz przejazdami Kontraktorów stanowią dla Spółki koszty uzyskania przychodów.

Biorąc pod uwagę powyższe, wydatki związane z noclegami oraz przejazdami Kontraktorów tj. koszty podróży (koszty zakupu biletów lotniczych, koszty biletów na komunikację, koszty przejazdów taksówką) oraz koszty zakwaterowania, mogą Państwo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Wydatki te nie znajdują się w katalogu wyłączeń zawartych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT. Wymienione koszty będą miały związek z prowadzoną przez Państwa działalnością gospodarczą i służą realizacji osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów Spółki, a także do zachowania i zabezpieczenia tego źródła. Jak Państwo wskazali, wyjazdy Kontraktorów są integralnie powiązane z działalnością i rozwojem Spółki, zaś ponoszone wydatki przyczyniają się do skutecznej realizacji projektów. Czynności wykonywane przez Kontraktorów pozostają w bezpośrednim, nierozerwalnym i funkcjonalnym związku z działalnością operacyjną Spółki, której zasadniczym przedmiotem jest świadczenie usług w obszarze IT, obejmujących w szczególności tworzenie oprogramowania, projektowanie systemów komputerowych oraz wdrażanie rozwiązań technologicznych. Zakres zadań realizowanych przez Kontraktorów, zarówno w miejscu wykonywania usług, jak i w ramach odbywanych podróży służbowych, wynika bezpośrednio z potrzeb i celów działalności Spółki. Podróże te służą bowiem realizacji zadań związanych m.in. z opracowywaniem, testowaniem, wdrażaniem oraz utrzymywaniem oprogramowania oferowanego przez Spółkę, jak również z zapewnianiem prawidłowego funkcjonowania rozwiązań IT wdrożonych u jej kontrahentów i w jednostkach organizacyjnych. W konsekwencji, czynności te stanowią nieodzowny element bieżącej działalności operacyjnej Spółki i są warunkiem jej prawidłowego oraz efektywnego prowadzenia. Brak poniesienia przedmiotowych wydatków mógłby prowadzić do niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązań wobec kontrahentów, co w konsekwencji mogłoby skutkować utratą źródła przychodów bądź ograniczeniem możliwości jego uzyskiwania w przyszłości.

Wobec powyższego, Państwa stanowisko należało uznać za prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy:

·stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia,

·zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego) podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Odnosząc się do powołanych przez Państwa we wniosku interpretacji indywidualnych, wskazać należy, że zostały one wydane w indywidualnych sprawach innych podmiotów i nie wiążą Organu w sprawie będącej przedmiotem wniosku. Nie mogą one zatem przesądzać o niniejszym rozstrzygnięciu. Natomiast organy podatkowe mimo, że w ocenie indywidualnych spraw podatników posiłkują się wydanymi rozstrzygnięciami sądów i innych organów podatkowych, to nie mają możliwości zastosowania ich wprost, z tego powodu, że nie stanowią materialnego prawa podatkowego. Każdą sprawę Organ jest zobowiązany rozpatrywać indywidualnie.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

·Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

·Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 935 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

·w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.